KORESPONDENSI BISNIS

KORESPODENSI BISNIS Disusun untuk memenuhi tugas UAS Strategi Manajemen Reputasi yang diampuh oleh Rachmawati Windyaningrum, M.I.Kom

Disusun oleh : NAMA

: AJENG DIAN NURHAYAT

NPM

: 9882405219311021

KELAS

: IK4A KARYAWAN

UNIVERSITAS INFORMATIKA DAN BISNIS INDONESIA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI DAN DESAIN 2021-2022

KATA PENGANTAR Puja dan puji syukur saya haturkan kepada Allah Subhanahu Wata’ala yang telah memberikan banyak nikmat, taufik dan hidayah. Sehingga saya dapat menyelesaikan makalah dengan baik tanpa ada halangan yang berarti. Penulis sebagai manusia biasa menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini, baik dari segi tata bahasa, susunan kalimat maupun isi. Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati , saya selaku penyusun menerima segala kritik dan saran yang membangun dari pembaca, semoga makalah ini dapat menambah khazanah ilmu pengetahuan dan memberikan manfaat nyata untuk masyarakat luas.

PENYUSUN

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR………………………………………………………………..II DAFTAR ISI…………………………………………………………………………III CHAPTER I…………………………………………………………………………..4 1.1 Korespodensi Bisnis…………..…………………………………………………..4 1.2 Surat Niaga………………………………………………………………………..7 1.3 Fungsi Surat Niaga………………………………………………………………..7 1.4 Jenis Surat Niga…………………………………………………………………...7 a. Surat permintaan barang atau jasa. …………………………………………...8 b. Surat pesanan barang atau jasa. ……………………………………………....9 c. Surat penerimaan pembayaran. ……………………….……………………...10 d. Surat penangguhan pembayaran suatu barang atau jasa. ……………………..11 e. Surat keberatan. …………………….................................................................12 f. Surat aduan…………………………………………...………………………..13 g. Surat edaran……………………………………………………………………14 h. Surat tagihan……………………………………………………………………15 i. Surat telegram dan penegasan………………………………………………….16 CHAPTER II………………………………………………….………………………..17 2.1 contoh Surat Niaga………………………………………………………….……...17 CHAPTER III…………………………………,,………………………………………18 3.1 Surat Perjanjian……………………………………………………………………..18 Daftar Pustaka ………..…………………………………………………….…………..19 Motivasi…….…………………………………………………………………………..20

CHAPTER I 1.1 Koresposensi Bisnis Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni: 1. Korespondensi Eksteren Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Korespondensi Interen Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi A. DASAR-DASAR KORESPODENSI BISNIS Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya. Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik(email).

B. BAHASA KORESPONDENSI BISNIS Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik serta santun.

1. Jelas Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir.

Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2. Lugas Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3. Menarik Dan Santun Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

C. PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut: 1. Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya: a. Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat 2. Menciptakan Kerja Sama Yang Baik Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3. Menyebarkan Kegiatan Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.

D. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah 1. Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangan surat.

2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.

3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.

5. Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.

E. PENTINGNYA KORESPONDENSI BISNIS Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.

1.

2.

3.

F.

Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya eksporimpor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan.

Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita. Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.

Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation) Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.

Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability) Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

PESAN – PESAN BISNIS Setelah meperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, maka langkah berikutnya melakukan perencanaan pesan pesan bisnis, mencakup pesan – pesan yang disampaikan secara tertulis ( macam – macam surat) dan pesan – pesan yang disampaikan secara lisan.Dalam suatu pesan – pesan bisnis yang diorganisasikan dengan baik, semua informasi penting dan maksud/tujuan penulisan pesan – pesan bisnis dinyatakan secara jelas. Di samping itu, ide - ide juga disajikan secara logis. Organisasi yang baik adalah penting karena hal itu membuat pesan – pesan yang disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan atau menyederhanakan pekerjaan komunikator.Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan – pesan bisnis secara efektif. Masing – masing pesan bisnis tersebut perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya dan format penulisannya.

