ONU Bolivia, 2013
Reunión, generalmente periódica, de varias personas para deliberar y tratar sobre alguna materia o algún asunto previamente establecido Esta técnica nos sugiere una reunión con el propósito de impartir e intercambiar información, tomar decisiones, resolver problemas, averiguar hechos, identificar situaciones, planear o inspirar algo. Su característica principal es la fusión de experiencias y de opiniones entre un grupo de personas calificadas en una determinada esfera, o entre un grupo que busca analizar un problema, basándose en la información proporcionada por conductores competentes. Antes de llevar a cabo un congreso, es necesario planear un programa sobre la base de los intereses, necesidades y problemas de los participantes (no de los organizadores), ya que éstos concurren a la conferencia, no sólo con el propósito de oír, sino con la idea de participar. Un congreso debe formularse objetivos, métodos y responsabilidades, los cuales deben ser expuestos en la primera sesión de trabajo. Si el congreso es grande, es importante la formación de subgrupos pequeños a fin de alentar la expresión de las ideas de todos los asistentes. Durante el congreso debe dedicarse un espacio de tiempo para que los participantes consideren el progreso realizado y hagan sugerencias para el mejoramiento. La sesión final se emplea para que los participantes concreten decisiones y compromisos que deben llevarse a cabo. ¿Cómo se realiza? 1. 2. 3.
Se elige a una comisión que se encarga de la organización y dirección del congreso. La función de la comisión consiste en seleccionar el tema, invitar a los participantes expertos, arreglar el lugar, los costos, los programas, etc. Cada participante prepara su tema con anterioridad y lo expone ante el auditorio.
4.
Para mejor aprovechamiento del tema, es aconsejable que después de cada conferencia, se lleven a cabo talleres de trabajo, mesas redondas, etc., donde la labor se realice en grupos pequeños y bajo la dirección de conductores.
5.
Una vez terminado el congreso, deben archivarse los trabajos expuestos y los resultados obtenidos con el fin de elaborar una memoria.
Un seminario es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objetivo es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas. El número de horas es variable, pueden tener una duración de dos horas o más de acuerdo a la necesidad de los organizadores. Hay quienes limitan el número de participantes pero ello depende del tema a tratar, de las condiciones físicas para su desarrollo, el conocimiento de la materia de los participantes y el coordinador del mismo. 1. La primera sesión deben estar presentes todos los participantes, luego se subdividen en subgrupos de cinco a doce miembros, a voluntad de los mismos. 2. Cada grupo designa su director para coordinar las tareas y un secretario (a) que toma las conclusiones parciales y finales. 3. La tarea específica del seminario consiste en buscar información, recurrir a expertos y asesores, discutir en colaboración, relacionar aportes, confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las conclusiones del grupo sobre el tema. 4. Al concluir las reuniones debe hacerse logrando en mayor o menor medida, el objetivo formulado.
El simposio es una reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema en forma completa y detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a través de intervenciones individuales, breves, sintéticas y de sucesión continuada. Los especialistas exponen durante varios minutos y un coordinador resume las ideas principales. El auditorio formula preguntas y dudas que los expertos aclaran y responden. Los ponentes son las personas que se encargan de exponer sus conocimientos en un simposio. Generalmente se trata de un grupo pequeño de expertos o académicos con diferentes puntos de vista y conocimientos particulares. Los ponentes no entran en polémica, sino que participan con el fin de aportar sus conocimientos acerca del tema que se trata. Las principales características del simposio son: 1. 2. 3. 4. 5.
Los exponentes o personas encargadas de intervenir deben ser expertos en la materia que se va a tratar. Los participantes pueden intervenir, sucesivamente, con el fin de refutar o apoyar las tesis expuestas, aunque la intención no es polemizar sino informar. Quien debe introducir el tema es el coordinador. El coordinador debe a su vez, presentar a cada uno de los ponentes, y enunciar algunos datos de su vida profesional y académica. El público se limita a escuchar, aunque generalmente, al final se da un espacio para hacer preguntas. Ya que, por lo general los temas tratados en los simposios requieren cierto grado de conocimientos y van dirigidos a un público particular, suele distribuirse un abstracto o resumen escrito de los principales puntos que se han tratado en el simposio.
El simposio es una herramienta muy útil en cuanto a debates en los que se quiere llegar a un fin común teniendo en cuenta que todos los participantes quedaran conformes con los resultados obtenidos.
