Panduan Mahasiswa Baru
i
| Booklet Panduan Mahasiswa Baru
Booklet Panduan Mahasiswa Baru
Selayang Pandang PPI Shimane Tottori
Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) Shimane Tottori adalah organisasi yang mewadahi mahasiswa Indonesia di Prefektur Shimane dan Prefektur Tottori. PPI Shimane Tottori berperan sebagai forum komunikasi, sumber bantuan, serta sarana pengembangan akademik dan sosial bagi mahasiswa Indonesia yang menempuh studi di wilayah ini.
Wilayah cakupan PPI Shimane Tottori mencakup beberapa kota utama, yaitu:
Prefektur Tottori
• Koyama: Kawasan yang menjadi lokasi kampus utama Tottori University serta pusat aktivitas akademik dan mahasiswa.
• Yonago: Wilayah yang memiliki beberapa institusi pendidikan termasuk Fakultas Kedokteran Tottori University.
Prefektur Shimane
• Matsue: Kota utama di Prefektur Shimane yang menjadi lokasi kampus utama Shimane University.
• Izumo: Kota besar lainnya yang menjadi lokasi Fakultas Kedokteran Shimane University.
PPI Shimane Tottori juga aktif menyelenggarakan berbagai kegiatan sosial, akademik, dan budaya guna membantu mahasiswa beradaptasi serta mempererat hubungan antar pelajar Indonesia di Jepang.
Persiapan Sebelum ke Jepang
Sebelum berangkat ke Jepang, mahasiswa perlu mempersiapkan beberapa hal penting, termasuk dokumen perjalanan, kebutuhan pribadi, serta penyesuaian dengan kehidupan di Jepang. Dokumen yang harus Disiapkan
• Paspor
Pastikan paspor masih berlaku minimal 6 bulan sejak tanggal keberangkatan.
• Surat Penerimaan (LoA)
Dari universitas tempat studi.
• Tiket Pesawat
Direkomendasikan untuk tiba beberapa hari sebelum perkuliahan dimulai agar bisa beradaptasi. (menyesuaikan dengan fasilitas beasiswa masing-masing bila beasiswa menanggung tiket pesawat)
• Dokumen Pendukung
Akta kelahiran, KTP, kartu keluarga (KK), dan dokumen akademik lainnya untuk berjaga-jaga jika dibutuhkan (soft file/tidak perlu membawa file asli).
• Visa Pelajar
Pengajuan visa dapat dilakukan di Kedutaan Besar/Komisariat Jenderal Jepang di Indonesia. Dokumen yang diperlukan*:
• Formulir permohonan visa dan Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 3,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/ tidak buram), [Formulir Visa**]
• Fotokopi KTP
• LoA MEXT yang dikirimkan dari universitas (Penerima Beasiswa MEXT)
• Certificate of Eligibility (CoE)
CoE merupakan syarat utama dalam pengurusan visa pelajar di Indonesia. Bagi mahasiswa non-MEXT (umum), pengurusan CoE dapat dilakukan melalui Sensei atau bagian International Affairs universitas. Prosesnya melibatkan pengumpulan dan pengisian beberapa formulir serta dokumen yang diperlukan. Setelah semua persyaratan lengkap, mahasiswa harus mengirimkan dokumen tersebut ke International Affairs, yang kemudian akan meneruskannya ke Imigrasi Jepang. Setelah CoE diterbitkan, dokumen ini akan dikirimkan dalam bentuk digital melalui email (tanpa hard copy). Untuk mengajukan visa, mahasiswa cukup mencetak email tersebut sebagai bukti. Proses penerbitan CoE biasanya memakan waktu sekitar 1–2 bulan. Oleh karena itu, penting bagi mahasiswa untuk mengatur jadwal pengurusan dengan baik agar dapat tiba di Jepang tepat waktu sesuai dengan jadwal tahun ajaran baru.
* https://www.id.emb-japan.go.jp/visa_4.html
** https://www.mofa.go.jp/files/000124525.pdf
Persiapan Keuangan
Persiapan finansial sangat penting untuk memastikan mahasiswa dapat bertahan selama bulan pertama di Jepang. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:
• Dana Awal untuk Bulan
Pertama:
Sebaiknya membawa minimal 100.000 – 200.000 yen untuk keperluan awal seperti tempat tinggal, transportasi, dan kebutuhan sehari-hari, kebutuhan dapat disesuaikan dengan wilayah tujuan. Umumnya, biaya bantuan beasiswa baru mulai dikirim pada bulan berikutnya.
