PERSONEELSPAGINA
ONDER REDACTIE VAN COMMUNICATIE & MARKETING VU JAARGANG 9, NUMMER 6, 22 JUNI 2016
CENTRALE STUDENTENBALIE OP STOOM Voor de reorganisatie verliep de studen De studentendienstverlening op tendienstverlening bij elke faculteit nét een de VU heeft een metamorfose beetje anders. Ook werd er nog veel op papier gewerkt, met verschillende formulieren voor ondergaan. De facultaire vergelijkbare processen. “Met standaardisa balies hebben per 1 januari 2016 tie en verdergaande digitalisering viel veel te halen”, zegt José van Schie, transitie plaatsgemaakt voor één Centrale winst manager van het programma Ondersteunen, Studeren en Doceren (OSD). “In efficiency, Studentenbalie in het hoofd maar ook in kwaliteit. De reorganisatie gebouw. En studenten kunnen was namelijk niet mogelijk zonder de stu te veranderen en te veel meer regelen via het digitale dentendienstverlening moderniseren.” informatieloket op VUnet. VEEL DISCUSSIE Loopt alles al op rolletjes? Aan de centralisatie van de studentendienst
verlening gingen intensieve voorbereidingen vooraf. Pieter Rotteveel, projectleider imple mentatie: “De belangrijkste stap was om met betrokkenen van alle faculteiten de processen in kaart te brengen en te beschrijven, van intekenen voor colleges en werkgroepen tot afstuderen. Hoe verlopen die? Waar zitten verschillen? Hoe kunnen we ze uniformeren?
Dat bleek minder eenvoudig dan gedacht. Over een proces als resultaten aanvragen konden faculteiten het snel eens worden, maar bijvoorbeeld afstuderen leverde veel discussie op. Daarvoor moesten we uiteindelijk op VUnet toch tien verschillende formulieren inrichten.”
WATER BIJ DE WIJN
Jack van Nieuwamerongen was als team leider van het studiesecretariaat van Sociale Wetenschappen bij de voorbereidingen betrok ken. “Standaardisatie vraagt van iedereen aanpassing van de werkprocessen”, zegt hij. “Bij de een is daar meer ruimte voor dan bij de ander. Dat maakte compromissen sluiten lastig. Hoeveel water doe je bij de wijn? Je wilt ook niet in je eigen faculteit goed lopende processen overhoop halen.” Een herkenbaar dilemma voor Carolien Kranendonk, coördi nator studieadministratie onderwijsbureau bij Gedrags en Bewegingswetenschappen. Zij illustreert dat met een voorbeeld: “In het nieuwe digitale formulier voor ons afstudeer proces konden we niet alle vragen opnemen die