CENTRAL DE INGENIERÍA DE PROCESOS
E L A B O R A D O
CONINGENIO.COM MAYO—JUNIO 2012
Y D B Y A M L
e qu lo e tra dond ues a e m os y qu m sta sta s evi de e mo n ar va Un s, do o som
P O R
¿Quién es súper ING? ¿Dónde está? ¿Qué ha hecho?
Principales Noticias
24/07/12 , 1ra edición
Resultados indicadores
FRASE DEL MES Entendamos sin excusas ni pretextos que somos el producto de nosotros mismos. Somos lo que pensamos. Somos lo que decimos. Somos lo que actuamos. Y seremos solo lo que queramos ser. (Ana Ce)
Seguimos hablando de creatividad ¿Qué tanto hemos mejorado?
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Contactenos Nos puede enviar sus sugerencias al siguiente mail. amlievano@colsanitas.com ¿Qué quieres ver en nuestra próxima edición?, coméntanos enviando un mail a: ydbarbosa@colsanitas.com
EDITORIAL
NOTICIA OSI Dale balance a tu vida y tu trabajo. ¿Has pensado en lo importarte que es el tiempo que dedicas a tu familia o a tí mismo? La planeación y el buen uso del tiempo son amigos del espacio que puedes dedicar a las personas importantes en tu vida. Así- que, !manos a la obra!. Sigue el LINK: http://aquiles.colsanitas.com/notisanitas/
INDICADORES DE LA CENTRAL 2012
Indicador de Oportunidad y Satisfacci贸n
Indicador de Impacto
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Indicador de Integralidad
En el mes de enero no se presentaron estudios con este indicador asignado, en febrero se presento 1 estudio con 0 omisiones; en marzo y abril se presento igual nĂşmero de estudios con 0 omisiones cada uno; en mayo se presentaron 2 estudios con 0 omisiones; en junio se presento 1 estudio con 0 omisiones.
Indicador de Efectividad
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INDICADORES DE LA CENTRAL 2012
¡Solo los mejores ocupan este puesto en cada indicador….!
OPORTUNIDAD Alejandro Morera - Alexandra Baquero - Carlos Franco - Daniel Molano -Iván Cortés - Jhon Cortés - Julio Castellanos - Karem Mahecha - Mauricio Marciales Miguel Romero - Viviana Quevedo - Yasser Camacho
EFECTIVIDAD
Felicitamos a Jhon Parra quien a través de sus propuestas y con el apoyo de Nazly y Alexandra lograron tener una efectividad superior al 20% en los estudios 12873 y 13197.
impacto
Felicitamos a Paula Jimena Vicedo e Iván Cortés, quienes a través de sus propuestas plantearon ahorros superiores a los $ 20.000.000 de pesos cada uno.
integralidad
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INDICADORES DE LA CENTRAL 2012
Recuerda que para el indicador de oportunidad y satisfacción en el desarrollo de las propuestas de mejoramiento debes tener en cuenta:
Mantener las principales comunicaciones con el usuario, como trazabilidad del estudio en desarrollo.
En la eventualidad de requerir la reprogramación de alguna de las fechas, se debe adjuntar el correo con el que se gestiona la nueva fecha con el solicitante del estudio.
Los estándares definidos para los tiempos de desarrollo de un estudio.
Para el coordinador del estudio:
Se debe enviar la encuesta a la persona solicitante o a quien éste designe como evaluador.
Se debe diligenciar el formulario de realimentación interna.
