Page 1


Редакция журнала «Административный директор» Administration

важаемые читатели, мы рады представить вам журнал «Административный директор» – уникальный проект, над которым наша команда кропотливо трудилась не один месяц. Чем же он уникален? Прежде всего тем, что аналогов издания не существует. До сих пор у руководителей и сотрудников административнохозяйственных департаментов не было собственного специализированного издания, где можно было бы не только знакомиться с актуальной информацией, но и делиться своим опытом, черпать интересные и полезные идеи, обмениваться мнениями с коллегами – как российскими, так и зарубежными. В беседе с нами представители различных компаний не раз отмечали, что издания подобного формата не хватает. Это нас воодушевляло и придавало уверенности в том, что мы занимаемся нужным и хорошим делом, находимся на верном пути. На страницах «Административного директора», который будет выходить шесть раз в год, вы найдете все: интервью с экспертами, репортажи из офисов крупнейших компаний, описания эффективных технологий, важные новости, аналитику и статистику, практическую информацию и советы, деловой календарь. В своих материалах наши авторы затронут широкий спектр тем: от того, каким должен быть идеальный административный директор, до тенденций офисного дресс-кода и предложений по организации оригинального корпоративного отдыха. Существенным, на наш взгляд, является то, что рассказывать о специфических нюансах оптимизации и развития разнообразных сфер административно-хозяйственной деятельности мы будем интересно и увлекательно. Обещаем, что «Административный директор» отнюдь не пополнит ряды журналов-«сухарей». Выражаем искреннюю благодарность всем экспертам, которые оказали нам поддержку при подготовке первого номера. Мы очень дорожим вашей помощью. Спасибо, что вы в нас поверили – надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Помните, что вы, наши читатели, можете – и даже должны! – принимать активное участие в формировании этого нового издания. Мы всегда открыты для ваших предложений. Вместе мы сможем превратить журнал в незаменимого административного помощника. Верим, что «Административный директор» станет добрым другом для вас и желанным гостем в вашем офисе. Мы приложим все усилия для того, чтобы вдохновлять вас, помогать совершенствоваться в профессии и делать жизнь компании еще лучше! С уважением, главный редактор Виктория Тот

Главный редактор: Виктория Тот Руководитель спецпроектов: Карина Мкртчян Обозреватель: Мария Дубинская Редактор: Игорь Алексеев Корреспонденты: Оксана Ильина, Евгения Головко Фотографы: Андрей Корнеев, Дмитрий Дубинский Дизайнер: Анна Юрьева Корректор: Екатерина Ароян Над номером работали: Константин Криницкий, Сергей Иванов, Юстина Майорова, Антон Захаров, Ольга Нут Издатель: ООО «Администрация» Генеральный директор: Виктория Тот Директор по маркетингу и pr: Карина Мкртчян Отдел производства: Ирина Савина Подписка: Алина Алексинская Рекламный отдел: Алина Алексинская, Татьяна Пасько Адрес редакции и издателя: 127015, Москва, Б. Саввинский пер., д. 9, подъезд 3, 4 этаж. Телефон редакции: 8 (499) 248-16-54, доб. 183 Электронная почта главного редактора: editor@admdir.ru Электронная почта для пресс-релизов: pr@admdir.ru По вопросам рекламы обращаться по адресу: adv@admdir.ru По вопросам подписки обращаться по адресу: adv@admdir.ru «Административный директор/ Administration» – журнал учрежден и издается ООО «Администрация». Отпечатано в типографии «Московский печатный двор» Тираж: 5000 экз. Распространяется по подписке. Перепечатка материалов разрешается с обязательной ссылкой на журнал «Административный директор» /Administration и автора публикации. Воспроизведение в сети Интернет должно сопровождаться, кроме того, активной гиперссылкой на сайт издания www.admdir.ru. Издание зарегистрировано Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС77-48043 от 30 декабря 2011 г. Адрес в Интернете: www.admdir.ru

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

1


36

4

70

Содержание Философия офиса

4 11 14 18 22

Кампус будущего Идеальный ресепшен Главный строитель «Коммерсанта» Особые отношения Новости

14

Экоофис

26

Посчитаем?

Недвижимость

28 31

Вторая волна кризиса. Уйти или остаться? Кто на новенького?

Люди и офис

32 34 36 40

Полноценное питание во время рабочей недели Обед в разных странах Как пообедаешь, так и поработаешь За гриппом – на работу!

Детали

48

Приятные мелочи

18

Деньги и время

54 58 61 62 64 66

2

Офис уходит в виртуал Офисная печать: проблемы и решения Аутсорсинг печати в США Рационализация офисной печати Все по домам! Мнения

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

28


ВСЕ решения в одном журнале!

Подпишитесь на журнал «Административный директор»! Отправьте контактные данные на электронный адрес:

adv@admdir.ru Данные, необходимые для подписки: Ф.И.О., компания, должность, адрес доставки, телефон, электронная почта.

76 81

Флитменеджмент

70 74

Нет ОСАГО без ТО Автоновости

Безопасность

76

Доверьтесь профессионалам

Кадры

78 79

Тенденции на рынке труда Развлечения для ценного сотрудника

Корпоратив

80 81

Всё по барабану! «Мафиози» в большом городе

Встречи по делу

82 83

II форум административных директоров Компания Siemens поделилась опытом

Записная книжка

84 85

Анонсы мероприятий Книжный прилавок

Параллели

86

Юлия Никольская: «Важно любить артиста!»

Гороскоп

64

88

2012: крах или новый виток? № 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

3


философия офиса

Кампус будущего Содержимое офиса и его внешняя оболочка оказывают существенное влияние на то, как мы с первого взгляда воспринимаем ту или иную компанию. В наши дни уже недостаточно организовать пространство таким образом, чтобы оно было удобным для работы. Офис сегодня – это «лицо» основателя фирмы, зримое выражение его стремлений и надежд. Порой эти помещения скромные и аскетичные, а иногда, наоборот, яркие и вызывающие, как их обитатели или принадлежащие им бизнес-идеи. В первом номере нашего журнала мы решили рассказать об обустройстве и деятельности одного из самых инновационных офисов нашей страны. Московская школа управления «Сколково» по праву может стать одним из символов нашего времени, и не только потому, что там обещают обучать по передовым программам управленцев будущего. Настоящим явлением в России признано само архитектурное решение городка, где расположился комплекс зданий кампуса1 «Сколково».

4

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


философия офиса

П

ервое, что поражает в кампусе, – внешний вид здания. Резкие прямые линии кубов, уходящие в серое небо, необычные фасады, остекленные таким образом, что на абсолютно ровных стенах сооружения проявляются грани разных цветов и оттенков. Неожиданно другим, непохожим на свою внешнюю оболочку, здание оказалось внутри. Плавные круговые линии, большие пространства, переходящие друг в друга, уют, странным образом сочетающийся с рабочей обстановкой. А началось все с того, что собрались учредители школы и стали думать: каким должно быть здание? Решили, что быть ему инновационным, под стать характеру самой школы: молодежной и крутой. Как-то раз очередное «заседание» проходило в кафе, и один из учредителей попытался нарисовать на салфетке картину Малевича «Супрематизм»2, как бы материально воплощающую архитектурную идею. Понравилось. Тогда и договорились – здание, по Малевичу, должно состоять из геометрических фигур, объединенных между собой кругом. Отправили идею на разработку архитекторам. Один из них, известный британский спе-

циалист Дэвид Аджая, очень обрадовался, получив такой заказ. И написал: это именно то, что он хочет построить, и по-другому школа выглядеть не может. Здание кампуса в России не должно быть таким, как Оксфордский или Кембриджский университеты, утверждал Аджая. Они имеют внутренние дворики, где студенты тусуются, переходят по улице из одного корпуса в другой. В Москве такого быть не может, потому что холодно, и желательно, чтобы все переходы были устроены внутри здания.

димо». И прислал абсолютно новый проект. Почему он все переделал? Та компания, которую попросили разработать интерьеры, выполнила их в стилистике внешней архитектуры здания. Но почему-то разработчики не задумались о том, что людям некомфортно долгое время находиться в помещениях, где сплошь острые углы. А у Дэвида все вышло по-человечески – в здании-городе появились площади, плавно переходящие в улицы, все стало очень удобно и красиво. И сегодня его обитате-

Строительство здания обошлось в 250 миллионов долларов. Первый камень заложил Владимир Путин в 2006 году. Началась стройка в 2007-м, а завершилась в 2010-м.

В кампусе есть все: ресторан, кафе, банк, магазины, гостиницы, прачечная. Нельзя не обратить внимания на огромные фальшокна в потолке – их около 50, они сделаны с одной целью: чтобы люди чувствовали себя 24 часа под солнцем, работали и учились при максимально естественном освещении. После того как Дэвид Аджая построил здание, руководство «Сколково» пригласило российскую компанию сделать дизайн интерьера. Как только проект был закончен, а делали его довольно долго, его отправили Аджае. Он ужаснулся: «Господи, пожалуйста, ничего не делайте, я сейчас вышлю то, что необхо-

ли чувствуют себя свободными, а не закованными в традиционные офисные клетушки. Учебный процесс школы построен по принципу: преподавательская работа, лекции должны занимать даже не 50 процентов времени, а меньше. Студентам необходимо между собой больше общаться. Поэтому здесь так много диванов, уголочков, где можно уединиться. Множество маленьких переговорных: они устроены для того, чтобы люди могли работать в группах. Ведь цель обучения в «Сколково» – чтобы люди, ее окончившие, создавали свой бизнес, а не шли директорами в чужие компании.

1 Кампус (англ. campus) – университетский городок, включающий в себя, как правило, учебные помещения, научно-исследовательские институты, жилые помещения для студентов, библиотеки, аудитории, столовые и т. д. Иногда кампусом называют обособленную территорию, принадлежащую крупной компании. Слово campus латинского происхождения, обозначало «поле», «открытое пространство». Впервые кампусом назвали территорию Принстонского университета. 2 Супрематизм (от лат. supremus – наивысший) – одно из направлений абстрактной живописи, созданное в середине 1910-х годов Казимиром Малевичем. Цель супрематизма – выражение реальности в простых формах (прямая, квадрат, треугольник, круг), которые лежат в основе всех других форм физического мира.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

5


философия офиса

кампус будущего

Офисные помещения построены на месте кортов

Фальшокна с подсветкой создают иллюзию дневного света

Основное здание школы включает в себя несколько строений, объединенных в единое целое. В одной части кампуса расположены учебные кластеры (отсеки) с лекционными залами, аудиториями, переговорными комнатами. В другой части находится конгресс-холл на 660 мест. На диске 7 кластеров, названных для удобства навигации в честь стран и континентов (превалирует тема БРИК и развивающихся рынков). Всего в зоне диска 16 учебных аудиторий и 49 переговорных комнат. Есть две гостиницы, здание спортивного комплекса, где также расположена часть офисных пространств школы, административное здание, в котором находятся офисы программ декана и президента школы. Также на территории кампуса построены коттеджный городок для преподавателей и здание административно-офисного центра, в котором находятся технические площади для поддержки всей инфраструктуры кампуса и офисные площади, часть которых сдается в аренду внешним клиентам, инновационным компаниям.

Любое место кампуса может пригодиться для занятий

6

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


С административным директором Московской школы управления «Сколково» Нареком Мативосяном мы встретились на верхнем этаже корпуса, где расположена часть офисных пространств школы, так называемая «зона корта». – Нарек, почему так странно называется эта часть школы, как-то по-спортивному? – Изначально по проекту здесь должны были располагаться два теннисных корта, а все здание предназначалось под спортивный центр. Но в какой-то момент руководство пришло к выводу: нужно, чтобы все сотрудники школы находились ближе друг к другу, так как основная жизнь происходит в кампусе, на диске. Решили переоборудовать корты под офисные помещения – по проекту Ярослава Ковальчука, молодого архитектора, который участвовал в строительстве академического корпуса. И буквально дней за 40 все переделали и даже отстроили второй уровень. Таким образом, теннисные корты, рассчитанные на небольшое количество людей, стали местом размещения 120 человек. Ярослав придумал специальные конструкции для второго уровня, достаточно легкие и не создающие нагрузок на перекрытие. Сегодня этот этаж мы больше используем для встреч и переговоров. – Сейчас еще что-то строится? – Я пришел в «Сколково» летом 2009 года, когда строительство кампуса было завершено процентов на 80. Поэтому большую часть внимания уделял организации той или иной системы сервисов внутри кампуса. Периодически изменялось назначение некоторых помещений – как, например, в случае с упомянутыми кортами. Сегодня проводятся лишь мелкие, локальные работы, а основное строительство завершено. Но мы растем, развиваемся. Появляется новое видение, как использовать то или иное простран-

кампус будущего

философия офиса

ство, как его оформить. Вот, скажем, крыша диска, здесь ведь тоже можно сделать что-нибудь полезное. Мы там уже построили беговую дорожку. В следующем году на крыше откроется летнее кафе, будет подключен фонтан. Есть у нас в планах и строительство стадиона. – А если не будет хватать места для учеников или сотрудников, решите уплотняться? – Во-первых, у нас есть определенный запас площадей для роста, а во-вторых, есть утвержденный генплан территории, согласно которому мы можем еще одно здание построить, если понадобится. – Сейчас многие компании предпочитают отдавать на аут-

сорсинг часть офисных работ. Как вы к этому относитесь? – Я сторонник аутсорсинга по максимуму. Это дает возможность гибко решать самые различные проблемы. Особенно таких служб, как ресепшен, – его, думаю, изначально надо отдавать «на сторону». Раньше на этой позиции мы использовали штатных сотрудников, но постепенно они, что называется, росли, уходили на другие должности, в другие департаменты. Теперь весь ресепшен полностью на аутсорсинге, что дает возможность постоянно иметь на месте человека и не искать подмену, если он вдруг заболеет или с ним что-то случится. Ведь компания, по договору, заменит его на кого-то

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

7


философия офиса

кампус будущего

другого. Или, например, нам может понадобиться дополнительный временный сотрудник, чтобы подготовить и провести определенное мероприятие. Понятно, что проще и удобнее «занять» его у той же компании. Также на аутсорсинге у нас весь клининг. Люди, занятые этим делом, работают фактически круглосуточно: утром, днем, вечером, ночью, в выходные дни и в праздники. Соответственно, нужно располагать, как минимум, тремя сменами уборщиков. Будь эти сотрудники у нас в штате они составили бы половину персонала всей школы. На аутсорсинге у нас все разнорабочие и мастера ремонтных работ. Они трудятся посменно, и на них всегда большой спрос. – Как часто у вас принято проводить тендеры на аутсорсинг услуг?

– У нас есть общая для компании тендерная политика, которая предполагает, что все контракты должны ежегодно пересматриваться. Мы стараемся заключать договоры на год, хотя есть, конечно, и исключения из этого правила. Проходит год, и мы решаем: либо остаемся с этим поставщиком услуг, либо выбираем другого. Изучаем рынок, смотрим, насколько тарифы компаний адекватны моменту, оцениваем качество и насколько нас устраивал партнер в течение года, рассматриваем все его плюсы и минусы, делаем выводы. – Сейчас принято говорить об экологичности. Насколько ваш офис можно назвать экологичным? – Вы же понимаете, что ни в Москве, ни в России сейчас экологических проектов особо нет. И я не могу

Кафе в «Сколково» оформлено в стиле картин Малевича

8

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

сказать, что при создании кампуса у нас была именно такая цель – сделать все из экологических материалов. Но мы старались, во всяком случае. Как видите, у нас здесь очень много света. Вообще, по проекту нашего британского архитектора, почти все стены должны быть стеклянными, чтобы обеспечить максимальное количество дневного света внутри здания. Но, к сожалению, когда проект утверждался в госструктурах, пожарные не пропустили, так как по их нормам стекло для этих стен должно иметь специальную огнеупорность, что при проектируемых объемах остекления обошлось бы нам в огромную сумму, поэтому пришлось их делать из другого материала и декорировать потолки фальшстеклами с подсветкой, имитирующими окна. Но при этом у нас сплошное остекление по периметру здания и боль-


кампус будущего

философия офиса

Самая большая в России зеленая стена

шое количество окон в кровле диска, пропускающих дневной свет внутрь помещения. – Мы видели в здании какуюто невероятно огромную зеленую стену – она что-то символизирует? – В свое время мы проводили тендер на озеленение кампуса, и одна из компаний, как это бывает, привезла брошюры о своей деятельности. Перелистывая одну из них, я увидел эту зеленую стену. Растения на ней высаживаются в специальные «ячейки» и «живут» благодаря локальной системе жизнеобеспечения, которая поит их и подкармливает с задней панели с помощью специальных трубок. Как раз в это время на одной из стен мы планировали сделать водопад, своего рода стену из воды. Но в какойто момент поняли, что фонтан в общий интерьер не вписывается. Мы долго не могли определить, что же сделать на этом месте. И вот подвернулась эта зеленая стена. Мне показалось, что на диске не хватает чего-то живого: растений, на-

В кампусе много мест для уединения

пример. Вот и решили, что такое зеленое пятно, особенно напротив кафетерия, где люди отдыхают, создаст более теплое и уютное впечатление от кампуса. Получилась самая большая вертикальная живая зеленая стена в России. А фонтан у нас уже есть на диске, он даже буквами фонтанирует, можно любой текст

загрузить в программу. Кстати, фонтан уникальный и, по-моему, тоже единственный в России. – Каким должен быть сотрудник, работающий в вашей команде? – Административную команду в «Сколково», причем такую, приспособленную именно для работы

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

9


философия офиса

кампус будущего

Новинки 2012 Новый офис Apple В 2012 году должно начаться строительство нового здания штабквартиры Apple, задуманного еще Стивом Джобсом. В калифорнийском городе Купертино будет построен суперсовременный кампус в виде гигантского стеклянного кольца. Он расположится на участке в 60 га, общая площадь застройки составит 260 тысяч м2. В комплекс, помимо офисов и исследовательских центров, войдут огромная аудитория на одну тысячу мест, корпоративный фитнес-центр и паркинг.

Прозрачность администрации

Мексиканский землескреб

В прошлом году Министерство внутренних дел Грузии переехало в новое здание, стены которого сделаны из прозрачного стекла. Также там практически нет отдельных кабинетов – большинство внутренних перегородок тоже стеклянные. «Сегодняшняя правовая система в нашей стране так же прозрачна, как и это здание», – заявил президент Михаил Саакашвили на церемонии открытия. В 2012 году в центре Тбилиси правительство намерено построить еще несколько абсолютно прозрачных зданий, в которых обоснуются крупные министерства.

В Мексике в скором времени может появиться настоящий семидесятиэтажный землескреб. По мнению архитекторов, исторический центр столицы должен развиваться только вглубь – метров эдак на триста. По прикидкам авторов проекта, суммарный метраж подземного комплекса мог бы насчитывать 775 тысяч м2. Первые десять этажей архитекторы готовы отдать музеям, следующие десять – под торговлю и жилье, оставшиеся этажи – под офисы. Землескреб представляется проектантам весьма практичным решением проблем центра мексиканской столицы, который испытывает острый дефицит офисных, торговых и жилых помещений, при том что власти жестко запретили снос исторических зданий и ограничили высотный регламент восемью этажами.

Porsche – экологичное расширение Архитекторы из американского бюро HOK в конце прошлого года обнародовали концепцию штаб-квартиры Porsche в Атланте. Предполагается, что площадь комплекса, включающего офис, сервисный, дилерский и учебный центры, составит не менее 18,5 тысяч м2. Со слов главного дизайнера HOK Тодда Берча, они старались придать пространству динамичный, наполненный скрытой энергией характер, соответствующий имиджу автомобилей Porsche. Подковообразное многоуровневое здание интегрировано в рельеф местности. Одна его часть размещается на холме, а другая – у его подножия. Здесь же проложен замкнутый испытательный трек, кольцом окружающий нижний блок постройки. Сердце комплекса – просторный внутренний двор, куда выходят окна офиса. Во дворе намечается создать шоу-рум автомобилей. Архитекторы рассчитывают, что их будущее творение после реализации получит серебряный сертификат LEED, свидетельствующий о лидерстве в области энергоэффективного и экологичного дизайна. Озелененную кровлю комплекса хотят применять не только как естественный фильтр для очистки дождевой воды, которая позднее поступит в водопроводную систему, но и в качестве экомембраны, способной предотвратить перегрев интерьера.

в кампусе, нам пришлось создавать с нуля. Мы набирали людей, сами (негде было подглядеть) прописывали обязанности и их распределение, организационную структуру. Для меня было очень важно, чтобы человек располагал опытом работы, чтобы он мог быстро адаптироваться к предлагаемым обстоятельствам и был многофункционален. Объем того, что нам предстояло сделать, был огромным, и практически все впервые. Все мы пришли из компаний, в которых привыкли к достаточно стандартным сценариям развития ситуации и решения проблем, а здесь все новое. В первый раз такой кампус строился, никто не знал точно, как этим комплексом управлять. – Что бы вам хотелось еще реализовать в «Сколково»? – К примеру, использовать для учебы в летнее время наш уникальный ландшафт. Ландшафтный дизайн, которым мы очень гордимся, нам разработали итальянские студенты-дизайнеры. Это был их дипломный проект, который понравился нашему руководству, и оно выделило для его реализации участок в 14 гектаров. Также думаю, что со временем, когда возрастут объемы мероприятий и обучения, хорошо бы создать некую отдельную службу, которая занималась бы исключительно вопросами, связанными с организацией учебного процесса и всяких мероприятий. Подобные службы есть в некоторых зарубежных кампусах. А пока что мы самостоятельно готовим аудитории. – Что для вас «Сколково»? Это не просто офис, вернее не только офис. Это именно город в городе со своим населением, очень разнообразным, со своей инфраструктурой, своими правилами. Он постоянно меняется, развивается, он абсолютно гибкий, и у нас никогда ни одно мероприятие не повторяется. Текст: Оксана Ильина

10

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


философия офиса

Идеальный ресепшен В

не зависимости от размера и рода деятельности компании, приемная зона является главным стратегическим помещением всего офиса – это своего рода

кто находится перед нами, и понять, нравится он нам или нет. В приемной зоне посетитель проводит некоторое время, за которое у него формируется первое впечатление

Валентина Лобова, директор по маркетингу и развитию бизнеса компании Office Solutions, эксперт

о том, как компания позиционирует себя, как относится к своему бренду, как дорожит своей корпоративной культурой, как строит свои бизнеспроцессы. Крупные компании, офисы которых занимают большие площади и располагаются на нескольких этажах, используют несколько приемных зон с разным функциональным назначением. Но центральный Приемная компании Sanofi

объединяющее пространство для внешней и внутренней среды компании. Это означает, что в роли аудитории, то есть пользователей, выступают не только потенциальные клиенты, партнеры, но и сотрудники самой компании. Именно поэтому в устройстве приемной зоны важен особый, очень индивидуальный подход и в дизайне, и в материалах, и в композиционных решениях. Психологи установили, что человек формирует свое первое мнение о привлекательности другого человека за семь секунд. Именно столько времени требуется, чтобы осмотреть того, № 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

11


философия офиса

идеальный ресепшен

Место встречи гостей и сотрудников Nokia

ресепшен берет на себя основную смысловую и имиджевую нагрузку. Дополнительные приемные зоны в большей степени решают функциональные задачи и исполняют роль суппорта для центральной приемной зоны и отдельных, привязанных к ней рабочих зон офиса. Яркий пример такого функционального распределения – офисы компаний Sanofi и PricewaterhouseCoopers. Особое внимание в приемной зоне уделяется стойке ресепшена. Она должна быть удобной не только для посетителей, но и для непосредственных пользователей. Ее проек-

Ресепшен Siemens

12

тируют с учетом особенностей помещения и его основных задач. В соответствии с этим разрабатывается дизайн, подбираются материалы – стекло, искусственный или натуральный камень, пластик, дерево, металл, кожа и прочее. Новые технологии производства и обработки материалов дают варианты более сложного их сочетания между собой и открывают новые возможности в работе с ними. Правильное зонирование прилегающей к стойке ресепшена территории позволяет наиболее полноценно использовать помещения. Зоны ожидания и информационные, небольшие пространства для переговоров, прилегающие технические помещения, гардероб – все это для удобства посетителей и сотрудников компании. Зона ожидания может быть компактной, но при этом она должна соответствовать потоку посетителей. Есть много нюансов, которые помогают сформировать у

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

Ресепшен Steelcase Worklife Rosenheim

посетителя положительные эмоции уже на этом первичном этапе знакомства с компанией. Например, использование в приемной зоне кресел вместо диванов позволяет незнакомым людям чувствовать себя более спокойно и комфортно и даже работать, если мы говорим про зоны ожидания в бизнес-центрах. Кроме того, это одна из тех зон, которая может дать дополнительную эмоциональную окраску всей приемной в целом, если использованы оригинальные продукты ведущих мебельных брендов, а также дизайнерские решения, индивидуально разработанные под проект. Иногда здесь устраивают места для переговоров, которые позволяют решать несложные вопросы без использования основных переговорных комнат офиса. Примером может служить офис компании Siemens, где в зоне центральной части


идеальный ресепшен

Елена Курбатова, административный директор компании Office Solutions

философия офиса ресепшена есть отдельно выделенное пространство для того, чтобы сотрудники могли решить несложные вопросы без сопровождения посетителя в основную часть офиса.

Ресепшен Saatchi&Saatchi

Визитная карточка компании Office Solutions

Сегодня ресепшен – это визитная карточка компании, которая отражает ее бренд, корпоративную культуру, стабильность и устойчивость в бизнесе. Приемная зона должна быть выполнена в стилистике дизайна всего офиса, но в то же время создавать особую атмосферу, подчеркивая индивидуальность предприятия. Однако эта зона представляет собой и рабочую среду для ежедневных бизнес-процессов. Если позволяют площадь и само помещение, то пространство можно разделить на несколько зон, в зависимости от задач, которые они выполняют. Например, ресепшен нашей компании выполняет следующие функции: это рабочее место секретарей, зона приема и ожидания посетителей, быстрых переговоров, а также часть нашего show room – в общем, это центральное многофункциональное помещение. На мой взгляд, наш ресепшен в полной мере отражает стиль компании и основное направление деятельности – разработку эффективных офисных решений. Эта зона является началом show room, где клиент получает представление об организации офисного пространства. Для меня как административного директора очень важно, чтобы и сотрудники чувствовали себя комфортно: имели удобные рабочие места, могли правильно организовать документооборот с минимальной потерей времени на поиск нужной информации, а также работать с внутренними и внешними клиентами.

Особого внимания заслуживают имиджевые приемные зоны, для которых характерно использование нестандартных материалов (к примеру, поликарбоната), необычных цветовых решений, формы стоек ресепшена и более сложной внутренней архитектуры самого помещения. При организации зоны ресепшена необходимо учитывать такие элементы, как материалы отделки, освещение и акустические параметры. Все это должно быть практичным в эксплуатации, но при этом не нарушать дизайн и не противоречить концепции всего офиса, соответствовать правилам и нормам организации рабочего пространства. Конечно, есть и очень необычные, креативные приемные зоны, в основе которых лежат имиджевая составляющая, эмоции и стремление произвести яркое впечатление. Но и такой подход учитывает основные функциональные задачи и внутренний комфорт.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

13


философия офиса

Главный строитель «Коммерсанта» В 1991 году одна из старейших школ Москвы № 149, расположенная в поселке Сокол, переехала в новое, только что построенное по соседству здание. А старый школьный особняк отошел журналистам первой в России ежедневной деловой газеты «Коммерсантъ» и после реконструкции стал настоящим домом для пишущей братии. По-семейному уютным – со столовой и спортивным залом с сауной, и даже чуть-чуть буржуазным – с каминной комнатой, в которой проходят планерки и встречи с интересными людьми. Растет Издательский дом, появляются новые журналы и приложения – разрастается и здание. О том, как офис «Коммерсанта» стал таким, каким мы можем увидеть его сегодня, нам рассказала руководитель службы эксплуатации Светлана Сахарова.

С

ветлана, как по-вашему, почему «Коммерсанту» понадобился именно инженерстроитель? – Тогда «Коммерсантъ» толькотолько переехал в новое здание. Мой непосредственный начальник Капустин Николай Митрофанович, который осуществлял реконструкцию здания, стал заниматься вопросами его эксплуатации. Работы было много, и ему нужен был человек на подхвате. Вскоре начали возводить двухэтажную пристройку (сейчас там столовая), и получилось, что все это строительство оставили на меня. Я была в шоке. Все, думаю, меня выгонят, я не справлюсь. Неделю приходила на работу, садилась и смотрела в одну точку. Но дело есть дело, и надо им заниматься. Открыла чертежи, просмотрела все конструкции,

14

Светлана Сахарова закончила факультет гидротехнического строительства Гидромелиоративного института с красным дипломом. Осталась на кафедре «Основания и фундаменты», защитила диссертацию по основаниям фундаментов гидротехнических сооружений. Работала в научно-исследовательском секторе этого же института в лаборатории безопасности плотин. В 1992 году пришла на работу в «Коммерсантъ» инженером-строителем.

перечитала объемы выполненных работ и, когда во всем разобралась, пришла на стройку. А там строители расслабились без присмотра, сидят, ничего не делают. Я собралась с духом и говорю строгим голосом: «А что это мы не работаем? У нас рождественские каникулы, что ли?». Принесли акты выполненных работ на подпись, смотрю – кирпича там на кремлевскую стену хватит. Но как об этом прорабу сказать – взрослый человек, а я его вроде как в воровстве уличаю. Заикаясь и бледнея, говорю: «У вас, конечно, больше опыта, может быть, я ошибаюсь в расчетах, но

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

все-таки давайте вместе проверим, почему у меня цифры с вашими не сходятся». Он выхватывает у меня бумаги: «Сам посмотрю, что там не сходится». Вскоре приносит новые расчеты, уже меньше пошло кирпича, но все равно многовато. Сели вдвоем за документы, и все-таки я ему доказала, что мои цифры верны. Слышу – разговаривает по телефону со своим начальником: «Ну откуда я знаю, как она там за неделю разобралась?». Потом у руководства «Коммерсанта» появилась идея надстроить пятый этаж, и я занялась новым проектом.


философия офиса – Что самое сложное в строительстве? – У меня такое впечатление, что многие инстанции, с которыми надо согласовывать строительство, созданы не для того, чтобы не допускать каких-то нарушений техники безопасности, строительных норм, а для чего-то другого. Они, как наперсточники, то и дело меняют правила игры. Вот сколько лет работаю, а каждый раз, когда приходишь к ним, они, словно царевна-лебедь из рукава, достают очередную новую бумажку и начинают придираться. Доказать коррупционный интерес очень сложно, но раз есть документ, ты обязан ему следовать.