1.2 Definisi Surat Niaga Surat niaga atau trade letter adalah surat – surat yang dipergunakan oleh orang – orang atau badan – badan serta organisasi – organisasi dan perusahaan – perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba/keuntungan.

1.3 Fungsi Surat Niaga  Menjadi sebuah wujud nyata atau bukti jika terjadi perjanjian.  Menjadi alat pengingat yang dapat diarsipkan dan bisa dilihat setiap dibutuhkan.  Menjadi wakil penulis untuk dapat bertatap dengan lawan bicaranya.  Menjadi panduan ketika dalam menjalankan tugas.  Menjadi alat untuk promosi.  Menjadi suatu bahan atau alat dalam mengambil keputusan.  Menjadi bukti sejarah karena kebanyakan informasi sejarah ditulis juga dalam bentuk surat 1.4. Jenis Surat Niaga Dalam membuat surat niaga perlu diperhatikan poin-poin berikut ini:      

Pertama, harus menyebutkan surat pemesanan barang atau jasa berdasarkan dari surat penawaran atau iklan dan lain sebagainya yang berasal dari penjual.

Kedua, menyebutkan jenis dan jumlah barang atau jasa yang akan dipesan, sebaiknya dibuatkan dalam bentuk daftar agar lebih mudah dalam proses pengecekan.

Ketiga, harus mencantumkan bagaimana cara pengiriman.

Keempat, menyebutkan pula bagaimana cara dari pembayarannya.

Kelima, menyebutkan waktu pengiriman yang dikendaki.

Keenam, menyebutkan cara pengepakan atau packingnya.

Surat niaga memiliki beberapa macam seperti yang tersebut dibawah ini:



Surat penawaran barang atau jasa Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran.

Contoh surat penawaran

        

Surat permintaan barang atau jasa.

Surat pesanan barang atau jasa.

Surat penerimaan pembayaran.

Surat penangguhan pembayaran suatu barang atau jasa.

Surat keberatan.

Surat aduan.

Surat edaran.

Surat tagihan.

Surat telegram dan penegasan.

1. Surat penawaran barang atau jasa Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran.

Contoh surat penawaran

2. Surat pesanan barang atau jasa.

Surat yang dikirim oleh seseorang ataupun perwakilan dari sebuah perusahaan kepada penjual suatau barang atau jasa dengan tujuan untuk memesan barang atau jasa tertentu Contoh surat pesanan

3. Surat penerimaan pembayaran. surat yang dibaut oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

4. Surat penangguhan pembayaran suatu barang atau jasa.

Surat penangguhan pembayaran dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Surat ini biasanya dibuat karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.

5. Surat keberatan.

Surat yang diajukan oleh Wajib Pajak kepada Direktur Jenderal Pajak mengenai keberatan terhadap suatu surat ketetapan pajak atau pemotongan atau pemungutan pajak oleh pihak ketiga.

6. Surat aduan. surat yang ditujukan untuk mengajukan suatu klaim terhadap perusahaan atau instansi. Selain berfungsi sebagai klaim, surat pengaduan juga berfungsi sebagai surat resmi untuk mengadukan perkara terhadap pihak terkait.

7. Surat edaran.

Surat edaran adalah surat yang isinya menyangkut pemberitahuan secara resmi didalam instansi, lembaga atau organisasi, atau definisi surat edaran yaitu suatu pemberitahuan resmi yang diedarkan secara tertulis dan ditujukan untuk berbagai pihak.Surat ini berisikan penjelasan mengenai suatu hal, misalnya seperti kebijakan baru dari pimpinan instansi, berisikan suatu peraturan dan lain-lain. Biasanya surat ini ditujukan untuk kalangan umum, akan tetapi didalam ruang lingkup tertentu.

8. Surat tagihan.

Surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual kepada pembeli atau konsumen, karena si pembeli hingga batas waktu yang disepakati belum membayar kewajibannya. Dengan bahasa sederhana, pembeli masih berhutang kepada penjual.

