Chaienecots propostas eleição 2017 1

Plano de metas • Diretoria de Vice Presidencia Chaiene Ludmila Cots

diretoria executiva 2017/1

Diretoria Vice - presidência

Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.7 47 /0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

Plano de metas • Diretoria de Vice Presidencia Chaiene Ludmila Cots

1.

INFORMAÇÕES DO CANDIDATO

º

Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.7 47 /0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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2.

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011,

quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos.

Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores.

Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias como a atuação da empresa no Ciclo de Minicursos Ejel – Consultoria e Projetos Elétricos Jr e a realização do projeto de layout para a Ômega Júnior – Projetos Mecânicos e de Produção. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade, como o de layout para a DICON, e outros externos como a área externa para uma residência.

Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias que incluíram uma premiação no Prêmio CENJE pela parceria entre a Arché Empresa Jr., à Mosaico Comunicação Jr. e Perfil Consultoria Jr. na realização da “Gincana Solidária”.

No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. Em 2016/2 a empresa buscava, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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suas potencialidades garantindo maior reconhecimento tanto dentro da Universidade como externamente. Foi ainda uma gestão de muitos resultados na empresa, aonde fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, batemos metas de projetos e faturamento, nos tornando perante à Fejemg uma EJ de auto crescimento e tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. Para finalizar, trabalhamos o aumento da nossa visibilidade perante o MEJ, iniciamos nossas escritas de cases e realizamos a primeira batalha da Arché Empresa Júnior.

3.

OBJETIVO DA CANDIDATURA 3.1. Histórico Pessoal Durante o ano passado pude vivenciar experiências que jamais teria tido a oportunidade se estivesse fora da Arché, como todos comecei como trainee descobrindo logo de cara que se não me empenhasse de verdade não conseguiria participar deste sonho tão grande compartilhado por todos que é ser Arché, após muito esforço para passar nas etapas do processo trainee, tornei-me gerente de gestão de pessoas, o que me deixou muito feliz, pois já era o que desejava ser desde que me inscrevi. Dentro do departamento descobri sua verdadeira importância e o cuidado empregado na realização das atividades pensando sempre no próximo e em como ajuda-lo a se tornar cada vez melhor. Com este espirito de empatia e de desejar fazer o melhor para todos e para a empresa, elaborei propostas que acreditei que gerariam uma boa mudança para a empresa como todo, e assim, tornei-me Diretora de Gestão de Pessoas. Com a Diretoria aprendi a ser a cada dia mais responsável, a assumir e aprender com meus erros e com os erros de outros e não permitir que se repitam, aprendi também que com dedicação e paixão pelo que se faz, somos capazes de muito, aprendi que se acreditasse em mim mesma, e me dedicasse seria capaz de juntamente com a empresa gerar o melhor, seja em resultados, ou Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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engajamento, ou qualquer âmbito possível.

Tive muito auxilio durante todo ano de pessoas incríveis que se mostraram a cada dia mais dedicadas e comprometidas, me motivando assim a segui-las como exemplo e querer fazer o mesmo em minha vida dentro e fora da empresa; desta forma fui sendo moldada a ser mais responsável, comprometida, engajada e motivada, e cada vez mais cobrada a mostrar essa mudança em mim para os demais membros.

Dentro deste período de um ano, participei de algumas Reuniões Presenciais, algumas delas fora de São João del Rei, onde tive a oportunidade de conhecer pessoas com o mesmo sonhos que disseminamos na empresa, e com esta vontade de mudar o mundo e ajudar a todos a nossa volta. Além de conhecer pessoas tão empenhadas, participei também de palestras e workshops que me trouxeram um conhecimento que jamais teria oportunidade de vivenciar atuando apenas como estudante, como era meu objetivo inicial ao me mudar para São João del Rei, e com isto agradeço muito a Arché, por me mostrar com tanta clareza a imensidão do mundo que ainda temos a conhecer, e que nos apoiando somos capazes, e que o fator de sermos jovens é um diferencial para que impactemos ainda mais.

Além de Reuniões Presenciais, pude participar de outras atividades como a Mostra de Profissões, e a Mostra Sebrae, que me deu a oportunidade de divulgar a empresa e fazer com que cada vez mais pessoas se sintam maravilhadas com o potencial de uma Empresa Junior.

