офисная печать: проблемы и решения
реклама
деньги и время
шей маршрутизации, которая есть у провайдера, устраняющего десятки инцидентов по печатающей технике ежедневно. Если речь идет об одном или нескольких офисах, где есть сотрудники собственной IT-службы, то экономия не очевидна, так как приходится сравнивать прямые и косвенные затраты. Ремонт, обслуживание, запасные части – достаточно солидная статья в затратах компании. Сегодня количество фирм, осуществляющих ремонт своими силами, стремительно сокращается из-за проблем с каче-
60
ством и стоимостью таких работ. Как же достигнуть сокращения затрат на ремонты? Главное – вовремя избавляться от устройств, которые приходится ремонтировать слишком часто и дорого. Для этого провайдер, осуществляющий ремонты, должен предоставлять отчеты о полной стоимости и составе всех затрат за период с разбивкой по серийным номерам оборудования, а заказчик должен эти отчеты контролировать. Альтернативой опять же может являться передача поддержки инфраструктуры печати на аутсорсинг с включением
| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012
всех затрат на инциденты и ремонты в стоимость отпечатка – тогда в минимизации затрат на ремонт будет заинтересован провайдер услуги. И вот мы добрались до закупок принтеров, копиров и МФУ (многофункциональных устройств). Как правило, это от 10 % до 30 % прямых затрат на печать. При закупках оборудования следует обращать внимание не на более выгодные цены изделий (при прозрачных закупках лучшая цена от средней отличается на 3–5 %), а на выбор оборудования с минимальной совокупной стоимостью владения при планируемых объемах печати. Что, естественно, не мешает провести тендер на выбранную аппаратуру и приобрести ее по лучшим ценам. Если капитальные затраты нежелательны, оборудование всегда можно получить в лизинг или в аренду. При сроке контракта в 2–3 года операционные затраты на аренду и печать будут меньше, чем существующие затраты только на печать, без учета амортизации оборудования. Остаются прочие косвенные затраты. К ним можно отнести расходы на закупки и хранение расходных материалов и техники, затраты на организацию учета и т. д. Такие затраты оценить в деньгах, особенно для средних по размеру компаний, у которых нет выделенных под подобные задачи сотрудников, крайне сложно. Очевидно, что передача инфраструктуры печати на аутсорсинг позволит высвободить человеческие и организационные ресурсы для решения более важных и сложных задач бизнеса. Надеюсь, мне удалось помочь читателям по-новому посмотреть на задачи и возможности, связанные с обеспечением офисной печати. Подумайте, возможно, пришло время пересмотреть сложившиеся представления и повысить эффективность процесса печати в вашей компании.