ARTICULO INNOVADOR
Página 7 Recolección, tratamiento y valoración de ideas Autor: Óscar Isoba El Tratamiento de las ideas creativas es la etapa tal vez más importante e incluye la recolección de las mismas y su elaboración para hacerlas factibles de implementarse. Es decir:
a) Recolección de ideas No pensaríamos bien de un a agricultor que a la hora de recolectar su siembra no lo hiciera en forma completa. En nuestros talleres vemos que enfocar un asunto y recolectar las ideas son siempre las partes débiles de la creatividad, tal vez porque resultan aburridas. Normalmente al final de una sesión creativa solo recolectamos las ideas específicas porque parecen las más prácticas. Pero el enfoque del asunto y las ideas y sus conceptos encubiertos resultan imprescindibles de ser considerados como prioritarios, por lo que hay que hacer un esfuerzo deliberado. En general la recolección de ideas resulta de alguna de las siguientes clasificaciones: 1-.Ideas específicas-. donde reconocemos su potencial pero puede que haya que aun necesiten desarrollarse más. 2-. Enfoque-. Una dirección o un concepto sobre el asunto aunque en verdad a veces hay que extraer el concepto bajo la idea. 3-. Comienzo de ideas-. donde notamos algo interesante, valioso tal vez acerca del asunto tratado. 4-. Cambios-. Pueden ser cambios de enfoque ó del concepto general sobre el asunto. Pude ser una forma de ver algo de manera distinta. 5-. Conceptos-.En la recolección es habitual seleccionar los distintos conceptos usados durante la sesión creativa. Debemos extraer los conceptos que puedan surgir ya que son importantes y nos pueden dar formas alternativas de soluciones. Un ejemplo de lo dicho seria para el asunto de: Como reducir la congestión de tráfico de mi ciudad? Concédase 5 minutos en cada clasificación. Esta forma de recolectar ideas sirve mucho para el Tratamiento de las mismas, ya que se trata de tomar una idea naciente, ó prometedora y convertirla en una idea práctica o con mayor valor agregado o sea más valiosa.
Página 8 b) Tratamiento de las ideas Los seis tipos de Tratamiento de las ideas recolectadas son las siguientes: 1-Dar Forma: Hacemos un esfuerzo deliberado por hacer práctica y valiosa la idea con las restricciones de la vida real. 2-Encaje su idea con los recursos disponibles: Como cambiamos la idea para que encaje en nuestra empresa ó en nuestra forma de hacer las cosas? 3-Extraer conceptos: Incluso si una idea se rechaza vea de extraer su concepto. En los Talleres notamos que se pierden conceptos valiosos cuando se rechazan ideas específicas por imprácticas. 4-Reforzar la idea. Tomamos los puntos fuertes de la idea y los reforzamos. Siempre debemos ser capaces de reforzar la idea primera. 5-Corregir las fallas. Señalamos los puntos débiles y tratamos de eliminarlos. 6-Centrarse en la diferencia. Intentamos entresacar los puntos de diferencia entre otras ideas y la primera obtenida, tratando de ofrecer mayores beneficios. A veces aplicamos alguno de estos tipos en conjunto lo que no tiene importancia siempre de lo hagamos a conciencia y en forma deliberada. c) Valorización de las distintas ideas Aquí la creatividad ya ha hecho su trabajo de entregar muchas ideas y sus alternativas prácticas y comienza el juicio. Hay varios métodos formales para tomar decisiones y opciones. Una forma simple y preliminar de valorar ideas es usar la herramienta de Puntos Positivos, Negativos, Interesantes , ó la herramientas de los Seis sombreros que es muy flexible y práctica ó como una tercera opción los aspectos de valoración abajo enumerados. Dichos aspectos de Valoración en base a nuestra experiencia son: 1-. Necesidad-. La pregunta es Si hay necesidad de una nueva idea? Normalmente la mejora continua exige ideas nuevas pero a veces no hay una necesidad urgente, por lo cual solo si esa idea ofrece ventajas evidentes y enormes será considerada. 2-. Beneficios-. Las preguntas son: -¿Cuáles son los beneficios y quien lo tendrá? -¿De que dependen? -¿Cuán duraderos son? -¿Cómo se producen?