«Коммерсантъ» встречает гостей крепким рукопожатием. Ручка входной двери сделана скульптором Андреем Наличем

Однако как ему следовать, если по одному вопросу уже есть множество бумаг, нередко взаимоисключающих? Поэтому правая рука частенько не знает, что делает левая, и многие стараются этим воспользоваться в своих, не всегда честных целях. Замечу, с каждым годом сложнее и сложнее что-то строить, потому что все более громоздкой становится система, хоть и говорят, что бюрократии и коррупции стало меньше. Мне кажется, наоборот, с каждым разом все больше инстанций надо обежать, все больше бумажек собрать. – Ругаетесь с бюрократами? – Иногда просто руки опускаются – столько инструкций, и одна на другую ссылается, а та – на третью! Ругаться смысла нет – стараюсь по

возможности их выполнять, нахожу нестыковки и доказываю, что так, как я задумала, можно сделать по правилам. Сама что-то придумываю или иду к юристам, бывает, опытные знакомые советы дают. – Вы так долго работаете на одном месте, не было желания что-то поменять? – Работа затягивает хуже водки, есть в ней свой азарт. Правда, случился небольшой перерыв: пришлось уйти из «Коммерсанта», к счастью, ненадолго. Как-то один корреспондент мне сказал: «У тебя такая замечательная работа. Вот я напишу заметку, кто-то ее прочитает, кто-то нет, а через день о ней вовсе забудут. А то, что ты сделала, существует сегодня, завтра, послезавтра и долго-долго». Вот

иду по «Коммерсанту»: это я построила и это я построила. Хорошо устроилась – за чужие деньги реализую свои идеи и амбиции. А с тех пор как стала руководителем службы эксплуатации (эксплуатация здания, ремонты, электрохозяйство и водоснабжение, канализация, вентиляция, отопление – проще сказать, все ЖКХ), в зону моей ответственности добавились еще офисное снабжение и закупки, ремонт мебели и обустройство прилегающей территории. – Со многими руководителями «Коммерсанта» приходится согласовывать строительство? – Обычно я иду к коммерческому директору Павлу Филенкову, у него техническое образование, и ему два раза объяснять не надо, с полусло-

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

15


философия офиса

главный строитель «коммерсанта» выжать максимум из недвижимости, а затем продать, то можно отдать на аутсорсинг на обслуживание по графику. В «Коммерсанте» отношение к нашему дому иное: холить и лелеять в настоящем, заботясь о будущем. Поэтому у нас плановопредупредительный регламент эксплуатации здания с постоянным, круглосуточным присутствием собственного проверенного эксплуатационного персонала.

Рабочие места журналистов

ва понимает все тонкости моей работы. Советуемся – так и рождается, например, оптимальная планировка. Но стараюсь все руководство держать в курсе дела. Иногда возникает потребность в каких-то незапланированных работах, соответственно, нужны дополнительные затраты. Я обязана их обосновать, у нас не принято прийти и сказать: дай миллион. Каждый год в ноябре составляю годовой бюджет на эксплуатацию и строительство, который затем рассматривает и согласовывает руководство Издательского дома.

«Хорошо устроилась – за чужие деньги реализую свои идеи и амбиции».

У нас на аутсорсинге только уборщицы. Раньше были свои, причем очень хорошие. Потом пришло новое руководство, и было решено отдать эту функцию на аутсорсинг клининговой компании. Переход к новой системе происходил достаточно болезненно, и мы хотели даже вернуться к прежней схеме, позвать назад наших уборщиц. Но оказалось, что все наши девочки прекрасно устроились. А мы поняли, что на те деньги, которые тратим на уборку, так сказать, пришлыми силами, прежний коллектив уже не собрать.

«В «Коммерсанте» отношение к нашему дому иное: холить и лелеять в настоящем, заботясь о будущем».

– Сколько человек у вас в подчинении? – Около сорока. Причем электрики и сантехники дежурят посменно круглосуточно, потому что редакция фактически тоже работает с утра до ночи. Есть главный энергетик, руководитель хозяйственной группы, инженеры. – Вы считаете, что сотрудник таких служб должен быть обязательно штатным? – Все зависит от целей применения недвижимости. Если побыстрее продать – можно все отдать на аутсорсинг на аварийнодиспетчерское обслуживание. Если

16

тать с югославами, я была счастлива, думала: иностранная компания, научусь всему передовому. В итоге оказалось, что этих «строителей» нагнали из боснийских и сербских деревень. И первый же акт на выполненные работы я не утвердила. Пишут: поставили двери, окна, унитазы, кафельную плитку приклеили. Говорю: подпишу акт тогда, когда увижу плитку на стене, а унитаз там, где ему положено быть. Заказчик не может

Что до перевода других услуг на аутсорсинг, предложений много: звонят компании, предлагают взять на себя электрику, сантехнику, всю службу эксплуатации. Однако обходиться собственными силами – для нас вопрос независимости. Одно дело, если человек наводит чистоту, и совсем другое, если речь идет о системах жизнедеятельности целого коллектива, например, об электрохозяйстве... – В вашем деле нужна жесткость? – Необходима. Когда я строила пятый этаж, подрядчика нашли без меня. Выбрали югославскую компанию. Узнав, что мне придется рабо-

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

терять финансовый рычаг. Ему всегда необходимо иметь небольшую задолженность подрядчику, потому что, если он заплатит все деньги вперед, – работы не будет. Зашла как-то раз на стройку, чувствую, пахнет спиртным. Думаю, мало ли, ну, выпили вчера вечером. А буквально на следующий день вижу: пьяный человек чуть ли не на карнизе пятого этажа гарцует. Мне уже небо в клеточку казалось, я же расписку дала в госархстройнадзоре, что несу всю полноту административной и уголовной ответственности наравне с прорабом. Выгнала всех, позвонила директору и потребовала других рабочих. Предупредила: если мне только покажется, что от кого-то пахнет спиртным, в «Коммерсантъ» больше ни один из их компании не зайдет. Практика показывает, что, когда даешь какую-то слабину, потом это

Приятная атмосфера кафе


главный строитель «коммерсанта» тебе обязательно аукнется. На работе, как и в жизни, нет мелочей. В конечном итоге, так и не сложились у нас отношения, и мы их выгнали. Нашли нового подрядчика, но он денег захотел больше, чем мы могли потратить, – югославам-то часть уже заплатили. Приходит директор строительной фирмы на переговоры. Я листаю его смету, говорю: «Смотрите – тут завышено, а здесь не так надо, давайте вот так...». Так тихонечко и двигала. Потом чувствую, сумма, которая должна быть, чтобы без увеличения стоимости строительства сменить подрядчика, уже отыграна. Думаю – стоп. Если я буду выжимать дальше, ему неинтересно будет работать, и мы стройку не завершим – на этом поставила точку. Подрядчик согласился смету переделать, но когда на следующий день принес договор, сказал: «Мы с вами сиде-

нительные счета. Беседую, пытаюсь интуитивно понять, что это за люди, какие они менеджеры и мастера. Выезжаю посмотреть на объекты, где работали потенциальные подрядчики, стараюсь побеседовать с прежними заказчиками.

«Заказчик не может терять финансовый рычаг. Ему всегда необходимо иметь небольшую задолженность подрядчику, потому что, если он заплатит все деньги вперед, – работы не будет».

ли, пили чай, ели конфеты, мне с вами было так хорошо, но когда я пришел домой и понял, сколько я вам уступил, мне стало так плохо...». Теперь я точно знаю, что сменить подрядчика в разгар стройки невозможно без увеличения стоимости. Один раз мне это удалось, но я все равно утверждаю, что невозможно. Поэтому очень важно искать именно своего подрядчика, который поймет, куда он пришел и что от него требуется. – А как вы выбираете подрядчиков? – Во-первых, естественно, проводим тендер. Мы не извещаем о нем в газетах, а в основном приглашаем по рекомендациям. Выбираем, само собой, сравниваем по цене. Но я понимаю, что глупо останавливаться на той компании, которая предложит свои услуги дешевле, а потом, уже на объекте, начнет выставлять допол-

– Трудно ли женщине занимать такую должность? – Конечно, есть некое предубеждение против женщин на таком посту. Когда к нам в первый раз приехал Алишер Усманов (владелец Издательского дома), так получилось, что мы оказались вместе с ним и генеральным директором в лифте. Генеральный решил меня представить: «А это Светлана Сахарова, она у нас

философия офиса

– На Новый год у нас всегда бывает корпоратив, и там происходит раздача наград и поощрений. Обычно главные редактора наших изданий награждают по одному из журналистов, директор фотослужбы – фотографа. И только недавно появилась премия генерального директора «Лучшему сотруднику». У меня таких «оскаров» два. Первый раз от генерального директора Владимира Ленского, который ранее и назначил меня начальником службы эксплуатации. Ее вручали на вечеринке в «Форум-Холле». Ведущий объявил премию генерального директора, назвали мое имя, а на экране высветилась моя фотография. Это награждение оказалось приятным вдвойне, потому что на празднике присутствовал мой сын. Он был очень горд за свою маму. Вторую премию вручал мне Демьян Кудрявцев.

«Сменить подрядчика в разгар стройки невозможно без увеличения стоимости».

директор по строительству». Усманов глянул на меня и говорит: «Женщина – директор ДЭЗа?!». Я же на такой вопрос обычно отвечаю, что женщина – это не профессия, это хобби. – А руководство ценит? Поощряет? Ведь в журналистской среде редко кого поощряют, кроме самих журналистов.

– Планируете что-то еще строить в «Коммерсанте»? – Да. Задумали частичную надстройку двух-трех этажей. Сейчас согласовываем проект. К сожалению, процесс согласований несколько затянулся, но, надеюсь, что в этом году дело дойдет до строительства. Текст: Ольга Ильина

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

17


философия офиса

Особые отношения Хорошо, если вы знаете, как без потерь для компании провести ремонт или строительство офиса. Но если перед вами еще не ставилась такая задача и вы не хотите «проспонсировать» низкую эффективность, раздолбайство и вороватость своих подрядчиков, рекомендуем ознакомиться с основными приемами «разводки» клиентов и способами борьбы с этими приемами.

В

се схемы, применяемые строителями для завышения стоимости строительно-монтажных работ, можно разделить на две группы: приемы, основанные на манипуляциях со стоимостью собственно работ, и приемы, основанные на «творческом» использовании материалов. Первая группа приемов включает в себя следующие основные варианты.

1. Выполнение «лишних» работ, т. е. работ, в проведении которых не было необходимости и которые не были предусмотрены техническим заданием (сметой). Например, в офисных помещениях строители должны были поменять напольное покрытие – старый линолеум сменить на ламинат. Под это задание они тут же создают свою легенду: «Мы сняли линолеум, а у вас вся бетонная стяжка на полу растрескалась». В общем, талантливо придумали для себя работу. Хотя ламинат вполне можно было уложить и на старую стяжку. 2. Завышение фактически выполненных объемов работ. Например, строители произвели выравнивание и шпатлевку стен в тех же офисных помещениях. Единицей измерения данных работ является 1 кв. м. площади стен. Если мерить правильно, то всего строители обработали 1800

18

«квадратов». Но, недолго думая, добавили к этой цифре 10 % и в смете выполненных работ написали «1980 кв. м.». Логика их рассуждений предельно проста и не менее цинична: «Да кто там у заказчика будет ходить с рулеткой и перемерять!». И ведь молодцы еще, если всего 10 % добавят. Особенно грешно этим вариантом не воспользоваться, когда дело касается работ, которые трудно или невозможно точно измерить. Как, например, точно определить количество завезенного/вывезенного грунта? 3. Завышение стоимости единицы выполняемых работ. Схема появилась еще в советское время и жива до сих пор: есть некая базовая ставка стоимости единицы работы (расценка), и к этой базовой ставке применяется куча повышающих коэффициентов, учитывающих уровень сложности работы, особенности условий, в которых она проводится, и т. д. Умелое манипулирование этими коэффициентами дает возможность увеличивать базовые расценки в разы. Например, базовый тариф на выравнивание и шпатлевку потолков нежилых помещений составляет 120 рублей за 1 кв. м. поверхности. У ваших подрядчиков тут же появляются «креативные» идеи по изменению этой расценки: «У вас потолки высокие, выше 3,5 метров, так что это будет работа на высоте. Надо добавить 20 %. А еще они у

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

вас очень неровные, перепад больше 3 см. Так что еще надо 20 % добавить». Так «проценты на проценты», и вместо 120 рублей уже 210 рублей за метр. 4. Невыполнение (или неполное выполнение) работ, заложенных в техническом задании. Тут, полагаем, все предельно понятно. Должны были, например, в соответствии со СНиП и сметой, перед установкой опалубки для заливки фундамента насыпанную «подушку» из песка и гравия пролить водой и утрамбовать. Строители подошли «творчески»: «Это ж столько возни – надо воду везти, трамбовочную машинку, потом еще день работы. Здание – малоэтажное и так никуда не денется!». 5. Некачественное выполнение работ. Квалифицированному рабочему надо платить 1000–1500 рублей в день. Подрядчик привлек непонятно кого и платил ему 500 рублей в день. Природа экономии ясна. Да и последствия тоже. 6. Особую привлекательность для строителей представляют так называемые скрытые работы. (Работы, результаты выполнения которых невооруженным глазом не увидеть.) Если по другим работам можно одновременно использовать только один (ну, максимум, два) вариант из перечисленных, то для любой скрытой работы можно сразу применить хоть все пять вариантов.


философия офиса Вариантов «творческого» использования материалов тоже достаточно. Все они являются отражением двух ситуаций: • Обеспечение материалами ведется через подрядчика, и тогда он всеми силами пытается нажиться на этом – «навариться» на перепродаже или получить комиссионные от продавцов; • Обеспечением материалами занимается сам заказчик, и тогда «неувязочки» с материалами являются или следствием разгильдяйства подрядчика, или его манипуляций с выполняемыми работами. 1. Использование «лишних» материалов. «Лишних» в том смысле, что они не были упомянуты в смете и без них вполне можно было бы обойтись. Вариант, как правило, является следствием выполнения «лишних» работ. Как в рассмотренном выше примере: выполнили «лишнюю» работу по устройству стяжки, соответственно, потратили на это несколько дополнительных кубов бетона или сухой смеси. 2. Превышение норм расхода материалов. В отличие от предыдущего варианта, в данном случае использованы указанные в смете материалы. Но фактически израсходовано больше (или подрядчик декларирует, что использовано больше). Объяснения подрядчика вполне предсказуемы: «А тут у вас потолок (пол, стены) оказался очень неровным, а мы все делали по «маякам», «А вы купили материалы не совсем качественные (не свежие, не подходящие), поэтому и расход оказался повышенным». 3. Завышение стоимости использованных материалов. При этом, в зависимости № 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

19


философия офиса

особые отношения Полагаем, что большая часть из перечисленных «разводящих» приемов особым откровением для вас не стала. И пришло время поговорить о том, как противостоять алчности и глупости подрядчиков.

от ситуации и «креатива» подрядчиков, вариант может быть реализован в следующих видах: • Приобретается материал, указанный в смете, но по цене, превышающей указанную в смете или среднерыночную; • Приобретается материал, указанный в смете, и даже по цене, соответствующей указанной в смете. Но на эту цену даются разные «накрутки» – за погрузку, выгрузку, доставку. (Одни «умельцы» вообще порадовали своей находчивостью: сделали к цене надбавку 10 % – стоимость услуг по обеспечению сохранности материалов на стройплощадке.) • Использование материалов другого вида, более дорогих по сравнению с указанными в смете. (Еще бы, комиссионные ведь платятся от оборота!) 4. Использование более дешевых материалов или в меньшем количестве, по сравнению с указанным в смете. Тут тоже все понятно. Вместо фирменного «Ветонита» был использован местечковый «ДоброСтроитель». А в отчетности значится, конечно же, «Ветонит». Реально потратили 180 кг водоэмульсионки, а к списанию предъявили, как в смете, – 220 кг.

20

Правило 1. Делайте проект. Никогда не начинайте работу без проекта (или технического задания). Конечно, если речь идет об устройстве перегородки «в полкирпича» в одном из подсобных помещений, то, вполне возможно, вы сможете обойтись и без проекта. Но в этом случае очень велика вероятность, что ваши затраты на создание этой перегородки будут процентов на 20 выше обоснованных затрат. Лучше 10 % от сметной стоимости работ заплатить проектировщикам, чем на 20 % и более превысить сметную стоимость из-за плохого проекта или его полного отсутствия. Перед составлением технического задания на ремонт обязательно проведите дефектовку. В противном случае, будьте уверены, строители «продадут» вам то, что у вас уже есть. Правило 2. Считайте. После составления проекта или технического задания готовьте смету. Вы можете составить смету самостоятельно или привлечь для этого специальную организацию. Как и в случае с проектированием, последнее предпочтительнее. Только бдительно следите за тем, чтобы составитель сметы не был связан финансовой заинтересованностью с будущим исполнителем работ. Правило 3. Выбирайте и торгуйтесь. Имея на руках проектную документацию, приступайте к выбору подрядчика. Можете для этого про-

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

вести открытый конкурс (тендер) или ограничиться запросом предложений. Торгуйтесь с потенциальными подрядчиками. Оценивайте их не только с точки зрения предлагаемой ими цены. Обращайте внимание на общую репутацию подрядчиков и отзывы клиентов, их опыт выполнения данных работ, обеспеченность персоналом и техникой, декларируемые ими сроки выполнения работ и предоставляемые гарантии. Правило 4. Тщательно оформляйте отношения с подрядчиком. Не считайте подписание договора пустой формальностью. Не принимайте «один к одному» форму «условно-типового» договора, который предложит подрядчик. В договоре должны найти свое отражение не только стоимость работ, но и все прочие параметры (сроки, гарантии и т. д.), соблюдение которых ранее декларировал подрядчик и на основании которых вы его выбрали. И, конечно же, должна быть отражена ответственность подрядчика за несоблюдение этих параметров. Правило 5. Контролируйте ход выполнения работ. Когда, как вам кажется, вы нашли идеального подрядчика и подписали с ним во всех смыслах правильный договор, не спешите расслабляться. Как только подрядчик приступит к выполнению работ, не спускайте с него глаз. Если вы не готовы выделить специального человека для постоянного присутствия на стройплощадке или даже такой «относительно свободный» человек есть, но он недостаточно компетентен, привлеките для исполнения функций технического надзора стороннюю компанию. Это может быть, в частности, проектная организация, которая готовила для вас проект строительства или реконструкции и которая охот-


философия офиса но возьмется за авторский надзор хода выполнения проекта. Общее правило здесь таково: рубль, вложенный в технический надзор, потенциально избавляет вас от потерь, как минимум, на пять рублей. Не забывайте, что качество работ определяется и качеством используемых при их производстве материалов. Поэтому следите за тем, чтобы: • использовались именно те материалы, которые указаны в проектносметной документации (а всякая замена материалов должна согласовываться с проектной организацией); • соблюдались нормы использования материалов (о склонности строителей «перекладывать» и «недокладывать» мы говорили выше). Не меньшее внимание надо уделять и срокам выполнения работ. Дело не только в том, что вы получите свой объект с опозданием. Задержка в одних работах сделает невозможным проведение других. Правило 6. Обоснованно принимайте результаты работ. Должна оцениваться и приниматься фактически выполненная работа, и на основании фактически выполненной приемки должны подписываться акты выполненных работ. Особое внимание, повторим, уделяйте скрытым работам: это позволит вам избежать ненужного вскрытия стен, пола (крыши, грунта и т. д.) и долгих разбирательств с подрядчиком.

Если вдруг подрядчик начнет махать перед вашими глазами первоначальной сметой (которая шла как приложение к заключаемому договору), требуя полностью оплатить перечисленные там работы, ссылаясь на ранее достигнутые договоренности, и при этом вы точно знаете, что фактически часть упомянутых там работ не выполнена, порекомендуйте ему выбросить эту смету или переделать ее с учетом фактически выполненных работ. Вы платите не за смету, а за выполненные работы. Приемка работ должна проводиться в строгом соответствии со СНиП и проектной документацией. Цена, о которой вы договаривались, предполагала качественное выполнение работ, поэтому за любое отклонение от норм (если вы сочтете его допустимым) цена должна быть снижена. Заявления подрядчика в духе «а что вы хотите за эти деньги» совершенно неуместны. Кроме того, не забывайте, что подрядчик должен отчитаться перед вами и за материалы, которые он использовал при производстве работ. Правило 7. Продолжайте следить за качеством строительно-монтажных работ уже после их завершения. Работы приняты, акты подписаны. Вы расстались с подрядчиком, кажется, довольными друг дру-

БЫСТРО · ДЁШЕВО · УДОБНО

реклама

ГаранТрансСервис Тел.: (495) 729-34-96, (495) 997-18-43

гом. Началась эксплуатация объекта. Важно и после этого отслеживать качество выполненных работ. Все недочеты, весь брак, которые проявляются при эксплуатации объекта, актируйте. Желательно это делать в присутствии представителей организации, которая осуществляла технический надзор за ходом строительно-монтажных работ. И уж совершенно обязательно, чтобы при составлении актов присутствовал представитель подрядчика. В договоре с подрядчиком могли быть оговорены сроки предоставления гарантий на выполненные работы, а могли не быть оговорены. Независимо от наличия гарантий, вы всегда можете предъявить свои претензии подрядчику. Потенциал экономии средств при выполнении строительномонтажных работ огромен. Если вы считаете, что содержать на постоянной основе собственный отдел капитального строительства вам невыгодно, а внешней организации, которая могла бы осуществлять авторский надзор, вы не очень доверяете или считаете ее услуги неоправданно дорогими, можете использовать компромиссный вариант: примите на работу сотрудника на время проекта. Правильная мотивация такого специалиста позволит исключить риски вступления его в сговор с подрядчиком и поможет сэкономить колоссальные средства. Приблизительный ориентир такой: вы можете смело платить своему сотруднику до 10 % от сметной стоимости работ. И даже больше. Признанная статистика такова: правильно исполняемые функции технического надзора снижают фактические затраты на проведение строительномонтажных работ на 30 %. Материал предоставлен «Клубом Борцов с затратами», costkiller.ru

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

21


новости

Под комплексом «Москва-сити» проложат метро Правительство Москвы пообещало построить в централе «Москва-сити» пересадочный узел Московского метрополитена. Помимо действующей станции «Выставочная» (Филевская линия) в него будут входить две новые станции: «Деловой центр» Калининско-Солнцевской линии и «Деловой центр» Третьего пересадочного контура. Данное решение было принято с целью развести возросшие пассажиропотоки и разгрузить Филевскую линию. Предполагается, что новая ветка метро пройдет под центральным ядром ММДЦ «Москвасити», Малым кольцом МЖД, руслом Москвыреки и под Кутузовским проспектом. Эксплуатационная протяженность линии будет 2,4 км, протяженность перегонных тоннелей – 4 км.

Ингушское правительство переходит в режим «Видеообщения» В конце декабря 2011 года в рабочих кабинетах руководителей региональных и муниципальных органов власти Ингушской республики установили специальное оборудование, необходимое для общения с коллегами и министрами регионального правительства в видеорежиме. Как сообщает газета «Ведомости», ранее такой техникой уже был оборудован зал заседаний республиканского кабинета министров. В региональном правительстве посчитали, что новинка позволит на 120 тысяч рублей в год снизить за-

траты, которые раньше шли на организацию совещаний. Кроме того, должен вырасти уровень мобильности чиновников, и они теперь смогут больше

У «Сбербанка» появится собственная соцсеть «Сбербанк» решил самостоятельно привлекать соискателей через специализированный сайт по поиску кадров, который будет одновременно являться соцсетью для профессионального сообщества и тест-площадкой для желающих трудиться в банке. По сообщениям деловой интернет-газеты «Маркер», пользователям расскажут о преимуществах работы в банке, соответствующем предварительном обучении, свободных вакансиях и многом другом. На порта-

22

ле «Сбербанк» предложат соискателю пройти интерактивные игры и тесты для получения допуска к более полной информации по вакансии. Те, кто тест не пройдет, дополнительной информации не получат. Работа над созданием проекта стартует в начале 2012 года, запуск в эксплуатацию намечен на июнь. «Сбербанк» ожидает видеть у себя на кадровом сайте до 100 тыс. уникальных пользователей в день и до 50 тыс. заполненных анкет в месяц.

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

времени уделять работе «в поле», а не просиживать дни напролет за столом заседаний. Главы муниципалитетов будут экономить время на поездки на совещания, ведь некоторым из них нередко приходилось ездить в республиканскую столицу по несколько раз на день, а дорога из районов в Магас зачастую неблизкая. Правда, ингушским чиновникам предстоит перешагнуть еще один барьер – освоить новую технику, для чего будут организованы специальные тренинги.


новости

Штраф за нарушения условий труда могут увеличить в 100 раз Министерство здравоохранения и социального развития России предлагает до 100 раз увеличить штраф за нарушение законодательства об охране труда. По мнению заместителя министра здравоохранения и социального развития Александра Сафонова, административное наказание должно соответствовать тяжести нарушения. Неудовлетворительные условия труда ведут к существенным финансовым потерям. В минувшем году потери ВВП России, связанные с неблагоприятными условиями труда, несчастными и смертельными случаями на производстве, превысили 1,4 трлн рублей.

Руководителей обязали закупить аптечки С 1 января 2012 года не считается нарушением отсутствие в автомобиле аптечки. Зато аптечки должны появиться на всех производствах и иных рабочих местах. Вступивший в силу приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 05.03.2011 № 169н «Об утверждении требований к комплектации изделиями медицинского назначения аптечек для оказания первой помощи работникам» определяет требования к производственной аптечке. В нее должны входить бинты и пластыри

определенных размеров (12 наименований), медицинские перчатки и маска, изотермическое спасательное

покрывало, устройство для проведения искусственного дыхания «ротустройство-рот» или карманная маска для искусственной вентиляции легких «рот-маска», антисептические салфетки, а также набор вспомогательных инструментов (ножницы, английские булавки, авторучка, блокнот, сумка и пр.). Также в аптечку должна быть вложена краткая инструкция с пиктограммами по оказанию первой помощи в разных ситуациях. Лекарственные средства в состав минимального набора не входят.

Офисные страшилки Американские ученые из Национального института санитарного состояния окружающей среды впервые доказали, что работа в офисе влияет на здоровье. Соответствующее исследование было опубликовано в журнале об окружающей среде Environmental Science & Technology. По мнению ученых, главную опасность в офисах представляет воздух. Мягкие ковровые покрытия, мебель, краска и другие офисные предметы выделяют полифторированные соединения, которые

затем проникают в кровь офисных работников. В частности, во время опыта в крови 31-го работника бостонских офисов был обнаружен высокий уровень флюорополимера. Затем ученые исследовали воздух в их офисах и домах. Выяснилось, что офисный воздух содержит флюорополимеров в 3–5 раз больше, чем домашний. Химикат в крови способен разлагаться до перфторокаприловой кислоты, которая может вызывать образование раковых клеток. Ученые отмечают, что боль-

ше всего рискуют люди, работающие в новых офисах.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

23


новости

Клининг в Москве оценили в процентах Агентство РБК анонсировало исследование рынка клининга в Москве и Московской области, которое провело агентство DISCOVERY Research Group. В ходе проведения исследования были опрошены топ-менеджеры крупнейших клининговых компаний. По данным опроса респондентов, наибольшую долю в общем объеме потребления услуг занимает ежедневная комплексная уборка – 44 %. Следом идет уборка прилегающих территорий – 19 %, вывоз мусора и снега – 10 %, шлифовка, полировка мрамора, гранита, керамической и керамогранитной плитки – 9 %, мойка вертикальных поверхностей – 7 %. Наименьшие доли в общем объеме потребления

услуг компаний были отмечены в сегментах: специализированной уборки после пожаров и строительных работ – 4 %, озеленения внутренних и прилегающих территорий – 3 %, пре-

доставления дополнительного персонала – 3 %. Оставшийся 1 % приходится на другие виды клининговых услуг. Всего в Москве функционируют порядка 500 компаний, оказывающих услуги клининга (вне зависимости от оборота). Около 70–80 % из них представляют собой, по сути, микроскопический бизнес со штатом в несколько человек. Такие компании не значатся в справочниках, у них нет ни сайта, ни рекламы. Они перебиваются случайными заказами. И лишь около 100 компаний можно назвать рыночными в прямом смысле этого слова. У них стабильная (пусть у большинства и небольшая) клиентура, они активно участвуют в тендерах.

Panasonic осветит всю Азию По итогам прошлого года компания Panasonic заняла первое место по продажам светодиодных ламп в Японии. Производителю принадлежат 35% внутреннего рынка. Светодиодным освещением в Panasonic занимаются два отдела, но в ходе запланированной на 2012 год реструктуризации производство светодиодных ламп будет управляться подразделением Energy Solutions. Panasonic надеется достичь 10-процентной операционной прибыли за счет этой

реструктуризации. Компания поставила себе цель – к 2015 году занять 80% японского рынка светодиодного освещения и 20% международного рынка. Международный маркетинг в основном будет сосредоточен на Китае. Что касается международного рынка, Panasonic планирует сосредоточиться на продаже светодиодных светильников в Китае и других регионах Азии. В Европе и США компания сделает акцент на продаже комплектующих.

Авиапассажиры будут расплачиваться за выхлопы самолетов По мнению экспертов, в связи с тем, что российским авиакомпаниям придется потратить за 2012 год около 30 миллионов евро на экологические квоты Евросоюза, цены на авиабилеты резко возрастут. По информации газеты «Коммерсантъ», согласно новой системе российские авиакомпании должны компенсировать вред окружающей среде от выхлопов двигателей самолетов до 1 апреля 2013 года. Срок действия Киотского протокола, в котором прописаны

24

правила загрязнения окружающей среды вредными газами, истекает 31 декабря 2012 года. Ожидается, что после этого страны заключат новое аналогичное соглашение. Россия неоднократно выступала против одностороннего введения платы за квоты властями Европейского союза. Кроме РФ, против нововведения высказывались власти других стран, в том числе США и Китая. Но пока официальный отказ платить за парниковые газы поступил только от КНР.

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


новости

Вся «Электронная Россия» на планшетнике В конце прошлого года в администрации Санкт-Петербурга было осуществлено решение о реализации электронного документооборота, предназначенного для использования на планшетных компьютерах iPad. По сообщениям «ТАСС-Телеком», планшеты производства компании Apple были закуплены для руководителей профильных комитетов некоторое время назад. А установленная на них программа «Мобильный офис руководителя» позволяет утверждать и подписывать документы, рассматривать

и выдавать поручения, отправлять документы на доработку, контролировать исполнение поручений, осуществлять поиск нужных документов и так далее. Система работает с загруженными документами в режиме офлайн, то есть постоянное подключение к Интернету не требуется. Стоит заметить, что в еще июле 2011 года планировалось отказаться от использования чиновниками планшетов iPad, поскольку эти устройства не обеспечивают достаточной защиты от несанкционированного доступа.

Строго по графику Предприниматели в этом году заранее могут подготовиться к предстоящим проверкам. Генеральная прокуратура РФ совместно с прокурорами субъектов РФ сформировала ежегодный сводный план проведения контролирующими органами плановых проверок в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 год. Все заинтересованные хозяйствующие субъекты, а также органы контроля всех уровней могут ознакомиться с интересующими их провер-

ками на официальных сайтах прокуроров субъектов РФ, транспортных прокуроров и иных специализированных прокуратур. Если информация о плановой проверке не была опубликована, у юридического лица или ИП появляется достаточно оснований для оспаривания результатов проверки. Кроме того, по мнению экспертов, опубликование данного плана проверок означает и согласование таких проверок с прокуратурой на предмет законности, дабы исключить необоснованные проверки.

Один миллиард долларов от GM Американский автопроизводитель General Motors за пять лет планирует инвестировать в Россию миллиард долларов, чтобы к 2015 году более чем удвоить выпуск своей продукции. Согласно озвученным информационному агентству «Франс Пресс» планам, GM предполагает увеличить выпуск машин в РФ с 232 тысяч автомобилей в 2010 году до 520 тысяч в 2015 году. В 2012 году компания начнет продажи в России автомобилей Chevrolet Cruze в кузове «хэтчбек», нового Opel Zafira, Chevrolet Aveo и Chevrolet Camaro. Сначала Chevrolet Aveo будет собираться методом крупноузловой сборки на калининградском предприятии «Автотор», к концу года планируется запустить тестовую сборку на Горьковском автозаводе. А в начале 2013 года GM намеревается начать в России продажи бюджетного автомобиля Chevrolet Cobalt. Предусмотрено, что автомобиль будет ввозиться из Узбекистана.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

25


экоофис

Посчитаем?