Dentro da empresa desenvolvi também dois projetos, sendo o primeiro um projeto residencial de uma casa de 70m², e o outro um projeto de interiores de uma cozinha. Em ambos trabalhei com pessoas incrivelmente dedicadas e empenhadas que deram seu melhor para proporcionar cada vez mais a felicidade do cliente, e nos orgulhar de estarmos todos juntos na Arché.

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Hoje posso afirmar com certeza, que o sonho em ver a Arché a cada dia melhor vive em mim, e grita alto, me motivando a ser uma pessoa melhor todos os dias.

3.2.

Justificativa da candidatura Com tantas mudanças percebi que para continuar os sonhos que tenho para empresa precisaria me dedicar ainda mais, e com isto, busquei ajuda em outros membros, outras empresas, diversos meios de comunicação e outras formas para conseguir conhecimento necessário para elaborar propostas que acredito que ajudaram a empresa a se desenvolver ainda mais, contando com a ajuda de todos os membros, para que a cada dia mais tenhamos Orgulho Em Ser Arché.

Com muito esforço e empenho me dispus a conhecer melhor outro departamento, confesso que tentei de diversas maneiras durante o ultimo mês conhecer mais a fundo o departamento ao qual me candidato neste momento, e ainda assim tenho muito a aprender.

Mas esta busca por conhecimento e por inovação me mostrou ainda mais o que é Ser Junior, e com isso, me motivou muito mais a enfrentar um novo desafio.

Sei que assumir essa responsabilidade de Diretora da Vice Presidência me fará engajar ainda mais no MEJ e também me ensinará muito mais além do que já aprendi. Sei também que posso contar com o auxílio da atual vice-presidente da Cenje, Maisa Miranda, que me deu apoio e contribuiu na realização dos meus planos de ação, além de se disponibilizar para me auxiliar quando necessário; conto também com o auxílio da Mariana Pereira, atual Vice Presidente, para me passar todo conhecimento que adquiriu durante a gestão e me apoiar quando tiver dúvidas, estando presente sempre que a procuro, me incentivando e direcionando da melhor maneira possível. Além disto, acredito que toda a empresa poderá auxiliar quando for solicitado, me deixando segura quanto a decisão Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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de conhecer um novo departamento e implementar melhorias e mudanças no mesmo e assim como ex membros, que se dedicam a ajudar a empresa sempre que solicitado.

Traço a partir daqui, como objetivo a ser alcançado, a melhoria da

empresa,

procurando

sempre

alinhar

minhas

ideias

de

contribuição com a dos demais futuros diretores, de forma que todos juntos alcancemos o topo, além de garantir minha dedicação e empenho durante toda a gestão para aplicar da melhor forma possível tudo que aqui é proposto e também assegurar que tanto minhas propostas quanto as da outra candidata estão em acordo e serão aplicadas em conjunto independente do resultado da eleição.

4.

RESULTADOS ESPERADOS 4.1 Focos de atuação Para que meu trabalho na diretoria da Vice Presidência da empresa seja executado de maneira satisfatória, baseei minhas propostas em alguns pilares básicos: Conhecimento para Inovação, Estratégia e Fortalecimento de Equipe.

1. CONHECIMENTO PARA INOVAÇÃO a. Separação dos e-mails b. Gerenciamento das atividades no Trello c. Revisão do Relatório Mensal d. Caixinha de Sugestões 2. FORTALECIMENTO DE EQUIPE a. Treinamentos Estratégicos b. Feedback Suporte 3. ESTRATÉGIA a. Ciclagem e disseminação da estratégia. b. Elaboração de mapa estratégico c. Definição de OKRs d. Acompanhamento e Alinhamento da Estratégia Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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4.2 Propostas 4.2.1.

