Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan Komisariat IMM FEB UAD by Aditya Pratama

PEDOMAN MAHASISWAKESEKRETARIATANADMINISTRASIIKATANMUHAMMADIYAHUNIVERSITASAHMADDAHLANTAHUN2022

ii Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Versi E Book ©2022 Penyusun: Kesekretariatan PK IMM FEB UAD Editor: Aditya Pratama Design Cover: Aditya Pratama Diterbitkan KesekretariatanOleh:PK IMM FEB UAD 2022 Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah @immfebuad Oleh:KESEKRETARIATANPKIMMFEBUAD

PEDOMAN ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN KOMISARIAT ORGANISASI KEMAHASISWAAN iii Landasan : 1.2.3. Peraturan Lembaga Pengembangan Studi Islam Universitas Ahmad Dahlan yang mengatur tentang Organisasi Otonom Peraturan Sekretaris Umum Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan tahun 2022 tentang Administrasi Kesekretariatan Komisariat Keputusan Ketua Umum Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan tahun 2022 tentang Pedoman Komisariat

iv KATAPENGANTAR Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh. Segala puji dan syukur dipanjatkan kehadirat Allah swt, atas rahmat dan karuniaNya denganditerbitkannya buku Pedoman Administrasi & Kesekretariatan IMM FEB UAD. Buku ini berisi berbagai informasi mengenai pedoman administrasi yang meliputi: Profil Organisasi, administrasi kesekretariatan, administrasi kearsipan, administrasi keanggotaan serta penulisan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ) suatu kegiatan. Kehadiran buku ini penting mengingat perlu adanya standarisasi administrasi untuk memudahkan dalam penilaian kinerja Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan. Buku Pedoman ini diharapkan dapat dipergunakan sebagai panduan bagi para Pimpinan Komisariat khususnya Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan dalam mengelola dan menjalankan organisasinya. Melalui panduan yang jelas dan terstandar maka kegiatan kemahasiswaan dapat lebih bermutu dan padaUcapanakhirnyaberprestasi.terimakasihyang sebanyak banyaknya disampaikan kepada semua pihak yang telahmenyiapkan dan mengupayakan agar buku Pedoman ini segera terbit. Wassalamu’alaikum Wr, Wb. Yogyakarta, 16 Agustus 2022 Sekretaris Umum PK IMM FEB Aditya Pratama

PEDOMAN ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN KOMISARIAT ORGANISASI KEMAHASISWAAN v

vi SAMBUTANKETUAUMUM IMM FEB Puji dan syukur harus selalu tercurah kepada kehadirat Allah SWT, atas berlimpahnya rahmatdan karunianya yang senantiasa kita nikmati. Dengan berada di jalannya buku pedoman administrasi kesekretariatan organisasi kemahasiswaan ini dapat terbit. Buku yang sebagai acuan administrasi guna taat berorganisasi disiplin dalam administrasi & Kesekretariatan Komisariatuntuk seluruh Pimpinan dan Kaderyang berada di lingkup IMM FEB UAD. Ucapan terimakasihpun tak luput kami sampaikan kepada Kesekretariatan Komisariat IMM FEB yang masih konsisten memberikan bimbingan serta dorongan demi kemajuan organisasi kemahasiswaan. Semoga dengan adanya buku pedoman ini dapat menjadikan kemajuan dan ketertiban sehingga bisa memberikan kemajuan untuk seluruh Pimpinan dan Kader IMM FEB Yogyakarta,UAD 16 Agustus 2022 Ketua Umum IMM FEB UAD, Putri Amanah Sulaema

