Planificación de un Baby Shower

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE RETALHULEU CUNREU

Licda. Elida Lisseth Herrera de Leรณn Eventos y Protocolo

Planificaciรณn de un Evento (Baby Shower)

Aura Alejandra Monzรณn Villatoro 201141236

San Felipe, Retalhuleu 19 de agosto de 2020

INTRODUCCIÓN En el presente trabajo se desarrollara una planificación sobre un baby shower para niña.Toda realización de un evento requiere de planeación, organización y trabajo en equipo. El propósito del Baby shower es crear una excelente coordinación entre los planeadores y los participantes.

Para el desarrollo del evento se considera organizar juegos con la finalidad de crear un ambiente festivo, la música y el animador serán los elementos importantes.

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Planificación (Pre evento)

BUBBA EVENTOS

CLIENTE N° COD 001 DESCRIPCIÓN: BABY SHOWER PARA 50 PERSONAS

COTIZACIÓN 15/02/2020 3 HORAS

PRECIO

Lugar de la recepción. Salón Los Corozos en Hotel Del Valle.

Dirección: 5ta. Av. Primera calle zona 1 Retalhuleu (Cuenta con salón con capacidad para 60 personas.

Mobiliario y equipo (Incluye mesas, sillas y mantelería)

Animador - Audio (Bocinas y Sonido) Alimentos y bebidas (Menú Pan con Lomito, papas y té helado de durazno. Café y Candy Bar. Decoración del lugar: Flores, globos, papel crepe, y centros de mesa.

Fotografía. (Contrato de fotógrafo).

Servicio de corte y servicio de pastel.

Total; Q9,600.00 TÉRMINOS. No incluye recuerdos.

1. Forma de pago.

El pago se realiza en efectivo el 50 % con anticipo y el otro 50 % con 5 días antes del evento.

2. Validez de la cotización: Máximo 15 días.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Servicio de Baby Shower el sábado 25 de abril del año 2020 en el Salón Los Corozos del Hotel Del Valle en Retalhuleu a las 15:00 en el cual se le brindara el servicio de recepción de invitados, decoración, alimentos y bebidas, fotografía y el mobiliario.

PARA INICIAR EL PROYECTO Indica el procedimiento para iniciar el proyecto.

Forma de pago: El pago se realiza en efectivo el 50 % con anticipo y el otro 50 % con 5 días antes del evento.

¿Es necesario firmar un contrato? Si, se firmara un contrato con fecha establecida.

Señora Rosa Elena Altamira Gálvez quien se identifica con número de DPI 2120 94624 1105 con dirección de domicilio 5ta. Av. 4ta calle en Residenciales Las Palmas Retalhuleu y número telefónico 4788-9012.

CONTRATO DE SERVICIOS 6 DE MARZO DE 2020 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE EVENTOS QUE ESTABLECEN POR UN LADO, LA EMPRESA ORGANIZADORA DE BUBBA EVENTOS CON DOMICILIO EN 4TA AV. 1RA. CALLE ZONA 2 SAN FELIPE, RETALHULEU Y CON TELÉFONO 49511382 EL CUAL BRINDARA SUS SERVICIOS A LA SEÑORA ROSA ELENA ALTAMIRA GALVEZ CON NUMERO DE DPI 2120 94624 1105 CON DIRECCIÓN DE DOMICILIO 5TA. AV. 4TA CALLE EN RESIDENCIALES LAS PALMAS RETALHULEU Y NÚMERO TELEFÓNICO 4788-9012 A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARÁ "EL CLIENTE", EL CUAL QUEDARÁ SUJETO A LAS SIGUIENTES: CONDICIONES 1. DECLARA Y ACEPTA EL CLIENTE CONOCER EL TRABAJO QUE DESEMPEÑA LA EMPRESA EVENTOS MOMENTOS MÁGICOS Y ESTAR DE ACUERDO EN SU MODALIDAD DE TRABAJO PARA AMENIZAR EL EVENTO MOTIVO DE ESTE CONTRATO.

2. ACEPTA EL CLIENTE CUBRIR LA CANTIDAD DE Q 7,000.00 POR EL NÚMERO TOTAL DE 3 HORAS DE SERVICIOS DEL BABY SHOWER AL TÉRMINO DEL EVENTO.

