UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRO UNIVERSITARIO DE HUEHUETENANGO MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
ENSAYO SISTEMA DE CONTABILIDAD CLIENTES DE ACONFI CONSULTORES
POR: ALLAN KEVIN CASTILLO SANDOVAL
HUEHUETENANGO, JULIO DE 2012
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INTRODUCCIÓN:
A continuación se presenta un ensayo crítico-informativo acerca del sistema de contabilidad utilizado actualmente en Oficina Profesional de Auditoría Aconfi Consultores. Este sistema constituye la base de la información contable y financiera que se produce en cada una de las empresas y/o instituciones que confían en el asesoramiento por parte de Aconfi Consultores.
Es increíble que a pesar de que la Contabilidad surgió hace ya varios siglos, muchas personas y entes no hacen uso o hacen uso inadecuado de ésta herramienta fundamental, cuyos beneficios pueden traducirse en mejoras en los rendimientos obtenidos a través de las decisiones basadas en los resultados financieros que provienen de la información contable.
Anteriormente los sistemas tradicionales de contabilidad, al igual que otros sistemas de información, estaban basados en la utilización de herramientas físicas, específicamente libros manuales. Con el avance tecnológico y la creación de software novedoso, han surgido programas computacionales que ayudan a mejorar el desempeño de los sistemas de información y, por la importancia de la contabilidad, no podía quedar de lado la incorporación de la misma a
la
Tecnología de Información. Como lo es en todos los ámbitos, el cambio es difícil, pero se hace necesario a medida que aumentan las necesidades de información confiable y oportuna.
El presente ensayo realiza un análisis del sistema actual de contabilidad utilizado en Aconfi Consultores, mostrando las cualidades y beneficios del mismo, así también algunas desventajas que ofrece y las mejoras que podrían incorporarse para lograr beneficios mayores con la información obtenida. Asimismo se incluye información acerca del hardware y software utilizado, como también los usuarios finales del sistema.
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SISTEMA DE CONTABILIDAD CLIENTES DE ACONFI CONSULTORES
Sistemas de Información El uso de sistemas de información, en todos los ámbitos, es algo que no se puede dejar de lado. Las empresas actuales o las que buscan sobresalir y perdurar en el tiempo están obligadas a implementarlos. Los sistemas de información son “el conjunto de componentes que recolectan, procesan, almacenan, y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones” (Laudon, Keneth C. Laudon y Jane P., 2008).
Nótese que bajo el concepto anterior no se incluye un término asociado a “tecnología”, por lo cual se puede inferir que los sistemas de información no necesariamente incorporan el uso de herramientas tecnológicas (software, hardware). A pesar de ello un sistema de información debe ser complementado con tecnología para que pueda cumplir con las necesidades empresariales de los tiempos actuales. Hoy en día existen sistemas de información que aún utilizan la “tecnología del papel y lápiz”1, sin embargo, las empresas vanguardistas deben ir en busca de lo que se conoce como “sistema informático”. Un sistema informático es un “subsistema dentro del sistema de información, formado por todos los recursos necesarios para dar respuesta a un tratamiento automático de la información y otros que posibiliten la comunicación”
(De Pablos Heredero, López Hermoso,
Martin-Romo Romero, Medina Salgado, 2011).
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Tipo de sistemas de información que no cuentan con herramientas tecnológicas y que utilizan
herramientas manuales para la generación de información.
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No hay duda que los sistemas informáticos, conocidos también como TICs, son el camino correcto para lograr el desempeño adecuado de las empresas. Esta herramienta permite la generación de información de forma automática, también permite el traslado de la misma hacia los niveles gerenciales y ello conduce a la toma decisiones que generan ventaja competitiva y logran la consecución de objetivos, traducidos en mejores márgenes de utilidades.
En el campo de las finanzas y la contabilidad, los sistemas informáticos juegan un papel trascendental por la importancia de la oportunidad de la información, la exactitud de los datos, la objetividad, la verificabilidad. La influencia que el área de finanzas y contabilidad ejerce sobre toda la empresa es de especial relevancia, ya que de ella se se toman las decisiones económicas que repercuten directamente en la empresa.