PEDOMAN ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN KOMISARIAT ORGANISASI KEMAHASISWAAN vii VISI,MISI,DANTUJUAN KOMISARIAT IMM FEB UNIVERSITASAHMADDAHLAN VISI : Implementasi Tri Kompetensi Dasar Dalam Realisasi Kader Profetik Guna Menunjang Akselerasi Eksistensi Nilai Ikatan Dalam Arus Dinamika Zaman. MISI : 2.1. Menginternalisasi gerakan keilmuan kader IMM untuk kader IMM FEB yang Reaktualisasiberintelektual.gerakan humanitas sehingga kader mampu berbaur dengan masyarakat 3. Memasifkan gerakan dakwah KeIslaman dan KeMuhammadiyahan untuk gerakan pencerahan 5.4. Menanamkan karakter kader profetik melalui kegiatan bersinergi dan berkelanjutan untuk mengusahakan perkaderan yang menggembirakan. Membangun komunikasi kultural antar kader IMM agar lebih harmonis dan Solid. Tujuan : Menanamkan nilai nilai gerakan pencerahan yang transformatif yang kemudian nantinya kader IMM tidak hanya pandai membaca dan diskusi, tetapi juga ada implementasi dan pengaplikasian yaitu dengan terjun kemasyarakat dengan membawa nilai nilai keislaman dan kemuhammadiyah sebagaimana yang dilakukan oleh KH. Ahmad Dahlan sehingga trilogi IMM (keagamaan, kemahasiswaan, kemasyarakatan) bisa diharmonisasikan guna membangun peradaban utama.

DAFTARISI HALAMAN JUDUL....................................................................................................................... LANDASAN .................................................................................................................................... TIM LAYOUTKATAPENYUSUN............................................................................................................................PENGANTAR.....................................................................................................................BUKU …. …………………………………………………………………………….. SAMBUTAN KETUA UMUM IMM FEB UAD.......................................................................... VISI, MISI, DAN TUJUAN BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI UAD..................... DAFTAR ISI.................................................................................................................................... BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................................. BAB II ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN................................................................... BAB III ADMINISTRASI KEANGGOTAAN..........................................................................9 BAB IV ADMINISTRASI KEARSIPAN.................................................................................10 BAB V SURAT MENYURAT .................................................................................................12 BAB VI PANDUAN PROPOSAL...............................................................................................5 BAB VII PANDUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)................................... BAB VIII PENUTUP......................................................................................................................

Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan merupakan salah satu diantara organisasi mahasiswa yang turut memberikan warna dalam dinamika gerakan kemahasiswaan baik didalam maupun diluar kampus. Sebelum mengalami perubahan, IMM komisariat FEB bernama IMM komisariat FE. Perubahan nama tersebut merupakan gagasan yang tertuang didalam kebijakan Fakultas. IMM komisariat FEB ini bergerak berdasarkan landasan Tri Kompetensi Dasar yaitu; Intelektualitas, Religiusitas, dan Humanitas. Aspek aspek inilah yang senantiasa mewarnai kompleksitas dinamika kegiatan IMM, diantaranya; IMM secara rutin mengadakan kajian kajian yang membahas tentang berbagai isu / fenomena sosial keagamaan, politik, ekonomi maupun budaya yang sedang marak diperbincangkan sabagai wadah bagi para kadernya untuk membantu meningkatkan intelektualitas dan religiusitas di luar kegiatan perkuliahan. Selain itu

1 BAB PENDAHULUANI

A. LATAR BELAKANG Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) adalah Organisasi gerakan mahasiswa islam sekaligus Organisasi Otonom Muhammadiyah (Ortom) yang bergerak dibidang keagamaan, Kemahasiswaan, dan Kemasyarakatan.Tujuan IMM adalah untuk Mengusahakan Terbentuknya Akademisi Islam yang Berakhlak Mulia Dalam Rangka Mencapai Tujuan IkatanMuhammadiyah.Mahasiswa

IMM komisariat FEB UAD juga mempuyai TPA binaan yaitu di Masjid Tahunan Umbulharjo Yogyakarta untuk meningkatkan kepekaan kader terhadap lingkungan masyarakat sekitar terutama yang lebih membutuhkan, baik tenaga, maupun pikiran. Hal tersebut merupakan wadah bagi kadernya untuk meningkatkan nilai humanitas diluar kegiatan perkuliahan.

