92 entre otros argumentos, la protección de la materia prima fundamental con la que se elabora el papel, el control a la producción indiscriminada de documentos impresos que conlleva la deforestación progresiva, el aumento potencial del uso y consumo de papel y crecimiento de espacios que sirven para depósitos de almacenamiento de archivos, con su consecuente inversión de mano de obra en su organización y tiempos de conservación. En el contexto de protección ambiental, se presentan datos que permiten evaluar la dimensión del consumo de papel en el quehacer normal de la administración de negocios en el mundo. En estos números, no imaginables en su impacto ambiental, se invita a reflexionar sobre la responsabilidad en el uso de papel como medio fundamental de registro de datos para transmisión de un mensaje entre uno o dos partícipes de un ciclo de comunicación. La responsabilidad que existe en cada ser humano en cuanto a su consumo en hojas de papel, llama la atención acerca de las estrategias mediatistas que invitan al reciclaje, la reducción y la reutilización, conocido programa de las “tres R”. Estas gestiones, calman las conciencias, pero realmente en análisis de las estadísticas, los resultados sobre el aspecto ambiental, no son lo esperado. Entonces, ¿qué hacer?, ¿cómo desempeñar nuestras funciones cotidianas sin utilizar papel para escribir, dibujar etc.?.
La respuesta está en una cuarta “R”, aquella que nos lleva a “reemplazar” y que nos enfrenta al concepto de documento electrónico y con él, al cambio en la forma de hacer las cosas. Es la invitación, más exactamente, la exigencia del cambio en nuestra forma de comunicar. El aporte de la tecnología al servicio del ser humano, hecho también cuestionado por algunos sectores ambientales, administrativos y judiciales, es actualmente la respuesta, pues facilita la gestión y el desarrollo del ciclo de la comunicación; sus aplicaciones son tan variadas, tan plenas, tan prácticas que resultan arrolladoras. La creación de documentos electrónicos corresponde, en esencia, a un grado de avance técnico que el hombre ha alcanzado sobre la naturaleza física para poder informarse, comunicarse, organizarse, relacionarse, socializar y vincularse entre sí, utilizando para ello un conjunto de instrumentos creados para obtener un eficiente intercambio de información. El documento electrónico se transmite por medio de una tecnología de pulsaciones electromagnéticas que viajan en medio del ambiente, del aire, sin ser percibidas por nuestros sentidos. Puede, sobre el original, ser corregido, ajustado y mejorado, sin que para el ojo humano sea perceptible; existe, es real y cumple la función de transmitir lo escrito, dibujado, etc., en él. La diferencia con el documento en papel, es la característica de ser tangible y la facilidad de su lectura sin intervención de una máquina que realice la interpretación de los códigos registrados en él, para transformarlos a una pantalla en los códigos legibles para el entendimiento humano.