Proposta de Candidatura 2017/2 - Diretoria de Projetos

P lano de metas • D iretoria de Projetos Maria Vitória Maranha

diretoria executiva 2017/2

Diretoria de Projetos

Arché Emp re sa Júnio r - CNP J: 2 0 .0 76.7 47/0 0 0 1-30 P raça Fre i O rland o, nº 170 , sala 2 .10 P V - Ce ntro - São João d e l-R e i arche consultoria @gmail.com

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1. Informações do candidato Nome: Maria Vitória Maranha Costa Reis Idade: 20 anos Período: 5° Tempo de serviço na empresa: 4 meses E-mail: mvmcreis@windowslive.com Telefone: (32) 9 8814-6614 2. Histórico na Arché Empresa Jr. 2017/1: Trainee na Arché Empresa Jr. 2017/1: Gerente de Projetos da Arché Empresa Jr. 2017/2: Candidata à Diretoria de Projetos da Arché Empresa Jr.

Arché Emp re sa Júnio r - CNP J: 2 0 .0 76.7 47/0 0 0 1-30 P raça Fre i O rland o, nº 170 , sala 2 .10 P V - Ce ntro - São João d e l-R e i arche consultoria @gmail.com

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3. Apresentação da empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior.

Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos.

Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias e o início do contato com a rede. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade, como o de layout para a DICON, e outros externos.

Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias que incluíram uma premiação no Prêmio CENJE pela parceria entre a Arché Empresa Jr., à Mosaico Comunicação Jr. e Perfil Consultoria Jr. No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. Em 2016/2 a empresa buscava, de acordo com a estruturação

do

Planejamento

Estratégico,

desenvolver

mais

as

suas

potencialidades garantindo maior reconhecimento. Foi ainda uma gestão de Arché Emp re sa Júnio r - CNP J: 2 0 .0 76.7 47/0 0 0 1-30 P raça Fre i O rland o, nº 170 , sala 2 .10 P V - Ce ntro - São João d e l-R e i arche consultoria @gmail.com

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muitos resultados, na qual fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, fizemos a primeira Batalha de Cases interna e nos tornamos uma EJ de alto crescimento, batendo a meta de projetos e faturamento. Tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”.

O primeiro semestre de 2017 foi intenso, com membros empenhados em alcançar os resultados. Em meio as mudanças e ao crescimento da empresa, processos foram revisados e melhorados, como a negociação e o processo seletivo. Sempre pensando na qualidade do nosso trabalho, foi uma gestão de muitas capacitações, tanto na área de atuação quanto em gestão. Além disso, a atual realidade da empresa trouxe para discussão novos modelos de reuniões, imersões e organograma, o que reflete diretamente na cultura da empresa, que está se tornando cada vez mais sólida.

4. Objetivo da candidatura Desde que ingressei no curso de arquitetura e urbanismo, no segundo semestre de 2015, já havia ouvido falar na Arché Empresa Jr. e me interessado pelo trabalho desenvolvido, mas o fato de, à época, ainda ser muito nova no curso me fez adiar minha tentativa de passar pelo processo seletivo até 2017/1, quando cheguei ao 4º período.

Durante o processo trainee pude perceber aos poucos como funciona a gestão da empresa, tanto a parte administrativa empresarial, quanto a parte de fazer projetos para clientes reais. No começo é assustador e, ao mesmo tempo, motivador participar de algo tão grande quanto o MEJ (Movimento Empresa Jr.), porém, desde a minha efetivação, o meu engajamento e orgulho em fazer parte da nova geração empreendedora do Brasil me estimularam a dedicar cada vez mais à empresa.

Minha felicidade foi enorme ao me tornar gerente do departamento de projetos, com o qual eu já havia mais me identificado desde o começo e, com os poucos meses em que lá permaneci, pude perceber um crescimento pessoal e Arché Emp re sa Júnio r - CNP J: 2 0 .0 76.7 47/0 0 0 1-30 P raça Fre i O rland o, nº 170 , sala 2 .10 P V - Ce ntro - São João d e l-R e i arche consultoria @gmail.com

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profissional enorme em mim. Uma responsabilidade maior, o reconhecimento que o trabalho em equipe é necessário para crescermos juntos, a superação da timidez em entrar em contato com clientes ou em fazer apresentações na frente de toda a empresa, são diferenças que já percebi em mim.