B. TUJUAN Pedoman administrasi dan kesekretariatan Komisariat bertujuan untuk menjadipanduan dalam pengelolaan administrasi dan kesekretariatan komisariat menuju tertib organisasi. Dengan demikian, akan tercipta koordinasi, integrasi, terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi pada Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM).

2 C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi mencakup: 1. Profil Organisasi 2. Administrasi Kesekretariatan 3. Administrasi Kearsipan 4. Administrasi Keanggotaan 5. Penulisan Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) D. TARGET 1. Adanya Pemikiiran ide Kretaif dalam pengembangan Organisasi pada periode selanjutnya 2. Tertib dalam pembuatan administrasi organisasi mahasiswa 3. Tertib dalampengelolaan kesekretariatan organisasi mahasiswa 4. Tertib dalamkearsipan organisasi mahasiswa 5. Tertib dalam rekrutmen dan pembinaan keanggotaan organisasi mahasiswa 6. Tertib dalam waktu pengajuan proposal sesuai dengan rencana kegiatan organisasi mahasiswa 7. Tertib dan rasional dalam pengajuan anggaran kegiatan organisasi mahasiswa 8. Tertib dalam pembuatan laporan pertanggung jawaban kegiatan organisasi mahasiswa 9. Adanyapeningkatan prestasi

4. Trilogi dan Tri Kompetensi Dasar

Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) adalah Organisasi gerakan mahasiswa islam sekaligus Organisasi Otonom Muhammadiyah (Ortom) yang bergerak dibidang keagamaan, Kemahasiswaan, dan Kemasyarakatan.Tujuan IMM adalah untuk Mengusahakan

IMM komisariat FEB ini bergerak berdasarkan landasan Tri Kompetensi Dasar yaitu; Intelektualitas, Religiusitas, dan Humanitas. Aspek aspek inilah yang senantiasa mewarnai kompleksitas dinamika kegiatan IMM, diantaranya; IMM secara rutin mengadakan kajiankajian yang membahas tentang berbagai isu / fenomena sosial keagamaan, politik, ekonomi maupun budaya yang sedang marak diperbincangkan sabagai wadah bagi para kadernya untuk membantu meningkatkan intelektualitas dan religiusitas di luar kegiatan perkuliahan.

3. Identitas IMM poin 2 (Sesuai dengan gerakan Muhammadiyah, maka Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah memantapkan gerakan dakwah di tengah tengah masyarakat khususnya di kalangan mahasiswa).

5. Nilai dasar Ikatan point 3 dan 4 (Segala bentuk ketidak adilan, kesewenang wenangan dan kemungkaran adalah lawan besar gerakan IMM perlawanan terhadapnya adalah kewajiban setiap kader imm, Sebagai gerakan mahasiswa yang berdasarkan Islam dan berangkat individu-individu mukmin, maka kesadaran melakukan syariat Islam adalah suatu kewajiban dan sekaligus mempunyai tanggungjawab untuk mendakwahkan kebenaran di tengah masyarakat)..

1. Profil Komisariat

Terbentuknya Akademisi Islam yang Berakhlak Mulia Dalam Rangka Mencapai Tujuan Muhammadiyah.IkatanMahasiswa

PROFIL ORGANISASI

Profil Organisasi adalah Suatu Deskripsi yang menggambarkan Identitas dari sebuah Organisasi yang terdapat banyak informasi di dalamnya mengenai Organisasi tersebut..

Selain itu IMM komisariat FEB UAD juga mempuyai TPA binaan yaitu di Masjid Tahunan Umbulharjo Yogyakarta untuk meningkatkan kepekaan kader terhadap lingkungan masyarakat sekitar terutama yang lebih membutuhkan, baik tenaga, maupun pikiran. Hal tersebut merupakan wadah bagi kadernya untuk meningkatkan nilai humanitas diluar kegiatan perkuliahan. Selain bergerak berdasarkan landasan Tri Kompetensi Dasar. PK IMM FEB UAD juga bergerak berdasarkan landasan;

