MANUAL MANEJO NUEVO SISTEMA DE FACTURACIÓN
Febrero de 2016
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Conozcamos la plataforma La plataforma Sistema de Facturación, es una nueva herramienta tecnológica que tiene varios objetivos: 1. Vender PINES de Telefonía en el Kiosco para que la comunidad realice el uso del teléfono 2. Consolidar en esta nueva herramienta TODAS las ventas efectuadas en el Kiosco tanto de Telefonía registrados en esta nueva plataforma y las de uso de internet, impresión, escáner y fotocopias registradas en SKTIMER 3. Llevar el control de todas sus ventas realizadas en el Kiosco
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Definiciones y responsabilidades con la herramienta PIN: El código PIN (Personal Identificación Number, por sus siglas en inglés) es un código compuesto por 12 dígitos
Responsabilidades: Su responsabilidad es notificar cualquier tipo de falla que se presente en la plataforma Hacer un uso adecuado de la plataforma para garantizar un mejor servicio a la comunidad
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Ingreso al Sistema de Facturación •Ingresar al navegador de su computador •Luego, copie y pegue el siguiente link en su buscador para poder acceder al sistema de facturación así: http://infositio.gilat.com.co/Facturacion/
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Ingreso al Sistema de Facturación • Una vez esté dentro del sistema de facturación, ingrese con el usuario y contraseña que le suministró su Ejecutivo Administrativo.
• Nota: En caso de no tenerlo, favor comunicarse con su ejecutivo al número 018000973737 opción 5
• Esta es la ventana principal que se mostrará para entrar a la plataforma del Sistema de Facturación
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Bienvenida/Cambio de contraseña y Cierre de Sesión • Una vez ingresado a la plataforma de Sistema de Facturación, podrá encontrar la siguiente ventana la cual le dará la bienvenida a la herramienta • También encontrarán el botón de “Configuración” con las opciones de “Cerrar Sesión y cambio de contraseña”
Aparecerá el nombre del usuario como perfil de cliente
• Para cerrar sesión, sólo es que pulse el botón que lleva el mismo nombre cerrar sesión
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Opción de cierre de sesión • En la parte superior derecha de la plataforma se encuentra otra forma de cerrar sesión y salir del sistema.
Este genera un mensaje de notificación el cual dirá si está seguro de salir del sistema de facturación, se da clic en Aceptar para salir del sistema. 7
Inicio de Operaciones Comerciales En el botón, “Cliente” podrá acceder y desplegar el listado para luego hacer clic en “Información Comercial” Sección donde se podrá realizar compras y generar los pines para que la comunidad haga uso del teléfono
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Operaciones Comerciales Una vez dentro de la sección de “Información Comercial” para su control señor Gestor, usted deberá tener en cuenta estas 3 operaciones comerciales las cuales puede visualizar, tener el control y registro de sus cuentas: 1 Cupo Total Crédito: Es el cupo total que usted tiene asignado para realizar la venta de PINES de Telefonía a la comunidad. Nota: Inicialmente, se le dará un cupo de 50.000 pesos para que usted realice sus primeras ventas. A medida que requiera ampliar su cupo, DEBERÁ comunicarse con su Ejecutivo Administrativo.
2 Deuda Total: Es el consumo de todos los PINES de Telefonía que usted ha vendido. 3 Cupo de Crédito Disponible: Es el cupo que usted tiene disponible para seguir vendiendo PINES de Telefonía
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Ahora .. ¡Aprendamos a vender PINES de telefonía a través de nuestro sistema de facturación
Para poder generar una compra y venta a su usuario usted deberá hacer clic en el desplegable de “Producto” y escoger la opción “Pin de telefonía”
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Pines de Telefonía Luego de hacer clic en “Pin de Telefonía” usted señor gestor:
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Podrá evidenciar 7 tarjetas virtuales, las cuales corresponden a los diferentes montos disponibles de PINES de telefonía que usted le podrá vender a su comunidad. Los valores son: • 1.000 •3.000 •5.000 •10.000 •20.000 •30.000 •50.000
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Compra de PINES de telefonía • Señor Gestor, luego de que su usuario elija una de estas tarjetas virtuales, usted deberá hacer clic sobre la tarjeta virtual del monto deseado. • Una vez seleccionada la tarjeta que su cliente requiere, le apareceráuna ventana en la cual Usted validará la cantidad de tarjetas que su cliente desea por ese monto.