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Por ejemplo un nuevo producto puede beneficiar al fabricante y al usuario, pero ¿hay beneficios para el minorista vendedor? La combinación de Necesidad y de Beneficio es lo que hace que las ideas se pongan en acción. 3-. Factibilidad-. Las preguntas son: - ¿Es factible y puede hacerse? - ¿Hay otros haciéndolo? Esto puede requerir de investigación pero debe cubrir desde lo técnico, a los recursos humanos a lo legal y en particular de los mecanismos que haya dentro de tu organización. Siempre hay que efectuar una evaluación preliminar y de ser posible el retorno de la inversión del proyecto, es decir la relación de los beneficios económicos al costo de desarrollo. 4-. Aceptabilidad-. Aquí se deberá preguntar que haría que esta nueva idea sea aceptable para todos los enunciados más abajo. Pueden cumplirse otros requisitos pero aun así la idea no ser aceptable para los trabajadores, los gerentes, los sindicatos, los analistas financieros, los accionistas, los ecologistas, etc. Es decir que esta relacionado con lo local y lo humano. 5-. Costo-. Es un factor clave que incluye desde el dinero, la energía, tiempo, recursos, gente, imagen, etc. Habrá que considera que alguna idea puede ser aceptable por factibilidad en un nivel de costo pero no en otro. Los costos deben mantenerse separados de los beneficios, ya que estos últimos conviene que tengan derecho propio. Un alto costo puede significar rechazar la idea pero eso no disminuye los beneficios. 6-. Riesgos-. Las preguntas son muchas: -¿cuál es el riesgo? -¿qué puede ir mal? -¿qué puede interferir con el plan trazado? -¿qué cambios en el contexto puede dañar o limitar la idea? -¿cuáles son las posibilidades de quedarnos cortos respecto del objetivo? De modo que habrá que valorar todo tipo de riesgos, diseñar algún sistema de protección, minimizarlos, tener planes de contingencia y control de daños, y valorar la relación riesgo versus recompensa. Hay muchas veces que debemos usar ideas nuevas porque el costo de no hacerlo es mucho mayor, ó porque el potencial de la recompensa en grande, ó porque debemos invertir parte de nuestros recursos en áreas de altísimo riesgo que en caso de no hacerlo afectarán negativamente a nuestro futuro. PARA VER EL ARTICULO PEGA ESTE LINK EN EL NAVEGADOR:
http://www.neuronilla.com/content/view/384/86/
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OBJETIVOS DE LA CENTRAL 2012
RECORDEMOS CUALES SON LOS OBJETIVOS 2012 1.Gestionar propuestas para la mejora u optimización de procesos y su entorno
Proveer soluciones que simplifiquen la operación de los servicios ofrecidos a través de la participación en los proyectos aprobados por la OSI
Plantear soluciones para incrementar la efectividad en la ejecución de los procesos y sus niveles de productividad, a través de estudios en campo sobre los procesos críticos con mayor volumen y frecuencia de quejas e insatisfacción.
2. Fortalecer la gestión por procesos con el fin de promover el mejoramiento continuo
Acompañar a los responsables de procesos certificados en el análisis integral de datos, para un efectivo monitoreo de los procesos e implementan acciones para soluciones efectivas.
Asesorar a los líderes de proceso respecto al análisis y acciones sobre el resultado de sus indicadores y frente a su contribución a los objetivos estratégicos.
3. Modelar los Sistemas de gestión bajo un enfoque sistémico para mejorar la administración de los procesos.
Implementar un modelo que integre los sistemas de gestión en el entorno de procesos, actualmente implementados, que de paso facilite los que a futuro se implementen de forma optativa u obligatoria por requerimiento legal.
Y COMO VAMOS?....
OBJETIVOS DE LA CENTRAL 2012
OBJETIVO 1
OBJETIVO 2
OBJETIVO 3
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ACCIONES DE MEJORA CIP
CANTIDAD DE AM麓s POR RESPONSABLE Y POR ESTADO
Invitamos a los responsables a revisar los pendientes y de requerir ayuda coordinar con los lideres de cada Acci贸n de Mejora; para mayor informaci贸n pueden comunicarse con la Ing. Paula Vicedo o consultar el siguiente Link.