CONHECIMENTO PARA INOVAÇÃO Para que possamos nos sentir cada vez mais preparados e capazes, a Vice-Presidência tem se empenhado em gerar cada vez mais suporte ao membro e ao departamento, acompanhando os processos e planos de ação de perto. a. Separação dos emails Para um melhor resultado deste acompanhamento proponho a separação dos e-mails da presidência e vice-presidência, uma ação imediata que prevejo ser realizar ao inicio da gestão, tornando mais fácil o trabalho da vice presidência e auxiliando ao mesmo tempo o trabalho da presidência, para que a caixa de entrada não fique sobrecarregada e para uma melhor organização dos departamentos e benchs recebidos, alinhando-se diretamente a organização proposta pelo departamento de Gestão de Pessoas.

b. Gerenciamento das atividades utilizando o Trello Para continuar o bom trabalho realizado esta gestão com relação ao acompanhamento e suporte dos departamentos, percebi que podemos utilizar mais uma vez o Trello como ferramenta de auxilio para organização das atividades realizadas. Atualmente, contamos com uma planilha na qual o diretor do departamento atualiza de acordo com o que concluir da atividade. Proponho que esse checklist esteja presente no Trello, dinamizando e tornando mais rápida a conferência das atividades pelo departamento da Vice-Presidência, e facilitando o preenchimento do diretor, de maneira que este tenha um cartão com a atividade realizada, dentro deste cartão Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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as informações pertinentes à realização da mesma, como quem realizará a tarefa e/ou prazo de entrega, e o checklist das atividades concluídas até que o plano seja totalmente executado.

c. Revisão do relatório Mensal Durante esta gestão como Diretora de Departamento de Gestão de Pessoas tive a oportunidade de analisar as minhas dificuldades e dos demais diretores com relação ao preenchimento do relatório mensal. Sendo assim, proponho uma revisão do mesmo, trabalhando mais a fundo informações especificas de cada departamento com relação ao planejamento estratégico, como por exemplo, no departamento de Projetos, informações a cerca do número de projetos realizados, e quais as categorias destes (Projeto Arquitetônico, Urbanístico, Design de interiores, de vitrines, Consultoria, Design Gráfico), ou no departamento de Administração e Finanças sobre os valores em caixa e valores recebidos. Assim a Vice-Pesidência consegue acompanhar ainda mais o desenvolvimento do planejamento estratégico elaborado e desta forma gerar cada vez mais capacitação ao membro.

d. Caixinha de Sugestões Para complementar esta base de CONHECIMENTO PARA INOVAÇÃO, proponho uma caixinha de sugestões, na qual o membro poderá sugerir atividades que abrem espaço para inovação ou modificações que considerem necessárias, e a Vice-Presidência poderá assim, transmitir este ponto de vista aos departamentos responsáveis pela realização desta Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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atividade. A definição de uma caixinha física ou virtual será analisada em departamento e também em conjunto com o departamento de Qualidade para que seja aplicada a melhor solução.

4.2.2.

FORTALECIMENTO DA EQUIPE Durante esta gestão à frente do departamento de Gestão de Pessoas pude notar, com auxílio da Vice Presidente atual, a necessidade de melhoria na comunicação entre diretores, vicepresidente e presidente, na tomada de decisões da empresa, e o quanto isso afeta diretamente aos demais membros e também ao time da empresa. Pude notar também, que o medo de uma baixa maturidade das lideranças e falta do sentimento de time, tem desmotivado diretores e gerentes. Tendo em vista isso, minha primeira proposta visa mudar nossa realidade e transformar a Arché em um time de alta performance, fortalecendo a equipe como um todo.

a. Treinamento Estratégico Com auxílio do departamento de Gestão de Pessoas, proponho um alinhamento direto com a busca e realização de mais e melhores treinamentos estratégicos de alto nível (Estratégico: porque atua na área de maior importância para a empresa e os clientes. De Alto Nível: porque promove altos níveis de produtividade e motivação profissional.) melhorando a cultura empreendedora para que cada vez mais possamos nos sentir capacitados e preparados. Para a realização destes treinamentos, o departamento de Gestão de Pessoas analisará por meio dos relatos recebidos no relatório quinzenal a demanda solicitada pelos membros, além de averiguar qual a falha dentro dos relatórios de projetos. Como continuidade da proposta do Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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item anterior de revisão do relatório mensal, proponho também que o preenchimento seja mais dinâmico e efetivo, assim o insumo coletado servirá de auxilio ao departamento de Gestão de Pessoas que perceberá mais detalhadamente o relato do diretor em relação aos membros do departamento e suas dificuldades, e o departamento da Vice-Presidência coletará o quanto o planejamento estratégico tem auxiliado no desenvolvimento do departamento e consequentemente da empresa. b. Feedback Suporte Ainda em conexão com o departamento de Gestão de Pessoas, proponho um feedback suporte mensal para os diretores, que reunirá as informações coletadas pelo departamento de Gestão de Pessoas, seja por meio de feedback ou relatos, com as informações adquiridas por meio do relatório mensal, reuniões e outros encontros. Desta forma o diretor conhecerá melhor como tem sido sua gestão, entendendo o que precisa ser melhorado e o que tem sido bem realizado, gerando assim um conforto ao novo diretor, para que não se sinta perdido com relação a sua atuação e também auxiliando caso existam dificuldades.