Sistema actual en Aconfi Consultores Las distintas empresas, comerciales y de servicios, a las cuales se atiende en el departamento de Contabilidad de la Oficina Profesional de Auditoría ACONFI Consultores cuentan desde hace varios años con un Sistema de Contabilidad Computarizado, es decir, se ha tratado de cambiar la forma tradicional de elaborar la contabilidad de tales empresas. Anteriormente el proceso de elaboración de registros contables de las empresas era de forma manual. Se contaba con libros físicos que lejos de ayudar a generar una mejor información, ocasionaban diversidad de problemas al momento de necesitar información confiable y de forma oportuna. Estos problemas fueron la pauta para poder dar pasos para la implementación de un sistema que ayudara a realizar las operaciones contables de una manera más efectiva.
Al principio se dieron muestras de resistencia para la implementación de este sistema, puesto que ésta transición de “manual” a “computarizado” como se conoce, era algo que no cabía en los planes de propietarios y socios de las
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empresas, se consideraba innecesario y creían que la contabilidad no era una herramienta fundamental en la generación de información para una toma de decisiones asertiva. Algo similar ocurre actualmente cuando se habla de Auditoría. Cuando se pudo convencer al sector empresarial de la utilización de un sistema adecuado de contabilidad se procedió a indagar en el mercado local la posibilidad de adquirir un Sistema Contable que llenara las expectativas y que fuera posible su adquisición por parte de la oficina. El sistema contable que se utiliza fue creado por un ingeniero en sistemas que reside en Huehuetenango.
Dentro de las características del sistema está que únicamente se deben ingresar los datos de los asientos contables o partidas en el libro diario y el mismo programa se encarga de elaborar los demás libros (mayor, balances mensuales, estados financieros). Al principio se debe crear una base de datos con la información de la entidad, también se debe crear una nomenclatura contable de acuerdo a las necesidades de cada una de ellas. Cuando está listo, basta con efectuar una partida de apertura para poder comenzar el proceso contable. Por sí mismo, el programa va generando reportes en varios archivos de Word o Excell que pueden consultarse después para su revisión y/o impresión. También cuenta con una herramienta muy interesante que es el control de cheques, lleva cuenta y registro de los cheques que se van emitiendo por parte de la empresa, sin embargo esta característica es poco explotada ya que por lo regular en la Oficina Profesional es difícil tener acceso a las operaciones de ésta índole en el momento adecuado.
Una ventaja en la utilización de este sistema es el ahorro significativo de tiempo para Aconfi Consultores puesto que una sola operación se ve reflejada de inmediato en el producto final, que son los estados financieros de cada empresa. Lo que anteriormente se hacía en tres o cuatro días se puede realizar fácilmente en dos o tres horas, lo que se refleja en reducción de costos por pago de salarios para varios digitadores que se pueden aprovechar para otras actividades.
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El programa actual o sistema contable también refleja la oportunidad de reducción de otros costos importantes como el de la compra de libros físicos y el de almacenaje y custodia de ellos. Puesto que toda la información está contenida en el disco duro de un computador, se hace fácil su almacenamiento en otras unidades de almacenamiento, además es flexible porque se puede manipular desde cualquier otro ordenador siempre y cuando tenga instalados los controladores.
Aunque este software es una excelente herramienta, carece de algunas funciones que son importantes y que se deberían implementar, por ejemplo: la realización de razones financieras que ayuden a un mejor análisis financiero, la elaboración de un flujo de efectivo proyectado, enlace con libros de compras y ventas para aceleración de los procesos de registro contable.
La utilización de un sistema computarizado de contabilidad abrió las puertas para la implementación de otros sistemas, en otras áreas, de las diversas empresas que vieron en la “sistematización” grandes ventajas. Muchos han implementado sistemas computarizados para control de inventarios, elaboración de presupuestos, bases de datos de clientes, en fin, una gama de procesos sin las cuales no podría generarse un valor agregado.
No hay duda, los sistemas informáticos abren puertas a la competitividad, algo tan necesario en las empresas locales.
Hardware y Software En Aconfi Consultores se utilizan tres computadores con las siguientes características: el fabricante es Hewlett-Packard (HP), modelo Compaq Presario CQ40 Notebook PC, el procesador es un Pentium(R) Dual-Core CPU T4200 @ 2.00GHz 2.00 GHz, memoria (RAM) 2.00 GB, capacidad en disco duro de 160
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GB. También se cuenta con dos impresoras multifuncionales marca Canon MP 280 y una impresora Canon iP1800.
En cuanto software se refiere los computadores cuentan con un Service Pack 2, Windows Vista Home Basic, proporcionado por Microsoft Corporation. El programa de contabilidad se denomina FinerTech y fue creado y proporcionado por un ingeniero en sistemas de la ciudad de Huehuetenango.
