Whitepaper
Zukunftsansätze für Unternehmenssoftware im Mittelstand
Impulse zur digitalen Transformation im Mittelstand
01. Digitale Transformation im Mittelstand
Ein altes chinesisches Sprichwort sagt: Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt. Und im Deutschen heißt es: Der Weg ist das Ziel. Denn nicht nur das Erreichen des Zieles hat seinen Wert, sondern auch die Reise selbst. All der Mut und die Mühen, die man auf sich nimmt, werden belohnt. Vor allem in Bezug auf die digitale Transformation.
Doch was versteht man eigentlich unter der digitalen Transformation? Je nachdem wen man fragt, erhält man darauf recht abweichende Antworten. Und auch im Internet kursieren die unterschiedlichsten Meinungen und Definitionen. Zunächst sei erwähnt: Digitalisierung ist kein Synonym für digitale Transformation. Digitalisierung bezeichnet die Umwandlung von analogen Werten in digitale Formate, womit primär die Automatisierung und somit eine höhere Effektivität bestehender Geschäftsprozesse erlangt wird.
Der Begriff der digitalen Transformation hingegen reicht da erheblich weiter: Als gelungene Kombination aus den besten Technologien ermöglicht sie für Menschen eine optimale Umgebung, in der sie perfekt miteinander interagieren und gemeinsam hervorragende Arbeitsergebnisse erzielen können. Parallel verändert sie die Wertschöpfungsketten und Strukturen von Unternehmen und sorgt so auch für einen Mentalitätswandel bei den daran beteiligten Teams und Personengruppen.
Kontinuierlich neue, disruptive Geschäftsmodelle
Digitale Technologien und eine technologisch vernetzte Kommunikation durchdringen mit zunehmender Geschwindigkeit sämtliche Lebensbereiche. Wer kann sich heute im Privaten noch ernsthaft ein Leben ohne Smartphone oder Tablet vorstellen? Ohne Online-Banking, ohne Netflix oder Amazon, ohne digitale Medien oder Bekanntschaften auf Twitter, Xing und Facebook?
Mittlerweile werden die Möglichkeiten des Internets voll ausgeschöpft. Überall auf der Welt entstehen fast täglich neue, disruptive Geschäftsmodelle, die eine Vielzahl an neuen digitalen Services rund um die eigentlichen Produkte ermöglichen. Etablierte Unternehmen müssen sich daher grundlegend neu positionieren. Es gilt, die digitale Transformation positiv für sich zu gestalten, damit die Marktposition erhalten und weiter ausgebaut werden kann.
Finden Sie den richtigen Weg in die digitale Transformation.
02.Das Büro der Zukunft
Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist es für Arbeitgeber entscheidend, den Bedürfnissen einer neuen Generation von Arbeitnehmern gerecht zu werden.
Die Post1980Geborenen lieben es, flexibel zu sein, sprechen von WorkLife Balance (oder neuerdings: WorkLife Blending) und sorgten somit auch für den Megatrend New Work, bei dem die Grenzen zwischen Leben und Arbeiten im Alltag auf produktive Weise ineinanderfließen. Remote Work ist diesbezüglich ein weiteres wichtiges Schlagwort – spätestens die Pandemie hat vielen Arbeitgebern gezeigt, dass Beschäftigte sehr wohl auch außerhalb des Büros produktiv sein können.
Möglich machen dies neue Technologien, der Einsatz mobiler Devices sowie die Verwendung neuer Kommunikationskanäle und Netzwerkplattformen. Das Büro der Zukunft hebt die Grenzen zwischen realem und digitalem Raum auf, da sich Kollegen, Kunden und Partner in Teams zusammenfassen und virtuell miteinander verbinden und kollaborieren können.
SocialERP unterstützt kollaboratives Arbeiten
Anders als im Privaten ist es für Unternehmen ungleich schwerer, diese neue Vielfalt der Kommunikationswege gewinnbringend einzusetzen bzw. daraus effiziente Prozesse abzuleiten. Hersteller von Unternehmenssoftware berücksichtigen dies nun vermehrt, indem sie die Systemoberfläche optisch und funktional nach dem neuen Nutzerverhalten ausrichten. Auch der kooperative Gedanke findet zunehmend Eingang in die SystemArchitektur, ebenso wie die Möglichkeit, das Frontend individuell nach Tätigkeitsfeldern zu personalisieren.