Candidato-me ao cargo de diretora do departamento de projetos com o objetivo de continuar crescendo junto com a Arché. O meu pouco tempo na empresa me assusta, mas minha ousadia de sair da zona de conforto e meu senso de urgência

para

fazer

as

coisas

acontecerem venceram. Vejo

que

o

departamento já está bem estruturado, porém pude observar algumas falhas que tentei corrigir com meus planos de ação. Assim, candidato-me com o propósito de deixar meu legado na empresa, para que na próxima gestão possamos fazer uma caminhada de muito sucesso, fazendo mais e melhores projetos.

5. Resultados esperados 5.1.

Envio de documentos para a Qualidade:

Atualmente, os documentos de proposta orçamentária, contrato e TEP (Termo de Encerramento de Projeto) são preenchidos pelos gerentes do departamento de Projetos e, ocasionalmente, falhas ocorreram, ou na digitação ou no preenchimento dos dados, que acabaram por comprometer a sua validade.

Tiveram que ser refeitos, gerando constrangimento por parte da empresa e aborrecimento para o cliente.

Dessa forma, essa proposta visa, em parceria com o departamento de qualidade,

evitar

que

falhas, como

as

mencionadas

acima, ocorram

novamente. A ideia, a princípio, é enviar os documentos para a qualidade, tendo esta o prazo de um dia para conferir e reenviar para o departamento de projetos. Caso ganhe, o prazo pode ser alterado de acordo com o andamento da gestão, adequando-se às necessidades dos dois departamentos.

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Esse plano será trabalhado logo que começar a gestão, estendendo-se por todo o período.

5.2.

Gerenciamento de Projetos

Na última gestão foram propostas duas ferramentas de gerenciamento de projetos, a primeira foi a planilha de acompanhamento de prazos, desenvolvida com uma parceria entre os departamentos de projetos e qualidade, e a segunda é o MS Project.

A planilha foi feita durante a gestão, porém foram encontrados alguns erros na sua utilização, o que levou a devolvê-la ao departamento de qualidade para correção. Por esta razão, não foi possível avaliar a diferença que sua implantação teria proporcionado ao departamento, pois não foi utilizada continuamente.

Quanto ao MS Project, foi dado um treinamento aberto a toda a empresa na última semana da gestão de 2017/1, assim, não houve oportunidade de implementar o uso do programa e nem ver quais resultados este traria.

Caso ganhe, nessa gestão pretendo colocar em uso as duas ferramentas de gerenciamento de projetos como teste, para que até o fim do ano sejamos capazes de ver qual funciona melhor e qual traz mais facilidade de uso e resultados mais eficientes para a empresa.

Para o melhor uso do MS Project, será dado um treinamento intensivo em uma imersão para o departamento, fazendo com que os gerentes de projetos sintam-se mais confiantes em utilizar o programa.

Quanto ao repasse do andamento dos projetos, atualmente, é feito pelo cartão de “Gerenciamento de Projetos” no Trello. Outro teste a ser feito durante a gestão vai avaliar se os repasses feitos dessa forma funcionam melhor ou se as

planilhas

do

MS Project seriam eficientemente acompanhadas se

disponibilizadas no drive da empresa.

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5.3.

Escrita estruturada da metodologia de negociação

A metodologia de negociação foi trabalhada e aperfeiçoada durante a gestão de 2017/1. Tanto a opinião dos membros internos da Arché, quanto a mentoria realizada com a PJ Consultoria e Assessoria, empresa júnior dos cursos de engenharia mecânica e de produção da UFMG, mediada pela Fejemg, ajudaram na mudança do processo de negociação. As mudanças incluíram uma apresentação formal da empresa e um novo modelo de proposta orçamentária, além do comportamento que os gerentes de negociação devem ter ao mostrar as duas apresentações aos clientes. É importante que a nova metodologia e suas mudanças sejam escritas estruturalmente para auxiliar os membros da gestão atual a entenderem teoricamente como é feita a negociação, além de deixar armazenado no drive da empresa para que gestões futuras possam seguir os mesmos passos ou fazer as alterações que julgarem necessárias.

