PPP_EXCEL_MARGARITA INES MORALES ALVA

CETPRO “SAN MARTÍN”

COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA: EXCEL

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INDICE CONOZCAMOS EL ENTORNO EXCEL ................................................................................................................................. 4 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................ 4

ACCESO DE MICROSOFT EXCEL ........................................................................................................................................... 4 FILTROS EN EXCEL .................................................................................................................................................... 5 CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL ............................................................................................................................ 5 CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL ....................................................................................................................... 6 FILTRAR DATOS.......................................................................................................................................................... 8 APLICAR UN FILTRO PERSONALIZADO ................................................................................................................. 10 FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS ......................................................................................................................... 10 CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL .................................................................................................................... 12 FILTRAR EN EXCEL BUSCANDO VALORES ............................................................................................................ 12 FILTROS DE TEXTO EN EXCEL ............................................................................................................................... 13 FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL............................................................................................................................ 14 FILTROS DE FECHA EN EXCEL ............................................................................................................................... 15 FILTRAR POR COLOR EN EXCEL ............................................................................................................................ 16 FILTRO UTILIZANDO CRITERIOS AVANZADOS ..................................................................................................... 17 LINKOGRAFÍA .......................................................................................................................................................... 19

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Conozcamos el entorno Excel Introducción El usuario puede diseñar diferentes trabajos en EXCEL 2016 que permita tomar decisiones al instante, útiles y valederas, como: Planillas, base de datos, gráficos estadísticos, etc. A la vez cuenta con herramientas que facilitan el uso, funciones y formatos que complementan un mejor trabajo.

Acceso de Microsoft Excel 1. Desde el botón de inicio situado normalmente, en la esquina inferiorizquierda de la pantalla. Coloca el puntero y haz clic sobre el botóninicio se despliega un menú.

2. Haciendo doble clic sobre el icono de acceso directo situado en el escritorio.

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Filtros en Excel Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.

Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

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Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Cómo usar los filtros en Excel Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

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Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

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Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.

Filtrar datos 1. Seleccione una celda dentro de los datos que desee filtrar.

Nota: Antes de filtrar los datos, asegúrese de que no hay columnas o filasvacías.

2. Seleccione Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro.O bien, seleccione Datos > Filtro.

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3. Seleccione la flecha desplegable de filtro de la columna que desea filtrar.

4. Desactive Seleccionar todo y active los filtros que desee.

5. Seleccione Aceptar. La flecha desplegable de filtro cambia a un filtro

para mostrar que la columna

está filtrada. Los números de fila azules muestran las filas que se incluyen en los datos filtrados.

6. Para quitar el filtro, seleccione Borrar. Se muestran todos los datos.

Nota: Para aplicar filtros en varias columnas, seleccione la primera columna, aplique el filtro y, a continuación, seleccione la columna siguiente y aplique otro filtro.

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Aplicar un filtro personalizado 1. Seleccione la flecha desplegable del filtro y, a continuación, seleccione: ❖ Filtros de texto: Disponibles cuando la columna contenga texto o una mezcla de

texto y números: Es igual a, No es igual a, Comienza con, Termina con o Contiene. ❖ Filtros de número: Disponibles cuando la columna contenga solo números: Es igual

a, No es igual a, Mayor, Menor que, o Entre. ❖ Filtros de fecha: Disponibles cuando la columna contenga solo fechas: Semana

pasada, Mes que viene, Este mes y Mes pasado. ❖ Borrar filtro de 'Columna': Estará disponible cuando la columna ya esté filtrada.

Seleccione esta opción para borrar el filtro. ❖ Seleccione Y si ambas condiciones deben cumplirse. ❖ Seleccione O si solo una de las condiciones debe cumplirse.

2. Especifique las condiciones filtradas.

3. Por ejemplo, para ver los números mayores de un número específico, seleccione Filtros de número > Mayor o igual que y, a continuación, escriba elnúmero específico.

4. Para filtrar los resultados por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtro en ambos cuadros.

5. Para cambiar el orden de los resultados del filtro, seleccione la lista desplegable de filtro y, a continuación, seleccione Ordenar de mayor a menor u Ordenar de menor a mayor.

Filtrar por varias columnas 10

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Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios.

Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro encada una de ellas.

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Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos yentre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.

Cómo quitar un filtro en Excel Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado lapalabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

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Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada enExcel de manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.

Filtros de texto en Excel Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

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Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

Filtros de número en Excel De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

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A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

Filtros de fecha en Excel Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestrala siguiente imagen:

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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.

Filtrar por color en Excel No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.

Filtro utilizando criterios avanzados Aunque los filtros en Excel nos ofrecen una amplia gama de posibilidades para segmentar la información, es posible realizar un filtrado mucho más avanzado si utilizamos el Filtro avanzado.

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Si los datos que desea filtrar requieren criterios complejos (como Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio"), puede usar el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Para abrir el cuadro

de

diálogo

de Filtro

avanzado haga

Filtro avanzado

clic en Datos > Avanzadas.

Ejemplo

Información general Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero

Vendedor = "Davolio" O Vendedor

Varios criterios, varias columnas, todos los criterios verdaderos

Tipo = "Alimentos" Y Ventas >1000

Varios criterios, varias columnas,cualquier criterio verdadero

Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Buchanan"

Varios conjuntos de criterios, unacolumna en todos los conjuntos

(Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 )O (Ventas < 500)

Varios conjuntos de criterios, variascolumnas en cada conjunto

(Vendedor = "Davolio" Y Ventas

= "Buchanan"

>3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas > 1500)

Criterios de carácter comodín

Vendedor = un nombre con laletra "u" en segundo lugar

El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar envarios aspectos importantes.

•

Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de Autofiltro.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel usa el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

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LINKOGRAFÍA ➢ https://www.google.com/search?q=FILTROS+EN+EXCEL&oq=FILTROS+EN+EXCEL&aqs=chrome..69 i57j69i59l3j0i512j69i60l3.12413j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8 ➢ https://ast.aragon.es/sites/default/files/primerospasosexcel ➢ http://iepct.mx/docs/capacitacion/manuales/manuales-diversos/manual-de-filtros-en-excel-2016 ➢ https://kupdf.net/download/taller-creacion-de-graficos-en-excel2016_5cbf44b5e2b6f56e632e8d83_pdf ➢ https://www.youtube.com/watch?v=w_3M78kio3U

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