Estas tres modalidades, si bien no son exactamente iguales, tienen una serie de elementos en común y es por ello que se tratarán en conjunto, aunque señalando sus diferencias. Los seminarios, congresos y simposios se dividen de acuerdo a los temas que en ellos se tratarán y, según ello, se genera un programa que señala la fecha y hora de cada actividad, además del expositor a cargo. La diferencia entre estas modalidades, está dada por el tipo de trabajo que se realiza en ellos y por la duración en el tiempo que poseen. Los seminarios tienen habitualmente un enfoque más bien expositivo y abren espacios para preguntas y discusión al final de cada conferencia. Por su parte, los simposios y congresos, en algunos casos, incluyen no solamente instancias de exposición, sino también modalidades tipo taller, jornadas de discusión y sesiones de trabajo. Criterios
para
evaluar
la
calidad
de
un
congreso,
simposio
o
seminario:
• Programación: es importante tener en cuenta aquellos encuentros en que el programa es difundido antes de su realización. Así se puede tener claridad acerca de los temas y modalidades de trabajo que se incluyen. • Distribución del tiempo: dentro de la programación, es relevante considerar el aprovechamiento del tiempo que se refleja en ella. Así, un seminario, congreso o simposio bien organizado, aunque tenga dos días de duración, dará tiempo suficiente a cada actividad y, por otro lado, buscará abarcar la mayor cantidad de actividades dentro de su extensión en el tiempo. • Expositores: un criterio adecuado para evaluar la calidad de alguna de estas convocatorias, es tener en cuenta quiénes serán los expositores. Por lo tanto, es posible privilegiar aquellas instancias que señalan previamente los expertos a cargo de las conferencias y, sobre todo, las que entregan antecedentes sobre ellos y sobre el tema que tratarán.
El término coloquio es el que se utiliza para hacer referencia a un tipo de reunión o encuentro más o menos formal en el cual las personas que se reúnen lo hacen para hablar o debatir sobre alguna temática específica, probablemente determinada con anterioridad. El coloquio puede ser también una exposición de una o más personas a un jurado o a un público también específico. La idea que prevalece en ambos casos es la de que las personas entonces reunidas tienen un tema, un tiempo y un objetivo determinados y seleccionados para realizar el debate o intercambio comunicativo. Los coloquios pueden estar armados espacialmente de diferente modo: en forma de exposición, en la cual una persona se enfrenta al público o en forma de mesa redonda, en la cual todos exponen al mismo tiempo y debaten sobre lo que se ha pactado. Los coloquios pueden tener diferentes tipos de duraciones también pero eso es determinado por cada caso particular, así como también el recurso a materiales, el espacio a destinar para preguntas del público, etc.
Este especio se construye a través del diálogo y en sí mismo, entendido como el libre intercambio de ideas, visiones, argumentos y opiniones compartidas, contradictorias, provocadoras o novedosas. Es un espacio relativamente limitado, pues la idea es que metodológicamente y logísticamente, se generen las condiciones para que los participantes tengan la oportunidad de interactuar entre sí. Se debe contar con la participación de invitados especiales, en torno de los cuales girará el tema del conversatorio. Se preparan una serie de temas, bajo un eje central. La dinámica es la siguiente: primero se preparan ciertos documentos, por parte del invitado/s, y de los participantes, antes de realizarse el conversatorio. Luego, se exponen las ideas trabajadas, se discute y en lo posible se prepara algún documento donde quede expresado los disensos, consensos, preguntas, proyecciones, etc. del intercambio. Para no dejar ninguna idea o reflexión de lado se puede grabar el encuentro, para luego poder completar el documento escrito. El producto final puede ser un documento consensuado entre todos los participantes, y/o realizar una producción individual sobre alguna idea específica, o disparador de la temática. Es necesario que haya un moderador del conversatorio que logre determinar los tiempos, las pausas, el respeto por la palabra del otro.
Un debate es una técnica, que consiste en la discusión de opiniones antagónicas sobre un tema o problema. El debate es una discusión ordenada oral por la cual la dirige un moderador. Los
pasos
para
organizar
o
hacer
un
debate,
son:
Se debe escoger el tema para el debate. - Se deben preparar el argumento del debate (lo que se va a decir) - Es necesario designar a un moderador, quién será el "anfitrión" encargado de ordenar el debate, dar la palabra, etc... Se deben fijar las reglas específicas para el encuentro. - Luego de debatir, el moderador puede hacer una síntesis de lo conversado. Lo ideal es que los participantes conozcan del tema que se está debatiendo, ojalá sean autoridades en el tema o que por lo menos lo manejen bien. Antes de debatir, también es útil que el moderador haga una pequeña introducción, para luego dar la palabra. Se debe ser justo con los tiempos otorgados a cada uno de los panelistas, y las conclusiones o palabras de cierre por parte del moderador deben ser objetivas.