Wird all dies vereint, spricht man von Social-ERP und davon, die Unternehmenssoftware als aufgabenorientierte Plattform für kollaborative Zusammenarbeit zu nutzen.
03.Bestandskunden binden, Neukunden gewinnen
In der zuletzt erschienenen globalen Studie* „CDO Decoded: The First Wave of Chief Digital Officers Speaks“ untersucht Egon Zehnder erstmals die Rolle und den Einfluss des CDOs im Unternehmen. Mehr als die Hälfte der Befragten (56 %) sehen es als ihre Aufgabe, die wirtschaftliche Position des Unternehmens zu verbessern und neue digitale Geschäftsmodelle zu erschließen.
Die digitale Transformation stellt Unternehmen also zunächst einmal vor die Herausforderung, sich innerhalb ihrer Märkte strategisch neu zu positionieren und die vernetzte Wertschöpfung dadurch mitzugestalten. Das kann auch bedeuten, dass Unternehmen ihre Geschäftsmodelle entweder anpassen und weiterentwickeln oder sie durch neue, disruptive ablösen.
Durch digitale Geschäftsansätze, die etwa über Web Portale, RFIDTracking, Mobilitätslösungen oder KIIntegrationen realisiert werden, lassen sich Bestandskunden stärker binden und Neukunden gewinnen. Sie eröffnen neue Zielgruppen und Absatzmärkte, die zu einer nachhaltigen Umsatzmaximierung führen. Ausschlaggebend für den Erfolg von transformativen Geschäftsmodellen ist allerdings eine schnelle, ergebnisorientierte und skalierbare Umsetzung.
Parallel kann die digitale Transformation auch zu deutlichen Kosteneinsparungen führen. Indem digitale Prozesse ausgeweitet, Daten gezielt genutzt und analysiert werden, lassen sich Abläufe optimieren und wirtschaftliche Entscheidungen für die Zukunft treffen. Auch kann schneller gegengesteuert werden, wenn bspw. Kennzahlen aus dem Ruder laufen oder Kapazitäten besser genutzt werden müssen. Schon heute wird fest davon ausgegangen, dass Technologien wie Machine Learning und künstliche Intelligenz Bereiche wie bspw. die Unternehmenssteuerung oder die Produktionsplanung ganzheitlich revolutionieren werden.
3 %
Datenintegration über alle Hierarchieebenen des Unternehmens hinweg
5 %
Andere
56 %
Vorantreiben
wirtschaftlicher Auswirkung/ digitaler Monetarisierung
*Quelle: https://www.egonzehnder.com/cdo decoded
7 %
Steigerung betrieblicher E ffizienz und Automatisierung
10 %
Weiterentwicklung der Unternehmenskultur
19 %
Förderung langfristiger Produktstrategie und Innovation
04.Nicht den Anschluss verpassen
Angesichts der rasanten Veränderungen in Hinblick auf Technologien, Kundenanforderungen und einer neuen Wertschöpfungslogik besteht für KMU ein höheres Risiko, im Wettlauf um die digitale Transformation abgehängt zu werden als etwa für große Konzerne.
Zu diesem Ergebnis kommt auch die Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand“ von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom. Immerhin: Die Mehrheit der befragten Unternehmen ist mittlerweile davon überzeugt, dass die digitale Transformation langfristig die Wettbewerbsfähigkeit erhöht und insgesamt ein produktiveres Arbeiten ermöglicht. Eine Mentalität, die spätestens durch Pandemie und Lockdown noch einmal verstärkt wurde. Dementsprechend ist auch der Digitalisierungsgrad über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg weiter angestiegen.
So erkennen mittelständische Unternehmen zunehmend, dass sich Investitionen in Digitalprojekte und Lösungen auszahlen. Sie generieren mehr Umsatz, gewinnen leichter neue Kunden und können über erweiterte Geschäftsmodelle ihre Wertschöpfung steigern.