O plano será executado no começo da gestão.

5.4.

Metodologia de apresentação dos projetos nas reuniões

gerais Como foi discutido no final da gestão passada, as reuniões gerais passarão por uma mudança. Dessa forma, acompanhando o que foi decidido pela opinião de todos na dinâmica realizada em reunião e as opiniões dadas pelo trello, venho propor a nova metodologia de apresentação dos projetos.

Diferentemente do que era feito até então, os repasses de cada projeto irão acontecer após a entrega de cada etapa para o cliente, ou seja, após a entrega do estudo preliminar serão mostrados os produtos recebidos pelo cliente, suas sugestões de mudança e sua satisfação, assim como nos anteprojetos e projeto legal.

Cada etapa será apresentada por um membro da equipe, mudando a forma atual de repasse, que geralmente é feita pelos gerentes dos projetos. Além Arché Emp re sa Júnio r - CNP J: 2 0 .0 76.7 47/0 0 0 1-30 P raça Fre i O rland o, nº 170 , sala 2 .10 P V - Ce ntro - São João d e l-R e i arche consultoria @gmail.com

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disso, o membro que apresentar irá dar sua opinião sobre o que o projeto acrescentou para ele, seja na empresa, na vida acadêmica ou pessoal. Essa forma de repasse foi pensada de forma que os membros da equipe fiquem mais envolvidos com o trabalho apresentado e estimulem o restante da empresa a assumir novos projetos ao contar suas experiências pessoais.

Além disso, nos repasses, a equipe irá falar quais foram suas dificuldades e superação naquela etapa, julgando se é necessário pedir ajuda a outros membros da empresa em algum quesito.

Ressaltando, por último, que, na dinâmica da mudança do modelo das reuniões gerais, houve algumas sugestões para que outros membros opinassem sobre o projeto nas apresentações das etapas. Após analisar melhor a situação, percebemos que isso poderia comprometer as datas de entrega pros clientes, além de confundir a equipe, porque, como somos muitos membros, poderíamos ter opiniões diversas sobre o mesmo tema. Dessa forma, deixei que a participação dos membros da empresa no projeto fosse limitada à ajuda caso a equipe sinta necessidade.

Essa metodologia será aplicada desde o começo das reuniões gerais, funcionando como teste. Ao longo da gestão, poderá ser passível de mudanças caso necessário.

5.5.

Treinamentos sobre venda de projetos e capacitação

Juntamente com o departamento de Gestão de Pessoas, proponho dar um treinamento sobre venda de projetos e negociação, visto que hoje, na empresa, é uma de nossas maiores dificuldades. É importante que todos os membros saibam conversar com os clientes e vender nossos produtos, não ficando somente a cargo do departamento de Projetos, especialmente para quando acontecerem as prospecções ativas.

Os treinamentos de capacitação também buscam sempre a melhoria dos nossos produtos e o encorajamento dos membros em fazer projetos.

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Os treinamentos vão acontecer durante a gestão e ficará sob minha responsabilidade procurar ministrantes para a realização destes treinamentos e buscar alcançar a maior eficiência possível. O departamento de Gestão de Pessoas ficará encarregado de organizar o treinamento em relação às outras etapas necessárias para que este ocorra.

5.6.

Consultoria

A metodologia de consultoria hoje acontece da seguinte forma: o cliente entra em contato com a empresa em busca de uma consultoria, é definida uma equipe de projetos, a primeira reunião é marcada com a presença da equipe, o contrato já é levado pronto para ser assinado pelo cliente. Na segunda reunião, a equipe leva os produtos entregues na consultoria (croquis e imagens de referência), e a TEP (Termo de encerramento de projeto) é assinada. Acontece em dois dias.