El foro es un tipo de reunión donde distintas personas conversan en torno a un tema de interés común. Es, esencialmente, una técnica oral, realizada en grupos. - El moderador inicia el foro explicando con precisión sobre cuál es el problema para discutir. - Señala las reglas del foro.
- Anunciar el tema u objetivo en el momento antes de pasar a los demás puntos. - Presentar a los panelistas. - Determinar el tiempo de la discusión y el de la realización de las preguntas. - Iniciar la discusión. - Mantener el orden dentro de los temas eliminando aquellos que no son de interés general o elimina respuestas fuera de orbital. - Cierra el foro una vez que se resolvió el problema, tema, hecho o actividad discernida cuando los usuarios se han desviado del tema. El moderador hace una síntesis de las opiniones expuestas y extrae las posibles conclusiones.
Reunión o congreso, normalmente monográfico y de corta duración. Es un encuentro en el que se trata un tema específico ante un auditorio y sus resultados se publican posteriormente. Esta denominación se debe a que cada tema se desarrolla durante un solo día (a lo sumo dos días), es decir, se realizan las disertaciones, se debate y se arriba a conclusiones en una misma jornada. Una jornada tiene las mismas características y objetivos que un Congreso, pero la diferencia se encuentra en que es a menor escala, en general de menor cantidad de asistentes y alcance. Duran un día o a lo sumo dos días. El programa de actividades es similar a un congreso, pero el despliegue es mucho menor. Las jornadas son reuniones que pueden ser más abiertas que un congreso, ya que generalmente incluyen mínimamente una charla que convoca a la comunidad para informar o concientizar sobre algún tema. Hoy en día existen distintos tipos de jornadas que se realizan con bastante frecuencia en distintas temáticas:
La mesa redonda es una técnica que consiste en un grupo de expertos que debaten sosteniendo puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema el cual exponen ante el grupo en forma sucesiva. La Mesa Redonda ha sido difundida ampliamente por la televisión, donde, por ejemplo, políticos de diversos partidos exponen sus puntos de vista contradictorios acerca de un hecho o medida de gobierno. Los integrantes de la Mesa Redonda (que pueden ser de 3 a 6 personas, aunque generalmente son 4) deben ser elegidos, pues, sabiendo que han de sostener posiciones divergentes u opuestas sobre el tema a tratarse; ya sea individualmente o por parejas o grupos. Además, han de ser expertos o buenos conocedores de la materia y hábiles para exponer y defender con argumentos sólidos su posición. La Mesa Redonda tiene un director o coordinador. Generalmente el coordinador se sienta en el centro, detrás de una mesa amplia, y los expositores a su derecha e izquierda formando los respectivos "bandos" de opinión. En cuanto a la duración, es conveniente que no se extienda más allá de los 60 minutos, para permitir luego las preguntas que desee formular el auditorio durante el lapso que se considere prudente.
Se hará una reunión previa con los participantes con el objeto de coordinar el desarrollo, establecer orden de exposición, tiempo, temas y subtemas por considerar, etc. El organizador debe prever asimismo el ambiente físico donde tendrá lugar la Mesa Redonda, el equipo, los horarios, las invitaciones, etc. Los miembros de la Mesa Redonda deben estar ubicados en un escenario donde puedan ser vistos por todo el auditorio. Pasos a seguir: a) El coordinador abre la sesión con palabras iniciales, mencionando el tema por tratarse, explica el procedimiento que ha de seguirse, hace la presentación de los expositores agradeciéndoles su cooperación, comunica al auditorio que podrán hacer preguntas al final, y ofrece la palabra al primer expositor. Cada expositor hará uso de la palabra durante 10 minutos aproximadamente. b) El coordinador cederá la palabra a los integrantes de la Mesa redonda en forma sucesiva, y de manera que se alternen los puntos de vista opuestos o divergentes. Si un orador se excede demasiado en el uso de la palabra el coordinador se lo hace notar prudentemente. c) Una vez finalizadas las exposiciones de todos los participantes, el coordinador hace un breve resumen de las ideas principales de cada uno de ellos, y destaca las diferencias más notorias que se hayan planteado. Para ello habrá tomado notas durante las exposiciones. Con el objeto de que cada expositor pueda aclarar, ampliar, especificar o concretar sus argumentos y rebatir los opuestos, el coordinador los invita a hablar nuevamente durante unos dos minutos cada uno. En esta etapa los expositores pueden dialogar si lo desean defendiendo sus puntos de vista. d) Minutos antes de expirar el plazo previsto, el coordinador da por terminada la discusión y expone las conclusiones haciendo un resumen final que sintetice los puntos de coincidencia que pudieran permitir un acercamiento entre los diversos enfoques, y las diferencias que quedan en pie después de la discusión. e) El coordinador invita al auditorio a efectuar preguntas a los miembros de la mesa sobre las ideas expuestas. Estas preguntas tendrán sólo carácter ilustrativo, y no se establecerá discusión entre al auditorio y la mesa. Las personas del auditorio tendrán derecho a una sola intervención. f)
El coordinador ha de ser imparcial y objetivo en sus intervenciones, resúmenes y conclusiones. Tendrá agilidad mental y capacidad de síntesis, y será muy prudente en el tiempo que tome para su participación (lo importante en la Mesa Redonda es conocer las ideas de los miembros invitados).