Dem professionellen Sammeln, Pflegen und Analysieren der eigenen Daten wird dementsprechend eine höhere Bedeutung zugemessen als es noch vor wenigen Jahren der Fall war.
KI und Big Data werden nun auch im Mittelstand stark diskutiert, da scheinbar kaum noch jemand am ökonomischen Potenzial und der Relevanz dieser Megatrends zweifelt. Was die jüngste techconsultStudie aber auch zeigt: Große Unternehmen haben einen digitalen Vorsprung gegenüber kleineren und mittleren Unternehmen. Während große Unternehmen meist eigene ITAbteilungen beschäftigen, die den digitalen Wandel forcieren, mangelt es KMU oft noch an den entsprechenden Ressourcen, Digitalprojekte zeitnah und kosteneffizient umzusetzen. So definiert sich der digitale Status Quo des deutschen Mittelstands in der Regel über unausgereifte Technologien, zu geringes Budget, stark beschränkte zeitliche und personelle Kapazitäten sowie einer daraus resultierenden unzureichenden Projektsteuerung.
Die Mentalität muss stimmen
Starre, wenig agile Unternehmen tragen darüber hinaus ein höheres Risiko an der digitalen Transformation zu scheitern, als bspw. netzwerkbasierte Organisationen mit flachen Hierarchien und niedrigen Kommunikationsschwellen.
Das bestätigt auch die EgonZehnderStudie*:
Obwohl nur zehn Prozent der CDOs es als ihre Aufgabe ansehen, die Firmenkultur zu verändern, gaben 54 Prozent der Befragten an, mehr Zeit mit Überzeugungsarbeit im Unternehmen zu verbringen, als mit der Umsetzung der Digitalstrategie.
Mitarbeiter müssen also bereit sein für die Veränderung – und die Führungsetage muss diesen Wandel vorantreiben. Neue Technologien sind zwar ausschlaggebend für das Gelingen der digitalen Transformation, noch entscheidender sind aber die Menschen, die sie einsetzen. Sie sind Ideengeber und Innovationstreiber zugleich und können so den Wandel aktiv vorantreiben. Geradezu toxisch wirkt sich ein Silo oder Konkurrenzdenken zwischen den einzelnen Fachabteilungen aus.
Virtuell und interdisziplinär organisierte Teams unter Leitung von „Inhouse Digitalisierern“ in Verbindung mit agilen Softwarepartnern erweisen sich hingegen als wahre Booster für Digitalisierungsprojekte.
*Quelle: CDO Decoded: The First Wave of CDOs Speaks; 2019 Egon Zehnder International, Inc
05. Iteratives Vorgehen zahlt sich aus
Digitalisierungsprojekte werden heute im Idealfall iterativ umgesetzt. Voraus geht eine bereichsübergreifende Bewertung der eingesetzten Ressourcen, Arbeitsweisen und Werkzeuge. Durch eine gründliche Analyse des gesamten Unternehmens(bereichs) kann festgestellt werden, was wirklich effektiv ist und welche Veränderungen vorgenommen werden müssen.
Deshalb Vorsicht: Eine Fangenwir einfachmalanMentalität rächt sich schnell. Manche versuchen bereits in einer frühen Projektphase, sehr komplexe Prozesse abzubilden. Dabei steckt für viele Unternehmen bereits in der Abbildung kleinerer (Teil)Prozesse ein hoher Mehrwert. Daher gilt: Start small, think big.
Im Mittelpunkt eines jeden Digitalisierungsprojekts steht der Prozess, mit dem Ziel, diesen für die Anwender schlanker, effizienter und bedienerfreundlicher zu machen. Die neue Art zu Arbeiten definiert sich durch das Dreigestirn: „Anywhere, Anytime, Any Device“. Und Potenzial für schnellere Abläufe gibt es überall, sei es im Rechnungseingang, der Produktions und Lagerlogistik oder dem Personalwesen.
Scrum-Modell
Agiles Vorgehen im Projekt
Priorisierung
Daily Meeting: intern Aptean
Spontaneous Meeting: extern Aptean und Kunde
01.Priorisieren
02.Sprint
03.Retrospektive
fertiges Produkt
BPM schafft durchgängige Prozesse
Doch die Ressourcen, die mittelständische Unternehmen für die interne Prozessorganisation bereitstellen können, sind begrenzt und den Aufwand zusätzliche BPM-Tools (Business Process Management) in ein klassisches ERP-System zu integrieren, scheuen viele.
