PROPUESTA
LEGALIZACION DE DIPLOMAS DE CURSOS DE DIPLOMADOS MEDIANTE EL USO DE CODIGO DE BARRAS, SU ESCANEO Y LECTURA DE DATOS Presentado por Lucia Gumiel 1. ANTECEDENTES La división de Documentos y Archivo de la Universidad Mayor de San Andrés cumple la función de conservar el patrimonio documental y académico de esta Casa Superior de Estudios. Una de sus funciones es la legalización y autenticidad de títulos de Bachiller, Académicos, en Provisión Nacional, Postgrados, previa constancia de registros existentes en esta Unidad. Uno de esos tipos documentales es el Registro de Diplomados dictados en diferentes Facultades y Carreras de la Universidad. La conservación de estos registros permite contar con una memoria que en el curso del tiempo permitirá testificar la autenticidad de la posesión del diploma, lo que accede a la certificación, la legalización y la constancia del mismo, aspectos que llega al usuario a través de los servicios de atención al cliente.
2. ESTADO DE LA CUESTION Hasta el año 2009 la verificación de los registros era manual; lo que hacía que la búsqueda sea lenta. Llegaba la información impresa a manera de listas que en muchos casos se incluían adendas a la misma. La búsqueda de determinado registro era manual. En el mes de octubre del año 2009, se presentó un proyecto que estandarizaba la presentación de estas listas a través de un formato modelo que incluía datos imprescindibles para todos los diplomados de la Universidad, sin excepción. Al mismo se debe acompañar un archivo en formato digital para evitar cualquier alteración de los registros. Lo que a su vez permitió vaciar la información en una base de datos lo que facilitó la búsqueda, optimizando el uso de tiempo y recursos humanos. Este proyecto fue aprobado mediante Resolución Rectoral N° 610 actualmente está en plena vigencia, con los resultados altamente positivos como eran los esperados.
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Legalización de Diplomados con lectura electrónica de registro. Lucia Gumiel Caballero
3. ALCANCES Al ser un proyecto con características nuevas e innovadoras dentro de la captura y conservación de registros en la Universidad, se pretende que el mismo sea aplicado a una Unidad específica que dicta diplomados, que se constituya en una prueba piloto con el propósito de realizar los ajustes y mejoras necesarias. Una vez superado el tiempo de prueba en esa Unidad, el proyecto deberá ser implementado en el resto de las Unidades que dictan cursos a nivel de postgrado.
4. PROPUESTA TECNICA Pero, el número de diplomados que se dictan a nivel universitario crece día a día y se hace imperiosa la necesidad de recurrir a las nuevas tecnologías de la información con el propósito de mejorar el servicio de atención al cliente. Este proyecto presenta la propuesta de nuevas tareas y uso de recursos que requieren una inversión mínima y el uso de recursos humanos y profesionales ya existentes en la Universidad. 4.1. Propuesta Técnica – Registro y control por Código de Barras La propuesta se basa en la generación de un CODIGO DE BARRAS, el mismo que debe ir impreso en cada diploma de Diplomado, que otorga la universidad. Cuando la información llegue al Departamento de Archivo se introducirá en la base de datos y con el uso de un lector de código, se podrá legalizar inmediatamente la fotocopia del título. 4.1.1. Qué es un Código de Barras El código de barras consiste en un sistema de codificación creado a través de series de líneas y espacios paralelos de distinto grosor. Generalmente se utiliza como sistema de control ya que facilita la actividad de quien lo genera y de quien lo utiliza, por lo que ofrece información para identificar productos. Su base en la representación de un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. De este modo, el código de barras permite reconocer un producto en un punto de la cadena logística y poder consultar sus características asociadas. Una de las principales ventajas es que los datos almacenados en un código de barras pueden ser leídos de manera precisa y rápida. 2
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Existen dos tipos de códigos de barras: a) Código de barras unidimensional o 1D Código de barras
b) Código de barras bidimensional: Código de barras bidimensional
En esta propuesta, no se sugiere el uso de uno de ellos específicamente, en virtud a que debe ser la Unidad Técnica especializada la que con el debido conocimiento, sugiera el uso de uno de ellos, en función a su aplicabilidad, funcionalidad y eficiencia.
5. PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO Una buena parte de las tareas están ya estandarizadas, particularmente las que se refieren al registro y emisión de informes a la División de Archivos. En los siguiente párrafos se describe los pasos a seguir para la implementación. Por tanto, a partir de la aprobación de esta herramienta y su ejecución, todos los nuevos títulos físicos deban contar con la impresión del código.
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6. METODOLOGIA DE TRABAJO Para determinar cuál será la metodología de trabajo, se ha hecho un análisis de la situación actual del proceso, identificando dónde están los “cuellos de botella” y en qué parte del proceso se debe aplicar nuevas tareas que superen estos obstáculos que causan demora en el servicio. 6.1. Análisis de los Procesos Actuales De manera gráfica se muestra las 2 etapas del curso del proceso que todo Registro de Diplomado y atención de legalizaciones deben seguir: Imágen 1: IMAGEN 1: Primera Etapa del Proceso de la Conservación de Registro de Diplomados
Dicta el Diplomado
Otorga Diplom a Elabora listas impresas y digitales
Envia a la Div. Archivo
Conserva registro impreso El registro digital almacena en base de datos
Ilustración 1: Primera fase del Proceso de Conservación de Registro de Diplomados
En esta primera Etapa no se observan obstáculos, salvo aquellos que se encuentran durante la revisión y la documentación con los registros debe volver a la Facultad, lo que se observa en la Imagen 2. 4
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IMAGEN 2.- Segunda Etapa del Proceso: Atención de Legalizaciones Pide legalización de título Archivo verifica el nombre en lista o base de datos
¿Dónde sufre demoras el proceso? Legaliza
Cliente satisfecho
Debe volver a la facultad
Recursos perdidos
Ilustración 2: Segunda fase del Proceso: Atención de legalizaciones
Es en esta Etapa en la que recién se pueden identificar problemas como falta de correspondencia entre listas impresas y listas digitales, y otros. La búsqueda automatizada ha ayudado a la identificación de nombres de manera ágil, lo que a su vez ha contribuido a identificar algunos errores enviados desde la Unidad que dictó el Diplomado, además de dar respuesta a la solicitud de legalización en menor tiempo. Sin embargo, la precisión en la búsqueda y los tiempos pueden ser mejorados con una lectura electrónica de datos. En este sentido, en los siguientes párrafos e imágenes se describe la propuesta de implementación de la lectura de registros.
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6.2. Proceso Propuesto En función al análisis anterior, se propone el proceso en las dos etapas descritas párrafos arriba. 6.2.1. Primera Etapa Generación de la información Concluido el Diplomado continuarán los siguientes pasos a) La Unidad que ha dictado el diplomado en el plazo MÁXIMO DE 15 DIAS HABILES, debe enviar los registros a la División de Archivo, de acuerdo a los formatos establecidos. b) La Facultad elaborará el registro participantes en los diplomados, de acuerdo a sus normas internas. c) El momento de la transcripción o impresión del diploma se deberá generar el código e imprimirlo en la parte anversa del diploma. d) Con el paso anterior, se generará el listado digital, registrando o almacenando estos datos en una base de datos (cuya característica técnica se solicitará la recomendación al UMSATIC). e) Este registro digital debe ser enviado junto al listado físico o impreso, tal como se lo hace actualmente f)
La información será vaciada en la Base de Datos global del Departamento de Archivos.
Segunda Etapa – solicitud de legalización Recibida la información por la División de Archivos se procede a su conservación física y digital, teniendo la información lista para los trámites de legalización, que consta de los siguientes pasos: a) Cuando el interesado en legalizar su diploma recurra al Departamento de Archivo, deberá presentar el Diploma original y la fotocopia anverso del mismo. b) El/la responsable de legalización de diplomados escaneará el código e inmediatamente se desplegarán los datos en la Base, verificando así su autenticidad. c) Sino encuentra observaciones, procederá a la legalización. d) Si las encuentra, detiene el trámite e informa al Jefe inmediato.
