Teoría de sistemas actividad 3 ana cecilia ruales

TALLER 1 ANALISIS BIBLIOTECA

ANA CECILIA RUALES HOLGUIN

DOCENTE

TEORIA DE SISTEMAS III SEMESTRE GRUPO 7

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ARMENIA-QUINDÍO 2016

Tabla de contenido Introducción.............................................................................................................................3 Análisis de un sistema de trabajo en un "Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo"................................................................................................................4 Norma:....................................................................................................................................4 Verificación:..........................................................................................................................4 Plazos para hacer el cambio.............................................................................................4 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD.......................................................................................5 "Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo"............................................................5 PUNTO DE VISTA PRESTAMO........................................................................................................8 PUNTO DE VISTA COMPUTADOR................................................................................................11 5.CONCLUSION......................................................................................................................14 6. Bibliografía...........................................................................................................................14

2

Introducción El trabajo nos orienta sobre un sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo, donde hoy día se implementa e innova en todas las empresas del país, contratando personal por prestación de servicios (civil, comercial o administrativo), las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, o empresas de servicios temporales.

El nuevo Sistema obliga a los contratantes a realizar un reconocimiento permanente de las condiciones de trabajo que inciden en el bienestar, la seguridad y la salud de los trabajadores, permitiendo realizar las acciones de mejora con oportunidad.

3

Análisis de un sistema de trabajo en un "Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo" EL programa de Salud Ocupacional que tienen las empresas toma un nuevo nombre: "Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo" brindando la seguridad de los trabajadores en desarrollo de funciones y su salud.

Este programa de Salud Ocupacional que tienen las empresas toma un nuevo nombre: "Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo". Buscan mejorar el trabajo que realizan los archivo en el que nadie revisa, y deja hacer un seguimiento, brindando como guía de una política a la que se le hace seguimiento y mejora continua.

Norma: El alcance y aplicación del Sistema de Gestión se adoptó mediante el Decreto 1443 que expidió el 31 de julio de 2014 el Presidente de la República, Juan Manuel Santos. La norma establece unos requisitos mínimos de orden técnico y legal que deben implementar las empresas o entidades contratantes, como la planificación de la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores, y verificar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados deseados buscando mejores beneficios para la salud de los empleados.

Verificación: Su cumplimiento se hará a través del resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado.

Los empleadores deberán realizar una evaluación y análisis de las estadísticas sobre enfermedades y accidentalidad, iniciar el proceso de evaluación y mejora continua, asesoría y asistencia técnica para que los empleadores cumplan con lo definido en el nuevo Sistema y vigilarán su cumplimiento.

Plazos para hacer el cambio El Ministerio aseguró que habrá un periodo de transición para las empresas mientras sustituyen el programa de Salud Ocupacional por el nuevo Sistema de Gestión de la Seguridad con la fecha de la entrada en vigencia del Decreto:18 meses para las empresas de menos de diez 10 trabajadores, 24 meses para las organizaciones con 10 hasta 200 empleados y 30 meses para las compañías con 201 o más trabajadores.

4

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD "Sistema de Gestióó n de Seguridad y Salud en el Trabajó"

"Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo" OBJETIVO: Hallar una infraestructura especial para poder adecuar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo con un archivo el cual nos permita prestar un servicio a la comunidad al momento de solicitar alguna información plasmada en un libro, revista etc., y que cumpla con todas las nomas de conservación para que pasen de generación en generación, garantizando la seguridad de los trabajadores en el desarrollo de sus funciones y su salud.

El Programa de Salud Ocupacional que tienen las empresas toma un nuevo nombre: "Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo". Además, dejará de ser un documento que reposa en un archivo en el que nadie revisa, ni le hace seguimiento, para convertirse en la guía de una política a la que se le hace seguimiento y mejora continua.