• Biaya Akomodasi
Jika menyewa apartemen, diperlukan uang deposit (shikikin), uang kunci (reikin), dan sewa bulan pertama, yang bisa mencapai 100.000–200.000 yen tergantung lokasi dan jenis hunian. Untuk asrama universitas, biayanya lebih murah sekitar 10.000–30.000 yen per bulan.
• Biaya Kebutuhan Dasar: Makanan, transportasi, dan kebutuhan sehari-hari dapat mencapai 50.000–100.000 yen di bulan pertama. Untuk bulan berikutnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Persiapan Perbekalan
• Pakaian Sesuai Musim
Jepang memiliki empat musim, jadi pastikan membawa pakaian hangat jika datang saat musim dingin. Bila belum memiliki pakaian musim dingin, bisa membeli pada saat di Jepang mendekati musim dingin.
• Obat-obatan Pribadi
Jepang memiliki regulasi ketat terhadap obat-obatan, jadi pastikan membawa obat yang biasa dikonsumsi dan sertakan resep dokter jika diperlukan.
• Bumbu/Makanan Instan
Sebagai cadangan awal sebelum terbiasa dengan makanan Jepang.
Jepang memiliki regulasi ketat dalam membawa bahan makanan dari luar
Jepang. Pemerintah Jepang melarang penumpang untuk membawa bahan makanan mentah (sayur, buah, daging, biji-bijian) dari luar Jepang untuk masuk ke Jepang.
• Adaptor dan Power Bank
Jepang menggunakan soket tipe A (110V), yang berbeda dengan Indonesia. Tipe colokan : https://www.kawanlama.com/blog/ulasan/jenis-jenis-stopkontak
Hal Penting Saat Kedatangan
Setibanya di Jepang, ada beberapa hal yang perlu segera dilakukan: (Bagan 2)
1. Registrasi di Balai Kota (Shiyakusho)
• Dalam 14 hari setelah kedatangan, mahasiswa wajib melapor ke kantor pemerintahan setempat untuk mendapatkan Residence Card (Zairyuu Kaado) dan/atau mendaftarkan tempat tinggal.
• Jika mendarat pertama di bandara besar seperti Narita dan Haneda, Zairyuu Kaado akan dicetak langsung di pos imigrasi.
• Kartu ini harus selalu dibawa kemanapun selama berada di Jepang.
2. Membuat My Number Card
• Kartu ini diperlukan untuk berbagai administrasi di Jepang, seperti pajak dan layanan sosial.
3. Mendaftar Asuransi Kesehatan Nasional
• Dikarenakan mahalnya biaya kesehatan di Jepang, asuransi kesehatan menjadi hal yang krusial. Melalui National Health Insurance, pemerintah menanggung 70% biaya kesehatan.
• Wajib bagi semua penduduk yang tinggal lebih dari 6 bulan di Jepang.
4. Mengajukan Pembebasan (Exemption) Jaminan Pensiun (Nenkin) bagi Pelajar
• Semua pekerja di Jepang wajib mendaftarkan jaminan hari tua/pensiun dan membayar premi setiap bulannya, yang biasanya didaftarkan bersamaan dengan asuransi di balai kota.
• Pelajar dapat mengajukan pembebasan sehingga tidak perlu membayar premi.
Catatan Penting: Proses nomor 1 – 4 dapat diselesaikan dalam satu kali kunjungan ke balai kota (Shiyakusho)
Kartu Residensi (Bandara)
SIM Card (Docomo, UQ, Au, Softbank, etc)
Rekening Bank (JP Bank, Sanin Godo, etc)
• Daftar tempat tinggal sementara/tetap
• My number card
• Asuransi kesehatan
• Pengajuan pembebasan jaminan pensiun
Stempel Nama (Mall)
5. Membuat Stempel Nama (Hanko/Inkan)
• Berfungsi sebagai tanda tangan formal di Jepang dan digunakan untuk keperluan administratif seperti membuka rekening dan surat-menyurat.