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Este trabajo no podrá ser implementado sin contar con el compromiso de las Unidades académicas, autoridades y personal responsable de estos procesos. En este sentido, los siguientes párrafos se identifican ciertos niveles de responsabilidad. 6.3. Niveles de Responsabilidad 6.3.1. Diseño e instalación de software y equipos –UMSATIC La elección y utilización de estas herramientas, es una tarea que se deberá coordinar con ejecutivos del UMSATIC, quienes definirán el software y/o equipo idóneo a utilizarse, con las características adecuadas a las necesidades. Una vez definidos estos aspectos técnicos se deberá proceder a la instalación en la Carrera o Facultad y la capacitación que corresponda. 6.3.2. Facultad o Carrera que dicte el Diplomado - Generación del código El trabajo de generación de código debe hacerse en la Facultad o Carrera que administre el Diplomado. Para esta labor y una vez instalado el software o equipo se deberá capacitar a uno o más responsables, de acuerdo a disposiciones de la Facultad o Carrera. La(s) persona(s) encargada es (son) responsable(s) de generar el código de barras, imprimirlo en el Diploma y enviar la lista impresa a la División de Archivos de la UMSA 6.3.3. Departamento de Archivo - Escaneo y Lectura del código, servicios de legalización En la División de Archivos existe una persona encargada de la Legalización de Diplomas de los Cursos de Diplomados, quién recibirá, conservará debidamente y utilizará la información para proceder a la legalización de los Diplomas.
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Se sugiere la utilización de un software, tarea que deberá coordinarse con ejecutivos del UMSATIC para definir el software y/o equipo idóneo con características adecuadas a las necesidades. Una vez definido si se utilizará software o equipo para generar el código, se deberá proceder a la instalación en la Carrera o Facultad. 6.4. Generación del código –Facultad o Carrera que dicte el Diplomado El trabajo de generación de código debe iniciarse en la Facultad o Carrera que administre el Diplomado. Para esta labor y una vez instalado el software o equipo se deberá capacitar a uno o más responsables, de acuerdo a disposiciones de la Facultad o Carrera quien deberá generar el registro, imprimirlo en el Diploma y enviar la lista física y el archivo digital al Departamento de Archivos de la UMSA 7. DOCUMENTOS ANTIGUOS NO CUBIERTOS POR EL PROYECTO
7.1. DIPLOMAS ANTIGUOS SIN CODIGO DE BARRAS
En el caso de estos Diplomas, el Departamento de Archivo, de acuerdo al requerimiento de legalización de diploma, registrará y generará el Código de Barras y almacenará en la Base de Datos.
Posteriormente, imprimirá el código en un sticker con el sello del Departamento para su autenticidad.
8. RECURSOS NECESARIOS
8.1. RECURSOS HUMANOS NECESARIOS
Se solicitará un pasante o beca trabajo para la tarea de generación de códigos en los Diplomas antiguos.
8.2. EQUIPO Y/O SOFTWARE NECESARIO
Se solicitará el asesoramiento del UMSATIC. 8
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8.3. CAPACITACIÓN Se sugiere un taller de media jornada de difusión de los alcances del proyecto a personal responsable y dependiente. Donde se demuestre además el crecimiento exponencial que tiene el registro de diplomados. Lo que se pretende es lograr un trabajo ágil y preciso, para esto es necesario contar con el compromiso de todas las diferentes unidades de la Universidad. 9. ACCIONES NO CONTEMPLADAS EN EL PROYECTO La propuesta no contempla la modificación del pago de valores en el Departamento de Tesoro Universitario ni el procedimiento ya establecido para el tema de Legalización de Diplomados. 10. CRONOGRAMA Y PRESUPUESTOS
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