3. ACEPTA EL CLIENTE PAGAR UN ANTICIPO DE Q 3,500.00 15 DÍAS ANTES DE LA FECHA PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO.

4. DECLARA LA EMPRESA BUBBA EVENTOS TENER LA CAPACIDAD Y EXPERIENCIA NECESARIA EN TÉRMINOS DE ORGANIZAR EVENTOS DE BABY SHOWER CON CALIDAD, SERIEDAD Y PROFESIONALISMO.

5. ACEPTA LA EMPRESA BUBBA EVENTOS CONTAR CON EL EQUIPO NECESARIO E INICIAR PUNTUALMENTE A LA HORA ACORDADA, HASTA EL LUGAR Y EN LA FECHA ACORDADA POR AMBAS PARTES, PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO.

6. LA FECHA PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO SERÁ EL DÍA SÁBADO 25 DE ABRIL DEL AÑO DE 2020.

7. EL LUGAR DE LA REALIZACIÓN DEL EVENTO SERÁ EN HOTEL DEL VALLE EN EL SALÓN DE EVENTOS LOS COROZOS UBICADO EN 5TA. AV. PRIMERA CALLE ZONA 1 RETALHULEU, LA HORA DE INICIO SERÁ A LAS 15:00 HORAS. CUBRIENDO UN TOTAL DE 3 HORAS PARA TERMINAR A LAS 18:00 HORAS.

8. LAS HORAS EXTRAS NO ACORDADAS EN EL PRESENTE CONTRATO TENDRÁN QUE SER LIQUIDADAS POR EL CLIENTE UNA HORA ANTES DE CONCLUIR EL HORARIO ESTABLECIDO EN EL PRESENTE CONTRATO Y CADA HORA EXTRA TENDRÁ EL COSTO DE Q 450.00.

9. EL CLIENTE SE COMPROMETE A PROVEER ALIMENTO Y BEBIDAS (NO ALCOHÓLICAS) DURANTE EL DESARROLLO DEL EVENTO.

10. ES MOTIVO DE TÉRMINO DE ESTE CONTRATO, EL INCUMPLIMIENTO DE CUALQUIERA DE LAS CONDICIONES ACORDADAS, POR ALGUNA DE LAS PARTES.

11. ACEPTA EL CLIENTE BRINDAR LA SEGURIDAD Y EL ESPACIO SUFICIENTE LA EMPRESA EVENTOS MOMENTOS MÁGICOS PARA EL CORRECTO DESEMPEÑO DE SU TRABAJO.

ACEPTAN Y FIRMAN AMBAS PARTES

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ORGANIZADORA

CLIENTE

MISIÓN Eventos Momentos Mágicos busca ofrecer a nuestros clientes el más selecto servicio asesorando, planificando, diseñando y organizando grandes eventos sociales, familiares y empresariales, dando a conocer el gran portafolio de servicios con la calidez de un equipo humano altamente capacitado, para buscar la satisfacción del cliente, convirtiendo cada momento importante del cliente, en un momento realmente inolvidable, comunicando el mensaje del evento y transmitiendo una imagen positiva.

VISIÓN Ser una empresa líder e innovadora en la organización de todo tipo de eventos sociales, con los mejores recursos físicos, técnicos y logísticos para el desarrollo de cualquier evento social, familiar y empresarial. Logrando el reconocimiento de la sociedad, gracias al eficaz, rápido y cumplido servicio.

Nuestro crecimiento estará basado en los principios de honestidad y calidad en el servicio y en el desarrollo personal y profesional de todos y cada uno de nuestros colaboradores.

 Planificación del Tiempo AGENDA FECHA

15/02/2020 25/02/2020 06/03/2020

08/03/2020

10/03/2020

11/03/2020

15/03/2020

15/03/2020

16/03/2020

20/03/2020

20/03/2020 21/03/2020

DESCRIPCIÓN CHECK La señora Rosa Elena Altamira Gálvez se comunicó vía telefónica para solicitar la cotización de un Evento de Baby Shower. Ese mismo día le presentamos la cotización vía  personal.