9. Surat telegram dan penegasan.

Merupakan surat yang isinya menyangkut pemberitahuan secara resmi didalam instansi, lembaga atau organisasi.

CHAPTER II 

SURAT NIAGA CV. USKA MALL Jl. Ali bin abi thalib. B4/14 Gedebage Bandung Telp (0222)38907070, Fax (0221) 689797086 Email : manajemenuskamall@gmail.com, www.uskamall.com Bandung, 30 Mei 2021

Nomor :3663/RMGN/2021 Lampiran : 5 (lima) bandel Perihal : PerkenalanPerusahaan Kepada Yth. Direktur PT. April Groups JI. karapitan No. 12 Buahbatu Bandung Dengan horrnat, Perkanalkan kami dari CV Uska Mall , kami adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang oline shop, beberapa produk yang kami jual adalah pakaian pakaian kekinian, seperti Jacket crop wanita, Baju BTS, celana Boy friend, dan masih banyak produk kami dengan kualitas terbaik.

Perusahaan kami telah berdiri sejak 2010. Sejak kami berdiri kami sangat menunjung tinggi kepuasan dari client karni. Karena kami tahu bahwa kepuasan client merupakan suatu kebanggaan dari kami.

Sampai sekarang i ni kita sudah banyak melayani perusahaan-perusahaan besar seperti halnya PT. Choirs Parfum, PT. lngin Maju, dan rnasih banyak lagi perusahaanperusahaan bonafit lainnya. Kami berharap nantinya kami dapat beke1jasama dengan perusahaan Bapak/Ibu. Demikianlah surat perkenalan kami sampaikan kepada Bapak/lbu. Atas perhatian serta kerjasamanya karni ucapkan terima kasih.

Hormat karni,

AJENG DIAN NURHAYAT Direktur Utama

CHAPTER III 

SURAT PERJANJIAN NIAGA SURAT PERJANJIAN SPONSORSHIP Bandung, 14 Juni 2021

Nomor : 33/SBS1PMBS/SKII/2021 Perihal : Surat Pengatar Prosposal Lampiran : 1 (satu) berkas Proposal

Kepada Yth Pimpinan Sports Winaya Ditempat

Dengan Hormat, Student Board Divisi Sports sebagai bagian dari Prasetiya Mulya Business School hendak mengadakan kompetesi golf dengan nama S1 Prasetiya Mulya Golf Tournament. Kegiatan ini akan dilaksanakan pada : Hari

: Minggu

Tanggal

: 27 Juni 2021

Tempat

: Damai Indah Golf, BSD

Waktu

: PK 05.45-PK 15.00

Maka demi kelancaran acara S1 Prasetiya Mulya Golf Tournament, kami selaku panitia Bermaksud untuk mengajukan permohonan kepada perusahaan Bapak/Ibu untuk dapat memberikan dukungan dengan menjadi sponsor dalam acara kami. Bersama surat ini kami lampirkan proposal pengajuan sponsorship Demikian permohonan ini kami sampaikan. Kami berharap Kerjasama dapat terjalin antara kedua belah pihak. Atas perhatian Bapak/ibu. Kami mengucapkan Terimakasih.

Ketua Pelaksana

Wijaya Adi Nugraha

DAFTAR PUSTAKA http://epthealwayz.blogspot.com/2013/01/korespodensi-bisnis.html https://mucglobal.com/en/regulation/get_content/1573/tata-cara-pengajuan-danpenyelesaian-keberatan https://surat.porosilmu.com/2017/07/pengertian-dan-jenis-jenis-surat-niaga.html https://www.dosenpendidikan.co.id/suratedaran/#:~:text=surat%20edaran%20adalah%20surat%20yang,dan%20ditujukan%20untuk%2 0berbagai%20pihak.

HAPPY READING KEEP YOUR HEALTH I'M SURE WE CAN THANK YOU ALL