Como resultado, ambos os planos modificarão a empresa como um todo, capacitando todos os membros, e motivando diretores a fortalecer sua equipe, trazendo maior confiança e um sentimento de pertencimento, necessário em nossa empresa.

Sendo assim, enfrentaremos juntos novos desafios, e conseguiremos melhores resultados por sentirmos que estamos preparados para o que nos espera lá fora.

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4.2.3.

ESTRATEGIA

Aprender estratégia talvez tenha sido o maior desafio de enfrentei para encarar esta nova diretoria, depois de vários benchs com outras empresas (Omega, Ejel, Agrobio) percebi a necessidade que temos de atuar ativamente durante todo este ano na estratégia da empresa. a. Ciclagem e disseminação da estratégia.

Para isso, como primeira proposta dentro do âmbito estratégico percebo a necessidade de Ciclagem e maior disseminação da estratégia. Com a alta rotatividade e a entrada de muitos novos membros na empresa, se faz necessário que todos tenham conhecimento da estratégia elaborada para o período. Dessa forma, propõe-se um projeto semelhante a uma imersão, na qual os membros passarão um dia discutindo e ciclando a estratégia da empresa, interiorizando-a e assumindo os objetivos ali colocados. Para a realização deste projeto, conto novamente com o auxílio do departamento de Gestão de Pessoas. A ideia consiste na elaboração de um estudo que possa ser disseminado em um dia, após a entrada dos membros efetivos, para que estes já cheguem na empresa conhecendo a estratégia aplicada e sintam-se cada vez mais participantes. Este estudo poderá ser aplicado de maneira lúdica, por meio de dinâmicas, quiz e/ou atividades além das palestras, para descontrair o ambiente, e tornar ainda mais interessante este saber. Dentro disto é importante conter neste estudo a diferença entre os departamentos da presidência e vice-presidência, deixando-os a par desde o primeiro momento.

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b. Elaboração de mapa estratégico O mapa estratégico tem como objetivo ser uma ferramenta visual para acompanhar a evolução do planejamento estratégico, na qual os objetivos traçados têm ciclos definidos para sua estruturação e entrega de resultados. Este mapa vem comumente sendo utilizado em grandes empresas como a Gerdau, Natura, entres outras, confirmando que a sua aplicação tem resultados efetivos, que auxiliam a empresa.

Desta maneira, poderei dar continuidade ao trabalho feito pelos diretores anteriores em manter a transparência das estratégias traçadas na empresa de forma mais simples e objetiva, facilitando a disseminação da estratégia entre os membros atuais e futuros, através da qual eles terão contato direto no ambiente da sede da empresa com os objetivos traçados por todos, bem como os resultados alcançados.

Para elaboração do mesmo conto com o apoio da qualidade para que este esteja padronizado conforme as definições da empresa, além de utilizar um software apresentado na última gestão pelo departamento de qualidade, o Bizage, que facilita a montagem e organização deste mapa, com previsão de realização no primeiro mês de gestão. Além disto, conto com toda diretoria atual e futura para que os objetivos traçados sejam realmente alcançados. c. Definição de OKRs OKR foi criado originalmente pela Intel e adotado pelo Google em 1999, quando tinha menos de um ano de operação. OKR suportou o crescimento do Google de cerca de 40 pessoas para mais de 60 mil hoje, mostrando que pode ser utilizado tanto por pequenas empresas quanto por grandes corporações.

Mas o que é OKR? Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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O modelo de OKRs (Objectives and Key Results) vem para facilitar a disseminação da estratégia de forma simples e objetiva. Para John Doerr, toda boa meta tem que ter esta estrutura: Eu vou ________ medido por ____________.

Ou seja, uma boa meta tem que listar o que você vai realizar e a maneira como você vai medir seu atingimento.