Wie sich BPM und Flexibilität bei der Prozessgestaltung miteinander verbinden lassen, zeigen moderne Business Plattformen, die neben der ERP Software eine Business Process Engine gleich mitliefern. Durch die tiefe Integration in den Application Server lassen sich neue Geschäftsprozesse recht einfach und schnell modellieren, dokumentieren und überwachen. Das BPM greift dazu direkt auf die BusinessObjekte in der ERP Lösung zu. Mittelständische Unternehmen sind auf diese Weise schnell in der Lage, ihre Geschäftsprozesse flexibel an der eigenen Unternehmensstrategie auszurichten.
› Technologisch vernetzte Kommunikation
Der Mensch soll durch BPM näher und direkter in den Gesamtprozess eingebunden werden. Ein Verständnis von „Teil des großen Ganzen zu sein“, kann zu mehr Transparenz und besserer Übertragung von Verantwortung führen. BPM kann helfen, Routineaufgaben maschinell zu unterstützen und damit für Entlastung und Arbeitserleichterung sorgen.
06. Strategischer Ansatz für die Digitale Transformation
Um als Unternehmen digital handlungsfähig zu werden, wird ein strategischer Digitalisierungsansatz benötigt. Dieser muss einen offenen und skalierbaren Zugang zu allen Kerntechnologien der Digitalisierung im Business -Software-Umfeld ermöglichen. Für eine erfolgreiche digitale Transformation braucht es eine leistungsfähige Plattform-ERP-Lösung mit umfangreichen Querschnittsfunktionen.
Geschwindigkeit und Anpassbarkeit sind entschei dende Erfolgsfaktoren für den digitalen Wandel.
Moderne BusinessPlattformen beseitigen technische Konflikte historisch gewachsener ITLandschaften. Sie machen umfangreiche Standardlösungen verfügbar, schaffen Zugang zu neuer Technologie und laufen auf aktueller Infrastruktur und Architektur.
Darüber hinaus verfügt ein PlattformERP über eine offene und universelle Integration zu weiteren Softwarekomponenten.
Eine Business-Plattform sollte deshalb:
› offene Technologien wie z. B. Angular, TypeScript, HTML5 und JAVA nutzen,
› offene Integrationen mittels REST API Framework und Webservices erlauben,
› die Einbindung aller Datenquellen wie relationale Datenbanken, NoSQL-Datenbanken und unstrukturierte Daten ermöglichen,
› über eine einheitliche und mobil nutzbare Oberfläche verfügen – auch zur Einbindung von Fremdsoftware, › schnell und mittels Low-Code-Ansätzen unkompliziert anpassbar sein
… und damit dynamische Änderungsprozesse im Markt- und Unternehmensumfeld in jeglicher Hinsicht unterstützen. Die Auflösung klassischer Systemgrenzen in tradierten Softwarekategorien macht Innovation im Unternehmen zum erforderlichen Zeitpunkt nutzbar.
Verzahnung von strategischer und operativer Ebene
Damit betriebswirtschaftliche Prozesse künftig durchgängig digital, integriert und mobil abgebildet werden können, sollte die Plattform über Kernkomponenten wie bspw. ERP, MES (Manufacturing Execution System), CAQ (Computer-aided quality) und DMS (Dokumenten-Management-System) verfügen. Sind Prozesse im ERP-System eng mit MES- und CAQ-Prozessen verknüpft, ermöglichen sie maximale Sicherheit und Effizienz im Supply-Chain-Prozess.
IIoT-Integration
Das Grundprinzip einer leistungsfähigen Business Plattform ist das Angebot mittelstandsgerechter Lösungen – vom Shopfloor über die Fertigungsleitebene bis hin zur Unternehmensleitebene im Sinne einer fest vernetzten Automatisierungspyramide. So werden bspw. in einer Automotive Lösung mit Serienfertigungsprozessen für Metall, Kunststoff oder Elektronikverarbeitung durchgängig MESLösungen mit Maschinendatenintegration, Fertigungsleitständen, Shopfloor Komponenten mit mobilen KANBAN Lösungen etc. benötigt.