ENTRADAS: En los elementos de entrada podemos tener en cuenta los siguientes  Solicitud de la consulta  Verificación del carnet  Material bibliográfico  Punto de información

PROCESO:  Búsqueda de la consulta en la base de datos del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.  Almacenamiento y catalogación de las historias clínicas .  Tener en óptimas condiciones el material a ser consultado  Brindar la mejor orientación a los usuarios acerca de la información de las bases de datos del material solicitado

5

SALIDAS: Agradable atención de los clientes Entrega del material solicitado Recibo en buen estado del material entregado.

Devolución en el sistema  Ubicación en la estante    

RETROALIMENTACION:  Es importante tener un buzón de sugerencias para que los usuarios, empleados o comunidad pueda participar en las mejoras que se puedan realizaren la gestión de seguridad y salud en el trabajo.  Hacer obras de concientización del manejo de los materiales de la gestión de seguridad y salud en el trabajo para que estos puedan pasar de generación en generación.

MEDIO AMBIENTE:  Es de mucha importancia que las instalaciones del Sistema de gestión de seguridad y

salud en el trabajo se encuentren ubicadas en un lugar que no tenga riesgo para el material a almacenar y custodiar y que también se encuentre en un lugar de fácil acceso a la comunidad.

INFORMACION:  Se debe tener mucho cuidado con la información que se custodia en el Sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo ya que es de vital importancia que la misma sea consultada en óptimas condiciones y que a través de las consultas el personal pueda convertir esta información en conocimiento, vale la pena anotar que las personas que brindan información o guía en las instalaciones también deben velar porque los usuarios no maltraten los materiales.

6

ENTROPIA:  Es importante que en las áreas de consulta todo pueda surgir en forma ordenada para

que se agilicen los procesos, de esto debe el profesional encargado del área velar por dicha situación y cada día ir evolucionando y pasando conocimiento de cambio frente al cuidado y preservación de los materiales, vale la pena anotar que la tecnología avanza a pasos agigantados y todos los días debemos estar abiertos al cambio en cualquier tipo de situación.

7

PUNTO DE VISTA PRESTAMO

PUNTO DE VISTA PRESTAMO

OBJETIVO: El objetivo del préstamo es para que el personal externo tenga acceso a la información que brinda el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, sea cual sea el tipo en el que está almacenado. Gracias a que la comunidad puede consultar los materiales (libros, revistas, documentos, etc.) puede cada día tener un mayor conocimiento que le puede ser de mucha ayuda tanto en el ámbito laboral como en el personal.

ENTRADAS: En los elementos de entrada podemos tener en cuenta los siguientes  Computadores  Bases de datos  Software de consultas  fichas

PROCESO:  Al recibir la información de la clase de consulta que se solicita se deben tener los

suficientes recursos para hallar dicha información sea tanto por recurso tecnológico o humano, ya que el personal encargado de prestar el servicio debe estar totalmente calificado para atender todas las necesidades del usuario.

8

SALIDAS:  Agradable atención de los clientes  Entrega del material solicitado  Información que se convierte en conocimiento.  Despejo de dudas o inquietudes.

RETROALIMENTACION:  Es importante tener un buzón de sugerencias para que los usuarios manifiesten sus

puntos de vista frente al mejoramiento del servicio o a dar felicitaciones ya que el buzón no siempre es para criticar sino también para agradecer por los servicios prestados.

MEDIO AMBIENTE:  Este punto debe ser agradable tanto para los prestadores del servicio como para los

usuarios, además debe contar con unas normas mínimas como son el espacio y los elementos que se puedan utilizar al momento del préstamo o consulta, vale la pena anotar que este tipo de espacio debe tener un silencio apropiado para que puedan concentrarse y lograr su objetivo que es canalizar lo que más se pueda de la información del libro.

INFORMACION:  La información que se debe tener al momento de un préstamo es de vital importancia ya

que esta va a quedar plasmada en una base de datos o software empleado para saber cómo se entrega dicho documento, libro a persona que solicita y demás requisitos que se exigen al momento de un préstamo.