1. Al Qur’an surat Ar Ra’d ayat 11 & Al Qur’an Surat Al Imron ayat 110

2. Enam penegasan IMM point 5 (Menegaskan bahwa ilmu adalah amaliah dan amal adalah ilmiah)

Struktur Organisasi Pembina : Adhitya Rechandy C.S., S.E., M.M Ketua Umum : Putri Amanah Sulaeman Sekretaris Umum : Aditya Pratama Bendahara Umum : Dewi Khairunnisa Utami

PengembanganRisetKeilmuan : Kulsum Misnawati Sekretaris Bidang : Fadilla Ayu Lestari Anggota : Putri Dwi Puspitasari Ketua Bidang Kader : Larasati Sekretaris Bidang : Edelia Putri Azzahro Anggota : Exsan Landung

Ketua Bidang Organisasi : Dedek Ayudya Pangestuti Sekretaris Bidang : Anggun Puspita Ningrum Anggota : Sukma Latifah Ketua Bidang

Ketua Bidang

4 2.

KewirausahaanEkonomi : Latifah Sholihah Sekretaris Bidang : Siti Sofia Abdul Mutalib I Anggota : Abdurrazak Izzulhaq Ketua Bidang Tabligh Kajian Keislaman : Ashraf Nayif Abdullah Sekretaris Bidang : Salsabila Ummi Haibah Anggota : Laila Faizah Ketua Bidang Media Komunikasi : Miftahul Jannah Sekretaris Bidang : Megi Saputra Ketua Bidang

PemberdayaanSosialMasyarakat : Achmad Zulkarnaen Satria Perkasa Sekretaris Bidang : Nanda Pretty Amalia Zakiah Anggota : Tri Agung Pamungkas Ketua Bidang Hikmah : Arnes Rapindo Sekretaris Bidang : Neneng Nur Iriyani S. Opem Ketua Bidang Seni, Budaya dan Olahraga : Ardhana Mulyono Sekretaris Bidang : Naswa Karima Zahra

7. Bidang IMMawati, Memantapkan arah dan konsep, fungsi dan peran Immawati sebagai public service, serta membangun basis gerakan perempuan yang selaras dengan persoalan rakyat.

5 3. Deskripsi Bidang 1. Bidang Organisasi, Memformulasikan arah dan kebijakan organisasi serta membangun kualitas organisasi di atas landasan moralitas guna mewujudkan organisasi yang sehat, dinamis dan berwibawa.

12. Bidang Kesehatan, Merumuskan dan Memformulasikan gerakan, advokasi dan penangan persoalan mengenai keselamatan hidup orang banyak, guna mencapai tujuan IMM dalam menjawab keselamtan, kesehatan masyrakat yang bermartabat. 4. Ideologi IMM Menginjak usianya yang ke-58 tahun, Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah terus menerus berupaya untuk selalu mengabdi kepada masyarakat dan senantiasa memberikan solusi solusi terbaik demi berubahnya sebuah tatanan sosial. Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah adalah salah satu organisasi gerakan mahasiswa Islam yang mempunyai basis besarnya adalah mahasiswa sebagai stabilisator dan dinamisator didalam Muhammadiyah. Tentunya mempunyai sebuah cita-cita besar yang telah tercantum didalam AD IMM Bab 11 pasal 6 yakni mengusahakan terbentuknya akademisi Islam yang berakhlak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah.IkatanMahasiswa

Muhammadiyah yang notabene adalah organisasi pergerakan yang

11. Bidang Lingkungan Hidup, Membangun konsep serta gerakan advokasi mengenai persoalan serta isu Lingkungan Hidup Nasional maupun Internasional

8. Bidang Tabligh dan Kajian Keislaman, Memformulasikan gerakan dakwah Islam berbasis konstruk Al Qur’an dan Sunnah yang bernuansa pencerahan dan penyadaran segala lini kehidupan sebagai basis gerakan dakwah IMM.

5. Bidang Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat, Membangun komunikasi dan gerakan sosial guna mewujudkan sosial ekonomi untuk pemberdayaan masyarakat yang berkemajuan.