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Luego de seleccionar la cantidad adquirida por su cliente, puede hacer clic en el botón “Aceptar”
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Compra de PINES de telefon铆a Nota: Si el cliente requiere comprar otra tarjeta virtual de otro valor diferente, debe dar clic en la tarjeta la cual quiere comprar y realizar el mismo proceso que se realiz贸 con el paso anterior.
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Compra de PINES de telefonía • Luego de haber seleccionado las tarjetas virtuales que el cliente desea comprar y luego de verificar la cantidad deseada, usted deberá ir al botón “Ver Carrito”
• Se mostrarán las compras que se han seleccionado y también podrá validar si son las tarjetas de los montos correctos. Al finalizar se debe hacer clic en “comprar”
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Compra de PINES de telefonía •Luego de dar clic en el ícono “comprar” se generará un mensaje el cual indicará que se está realizando la compra tal como se muestra a continuación
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Compra de PINES de telefonía Por último se mostrará un mensaje, en donde confirma que se ha enviado el número del PIN o los PINES comprados al correo del Gestor que se encuentra registrado en la plataforma. Finalmente, hacer clic en “aceptar”
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Compra de PINES de telefonía Señor Gestor, este es el mensaje que deberá llegar a su correo confirmando el PIN. Dicho PIN de 12 dígitos es el número que le deberá entregar a su usuario para realizar llamadas. Recuerde: Para utilizar estos Pines desde el teléfono, deberá marcar primero
* 2, luego los 12 dígitos de su PIN y seguido el número de destino
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Este será el PIN que usted recibirá vía correo electrónico
Nota: Si la confirmación del correo no se encuentra en la bandeja de entrada, se debe validar en correos no deseados o Spam En el caso de que su correo no llegara, comuníquese con su Ejecutivo Administrativo a la línea 01 8000973737 opc 5 17
Errores que se pueden presentar: โ ข Si el correo electrรณnico que se encuentra registrado en el sistema no es el correcto, se generarรก un aviso como se presenta en la imagen En este caso, se debe poner en contacto con su Ejecutivo Administrativo.
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Errores que se pueden presentar: •Error cuando no hay PINES de algún valor disponibles en el momento. En caso de presentarse el error favor comunicarse con su ejecutivo administrativo.
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Errores que se pueden presentar: • La compra excede el cupo actual que tiene. •Tenga en cuenta que la solicitud de aumento de cupo será previa aprobación de su Ejecutivo Administrativo
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¡IMPORTANTE! Señor gestor: Para llevar una adecuado seguimiento de las ventas de sus productos vendidos en el Kiosco y facturados por medio de SKTIMER o del Sistema de Facturación, hemos diseñado un módulo de pre facturas donde mes a mes se consolidarán todas las ventas que usted realiza en el Kiosco ( Internet, PINES de telefonía, servicios de impresión y scanner, entre otros)
Para eso, debe tener en cuenta lo siguiente:
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Pre – Factura Mensual Mensualmente se le generará una Pre Factura con corte de sus ventas del 15 de cada mes al 15 del mes próximo. Dicha pre factura, consolidará todo el registro que usted ha vendido por medio del SKTIMER y el Sistema de Facturación.
Hacer clic en este ícono para visualizar pre facturas
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Pre – Factura Mensual
Luego de haber sido generada la pre factura del mes, le llegará a su correo electrónico, con el valor que se le descontará en su nómina; teniendo en cuenta que ya no es necesario realizar una consignación y este dinero hará parte del pago de su nómina
Nota: Si tiene alguna duda de inconformidad respecto a la factura, debe comunicarse con la línea 018000973737 opción 5, donde se aclararán sus dudas. Si no se recibe comunicación por parte suya en los próximos 2 días hábiles se dará por aceptado el valor como anticipo de 23 nómina.
Y recuerden Señores Gestores: Nuestro compromiso, es llevar calidad y beneficios en todos nuestros servicios, y así, consolidar una comunidad más satisfecha y que se beneficia día a día con las nuevas tecnologías de la información ¡ Su trabajo hace parte de un óptimo cambio social para todos !
GRACIAS 24