Е

сли сотрудникам какой-нибудь фирмы задать вопрос, экологичен ли их офис, многие пожмут плечами. Что такое экологичный офис – тот, в котором много комнатных цветов и прочих растений? Или в котором нет дешевой офисной мебели из вредных сортов ДСП? А может быть, тот, в штате которого состоит добросовестная уборщица и поэтому в нем нет не только мусора, но и пыли? Разумеется, рабочее место не должно наносить вред здоровью работника. Но, если смотреть шире, экоофис – это помещение, которое наносит минимальный урон окружающей среде и, конечно же, находящимся в нем людям. Казалось бы, чем виноваты перед природой люди, мирно сидящие за своими рабочими

Экоофис – это помещение, которое наносит минимальный урон окружающей среде и, конечно же, находящимся в нем людям.

столами? Разве только тем, что, как говаривал герой Аркадия Райкина, «вдыхают все кислород, а выдохнуть норовят всякую гадость!». Офис – не химический комбинат, не лесопилка, не теплоэлектростанция. И тем не менее принтер, повинуясь одному клику мыши, выплевывает нужное количество распечатанной документации. Он печатает на бумаге, для изготовления которой пришлось спилить дерево. Офисная техника потребляет электроэнергию – и вряд ли на наших рабочих местах она получена от солнечных или ветряных электростанций. Сотрудники Всемирного фонда дикой природы (WWF) сумели разработать методику подсчета «углеродного следа» любого конторского здания. «Углеродный калькулятор»

26

учитывает выбросы углекислого газа на всех предприятиях, которые в конечном итоге обслуживают работу офиса, производят для него продукты или энергоресурсы. Каждая фирма оплачивает коммунальные услуги – электроэнергию, тепло, горячую и холодную воду, утилизацию отходов. Работу всех поставщиков этих услуг и производителей используемых в офисе продуктов в конечном итоге можно выразить в так называемых факторах эмиссии СО2. Иначе говоря, можно подсчитать, сколько углекислого газа образовалось в ходе производства. Например, кубометр обыкновенной водопроводной воды «стоит» 0,62 кг углекислого газа. Если, конечно, вода холодная. Для горячей воды цифра куда более внушительная. Чтобы доставить в офисный санузел кубометр горячей воды, нужно выпустить в атмосферу аж 24 кг СО2! Конечно, это не повод мыть руки ледяной водичкой, но задуматься о том, как минимизировать ущерб нашей планете, все-таки стоит. Структура углеродного калькулятора Коммунальные услуги • • • •

Электроэнергия Тепловая энергия Горячая и холодная вода Отходы Потребление бумаги

Офис WWF в Норвегии. Самая дорогая работа – по утеплению стен – была выполнена при поддержке Правительства Норвегии

В этих подсчетах нет мелочей. Углеродный калькулятор учитывает даже то, каким видом транспорта пользуются сотрудники, направляющиеся в командировку. Принято считать, что «коптящие небо» самолеты с их мощными реактивными двигателями наносят существенный вред окружающей среде. Это так – но, рассчитав фактор эмиссии СО2 для одного пассажира, перевезенного на километр, экологи выяснили, что у автомобиля он больше даже на относительно коротких маршрутах! А самым экологичным видом транспорта оказался железнодорожный. Есть и формула, определяющая количество СО2, которое было бы поглощено за год древесной биомасСтруктура затрат и выбросов СО2

Затраты 82% 12% Выбросы СО2

0,4%

6%

Командировки сотрудников • Авиатранспорт • Ж/Д транспорт • Автотранспорт Оценка экономической эффективности энергосберегающих мероприятий

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

89% 10% 0,4% Электроэнергия Тепловая энергия

0,1% Холодная вода Бумага


экоофис

Офис «Сбербанка» в Мурманске. Первый российский офис, оцененный новым «углеродным калькулятором»

сой, вырубленной для производства одной пачки бумаги формата А4, и, зная потребление бумаги в офисе, можно подсчитать урон природе еще и по этой линии. Но нужны ли подобные расчеты в России? Вчера без них легко обходились, сегодня стоит обратить на них внимание, ведь завтра экологическая сертификация офисов может оказаться необходимой. Вспомните, еще несколько лет назад скептики не верили в то, что в России будут введены стандарты Евро-3, а затем и Евро-4, регулирующие содержание вредных веществ в выхлопных газах транспортных средств. Однако наша страна, пусть и с некоторым отставанием, следует в фарватере европейских мероприятий по борьбе за минимальное загрязнение планеты и ее атмосферы. Тем более что борьба за экологию в итоге может обернуться снижением расходов. Об этом говорит скандинавский опыт организации «зеленых офисов». В частности, норвежская система добровольной сертификации Eco-lighthouse с 2000 года работает на государственном финансировании, а с 2006-го вышла на самоокупаемость. До последнего времени при расчетах использовались усредненные показатели. Для России они, конечно же, пока неактуальны. У нас все иначе, начиная от отсутствия экологичных методов производства электроэнергии и заканчивая мусором, который в Европе сортируют по видам и везут на мусороперерабатыва-

ющие заводы. Недавно при поддержке посольства Норвегии в России Всемирным фондом дикой природы разработан экологический калькулятор специально для российских условий. Первым отечественным объектом, который оценили с помощью «углеродного калькулятора», стал центральный офис «Сбербанка» в Мурманске. При этом учтены все местные реалии. К примеру, то, что основными поставщиками тепловой энергии являются работающие на мазуте котельные и Мурманская ТЭЦ, а электроэнергию офис получает из объединенной энергосистемы северо-запада России. Ясно, что для других регионов страны данные нуждаются в корректировке. Тем не менее полученные результаты интересны. Выяснилось, что 82 % расходов офиса составляет оплата электроэнергии, на втором месте расходы на бумагу – 12 %. Однако доля бумаги ничтожна в генерации «углеродного следа» – всего 0,4 %! Тогда как потраченная электроэнергия предопределяет 89 % выбросов СО2, а тепло – 10 %. Таким образом, становится ясно, что переход на электронный документооборот, конечно, позволит сэкономить немалые средства. Но, с точки зрения охраны окружающей среды, куда более эффективными будут использование энергосберегающих лампочек или утепление фасадов зданий. В планах WWF – тестирование калькулятора еще в нескольких офисах, в том числе в Москве. Вслед за «Сбербанком» желание подсчитать затраты на ресурсы и «углеродный след» своих офисов выразили «Внешэкономбанк», компании «Билайн», Bosch & Siemens, Ernst & Young и другие. Конечная цель WWF в этой области – разработка простой в использовании веб-версии калькулятора, чтобы любая компания могла воспользоваться новым инструментом.

Первый экоофис в народном стиле

В декабре 2011 года состоялось открытие офиса компании «Астарта престиж», проект клиентской зоны которого победил на Втором международном фестивале инновационных технологий в архитектуре и дизайне «Зеленый проект» в номинации «Экодизайн». Оригинальным офисным решением стал обновленный шоу-рум «Астарта престиж», который дизайнеры выполнили в стиле «русской горницы», чтобы подчеркнуть радушие и гостеприимство, с которыми встречают сотрудников, партнеров и клиентов. В частности, при создании концепции офиса авторы проекта черпали вдохновение в таких постепенно набирающих популярность тенденциях, как возвращение к национальным истокам и экологическое направление в дизайне интерьеров. Новый экоофис выполнен из экологически чистых материалов. Клиентская зона оформлена под палехскую роспись, а стойка администратора и места для отдыха стилизованы под бревенчатые русские избы. Специалисты даже в шутку окрестили подобный стиль «Кижи», намекая на то, что они «сделаны без единого гвоздя», так как «бревна» выполнены из прессованной фанеры.

Текст: Сергей Иванов

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

27


недвижимость

Вторая волна кризиса. Уйти или остаться?

Мария Зимина,

Мария Зимина – заместитель директора отдела по работе с корпоративными клиентами S. A. Ricci. Имеет опыт работы в области бизнес-консалтинга более восьми лет, четыре из которых – в сфере представления интересов крупных покупателей и арендаторов. За время работы в области корпоративных услуг на рынке недвижимости Мария выполнила большое число проектов для западных и российских клиентов, включая такие компании, как Bayer, «Интегра», Whirlpool, GEA, Panasonic, «Акрихин», «Сбербанк» и многие другие. Мария Зимина закончила Новосибирский государственный университет (2000) по специальности математик-экономист и с отличием Московскую государственную юридическую академию (2006) по специальности гражданское право, имеет значительный опыт работы в финансовой сфере.

эксперт

В

ожидании второй волны кризиса компаниям вновь приходится потуже затягивать пояса: оптимизировать штатное расписание, плотнее сдвигать рабочие столы сотрудников и подумывать о сокращении арендных расходов. Уходя, не уходи Оптимизировать расходы на аренду можно двумя способами: путем переговоров с собственником и поиском другого офиса. Мы рекомендуем арендатору прибегнуть к обоим вариантам: начинать поиск альтернативного офисного помещения и параллельно вести переговоры с арендодателем по оптимизации текущего договора. Изучая рынок и подбирая новое помещение,

28

вы получите информацию об арендных ставках в других офисных зданиях, а также о тех бонусах, которые собственники готовы предоставить арендатору (например, отделка помещения за свой счет). Эта информация может стать той самой козырной картой, которая решит исход переговоров с арендодателем в вашу пользу. В нашей практике был случай, когда, используя такую тактику, арендатору удалось достичь 18процентной скидки. Когда настало время продления текущего договора аренды, перед страховой компанией, занимающей площадь 3200 кв. м., встал вопрос экономии бюджета. Страховщики обратились к нам с просьбой подыскать не-

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

сколько вариантов офисных помещений. В результате переговоров с собственниками бизнес-центров нам удалось договориться о более низкой ставке по сравнению с той, которую арендатор платил в прежнем помещении. Одно из зданий понравилось страховой компании настолько, что она подписала письмо о намерениях и начала обсуждать, как отделать новое помещение. Убедившись, что арендатор всерьез намерен съехать, собственник пошел на уступки. На переговоры – во всеоружии Говорить о снижении ставки аренды стоит в тех случаях, когда объективно стоимость аренды офис-


недвижимость

Оптимизировать расходы на аренду можно двумя способами: путем переговоров с собственником и поиском другого офиса.

ного помещения выше, чем рыночная арендная ставка. Сложность состоит в том, чтобы выяснить реальную рыночную ставку аренды на подобные офисы и понять, насколько переезд в другой офис может быть выгоден для компании с учетом положений текущего договора аренды. Возможности по выходу из договора аренды у компании всегда различны и подчас очень ограничены условиями договора. Известны случаи, когда арендодатель снижал ставку и при долгосрочных зарегистрированных договорах аренды, однако этому всегда предшествовала большая работа по подбору аргументов и созданию правильной переговорной позиции.

Например, одной IT-компаний, занимающей 1200 кв. м. в бизнесцентре класса В, во время продления договора аренды собственник решил повысить ставку. Компания обратилась к нам с просьбой найти альтернативный вариант для переезда. В данном случае проблема была еще в том, что арендатор обратился к нам только тогда, когда исчерпал все аргументы в переговорах с собственником, и времени, чтобы найти новое помещение у него оставалось совсем немного. Тем не менее было найдено более дешевое предложение, информация о котором стала решающим аргументом в переговорах с собственником. Результатом стало снижение ставки на 23 % на весь срок аренды. Этот при-

мер наглядно показывает, как важно работать с рынком, анализировать различные варианты, сравнивать, рассчитывать, чтобы «идти в бой» с арендодателем, вооруженным цифрами и аргументами, а не мольбами о помощи. Что делать, если компания вынуждена сократить штат? Искать новый офис или «вернуть» арендодателю освободившиеся квадратные метры? Казалось бы, решение очевидно: зачем тратить время, нервы и деньги на поиск нового помещения и переезд, когда можно просто избавиться от излишков площади? Проблема в том, что арендодатель очень редко соглашается на возврат помещений, скорее он пойдет на снижение ставки. К тому же

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

29


недвижимость

вторая волна кризиса. уйти или остаться? часто конструктивные особенности здания и данного этажа не позволяют отделить блок от занимаемой арендатором площади. Впрочем, известны случаи, когда арендатору удавалось договориться с собственником. Например, компания, занимавшая до кризиса 5100 кв. м., «ужалась» до 4500. Собственник помещения пошел навстречу арендатору, однако для того, чтобы отделить освободившиеся 600 кв. м., пришлось возводить новую стену. В новых офисах первому арендатору могут быть предоставлены исключительные скидки.

Прощай, Садовое кольцо? Решившись на переезд в целях экономии, компания должна определить, от каких офисных преимуществ она готова отказаться, а от каких – нет. Первое, от чего имеет смысл отказаться в условиях, когда приходится считать каждую копейку, – местоположение в центре. Если ваш новый офис расположен недалеко от метро и в хорошей транспортной доступности, эффективность работы не пострадает. Сегодня на рынке есть бизнес-центры, возведенные вблизи МКАД либо ТТК, в прямой доступности от метро, и ставка аренды по ним может быть настолько привлекательной, что затраты на переезд окупятся уже за пару первых месяцев. Исключение в данном случае составляет клиентоориентированный бизнес (инвестиционные банки, Во время кризиса стоит пренебречь желанием иметь «свой собственный домик».

30

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

консультанты и др.), для которого центральное местоположение имеет очень важное значение. Во время кризиса стоит пренебречь желанием иметь «свой собственный домик», а также стремлением видеть из окна парк или речку. Можно переехать из бизнес-центра класса А в офисный центр класса В, сэкономив $ 200–250 за кв. м. А вот от таких качественных характеристик, как инженерия здания, инфраструктура, качество управления зданием, отказываться нельзя. Следует учитывать также профессионализм и опыт арендодателя. Компании, которая хочет снять качественный офис на хороших условиях и при этом сэкономить на аренде, следует присмотреться к новым, только что введенным в строй бизнес-центрам либо к офисным центрам, в которых пока по каким-то причинам нет арендаторов. Первому якорному арендатору могут быть предоставлены исключительно благоприятные условия. В такой ситуации даже у небольших арендаторов велика вероятность получить очень хорошие условия. Говорить о снижении ставки аренды стоит, когда стоимость аренды офиса объективно выше, чем рыночная арендная ставка.

И еще один совет. В условиях нестабильной экономической ситуации очень важно постараться обеспечить себе гибкость выхода из договора аренды. Это достигается путем заключения краткосрочного договора аренды либо включением в договор пункта, предусматривающего одностороннее право выхода из договора с предварительным уведомлением.


недвижимость

Кто на новенького? В 2012 году на офисный рынок выйдет несколько новых интересных объектов. Мы представляем некоторые из них.

Общая площадь одного из крупнейших строящихся сегодня объектов – БЦ SkyLight – составляет 111 тыс. кв. м. Офисный центр представляет собой два функционально независимых 27-этажных здания, объединенных стилобатной частью. SkyLight находится в престижном районе Москвы, в 10 минутах транспортной доступности от Кремля и в пяти минутах ходьбы от станции метро «Аэропорт». Ввод в эксплуатацию офисного комплекса SkyLight планируется во II квартале 2012 года.

14-этажный бизнес-центр запланирован в составе 28-этажного гостинично-делового центра «Парк Победы». Комплекс также включает в себя отель, апартаменты, фитнесцентр и развлекательные зоны. Проект имеет трехуровневую подземную парковку, наземную автостоянку и гостевую парковку. В инфраструктуру комплекса входят: отделение банка, интернет-кафе, банкоматы и терминалы для оплаты услуг связи. Завершение строительства запланировано на II квартал 2012 года.

«Алкон», деловой комплекс, строительство которого планируется завершить в IV квартале 2012 года, расположен на бывшей территории завода «Изолятор». Комплекс состоит из четырех зданий разной этажности (от 8 до 11 этажей), объединенных двухуровневым подземным паркингом. Общая площадь зданий – 102 177 кв. м. Визитной карточкой делового комплекса «Алкон» является спроектированный в центре каждого здания многосветный атриум, создающий естественное освещение. Материал предоставлен компанией S. A. Rici

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

31


люди и офис

Полноценное питание во время рабочей недели Как решить вопрос с обедом сотрудников в течение рабочего дня?

Слава вам, идущие обедать миллионы! И уже успевшие наесться тысячи! Выдумавшие каши, бифштексы, бульоны и тысячи блюдищ всяческой пищи. Владимир Маяковский, «Гимн обеду»

О

бед во время трудовых будней в России, согласно Трудовому кодексу, едва ли не единственный законный перерыв. Конечно, сотрудник компании вправе использовать его по своему усмотрению. Но мы будем исходить из того, что большинство работающих граждан используют паузу по прямому назначению. Каким именно способом они это делают – зависит от различных обстоятельств. Идеальный вариант описан нами далее, в статье «Как пообедаешь, так и поработаешь»: столовая в офисе, разнообразное меню, блюда приготовлены не заранее, а к моменту потребления, они высокого качества и стоят недорого. Такие блоки питания обычно присутствуют в офисах крупных международных и российских фирм, давно и прочно обосновавшихся на рынке. Но если на вашем предприятии нет собственной столовой, не стоит отчаиваться. Один из предложенных здесь вариантов, скорее всего, окажется для вас оптимальным.

32

Оборудованная кухня У вас нет полноценной столовой, но есть оборудованная кухня? Прекрасно! Значит, там скорее всего окажутся микроволновая печь и холодильник. Этого вполне достаточно для того, чтобы приготовленный по своему вкусу и принесенный из дома обед правильно сохранить и разогреть. Бывает, что подобные кухни оборудованы также плитой. Вряд ли это дает возможность приготовить какие-то сложные блюда вроде борща, но вот отварить пасту или пельмени – вполне. Плюс: уверенность в продуктах и в качестве приготовления. Минус: не всегда есть возможность готовить дома, приходится разогревать магазинные полуфабрикаты.

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

Бизнес-ланч в близлежащем кафе Если поблизости от офиса есть кафе средней ценовой категории, то там наверняка по привлекательной цене в период с 12.00 до 16.00 предлагают бизнес-ланч. Кафе – это повод на пару часов покинуть рабочее место и «проветрить» голову. Если в пешей доступности находятся не-


люди и офис сколько подобных заведений – еще лучше. Ведь у стандартных бизнесланчей всего от трех до пяти повторяющихся регулярно меню, которые быстро надоедают. Обеды в офис, или кейтеринг Сравнительно недавно появившаяся услуга офис-кейтеринг сразу же стала популярна и востребована у персонала тех компаний, где поблизости нет кафе-ресторанов, нет оборудованных кухонь или когда просто не хватает времени выйти перекусить. Суть ее в том, что по заранее присылаемому меню (обновляемому каждую неделю) ты можешь выбрать на указанную сумму блюда по своему вкусу. За обозначенные деньги тебе не только доставят контейнеры с горячей едой, но и в некоторых случаях разогреют и сервируют – зависит от оператора. Большое преимущество кейтеринг-компаний: у них можно заказать тестовый обед бесплатно или с 50-процентной скидкой! Заказать обед в офис сотрудники могут кооперативно. Цены на обед варьируются от 77 до около 1600 рублей с бесплатной доставкой. Еду развозят по всей Москве. И часть компаний заранее указывает приоритетные районы, куда обед следует доставить горячим. Некоторые предоставляют не только скидки, но и микроволновую печь на время сотрудничества. Есть еще один подход к корпоративному питанию: в виде поставки пищевых полуфабрикатов, которые быстро доводятся до состояния полной готовности непосредственно на месте. Фирма берет на себя установку специального оборудования на стороне клиентов: холодильников и пароконвектоматов. Если вы хотите заказать обед таким способом, то помните, что заказы принимаются до 15–16 часов дня накануне доставки.

Правила рационального питания при умственном труде Один из наиболее важных элементов гигиены умственного труда – рациональное питание. Оно должно отвечать общим гигиеническим принципам с учетом особенностей обменных процессов при умственном труде. Основные требования к рациональному питанию сводятся к необходимости компенсировать энергозатраты организма и наличию в рационе в сбалансированном соотношении всех необходимых пищевых веществ. Энергозатраты при умственном труде обычно невелики. Если во время занятий умственным трудом энергозатраты за 1 минуту на 1 кг массы тела составляют 0,025–0,03 ккал, то при физическом они могут достигать 0,11–0,15 ккал и более. Поэтому в данном случае главное внимание следует уделить обеспечению качественной полноценности питания. Рекомендуемое соотношение белков, жиров и углеводов в рационе человека умственного труда по весу –1:1:4, а в процентах к общей калорийности рациона белки должны составлять соответственно 13–15 %, жиры –30–33 %, углеводы – 50–55 %. По приемам пищи рацион должен распределяться следующим образом: первый завтрак – 20–30 %, второй завтрак – 10–15 %, обед – 30– 40 %, ужин – 15–20 % суточной калорийности. Если предусматривается второй ужин, то за счет снижения калорийности обеда и первого ужина. При умственном труде происходит интенсивный обмен нуклеиновых кислот (они составляют до 45 % массы всех органических веществ ядер нервных клеток). Поэтому в ра-

цион питания должны входить продукты, содержащие оротовую, фолиевую кислоты, инозит, которые участвуют в синтезе нуклеиновых кислот (мясные продукты, зелень). В обеспечении нормального функционирования центральной нервной системы велика роль и незаменимых аминокислот – метионина, лизина, триптофана, а также глутаминовой кислоты, необходимых для обезвреживания аммиака, образующегося в мозговой ткани. Эффективность участия перечисленных кислот в обменных процессах значительно увеличивается при наличии в рационе достаточного количества витаминов группы В. Следите за своим питанием, не забывайте о грамотном составлении рациона на весь день, и тогда хорошее физическое самочувствие и ясная голова вам гарантированы. Врач Людмила Ваганова

Текст: Евгения Головко и Юстина Майорова

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

33


люди и офис

Обед в разных странах В Израиле сотрудник питается хорошо и дешево

Б

езусловно, с необходимостью организации питания своего коллектива сталкивается практически каждый руководитель. Ведь это – один из тех «производственных факторов», которые ему просто нельзя не учитывать. В Израиле к привычному набору связанных с этим сложностей добавляется требование соблюдения Кашрута, то есть ряда религиозных предписаний, связанных с приготовлением пищевых продуктов и их употреблением. Ави Ротем, директор «ЦафонАсада», хайфской компании организации кейтерингового питания, говорит, что требование к кошерности пищи часто имеет место даже тогда, когда само предприятие и его функции никак не связаны с религией и носят, если можно так выразиться, предельно светский характер. Что же до самой организации питания в израильских компаниях, то его координацией, как правило, занимается отдел исполнительного директора. По словам Ави Ротема, иногда, особенно в небольших частных предприятиях, служащим предоставляют заботиться о собственном питании самостоятельно. В таком случае в офисных кафетериях устанавливают микроволновки, где можно разогреть приготовленную дома пищу, и кофейные автоматы. У сотрудников также есть возможность заказать по телефону пиццу или, к примеру, гамбургер. Но в целом такой подход для Израиля нетипичен. Чаще на крупных предприятиях организуется собственная (как правило, на внешнем управлении) сто-

34

ловая или буфет, куда выбранная по конкурсу кейтеринговая компания поставляет готовую еду. Многие небольшие фирмы заключают контракты с несколькими расположенными поблизости ресторанами и затем распределяют среди сотрудников специальные обеденные талоны, которые работник может использовать, выбрав ресторан, исходя из своих гастрономических предпочтений. Как правило, все такие завтраки и обеды полностью или частично субсидируются. Большую часть расходов на питание в рабочее время оплачивает работодатель, а лично работник – чисто символические суммы. Но четких законодательных норм на этот счет, в отличие, например, от расходов на проезд к месту работы и обратно, которые работодатель в Израиле обязан оплатить работнику в полном объеме, в сфере питания не имеется. Поэтому как само питание, так и субсидии на него

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

в разных компаниях могут отличаться весьма существенно. И еще один интересный момент: такой специальности, как «технолог пищевого производства», в Израиле просто нет. То есть технологии приготовления классических мировых блюд все же более-менее соблюдаются, но в целом израильский повар не связан стандартной рецептурой и может «изобретать» любые кулинарные шедевры без необходимости чему-то там «соответствовать». Кроме того, пищевое предприятие, если на него не поступает никаких жалоб, государственными службами практически не контролируется. Инспекторы интересуются лишь своей сферой ответственности, то есть соблюдением правил Кашрута, а такие предметы, как санитария и сроки годности исходных продуктов, вне их компетенции. К тому же производство некошерной продукции (которой в Израиле имеется не


люди и офис

США

Германия

В США вариантов «обеденного перерыва» много: можно взять заготовленные дома контейнеры с едой на работу, можно пообедать в кафе своей компании, можно заказать еду в офис и заглянуть в близлежащую закусочную. Разница в еде, принесенной из дома и купленной в кафе, ощутима: в среднем ланч в городе обойдется в 12–15 долларов, а принесенный из дома завтрак стоит всего 4–5 долларов. Особо дотошные американцы подсчитали, что если в году порядка 260 рабочих дней, то на приготовленных дома и принесенных на работу обедах можно сэкономить несколько тысяч долларов в год. Еще есть вариант заказать в офис т. н. «бокс-ланч», готовый обед. Стандартный бокс-ланч стоимостью 12 долларов, как правило, включает холодный салат, сэндвич с традиционным тунцом или индейкой и маленький пакетик чипсов. В «продвинутый» бокс-ланч за 15 долларов доложат яблоко или другой фрукт, а также сладкое печенье. Во многих американских компаниях чай и кофе бесплатны. Как минимум, одна чашка в день.

В Германии к еде относятся серьезно, в крупных и средних компаниях на завтраки и обеды для сотрудников денег и внимания не жалеют. Но официальный перерыв на обед в Германии всего полчаса. Немцы не любят носить еду с собой. У кого-то (как правило, на больших предприятиях) есть корпоративная столовая, кто-то покупает бутерброды и готовые салаты в супермаркете или готовые порции еды в киоске на углу. Только 11 процентов германских служащих позволяют себе кафе или ресторан во время рабочего дня. Обед в столовой компании стоит 3–4 евро, а в кафе – вдвое дороже. Меню столовых тоже весьма разнообразно и ничуть не уступает ресторанному. Как правило, это три-четыре основных блюда с гарнирами, салаты, сладости, йогурты, различные напитки.

Франция

так уж мало) их вообще никак не касается. А как же отсутствие контроля влияет на качество? Если коротко, то никак. Ави Ротем отвечает на этот вопрос так: «Все регулируют рынок и израильское законодательство. Если я хотя бы один раз доставлю своим заказчикам некачественный продукт, то уже на следующий день лишусь всех своих действующих контрактов. Плюс – отрицательная реклама и неустойки. Не говоря уже о том, что если вдруг кто-то (Боже упаси) отравится моей продукцией, то это уже гигантские по суммам иски, которые израильский суд, без всякого сомнения, удовлетворит». Фактически, любой недосмотр или халатность поставщика может привести его, в лучшем случае, к банкротству. Это, наверное, и в самом деле как-то дисциплинирует. Текст: Константин Криницкий

Чуть ли не каждый второй покупатель во время обеда в ресторане расплачивается бумажками размером сантиметров пятнадцать на пять, на которых обозначено «ресторанный чек» или «чек на обед». На чеках имеется сумма – в пределах 5–5,20 евро. Предъявители «чеков на обед» – скромные служащие различных средних и мелких контор. Так в социально ориентированной Франции решается вопрос с питанием сотрудников, которые не имеют возможности посещать корпоративную столовую. За них все равно платит работодатель. Владельцы предприятия обязаны по закону оплачивать значительную часть стоимости обеда персонала. «Ресторанный чек» выдается служащему, исходя из количества рабочих дней в году. Праздничные и выходные дни не в счет. Причем работодатели из собственного бюджета оплачивают 50 процентов номинала «ресторанного чека». Правда, имеют льготы: с затраченных сумм не платят налоги. Еще на эти чеки можно и просто купить любые продукты, а на работу принести еду, приготовленную дома.

Китай

В 12 и 18 часов работа в Китае замирает ровно на час. Это время обеда и ужина, соответственно. Далеко не во всех крупных офисах есть собственные столовые с кухней. Как раз наоборот, повсеместно обеды готовят и привозят кейтеринговые компании. Несколько лет назад сотрудники маленьких фирм приносили обеды с собой. Однако сейчас эта практика не приветствуется – руководители следят за чистотой помещений. Любое офисное здание окружает бесчисленное множество ресторанчиков, кафе, закусочных – и на свежем воздухе тоже. Кухни – самые разные, ассортимент блюд большой. В обычных китайских ресторанчиках обед обходится в среднем 30 юаней (150 рублей) с человека. Но это касается лишь «синих воротничков». Рабочие питаются куда скромнее. Хотя обед на тех же стройках предоставляется бесплатно, никаких разносолов он не предлагает: плошка риса, немного овощей, мясо только раз в неделю. По материалам «Российской газеты»

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

35


люди и офис

Как пообедаешь, так и поработаешь «А у нас классно кормят!» Сегодня такую оценку питания в офисе DHL в Москве можно услышать даже от скептиков. Такого уровня работы столовой административный директор компании Павел Волков добивался несколько лет.

П

авел, у DHL много офисов и в регионах. Чем принципиально отличается организация питания в Москве и в других городах России? – С питанием в Москве и в регионах совершенно разные истории. В регионах, как правило, людям платят компенсацию за питание, и этой суммы как раз достаточно для того, чтобы сотрудники смогли пообедать в близлежащих от офисов кафе. В Москве иная ситуация. В ту сумму, которую мы готовы выдавать на обед, мало где можно уложиться. Да к тому же в округе нет удовлетворяющих нашим требованиям кафе и ресторанов. Есть один ресторан, но в обеденное время он способен обслужить от силы, наверное, человек 100, а у нас на объекте ежедневно обедают 800. Если взять наш офис на Угрешской, то там в ближайшее кафе просто зайти-то страшно, не то что отправлять питаться туда персонал. С офисом в Шереметьево ситуация еще хуже. Он расположен рядом с аэропортом, в отдельном здании Ин-

36

ститута гражданской авиации, там есть своя столовая, но ее пропускная способность очень низкая, человек 50, а у нас на объекте – 250. – Как же вы решили эту проблему? – Переезжая в этот офис, мы изначально хотели уйти от формата «бабушек с кастрюлями». Я видел, как они приносили еду, у них была какая-то непонятная линия раздачи, что, в общем, было страшно. Поэтому пошли по иному пути – пригласили провайдера по питанию. То есть к нам приезжали люди и доводили до ума уже готовую еду, подогревали, держали в мармитах, что-то на месте дорезали: салатики, например. – Вас все устраивало? – Не совсем. Последнего провайдера мы поменяли в 2009 году. Причины разные: то качество блюд ухудшалось, то появлялись сублимированные продукты. И нового провайдера, которого мы взяли на замену, воспитывали ровно два года до момента, когда сотрудники наконец сказали: «Это классно!».