3. Bidang Riset dan Pengembangan Keilmuan, Membangun tradisi intelektual di atas landasan etika dan moril berbasis keilmiahan, guna mewujudkan insan intelektual yang sarat nilai yang berkemajuan.

9. Bidang Media dan Komunikasi, Membangun konsep media komunikasi serta memberi arus utama informasi internal dan eksternal secara jujur, cerdas dan objektif kepada publik.

10. Bidang Seni Budaya dan Olahraga, Memantapkan konsep dan peran dalam seni,budaya dengan etika dan moril, guna mempertahankan gerakan dak’wah.

4. Bidang Hikmah, Politik dan Kebijakan Publik, Mengoptimalkan peran ekonomi politik ikatan guna mewujudkan tatanan demokrasi, sosial dan religius (demsosrel).

2. Bidang Kader Memformulasikan, arah dan kebijakan perkaderan Ikatan serta pengembangan potensi kader guna mewujudkan kualifikasi kader yang bermutu, kualitas unggul dan ilmiah disegala sektor.

6. Bidang Ekonomi dan Kewirausahaan, Membangun konsep ekonomi kerakyatan berbasis Islam guna mewujudkan pembangunan sosial ekonomi untuk mencapai kesejahteraan masyarakat.

5. Trilogi dan Trikompetensi IMM Tri Kompetensi kader merupakan terjemahan dari trilogi ikatan, dan trilogi tersebut juga merupakan suatu rangkuman dari deklarasi kota barat. Untuk lebih jelasnya kita lihat isi deklarasi kota barat. Ikatan untuk mewujudkan eksistensinya, maka deklarasi kota barat merupakan hal dalam gerakan yang dilakukan oleh ikatan yakni kemanusian dan keadilan. Maka tugas yang dilakukan dalam tiga ranah yakni kemahasiswaan, keagamaan, dan kemasyarakatan. Ketiga bidang ini, kemudian diinternalisasikan pada kader dengan trilogi ikatan. Trilogi merupakan garapan/tugas ikatan terhadap bidang itu, dan tidak boleh memilih salah satu guna mewujudkan identitas ikatan yang berbeda dengan yang lain. Deklarasi kota barat juga mencirikan bahwa gerakan yang dilakukan oleh ikatan merupakan gerakan Islam dikarenakan berdasarkan nilai nilai agama dalam praksis kemanusiaan. Trilogi ikatan merupakan pengejawantahan nilai nilai ikatan guna ditransformasikan pada masyarakat dalam paradigma ikatan. Terbentuknya trilogi ini sudah mengalami refleksi yang panjang dan lama sehingga dikenal sampai sekarang. Trilogi ikatan yang kita kenal merupakan suatu bentuk atau lahan perjuangan ikatan dalam segala ranah. Tetapi ada persoalan yang penting dalam trilogi ikatan selain menjadi ruang gerak ikatan dalam melakukan perubahan yakni menjadi paradigma gerakan. Trilogi merupakan doktrin yang sudah terinternalisasi untuk itu, agar menjadi paradigma gerakan paling tidak kita melakukan penafsiran yang kontektual terhadap trilogi agar dapat menjawab persolan global