g) El coordinador debe ingeniarse para desalentar cordialmente las intenciones polémicas de algún integrante del auditorio. De la mejor manera posible insistirá en aclarar que las preguntas del público no deben convertirse a su vez en exposiciones sobre el tema y que una vez contestadas no deben llevar a la discusión.
Un panel es una reunión entre varias personas expertas en un tema específico. Los miembros del panel, que suelen recibir el nombre de panelistas, exponen su opinión y punto de vista sobre el tema elegido Algunas veces, en la reunión de un panel se admite personas, como observadores, a personas ajenas al panel; este público puede realizar preguntas para aclarar el contenido o la posición de algún miembro del panel. El panel tiene el sentido de una consulta a los expertos mundiales en un tema.
La diferencia entre panel y mesa redonda, es que en un panel los expertos conocen el tema en profundidad, mientras que en una mesa redonda tanto la gente que debate como los que oyen y preguntan conocen el tema de forma suficiente para participar en el debate. Un panel suele tener de tres a cinco miembros; en todo caso, siete es el número máximo aceptable en un panel de expertos para que la reunión sea operativa. La duración estimada es de una o dos horas, con 10 ó 15 minutos dedicados a la presentación de cada ilustre. Después de la presentación, un secretario expone las diferentes ponencias en pocos minutos. En este salón un equipo de expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo. En un el panel dichos expertos no "exponen", no "hacen uso de la palabra", no actúan como "oradores", sino que dialogan y conversan, debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general. Los integrantes del panel tratan de desarrollar a través de la conversación todos los aspectos posibles del tema, para que el auditorio obtenga así una visión relativamente completa acerca del mismo. Un coordinador o moderador cumple la función de presentar a los miembros del panel ante el auditorio, ordenar la conversación, intercalar algunas preguntas aclaratorias, controlar el tiempo, etc.
Un taller es una sesión de entrenamiento o guía de varios días de duración. Se enfatiza en la solución de problemas, capacitación, y requiere la participación de los asistentes. El taller consta de tres momentos: 1. Presentación de los participantes mediante la cuál conocerán a sus compañeros de experiencia y compartirán sus expectativas sobre el taller. 2. Desarrollo de los contenidos donde se desarrollarán los distintos temas con el uso de ejercicios y técnicas 3. Evaluación de los contenidos, las formas de trabajo y las metodologías empleadas en elproceso de aprendizaje. El facilitador o facilitadora tienen como misión facilitar la participación individual y del grupo, la comunicación y la comprensión de conceptos que ayuden a conseguir los objetivos propuestos.
El facilitador debe: Organizar el taller, la inauguración, explicar los objetivos y la metodología a utilizar; planificar las estrategias e instrumentos de comunicación más adecuados a las actividades de capacitación; estimular y orientar la reflexión y las actividades, juntar, integrar y sintetizar los aportes; detectar los conflictos latentes, ofreciendo respuestas adecuadas y evitando introducir sus propias opiniones como medio de poner fin a los conflictos; proporcionar indicaciones e instrucciones claras y precisas sobre el uso de los materiales; disponer de los recursos necesarios para el desarrollo de la capacitación; elaborar un informe del taller que incluya la evaluación de los participantes con observaciones y recomendaciones; elaborar los certificados de participación que se entregarán al final de la actividad.
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