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

– Какие вы предъявляли требования к провайдерам, в частности к последнему? И кто контролировал исполнение? – Требования таковы: мы просили определенный ассортимент блюд с определенным выходом порций. Этим занималась офис-менеджер, она формулировала ТЗ, контролировала и качество еды. Правда, сейчас у нас нет офис-менеджера как структурной единицы – с приходом кризиса мы решили, что обойдемся без такого работника. – Дотацию на питание тоже сократили? – Да. Сейчас я понимаю, что в период кризиса нельзя было одновременно понижать дотацию на питание и менять провайдера. Потому что все отрицательные эмоции, связанные с понижением дотации, люди вымещали на провайдере. То есть у сотрудников была четкая ассоциация: стало плохо, потому что мы поменяли провайдера. А дотацию мы подрезали очень серьезно. Сначала система была следующая: существовал ком-


люди и офис плексный обед, и сотрудник мог выбирать из первых и вторых блюд, а также салатов, но не мог взять что-то сверх того. В новом варианте, сумма дотации на тот момент составляла 130 рублей, появилась возможность выбрать блюдо сверх этой суммы, доплатив самому или, наоборот, сэкономить и уложиться в отведенные деньги. То есть не было фиксированного набора блюд. – Замена системы питания не вызвала еще каких-либо проблем? – Конечно, вызвала! Мы прошли все стадии. Сначала недовольство сотрудников. Начались очереди на кассе, потому что люди не готовы были выбирать. Раньше человек приходил, прикладывал карточку и выбирал в заданных позициях, а теперь ему приходилось считать. «Один салат стоит столько, второй – столько, а что же мне взять, уложусь ли я в 130 рублей?». В итоге, мы стали публиковать меню перед входом в столовую, дополнительно предложили комплексный обед на сумму 130 рублей. Потом начались проблемы, связанные с качеством питания. Я считаю, что, с одной стороны, проблема была в провайдере – у них не хватало опыта в организации корпоративного питания, хотя хорошо умели организовывать выездное обслуживание. С другой стороны, они рассчитывали на один уровень дохода, а получили иной. Когда мы с ними договаривались, еще не знали, что сократим дотацию до 130 рублей. В общем, мы прошли через все возможные жалобы сотрудников: несвежая еда, инородные предметы в ней, регулярные отравления и т. д. И тогда я во внутреннем форуме завел специальную ветку, где разбирал все жалобы, по каждому пункту отвечал, кто-то получал от меня нагоняй. Одна девушка постоянно писала, что травится. Тогда я решил, что буду месяц с ней ходить на обеды и заказывать ровно то, что заказывала она. Так вот за этот месяц она ни разу не отравилась. Мы прихо-

дили на обед, я брал то, что выбирала она, садились, ели и мило беседовали. Все, ее отпустило. – А как вы пришли к тому формату столовой, которая есть сейчас? – Сотрудников у нас прибавилось, а столовая не справлялась – она изначально была меньше, чем нужно. И мы решили перейти на полный цикл питания, то есть чтобы все готовили прямо здесь. Во-первых, и продукты свежее, а во-вторых, проще управлять процессом. Мы предложили обосно-

ванный проект руководству, нам его утвердили. В течение полугода мы полностью перешли на полный цикл питания. Правда, пришлось повозиться с вентиляционной системой. Но зато теперь все прекрасно функционирует. Провайдер питания предоставляет оборудование для готовки, всю утварь и посуду, персонал. Они сами готовят, сами убирают, сами вывозят мусор. В помещении столовой есть также спорт-бар, там развесили дипломы, разместили кубки и награды нашей футбольной команды. Народ там периодически проводит утренние совещания. Два-три раза в неделю проходят бизнес-завтраки, кто-то из сотрудников проводит «политинформацию» – одним словом, прекрасная атмосфера. Еще есть кафетерий, где поставили бар баристо. Недавно опять кто-то пожаловался, и на следующий день в столовой появился японец, который готовит при всех суси, варит мисо-суп. И что мы наблюдаем? В столовую потянулись люди, которые уже два года там не показывались.

– Как решен вопрос с санитарными проверками? – Это полностью ответственность оператора. Мы предоставляем помещение. Они – независимая компания, с нами работают по договору. Оператор сам общается со всеми службами проверки, и, конечно же, они заинтересованы в том, чтобы наши сотрудники оставались довольны, чтобы не было жалоб. – То есть сейчас для сотрудников налажено вкусное, здоровое питание с дотацией, плюс кофе-чай и всякие вкусности за дополнительные, но небольшие деньги? – Мы пришли к тому, что я себе представлял в идеале. Вот, к примеру, на днях я пообедал на 180 рублей и могу сказать, что вряд ли где-то в городе смогу так вкусно и здорово поесть. У нас прекрасные завтраки: блинчики, омлеты, много вкусной выпечки, сосиски, даже пельмени! Не говоря уже об обедах. Плюс активные сотрудники ходят с утра на брокераж и проставляют оценки каждому из блюд, которое было в меню. Это очень удобно – все, кто прежде имел какие-либо претензии, сейчас сами могут стать членами экспертной комиссии. Текст: Евгения Головко

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

37


люди и офис

Оксана Лабунец,

административный директор консалтинговой группы «НЭО Центр»

Наша компания считает очень важной задачей создание достойных условий для работы сотрудников, поэтому организация помещения для питания была одной из первых задач при планировании нового офиса. В настоящее время для сотрудников организована столовая площадью около 35 кв. м., которая вмещает одновременно до 25 человек. Даже в кризис мы не отказались от закупки одноразовой посуды, чая, кофе и сахара. На кухне созданы условия для хранения продуктов питания (пять холодильников), для разогрева пищи (четыре микроволновые печи), для приготовления чая, кофе (кулер, чайники, кофе-машина). Сотрудникам, которые работают сверхурочно, компания предоставляет ужин с доставкой в офис (питание организовано в офисной столовой). Основной задачей в организации процесса доставки ужинов в офис является правильный подбор поставщика услуг. Некачественная пища, несоответствие с заказом количества и ассортимента блюд, скудное и однообразное меню, а также отказ от поставки при небольшом заказе – частые проблемы ресторанов и кафе. Поэтому главные критерии при выборе поставщика данных услуг для нашей компании – отзывы сотрудников компании.

38

мнения

Так уж случилось, что мне неоднократно доводилось организовывать так называемое «корпоративное питание». Может быть, я разочарую тех, кто ищет некий универсальный ответ на этот вопрос, но, увы, в данном деле универсальных рецептов нет: слишком разные условия могут быть у этой задачи. Например, однажды наша компания арендовала здание в центральном районе Москвы, и руководство, движимое заботой о сотрудниках, решило организовать питание в офисе, благо площади позволяли. Питаться в центре Москвы можно очень даже легко, но дорого и долго, и это не устраивало ни руководство компании, ни ее сотрудников. Итак, решение было принято, место под кафе выделено, приступили к реализации. В данной ситуации был единственный верный путь – пригласить профессиональную кейтеринговую компанию, благо в Москве их достаточное количество, надо было только найти подходящую именно под наши задачи. В течение двух месяцев мы вели переговоры, проводили тестирования и в итоге выбрали наиболее подходящую. Потом были обсуждения коммерческих условий, разработка меню и расчет стоимости обедов, выбор оборудования и его установка, много разных хлопот. Результат? Через три месяца у нас в цокольном этаже открылось небольшое уютное кафе. Сотрудники перестали тратить время на походы в близлежащие точки общепита. А кроме обеда в кафе всегда можно было просто перекусить или выпить кофе. Вообще, решение проблемы корпоративного питания может быть любым, но главное, о чем никогда не следует забывать, – это строгое соблюдение санитарно-гигиенических норм: ведь мы же хотим накормить сотруд-

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

Николай Мыльцев,

директор административного департамента ООО «Интегра Менеджмент»

ников, а не отправить их в ближайшую больницу. Ну, и напоследок два невыдуманных отзыва наших сотрудников, написанных об одной и той же столовой в одно и то же время (орфография и стилистика сохранены): «Я не знаю точно, так как не наблюдал за процессом приготовления, но то, что некоторые супы они привозят не свежие, а рыбу в кляре жарят на отработанном масле – это факт. Мое предложение – в рамках защиты прав потребителей и, идя навстречу, пожеланиям трудящихся – организовать визит в их столовую, где непосредственно приготавливают пищу для нас и рассказать все потом народу… и показать фотографии…». «Мое мнение, что работа столовой поставлена очень хорошо – все блюда вкусные, свежие и не дорогие. Персонал вежливый и аккуратный. Так что все на уровне и спасибо за организацию». Как видите, совершенствование организации питания сотрудников – процесс бесконечный. В этом вам помогут здравый смысл и толковый подрядчик.


мнения

люди и офис

Качественный обед по умеренной цене

Эрнест Лепский, директор компании «ЛаньЧ»

Какие задачи руководство компании ставит в первую очередь перед подрядчиком, который будет заниматься организацией питания полного цикла на предприятии? Руководству важно, чтобы сотрудники вовремя и качественно питались, при этом по умеренной цене. Для чего еще на этапе строительства столовой необходимо задуматься об организации внутреннего пространства. Принцип «согнутой руки» позволяет оптимально организовать процесс. То есть важно расположить кухню, склады и другие подсобные помещения рядом, а также обустроить их таким образом, чтобы персонал не делал лишних движений. Это позволяет еще существеннее минимизировать затраты и ускорить процесс приготовления и подачи блюд. Еще один фактор, который влияет на ценообразование, – пожелания клиента, связанные с исходными продуктами. Например, если заказчик захочет, чтобы мы работали на охлажденном сырье, это может сильно повлиять на стоимость. Исходя из опыта, могу утверждать, что одна из главных задач подрядчика: построить меню так, чтобы клиенту через какое-то время не показалось, что

ему постоянно предлагают одну и ту же еду. Поэтому при составлении меню необходимо заложить в него принцип повторяемости каждого блюда не чаще, чем раз в месяц. С одной стороны, казалось бы, это сложно, с другой – только одного вида борща более 20 вариантов. По нашему мнению, в компаниях, где есть 100 % дотация на питание, на обед в столовую ходят практически 100 % сотрудников, а где ее нет – только 35 %. Остальные либо берут с собой ланчбоксы, либо ходят в соседние рестораны. Мы стараемся работать со всеми категориями сотрудников. Для тех, кто считает, что в столовой дорого, делаем комплексные обеды или бизнес-ланчи. Для тех, кто любит рестораны, прорабатываем специальные блюда от шефповара. А для того чтобы обед превратился в шоу – анимационные станции с приготовлением блюд в присутствии клиента. Есть еще работники, у которых совсем нет времени на обед, так вот для них мы предлагаем еду на вынос. «Одна из главных задач подрядчика: построить меню так, чтобы клиенту через какое-то время не показалось, что ему постоянно предлагают одну и ту же еду».

Наши взаимоотношения с заказчиком обычно оформляются арендным договором. Мы покрываем не только арендные платежи, но и, как правило, коммунальные, потому что отвечаем и за эту переменную часть: невыключенные плиты, например, потребляют много энергии. Взаимодействие со службами охраны труда и санэпидемстанцией – безусловно, наша работа. Что до пожарных и других подобных ведомств, то это все регулируется до-

говором с клиентом, в котором должно быть четко прописано: где заканчивается наша ответственность, а где начинается ответственность арендодателя. «В нашей стране существуют три вещи, в которых разбираются все: футбол, политика и еда. Но понятие «вкусно – невкусно» масштабное, часто трудно определить, что конкретно не нравится».

Что касается санэпидемстанции, то мы с ней в постоянном контакте. У нас есть штатный санитарный врач, который взаимодействует с этой службой, занимается подготовкой документов, необходимых сертификатов и т. д. Мы – сторонники серьезного внутреннего контроля на всех уровнях. Тот же санитарный врач проверяет работу кухни. Есть технологический контроль, который оценивает технологии приготовления еды. За всеми необходимыми документами, которые должны быть на объекте, следит супервайзер. В нашей компании предусмотрена отдельная рабочая группа, которая занимается постоянным улучшением качества. Ее сотрудники ездят на объекты, выявляют проблемные моменты, которые можно отследить только «незамыленным» взглядом. В нашей стране существуют три вещи, в которых разбираются все: футбол, политика и еда. Но понятие «вкусно – невкусно» масштабное, часто трудно определить, что конкретно не нравится. Мы по крошечке разбираем все проблемы, которые появляются, формируем необходимый план мероприятий. У нас есть клиенты, для которых мы на год прописываем план работы по усовершенствованию услуги.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

39


люди и офис

За гриппом – на работу!

Перед каждым руководителем рано или поздно встает вопрос об улучшении эффективности труда. Особенно эта проблема актуальна зимой, ведь с наступлением холодов почти в любом офисе начинается самая настоящая эпидемия больничных, которая продолжается чуть ли не до конца весны. Как же не допустить массового заболевания гриппом в коллективе?

40

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


люди и офис

С

медицинской точки зрения, только комплекс процедур может предоставить адекватную защиту от инфекций. Некоторые крупные компании проводят вакцинации и предлагают сотрудникам прием противовирусных лекарств, а также препаратов, повышающих иммунитет, заботятся о санитарногигиенической обработке помещений. Одни руководители считают все эти меры бесполезной тратой денег, другие склоняются в отношении кого-либо одного, якобы универсального мероприятия. Лишь единицы выступают за то, чтобы все методы стали неотъемлемой частью предупредительных мер развития эпидемии гриппа. Главная причина отказа в проведении профилактики заболеваний в офисе – бытующее мнение о том, что каждый сотрудник должен сам заботиться о своем здоровье. А уж если компания обеспечивает работников медицинской страховкой, не говоря уже о фитнес-клубе, то головной боли у руководства и вовсе не должно быть. Начальству незачем беспокоиться о том, вовремя ли подчиненный проходит необходимые обследования, делает прививки и ведет ли здоровый образ жизни. Ведь все условия созданы, ими надо только с умом распорядиться. Но знаете ли вы такую компанию, где бы работали сплошь ответственные в плане здоровья сотрудники, которые заботились бы не только о собственном здоровье, но и о здоровье своих коллег? Скорее всего, отрицательный ответ очевиден. Вот кто-то чихнул, кто-то кашлянул, кто-то пришел на работу с температурой. Далее – цепная реакция: сначала один сотрудник не вышел на работу, потом из процесса выключился целый отдел. Больные работники не только пор-

тят общую статистку посещаемости, но и значительно снижают результативность бизнес-процессов. К сожалению, большинство российских компаний не имеет внятной корпоративной политики относительно поведения сотрудников в период роста заболеваемости. По данным экспертов, производственные потери

Римма Гатич,

врач-инфекционист ИКБ № 1 г. Москвы, к.м.н. Сотрудники, которые решают перенести простуду «на ногах», рискуют получить осложнения респираторной вирусной инфекции, а также представляют серьезную угрозу заражения всему коллективу. Поэтому остальным коллегам необходимо принять профилактические меры. Например, при появлении больного в офисе использовать медицинские маски и не забывать их менять каждые три часа, обрабатывать слизистую носа противовирусной мазью не менее двух раз в день, пить витамины, по возможности исключить контакты с больными. Лучше всего заболевшему остаться дома, начать лечение и не распространять инфекционное заболевание.

из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте по болезни составляют в среднем 68–77 % от совокупных затрат предприятия, возникающих из-за роста заболеваемости гриппом. Поэтому руководителю вряд ли стоит полагаться на сознательность своих коллег, в какой-то момент ему все же придется заняться вопросами профилактики заболеваемости в офисе, чтобы уменьшить риски компании. Вакцинация По мнению специалистов, вакцинация – самая действенная мера в борьбе с эпидемией гриппа. Существует категория сотрудников, которая действительно остро нуждается в подобной мере профилактики. В первую очередь это сотрудники сферы обслуживания, а также

Следует обязательно помнить, что вакцинацию нельзя проводить насильно, она должна проходить только на добровольных началах.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

41


люди и офис

Николай Мыльцев, директор административного департамента ООО «Интегра Менеджмент» Каждую осень по корпоративной сети рассылается информация о предстоящей вакцинации против гриппа. Всем желающим сотрудникам предлагается сделать заявку. После обобщения заявок объявляется о времени и месте вакцинации. Как правило, она проводится в два-три приема, чтобы сотрудники могли выбрать наиболее удобное для них время. Кроме того, периодически рассылается информация о мерах по профилактике гриппа и других респираторных заболеваний.

за гриппом – на работу! те, кто посещает территории с высокой заболеваемостью гриппом (тропики в любое время года, Южное полушарие в период с апреля по сентябрь). Также врачи настоятельно советуют прививаться от гриппа лицам с ослабленной защитной системой, имеющим иммунную недостаточность и хронические заболевания, работникам старше 45 лет (в этой возрастной категории лиц регистрируемая заболеваемость в 5–10 раз превышает таковую среди тех, кто не попадает в эту группу риска). Также стоит позаботиться и о сотрудниках, подвергшихся стрессу, ваши уставшие и несчастные коллеги как никто другой подвержены заражению, и, конечно же, обо всех, кто не должен находиться в отрыве

По данным SuperJob.ru, делают прививки сотрудникам лишь 37 % отечественных трудовых организаций. Это значит, что 63 % организаций осознанно идут на риск снижения эффективности работы своей компании на осенне-зимний период.

Оксана Лабунец, административный директор консалтинговой группы «НЭО Центр» Здоровье сотрудников очень важно для компании. Поэтому профилактике заболеваний мы уделяем особое внимание. Уже несколько лет подряд организовываем масштабную вакцинацию сотрудников против вируса гриппа. Служба персонала рассылает по электронной почте информацию о том, что компания планирует провести вакцинацию сотрудников, формируются списки желающих, а в назначенный день выделяется отдельное помещение в офисе. Сотрудников приглашают группами в соответствии со списком. Организуя процесс данным способом, мы экономим рабочее время сотрудников и поддерживаем здоровье в офисе.

42

от своего рабочего места слишком долго. Для того чтобы сотрудники захотели прививаться, необходимо сделать эту процедуру доступной. Стоимость услуги в зависимости от численности персонала и применяемого препарата составляет от 150 до 700 рублей на человека. Выделение средств на вакцинацию примерно на 30–40 % выгоднее, чем совокупные затраты на оплату больничного или замену заболевшего сотрудника. Специалисты рекомендуют проводить вакцинации за счет компании и без отрыва от производства. При этом следует обязательно помнить, что вакцинацию нельзя проводить насильно, она должна проходить только на добровольных началах. Первый всплеск гриппа приходится на конец ноября – декабрь.

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

Поэтому в идеале – сделать прививку до конца декабря. Однако наибольшую силу эпидемия гриппа набирает к февралю. Последние несколько лет именно в этот период фиксируется больше всего случаев заражения. Сегодня у врачей есть данные, подтверждающие, что иммунитет к вирусу гриппа вырабатывается уже на 10–14-й день после прививки, так что сделать прививку никогда не поздно. И все же не стоит считать вакцинацию решением проблемы. Вакцина, даже самая современная, не гарантирует того, что вы не заболеете гриппом. Вирусов гриппа очень много, и они постоянно модифицируются, но вакцина точно может обеспечить более легкое течение заболевания и защитит от осложнений. Текст: Ольга Нут


за гриппом – на работу!

люди и офис

Дополнительные меры по профилактике гриппа •

Одна из основных мер профилактики гриппа – отправить заболевшего домой. Если люди не будут контактировать друг с другом, у них намного меньше шансов заразиться. Почему больные сотрудники не стремятся покидать офис? Скорее всего, отсутствует неофициальное позволение руководства болеть дома и одновременно работать. Возможно, правило «лечись дома» стоит взять на вооружение?

Но если заболевший сотрудник наотрез отказывается покидать офис – сведите на нет все собрания и летучки. Чем меньше вы будете собираться группами, тем меньше вероятность ваших сотруд-

ионизаторы воздуха. Как показали исследования ученых, недостаток ионизации вызывает кислородное голодание, уменьшение работоспособности, плохое самочувствие, ведет к ослаблению иммунитета, также провоцирует развитие многих заболеваний, в том числе и гриппа. Помимо ионизации воздуха и насыщения его активным кислородом, некоторые модели очистителейионизаторов содержат ультрафиолетовые лампы, которые обеззараживают воздух, убивая вирусы гриппа и другие вредоносные бактерии. Нет возможности приобрести ионизатор – посоветуйте коллегам опрыскивать воздух вокруг

Выделение средств на вакцинацию примерно на 30 – 40 % выгоднее, чем совокупные затраты на оплату больничного или замену заболевшего сотрудника. ников заболеть. Специалисты советуют во время эпидемии находиться друг от друга на расстоянии не менее двух метров.

Чистота, как известно, залог здоровья. Несколько раз в день проводите санитарную уборку офиса со специальными средствами, не забывайте регулярно проветривать помещение. Особо стоит позаботиться о сотрудниках, которые сидят в кабинетах без окон. Быстрее всего вирус гриппа распространяется в таких пространствах, тогда как при солнечном свете вирус быстрее гибнет. Кроме того, помещения без окон невозможно проветривать (также быстро вирус распространяется в помещениях с центральным кондиционированием). Возможно, стоит подумать о дополнительной ионизации помещения. Сейчас можно купить различные

себя водой, постоянно увлажнять нос каплями или спреями на основе морской воды, а в глаза закапывать любые увлажняющие капли.

Проверьте офисную аптечку. Закупите медикаменты, которые помогают поддержать сопротивляемость организма инфекционным заболеваниям. Почувствовав первые симптомы простуды, сотрудник должен иметь возможность сразу же выпить лекарство в целях профилактики. Не забывайте про маски, но помните, что они эффективны в течение 2–3 часов. И если их не менять, то маски становятся накопителем инфекции. Поэтому в офисе их должно быть достаточное количество. № 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

43


люди и офис

за гриппом – на работу!

Посоветуйте своим коллегам чаще мыть руки или протирать их салфеткой с антибактериальным гелем, а также, приходя на свое рабочее место, обрабатывать и его антисептическими салфетками. Хорошо бы это повторять 2–3 раза в течение рабочего дня.

Не скупитесь на озеленение офиса, чем больше растений – тем выше иммунитет сотрудников.

Ослабьте дресс-код. Smart casua – самое то! В мягкой и просторной одежде, например в широких джинсах и хлопковых футболках, легче всего добиться того, чтобы вся кожа была теплой и сухой.

Напомните коллегам, что в период эпидемии, вернувшись домой из офиса, первым делом стоит умыться горячей водой с очищающим средством, прополоскать нос и рот, промыть глаза, а лучше – сразу же принять горячий душ. Так они избавятся от всех микробов, которых подцепили на работе.

А стоит ли им выпить чашечку глинтвейна? Пусть они догадаются об этом без ваших рекомендаций.

Наибольшую силу эпидемия гриппа набирает к февралю. Сегодня у врачей есть данные, подтверждающие, что иммунитет к вирусу гриппа вырабатывается уже на 10–14-й день после прививки, так что сделать прививку никогда не поздно.

Пять причин задуматься о комплексной профилактике гриппа 1 Грипп является причиной больничных или снижения производительности труда, если человек остается на работе. Предупреждение данного заболевания способствует улучшению здоровья сотрудников и повышению производительности труда. 2 Сокращается количество рабочих дней, пропущенных по болезни, что ведет к экономии денежных средств, которая обычно превышает затраты предприятия на профилактические меры. 3 Нет необходимости в найме временного персонала, который может обойтись компании недешево, или оплаты сверхурочных собственному персоналу. 4 Отсутствие работников на предприятии может привести к нарушению графика предоставления услуг и задержкам в осуществлении различных проектов. 5 По оценкам специалистов, в США средняя стоимость каждого пропущенного по болезни дня обходится предприятиям в 190 долларов.

44

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


люди и офис

Зеленые убийцы заразы Растения в офисе снижают утомляемость, помогают сотрудникам избежать пересыхания горла, головных болей, кашля и сухости кожи. К таким выводам в результате исследований пришли норвежские и шведские ученые. Исследования охватили 385 офисных работников. Результаты своих экспериментов ученые связывают с тем фактом, что сами растения и микробы в горшочном грунте удаляют из воздуха летучие органические соединения, которые могут повлиять на здоровье. А также возможен и психологический эффект: люди верят, что растения полезны для здоровья, и оценивают свое состояние более оптимистично. Исследователи рекомендуют выбирать для офисов растения не с цветами, а с большими листьями: такие вырабатывают больше кислорода и лучше справляются с очищением воздуха от токсических веществ. Эксперименты проводились и специалистами США. Они поручили офисным работникам решать задачи на компьютере. Испытуемые, сидевшие в помещениях с растениями, показали лучшую продуктивность, их реакция была быстрее в среднем на 12 %. Также они оказались меньше подвержены стрессу. В результате этого же исследования американцы доказали, что уровень запыленности на рабочих местах можно снизить на 20 %, если окружить сотрудников живыми растениями с декоративными листьями.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

45


люди и офис

Wi-Fi вреден для здоровья? Специалисты НИИ медицины и труда в Москве внимательно изучают Wi-Fi –роутер-устройство, которое покрывает беспроводным Интернетом офисы, квартиры, кафе и аэропорты: не опасно ли оно для здоровья? 24 часа в сутки наше тело пронизывают электромагнитные волны, исходящие, по меньшей мере, от пяти, а иногда и от десяти или даже пятнадцати Wi-Fiпередатчиков. Пока измерения уче-

ных не дали тревожных результатов. А в компаниях, производящих сетевое оборудование, говорят, что международные санитарные нормы давно установлены. Компаниипроизводители телекоммуникационного оборудования советуют размещать точку доступа на расстоянии более 40 сантиметров от любого живого объекта. В этом случае здоровью не наносится никакого вреда.

Шоколадное лекарство от кашля О том, что шоколад – антидепрессант и действует на организм человека аналогично аспирину, способствует укреплению сердечно-сосудистой системы, но без побочных эффектов, медицине было известно давно. А совсем недавно канадские ученые провели ряд экспериментов и выявили еще одно благотворное воздействие шоколада. Оказалось, что употреблять его весьма полезно в период острых респираторных заболеваний, особенно тем, кого мучает кашель. В ходе эксперимента кашляющих добровольцев разделили на две группы: одной давали медикаментозные препараты, а вторую лечили только шоколадом.

46

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

В итоге, больные, употреблявшие шоколад, избавились от кашля намного быстрее, чем те, кто выбрал для лечения современные традиционные средства. Вещество теобромин, содержащееся в составе шоколада, оказалось намного эффективнее и уж точно безопаснее алкалоида кодеина – компонента, присутствующего в препаратах от кашля. Также ученые отметили, что шоколад, помимо высокого противокашлевого эффекта, не вызывает в организме человека побочных процессов, что часто наблюдается у больных при употреблении современных медицинских препаратов.


люди и офис

Мышка сохранит душевный комфорт Японские изобретатели придумали необычный прибор, который должен позаботиться о здоровье офисных сотрудников – компьютерную мышь, измеряющую уровень стресса человека. По информации РБК daily, Compact stress meter, так называется новое устройство, способное регистрировать уровень напряжения офисного сотрудника, причем прибор умеет определять, насколько сильное душевное волнение испытывает работник. Измерительная шкала подразумевает четыре градации – от самого слабого стресса до сильнейшего перенапряжения. Достаточно

всего на 10 секунд приложить палец к устройству: за это время инфракрасный датчик фокусируется на кровотоке в пальце, полученные данные обрабатываются и сообщают хозяину оригинальной мышки, нормально он себя чувствует или излишне нервозен. На монитор рабочего компьютера выводится изображение лица человечка, грустное или улыбающееся, что характеризует психологическое состояние пользователя. В дальнейшем японцы рассчитывают внедрить подобные измерители в предметы, не требующие подключения к ПК, например в мебель.

Физкультминутки – не для всех россиян? Как сообщает газета «Ведомости», в конце прошлого года в компаниях Тюмени при поддержке городских властей и Академии профессионалов фитнеса начали внедрять физкультминутки. Академия получила поддержку от городского департамента по спорту и молодежной политике, который взял на себя 50 % оплаты услуг инструкторов. Инструкторы побывали в местном отделении «Сбербанка», алкогольной компании «Бенат», «Гипротюменнефтегазе», городском ЦУМе. Пятнадцатиминутный комплекс упражнений учитывает все нюансы работы в офисе: к примеру, женщины могут делать эту гимнастику даже в туфлях на каблуках. Все упражнения выполняются в

положении стоя: вращения головой, подъем плеч, махи ногами. Комплекс прошел проверку – из него категорически исключили наклоны тела вперед. Женщинам в юбках делать их неудобно, особенно если рядом коллеги-мужчины. Прошедший 2011 год был объявлен чиновниками «годом спорта и здорового образа жизни». В связи с этим Московская федерация профсоюзов пыталась обязать компании со штатом более 100 человек внедрить новую должность – спортивного организатора. Но в компаниях эту инициативу встретили скептически: чиновники не имеют права навязывать предприятиям подобные решения. Похоже, что традиция про-

изводственной гимнастики окончательно изжила себя, и современные сотрудники всячески отказываются от принудиловки. Они сами хотят выбирать вид спорта, а также время и место для занятий.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

47


детали

Приятные мелочи Ведущая рубрики Мария Дубинская

Вовсе не секрет, что едва ли не большую часть жизни современный homo operarius – то есть человек работающий – проводит в офисных стенах. Только вдумайтесь: ежегодно каждый «узник» восьмичасовой пятидневки вынужден «жить» на работе около 86 дней! А ведь дни постепенно превращаются в годы… Чтобы сделать свое пребывание на службе максимально комфортным, нужно уделять внимание деталям. В конце концов, именно нюансы и формируют целостную картину мира. Поэтому так хорошо, если «трудовая мозаика» складывается сплошь из мелочей приятных, которые радуют нас и вдохновляют.

Да пребудет с тобой сила! Компактный генератор энергии nPower PEG от компании Tremont Electric способен обеспечить питание смартфону, плееру или фотоаппарату благодаря движениям пользователя! Если вы имеете обыкновение забывать все нужные подзарядки дома, но всегда носите с собой это полезное устройство или храните его в офисе, то о проблеме «севшего» мобильника можно забыть раз и навсегда. Для выработки электрического тока генератору достаточно лишь легкого раскачивания или тряски, то есть вы можете закрепить любопытный агрегатец на сумочке или даже поместить в карман и бегать туда-сюда по коридорам от своего рабочего места до кабинета шефа, накапливая чистую кинетическую энергию. Технология ее получения основана на законе электромагнитной индукции Фарадея: встроенная литиево-полимерная батарея емкостью 1000 мАч аккумулирует ток от двух генераторов, конструкция которых включает пружину, груз и катушку, а затем передает его через разъем USB 2.0 на любое из более 3000 совместимых карманных устройств. К примеру, минута ходьбы эквивалентна минуте прослушивания музыки на iPod Nano, а для питания iPhone 3G в течение той же минуты потребуется уже около получаса ходьбы. Показатели не назовешь ошеломительными, однако стоит признать, что в определенных обстоятельствах это устройство может оказаться поистине незаменимым. Стоимость персонального «perpetuum mobile» – 4200 рублей.

48

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


детали

Мышь без поводка Многие сегодня полагают, будто дни компьютерных «мышей» сочтены, однако эта эффектная красотка убедит вас в обратном. Новая стильная беспроводная «мышь» Touch Mouse от Microsoft из серии Artist Edition (Win 7), как и следует из ее «художественного» названия, каждый ваш «клик» возведет в степень искусства. Габариты белоснежного настольного «грызуна», использующего технологию BlueTrack, составляют 120х60 мм. Корпус украшает замысловатый узор, придуманный известным австралийским дизайнером Деанн Чеук. Главная особенность Microsoft Touch Mouse – ее верхняя панель, половина которой является мультисенсорной, что позволяет решать множество нестандартных скроллинговых задач. Затейливое устройство понимает жесты, исполняемые тремя пальцами одновременно. Один палец: прокрутка, быстрая прокрутка или панорамирование; два пальца: привязка, разворачивание и сворачивание окон; три пальца: отображение окон или рабочего стола. Стоимость – около 3000 рублей.