Das ERP-System wird zur Business-Plattform
Eine Business-Plattform vernetzt ERP und MES über eine gemeinsame Oberfläche und Prozessbasis, jedoch haben beide Domänen spezifische Datenhaltungsanforderungen, die jeweils spezialisiert abgedeckt werden.
Als Beispiel lassen sich hierfür KIFunktionalitäten nennen, die neben den klassischen relationalen Datenbanken beispielsweise auch unstrukturierte Daten und NoSQLDatenbanken verwenden. Auch diese werden auf der Datenschicht spezialisiert gehalten, jedoch zentral verwaltet.
07. Digitale Projekte zügig umsetzen
Die IT-Strategie im Mittelstand muss
› Anpassungen des Unternehmens an geänderte Rahmenbedingungen,
› dynamische Er weiterung funktionaler Nutzung
› sowie das Einbeziehen neuer Technologien vollständig unterstützen, damit die weitere Entwicklung des Unternehmens nicht durch lange Set-upZeiten und/oder hohe Kosten negativ beeinflusst wird.
Handlungsfähig durch
Business-Plattformen
IT-Projekte liefern maximalen Mehrwert zum Bedarfszeitpunkt. Schnelle Entwicklungsoptionen wie z.B. Low-Code-Plattformen unterstützen den Nutzungsgrad von Softwarelösungen in mittelständischen Unternehmen. Sie ermöglichen unmittelbare und schnelle Umsetzungen und verhindern langwierige Lösungsentwicklungen.
Man denke in diesem Zusammenhang einmal ganz praktisch an ein anstehendes Roll out der bestehenden Lösung auf neu hinzugekaufte Unternehmensteile, die Implementierung einer neuen ProfitcenterStruktur oder auch die Implementierung eines komplett neuen Webportals für die eigenen Geschäftspartner.
Basierend auf den Möglichkeiten einer modernen BusinessPlattform können all diese Teilprojekte ohne größere Vorbereitung und Setup realisiert werden. Diese Fähigkeit erstreckt sich dabei von der dynamischen Bereitstellung von Rechenleistung und Speicherkapazität über ein breites Angebot an BusinessModulen mit universellem Integrationsframework und Business Process Management (BPM) bis hin zur umfassenden Expertise in Zukunftstechnologien wie bspw. der KI. Gerade Letzteres wird im Spannungsfeld Konstruktion/ Entwicklung und Fertigung immer wichtiger. Da durch KI ein entscheidender Vorsprung, z. B. durch automatisierte Vergleiche von Stamm und Bewegungsdaten, ermöglicht wird.
Der Entwicklungstrend, weg von funktional abgegrenzten Softwarepaketen und hin zu ver tikal voll integrierten, hoch skalierbaren und prozessorientierten Lösungen, wird sich weiter fortsetzen.
Da wäre zunächst die ERP Plattform als Gesamtes in Verbindung mit ihrer Erreichbarkeit (Anywhere, Anytime, Any Device) zu sehen. Cloud Readiness als full oder hybrid Dual Stack gehört neben klassischen OnPremisesInstallationen zu den absoluten Basics – ebenso wie ein vollwertiger Webclient, eine integrierte Portal und eine native App Plattform sowie Application Managed Services.
Neben den technischen Gegebenheiten sollten mittelständische Kunden ein besonderes Augenmerk auf die langfristige Erhaltung ihrer digitalen Souveränität legen. Das bedeutet ganz praktisch gesehen, dass nur Anbieter, die nachhaltige Wahlfreiheit in Sachen On Premises, Hybridoder Full Cloud sowie flexible Wechselmöglichkeiten zwischen den Modellen bieten, tatsächlich empfehlenswert sind.
08.Die Wahl des richtigen Digitalisierungspartners
Die Suche nach dem passenden Anbieter dient als Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation. Mittelständische Unternehmen sollten unbedingt mit einem langjährig erfahrenen Digitalisierungspartner zusammenarbeiten, der sie auf jeder einzelnen Etappe ihres Weges gezielt unterstützen kann. Er sollte einen professionellen Support anbieten und die Anforderungen der jeweiligen Branche umfassend abdecken können.