Essa regra é a melhor maneira de se explicar a estrutura de um OKR: Eu vou (Objetivo) medido por (esse conjunto de Key Results).

Assim, um OKR tem dois componentes, o Objetivo (O que queremos atingir, de maneira qualitativa, aspiracional, motivadora e memorial) e um conjunto de Key Results (Como sabemos se estamos chegando lá, de forma quantitativa, com critérios de sucesso para sabermos o quanto estamos progredindo).

Para que este modelo seja aplicado de maneira eficaz é necessária a participação de todos os membros envolvendose totalmente pelo departamento, que têm no máximo quatro objetivos a serem perseguidos e cinco resultados chaves a serem batidos (metas por departamento). Eles são colocados de forma simples e direta, por meio de um resultado quantificável, que deve ser medido e atingido num período de dois meses.

EXEMPLOS: Objetivo 1: lançamento empolgante, novo produto.

Resultados-chaves: 

O desenvolvimento do produto concluído até 15 de março;



10 estudos de caso de clientes até 30 de maio; Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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20 parceiros de canal recrutados até 30 de maio.

Objetivo 2: oferecer uma experiência incrível de suporte ao cliente Resultado-chaves:



Implementar um novo software de apoio ao cliente;



O tempo médio de resolução de problemas menor que 24 horas.

Esse modelo muito utilizado em startups é focado na obtenção de resultados em curto prazo para um crescimento acelerado.

Devido à alta rotatividade de membros e propostas, acredito que seja o modelo ideal para o desenvolvimento de uma empresa júnior com as características da Arché. Os OKRs, além de serem simples, devem ficar expostos para todos os membros da empresa acompanharem todos os resultados, de forma que eles são colaborativos e ajudam na comunicação interna e difusão da estratégia. d. Acompanhamento e alinhamento da estratégia Espera-se que com a elaboração do mapa estratégico e a implementação dos OKRs, o acompanhamento com indicadores, metas e a disseminação da estratégia seja consolidada na empresa. Nesse quadro, faz-se necessário o acompanhamento dos resultados e o alinhamento na estratégia para que os resultados traçados sejam alcançados de acordo com a realidade colocada à empresa. Assim, a Vice-Presidência terá um papel incisivo na discussão da estratégia na empresa, com a avaliação dos resultados obtidos e o seu alinhamento.

5.

CONSIDERAÇÕES FINAIS Minha candidatura à Diretoria da Vice-Presidência da Arché é um grande passo a ser tomado para minha vida pessoal, profissional e acadêmica, assim como foi tornar me Diretora de Gestão de Pessoas, porém neste momento, o desafio é ainda maior por ter me Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com

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despertado o interesse em conhecer outro departamento e me esforçar para que melhorias possam ser aplicadas neste, além disto, é um imenso desafio, principalmente por tratar-se de uma empresa com um grande potencial e empenho, e com membros cada vez mais engajados. Essa candidatura resume meus sinceros sentimentos à respeito do Movimento, e faz transparecer minha dedicação e orgulho por fazer parte desta empresa, sendo assim, mostra também o quanto desejo adentrar-me ainda mais, estando cada vez mais envolvida e motivada, e transferindo este sentimento aos gerentes e membros que contam com minha responsabilidade e compromisso.

Agradeço aos membros por sua atenção e dedicação em fazer o seu melhor para o futuro da empresa, e fazer com que essa motivação seja aparente, criando um sentimento em todas as pessoas ao redor, tanto novos membros, como trainees, como externos, que compreendem o amor de cada membro à empresa, e cada vez mais desejam compartilhar deste sentimento. Agradeço especialmente à Mariana Pereira, por sua disponibilidade para transferir seus conhecimentos, sanando as dúvidas, e por saber influenciar todos ao seu redor de maneira que tornou-se único o desejo de continuar a seguir seu caminho, buscando sempre melhorias. Agradeço de forma especial também, as demais gerentes do departamento, Paula Botrel, Maísa Miranda e Mariah Barcellos que se dispuseram a colaborar com minha candidatura me dando apoio desde o momento em que considerei tentar o cargo, agradeço também pela oportunidade de desenvolver um grande trabalho no departamento de Gestão de Pessoas, e pela preocupação e dedicação de cada uma com relação ao futuro do departamento.

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