Солнечная «горилла» Портативное солнечное зарядное устройство для подзарядки аккумуляторов Powertraveller всех основных моделей ноутбуков (до 40 Вт), мобильных телефонов, IPod, PSP и iPhone поступило в продажу в России. Powertraveller Solargorilla работает посредством двух панелей солнечных батарей, которые генерируют электрический ток, когда на них попадает солнечный свет. Технически продвинутые панели обеспечивают превосходное питание и надежную работу. Powertraveller Solargorilla позволяет легко заряжать цифровую технику в дороге и на природе. Агрегат имеет USB-разъем на 5 Вт для одновременной зарядки меньших устройств. К огорчению поклонников Apple, устройство не совместимо с Apple MagSafe. Вес подзарядки – около 820 г. Цена – от 10 000 руб.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

49


детали

Аленький цветочек Три года назад Йенс Эрикссон и Фредрик Перман, двое друзей из Швеции, наладили выпуск ароматических USB. Красивые пластмассовые цветочки подключаются прямо к ноутбуку, нагреваются и буквально через несколько секунд начинают источать дивные ароматы. Секрет кроется в специальных крохотных филлерах, содержащих ароматические вещества. Чудо-USB не является флешкой, картой «памяти» цветочки не обладают. Но оригинальную «рассаду» тем не менее стали охотно раскупать не только сентиментальные шведы – сегодня компаньоны имеют представительства своей фирмы уже в 10 странах; действует доставка по всему миру. Миниатюрные ароматизаторы воздуха помогают создать в кабинете приятную атмосферу и повышают стрессоустойчивость сотрудников: ароматерапия – штука серьезная! К каждому цветочку прилагается три микрокартриджа с различными запахами. Всего же пока существуют четыре аромата: «Ромашка», «Лаванда», «Жасмин» и «Бриз океана». Стоимость продукции – от 300 рублей.

Сплошное надувательство! Сканер в кармане Даже самым суровым боссам иногда приходится мириться с маленькими слабостями своих подчиненных. Ведь человек – не робот. Бывает, что посреди рабочего дня нестерпимо хочется вздремнуть. Клонит в сон, и все тут! И никакие литры кофе не помогают. Выспаться, особенно жителям мегаполисов, удается редко – это давно известный факт. О «тихом часе» на работе мечтать, конечно, не приходится, но вполне можно обойтись и пятнадцатью минутами качественного сна «не отходя от кассы» – есть шанс, что вы вновь почувствуете себя огурчиком. По крайней мере, если воспользуетесь изобретением американских фантазеров из компании Pillow tie. Дословно название их товара переводится как «Галстук-подушка». С виду это обыкновенный шелковый галстук, но с сюрпризом. Внутри него находится нечто наподобие тонкого пластикового пакетика, который через неприметный клапан можно в считаные секунды надуть, словно шарик. Галстук превращается в маленькую удобную подушечку, благодаря которой погрузиться в сладостную дрему можно на любой располагающей поверхности – например, прямо на клавиатуре своего компьютера или на «голом» столе. И пусть весь мир немножко подождет. Кстати, нервный начальник наверняка тоже по достоинству оценит такой подарок, ведь и руководители – люди и порой засыпают буквально на ходу. Галстук не мнется и не растягивается. Существует множество вариантов расцветок. Цена вопроса – 600 рублей.

50

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

Обновленный мобильный сканер Fujitsu ScanSnap S1100 – настоящая палочка-выручалочка для сотрудников с разъездной работой, которым то и дело необходимо переводить бумажный материал в цифровой. В отличие от многих своих собратьев, аппарат ScanSnap S1100, выполненный в виде небольшого бруска, очень компактен: 273х47,5х34 мм. Да и масса его составляет всего 350 гр. Сканер S1100 может сканировать информацию как с визитной карточки, так и с документа в формате А4, а если использовать дополнительный держатель для листов, то можно «обработать» и листы А3. Документы формата A4 при вертикальной печати могут быть отсканированы со скоростью 1 документ каждые 7,5 секунд при разрешении до 300 dpi, а при разрешении 600 dpi лист A4 – за 35 секунд. В дополнение к стандартным типам бумаги S1100 может также сканировать пластиковые карточки – например, кредитки. ScanSnap S1100 обладает множеством функций при сканировании: выравнивает перекосы, проверяет цвета изображения и т. д. Производитель оптимизировал энергопотребление аппарата – он питается исключительно через USB-подключение. Цена – 9000 руб.


детали

Суперчувствительные пиксели В конце 2011 года компания Samsung Electronics представила на рынке 40-дюймовую LCD-панель на базе уникальной технологии «Оптический сенсор в каждом пикселе». Уже началось массовое производство. Как и следует из названия, эта LCD-панель способна обнаруживать отраженное изображение объектов с помощью встроенных инфракрасных сенсоров. Новейшие LCD-панели можно использовать, например, в таких устройствах, как «умные» столы или сенсорные настенные дисплеи. На всякий случай панель защищена закаленным спецстеклом и выдерживает нагрузку более 80 кг. Суперпанель открывает такие возможности в сфере массовых интерактивных коммуникаций, о которых раньше можно было только мечтать. Технология «Оптический сенсор в каждом пикселе» обеспечивает точное обнаружение изображений без ущерба для качества картинки на экране. Словом, производители не сомневаются, что LCD-панели обеспечен грандиозный успех – и не только в среде профессиональных консультантов, биржевых брокеров и финансовых аналитиков, поскольку «чувствительная» панель может стать поистине незаменимым атрибутом также для учебных заведений и конференц-залов.

Изображение в ладошке

Несмотря на то что проектор Optoma PK-101 PICO меньше и легче многих цифровых камер или смартфонов, он позволяет получить изображение с диагональю более 150 см. Это поистине невероятный результат для мобильного устройства, которое можно переносить в кармане или сумочке! Цена – около 10 000 руб.

«Сотрите» ваши пальчики! Новинка Monster CleanTouch – отличное очищающее средство для всех, кто следит за внешним видом своих гаджетов с сенсорными экранами и другими глянцевыми поверхностями. Уже из названия супержидкости следует, что это – настоящий «монстр» для отпечатков, жирных «смазанных» пятен и пыли, которыми, словно «сыпью», то и дело покрываются iPad, iPhone и IPod и прочие устройства. CleanTouch удаляет грязь без алкоголя и аммиака. Кроме того, «лосьон» оказывает антимикробное воздействие. Флакон емкостью 20 мл поставляется в специальном чехольчике, к нему прилагается кусочек мягкой ткани для очистки. Стоимость – около 400 рублей.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

51


детали

Печатная машинка для художников Американский художник Тайри Каллахан предлагает с помощью пишущих машинок рисовать цветные картины. Для этого он создал специальную модификацию печатных устройств The Chromatic Typewriter. Удивительная пишущая машинка печатает не скучные цифры и буквы, а сочные цвета и оттенки, причем масляными красками. И даже на клавиатуре изображены не символы, а различные цвета, включая белый и черный. Смену оттенка одного и того же цвета можно произвести нажатием кнопки перехода на верхний регистр. Создана The Chromatic Typewriter на основе печатной машинки Underwood – классической модели 1937 года выпуска. Мистер Каллахан с удовольствием «печатает» картины таким вот необычным образом и предлагает всем, кто неравнодушен к рисованию, испробовать свои силы в новом направлении искусства. Стоимость печатной машинки для рисования – 3000–5000 $.

Придумано в России: креативная клавиатура В фонтанирующей идеями студии Артемия Лебедева приступили к приему заявок на давно ожидаемые клавиатуры «Оптимус Популярис», «Оптимус мини-шесть» и «Оптимус Аукс». Клавиатура «Оптимус Популярис» сделана таким образом, что у нее каждая клавиша отображает любое требуемое изображение и выполняет практически любую функцию (на кнопках размещены миниатюрные цветные ЖКдисплеи 64х64 пикселя). Габариты клавиатуры – 293х186х19 мм; онлайн она стоит 31 500 рублей. По мнению создателей, новинка подойдет дизайнерам, верстальщикам, музыкантам, фотографам и специалистам других творческих профессий. «Оптимус мини-шесть» – это дополнительная шестикнопочная клавиатура с аналогичными цветными ЖК-клавишами 64х64 пикселя. На них тоже можно настроить отображение любых значков. Ее размеры составляют 97х58х13 мм. «Оптимус мини-шесть» можно использовать в качестве панели инструментов, пульта дистанционного управления или индикатора чего-либо. Онлайн-стоимость устройства – 10 900 рублей. И наконец, 15-кнопочная клавиатура «Оптимус Аукс» также может применяться в качестве дополнительной. Каждая ее клавиша является отдельным цветным OLED дисплеем 48х48 пикселей и отображает то, чем управляет в данный момент. Размеры клавиатуры – 173х105х38 мм, а ее стоимость онлайн – 15 500 рублей. Доставку «Оптимус Популярис» начнут осуществлять 1 июня 2012 года, а «Оптимус мини-шесть» и «Оптимус Аукс» – в ноябре 2012 года.

52

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

Безопасный разговор Готовы ли вы заплатить каких-то 25 $, чтобы значительно уменьшить риск заболевания раком? Кажется, за столь небольшие деньги это возможно! Идея очень проста. Вспомните неуклюжие стационарные телефоны, которые были у нас еще лет двадцать назад. Вы слушали собеседника через один конец трубки, а говорили в другой. Сам телефон при этом находился на расстоянии. Сегодня же техническая революция привела к тому, что все больше аппаратов становятся беспроводными – это норма. Но врачи бьют тревогу: исследования свидетельствуют о том, что из-за постоянного «контакта» с мобильниками увеличивается риск заболевания раком. Замечательное устройство iMobiphone – трубка в ретростиле с длинным кабелем, которую можно подключать к своему мобильному телефону, смартфону или планшету и спокойно беседовать, – поможет снизить пагубное воздействие мобильника. По крайней мере, многие специалисты в этом не сомневаются, ведь при разговоре через iMobiphone мобильный телефон находится в нескольких метрах от пользователя.


детали

Третье измерение Наконец-то и у россиян появилась возможность сканировать трехмерные объекты! А все благодаря поступившему недавно в продажу сканеру Hewlett Packard TopShot Laserjet Pro M275. Если ранее 3D-сканирование было доступно только специалистам, то теперь – любой домохозяйке. Технология стереоскопического сканирования подразумевает преобразование сразу шести снимков сканируемого объекта, после чего они объединяются в одно полноценное объемное изображение высочайшего качества. Бонусной «начинкой» является то, что новинка поддерживает технологию цветной лазерной печати, Интернет, а также управление без использования подключения к компьютеру. Laserjet Pro M275 характеризуется скоростью печати в черно-белом формате до 17 стр./мин. и в цветном формате до 4 стр./мин., печать первой страницы осуществляется за 16 или 27,5 секунды соответственно, что касается сканера, то его разрешение составляет 245 dpi, копировальный аппарат имеет максимальное разрешение равное 600x600 dpi. Рекомендованная производителем розничная цена – около 400 $.

Общение на грани фантастики Комплексные решения для образования и бизнеса от системного интегратора компании Polymedia на базе интерактивного оборудования и ПО заметно увеличивают эффективность деловых переговоров и встреч. Так интерактивный multitouch-дисплей SMART Board в сочетании с ПО Meeting Pro позволяет вести коллективную работу на поверхности дисплея, выводить любую информацию – от презентаций до сложных графиков; распознает touch-жесты для навигации и масштабирования. Интерактивные насадки SMART в сочетании с ПО SMART Board Software наделяют интерактивными свойствами обычные плазменные и LCDдисплеи. Благодаря компактному дисплею SMART Podium (настольному или встраиваемому в мебель) можно работать в нужных программных приложениях, обращаться к материалам web-сайтов, multimediaфайлам и отображать информацию на любом широкоэкранном дисплее при проведении презентаций и лекций. Программные продукты Meeting Pro Premium и Bridgit созданы специально для локальных и дистанционных совещаний. Режим конференции запускается автоматически и позволяет всем участникам встречи работать над одним документом онлайн, выводить информацию на несколько дисплеев одновременно, подключать ноутбуки по беспроводной связи. Технология обеспечивает доступ к сетевым файлам и Интернету, наделена элементами инструментария интерактивной доски. Текст: Мария Дубинская

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

53


деньги и время

Офис уходит в виртуал По разным оценкам, словосочетание «электронный документооборот» в России стало приживаться лет 10–12 назад, когда во всем мире система уже вовсю успешно функционировала.

К

ак иронизируют некоторые специалисты области, история внедрения СЭД в нашей стране чем-то напоминает массовое насаждение кукурузы из не столь отдаленного прошлого, когда руководство привезло из-за границы диковин-

54

ку и попыталось адаптировать ее на нашей земле. Однако если с кукурузой все было просто и ясно, то в случае с системами электронного документооборота возникает множество вопросов. Далеко не всем понятно, что это такое и зачем «оно нужно».

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

То и дело слышатся удивленные возгласы и критика. В этом номере мы попытаемся хотя бы немного разобраться, что же такое этот загадочный электронный документооборот. Как все начиналось Зачатки электронных систем документооборота появились в конце 1980-х – начале 1990-х, когда произошла «электронная революция» и компьютеры уверенно начали занимать важное место в жизни общества. Персональные компьютеры, объединенные в сети, превратились, по сути, в основной инструмент офисной деятельности. Автоматизация делопроизводства (создание документов, их регистрация, перемещение, контроль и хранение) стала одной из первых насущных задач, которую попытались решить компьютерные гении. Именно за системами автоматизации делопроизводства впоследствии и закрепилось определение системы электронного документооборота (СЭД). На первом этапе СЭД обеспечивали лишь учет документов в централизованной делопроизводственной службе конкретной организации: например, в секретариате или канцелярии. В таких системах хранилась и обрабатывалась, главным образом, регистрационноконтрольная информация о документах, их перемещении и исполнении; кроме того, хранились и электронные версии самих документов. Все это позволило благопо-


деньги и время лучно забыть о «пещерных» методах журнально-картотечного учета и регистрации. Далее СЭД стали применять и в подразделениях головных организаций, что помогло ускорить процесс обмена информацией о направленных в адрес подструктур документах, а в ответ получать оперативные сведения о состоянии работы с ними. Постепенно СЭД начали выходить за рамки одной отдельно взятой структуры и стали обеспечивать документационную деятельность между различными сотрудничающими учреждениями. В дальнейшем к системам электронного документооборота стали подключать рабочие места всех сотрудников, которые по роду службы участвуют в работе с документами: не только представителей руководящего звена, но и исполнителей. Со временем стало очевидно, что для многих людей, в первую очередь, важна работа не столько с учетной информацией, сколько непосредственно с самими электронными документами. Это обусловило рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте организации в целом. СЭД сегодня Закономерные процессы развития СЭД привели к тому, что сегодня системы электронного документооборота позволяют сотрудникам полностью отказаться от работы с бумажными документами внутри своей организации, но только до конечной стадии – выпуска официального документа. Работа в электронном формате завершается созданием бумажной документации, которая и следует на подпись к начальству. В архивы тоже направляются именно бумажные оригиналы документов. Поэтому получается, что в наши дни СЭД, по большому счету, служит лишь средством оптимизации работы с бумажными носителями. И пока полностью уйти в сфере документо-

оборота от «реальности» в «виртуал» не представляется возможным. Причин этому множество: от нежелания руководителей переходить от привычного бумажного «общения» к электронному и недоверия к безопасности СЭД до неполноты нормативной базы использования электронных документов. Между тем события последних лет навязчиво заставляют задуматься о пересмотре представлений о месте информационных технологий в нашей жизни. Активное развитие сети Интернет, мобильных устройств, всевозможных высококлассных гаджетов, а также появление нового поколения руководителей и управленцев, которые предпочитают использовать самые последние достижения информациСЭД экономит не только время и деньги, но и человеческие ресурсы.

онных технологий во всех сферах своей жизни, обусловили необходимость создания так называемого электронного правительства, основанного на безбумажных формах общения. Сторонники такого взаимодействия отмечают, что СЭД экономит не только время и деньги, но и человеческие ресурсы. В 2009–2010 годах в России начался кардинальный пересмотр законодательства и прочих нормативных актов с целью устранения препятствий к введению повсеместного использования электронных документов. Была утверждена программа «Информационное общество. 2011–2020 годы», приступили к реализации проекта межведомственного электронного документооборота органов власти РФ (МЭДО). Он предусматривает поэтапный переход от бумажного взаимодействия к электронному посредством СЭД. Для решения этой задачи была создана защищенная «почтовая» система, обеспечивающая инфообмен между госструктурами. СЭД органов власти подключаются к этой почтовой

системе и с помощью преобразующих спецпрограмм принимают и отправляют документационную информацию в СЭД других ведомств в едином формате. К осени 2011 года 47 федеральных госучреждений осуществляли обмен электронной документацией с аппаратом Правительства и администрацией Президента РФ. Одни считают, что это хороший показатель, другие уверяют, что крайне низкий, называя цифру «провальной». Так или иначе, но Росархивом начата работа по созданию федерального госархива электронных документов, который будет обеспечивать централизованное хранение наиболее ценных электронных документов страны. Пожалуй, одним из ключевых законодательных актов, принятых в прошлом году в отношении «перехода в виртуал», является Федеральный закон № 63-ФЗ «Об Электронной подписи». Этот закон предлагает более развернутую, чем это было ранее, формулировку условий, при которых электронный документ, подписанный электронной подпи-

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

55


деньги и время

офис уходит в виртуал

сью (ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе. В соответствии с этим законом возможно применение не одного вида ЭП, как это было ранее, а двух – что существенно облегчает работу с ЭП.

мы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». В ГОСТе выделены зоны документов и даны их подробные описания; созданы правила оформления этих зон и состав элементов в каждой из них. Также прописан порядок передачи файлов документов. Словом, удалось согласовать структуру и формат реквизитов, содержащих информацию о документе. К слабым местам по-прежнему можно отнести и отсутствие грамотного применения в России западных нормативов – европейской спецификации MoReq и международных стандартов. В нашей стране также ощущается нехватка качественных переводов этих стандартов и терминологической базы в целом. Кроме

Слабые стороны Долгое время основным камнем преткновения для повсеместного внедрения электронного документооборота в России являлось отсутствие единых правил формирования документов для передачи из одной СЭД в другую. Таким образом, не было никакой гарантии, что электронный документ одной организации смогут правильно прочесть и тем более использовать в другой. Но ситуация изменилась: был принят ГОСТ с длинным наименованием «Систе-

того, необходимо четкое определение на законодательном уровне понятия «документ» вообще и «электронный документ» в частности. Одновременно нужно установить, что такое «юридически значимый документ». Отсутствие четких определений влечет за собой различного рода казусы. Так, например, налоговая служба в стремлении обезопасить себя от фальсификаций придумала поистине «анекдотическую» систему, которая работает только с бумажными копиями электронных документов. Суть заключается в том, что документ, созданный в электронном виде с электронной подписью, распечатывается, на нем ставятся реальная «мокрая» печать и подпись – и только в таком виде этот документ не вызывает подозрений. Электронный Татарстан Пока на федеральном уровне чиновники мучаются с внедрением СЭД, в Татарстане уже несколько лет успешно функционирует электронное правительство. Его формирование началось еще в 2005 году по инициативе Рустама Минниханова, тогдашнего премьер-министра и нынешнего президента. Сегодня в Татарстане все, включая членов правительства, работают в единой системе электронного документооборота. Даже самые «мелкие» документы оформляются виртуально. Допустим, госслужащий не может отчитаться за рядовую командировку на бумаге – такую «доисторическую» заявку у него попросту не примут. Цель электронного проекта – полностью уйти от бумажных документов, а заодно свести к миСегодня в Татарстане все, включая членов правительства, работают в единой системе электронного документооборота.

56

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


офис уходит в виртуал нимуму общение чиновников с населением, чтобы максимально избежать коррупции и бюрократических проволочек. К виртуальной системе подключены все министерства, ведомства и муниципалитеты Татарстана, ряд коммерческих предприятий – всего уже более 17 тысяч пользователей. Теперь общение здесь выглядит так: госслужащий получает обращение, открывает его на планшете и прямо на экране пишет свою резолюцию, после чего отправляет дальше по инстанции. Это позволяет рассматривать вопросы в несколько раз быстрее, но в то же время обращений стало в три раза больше, чем ранее на бумаге. Любой житель Татарстана может в электронном виде напрямую обратиться к первым лицам республики. Например, один фермер, живущий за 300 км от столицы, написал президенту. Тот ответил ему лично, после чего дал поручение местным инстанциям решить вопрос. Понятно, что далеко не у всех есть компьютер и Интернет (по статистике – примерно в 65 % семей), однако эта проблема решается в Татарстане так: в людных местах устанавливаются так называемые инфоматы, подключенные к системе. Пользоваться ими можно бесплатно. Впрочем, через Интернет можно не только общаться с чиновниками, но и оплатить штрафы, записаться к врачу, подать заявление на загранпаспорт... Обычно на это уходит масса времени и нервов. А так – ткнул пальцем в экран инфомата, нашел нужного врача, выбрал свободное время в его расписании и внес свою фамилию. Кстати, если запутался, через инфомат можно связаться с оператором – милая девушка на экране ответит на все вопросы. Как утверждают идеологи электронного правительства Татарстана, случаев электронной коррупции или интернет-бюрократии пока не зафиксировано.

деньги и время

Андрей Куканов, руководитель проектов компании «1С-КПД»

Деятельность любого предприятия невозможна без документов: в них фиксируют хозяйственные операции и самые различные события жизни организации. До 95 % этих событий носят не учетный, а именно документирующий характер. С ростом организации многократно увеличивается и объем документов. И если им не управлять, то документы сами по себе превращаются в большую проблему, а работа с ними становится сложной и плохо понятной. «Болевые точки» у каждой фирмы, конечно, свои, но есть и общие. Вот основные проблемы, с которыми приходится сталкиваться предприятиям: неизвестно где и у кого находятся документы; иногда они попросту теряются; уходит много времени на поиск нужного документа; информация часто дублируется, потому что «проще создать заново, чем найти»; документы долго обрабатываются, согласуются, утверждаются; нет регламентированных и прозрачных маршрутов движения документов; отсутствует контроль исполнительской дисциплины. Даже в организациях с четко налаженной системой документооборота не менее 5–10 минут уходит только на то, чтобы найти документ. Про обработку документов, в которой должно участвовать несколько человек, говорить не приходится вовсе. Из опыта нашей компании мне известно, что в некоторых фирмах отдельные документы могут проходить согласование месяцами! Подходов к решению проблем упорядочения документооборота, на мой взгляд, может быть несколько: СЖАТИЕ – «избавление от документов», попытка максимально уйти от документирования всего, что можно не документировать; РЕГЛАМЕНТАЦИЯ –: создание четких правил работы с документами; ТЕХНОЛОГИИ – внедрение какой-либо программы, которая обеспечивает тех-

нологический порядок в работе с документами. Хорошо работает сочетание, когда наряду с упорядочиванием и оптимизацией работы вводятся новые технологии, при этом из документооборота организации исключаются незначимые документы. Нужно понимать, что если не решать проблемы делопроизводства, то эффективность работы сотрудников и их внутренняя мотивация значительно снижаются. Как следствие – экономическая отдача от деятельности предприятия становится невысокой. А в некоторых ситуациях проблемы с документооборотом могут привести и к прямым финансовым потерям. Для построения эффективного документооборота необходимо произвести изменения в организации, которые сводятся, по сути, к четырем типам мероприятий: управленческие – перечень решений, которые необходимо предпринять, чтобы двигаться вперед по пути изменений (самое сложное – наконец-то начать действовать по новой системе); организационные – оформление принятых решений (издание приказов, распоряжений, подготовка служебных записок, информационных писем и т. д.); технические – обеспечение новых процессов, процедур, форм организации деятельности необходимым оборудованием, рабочими местами, настройками информационных систем; обучающие – передача сотрудникам новых знаний и умений, содействие им в обретении новых навыков.

Текст: Мария Дубинская

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

57


деньги и время

Офисная печать: проблемы и решения Михаил Хургес – директор по развитию и совладелец компании ServiceDirect. На рынке офисной печати с 1997 года. Начинал карьеру в компании Teko (крупный дистрибьютор офисной техники и расходных материалов), из которой ушел в конце 2008 года с позиции CEO. C 2009-го отвечает за развитие компании ServiceDirect. За это время под его руководством были реализованы проекты для компаний Siemens IT Solutions, «Инфосистемы Джет», IBS Platformix, «АБ Россия», «Совкомбанк», «Газпром энергохолдинг» и многих других. Закончил отделение менеджмента Школы-студии (ВУЗ) им. Вл. Ив. Немировича-Данченко при МХАТе им. Чехова, а также программу Executive MBA UAMS.

Михаил Хургес, эксперт

Б

езбумажный офис – один из регулярно декларируемых и столь же регулярно невыполняемых посулов компьютерных гуру. Как показывает практика, электронный оборот документов чаще всего не сокращает, а увеличивает объем печати: вместо бумаги с подписями, которая путешествовала по цепи согласований, теперь странствует документ электронный, и каждый, кто не любит читать с экрана, распечатывает свою копию. Кроме того, вал бумаг порождается нашим законодательством: бухгалтерская и кадровая отчетность, товаросопроводительные документы, договора и т. д. Поэтому проблема организации оптимального процесса офисной печати хорошо знакома многим компаниям. Обычно эта проблема исчерпывается, если решены две основные задачи: обеспечение надежности

58

(бесперебойности) печати, необходимой для нормального течения бизнес-процессов компании, и контроль затрат на печать и их сокращение. Как человек, чьи профессиональные интересы уже более дюжины лет связаны с рынком офисной печати, я попытаюсь предложить решения для каждой из перечисленных задач. Обеспечение надежности Чаще всего надежность печати пытаются обеспечить избытком техники. В офисах сплошь и рядом видно, что аппаратов расставлено явно больше, чем надо. Вот стоит один принтер, очереди к нему никогда нет, а рядом, буквально в трех шагах, ставят второй – на случай, если первый сломается. Плюсы такой организации, конечно, очевидны, ведь выйти из строя одновременно все принтеры не могут. Но такая надежность

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

стоит дорого – приходится нести большие расходы не только на закупку, но и на эксплуатацию, администрирование, поддержку резерва расходных материалов. К тому же, если вышедшие из строя принтеры своевременно не чинить, любой избыток рано или поздно закончится. Также надежность пытаются обеспечить, создавая собственный подменный фонд из аппаратов, новых или бывших в употреблении, которые до поры стоят в подсобке или в каком-то другом специально отведенном месте. Их купили не для того, чтобы установить в офисе, а, что называется, на всякий случай, для замены на время ремонта отказавшего аппарата. Такая схема позволяет быстро реагировать на проблему и достигнуть достаточной надежности при сравнительно небольших дополнительных затратах. Но есть нюансы. Не всегда подменная техни-


деньги и время ка соответствует по характеристикам неисправной. И опять-таки даже подменная техника требует внимания персонала, вынужденного организовывать и контролировать ремонт, вести базы данных и конфигураций по перемещающейся технике, не говоря уже о затратах на перемещение аппаратуры и ее подключение. Последнее связано с особыми расходами для так называемых распределенных компаний, например банков, располагающих, как правило, большим количеством небольших объектов по разным адресам. В последнее время обрела популярность передача заботы о собственных принтерах стороннему провайдеру. Заключая договор на аутсорсинг в таком формате, компания надеется добиться восстановления аппаратов в точно выдерживаемые сроки и за приемлемые деньги, что должно привести к снижению косвенных и инвестиционных затрат. Однако надежность работы провайдера нельзя оценить заранее. Обязательно следует попросить рекомендации нынешних партнеров компании или заказчиков с похожей инфраструктурой и SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне сервиса, в случае с поддержкой печати основной параметр SLA – предельный срок восстановления). При этом пусть незначительно, но прямые затраты все же возрастают. Чаще всего это приводит к росту бюджета на 3–7 %, а управление парком устройств в части расширения, обновления, учета и утилизации попрежнему остается головной болью компании. При передаче всей инфраструктуры печати на аутсорсинг с последующей оптимизацией процессов провайдер услуги отвечает не только за работоспособность техники, но и за придание ей такой конфигурации, при которой аппаратура, выполняя все необходимые работы, действует в режиме, обеспечивающем ми-

нимально возможные издержки в расчете на одну страницу. При правильном выборе провайдера, например, на открытом тендере с четко описанными требованиями, можно не только обеспечить качественное исполнение SLA, но и добиться существенного (до 20–30 %) сокращения прямых затрат. Более того, происходит резкое снижение нагрузки на собственных сотрудников. Но и у такого подхода есть свои минусы. Оптимизация парка техники всегда означает сокращение количества устройств, что автоматически вызывает недовольство пользователей, которым надо теперь ходить за распечаткой.

зать заранее очень тяжело: дешевые картриджи (тем более заправки) могут обладать существенно меньшим ресурсом. То есть, вроде бы снизив первоначальные затраты, вы увеличиваете количество и общую стоимость закупаемой продукции. Другими словами, вместо экономии можно получить рост расходов. Эффективнее, мне кажется, подумать об оптимизации парка оборудования. Стоимость отпечатка на персональном принтере отличается от стоимости отпечатка на принтере для большой рабочей группы от того же производителя в 3–4 раза. Если аппарат с высокой производительностью печатает хотя бы 5000 стра-

При передаче всей инфраструктуры печати на аутсорсинг с последующей оптимизацией процессов провайдер услуги отвечает не только за работоспособность техники, но и за придание ей такой конфигурации, при которой аппаратура, выполняя все необходимые работы, действует в режиме, обеспечивающем минимально возможные издержки в расчете на одну страницу.