Nos confirma la cotización y contrata a Eventos  Mágicos Momentos  Firma del contrato Se reserva el Salón Los Corozos en el Hotel del Valle con un costo de Q 1,500.00 el precio incluye 13 mesas, 50 sillas, mesa para Candy Bar, mesa para pastel y mesa para regalos, 16 manteles blancos y 16 sobre manteles rosados. Se deja un anticipo de Q 1,000.00. Pagando el resto el día  del evento.

Se contrata un animador para el show, el cual cobrara Q.600.00 la hora, el show incluye regalitos para los juegos. Se le deposita un anticipo de Q.300.00. Pagando el resto el día del  evento. Incluye audio.

Se contrata decorador con un valor de Q.2,500.00 este incluye: centros de mesa, Candy bar, invitaciones, arreglos con globos, stand de fotos y arco con globos y flores. Se le da un anticipo de Q.1,500.00. Pagando el resto el día  del evento.

El menú consta de Pan con Lomito, papas y té helado de durazno y café con un costo de Q.40.00 cada uno a un total de Q.2,000.00 Se le da un anticipo de Q.1,000.00 y pagando el resto  el día del evento.

Pastel personalizado para 50 personas por el costo de Q.600.00 Se le deja un anticipo de Q.300.00 y el resto se le cancela el día del  evento.

Alquiler de cubertería que incluye: 50 platos, 13 jarras, 50 vasos, 50 tazas, 1 cafetera grande, 50 cubiertos y 50 platos pasteleros. Con un costo de Q.650.00 Se le deja un anticipo de Q.350.00 y el  resto se le cancela después del evento.

Contratación de 5 meseros. Con un costo de Q.150.00 cada uno con un total de Q.750.00 Se les deja un anticipo de Q.300.00 y el resto al  finalizar el evento.

Contratación de personal de apoyo. (Dos personas) Con un valor de Q.200.00 Se les  cancela al finalizar el evento.

Contratación de fotógrafo. Con un valor de Q.800.00 Se le cancela al finalizar el  evento.

Presupuesto Descripción Reservación del Salón Los Corozos Animador Decorador Menú Pastel Personalizado Alquiler de cubertería Meseros Personal de Apoyo Fotógrafo Total

Precio Q. 1.500.00 Q.600.00 Q.2,500.00 Q.2,000.00 Q.600.00 Q.650.00 Q.750.00 Q.200.00 Q.800.00 Q.9,600.00

Costo total El costo por la organización del baby shower es de Q.9,600.00 para adquirir ganancias se dejara en un total de Q.11,000

 Cronograma de actividades

ďƒź Plano de distribuciĂłn de la actividad

Mesa Candy Bar

Mesa para Pastel

Mesa para Regalos

Animador

Lista de Invitados 1.

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Nombre Julissa Cifuentes Teresa Cifuentes Karen Oxlaj Emily Valenzuela Alejandra Calderón Bárbara Balcarcel Lucy Gómez María José Solórzano Ruby Díaz Ashley Ordoñez Herlinda Pérez Hada Guzmán Allison Cox Sofía Morales Melania Gutiérrez Mari García Alida Martínez Adelina Gonzales Adriana Barrios Belén Arias Celia Lora Selena Oxlaj Adamaras López Mirca Pérez Celeste Rivas Carolina Barrios Yanira Asensio Carolina Loranca Dora Rojas Martha Gutiérrez Juana Fernández Gabriela Rodas Cindy Gutiérrez Andrea Rodas Roberta Gutiérrez Mía Altamira Dulce Gutiérrez Janissa Rodas María Villatoro Mercedes Colucci Vanesa Palacios Cinthia Rojop Federica Palacios Viviana Rojo Jimena Altamira Isabela Rodas Elizabeth Rodas Consuelo Altamira Fernanda Calderón Mariana Rojas

 Objetivos Generales Brindar al cliente la mejor atención personalizada y la capacidad de elegir y crear sus diseños dependiendo del evento que quieran realizar.  Objetivos Específicos 

Organizar el Baby Shower evitando al máximo cualquier error.



Durante la planeación cuidar los detalles.



Realizar un evento de calidad y obtener las mejores ganancias.



Realizar una convivencia sana con el grupo y compartir con la agasajada.