6. Membuka Rekening Bank
Jepang
• Umumnya menggunakan
Japan Post Bank, namun bisa memilih bank lain sesuai kebutuhan. Rekening ini diperlukan untuk menerima beasiswa atau melakukan transaksi keuangan.
7. Mengurus SIM Card atau Nomor Telepon Jepang
• Diperlukan untuk komunikasi dan keperluan administrasi. Dapat diurus secara online atau melalui gerai penyedia layanan.
• Wajib memiliki Zairyuu Kaado untuk mengurus nomor 6 dan 7.
8. Mencari Tempat Tinggal
Sementara
• Sebaiknya direncanakan sebelum berangkat, apakah asrama atau apartemen. Beberapa asrama mahasiswa memiliki kuota terbatas, sehingga perlu untuk pemesanan lebih awal.
Balai Kota
Hidup di Jepang sebagai Mahasiswa Internasional
Menyesuaikan diri dengan kehidupan di Jepang bisa menjadi tantangan, tetapi juga pengalaman yang berharga. Berikut adalah beberapa aspek penting:
1. Transportasi
Jepang memiliki transportasi umum yang sangat baik dan terintegrasi, seperti kereta (JR, Shinkansen) dan bus.
• Di Shimane dan Tottori, sepeda merupakan pilihan transportasi yang umum bagi mahasiswa.
• Jika ingin menggunakan kendaraan bermotor seperti mobil atau motor (scooter, baiku, motorcycle), wajib memiliki surat izin mengemudi (SIM) Jepang.
• Bagi yang sudah memiliki surat izin mengemudi (SIM) Indonesia, dapat mengurus surat keterangan di Satpas kota terakhir membuat/memperpanjang SIM. (sangat disarankan untuk diurus sebelum datang ke Jepang.)
atau mendaftar sebagai penerima perumahan subsidi pemerintah.
• Harga sewa di Shimane dan Tottori lebih murah dibandingkan kota besar seperti Tokyo atau Osaka.
• Kebanyakan besar asrama/apartemen tidak dilengkapi dengan fasilitas seperti kulkas dan mesin cuci, sehingga perlu mempersiapkan atau membeli sendiri.
3. Kerja Paruh Waktu (Part-time Job / Arubaito)
• Mahasiswa diperbolehkan bekerja maksimal 28 jam/minggu setelah mengurus izin kerja paruh waktu di bagian International Affair universitas.
• Pekerjaan umum bagi mahasiswa meliputi bekerja di restoran, minimarket (konbini), atau laboratorium universitas.
4. Adaptasi Budaya
Jepang memiliki aturan sosial yang ketat, seperti:
• Menghormati antrean.
• Tidak berbicara keras di transportasi umum.
• Membuang sampah sesuai dengan aturan dan jadwal yang diterapkan.
• Mengunakan bahasa yang sopan dalam interaksi sehari-hari.
• PPI Shimane Tottori sering mengadakan kegiatan sosial dan budaya untuk membantu mahasiswa beradaptasi dan menjalin pertemanan.
5. Cuaca dan Musim
• Shimane dan Tottori memiliki musim dingin yang cukup dingin, dengan kemungkinan turun salju di beberapa area.
• Musim panas cenderung cukup panas dan lembab, sehingga penting untuk menyesuaikan diri dengan perubahan musim.
6. Makanan dan Produk Halal
Makanan halal di Jepang cukup terbatas, terutama di daerah kecil seperti Shimane dan Tottori. Makanan siap saji atau bumbu yang terlihat biasa saja belum tentu halal; perlu diperhatikan komposisi seperti babi (豚) dan alkohol (アルコール、お酒、みりん).
• Untuk mencari makanan halal, bisa berbelanja di supermarket yang menjual produk impor seperti Gyomu dan A-Price, atau supermarket lain seperti TRIAL dan LAMU.
• Alternatif lain adalah membeli melalui situ belanja online seperti: gunmahalalfood.com dan shinjukuhalalfood.com.
• Di Instagram, banyak warga Indonesia yang tinggal di Jepang yang menjual produk dan makanan Indonesia, seperti: Bumbu instan, kecap manis, sambal, rendang, bakso, mie ayam, pempek, dan lainnya. Semua makanan bisa dikirim ke seluruh Jepang dalam kondisi beku dan tiba dalam waktu 1-2 hari, jadi tidak perlu khawatir rindu makanan Indonesia.