Cокращение затрат Как сократить затраты на печать, а точнее – как этими затратами управлять? Очевидно, что управлять можно только тем, что поддается контролю или хотя бы измерению. К сожалению, когда мы говорим об офисной печати, большинство компаний не обладают полной картиной своих затрат. Обычно экономить начинают с расходных материалов (закупка картриджей, их восстановление или заправка). Это прямые и легко измеряемые в деньгах затраты, которые составляют самую большую статью в непосредственных расходах на печать. Чаще всего менеджер выбирает один из двух вариантов: очевидный или эффективный. Очевидный – купить картриджи подешевле. При всей логичности такого подхода экономический эффект предска-

ниц в месяц, инвестиции в него окупятся примерно за год, а прослужит он при таком объеме печати до 10 лет. Минусы такой оптимизации мы уже упоминали – это сопротивление сотрудников походам за распечатками, хотя за кофе все ходят, конечно же, безропотно. Давайте посмотрим на затраты по устранению инцидентов (восстановление печати в случае сбоев и поломок). Как правило, это косвенные расходы на собственных сотрудников, осуществляющих перенаправление очередей печати, установку и подключение подменной техники, а также на амортизацию подменного либо избыточного (дублирующего) оборудования. Если говорить о распределенной компании, то устранение инцидентов силами внешнего провайдера будет эффективнее в 99 процентах случаев просто за счет экономии на масштабе и луч-

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

59


офисная печать: проблемы и решения

реклама

деньги и время

шей маршрутизации, которая есть у провайдера, устраняющего десятки инцидентов по печатающей технике ежедневно. Если речь идет об одном или нескольких офисах, где есть сотрудники собственной IT-службы, то экономия не очевидна, так как приходится сравнивать прямые и косвенные затраты. Ремонт, обслуживание, запасные части – достаточно солидная статья в затратах компании. Сегодня количество фирм, осуществляющих ремонт своими силами, стремительно сокращается из-за проблем с каче-

60

ством и стоимостью таких работ. Как же достигнуть сокращения затрат на ремонты? Главное – вовремя избавляться от устройств, которые приходится ремонтировать слишком часто и дорого. Для этого провайдер, осуществляющий ремонты, должен предоставлять отчеты о полной стоимости и составе всех затрат за период с разбивкой по серийным номерам оборудования, а заказчик должен эти отчеты контролировать. Альтернативой опять же может являться передача поддержки инфраструктуры печати на аутсорсинг с включением

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

всех затрат на инциденты и ремонты в стоимость отпечатка – тогда в минимизации затрат на ремонт будет заинтересован провайдер услуги. И вот мы добрались до закупок принтеров, копиров и МФУ (многофункциональных устройств). Как правило, это от 10 % до 30 % прямых затрат на печать. При закупках оборудования следует обращать внимание не на более выгодные цены изделий (при прозрачных закупках лучшая цена от средней отличается на 3–5 %), а на выбор оборудования с минимальной совокупной стоимостью владения при планируемых объемах печати. Что, естественно, не мешает провести тендер на выбранную аппаратуру и приобрести ее по лучшим ценам. Если капитальные затраты нежелательны, оборудование всегда можно получить в лизинг или в аренду. При сроке контракта в 2–3 года операционные затраты на аренду и печать будут меньше, чем существующие затраты только на печать, без учета амортизации оборудования. Остаются прочие косвенные затраты. К ним можно отнести расходы на закупки и хранение расходных материалов и техники, затраты на организацию учета и т. д. Такие затраты оценить в деньгах, особенно для средних по размеру компаний, у которых нет выделенных под подобные задачи сотрудников, крайне сложно. Очевидно, что передача инфраструктуры печати на аутсорсинг позволит высвободить человеческие и организационные ресурсы для решения более важных и сложных задач бизнеса. Надеюсь, мне удалось помочь читателям по-новому посмотреть на задачи и возможности, связанные с обеспечением офисной печати. Подумайте, возможно, пришло время пересмотреть сложившиеся представления и повысить эффективность процесса печати в вашей компании.


за рубежом

деньги и время

Аутсорсинг печати в США

В

США сервис аутсорсинга печати чаще расширяется за счет присоединения к нему процесса управления документооборотом (Managed Document Service – MDS), что в связке с аутсорсингом печати позволяет добиться комплексного решения для офиса и обычно приводит к более эффективным результатам. Внешнее управление печатными процессами предлагают, как правило, компании нескольких типов. Их можно условно разделить на пять категорий.

своих заказчиков. Здесь можно выделить компании: Accenture, Capgemini, Computacenter, Fujitsu Services, Steria и SCC. Третья категория – IT-провайдеры и продавцы копировальной техники. Они, предоставляя услуги по аутсорсингу печати, обычно ориентируются на компании малого, реже – среднего бизнеса. Торговые сети, поставляющие различное оборудование для офисов, особенно такие из них, как OfficeMax, Staples и Office Depot, – также имеют свою долю на рынке. Первый черно-белый копировальный аппарат Xerox 914, созданный в 1959 году. Xerox 914 весил 294 кг и был способен произвести всего 136 копий в час (чуть более двух копий в минуту)

Первый принтер Hewlett Packard серии LaserJet. Производительность в месяц составляет 12 тысяч страниц

Первая – производители печатного и копировального оборудования. Они, собственно, и являются основными игроками в печатном аутсорсинге. Наиболее известные их представители: Xerox, HP, Canon, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark и т. д. Следующая группа – системные интеграторы. Эти компании в основном занимаются менеджментом офисного и прочего оборудования и добавляют в свое портфолио управление печатными процессами с целью расширения сервиса для

оказывая заинтересованным компаниям консалтинговые услуги по выбору подрядчика, анализу необходимости и экономической целесообразности такого рода сервиса. Если говорить о тенденциях, то сейчас перевод офисной печати на внешнее управление в США очень популярен. Тем временем «простые» продажи копировальной и печатной техники становятся на рынке США малоприбыльными, заставляя дилеров задумываться о расширении сопутствующего сервиса. По прогнозам

Наиболее важный сегмент рынка аутсорсинга печатных услуг – сравнительно крупные предприятия с числом сотрудников от 250 и выше. Последние исследования показывают, что уже в 2012 году в США до 70 % таких предприятий будут пользоваться этим сервисом.

И наконец, частные консультанты, небольшие консалтинговые фирмы и организации по «бизнессопровождению». Эта группа обычно не занимается непосредственным сопровождением печатного процесса, но также работает на этом рынке,

на несколько ближайших лет, лишь 45 % из тех бизнесов, которые продолжат ограничивать свои услуги торговым залом магазина оргтехники, имеют шансы остаться на американском рынке. Текст: Константин Криницкий

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

61


деньги и время

Рационализация офисной печати О новой для российского рынка услуге – аутсорсинге печатных процессов, об особенностях этого направления рассказывает Игорь Силицкий, директор департамента Global Document Outsourcing, Xerox Россия.

И

горь, насколько аутсорсинг печати востребован в России? – Думаю, что здесь ситуация не сильно отличается от ситуации с ИТаутсорсингом в целом – разговоров много, а спрос пока остается «очаговым». Культура аутсорсинга в России все еще находится в стадии формирования. – Как вы считаете, почему? – Опять же, это можно соотнести со зрелостью экономики и становлением конкурентного рынка. Чем в более конкурентной среде работает компания, тем более актуальными становятся вопросы эффективности, обеспечения способности быстро реагировать на изменения конъюнктуры, поведение конкурентов. Всевозможные вспомогательные службы, которыми обрастают многие компании, большие и малые, в критической ситуации становятся балластом, который лишает их гибкости и поворотливости. Рассмотрим, к примеру, малый бизнес. В США, где аутсорсинг очень развит, малый бизнес активно отдает на обслуживание компьютеры и все, что с ними связано. Компании платят ровно столько, сколько необходимо для того, что-

62

бы получать поддержку в том объеме, который необходим в данных конкретных условиях, а основные усилия сосредоточивают на развитии своего бизнеса. Чисто технически нашим фирмам ничего не мешает делать то же самое. Но у многих руководителей отечественных малых предприятий есть четкое убеждение, что проблемы нужно решать

что дороже, распространены заблуждения типа: «подконтрольной структурой легче управлять», «свои сделают лучше» и т. п. Если такая структура выполняет вспомогательные функции, то сколько внимания руководства ей уделяется? Если она работает вне рынка, а значит без конкуренции, то какой эффективности можно ожидать? Конечно, нет правил без исклю-

В «Альфа-банке» оптимизирована и стандартизирована сеть печатающих устройств в 130 подразделениях, сокращены затраты на печать на 47 %. Оптимизация проводилась в центральных и дополнительных офисах, а также операционных кассах банка, что в целом составляет порядка 90 помещений, в которых работают более 6000 человек.

по мере их поступления. Сломается один принтер, купят другой. Так что польза от аутсорсинга не столь велика, зачем тогда за него платить. – Но для крупных компаний ценность аутсорсинга очевидна? – Здесь тоже точки зрения руководителей отличаются. Многие убеждены, что лучше иметь собственную структуру, которая возьмет на себя весь спектр задач по ИТ-поддержке. Даже оставив в стороне вопрос о том,

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

чений. Однако по своей сути аутсорсинг имеет смысл там, где есть конкуренция, где нужны прозрачность и эффективность, где профессионально управляют рисками. – Какую цель обычно преследует клиент при передаче офисной печати на аутсорсинг? Ваши коллеги говорят, что основной мотив – получить услугу, которая обеспечит надежность процесса, чтобы все и всегда работало.


деньги и время – Я считаю, что сейчас основной мотив – снижение затрат. – А как вы снижаете затраты? – У нас есть для этого масса возможностей. Например, оптимизировать офисное пространство. Это приведет к большому экономическому эффекту. Конечно, купить аппараты на несколько процентов дешевле выгодно, но при правильном построении инфраструктуры печати издержки можно сократить в разы.

оказывается в течение всего срока договора, ведь бизнес у клиентов не стоит на месте, да и мы находим новые способы оптимизации. Плюс появляются какие-то новые технологии. А вообще, есть такая шутка: хотите сократить объем печати – сокращайте персонал. Но, как известно, в каждой шутке есть доля правды. – Сотрудники страдают, наверное, от того, что их лишают персональных принтеров?

Компании Procter and Gamble удалось сократить количество печатных и копировальных устройств с 45 000 до 10 000 и достигнуть сокращения затрат на печать в размере 21%.

Когда компания успешна, она непрерывно растет, зачастую не обращая внимания на то, какие процессы эффективны, а какие уже нет. И уж тем более на то, какую печатную технику закупать. Но когда наступает фаза некоей стабильности или зрелого роста, руководство задумывается об эффективности, в том числе и печатного процесса. Вот тогда-то приходим мы и изучаем процессы изнутри, проводим своего рода консалтинг. Делаем упор не на сам процесс печати, а на то, как правильно трансформировать все неэффективные процессы, которые связаны с печатью. Мы их находим, анализируем, планируем их изменение. Вот, пожалуй, самый банальный пример: у одной компании на 2000 сотрудников 1000 принтеров. Даже не вникая в особенности их использования, можно сказать, что это явный перебор. Это не только бессмысленные затраты на покупку, ведь их еще нужно обслуживать, да и картриджи где-то хранить. Другой пример – компания, в которой некоторые сотрудники печатают большой объем документов на маленьких принтерах, а маленький объем документов – на больших. Им точно нужна рационализация парка. Обычно подобный консалтинг

– Иногда мы договариваемся с клиентом, что не будем повышать уровень сервиса. Потому что не в этом состоит цель проекта, которая перед нами поставлена. Первая задача – снижение затрат, а вторая, которая автоматически вытекает из первой, – прозрачность расходов. Клиенту нужно дать возможность планировать свои затраты, перераспределять бюджеты. Он должен знать кто, где и сколько печатает, сколько это стоит – по всем счетам, по всей статистике за любой период.

– Если сто человек на один принтер, то как же с конфиденциальностью? Как секретные документы печатать? Может быть, госслужбы как раз из-за этого и боятся аутсорсинга? – Эта проблема уже давно решена. Сотрудник отправляет документ на печать, подходит к любому аппарату, подносит карту доступа и получает распечатку. Есть множество технических решений, которые позволяют разграничить уровни доступа пользователей к различным печатным устройствам или к их функциям, устанавливать лимиты печати, а также запрет на несанкционированное воспроизведение документов отдельных категорий. – Правильно ли я понимаю, что, отдав всю печать на аутсорсинг, административный директор полностью лишится этой головной боли и принтеры его больше не будут волновать? – Ну, «головную боль» мы снимем, но от работы целиком избавиться не получится. Просто ее суть изменится, потому что передача функций в управление сторонней организации меняет уровень его задач – от управления закупками и поставками запчастей к управлению контрактом, качеством, изменениями. Нам ставят

Группа отелей «Интерконтиненталь» экономит на печати $1,5 миллиона ежегодно, при этом улучшая производительность сотрудников за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

– Наверное, есть какие-то расчеты, определяющие, на сколько работников должен приходиться один принтер? – Это зависит от того, как люди располагаются, как организовано офисное пространство. Есть, конечно, типовые показатели. Но разброс очень большой – примерно от 10 человек на один принтер до двух принтеров на 100 человек.

цель, мы должны ее достичь и потому работаем в этом направлении вместе с представителем клиента. Запуская проект, мы работаем и с ITслужбой, и с административной дирекцией, и с другими подразделениями. Потом, опять-таки вместе, проводим анализ сделанного, ставим новые задачи и планируем дальнейшую работу. Текст: Оксана Ильина

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

63


деньги и время

Все по домам! В последнее время в компаниях можно наблюдать тенденцию, возникшую еще при кризисе, – экономить буквально на всем: зарплатах, офисных расходах и разных мелочах. Между тем заметного сокращения расходов можно добиться не только урезанием затрат на тот или иной вид деятельности, но и внедрением альтернативных, принципиально иных методов организации труда.

Руслан Курепин, эксперт

О

дин из таких методов я и хочу предложить для осмысления. На мой взгляд, это довольно эффективный путь, если к нему правильно подступиться. Рано или поздно любой управляющий задумывается о том, сколько денег «съедает» офис. И разглядывая очередной счет, хватается за голову и вычеркивает позиции «бесплатный кофе» и «чистая вода». Но ведь сократить расходы на офис можно в корне, буквально урезав его рабочую площадь. И не путем уплотнения сотрудников до трех человек на квадратный метр (так мы экономим лишь на арендной плате, и то не факт), а за счет использования уже имеющихся площадей, которые неэффективно простаивают в рабочее время. Я говорю о квартирах сотрудников. Да-да, можно использовать для работы обычные жилые квартиры, которые пустуют в рабочее время. Речь о работе на дому. Боже мой, как это пугает некоторых руководителей. Мало кто верит в то, что сотрудник будет эффективно работать в домашних условиях. И для подобных сомнений действительно есть масса причин. Но если рассмотреть эту возможность внимательнее, то можно выявить ряд сотрудников, которые работают дома даже эффективнее, чем в офисе.

64

Рабочее место в офисе можно использовать несколькими сотрудниками сразу. То есть посменно. Но не в классическом понимании, а несколько иначе: работник проводит на рабочем месте ровно столько времени, сколько ему требуется для решения задач в живом коллективе. – Какое самое грустное место на земле? – Рабочее!

Множество профессий подразумевают труд без необходимости живого общения в течение большей части рабочего времени. Почему бы не выделить специалистов в таких областях и не предоставить им возможность созидать вне офиса? Давайте составим список того необходимого, в чем нуждаются все сотрудники современной компании. 1. Рабочее место: квадратные метры, столы и стулья, канцелярские принадлежности. 2. Телефонная связь и другие средства коммуникации. 3. Компьютер с доступом к корпоративной информации. 4. Питание и санузел. 5. Комната отдыха, курилка и т. п. Можно ли все это предоставить работнику в его домашних условиях? Безусловно! Рабочее место, питание,

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

отдых, курилка и санузел – по умолчанию. Компьютер – без проблем. Сегодня многие офисные сотрудники уже используют для работы ноутбуки, поэтому даже переоснащать не всех придется. На «удаленке» для эффективной работы зачастую требуется качественная связь: телефонная и компьютерная. Но это сегодня не является проблемой, по крайней мере для крупных городов. Множество провайдеров предоставляют домашние интернет-каналы в квартиры по куда более низким ценам, нежели в офисные помещения. А телефонные компании помогут организовать распределенную офисную связь не хуже той, которая проложена в офисе. Впрочем, это и не нужно при наличии интернет-связи. Так что же осталось «за кадром», почему же все сидят в офисе? А, точно – личное общение! Летучки, планерки, совещания, деловые встречи, инструктажи, обучение, что скрывать – междусобойчики со спиртным и так далее. Это как раз то, для чего и нужен офис. Вот мы и подошли к самому главному – эффективному распределению офисной площади между сотрудниками. И тут уже трудно давать конкретные советы, но очевидно, что следует уделить особое внимание планированию очного общения. Хорошо продуманный график встреч


деньги и время

Противников работы на дому, по моим наблюдениям, куда больше, нежели приверженцев, поэтому дам свои комментарии к наиболее популярным аргументам «против». Утверждение 1. Работник дома ничего делать не будет, поскольку у него над душой никто не стоит с дубиной. А зачем вам работник, над которым надо стоять с дубиной? Возможно, этот не тот работник, который вам нужен? А если он входит в группу необходимых в офисе – оставьте его в офисе. Утверждение 2. Не все хотят и умеют работать дома. Отлично, пусть работают в офисе. Обратите внимание на людей, которые согласны (или даже хотят) работать дома. Дайте им такую возможность в ограниченном объеме и сопоставьте результаты через некоторое время – все станет ясно. Утверждение 3. Дома множество соблазнов, которые отвлекают людей от работы. Согласен, но лишь в одной части этого утверждения. Дело в том, что дома, где есть телевизор, диван или кошка, нет других отвлекающих моментов: офисного шума, мешающего сосредоточиться, лишних людей, кучи сослуживцев, приглашающих покурить, пообедать, попить чаю, пройтись по ближайшим магазинам и т. п. Мне ясно одно: правильно выбрать людей для работы в домашних условиях – сэкономить деньги на офисных расходах по всей цепочке: от арендуемой площади до туалетной бумаги. Подумайте над этим, господа руководители. Возможно, именно в вашем офисе ежемесячно впустую сгорает от 10 до 90 % офисных расходов лишь только из-за вашего недоверия к людям или из-за устаревших представлений о правильной организации работы офисных сотрудников.

и «офисных» дней для сотрудников позволит обеспечить всех достаточным для эффективной работы общением. Сотрудники, выполняющие однотипные задачи, могут выходить на работу в офис по очереди – через день, через два или по неделям, сменяя друг друга на рабочем месте, а сотрудники творческих профессий должны точно знать, когда и какие проходят совещания и планерки, чтобы держать их в своем рабочем графике и планировать соответственно свое время. Не следует забывать и про электронные способы проведения совещаний, благо для этого достаточно технических возможностей: телефонные и видеоконференции, системы для группового общения по Интернету. При правильной организации очных и электронных встреч для сотрудников офисной площади потребуется значительно меньше, чем при размещении всех в одном рабочем помещении. Для решения этой задачи я бы предложил разделить сотрудников хотя бы на четыре группы (по классу использования офисных помещений): 1. Работники, выполняющие однотипные задачи (call-центр, менеджеры, обработчики данных), могут поделить одно рабочее место на двоих, троих и даже пятерых (если у каждого сотрудника будет один «офисный день» в неделю). Остальное время сидеть с гарнитурой на голове или с компьютером и калькулятором вполне можно и дома. 2. Творческие (и не очень) работники (программисты, художники, архитекторы, маркетологи, копирайтеры и т. п.) могут работать дома, имея в рабочем графике лишь специальные дни и часы для встреч с руководителями и друг с другом. То есть в офисе – только совещательные помещения, вроде переговорных и

конференц-помещений, на которые они прибудут со своими ноутбуками и блокнотами. 3. Работники, чьи обязанности представляют собой часть общей производственной цепочки (бухгалтеры, делопроизводители, кадровики и т. п.), могут находиться в офисе или посещать его по мере необходимости, по усмотрению их руководителей. 4. Руководство. Тут уж без кабинетов никак. Но теперь некоторые из них можно частично переоборудовать, чтобы использовать для встреч и переговоров. Оптимизация первой группы принесет весьма значительную экономию на офисных расходах: арендуемая площадь, мебель, места общего пользования, уборка помещений, рабочие аксессуары и другие накладные расходы. Вторая группа не столь многочисленна, но по уровню экономии еще более эффективна, так как для этих сотрудников может вообще не понадобиться постоянных офисных рабочих мест. Третья группа не столь подходит для оптимизации офисных расходов, но при умелом подходе поможет сократить эти расходы. Четвертая группа расходов не уменьшит, но простимулирует руководство к обновлению офисного пространства.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

65


деньги и время

Удаленная форма работы требует от работодателя не только решений в области IT-технологий, но и нововведений в области организационных мер и юридической поддержки Компаний, предоставляющие подобные комплексные услуги, на рынке очень мало, но все же такие компании есть, и они готовы браться за подобную работу. В арсенале таких решений следующие модули: Перед переездом в новый офис • Моделирование бизнеснам нужно решить непростую процес сов было компании, задачу: создать полноценные • Интеграция удаленныхрабосочие места длявсотрудников при услотрудников производственный вии сокращения площади с 200 до процесс, 120•кв. м., а штат при этом вырос Определение KPI удаленных почти на 20 %. Конечно, была возсотрудников, можность арендовать большую пло• Разработка новой мотиващадь, но мы посчитали, что сможем ционной схемы сотрудников на расположиться на выделенных основе показателей личной метрерах, если переведем часть сотруднизультативности, ков•наРазработка удаленную работу. организационныхСотрудников графиков, для подобной формы • работы определили попроцессов обязанноАвтоматизация стям. Проанализировав время прина основе существующих бизнессутствия в офисе сотрудников комприложений и новых интеграцимерческой дирекции и управляющих онных решений, производственного мы поня• Проведение отдела, тренингов для ли, что оптимизация очевидна. работы удаленных сотрудников, Например, управляющие на объек• Юридическая поддержка тахботодателей клининга и эксплуатации 80 % рара и сотрудников в бочего времени новом форматепроводят работы.у заказчика. Специалисты коммерческого депар• Подготовка всех необходитамента также большую часть времемых кадровых документов для ни находятся полях»: переговоры перехода на «в удаленный режим. с заказчиками, осмотр объектов. Таким образом, организовывать стационарные рабочие места для всех этих сотрудников нецелесообразно. Управляющие приезжают в офис, садятся за любой компьютер, заходят под своим пользовательским именем и работают. Сотрудникам коммерческого отдела предоставлены нетбуки с удаленным

66

мнения

Новый формат работы

«Удаляемся» по плану

Юрий Латышев,

Михаил Кузнецов,

директор компании «Премьер-Сервис»

После изучения вопроса о том, на какую эффективность можно рассчитывать доступом, причтопереходе также дает на удаленный преимущережим, ство при следует ведении тщательно переговоров, отобрать поподразделение-кандидат скольку информация под рукой. для перехода на Конечно, этот формат. нововведение Именно на было этом экспериментальном встречено сопротивлением отделе обкатывасотрудются взаимодействия ников,всенорегламенты оно быстро прошло, т. к. как внутри отдела, с внешними удаленную работу так мы иорганизовали контрагентами. этого опредебыстро, провелиПосле ряд собраний, объляются остальных кандидаяснили критерии преимущества сотрудникам, тов для удаленной работы, состав уданастроили программное обеспечеленцев, график перехода удаленние – таким образом, при на общей соный режим. действий всех отделов гласованности Основной отсроченный эффект – проект был реализован в короткий вынужденная перехода срок. Сейчас, потребность когда эффективность компании более уже прогрессивную «удаленногонаофиса» можно оцеформу управления. Широкое испольнить, видно, что сотрудники всегда зование таких технологий как BSCдля и находят свободное место в офисе KPI. Изменение существующей сиработы, повысилась эффективность стемы мотивации, при времени, которой стасопланирования рабочего трудник вынужден учитывать в своем ли прозрачнее процессы. доходе показатель эффективности. По нашим расчетам, на один Управленцы, наконец, действительно стол – четыре сотрудника. Чистый начинают заниматься – экономический эффектуправлением – сокращение разработкой бизнес-процессов (пристоимости рабочего места в два раза. В чем реальных, а не формальных), сирасчет принимались следующие факстем мотивации. торы:контроля стоимостьи аренды, рабочего места Тот (на руководитель, 6 кв. м. – однокоторый рабочееутвержместо), дает, компьютера, что приэнергоносителей. переходе на удаленный В смету режим также вошли работы стол,онстул, может принтер, потерять факс, бизнес, телефония. скорее Главное, всего, мы обеспечиваем представляет свой сотрудника бизнесвсем как офис, необходимым набитый людьи, как ми, работодатель, а не систему несем бизнес-процессов, такую же ответвственность, которой как сотрудники если бы он целый исполняют день свои сиделбизнес-роли. на рабочем месте в офисе. При таком формате работы могут возникнуть сложности с контролем рационального использования рабочего времени, но в «ПремьерСервисе» разработана грамотная система KPI, при которой сотрудник имеет мотивацию к результативной работе, поэтому заставлять его делать что-либо нет необходимости.

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

руководитель проекта «Эффективные бизнес-решения» (ecoinv.ru)

Удаленная форма работы требует от работодателя не только решений в области IT-технологий, но и нововведений в области организационных мер и юридической поддержки. Компаний, предоставляющих подобные комплексные услуги, на рынке очень мало, но все же такие компании есть, и они готовы браться за подобную работу. В арсенале таких решений следующие модули: – моделирование бизнес-процессов компании, – интеграция удаленных сотрудников в производственный процесс, – определение KPI удаленных сотрудников, – разработка новой мотивационной схемы сотрудников на основе показателей личной результативности,


мнения

– разработка организационных графиков, – автоматизация процессов на основе существующих бизнес-приложений и новых интеграционных решений, – проведение тренингов для работы удаленных сотрудников, – юридическая поддержка работодателей и сотрудников в новом формате работы, – подготовка всех необходимых кадровых документов для перехода на удаленный режим. После изучения вопроса о том, на какую эффективность можно рассчитывать при переходе на удаленный режим, следует тщательно отобрать подразделение-кандидат для перехода на этот формат. Именно на этом экспериментальном отделе обкатываются все регламенты взаимодействия как внутри отдела, так и с внешними контрагентами. После этого определяются критерии остальных кандидатов для удаленной работы, состав удаленцев, график перехода на удаленный режим. Основной отсроченный эффект – вынужденная потребность перехода компании на более прогрессивную форму управления. Широкое использование таких технологий, как BSC и KPI. Изменение существующей системы мотивации, при которой сотрудник вынужден учитывать в своем доходе показатель эффективности. Управленцы, наконец, действительно начинают заниматься управлением – разработкой бизнес-процессов (причем реальных, а не формальных), систем контроля и мотивации. Тот руководитель, который утверждает, что при переходе на удаленный режим работы он может потерять бизнес, скорее всего, представляет свой бизнес как офис, набитый людьми, а не систему бизнес-процессов, в которой сотрудники исполняют свои бизнес-роли.

деньги и время

Домашнюю работу узаконят Лариса Матвеенко, юрист

Сегодня государство никак не регулирует предоставление работодателем возможности сотруднику работать на дому. По части закона существуют только комментарии, касающиеся официально признанного надомного сотрудника. Так ст. 310 гл. 49 ТК РФ («Особенности регулирования труда надомников») гласит: «Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет…». Законом не предусмотрено каких-либо ограничений на надомный труд, кроме необходимости соответствия рабочего места требованиям охраны труда и возможности его осуществлять по состоянию здоровья. Если же работодатель совместно с работником пришли к соглашению о выполнении трудовых обязанностей на дому, им, конечно, желательно к заключенному трудовому договору подготовить дополнительное соглашение, в котором стороны отразят все изменения в режиме работы, порядке выполнения поручений руководства, оплате труда и другие условия, вызванные переводом на надомную работу. При переводе на такой режим труда за работником и работодателем сохраняются все права, предусмотренные трудовым законодательством РФ. Однако, по сообщениям «РИА Новости», законодательство, подробно регулирующее деятельность удаленных работников, возможно, появится в РФ уже в 2012 году. Работодателя обяжут заключать с такими сотруд-

никами трудовой договор с отражением полных условий труда и заботиться о них так же, как о тех, кто работает в офисах, в частности предоставлять полный социальный пакет и следить за охраной труда. По словам заместителя координатора РТК (Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений) со стороны работодателей Федора Прокопова, в России нет официальной статистики по количеству удаленных работников. «Таких людей тысячи, может быть, и сотни тысяч, мы можем только догадываться», – заметил он. Прокопов рассказал, что совместно с Минздравсоцразвития РФ работодатели и профсоюзы существенно переработали раздел ТК, посвященный надомному труду. «Мы хотим ввести понятие «удаленного рабочего места», то есть это рабочее место вне производственных помещений работодателя и без его прямого контроля. Прописали некоторые особенности, связанные с аттестацией рабочих мест, режимом и охраной труда», – сказал Прокопов «РИА Новости». Планируется, что законопроект будет внесен в Госдуму в начале 2012 года.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

67


деньги и время

Стоимость домашнего офиса Главная цель перевода сотрудников на удаленный режим работы – снижение работодателем затрат на аренду офиса. По мнению газеты «Ведомости», сокращение расходов вполне очевидно. Так, стоимость 1 кв. м. в офисе класса B в Москве – около 15 000 руб. за кв. м. в год. Если учесть, что по нормам на каждого сотрудника должно приходиться не менее 4 кв. м., то ежегодные арендные расходы компании на работника составляют около 60 000 рублей. Сотруднику, переведенному из офиса домой, неизбежно придется подумать об оборудовании рабочего места. Предмет первой необходимости, безусловно, компьютер. Некоторые фирмы предоставляют сотрудникам те компьютеры, на которых они работали в офисе, но в основном у людей имеются личные ПК. Если компьютер все же приходится покупать, можно уложиться в 20 000–25 000 руб. Но одного ПК недостаточно – скорее всего, сотруднику понадобятся пакет офисных программ и антивирусная программа. Стоимость этого ПО – от 6500 руб. Разумеется, ни один офисный работник не обойдется без телефонной связи. Если дома телефон уже установлен, то достаточно ежемесячно платить МГТС 380 руб. – именно таков безлимитный тариф. А если сотруднику приходится звонить с домашнего

телефона на мобильные номера или в другие города и страны, прибавьте соответствующие суммы, которые доначислит МГТС. Плюс расходы на мобильную связь. Помимо телефона следует позаботиться об Интернете. Большинство провайдеров подключат компьютер к сети примерно за 1000 руб. и будут взимать 450–600 руб. за неограниченный доступ. Менее обязательные, но часто все же необходимые предметы офисного интерьера, которые, вполне возможно, пригодятся, – принтер, сканер и копировальное устройство. Если сотрудник – например, бухгалтер – собирается активно работать с бумажными документами, выгодно приобрести так называемое многофункциональное устройство (МФУ), совмещающее в себе все три возможности. В зависимости от того, струйная или лазерная используется печать, приобрести МФУ можно за 4000–8000 руб. Если приобретать минимум оборудования (без учета уже имеющихся дома компьютера, телефона и интернет-доступа), начальная стоимость домашнего офиса составит примерно 15 000 руб. Если рабочее место создается с нуля, сумма увеличится в 2–3 раза. Но это все равно вдвое меньше, чем работодатель потратил бы на одну лишь оплату аренды в пересчете на сотрудника.

Врачи против удаленной работы Американские врачи из Ренселлеровского политехнического института выступили против удаленного стиля работы. Как выяснили медики, именно такая работа зачастую оказывается контрпродуктивной и провоцирует различные неврозы. «Человеку, работающему дома, приходится разрываться между офисными и семейными обязанностями, – говорит Тимоти Голд, опросивший несколько сотен менеджеров крупной компьютерной компании, работавших удаленно. – При этом работал человек по 8 часов или мог устанавливать собственный график, не играло особой роли. Человек «сгорал на работе» и, несмотря на то что находился дома, чувствовал себя гораздо более уставшим, чем те, у кого существовало четкое разграничение времени на рабочее и нерабочее». (Источник – http://www.kommersant.ru/)

68

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


деньги и время

Microsoft – за удаленку По данным Microsoft, компании постоянно используют лишь 55 % арендуемых площадей. Остальные «квадраты» лишь прибавляют к сумме счета лишние цифры. Большие площади могут понадобиться лишь в редкие дни, когда представителям коллектива необходимо собраться вместе для мозгового штурма. Но на такие периоды гораздо удобнее и дешевле снимать дополнительные площади, оснащенные всем необходимым. Новые условия ставят новые задачи для IT-директоров. CIO будут вынуждены менять манеру функционирования компьютерной инфраструктуры компании. По словам директора по технологиям британского Microsoft Дэйва Коплина, директорам придется совершить поистине еретический (как это кажется сейчас) поступок – открыть доступ в социальные сети, которые сами по себе содержат массу полезных инструментов для совместной работы. «У IT-отделов накопился 20–30-летний опыт доставки надежных и безопасных сервисов в рамках

компаний. Настало время освободить пользователей и организовать то же самое, но с учетом новых реалий», – говорит Дэйв Коплин. По прогнозам Microsoft, такую идеологию организации рабочего процесса первыми переймут компании, работающие в сфере информационных технологий. Молодые представители их коллективов практически выросли в Интернете и умеют эффективно использовать всевозможные онлайновые инструменты общения. Они – новое поколение работников, которые умертвят само понятие «рабочее место в офисе» так же, как их предшественники умертвили обыкновенный телефон, променяв его на интернет-телефонию, мессенджеры и электронную почту.