TRABAJOS DE OPTIMIZACIÓN PERMANENTE
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Recordemos que hay que llegar hasta el final…… Robotop te invita a visitar su página
Pรกgina 14 ESTADISTICAS DE MAYO y JUNIO ESTADISTICA DE ESTUDIOS ENTRE MAYO y JUNIO DE 2012 POR EMPRESA
Página 15 ESTADISTICAS DE MAYO y JUNIO PORCENTAJES DE ESTUDIOS RECIBIDOS ENTRE MAYO y JUNIO DE 2012 POR SERVICIO
RESUMEN Recibimos un total de 307 estudios durante los meses de mayo y junio, de los cuales 303 programaron su inicio durante el mismo periodo, cubriendo el 98.69% de la demanda; de los estudios programados se publicaron un total de 207 estudios que equivale al 67.42% de estudios recibidos. Las empresas con mayor número de estudios solicitados fueron la Clínica Colsanitas y la OSI; varias empresas tienen 1 estudio solicitado.
Página 16 ESTADISTICAS DE MAYO Y JUNIO CANTIDAD DE ESTUDIOS CON NOVEDADES ENTRE MAYO Y JUNIO 2012 POR EMPRESA
RESUMEN Se publicaron un total de 192 estudios entre los meses de mayo y junio, para los cuales registramos un total de 73 reprogramaciones como se ilustra en las gráficas, lo que equivale al 38.2%. Para consultar todas las estadísticas de la central te invirtamos a revisar el siguiente LINK: \\cronos\Central Ingenieria de Procesos\administracion_general\Planeación 2012\general\Informes_gestion\Informe mensual\informe_central_2012.xls
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AUSENTISMO NIVEL DE AUSENTISMO EN DÍAS ENTRE ABRIL Y MAYO 2012
En Abril el nivel de ausentismo en la Central por diferentes causas fue de 318.3 horas, lo que equivale a 39.8 días o $ 6´652.470, aumentando en 5.88 días con respecto al mes anterior. Los motivos del ausentismo se distribuyen como se ilustra en la gráfica. En mayo el nivel de ausentismo en la Central por diferentes causas fue de 284.8 horas, lo que equivale a 35.6 días o $ 5´952.320, disminuyendo 3.2 días con respecto al mes anterior. Los motivos del ausentismo se distribuyen como se ilustra en la gráfica. Se retiraron los Ingenieros Paola Arismendi, Paola Jiménez, Daniel Villalba, Héctor Arias y la Subgerente Johanna García, frente a esta novedad dos fueron promociones al interior de la Organización.
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RESULTADOS
RESULTADOS DE CUMPLIMIENTO DE LA CENTRAL EN MAYO
1. a. El cumplimiento de la central fue del 84.66% frente a lo programado, lo cual muestra una disminución de 4.15% con respecto al mes anterior. b. El cumplimiento de lo programado para nuestro frente de día a día fue de 77% disminuyendo el resultado con respecto al mes anterior y en nuestro frente de proyectos se cumplió con el 35% de lo programado disminuyendo 37.72% con respecto al mes anterior. 2. Se presentan 42 estudios reprogramados para el mes, en su mayoría las reprogramaciones se dieron por que no se obtuvo validación a tiempo del área usuaria. 3. La Central prestó servicios únicamente para 11 empresas de la Organización lo que corresponde al 24.4% de la totalidad de las mismas. 4. El tiempo promedio dedicado a los estudios día a día que fueron cerrados, fue de 2.40 horas.
RESULTADOS DE CUMPLIMIENTO DE LA CENTRAL EN JUNIO
Página 19 INTEGRATE CON TUS COMPAÑEROS
COMPAÑEROS QUE CUMPLIERON AÑOS Mayo
Junio
10 Judy Moreno
1 Yasser Camacho
21 Liliana Riaño
1 Daniel Molano
COMPAÑEROS QUE CUMPLIRAN AÑOS Julio
Agosto
17 Yesid Barbosa
1 Carlos Rincón
30 Arturo Mantilla
22 Gloria Ramírez
FELICIDADES IVAN….. Tus compañeros te felicitan y dan la bienvenida a la nueva integrante de la familia central de ingeniería OSI.
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Recuerdos de la carrera‌...
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