2. Kepribadian Muhammadiyah adalah landasan perjuangan IMM;

6. Amal IMM dilahirkan dan diabadikan untuk kepentingan agama, nusa, dan bangsa.

3. Fungsi IMM adalah sebagi eksponen mahasiswa dalam Muhammadiyah.

terorganisir tidak dapat lepas dari sebuah ideologi. Tentu, IMM mempunyai orientasi dasar yang harus melekat “wajib” kepada diri seorang kader, yakni meliputi; Relegiusitas, Intelektualitas, dan Humanitas. Relegiusitas dapat diartikan sebagai prinsip ibadah kepada Tuhan yang berbentuk ritual seperti sholat, mengaji, dll. Tetapi, bisa juga ditafsirkan dalam bentuk non ritual, yaitu sebagai gerakan praksis yang sudah disebutkan didalam Al Qur’an Surat Al Ma’un bahwa sesungguhnya wujud dari ibadah sholat adalah memberikan santunan kepada anak yatim dan tidak diperkenankan menghardiknya. Terlebih, tujuan dari hadirnya Islam adalah untuk menjawab permasalahan permasalahan umat manusia. Intelektualitas bisa dipahami dengan gerakan membaca, menulis, dan diimplementasikan dalam bentuk kajian atau diskusi diskusi. Seperti makna pena yang terkandung didalam logo IMM mempunyai arti sebuah rasa kesadaran bagi kader untuk memasifkan sebuah gerakan menulis. Dan, sebagai kader IMM harus berpikir lebih jernih dan mempunyai kesadaran kritis yang mampu meganalisas sebab akibat suatu permasalahan manusia untuk menhasilkan sebuah solusi agar keluar dari belenggu penindasan. Humanitas adalah salah satu orientasi dasar yang mempunyai nilai nilai kemanusiaan. Melawan bentuk ketertindasan terhadap kaum yang selalu dianggap lemah. Menentang segala bentuk ketidak adilan serta memihak sekaligus memperjuangkannya. Karena, semua itu adalah musuh besar kader IMM demi terciptanya transformasi sosial. Untuk mewujudkan sebuah cita cita yang besar yakni membentuk akademisi Islam yang berakhlak mulia, Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah membutuhkan lahan untuk bergerak sebagai upaya melakukan perubahan sosial. Tetapi, untuk mewujudkannya diperlukannya banyak hal, yaitu yang biasa disebut Trilogi yakni antara lain; Keagamaan, Kemahasiswaan, dan Kemasyarakatan. Semua hal itu, diambil dari deklarasi Muktamar IMM di Solo yang mempunyai 6 point penegasan;

5. IMM adalah organisasi yang sah mengindahkan segala hukum, undang undang, peraturan, dan falsafah yang berlaku.

1. IMM adalah gerakan mahasiswa Islam;

4. Ilmu adalah amaliyah IMM dan amal adalah ilmiyah IMM.

Mahasiswa merupakan massa yang real dalam ikatan dan merupakan jati diri ikatan sebagai organisasi pergerakan dalam mengontrol jalannya pemerintahan agar kebijakannya populis. Mahasiswa juga merupakan pelajar yang terdidik dalam dunia akademisi, sebagaimana dalam dunia akademisi apa yang dilakukan rasional dan ilmiah dalam menyikapi suatu realitas sosial. Kita juga dapat melihat dari Deklarasi Kota Barat dapat mengembil apa yang dilakukan yang salah satu pointnya ilmu ilmiah dan amal ilmiah apa yang dilakukan oleh ikatan. Dengan semangat kota barat ini apa yang dilakukan oleh ikatan merupakan selaras dengan dunia kemahasiswaan oleh karena itu, kemahasiswaan dapat ditafsirkan dengan intelektualitas. Intektualitas yang dimiliki oleh ikatan bukan hanya intelektual saja, tetapi intelektual yang bersendikan pada nilai nilai ikatan. Sifat intelektual ikatan yang jelas berbeda dengan intelektual organik miliknya Antonio Gramsi yang dipopulerkan oleh Mansour Fakih atapun intektual tradisonal.

7 ini.