Европа и Америка впереди планеты всей

Дома карьеру не построишь

По оценкам агентства Gartner, ведущей американской компании, специализирующейся на исследованиях IT-рынка, средний ежегодный рост применения удаленных услуг в мире составляет 10–15 %. Вслед за пионерами, специалистами IT-сферы (программистами, web-дизайнерами и модераторами интернет-ресурсов), «работу на дому» активно осваивают представители творческих профессий (журналисты, переводчики, писатели). Не отстают и бизнесмены. Список профессий, полностью или частично использующих удаленный доступ к работе, постоянно пополняется, особенно в США. При их уровне развития коммуникационных технологий такие вещи, как провести переговоры или конференцию, проконтролировать процесс реализации проекта, составить договор, завизировать его электронной подписью, перевести деньги, уже давно возможно с помощью компьютера, и не важно, где этот компьютер находится – на Уолл-стрит или вблизи канадской границы. В Европе, по оценке Gartner, сегодня удаленно работают свыше 60 млн человек, то есть более 8 % всех сотрудников. Текст: Станислав Зайвый

В ходе опроса, проведенного исследовательским центром SuperJob.ru среди 700 представителей российских компаний-работодателей, выяснилось, что только 36 % руководителей предприятий имеют в своем штате удаленных работников, 56 % компаний никогда не применяли подобную практику вообще. Почти три четверти руководителей (72 %) уверены, что шансов на карьерный рост у удаленно работающих сотрудников нет. Работодатели убеждены, что для продвижения вверх по карьерной лестнице необходимо общаться с коллегами и вращаться в коллективе, другими словами, сидеть на работе в присутственное время. 21 % руководителей считают, что удаленные сотрудники работают хуже коллег в офисе. Причем данное мнение разделяют только 18 % работодателей, использующих труд «домашних» сотрудников. Причина недоверия 25 % руководителей, не имеющих в своем штате удаленных работников, можно предположить, основана на отсутствии подобного опыта. 45 % и 30 % представителей этих категорий, соответственно, уверены в том, что результаты труда удаленных и офисных сотрудников ничем не отличаются.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

69


флитменеджмент

Нет ОСАГО без ТО В конце 2011 года Правительство РФ наконец утвердило окончательный вариант правил прохождения технического осмотра. По сути, документ не содержал никаких сенсаций – все положения, о которых автовладельцам было известно и ранее, просто оказались законодательно закреплены.

Ф

ункции проведения ГТО передали независимым операторам технического осмотра (ОТО), а сама процедура в целом упростилась: так, например, проверка люфта может отныне проводиться не только на спецоборудовании, но и экспертными методами. Сократили и список документов, которые необходимо предъявлять, но полис ОСАГО теперь можно будет купить только после получения техталона. Ситуацию с ОСАГО нам прокомментировал Сергей Скоморохин, заместитель руководителя Управления методологии обязательных видов страхования Департамента андеррайтинга и методологии штаб-квартиры ОАО «АльфаСтрахование». – Сергей Иванович, расскажите, пожалуйста, каковы в связи с принятием новых правил прохождения техосмотра особенности заключения договора ОСАГО? – С первого дня нового года при заключении договора ОСАГО страхователь в обязательном порядке должен будет предоставлять талон технического осмотра или талон о прохождении государственного технического осмотра транспортного средства. За исключением таких случаев, когда в соответствии с законодательством РФ в области технического осмотра транспортных средств автомобиль не подлежит техническому осмотру, либо его проведение не тре-

70

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

буется, или же если порядок и периодичность проведения технического осмотра устанавливаются Правительством Российской Федерации. Эта обязанность касается и владельцев иномарок: при заключении договора они обязаны предъявлять признаваемый в России документ, подтверждающий прохождение техосмотра в иностранном государстве. – Как технически будет осуществляться процесс заключения договора ОСАГО, какие документы для этого понадобятся? – Договор ОСАГО, как и ранее, заключается либо непосредственно в страховой компании, либо через страхового посредника, работающего в рамках Агентского договора со страховщиком, то есть в этой части


флитменеджмент

Д

БД

ГИ

ничего не меняется. Изменения, внесенные в закон по ОСАГО, предусматривают, что в дополнение к перечню документов, уже содержащихся в законе по ОСАГО (документ, удостоверяющий личность, документы на транспортное средство, на водителей и т. д.), страхователь должен предоставить талон технического осмотра или талон о прохождении государственного технического осмотра транспортного средства (талон технического осмотра может предоставляться страховщику в форме электронного документа). Отсутствие этого документа повлечет за собой отказ со стороны страховщи№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

71


флитменеджмент

нет осаго без то

Подать заявку на аккредитацию для получения возможности проведения техосмотра может любое юридическое лицо или ИП, имеющее надлежащее оборудование и как минимум одного штатного технического специалиста. Пока обещают, что стоимость прохождения техосмотра не превысит 2000 рублей за единицу транспортного средства. Заключить договор ОСАГО теперь без прохождения ТО будет невозможно. Власти надеются, что благодаря этому не только упростится процедура, но и для коррупции места станет куда меньше. Новые правила действительно существенно облегчат жизнь автовладельцам и сократят время, необходимое для прохождения ТО. Одним из главных положительных нововведений, безусловно, является отмена ТО для транспортных средств не старше 3 лет категорий А и В. Им необходимо проходить осмотр на 3, 5, 7 и т. д. лет. Исключение составляет транспорт, предназначенный для перевозки людей: такси, автобусы, грузовые авто. В соответствии с новым законом, им нужно будет проходить ТО 1 раз в 6 месяцев, вне зависимости от того, когда эти автомобили были выпущены. Автомобили автошкол, грузовики с максимальной массой более 3,5 тонны, а также машины, оборудованные спецсигналами, обязаны проходить техосмотр 1 раз в год, независимо от года выпуска. Процедура прохождения ТО будет занимать от 10 до 68–70 минут (зависит от категории транспортного средства). К примеру, установлено, что осмотр легкового автомобиля отныне должен занимать не более 40 минут. Сокращено и количество узлов, которые станут проверять. При ТО больше не будут смотреть на аптечку и подушки безопасности, упрощена проверка люфта. Перечень требований, проверяемых в ходе диагностирования, содержится в Правилах проведения технического осмотра транспортных средств, утвержденных постановлением Правительства РФ от 5 декабря 2011 г. № 1008. Список требований сокращен примерно в 15 раз. Проходить ТО можно будет в любой коммерческой организации, имеющей аккредитацию, в любом регионе страны, независимо от места регистрации автомобиля. С автовладельцем заключается типовой договор, в котором прописываются все права и обязанности сторон. По завершении проверки автовладельцу выдается диагностическая карта, содержащая заключение результатов. В зависимости от них водитель либо получает талон ТО, либо отправляется с автомобилем на повторную проверку, за которую тоже придется заплатить. Однако если на повторный осмотр водитель приедет к тому же самому оператору, проверять будут только те узлы, которые вызвали вопросы в первый раз. И платить при этом придется только за выполненный объем услуг. А если повторный ТО будет проводиться в другом сервисе или с момента первой диагностики пройдет 20 и более дней, осмотр придется выполнять уже опять по полной программе. И оплачивать, соответственно, нужно будет полную стоимость ТО. Обещают, что инспекторы на дороге больше не станут проверять наличие талона техосмотра – полис ОСАГО уже служит подтверждением того, что ТО благополучно пройден. Исключение сделано для таксистов, водителей автобусов и всех тех, кто занимается коммерческими перевозками.

72

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

ка в заключении договора ОСАГО. Если предоставляемый талон техосмотра по сроку своего действия заканчивается более чем за 6 месяцев до окончания срока страхования заключаемого договора ОСАГО, тогда страховщик также будет вынужден отказать в заключении договора ОСАГО. Словом, на страховщика возложена обязанность при заключении договора ОСАГО строго контролировать наличие талона техосмотра и срока его действия. – А какова будет новая стоимость договора ОСАГО? – Стоимость договора ОСАГО (речь идет о страховой премии по договору ОСАГО) определяется утвержденными страховыми тарифами и условиями договора. Изменения, вступающие в силу с 01 января 2012 года, никак не связаны с расчетом страховой премии по договору ОСАГО. – Как будет построена взаимосвязь между страховщиками и операторами технического осмотра? – Прямой взаимосвязи нет, поскольку каждый занимается своим бизнесом. Однако для страховщиков, несомненно, операторы технического осмотра представляют интерес, ведь это, по сути, новый канал, через который можно реализовать свои страховые программы. Операторы технического осмотра, в свою очередь, тоже понимают, что сотрудничество со страховыми компаниями может иметь свою выгоду, поскольку в их распоряжении находится большая клиентская база, и всем так или иначе необходимо будет проходить техосмотр. – Какими полномочиями обладают страховые компании в сфере контроля прохождения техосмотра? – Контроль со стороны страховой компании может заключаться только в одном: в праве отказать автовладельцу в заключении догово-


нет осаго без то ра ОСАГО. В случае принятия такого решения, он не сможет осуществлять регистрационные действия в органах ГИБДД в отношении своего транспортного средства, а также потеряет возможность эксплуатации машины, поскольку, в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ, эксплуатация транспортного средства без полиса ОСАГО запрещена. Если такой случай выявляется, то с автомобиля попросту снимаются госномера до устранения причины задержания, а устранить таковую без прохождения техосмотра будет затруднительно. – Могут ли корпоративные клиенты в связи с введением новых правил получить какие-то преимущества? – По сути – никаких. Но не исключено, что в будущем страховщики станут направлять своих клиентов именно в те пункты техосмотра, с которыми сотрудничают. А это, как вы понимаете, может привести к совсем иному отношению к таким клиентам операторов технического осмотра. – Говорят, что новый закон пролоббирован крупными страховыми компаниями, которые, судя по всему, хотят извлечь выгоду из нового положения вещей. Так ли это на самом деле? – Мне сложно комментировать слухи. Но я не исключаю, что вполне можно сделать такой вывод. Как я уже сказал, сотрудничество между страховщиками и станциями техосмотра действительно может быть взаимовыгодным. Страховые компании могут направлять своих клиентов в конкретный пункт прохождения ТО, а пункты техосмотра в ответ – рекламировать услуги страхования, предлагая автовладельцам программы конкретного страховщика. Посмотрим, как будет развиваться ситуация. Текст: Мария Дубинская, Антон Захаров

флитменеджмент

Комментарий руководителя автопарка крупной российской компании* Не уверен, что в связи введением новых правил порядка станет больше. Взять, к примеру, хотя бы временный мораторий на техосмотр. В приказе было сказано, что все легковые автомобили временно могут не проходить техосмотр. Однако мои сотрудники не раз жаловались: «Инспектор остановил, снял номера, сказал, что техосмотр отменили только для физических лиц». Нашим чиновникам мало только приказ издать, нужно еще и кучу разъяснений к нему обеспечить. Иначе – кто в лес, кто по дрова. Вижу пока только одну явную пользу от нового закона: больше не будут цепляться к привязке к регионам. Если, например, машина зарегистрирована в Москве, а используется во Владивостоке, то теперь наконец-то у автовладельца появится возможность пройти ТО во Владивостоке, по месту эксплуатации транспортного средства. Я не понимаю, почему нельзя было разрешить это раньше? Человек может находиться в длительной командировке, а ТО заканчивается. Зачем же гонять машину обратно, как будто бы во Владивостоке другие гаишники и ПИК? Да, была возможность поставить авто на временный учет, но только в том случае, если компания имела юридическое лицо, зарегистрированное в данном регионе: например, филиал. Конечно, всегда была возможность найти лазейку, чтобы не гонять автомобиль к месту регистрации: например, дать доверенность на то, что сотруднику разрешается зарегистрировать машину на себя. Но при этом налоги за автомобиль приходилось выплачивать сотруднику, возникали проблемы с передачей автомобиля и в случае увольнения. Также, я надеюсь, что благодаря новым правилам не будет таких очередей, как раньше. Но это, естественно, если неполадок на станции не найдут. А неполадок, думаю, будут находить много, иначе-то как? Вот, например, как раз на днях я отправил BMW сотрудника на замену лампочек, водитель вернулся только в конце рабочего дня и со счетом на 22 500 рублей, хотя машина эта прошла техосмотр только три недели назад! То же самое будет и на ТО. Как правило, в дилерских центрах в зоне ремонта находиться нельзя, и мастер может в два счета огорошить: у вас, мол, колеса тормозят неравномерно. Так не гнать же машину в другой автосервис – время ведь иногда бывает гораздо дороже денег, его хочется экономить. Словом, если раньше гаишнику нужно было сделать так, чтобы человек не прошел техосмотр, – то он его не проходил, находилась масса причин «завернуть» машину. А сейчас найдется множество причин для того, чтобы «сервисники» могли выставлять за ремонт счета побольше. Недавно я общался со знакомым гаишником, так он рассказал, что ГИБДД скоро станет функционировать, по сути, только как «Почта России» – ставить машины на учет будут у дилера, и дилеры не станут выдавать и весь необходимый для эксплуатации пакет документов. Гаишникам только останется пересылать их по месту регистрации автовладельца.

Комментарий руководителя автопарка крупной иностранной компании* Пока еще не очень ясно, будут ли нормально работать новые правила. Даже представители госорганов, к которым мы обращались с вопросами, пока не могут дать четких ответов и, как и остальные, ждут, что покажет время. Скорее всего, закон действительно пролоббирован крупными страховыми компаниями. И если все произойдет так, как обещают, то для организаций с большими автопарками значительно будет облегчена жизнь в плане прохождения техосмотра. Хотя, конечно, едва ли стоит надеяться на то, что заветный талончик страховщики смогут предоставлять без реального прохождения проверки автомобиля. Следует понимать, что исправность авто находится в сфере непосредственных интересов страховых компаний, поскольку очевидно, что они хотят свести свои риски к нулю. И все же те страховые компании, которые предложат более доступный формат получения талончиков, заработают больше денег. * К сожалению, никто из опрошенных нами руководителей автопарков не захотел дать комментарии открыто. Поэтому публикуем анонимные мнения экспертов.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

73


флитменеджмент

автоновости

Рекордсмен Land Rover Discovery 4 В 2012 году производители Land Rover Discovery 4 делают серьезную ставку именно на этот автомобиль в сегменте корпоративных продаж. Рекордсмен в своем классе, награжденный 100 международными наградами, будет по-прежнему пользоваться спросом у корпоративных покупателей. Являясь абсолютным лидером в своем классе на бездорожье, на дороге он ведет себя как легковой автомобиль, выглядит стильно и элегантно. Инновационный дизайн кузова с вертикальным профилем бортов позволяет обеспечить в салоне большое пространство на уровне плеч и головы. Удобное расположение сидений амфитеатром предоставляет всем пассажирам возможность в полной мере насладиться видом окрестностей. При создании автомобиля особое внимание было уделено снижению уровня шума и использованию материалов самого высокого качества.

Renault Duster – специально для россиян В конце 2011 года в Москве началось серийное производство нового Renault Duster. Этот автомобиль станет новым символом компании Renault в России и дополнит модельную линейку автомобилей. Renault Duster – внедорожник, сочетающий в себе высокую проходимость, большое внутреннее пространство, эффектный дизайн и комфорт. Интерьер разрабатывался с учетом российских реалий и требований наших покупателей. Модель является воплощением практичности и удобства. Трансформируемый салон Duster вмещает все самое необходимое для дальней дороги или активного отдыха. Renault Duster в версии 4X2 поступит в продажу с бензиновыми двигателями 1,6 л. с механической пятиступенчатой коробкой передач или с двигателем 2,0 л. с автоматической коробкой передач. Внедорожные версии будут доступны с аналогичными бензиновыми силовыми агрегатами и с 1,5-литровым дизельным двигателем. Все полноприводные версии оснащаются шестиступенчатой механической КПП с короткой первой передачей (5,79 км/ч при 1000 об.), которая является идеальной для езды по бездорожью и облегчает движение на старте при крутом подъеме или в полностью загруженном автомобиле. С приходом Duster на российский рынок компания открывает новый сегмент, предлагая своим клиентам автомобиль 4Х4 по доступной цене. Автомобиль будет интересен компаниям, занимающимся телекоммуникационными системами и энергетическими ресурсами. А тот, кто его приобретет, по утверждению представителей компании Renault Russia, получит дополнительную выгоду в отношении стоимости владения данным автомобилем.

Новый Jaguar XJ – скорость, красота, комфорт Революционный новый XJ – это поистине автомобиль XXI века. Он наиболее полно воплощает уникальное чутье главного дизайнера марки Яна Каллума и его видение будущего Jaguar. Элегантный, спортивный и утонченный Jaguar XJ подкупает своим неповторимым комфортом, роскошью и динамикой и полностью меняет представление об автомобиле premium-класса. Благодаря легкому алюминиевому кузову новый Jaguar XJ разгоняется – в зависимости от двигателя – до 100 км/ч всего за 4,9–6,4 секунды! Такой автомобиль – отличный бонус топ-менеджеру по итогам года.

74

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


автоновости

флитменеджмент

Раскрыта тайна Оpel Mokka В марте на автосалоне в Женеве запланировано представление нового паркетника Opel Mokka. Внешность автомашины показывает современную спортивную стилистику марки и дополняется комфортным и функциональным интерьером. Дизельный мотор для Mokkа компания GM предлагает только один – 1,7-литровый CDTI, он выдает 130 л. с. Автомобиль можно будет приобрести как в полноприводном, так и в переднеприводном исполнении. В продажу Opel Mokka поступит только под конец 2012 года.

Пятидверный Kia Rio На заводе под Санкт-Петербургом стартовало производство Kia Rio в кузове хэтчбек. В длину новинка заметно короче седана, но колесная база у них одинакова (2570 мм), и это говорит о том, что пространства в салоне хэтчбека не стало меньше. Укорочен лишь задний свес. По технической части хэтчбек Rio точно такой же, как полюбившийся российским покупателям седан: на выбор моторы объемом 1,4 л. (107 л. с.) и 1,6 л. (123 л. с.). Оба предлагаются как с «механикой», так и с «автоматом». Цены на хэтчбек пока не объявлены, вероятнее всего, за него будут просить от 470 000 рублей, причем уже в базовой комплектации есть кондиционер, АБС, две подушки безопасности, электроприводы зеркал и передних стекол. Также в скором времени и хэтчбек, и седан получат новую опцию – навигационную систему, которую будут устанавливать у официальных дилеров.

Экономичные версии фургонов Transporter и Crafter

Компания Volkswagen начинает новый год с двумя новыми версиями моделей Transporter и Crafter. Transporter BlueMotion и Crafter BlueMotion отличает низкий расход топлива. Они будут интересны, в первую очередь, владельцам автопарков, заинтересованным в снижении эксплуатационных расходов и бережно относящимся к окружающей среде. Transporter BlueMotion оборудован системой Engine-Start-Stop, системой рекуперации энергии, шинами с оптимизированным сопротивлением качению, индикатором давления воздуха в шинах и круизконтролем. Он оснащен специальной пятиступенчатой коробкой передач и усовершенствованной системой управления двигателем. Благодаря применению комплекса высокоэффективных технологий автомобиль расходует всего лишь 6,3 л. дизельного топлива на 100 км при выбросе СО2 166 г/км. Это означает, что автомобиль потребляет на 0,4 л. меньше топлива, чем самая экономичная до сегодняшнего дня модель Transporter 2,0 TDI с двигателем 84 кВт (114 л. с.). Новый Transporter можно узнать по эмблеме BlueMotion на решетке радиатора и задней части кузова. Новый Crafter BlueMotion предлагается даже в двух вариантах – с двигателем мощностью 109 л. с. и 136 л. с. Оба двигателя расходуют всего 7,0 л. дизельного топлива на 100 км при выбросе СО2 184 г/км. Фургон Crafter 30 Kasten также оснащается системой Engine-Start-Stop.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

75


безопасность

Доверьтесь профессионалам Есть такая поговорка «Пожар чернилами не зальешь». Мол, не слушается огонь, если уж разгорелся, даже самых грозных приказов. Вроде бы так оно и есть, но если всерьез говорить о пожарной безопасности, поговорка неверна в принципе. Потому что довести дело до возгорания – хуже некуда. Важно вообще избежать его, и сделать это можно как раз «чернилами» – то есть документами, предписывающими, что и как надо предпринять в офисе или любом другом помещении, чтобы исключить пожар. И скрупулезным выполнением этих предписаний. Желательно – с помощью профессионалов. В гостях у нашего журнала директор «ПожТехАудит» Ромэн Вахтангов.

И

так, ваше предприятие получило некие офисные, производственные, складские и прочие помещения, оснащенные так, как это необходимо для деятельности фирмы. У вас есть специалисты, разбирающиеся в эргономике, компьютерах, принтерах и многом другом, люди, способные наладить эффективную работу сотрудников и оборудования. Но людей и здания необходимо еще и защитить от пожара. Вы знаете, как это сделать? Ручаюсь, что в большинстве случаев – нет. Потому что пожарная безопасность – особая и весьма специфическая сфера, дилетантизм в которой чреват серьезными последствиями, что и показали страшные инциденты последних лет. Даже составление так называемой пожарной декларации, обязательной, согласно действующему закону РФ от 22.07.2008 года, требует от исполнителя основательных знаний предмета, четкого владения обширной документацией. Пренебрегли ею, пустили дело на самотек – ждите инспекцию Госпожнадзора,

76

жесткое предписание от нее, а то и запрет на деятельность компании в стенах, не отвечающих правилам пожарной безопасности. Впрочем, что говорить о какихто особых тонкостях этих правил, если сплошь и рядом нарушаются самые элементарные. Захламлены ненужными мебелью или оргтехникой пути эвакуации людей. Эти пути отделаны либо горючими материалами, либо теми, что не пропитаны огнестойкими составами. Вопреки нормам пожарной безопасности, слишком узки двери или проемы эвакуационных выходов, а то их и вовсе мало для своевременной эвакуации из здания персонала и посетителей. Мало средств первичного пожаротушения, проще сказать – огнетушителей. И наконец, окна первых этажей забраны решетками, что может обернуться, как уже случалось, гибелью людей, казалось бы, уже почти выбравшихся из огненной стихии. Для серьезного административного директора, пекущегося не только о формальном выполнении про-

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

тивопожарных правил, но и о том, чтобы пожар действительно не случился, даже посещение инспектора и его положительный отзыв не гарантируют полную безопасность. Ведь тот увидит, скорее всего, лишь недостатки, лежащие на поверхности. А те, что может выявить лишь очень серьезная проверка, останутся втуне и рано или поздно приведут к беде. Есть у таких проверок еще одна особенность – госорганы, контролирующие пожарную безопасность, нередко сводят контроль к обычным штрафам, а в борьбе за хорошую отчетность забывают о своем главном назначении: не столько искать нарушения, сколько помогать устранять их. И выходит, что проверяющим инстанциям выгоднее иметь дело с предприятиями с нерешенными проблемами, чем с теми, у кого все в полном порядке. Ибо по каким параметрам оценивать эффективность противопожарного госоргана, кроме как по выявленным нарушениям и штрафам? Об откровенном подкупе госинспекторов и говорить нечего.


Тенденция последнего времени – передача контролирующих функций специальным коммерческим организациям, которые не просто доказали свою компетентность в противопожарной сфере, но пользуются полным доверием госорганов, то есть получили от них аккредитацию. Именно они теперь все чаще успешно сотрудничают с государственными органами контроля, оценивают реальное состояние контролируемых объектов, анализируют их соответствие действующим нормам и требованиям безопасности и определяют другие показатели. То есть появилась независимая оценка пожарных рисков. И наша компания – одна из первых в стране, что предлагает услуги такого рода. Есть два основных вида сотрудничества с проверяемыми организациями. В первом случае наши специалисты – а это люди высочайшей противопожарной квалификации, выпускники академии МЧС, – приходят во всеоружии не только многочисленных документов, но и практических знаний «узких мест». В результате обследования появляется детальный документ, если надо, даже с фотопривязкой к конкретным нарушениям, своего рода пожарный портрет помещения или целого здания. И дают рекомендации, как недостатки устранить. Все, на этом наша миссия закончена. Теперь дело за администрацией предприятия. Сделали все, как мы рекомендовали, – спокойно ждите госинспекторов, практически 100-процентный успех проверки вам обеспечен. Вторая – и пожалуй, главная – форма сотрудничества: мы делаем то же самое, но вдобавок активно участвуем в исправлении недостатков, после чего даем положительное заключение. На основании этого документа Госпожнадзор на три года освобождает предприятие от проверок, а мы несем ответственность за положение с пожарной безопасностью на этом объекте.

реклама

флитменеджмент

Просуммирую сказанное беглым перечислением наших услуг. • Независимое детальное обследование объекта на предмет выявления нарушений действующих норм и правил в области пожарной безопасности. • Разработка и составление рекомендаций по устранению нарушений в области пожарной безопасности. • Независимая экспертиза выполнения технических работ, проектов подрядными организациями в области обеспечения пожарной безопасности. • Проведение комплексного расчета пожарных рисков здания (помещений).

• Независимая оценка пожарных рисков с регистрацией в экспертном центре МЧС (пожарный аудит). • Разработка инструкций и распорядительных документов по обеспечению противопожарного режима. • Разработка декларации пожарной безопасности. • Разработка планов эвакуации с инструкцией о действиях в случае возникновения пожара. • Расчет категорий по взрыво-пожарной и пожарной опасности. • Любые консультационные услуги в области обеспечения пожарной безопасности объектов защиты.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

77


кадры

Тенденции на рынке труда В посткризисный период серьезно изменилась тенденция на рынке труда: теперь работодатель предъявляет повышенные профессиональные требования, а кандидат претендует на повышенную зарплату.

С

егодняшний рынок труда очень напоминает 2004–2005 годы, когда спрос и предложения были равновзвешенными, без сумасшествия, творившегося в 2007 году. Можно отметить, что после кризиса 2008 года ситуация существенно улучшилась, кандидаты действительно стали торговаться, поскольку у них снова появилась возможность выбора. Работодатель, в свою очередь, ужесточил требования к кандидатам: желающих получить место в их компании стало больше. Теперь компании принимают решения осторожно, порой очень долго, потому что вынуждены организовывать многоэтапные интервью, встречаться с большим количеством претендентов, чем могли себе позволить ранее, обстоятельно тестировать интервьюируемых. На первый план вышла полная прозрачность мотивации кандидата. До кризиса из-за кадрового голода работодатель готов был закрывать глаза на глубину опыта, наличие специализированных сертификатов, уровень иностранного языка и тому подобное и обучать специалиста самостоятельно, делая ставку на личностный потенциал. Сейчас же мы видим, что клиенты хотят «готовую конфетку», так как на обучение персонала им не хватает ни времени, ни бюджета, ни сил. В 2009 году в крупных компаниях административный департамент сокращали, увольняя людей либо выводя часть сотрудников за штат. На местах оставались ключевые работ-

78

Олеся Щербак, глава административной практики агентства по подбору Tell. Присоединилась к команде Tell в июне 2010 года после трех лет работы в Professional Recruitment, где специализировалась на поиске специалистов среднего и высшего звена. Олеся – выпускник Московского государственного университета экономики, статистики и информатики по специальности «Управление персоналом».

ники, в задачу которых входило сокращение бюджета на расходы. К сожалению, оставшимся сотрудникам существенно сократили заработную плату и бонусы, пересмотрен социальный пакет. В мелких компаниях эту должность могли вообще сократить, а то и вовсе разделить задачи между другими действующими сотрудниками. Требования кандидатов к работодателю. Хороший социальный пакет, конечно, важен, но не стоит на первом месте среди критериев, скорее, выгодно дополняет картинку. Кандидатов обычно интересуют широкие функциональные обязанности и зона ответственности, возможность самостоятельно принимать решения. Наличие бюджета на реализацию требований руководства. Возможность получать бонусы за эффективное завершение проектов.

Сейчас ситуация стабилизировалась, стали появляться вакансии, компании снова вернулись к пониманию, что административными задачами должен заниматься отдельный человек. В 2010 и 2011 годах появились редкие заказы на поиск административных директоров, административных менеджеров, офисменеджеров. Сотрудники, остав-

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

шиеся работать в компаниях после сокращений, с удовольствием стали рассматривать предложения, как только появилась потребность на рынке, потому как переход в другую компанию давал возможность повысить доход и даже вернуться к докризисному уровню. Появились новые требования и у работодателей: в этот период некоторые компании стали переезжать в связи с новым расширением штата, поэтому первостепенной важностью стал опыт организации офиса с нуля, готовность работать в ненормированном рабочем графике, выкладываться, что называется, по полной программе. Требования HR к кандидатам на должность административного директора. Все очень индивидуально, но среди основных пунктов можно отметить: – честность, – релевантный опыт работы от 5–7 лет в данной области, – менеджерский опыт, – умение экономить и правильно распределять бюджет, – умение быстро обрабатывать информацию, – прекрасные коммуникативные навыки, умение договариваться и «отжимать» провайдеров на хорошие скидки.


кадры

Развлечения для ценного сотрудника «Повышение требований сотрудников к обустройству офисного пространства за последние годы объясняется изменениями на рынке труда: из рынка работодателя в период кризиса он опять превращается в рынок кандидата. Зачастую сегодня именно кандидат диктует условия, а работодатель вынужден усиливать инструменты как привлечения новых сотрудников, так и их дальнейшего удержания», – говорит Александр Сергеев, руководитель проектов по подбору персонала рекрутинговой компании «Бигл».