9

ENTROPIA:  Es importante que la información se realice lo más pronto posible ya que los usuarios

pueden formar caos al momento de tratar de solicitarlos y pueden generar confusión con los usuarios que ya están consultando su material, también se debe tener en cuanta al momento de recibir la información ya que los materiales que no se archiven inmediatamente pueden llegar a perderse o a generar búsquedas innecesarias o reproceso.

10

PUNTO DE VISTA COMPUTADOR

PUNTO DE VISTA COMPUTADOR

OBJETIVO: Para el computador el objetivo principal es dinamizar los procesos que se ejecutan en este caso del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo ya que este deja procesar y almacenar grandes cantidades de información en tiempo record y nos ayuda a tener más controlados los materiales en entregados y prestados por medio de los aplicativos que se crean día a día para estos sitios.

ENTRADAS: En los elementos de entrada podemos tener en cuenta los siguientes:  CPU  Mouse  Teclado  Escáner

PROCESO:  Al recibir la información que se va a consultar se ingresa al computador y luego al

aplicativo o software el cual se realiza la respectiva búsqueda que nos permite identificarla en tiempo record e ingresar diversos requisitos de cada una de ellas. Este medio es muy importante para un Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo porque gracias a él se tiene más control de lo que se realiza, además se puede almacenar mucha información importante que no podríamos manejar con nuestra sola memoria.

11

SALIDAS:  Una de las salidas del computador es saber dónde se encuentra los libros, documentos a consultar, su respectiva ubicación y estado.  Otra salida podemos decir que es el monitor el cual nos deja visualizar toda la información que poseemos en él.  Una más podríamos decir que es la impresora ya que nos permite imprimir en una hoja los datos que queremos en medio físico ya sea para un control o soporte de préstamo.

RETROALIMENTACION:  Es importante que la tecnología también la puedan utilizar los usuarios ya que sería de

gran apoyo para la dinamización del proceso como por ejemplo en las eps cada quien confirma su cita en un computador, aquí podría ser solicitar la consulta por un medio de este, pero sin dejar perder el conocimiento que tiene el profesional de la información.

MEDIO AMBIENTE:  El ambiente debe ser en un lugar de fácil acceso al profesional y sus colaboradores, en un

lugar despejado con buena iluminación y ventilación para que no vallan a sufrir ningún tipo de daño que puedan afectar el funcionamiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

12

INFORMACION:  La información que se almacena en los computadores es muy importante para cada

sección ya que en este están todas las bases de datos e información que solo puede manejar una persona experta y profesional, además la seguridad informática es un factor importante que nos permite que personas inescrupulosas puedan hacer un saboteó o eliminen datos importantes, por eso es mejor tener Backus de los computadores y poder conservar nuestra información de la mejor manera.

ENTROPIA:  La información en un computador se debe tener de manera organizada y de fácil acceso a

las bases de datos ya que de nada nos sirve tener tecnología si no la sabemos aplicar y administrar y en vez de esto tenemos un desorden que en cualquier momento se nos vuelve incontrolable y podemos perder información y a esto sumarle el mal servicio que podemos prestar.

13

5.CONCLUSION Podemos concluir que la teoría de sistemas cumple en factor fundamental en todos los procesos en que se apliquen ya que por esta se mejoran técnicas para dinamizar los mismos o tener un control sobre las actividades que se realicen para saber si este es viable o no, o poder detectar fallas al interior de una empresa.

Como profesionales CIDBA es de gran ayuda tener esta clase de procesos totalmente identificados y con todos los conocimientos para que en cualquier momento que necesitemos aplicarlos tengamos la suficiente certeza de lo que estamos haciendo.

6. Bibliografía

 

http://www.mintrabajo.gov.co/medios-agosto-2014/3705-cambios-en-elsistema-de-salud-ocupacional.html http://www.mintrabajo.gov.co/marzo-2015/4293-mintrabajo-evaluaimplementacion-del-sistema-de-seguridad-y-salud-en-el-trabajo.html

14