b. Keagamaan. Keagamaan merupakan hal yang terpenting dalam ikatan dikarenakan ikatan sebagai organisasi otonom dari Muhammadiyah yang mengupayakan terbentuknya Islam yang bermanfaat bagi manusia dan alam. Keagamaan yang dimiliki oleh ikatan merupakan ruh gerakan dan sumber inspirasi dalam gerakan sosial serta tujuan dari gerakan sosial yang dilakukan oleh ikatan. Keagamaan memiliki fungsi dalam ikatan sebagai arahan, cara dan penguatan gerakan dalam melakukan transformasi sosial. Keagamaan dalam perfektif ikatan dapat membentuk gerakan yang religius dalam beragama dan pemikiran yang transenden. Pemikiran dan gerakan transenden merupakan pemikiran dan gerakan yang dapat melampaui masanya sebagaimana yang terjadi pada era Muhammad saw (Kontowijoyo, Strukturalisme Trasendental). Gerakan yang religius dan transenden ini meruapakan ineraksi dengan nilai nilai agama dalam praksis kemanusiaan serta alam. Keagamaan dalam ikatan menjadi ruh dalam kemasyarakatan dan kemahasiswaan, keagamaan dalam ikatan juga bersifat yang liberasi, humanisasi dan juga mencerdaskan. c. Kemasyarakatan. Masyarakat merupakan suatu kumpulan person membentuk kelompok sosial yang beragam dalam suatu komunitas bersifat dinamis dan bergerak. Gerakan yang dilakukan oleh masyarakat sangatlah terpengaruh pada lingkungan sekitar atau sebagaian besar dari warganya, misalkan pada masyarakat petani maka dalam geraknya sesuai mekanisme alam yang tergantung pada musim. Masyarakat yang selama ini merupakan suatu subjek perubahan tetapi kurang dilibatkan dalam mengambil keputusan yang dilakukan oleh pemegang kekuasaan. Masyarakat disisni ditempatkan pada objek perubahan bukan subjek perubahan. Oleh karena itu, kemasyarakatan dalam ikatan menjadikan masyarakat sebagai pelaksana transformasi sosialnya. Kemasyarakatan sebagai person sebelum melakukan perubahan maka di perlukan adanya humanisasi dalam dirinya. Setelah menjadi kesadaran kolektif maka yang diperlukan adanya proses liberasi dalam segala macam ketertindasan. Ketertindasan yang terjadi dalam masyarakat seperti ketidakadilan dalam ranah hukum, gender, ekonomi, politik, alam dan yang lain.

Tafsiran terhadap trilogi ikatan yang dikenal oleh teman teman kader ikatan dengan sebagai trikompetensi ikatan. Tafsiran terhadap trilogi ikatan sebagai berikut; ¨ Kemahasiswaan menjadi Intelektualitas Keagamaan menjadi Religiusitas, Transendensi ¨ Kemasyarkatan menjadi Humanisasi, Liberasi a. Kemahasiswaan.

6. Prestasi Kader Kader dan Pimpinan Komisariat

Hal yang paling urgent dalam trilogi ini adalah merupakan suatu kesatuan integralitas yang harus dilaksanakan dan dimiliki oleh ikatan guna menciptakan transformasi yang dicita citakan bersama. Trikompetensi ini harus tertanam dalam diri kader sehingga dapat menjadi paradigama serta gerakan yang diinginkan oleh ikatan. Sedangkan triloginya, merupakan lahan (garapan) ikatan dalam tiga tempat yakni dalam dunia kemasiswaan, kegamaan dan kemasyarakatan. IMM FEB UAD

banyak sekali menggapai Prestasi baik itu mengenai Akademik dan Non akademik sebagai berikut : Nama Lengkap Program Studi Prestasi Praja Tinambunan S 1 Ekonomi Pembangunan Finalis Lomba Bisnis Plan Lutfi Setya Asih S 1 Ekonomi Pembangunan Finalis Lomba Bisnis Plan Putri Amanah Sulaeman D 4 Bisnis Jasa Makanan Finalis KBMK 2021 Dedek Ayudya Pangestuti S 1 Manajemen Finalis KBMK Finalis2021 Lomba Bisnis Plan Kulsum Misnawati S 1 Manajemen Awardee MalaysiasatuMahasiswaPertukarankesalahUniversitastahun2021 Aditya Pratama S 1 Manajemen Awardee Penerima Hibah Ga(Universitas2021DalamMahasiswaAwardeeDigitalBerbasisLahanpadaDigitPenulisDesadanHolistikProgramPembinaanPemberdayaantahun2020ModulalMarketingPemanfaatanPekaranganEkonomiPertukaranMerdekaNegeritahundi4Universitasnesha,Universitas

AwardTerbaikAwardeeCirebonMuhammadiyahUniversitasIndonesiaMikroAwardeeIndonesia)PendidikanUniversitasKredensialManajemendiAktivisIIIUAD

9 Udayana, Universitas Negeri Jember, dan

Supaya sekretariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak, bangunandan sumber daya manusia.