Poner a prueba nuestras capacidades como organizadores de evento.



Que el cliente quede satisfecho y recomiende nuestro trabajo.

 Análisis FODA Fortalezas Personal altamente capacitado en todas sus áreas.

Originalidad en los eventos Oportunidades Crecimiento de la empresa.

Posicionamiento Debilidades Los clientes buscan empresas de eventos con experiencia.

Mala comunicación con proveedores Amenazas Suspensión de eventos Incumplimiento de proveedores

 Plan Acción Salón y Evento

Check

¿Lugar confirmado?

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¿Fecha confirmada?

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¿Equipo asegurado?

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¿Mobiliario alquilado?

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¿Cubertería contratada?

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¿Buen estado y funcionamiento de los baños?

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¿Estacionamiento?

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¿Acceso cercano a medios de transporte?

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¿Meseros confirmados?

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¿Animador confirmado

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Planificación del Menú

Check

¿El menú incluye la bebida?

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¿Servicio de limpieza?

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¿Menú fijo o a elección?

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 Logística y Organización (Desarrollo del Evento) Día del evento - Logística

Check

¿Se pueden dejar equipos en el lugar días antes del evento?

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¿Animador?

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¿Decoración y ambientación?

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¿Tareas programadas: Comidas que deben servirse, bebidas, etc.

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¿Limpieza y mantenimiento del lugar?

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¿Prueba de sonido?

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 Montaje

Invitación

Decoración con arco de globos y flores afuera del salón

Candy Bar

Decoraciรณn de mesa

Centro de mesa

Arco para tomar fotografĂ­as

MenĂş: Pan con lomito y papas

 La ejecución 

Los invitados al llegar saludaran a los futuros padres y al mismo tiempo los felicitaran por su primer bebe.



Código de vestimenta

Los invitados irán vestidos de manera formal. Con una prenda de color rosa 

Presentación de los futuros padres

Hoy nos reunimos para celebrar el Baby Shower de nuestros queridos amigos. Ofrecemos un fuerte aplauso para los futuros padres. 

Palabras de los futuros padres

El motivo de esta celebración por la cual nos reunimos, es compartir este momento tan especial con nuestros amigos y familiares allegados la llegada de nuestro primer bebe. 

Juegos

o Instrucción del juego que permanecerá durante el evento: A medida que las invitadas, van llegando al Baby Shower, entregarles un imperdible, para que lo pongan en su ropa. Durante todo el Baby Shower, nadie debe cruzar las piernas. La invitada que vea a alguien con las piernas cruzadas, le quita el imperdible. Gana quien junta más imperdibles al final del Baby Shower

o Realizar los demás juegos programados, una vez explicado los instrucciones de cada 

uno.

Abrir regalos

Los padres procederán a abrir los regalos, tratando de adivinar qué es y quien se los obsequio. 

Pasar la Refacción

Se les dará una refacción a todos los invitados. 

Fotos

Durante el evento se tomaran fotos, para después archivarlo en un álbum del evento 

Cierre del evento

Palabras de agradecimiento de los padres

 Desmontaje 

Desmontar toda la decoración del salón

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Dejar limpio el salón



Reunión con el personal y agradecerles por su labor

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Avisar al responsable del Salón y confirmarle que todo ha concluido.



Tomar fotografías para confirmar que todo quedo en buen estado, tal y cuando se solicitó.



Abandonar el salón del evento.

 Control y Evaluación (Post Evento)

Limpieza del Salón Entrega de Mobiliario Entrega de Cubertería Cancelación a proveedores Agradecimiento Cumplimiento

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CONCLUSIONES

Antes de finalizar la planificación de un evento es necesario conocer las diferentes clasificaciones existentes del perfil de un evento.

Para ejecutar eventos exitosos es indispensable un equipo de trabajo comprometido, dedicado, creativo y sobre todo responsable.

Cada uno de los miembros del equipo de organización de un evento debe de identificar con claridad sus funciones y dimensionar la importancia del evento para poderlo sentir como propio. El éxito de un evento es el éxito de un equipo de trabajo comprometido.

En la medida que se ejecute un evento de acuerdo a lo planeado se correrá menos riesgos de improvisar y se estará mejor preparados para los imprevistos del evento.