Das frühe Erarbeiten eines Lastenhefts bietet zahlreiche Vorteile.
Denn der standardisierte Anforderungskatalog wird nachfolgend den infrage kommenden Anbietern vorgelegt, sodass einige gleich ausgeschlossen werden können und sich die übrigen gut miteinander vergleichen lassen. Nach der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter kann das Lastenheft auch als Vertragsgrundlage und Basis für die Erstellung des Feinkonzeptes herangezogen werden.
Aus den funktionalen Anforderungen wird im Rahmen des Feinkonzeptes die prozessuale Abbildung im ERP System abgeleitet. So haben beide Seiten schon zu einem relativ frühen Projektzeitpunkt etwas, an dem sie sich festhalten können: Der Auftraggeber weiß, mit welchen Kosten er zu rechnen hat, und der Auftragnehmer weiß, was ihm an Aufwand und Entlohnung ins Haus steht.
Lastenhefte haben insbesondere eine zentrale Bedeutung bei der ComputerSystemValidierung in der Medizintechnik. Siehe auch Whitepaper „Digitalisierung & Regularien in der Medizintechnik“.
Königsweg: Agiles Projektmanagement
Aufgabe des Digitalisierungspartners ist es nun, dem Projekt Leben einzuhauchen – und hier schließt sich der Kreis zum agilen IT-Projekt.
Im früher verbreiteten Wasserfallmodell der Softwareentwicklung erfolgte die Umsetzung der Anforderungen statisch auf Basis des Lastenhefts – und landete aus Anwendersicht nicht selten weit entfernt von der Ursprungsidee.
Agile Entwicklung stellt heute den Anwender in den Mittelpunkt und setzt voraus, dass zu Beginn der Entwicklung nicht alle Funktionalitäten vollumfänglich beschrieben sind, sondern zur Projektlaufzeit iterativ mit Anwenderfeedback erarbeitet werden.
› Die Wahl der internen Projektbeteiligten
Auch bei der Auswahl der Mitarbeitenden für das Projektteam sollten sich KMU von ihrem Digitalisierer beraten lassen.
In jedem Fall sollten die Teammitglieder über gute Kenntnisse der vorhandenen IstAbläufe verfügen und weiterhin auch die notwendige Entscheidungskompetenz zur Gestaltung der SollProzesse mitbringen.
Damit Fortschritte gemäß Zeitplan gesichert sind, müssen die Beteiligten vollumfänglich für Projektarbeiten zur Verfügung stehen. Es sollte also kein Problem darstellen, sie zumindest sporadisch vom Tagesgeschäft zu befreien.
09. Zukunftsfähig sein, kann man lernen
Das wird auch dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter von Anfang an miteinbezogen und gehört fühlen –und letztlich entscheidend dazu beitragen, dass sich der Widerstand gegen die Veränderungen verringert und und sich die Akzeptanz gegenüber den neuen Technologien und Prozessen erhöht.
Wer sich für den Wandel, für mehr Wachstum und die digitale Transformation entscheidet, hat ein großes Stück Arbeit bereits getan.
› Lassen Sie nun Ihren Digitalisierungspartner den Rest übernehmen.
ÜberAptean
Aptean ist einer der weltweit führenden Anbieter für branchenspezifische Software. Aptean entwickelt spezialisierte Softwarelösungen, die Herstellern und Händlern helfen, ihre Geschäftsprozesse effizient zu steuern und ihr Wachstum voranzutreiben. Mit flexiblen Cloud- und On-Premise-Optionen bietet Aptean passgenaue Technologien und fundierte Branchenexpertise für Unternehmen jeder Grösse. Der Hauptsitz von Aptean befindet sich in Alpharetta Georgia, USA. In der DACH-Region unterhält Aptean derzeit 15 Niederlassungen.
Are you Ready to Learn More?
Sind Sie an weiteren Informationen zu unseren ERP- und MES-Lösungen interessiert?
Dann kontaktieren Sie uns über: www.aptean.com