Т

ренажерный зал, теннисный стол, бассейн – сегодня работники не просто хотят трудиться с комфортом, в офисе они хотят и отдыхать. И крупные компанииработодатели активно им в этом способствуют. Особо продвинутые предлагают сотрудникам в перерыве поиграть в настольные игры, покачаться в гамаке, спуститься с горки. Рекрутинговая компания «Бигл» провела исследование и пришла к выводу: сегодня даже средняя компания может позволить себе разбавить рабочую обстановку небольшими приятными удобствами и при этом эффективно мотивировать персонал. В исследовании приняли участие 650 сотрудников компаний из различных отраслей. Из них 46 % женщин и 54 % мужчин; 80 % младше 35 лет и 80 представителей HR-служб. География исследования: Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Казань, Краснодар, Ростов-на-Дону. Согласно опросу кандидатов, 60 % респондентов имеют в офисе кухню, 35 % – автомат с бесплатным кофе, 9 % – душевую зону, 6 % – комнату отдыха, 5 % – теннисный стол, 2 % – спальню, 1 % – самокат, у 28 % респондентов нет никаких дополнительных удобств в офисе. Из желаемых удобств наибольшей популярностью пользуется тренажерный зал – 41 % респондентов указали его в списке сервисов, способных увеличить эффективность их работы. При этом наиболее востребован он у возрастной категории 41–50 лет. Массажное кресло занимает второе ме-

сто – 37 % респондентов не отказались бы от расслабляющего массажа в рабочее время, причем большинство из них женщины. В целом опрос показал, что прекрасный пол больше внимания уделяет внешнему виду и отдает предпочтение тренажерам и массажному креслу, в то время как мужчины голосуют за развлечения: теннисный стол, бильярд. На третьем месте у респондентов автомат с бесплатным кофе – 35 %. Кроме этого, 30 % опрошенных хотели бы иметь на работе комнату отдыха/игровую зону, душ (21 %), комнату для курения (18 %), кухню (17 %), теннисный стол (15 %), спальню (10 %), бильярд (7 %), кинозал (4 %), самокат (3 %). Любопытно, что большинство предпочитающих спальню старше 50 лет. При этом некоторые респонденты заявили о желании иметь в офисе большие зеркала на случай танцев, комнату с ТВ для просмотра новостей, комнату для чтения, турник, предметы для чистки обуви и одежды, аквариум и бассейн. «Бигл» узнал у респондентов, как такие нововведения отразятся на их служебной мотивации. 87 % опрошенных положительно относятся к дополнительным удобствам в офисе, в то время как 6 % высказались против, поскольку они отвлекают их от работы. Для 7 % их наличие не имеет значения. При этом из положительно ответивших 65 % «за» комфортный офис, поскольку им хотелось бы работать в компании, заботящейся о своих сотрудниках; 16 % опрошенных уверены, что это сделало бы атмосферу в офисе более позитивной и дружелюбной;

10 % респондентов были бы готовы проводить на работе больше времени; 9 % согласны на внедрение сервисов, если это не повлияет на их доход. «Бигл» провел опрос представителей HR-служб компаний-работодателей. 43 % видят необходимость сделать офис более комфортным и готовы обратить на это внимание, когда позволит бюджет; у 35 % уже есть ряд сервисов, и они планируют развивать их дальше; 9 % респондентов предпочитают другие инструменты для мотивации персонала; 7 % их не имеют, но планируют вводить в ближайшее время. При этом, по мнению работодателей, наиболее эффективно влиять на мотивацию персонала способна кухня – за нее проголосовало 50 % представителей HR-служб. На втором месте автомат с бесплатным кофе (48 %), комната отдыха (39 %), массажное кресло (37 %), тренажерный зал (30 %). По материалам сайта рекрутинговой компании «Бигл»

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

79


корпоратив

Всё по барабану! «Встань пораньше, только утро замаячит у ворот. Ты увидишь, как веселый барабанщик в руки палочки кленовые берет...» – пел Булат Окуджава. Игра на барабане – будь то с палочками или без – действительно способна улучшить настроение и снять стресс. Барабанный вихрь уносит прочь напряжение и раздражение, а попутно наполняет энергией. Об этом прекрасно известно Константину Шведову, профессиональному музыканту и ведущему барабанных тренингов, которые в наши дни также становятся весьма популярным видом корпоративного отдыха.

К

ак часто в нашей повседневной жизни мы прибегаем к ироничному выражению – «всё по барабану!». А ведь за этими словами сокрыт глубокий смысл. По крайней мере, в этом ничуть не сомневаются те, кто посещает барабанные тренинги Константина Шведова. Благодаря этим эмоциональным и веселым занятиям, люди освобождаются от своих проблем, вследствие чего находят решение для самых разных вопросов – и рабочих, и личных. Прежде всего, для понимания того, что же такое барабанный тренинг, необходимо разобраться с определением «барабанный круг». Оказывается, этим термином принято называть объединение людей, любящих этническую барабанную музыку. Они собираются (например, после тяжелого рабочего дня), садятся в круг и, дополняя друг друга, играют на барабанах – то есть барабанят. Да что есть мочи! Согласитесь, отличное средство для борьбы со стрессом. Подобные «барабанные» объединения возникают по всему миру, их сегодня существует великое множество. А барабанный тренинг – это, по сути, урок спонтанной игры на барабанах, этакий специализированный барабанный круг с тренером в центре. Мероприятие обычно преследует конкретные цели – например, сблизить членов коллектива, улучшить коммуникативные и управленческие

80

навыки. По словам Константина Шведова, барабанный круг – это особое место, где между людьми происходит метафизический диалог, проявляются самые «замаскированные» качества характера. В ходе тренинга можно разглядеть сущность участников, а также отработать любую необходимую схему взаимодействия между ними. Это прекрасная возможность выявить и отработать командные качества. У каждого «музыканта» свой инструмент, и у каждого инструмента своя партия. Однако одновременная игра на всех барабанах – а на тренинге используются инструменты из разных эпох и культур – благодаря умелому руководству тренера превращается в единую слаженную композицию. При этом «лучшей» или «худшей» партии не существует по определению – все участники важны и незаменимы. Здесь все, как «на работе», когда коллеги вместе трудятся над реализацией совместного проекта и важен вклад каждого. Человек отвечает за свой определенный «участок», формирует свое «звено» – только так может состояться общее дело. Барабанный тренинг делает понимание этого очевидным. И таких маленьких «прозрений» в ходе «барабанного концерта» десятки. Если для директоров компаний и начальников отделов барабанные тренинги привлекательны, по большому счету, именно своей потенциальной

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

пользой для рабочего процесса – возможностью достижения гармонии в общении между сотрудниками и так далее, то для самих участников действа такой тренинг это, конечно, прежде всего отличный релакс. Константин описывает это емким английским словом, которое прочно поселилось в русской речи: fun – то есть «забава», «прикол». Кстати, помимо барабанов на тренингах применяются бубны, тамбурины, шейкеры и иные этнические инструменты. Игра на них дарит целую гамму неизведанных чувств, а одновременное звучание нескольких десятков барабанов погружает в медитативное состояние. «Барабан – самый древний инструмент земли, а от инстинктов нам никуда не деться!» – уточняет в этой связи Константин Шведов. Тренинги могут проводиться как для малых, так и для больших групп. Но лучше всего, когда в мероприятии принимают участие 20–30 человек (обычно именно таково количество членов в среднестатистическом коллективе). Тогда достигается наилучший баланс – глубокая проработка важных психологических нюансов гармонично сочетается с общим музыкальнотерапевтическим эффектом. Дополнительную информацию о барабанных тренингах Константина Шведова можно прочитать на сайте drumtrain.ru. Текст: Мария Дубинская


корпоратив

«Мафиози» в большом городе «Нужно работать, чтобы жить, а не жить, чтобы работать». Эта меткая поговорка давно стала девизом многих успешных людей. Но одно дело – стремиться к такому образу жизни, и совсем другое – сделать его своей реальностью. Хороший корпоративный отдых – отличный способ сбросить груз накопившейся усталости, в интерактивной форме укрепить в коллективе «чувство локтя» и, как следствие, не только повысить эффективность работы, но и научить сотрудников грамотнее планировать свое время. А кто умеет правильно распоряжаться временем – будет уделять должное внимание и рабочим делам, и личной жизни.

И

гра «Мафия», которая многим знакома еще с бесшабашных студенческих времен, продолжает победоносное шествие уже не только по университетским общежитиям, но и по офисам солидных корпораций. Точнее, по ресторанам и клубам, которые арендуют специально для встреч «мафиози» и «мирных жителей». О том, зачем в «Мафию» играют директора по персоналу, нашему журналу рассказал Ильгиз Валинуров, основатель Valinurov’s Mafia Club, в котором проводятся так называемые HR-«Мафии». – Ваш клуб существует уже почти два года, и интерес к играм в HR-«Мафию» в бизнес-среде возрастает. Как думаете, чем это можно объяснить? – Люди приходят к нам отдохнуть, пообщаться в неформальной обстановке со своими коллегами, установить новые контакты. Уютная, почти домашняя атмосфера, которую мы стараемся создавать на наших играх, с одной стороны, помогает игрокам получить прекрасную моральную разрядку, а с другой – провести время с реальной пользой для бизнеса. Вообще, «Мафия» сейчас очень популярна, в нее играют по всей Москве. Но идея проводить такие игры именно для HRдиректоров принадлежит непосредственно нашему Valinurov's Mafia-Club. – Почему ваша «Мафия» получила именно HR-направленность, кого можно увидеть на играх? – Дело в том, что по роду деятельности мы посещаем множество мероприятий для HR-специалистов. Все эти встре-

чи носят сугубо деловой характер, а мы решили придумать причину, чтобы видеться с коллегами и потенциальными партнерами и по другим поводам. – Где вы проводите свои игры? – Мы всегда стараемся выбирать разные места, чтобы каждый раз приглашать игроков в новую обстановку, а заодно знакомить с интересными ресторанными проектами. Мы проводили игры в бизнес-центрах, бывали в гостях у Ассоциации менеджеров России. Мы играли и на природе – в загородном отеле. Регулярно проводим тематические «Мафии», приуроченные к разным праздникам – например, к Новому году устраивали настоящий венецианский карнавал, а однажды совмещали игру в «Мафию» и гольф. Одна из новогодних мафий прошла в винном бутике и сопровождалась изысканной дегустацией элитных вин. Постараемся придумать что-то оригинальное либо ко Дню всех влюбленных 14 февраля, либо к 8 марта. – Какие кадровые и бизнес-задачи можно решать, играя в «Мафию»? – HR-«Мафия» учит искусству убеждения, ораторскому мастерству, развивает коммуникативные навыки и интуицию, умение управлять своими эмоциями, способность влиять на мнение окружающих. Во время игры обращаешь внимание на жесты и мимику собеседника, учишься распознавать «ложь», оказывать воздействие на чужое мнение и даже считывать мысли людей. В то же время необходимо уметь эффективно взаимодействовать с союзниками, ведь цель – «выжить» своей

командой. В ходе игры подмечаешь такие детали, которые в жизни кажутся незначительными, но на самом деле важны. Можно сказать, что в игре человек получает возможность отточить и усовершенствовать свое профессиональное мастерство. Несколько сеансов игры «Мафия» могут дать больше, чем сложные тренинги! Все подробности о нас можно узнать на сайте: www. valinurovsmafiaclub.ru. – А бывает ли, что вы проводите игры для специалистов других областей бизнеса? – Да, конечно. Так, ярким событием стала игра для одного из лидеров по продажам зарубежной недвижимости, агентства Knigth Frank. В играх с удовольствием приняли участие ведущие девелоперы. – Сколько стоит участие в игре? – Для клиентов корпорации кадровых агентств Business Connection и партнеров Valinurov's Mafia-Club это бесплатно. Для остальных участников – 800 рублей. У нас бывают и спецпроекты HR-«Мафии», где цена участия немного выше. Например, мы проводили так называемую поэтическую «Мафию» с участием поэта Владимира Вишневского, который, кстати, впервые играл в эту игру. Встреча превратилась в своего рода литературный вечер, мы даже устраивали поэтический мастер-класс. А стоимость участия в игре составляла 1000 рублей. Мы считаем, это очень недорого, особенно учитывая, что мы всегда предлагаем нашим гостям вкусный фуршет и напитки. Текст: Мария Дубинская Фото:Дмитрий Дубинский

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

81


встречи по делу

II форум административных директоров В конце прошлого года в отеле Moscow Hilton Leningradskaya прошел Второй форум административных директоров, организованный газетой The Moscow Times. На форуме собралось около 50 представителей административных департаментов как российских, так и зарубежных компаний. Обсуждались самые разнообразные темы, связанные с деятельностью административного директора. Эксперты и участники активно обсуждали проблемы, связанные с оптимизацией офисных затрат.

82

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012


встречи по делу

Компания Siemens поделилась опытом В декабре прошлого года в офисе компании Siemens состоялась бизнес-сессия «Объединяющее рабочее пространство». Сегодня концепция рабочего пространства меняется. Теперь это стратегический актив прогрессивных компаний, задачи которого вдохновлять, то есть это правильная рабочая среда, которая помогает людям в сотрудничестве, объединяет технологии, людей и информацию, а также является важным фактором для достижения компанией высоких бизнес-результатов и формирования конкурентных преимуществ. Гостям рассказали, как создавалось офисное пространство компании Siemens, показали, как реализованы различные рабочие зоны и какие новые технологии и идеи были применены для концепции «умный офис». Статью о том, как работается в новом офисе компании Siemens, читайте в следующем номере.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

83


записная книжка

06–11 февраля 2012 Семинар «Управляющий делами» Организатор – «Русская школа управления» В программе семинара: деловые коммуникации, внутренняя работа офиса, правовая ответственность руководителя, налоговые риски, эффективное управление компанией, роль управляющего делами. Тел.: (495) 980-57-28 E-mail: uprav@uprav.ru

14–17 февраля 2012 XVII международный форум «Технологии безопасности» Организатор – компания Groteck Международные бренды, ведущие отечественные компании и новаторы рынка выбирали этот форум как лучшую b2b-площадку для демонстрации своих новых продуктов и решений. ITV, DIGIVI, Mercedes-Benz, Novus, ЕВРААС, Группа Защиты-ЮТТА, Интегра-С, Луис+, Прикладная Радиофизика, Тетис Про, Спецлаб, Элерон, Эдванс-С и др. уже забронировали места. Форум пройдет в Москве в МВЦ «Крокус Экспо», павильон 1, зал 4. Тел.: (495) 609-32-31, доб. 2162 E-mail: inshakova@groteck.ru

20 февраля 2012 Семинар «Управление административно-хозяйственной деятельностью в организации (руководитель административно-хозяйственной службы)» Организатор – «Московская бизнес-школа» Очно-заочный курс повышения квалификации. Продолжительность – 3 дня. Cеминар о том, какие задачи стоят перед людьми, ответственными за административно-хозяйственное обеспечение, какими качествами и навыками они должны обладать, какие существуют сложности в работе и как их преодолевать. Тел.: (495) 646-75-17

28 февраля 2012 года 1-я всероссийская конференция «Офисная недвижимость» Организатор – компания Infor-media Russia Более 100 игроков и экспертов рынка недвижимости соберутся в Moscow Hilton Leningradskaya в феврале, чтобы обсудить последние тенденции на рынке. Темы для обсуждения: соотношение спроса и предложения, прогноз динамики арендных ставок, инвестиционный потенциал рынка офисной недвижимости, обзор ситуации в регионах, арендная политика офисного центра, требования, предъявляемые арендаторами к качественным офисным площадям. В рамках конференции будут представлены последние достижения и новейшие технологии в отрасли управления, телекоммуникаций, клининговых и световых решений. Тел.: (495) 995-80-04, доб. 1047 E-mail: Guseva@infor-media.ru

84

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

29 февраля 2012 Форум «Мобильный офис» Организатор – компания AHConferences Форум «Мобильный офис» соберет бизнес-руководителей, ИТ-руководителей и представителей компаний, специализирующихся на разработке программных и аппаратных решений для организации работы мобильного офиса, пройдет в Москве в «Шератон Палас Отель Москва». Тел.: (495) 790-78-15, доб. 111 E-mail: Irina_Potapova@ahconferences.com

13–16 марта 2012 Выставка канцелярских и офисных товаров «СКРЕПКА ЭКСПО» В МВЦ «Крокус Экспо» (павильон № 3, зал № 14, м. Мякинино, 65–66 км МКАД) пройдет 16-я международная выставка канцелярских и офисных товаров «СКРЕПКА ЭКСПО». На выставке, организованной при поддержке Ассоциации производителей и поставщиков канцелярских и офисных товаров России (АПКОР), будут широко представлены новинки канцелярской продукции, товары для офиса, сувенирная продукция, расходные материалы.

14 марта 2012 XVII HR-форум «HR 2012: эффективные стратегии, успешные решения» Организатор – компания AHConferences Среди ключевых тем форума: HR в условиях современной экономики, разработка и внедрение инновационных HR-технологий и методов управления персоналом, а также интеллектуальный капитал и лояльность персонала как ключевые факторы в повышении эффективности бизнеса компании. Форум пройдет в «Шератон Палас Отель Москва». Тел.: (495) 790-78-15, доб. 111 E-mail: Irina_Potapova@ahconferences.com

22 марта 2012 Конференция «ИТ-аутсорсинг 2012: Тренды и перспективы» Организатор – CNews Conferences Какие тенденции будут определять развитие российского рынка ИТаутсорсинга на ближайшую перспективу? Каковы ключевые факторы выбора между инсорсингом и аутсорсингом? Как правильно подсчитать отдачу от деятельности внешнего ИТ-подрядчика? Эти и многие другие вопросы данной отрасли будут затронуты на конференции. тел.: (495) 363-11-57, доб. 50-35, 50-78, 50-77 E-mail: events@cnews.ru

28 марта 2012 VIII форум административных директоров Организатор – компания AHConferences 28 марта 2012 года в Москве в отеле «Шератон Палас» состоится VIII форум административных директоров. Участники форума обсудят широкий круг вопросов по оптимизации бизнес-процессов в работе административного директора и административно-хозяйственного отдела. Тел.: (495) 790-78-15, доб. 111 E-mail: Irina_Potapova@ahconferences.com


книжный прилавок

Стивен Кови. Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. Издательство: Альпина Паблишерз.

Эта книга излагает системный подход к определению жизненных целей, приоритетов человека. Эти цели у всех разные, но книга помогает понять себя и четко сформулировать жизненные цели. Книга показывает, как достигать этих целей. И демонстрирует, как каждый человек может стать лучше. Причем речь идет не об изменении имиджа, а о настоящих изменениях, самосовершенствовании. Книга не дает простых решений и не обещает мгновенных чудес. Любые позитивные изменения требуют времени, работы и упорства. Но для людей, стремящихся максимально реализовать потенциал, заложенный в них природой, эта книга – дорожная карта. Это «международный бестселлер № 1» по теме личностного роста, оказавшего большое влияние на жизни миллионов людей, включая Билла Клинтона, Ларри Кинга и Стивена Форбса. Половина крупнейших мировых корпораций, входящих в рейтинг Fortune 500, посчитали своим долгом ознакомить своих сотрудников с философией эффективности, изложенной в «Семи навыках».

Михаил Рыбаков. Как навести порядок в своем бизнесе. Практикум. Издательство: ИКАР.

Книга «Как навести порядок в своем бизнесе» – это система практических инструментов, которые позволят вам наладить бизнес. Только конкретные техники и рекомендации: 124 примера и комментария от владельцев и руководителей компаний; 418 примеров из практики автора; 131 практическое задание, выполнив которые, вы сможете усовершенствовать свой бизнес.

Итан Расиел. Метод McKinsey. Использование техник ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых задач. Издательство: Альпина Паблишерз, 2011.

На сегодняшний день в мире нет другой столь известной, успешной и востребованной консалтинговой фирмы, как McKinsey & Company. Ее клиентами является большинство ведущих мировых корпораций. Из этой компании вышли многие величайшие бизнес-лидеры и мыслители в области менеджмента. Среди них Том Питерс, Луис Герстнер, Йон Катценбах и многие другие. Книга впервые раскрывает методы управления, которые компания McKinsey тщательно охраняла долгое время, и демонстрирует инструменты, позволяющие менеджерам любого уровня мыслить, как консультанты McKinsey, и находить решения самых сложных бизнес-проблем.

Уолтер Айзексон. Стив Джобс. Издательство: АСТ, Corpus. В основу этой биографии легли беседы с самим Стивом Джобсом, а также с его родственниками, друзьями, врагами, соперниками и коллегами. Джобс никак не контролировал автора. Он откровенно отвечал на все вопросы и ждал такой же честности от остальных. Это рассказ о жизни, полной падений и взлетов, о сильном человеке и талантливом бизнесмене, который одним из первых понял: чтобы добиться успеха в XXI веке, нужно соединить креативность и технологии.

Глеб Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Издательство: Манн, Иванов и Фербер.

Самая полезная и увлекательная книга об управлении временем. Глеб Архангельский – инициатор российского TM-движения, основатель Таймменеджерского сообщества, автор фундаментальной монографии «Организация времени» (2003). «Тайм-драйв» – вторая его книга, отличается популярным изложением. В максимально простой и пошаговой форме, на реальных российских примерах, она дает ответ на главный вопрос современного менеджера: как успевать больше? Приводятся советы по организации рабочего времени и отдыха, по мотивации и целеполаганию, планированию, расстановке приоритетов, эффективному чтению и пр.

Керри Паттерсон, Джозеф Гренни, Рон Макмиллан. Ключевые переговоры. Что и как говорить, когда ставки высоки. Издательство: Манн, Иванов и Фербер, 2011.

Услышав название этой книги, вы могли представить себе президентов и премьер-министров, собравшихся за столом переговоров и решающих судьбу планеты. Хотя подобные обсуждения действительно оказывают огромное влияние на наш мир, мы подразумеваем иное. Те важные дискуссии, которым посвящена эта книга, представляют собой не что иное, как обычное общение. Условия экстремальны, а ставки высоки и при обыденных разговорах, которые могут изменить вашу жизнь.

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

85


параллели

Юлия Никольская: «Важно любить артиста!»

У каждой профессии существуют разные ипостаси со своими особенными нюансами. Административный директор – не исключение. В этой рубрике мы будем рассказывать вам о людях, которые работают со знаменитостями. Нашей первой героиней стала Юлия Никольская, административный директор народного артиста России Александра Серова. В интервью нашему журналу Юлия поделилась тонкостями своей необычной работы.

Ю

лия, как началось ваше сотрудничество с Александром, из какой профессии вы перешли к нему в административные директора? – Все произошло случайно шесть лет назад, это очень необычная история. Моя подруга работала гостевым редактором на одном телеканале, и ей нужно было пригласить Сашу в передачу. Подруга немного стушевалась и все не решалась набрать его номер – тогда усиленно циркулировали слухи о том, что Александр Серов категорически не соглашается на интервью, что он очень закрытый человек. А я вызвалась помочь ей и позвонила певцу сама. Работала я тогда совершенно в другой сфере, в пиаре. В ходе нашей телефонной беседы Саша вдруг поинтересовался, сколько мне лет, какое у меня образование, и сказал, что он ищет административного директора, который бы занимался его концертной деятельностью, продвижением песен на радио. Мы встретились в тот же вечер и

86

договорились о сотрудничестве. Словом, получается, он выбрал меня вслепую, по голосу. Да, у Саши уже был директор – и есть до сих пор, это Сергей Тихомиров, с которым он работает уже более 18 лет. Но дело в том, что Саша очень активный человек, выдержать ритм его жизни действительно сложно, поэтому был нужен еще один помощник. – Как вы оформили ваши рабочие взаимоотношения с Александром – он заключил с вами трудовой договор? – Да, именно так. Саша осуществляет свою деятельность как индивидуальный предприниматель. Зарплата поступает на мой расчетный счет. – Прописаны ли в вашем договоре какие-то особые льготы, например, «заковыристая» страховка? – Этого нет, потому что отсутствует такая необходимость. Зато иногда, под хорошее настроение, Саша выписывает своим сотрудникам премии. (Смеется.) – Что входит в ваши обязанности?

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

– У меня широкое поле деятельности, но в целом все можно свести к нескольким направлениям. В основном я занимаюсь организацией концертов Саши, его выступлениями в музыкальных программах на телевидении и на корпоративах. Но, конечно, задачи бывают и другие – жизнь административного директора популярного исполнителя состоит из калейдоскопа спонтанных событий, так что необходимо быть готовым ко всему. Например, вместе с коллегами я разрабатываю концепцию для обложек новых альбомов Саши, мы находим фотографов для проведения фотосессий, продумываем, в какой последовательности лучше выстроить песни на диске, контролируем работу компании, которая выпускает готовые диски, и так далее. Словом, админдиректора должны быть «многофункциональными». – А каков райдер Александра Серова? – Саша адекватный человек, поэтому по части бытового райдера никаких


параллели

реклама

«звездных» заморочек у него нет. То есть, допустим, он не требует, чтобы в его гостиничном номере были обои розового цвета. Не привередлив он и в еде. Вся наша группа питается совершенно обычно – пункт о «кормежке» обязательно прописывается. Мы едим либо в гостинице, либо в ресторане, а во время концерта можем и бутербродом обойтись, не страшно. А вот технический райдер у Саши очень сложный. Он возит с собой звукорежиссера и пять музыкантов, которые играют вживую. Настройка звука плюс репетиции занимают по 4–5 часов. Кроме того, непременным условием Саши является включение в его выступления молодых исполнителей. Для принимающей стороны это зачастую настоящий кошмар: приглашали Серова, а он «тащит» с собой кого-то еще! Но Саша еще в 1980-х дал себе обещание, что будет помогать молодым коллективам – так же, как в свое время помогли ему самому. – Нужно ли вам решать какие-то хозяйственные вопросы? Например, подыскивать новый офис для вашей команды, следить за тем, чтобы в наличии всегда были необходимые канцтовары, и так далее. – А у нас офиса как такового нет. Его заменяет просторный загородный дом Саши. Прямо на участке расположена и студия, где он записывает все свои новые песни. В общем, для решения каких-

то вопросов и проведения переговоров именно там мы чаще всего и собираемся. А за порядок отвечает Сашина домработница. – Следите ли вы за гардеробом певца? – Это опять-таки забота его домработницы – в том смысле, чтобы все было с иголочки, выстирано-выглажено. Но я, например, как и любой из нашей коман-

нервной системой. Много раз бывало, что мы узнавали о готовящихся в разных городах концертах Александра Серова, о которых никто из нас не имел ни малейшего представления. Люди приходили в зал, а Серова нет. В итоге появлялись слухи о том, что он, в лучшем случае, ушел в запой. В таких случаях приходится давать в СМИ опровержения, объяснять, что все это – дело рук мошенников.

Александр Серов: «Любому артисту, даже начинающему, нужен администратор, который будет решать все задачи, связанные с организацией концертов, съемок, интервью. Потому что артист должен заниматься музыкой. Его задача – выходить на сцену и радовать зрителей своим творчеством. А какое может быть творчество, если он сам занимается всеми вопросами, начиная от выпуска альбомов и заканчивая общением с заказчиками выступлений? Мне повезло, у меня есть люди, которые со мной уже много лет, мы понимаем друг друга не то что с полуслова, а с полувзгляда. Такая команда дорогого стоит!» ды, могу за кулисами запросто погладить Саше костюм, потому что на тот момент это важнее всего. – Часто ли вы сталкиваетесь со стрессовыми ситуациями? – Стресс является неотъемлемой составляющей нашей работы, потому что приходится взаимодействовать с большим количеством людей, которые далеко не всегда выполняют свою работу безупречно. Нужно обладать крепкой

– Какими навыками или талантами, на ваш взгляд, важно обладать, чтобы стать административным директором певца? Приходится ли вам чем-то жертвовать ради своей работы и что для вас самое приятное в ней? – Уж не знаю, можно ли это отнести к навыкам, но отмечу, что прежде всего необходимо любить исполнителя и его музыку, ведь ты ее слушаешь практически ежедневно. Потом, безусловно, нужно понимать, что административный директор певца имеет ненормированный рабочий график. Это занятость не только в будни, но и в праздники, и в выходные, короче говоря, тогда, когда все нормальные люди отдыхают. Нужно любить людей плюс надо быть, что называется, легким на подъем, не делать из жизни на чемоданах трагедии, а «наслаждаться моментом». Что касается личных «жертв», то к таковым можно отнести нехватку общения с родными и друзьями, иногда недосып. Это проблема всех директоров исполнителей. Но хочу отметить, что с опытом, несмотря на ту спонтанность, которая в той или иной мере присутствует в нашей работе, приходит умение более грамотно составлять график дел и ухитряться уделять время близким людям. Когда ты познаешь «вкус закулисья», когда видишь результат своего труда – например, когда зрители рукоплещут Саше, спустя 35 лет «разрывают» его, а ты-то при этом знаешь, что еще за час до концерта в зале ничего не было готово, – то понимаешь, что «все было не зря». Видеть это и есть самое важное и приятное в моей работе. Текст: Мария Дубинская Фото: Дмитрий Дубинский

№ 1 • 2012 | АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР |

87


гороскоп

2012: крах или новый виток?

Н

аступивший 2012 год – год Черного Дракона, который обещает нам одновременно и серьезные испытания, и множество возможностей для позитивных изменений. Черный Дракон ждет от нас духовного роста и развития, творчества и настойчивости в достижении своих целей. 2012 год потребует от нас особой вдумчивости, серьезного отношения к своим делам, своим поступкам – все получится только в том случае, если работа будет наполнена смыслом, если будет значимой и нужной. Успех на работе ждет тех, кто умеет выстраивать эффективные взаимоотношения с коллегами и руководством, умеет договариваться и поддерживать взаимовыгодные связи. Справиться с рабочими проблемами в 2012 году поможет креативность – чем необычнее будет решение, тем лучше и надежнее результат. Кроме того, необходимыми станут такие качества, как собранность, настойчивость, умение ставить цели и достигать их, сила воли. Коллеги будут ждать от вас помощи, доброго слова, наставничества. Чем дружелюбнее атмосфера в офисе, тем легче перенести возникающие сложности. Козерогов ждет удачная полоса – все ранее начатое можно будет развить, довести до ума. Сложатся благоприятные условия для того, чтобы применить на практике свои навыки и способности, а также лидерские качества, что может привести к повышению.

Тельцам предстоит по-новому взглянуть на то, как формируются и поддерживаются деловые связи. Командировки и деловые поездки приведут к позитивным изменениям. Стоит объявить войну лени и чрезмерно легкому отношению к своим обязанностям.

Дев ждут улучшение финансовой ситуации и реализация давних проектов. Возможны удачные публичные выступления. Хорошее время для проявления инициативы и активности, все будет получаться, если Дева доверится себе, будет полагаться на свои силы.

Водолеев ждет напряженный рабочий график и необходимость быть в десяти местах одновременно. Возможны повышение в должности, смена сферы деятельности или компании. Водолеям рекомендуется не упускать возможности отдохнуть, перевести дух.

Близнецы окажутся в благоприятной среде: и руководство, и коллеги, и партнеры будут помогать, стимулировать и содействовать начинаниям Близнецов. Реализуя намеченное, стоит тщательно проанализировать ситуацию и воспитывать в себе терпение.

Весам стоит быть осмотрительнее в своих суждениях и не спешить делиться со всеми своими соображениями по важным вопросам. Коллектив будет постоянно нуждаться в помощи и содействии Весов. Стоит быть осторожнее в командировках.

Рыбам надо готовиться к непростому году: будут и срывы сроков, и непредвиденные обстоятельства, и напряженность. Стоит довериться естественному течению событий и не проявлять излишней активности.

Раков ждет год, богатый новыми идеями, интересными задумками, креативом. Придется посвятить время и силы поддержанию баланса и умеренности во всем. Во всех ситуациях Раков поддержит окружение: близкие и коллеги.

Овны могут полагаться на свою профессиональную интуицию и свое обаяние. Возможно значительное улучшение материального положения. Настойчивость поможет наладить необходимые деловые связи.

Львам предстоит насыщенный, даже суетливый год, возможно значительное повышение в должности. Есть смысл умерить свое королевское желание быть первыми во всем и от конкуренции перейти к сотрудничеству.

88

| АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР | № 1 • 2012

Скорпионам лучше остерегаться непродуманных рисков в финансовой сфере. Свою позицию по важным профессиональным вопросам придется постоянно отстаивать, что может осложнить отношения в коллективе. Стрельцам можно строить самые смелые планы: все проекты будут успешно реализованы. Ситуация будет способствовать формированию силы воли и настойчивости. Успеху будет способствовать умение договариваться по-хорошему, в спокойном тоне.

Административный директор 2012 #1  

Первый выпуск журнала "Административный директор" доступен для просмотра и скачивания.

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you