7. Peralatan elektronik
Di Jepang, peralatan elektronik dapat dibeli dalam kondisi baru (firsthand) atau bekas (secondhand). Barang bekas di Jepang umumnya berkualitas masih sangat baik dengan harga lebih murah dibanding barang baru. Toko barang bekas yang bisa dikunjungi: Second street, Hard-off, Book-off, dan lain sebagainya.
8. Situs belanja online
• Amazon (beragam produk dari elektronik hingga kebutuhan sehari-hari)
• Mercari (platform jual-beli barang bekas berkualitas)
• Temu (produk china dengan harga terjangkau)
• Zozo Town (khusus pakaian dan fashion brand lokal Jepang)
• Shein (Pakaian dan aksesori dengan berbagai pilihan).
Bantuan Biaya Pendidikan
1. Admission fee dan tuition fee exemption
Di universitas, biasanya ada kebijakan untuk memberikan bebas biasa admisi dan biaya sekolah bagi mahasiswa yang tidak mampu membayar. Mahasiswa internasional yang belum mendapatkan beasiswa dapat memanfaatkan kebijakan ini dengan cara menghubungi bagian akademik di kampus masing-masing. Bagian akademik juga biasanya membuat pengumuman terkait kebijakan ini 1-2 bulan sebelum tahun ajaran baru dimulai. Ada beberapa formulir dan dokumen yang perlu diisi dan disiapkan saat pengurusan bebas biaya ini, yang mungkin berbeda di setiap universitas. Namun pada intinya, mahasiswa harus mampu menunjukkan bahwa penghasilan yang ia miliki hanya dapat memenuhi kebutuhan hidup hariannya dan tidak bisa menutupi biaya admisi dan sekolahnya.
2. Beasiswa di Jepang
Beasiswa yang dikeluarkan oleh pemerintah/organisasi Jepang cukup beragam dengan besaran beasiswa yang bervariasi. Mahasiswa yang belum memperoleh beasiswa dari Indonesia dapat mencari tahu tentang beasiswa Jepang ini. Secara umum, beasiswa ini terbagi dua, yakni beasiswa murni dan beasiswa pinjaman (loan). Beasiswa murni artinya mahasiswa menerima bantuan uang tanpa perlu mengembalikannya sedangkan beasiswa pinjaman (loan) artinya mahasiswa harus mengembalikan uang yang telah ia peroleh nantinya. Besaran beasiswa mulai dari 50,000 - 200,000 yen/ bulan yang dibayarkan tiap bulan atau dirapel setiap semester/ tahun. Salah satu beasiswa yang cukup populer adalah Otsuka Toshimi scholarship yang memberikan beasiswa sebesar 1 juta - 2,5 juta yen/ tahun. Beasiswa lainnya dari College Women’s Association of Japan (CWAJ) yang diberikan khusus kepada mahasiswa perempuan non Jepang yang sementara studi di Jepang. Di Shimane University, ada beasiswa S-SPRING yang memberikan beasiswa sebesar 148,000 yen/ bulan bagi mahasiswa yang lolos seleksi. Ada juga beberapa beasiswa lain yang diberikan untuk mahasiswa internasional yang lancar berbahasa Jepang. Setiap beasiswa tentu memiliki syaratnya tersendiri, namun pada umumnya, membutuhkan rekomendasi dari Sensei masingmasing dan mahasiswa yang bersangkutan harus sudah berada di Jepang.
Buddy Program
PPI Shimane Tottori menyediakan Buddy Program untuk membantu mahasiswa baru beradaptasi dengan lingkungan Jepang, terutama pada masa awal kedatangan. Program ini bertujuan untuk memberikan dukungan dalam beberapa aspek, diantaranya:
• Penjemputan di Bandara/Stasiun (jika memungkinkan)
• Bantuan Pengurusan Administrasi seperti registrasi di Balai Kota, pembuatan kartu residensi, dan pengurusan asuransi kesehatan.
• Pendampingan dalam Mencari Tempat Tinggal sebelum dan setelah tiba di Jepang, serta mengenal area sekitar.
Mahasiswa baru dapat menghubungi kontak resmi PPI Shimane Tottori untuk mendapatkan bantuan, dan tim akan mencocokkan mereka dengan buddy yang sesuai untuk mendampingi mereka selama masa transisi.