Porém, não é assim que funciona na prática. Um dos maiores problemas enfrentados é que o cliente define a quantidade de horas que ele irá pagar, e o contrato já preenchido é levado na primeira reunião, mas a equipe geralmente gasta mais tempo que o definido anteriormente, ou seja, o cliente paga menos horas do que as trabalhadas pela equipe.

Assim, para resolver esse problema, juntamente com o departamento Administrativo-Financeiro, propomos a mudança na precificação e metodologia do funcionamento da consultoria.

A nova consultoria ocorrerá em quatro dias.

O Cliente entra em contato com a sua demanda. A primeira reunião é marcada.

1 dia: Visita técnica feita pela equipe do departamento de Projetos ao local. Lá será preenchido o questionário inicial, medido(s) o(s) ambiente(s) e analisadas as variáveis definidas na nova planilha de precificação.

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2 dia: A proposta orçamentária será feita e apresentada ao cliente em uma segunda reunião. Se concordar em fechar o projeto, o contrato será assinado nesse dia.

3 dia: A equipe de projeto será definida e irá fazer a consultoria no local.

4 dia: A equipe encontra-se novamente com o cliente para a apresentação das ideias e entrega dos produtos. A TEP (Termo de Encerramento de Projetos) será assinada no final da reunião.

A nova metodologia será colocada em ação a partir da demanda de novos clientes durante a gestão.

5.7.

Análise de Viabilidade para a Consultoria de interiores online

O serviço de consultoria online vem crescendo entre o ramo arquitetônico empresarial

nacional,

atraindo

clientes

que

precisam do

suporte

de

profissionais arquitetos, mas não podem pagar por um projeto, além de criar o facilitador do atendimento à distância. Hoje, somos procurados por clientes de outras cidades em buca de projetos de consultoria. Essa nova plataforma de atendimento permitiria captar esses e novos clientes, oferecendo nossos serviços com facilidade e qualidade e ampliando nossa atuação.

Após muitas pesquisas da metodologia da consultoria online, gostaria de propor a análise da viabilidade de implantação na empresa, verificando a opinião dos demais membros e como aconteceria a metodologia do atendimento e precificação.

Adiantando o resultado das minhas pesquisas e da metodologia pensada, o cliente entraria em contato através de uma plataforma no site da empresa com a demanda. Se aceitar fazer a consultoria após a proposta orçamentária, uma equipe seria formada e entraria em contato com esse cliente através de Skype ou Hangout, por meio do qual este forneceria planta com medidas do local e fotos, além de especificar suas demandas. Após um prazo a ser definido e o pagamento realizado, os produtos seriam enviados para o cliente por e-mail.

Arché Emp re sa Júnio r - CNP J: 2 0 .0 76.7 47/0 0 0 1-30 P raça Fre i O rland o, nº 170 , sala 2 .10 P V - Ce ntro - São João d e l-R e i arche consultoria @gmail.com

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A consultoria online atenderia somente o serviço de design de interiores, visto que este pode ser realizado a distância sem comprometimento na qualidade.

A análise de viabilidade seria realizada no começo da gestão. Caso aprovada, a continuidade da metodologia de implantação se daria durante o restante do ano.

6. Considerações Finais Primeiramente gostaria de agradecer a Arché Empresa Jr. por todo o aprendizado e amizades proporcionados durante esses meses. Também gostaria de agradecer a todos do departamento de Projetos por me acolherem tão bem e me fazerem sentir amor pelo que faço, e um agradecimento especial à Hannah Soares, por toda a ajuda e suporte ao montar os meus planos de ação, paciência em me ensinar e encorajamento para tentar o cargo de diretoria.

Por fim, gostaria de dizer que dei o meu melhor ao montar as estratégias de ação, visando o crescimento e melhoria dos membros, do departamento e da empresa, oferecendo serviços cada vez mais estruturados e de qualidade.

Sempre busquei o crescimento pessoal e profissional, e apesar do pouco tempo na empresa, acredito que atenderei as expectativas depositadas em mim para essa gestão.

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