GUÍA DE SOLICITUD DE HISTORIA CLÍNICA
La Historia Clínica, es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del usuario, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del usuario o en los casos previstos por la ley, (Resolución 1995 de 1999). Los terceros autorizados que tengan acceso a la historia clínica están en la obligación de guardar absoluta reserva sobre la misma
¿Cómo solicitar la Historia Clínica?
Presencial
En la oficina de Archivo Cínico de la Clínica Norte S.A
Dirección
Calle 19 No 0-76, Barrio Blanco
Contacto
Teléfono (607) 5828222. Ext. 489.
Horario
Lunes a viernes de 08:00 am a 11:30 am y 02:00 pm a 05:30 pm.
Virtual
Solicitud por medio de correo electrónico
archivoclinico@clinicanorte.com.co
Todas las solicitudes deben tener la firma manuscrita. Evitar enviar firmas escaneadas impuestas en el documento.
En caso de que el solicitante no pueda firmar se aceptara la solicitud con huella.
Todasolicituddebecontener
Nombre completo y documento del paciente
Tipo de atención recibida (urgencias, hospitalización, cirugía, terapias, entre otros)
Fecha de atención
Motivo de solicitud
Correo electrónico
Dirección
Documentos de acuerdo al tipo de solicitud descritos en las siguiente páginas
Documentos requeridos para la solicitud de historia Clínica
Si
la solicitud la realiza el titular de la Historia clínica
Si
la solicitud
Debe presentar solitud formal, firmada por el paciente. Debe anexar copia del documento de identidad del paciente
la realiza un tercero
Debe presentar carta de autorización, con firma del paciente y de la persona autorizada, en caso de ser familiar, debe especificarse el parentesco con el titular de la historia clínica. Cuando la solicitud la realiza el representante legal del paciente, deberá anexar el documento que lo acredite como representante legal del mismo. (registro civil de nacimiento, poder notarial, u oficio de juzgado)
Debe anexarse copia del documento de identidad del paciente y copia del documento de identidad del tercero autorizado.
En caso de que la solicitud sea realizada por abogado debe anexarse copia de tarjeta profesional y poder al abogado debidamente autenticado.
Documentos requeridos para la solicitud de historia Clínica
Si el paciente es menor de edad:
Debe presentar carta firmada por el solicitante.
Debe anexar copia del documento de identidad del menor de edad
Debe anexar copia de registro civil que acredite el parentesco de los padres y/o documento que acredite la custodia legal del solicitante.
Debe anexar copia de documento de identidad del solicitante
Si el paciente falleció:
Según lo establecido en la normatividad vigente, cuando el paciente fallece la historia clínica solo puede ser conocida por el grupo familiar en primer grado de consanguinidad (esposos, pareja permanente, padres y/o hijos).
Debe presentar carta firmada por el solicitante.
Se debe anexar declaración extra juicio (en el caso que la persona que la solicite sea la pareja permanente en estado de unión libre), acta de matrimonio (esposo/a) o registro civil de nacimiento con el fin de demostrar el parentesco (padres y/o hijos)
Debe anexar copia de documento de identidad del paciente.
Debe anexar copia de documento de identidad del solicitante.
Debe anexar certificado de defunción.
TENGA EN CUENTA:
En caso de que el paciente no cuente con familiares en primer grado de consanguinidad, el familiar que realice la solicitud deberá presentar declaración ante notario, en la que se indique que el paciente que falleció no tiene familiares de primer grado (compañero(a) permanente, esposo(a), padres o hijos), la relación familiar con el paciente y el motivo por el cual está solicitando copia de la historia clínica
Documentos requeridos para la solicitud de historia Clínica
Si
la
condición de salud del paciente le impide firmar:
Debe presentar carta firmada por el solicitante.
Debe anexar certificado médico en el que se indique la condición del paciente y acredite que no puede realizar o autorizar la solicitud de la historia clínica.
Debe anexar declaración extra juicio (cuando la persona que la solicite sea la pareja permanente en estado de unión libre), acta de matrimonio (esposo/a) o registro civil de nacimiento con el fin de demostrar el parentesco (padres y/o hijos).
Debe anexar copia de documento de Identidad del paciente
Debe anexar copia de documento de identidad del solicitante.
TENGA EN CUENTA:
Solo se entregará copia de historia clínica a familiares en primer grado de consanguinidad, en caso de que el paciente no cuente con familiares en primer grado de consanguinidad, el familiar que realice la solicitud deberá presentar declaración ante notario, en la que se indique que el paciente que no tiene familiares de primer grado (compañero(a) permanente, esposo(a), padres o hijos), la relación familiar con el paciente y el motivo por el cual está solicitando copia de la historia clínica
Si la solicitud la realizan entes judiciales y/o entes de control:
En caso de entes judiciales, debe presentarse oficio del juzgado con firma del juez de la república, donde se indique la solicitud de la historia clínica y los datos de identificación del paciente. En caso de entes de control, debe presentarse carta de solicitud de historia clínica dirigida al representante legal, con los datos de identificación del paciente
Documentos requeridos para la solicitud de historia Clínica
Si la solicitud es por parte de una aseguradora u otros:
El asegurador debe presentar carta de solicitud firmada, con los datos de nombres, apellidos y documento de identidad del paciente.
Debe anexarse documento correspondiente, donde se especifique que el paciente autoriza a la aseguradora a acceder a su historial clínico
Debe anexar copia del documento de identidad del paciente. Debe anexar copia del documento de identidad del autorizado a reclamar la historia por parte de la aseguradora
TENGA EN CUENTA:
Según la normatividad legal vigente, las entidades administradoras de recursos del sistema general de seguridad social en salud tales como EPS del régimen subsidiado o contributivo, ARL, etc., tienen derecho a acceder a la historia clínica y sus soportes, dentro de la labor de auditoría que le corresponde sin excepción
Para la entrega de historia clínica completa, se tramitará en el plazo de 10 a 15 días hábiles a partir de la solicitud.
Para la entrega de historia clínica de atenciones médicas, no completa si no de atenciones puntuales, se tramitara en el plazo de 7 días hábiles, a partir de la solicitud.
En caso de que el paciente no haya sido dado de alta, se realizará entrega parcial, de la atención registrada de historia clínica, que tenga hasta la fecha solicitada.
Se realizará entrega presencial de historia clínica y/o registros puntuales, impresos, siempre y cuando no superen siete (7) folios. Superada la cantidad de folios permitidos, la historia clínica se entregará en medio digital.
La historia clínica que se entrega vía correo electrónico, será remitida al correo suministrado en la solicitud presentada, la misma podrá ser visualizada en PDF o será compartida a través de enlace en Drive, según el tamaño de la información a entregar
El solicitante deberá descargar los documentos de la historia clínica entregados mediante enlace, en el tiempo de 5 meses, ya que la información será eliminada automáticamente cumplido ese tiempo
Cuando la entrega de copia de la historia clínica sea de forma presencial en medio magnético de CD, tendrá un costo de $5.000 (cinco mil pesos).
La cancelación del valor correspondiente a la copia física de historia clínica, será realizado en el área de caja de la clínica, bajo el servicio fotocopias.