Usuarios Los usuarios de la información en primer plano son los propietarios o representantes de las empresas, sin embargo, al contador designado para cada empresa, le corresponden el análisis y posterior traslado de inquietudes hacia los jefes inmediatos, para que ellos puedan corregir desviaciones o problemas que puedan presentarse. Los propietarios o representantes son los encargados de la toma de decisiones basados en la información proporcionada por parte de la Oficina. En Aconfi Consultores la información proporcionada por el programa contable es utilizada para la presentación de declaraciones de impuestos, tanto de forma mensual, trimestral o anual.
Otro usuario que se ha visto beneficiado con la computarización de la contabilidad ha sido el ente fiscalizador. La Superintendencia de Administración Tributaria en varias ocasiones ha tenido acceso a los movimientos contables de algunas empresas y para ellos es mejor manejar información digital que tener un montón de papeles y libros que harían su tarea más engorrosa.
Seguridad El programa de contabilidad FinerTech ofrece la ventaja de poder ser utilizado por varios contadores que tienen la misma jerarquía. Sin embargo, esto no quiere decir que ellos tienen potestad total sobre la información. El programa maneja tres niveles de seguridad, utilizados por tres usuarios diferentes: Contador, supervisor
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y gerente. Cada usuario tiene acceso al sistema con diferentes funciones para cada uno. El contador es encargado de realizar las operaciones normales de ingreso de datos; el supervisor es tiene como función adicional la revisión y detección de inconsistencias, así como la orden de realizar el cierre de operaciones de un período anual; el gerente, puede realizar cualquier modificación después de realizado un cierre de período.
Esta forma de protección, aunque puede decirse que es algo sencilla, ha demostrado ser funcional para el manejo de la información contable y ha permitido salvaguardar la integridad de los datos. Además brinda un grado elevado de certeza por parte de la administración.
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CONCLUSIONES No se puede negar la infinidad de ventajas que ofrecen los sistemas informáticos. También es innegable la resistencia que muchas empresas manifiestan
a la implementación de las tecnologías de la información y
comunicaciones. Sin embargo, las empresas y sus funcionarios, deben entender que en este entorno tan dinámico, globalizado, la elección no es una opción: o se trepan a la locomotora tecnológica o se quedan y desaparecen. La era digital ya no es algo del futuro y está al alcance de todos.
En Guatemala, donde un porcentaje muy elevado de empresas se encuentran en el grupo denominado MiPymes, el uso de tecnologías no está
muy
desarrollado, lo que hace que muchas de ellas no logren una sostenibilidad a largo plazo, el horizonte se torna muy difícil. A pesar de ello, existen empresas que han logrado sobresalir, inclusive internacionalmente, utilizando cadenas de valor, sistemas de información, modelos gerenciales adecuados y han aprovechado al máximo las tecnologías de la información.
Es necesario lograr interrelacionar todas las áreas de la empresa para que ésta funcione a un cien por ciento. El área de contabilidad y finanzas es pieza fundamental en el engranaje empresarial, no se puede dejar de lado su sistematización y acoplamiento con todo el ciclo operativo de un ente. El director o administrador financiero debe participar activamente en la creación de políticas que ayuden a la adhesión del departamento a los sistemas informáticos. Aunque las empresas se conforman por varios departamentos, deben actuar como uno solo, moviéndose hacia un mismo destino, que debe ser la satisfacción de todos por medio de la consecución de sus objetivos y metas.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
De Pablos H., Carmen, López H., José, Martín-Romo R., Santiago, Medina S., Sonia, (2011). Organización y Transformación de los Sistemas de Información en la Empresa (Primera ed.). Madrid: Esic Editorial.
Elizondo L., Arturo (2006). Proceso Contable 4. Contabilidad del capital (Quinta ed.). México: International Thomson Editores.
Fernández A. Vicenc (2006). Desarrollo de Sistemas de Información: Una metodología basada en el modelo (Primera ed.). Barcelona: Ediciones UPC.
Guzmán V., Alexander, Guzmán V., David y Romero C., Tatiana (2005). Contabilidad Financiera (Primera ed.). Bogotá: Centro Editorial Universidad del Rosario. Laudon, Kenneth C. y Laudon Jane P. (2008). Sistemas de Información Gerencial: Administración de la Empresa Dígital (Décima ed.). México: Pearson Educación.