2. Fungsi Sekretariat

1. Pengertian Sekretariat

10 BAB KESEKRETARIATANADMINISTRASIII

Kantor/sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, infomasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan masyarakat. Untuk itu setiap tingkatan gerakan dalam IMM harus mempunyai kantor/sekretariat yang mapan. Apabila belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap, seperti bergabung dengan Pimpinan Muhammadiyah, bergabung antar/sesama tingkat pimpinan, dan sebagainya

B. SEKRETARIAT

a. Letak Sekretariat Fungsi fungsi sekretariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan dapat dijalankan apabila sekretariat terletak di tempat yang strategis, mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif.

b. Bangunan/ Ruangan Banguanan sekretariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan lainnya untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal hal sebagai berikut: Jumlah ruangan memadai.

1) Kelengkapan peralatan kantor.

3. Pengaturan Sekretariat

2) Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat.

a. Menangani dan melayani fungsi perkantoran. b. Melaksanakan administrasi organisasi. c. Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin. d. Mengorganisasikan tugas tugas rutin dan insidental. e. Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program. f. Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi. g. Mengkoordinasi personalia.

Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat, pengadaan barang barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.

11 c. Sumber Daya Manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolan sekretariat adalah tenaga pengelola. Sangatbaik apabila setiap tingkatan instansi atau lembaga memiliki sekretarisyangsecara khususbertugas melaksanakan pelayanan administratif keseharian. Namun bila tidakmemungkinkan, maka diatur pembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat, semisaldiatur piket kantor sehingga dapat melaksanakan tugas tugasrutin organisasi. 4. Alat alatKesekretariatan Dalam tugas mengembangkan amanat kongres serta untuk melancarkan tugas tugasorganisasi, khususnya yang berhubungan dengan peyelenggaraan tertib administrasi, makahal hal yang perlu mendapat perhatian di antaranya: a. Komputer b. Lemari + rak buku c. Meja + kursi d. White board e. StempelStempel Logo Organisasi dan Stempel Kegiatan f. Kertas 1) Kertasberkop 2) Amplop berkop 3) Blanko peminjaman arsip 4) Kertas kosong 5) Kertas memo 6) Kertas nota atau kwitansi g. Buku buku Organisasi 1) E Database 2) Buku notulensi rapat 3) Buku presensi rapat 4) Buku agenda surat (surat masukdan surat keluar) 5) Buku kas 6) Buku Ekspedisi 7) Buku inventaris 8) Buku liputan kegiatan 9) Buku hadir/ presensi 10) Buku tamu 11) Dan lainnya C. INVENTARIS ORGANISASI 1. Inventarisorganisasi adalah segalasesuatu yangdimilikiorganisasi berupahartakekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam: a. Inventaris permanen: kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lainnya. b. Inventaristidakpermanen: kekayaanorganisasi yangdalam waktusingkatmengalami perubahan seperti kop surat. 2. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahkan tugas, khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakandan ditempatkan di kantor/sekretariat.

2. Buku Notulensi Rapat Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh pimpinan sidang, dengan kolom: No Hari/Tanggal Pimpinan rapat Pembahasan Kesimpulan

3. Buku Presensi Rapat Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam setiap rapat/sidang, dengan kolomnya:NoHari/TanggalAgendaRapat

Nama Kesan/Pesan TandaTangan

3. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman ataumengisi pada buku khusus. Contoh format kolom peminjaman sebagai berikut: No Nama Alamat InventarisNomor StatusKembaliPinjaman/ TanganTanda BUKU-BUKU ORGANISASI 1. Buku Induk Anggota No MNI Nama LTT Alamat

4. Buku Agenda Surat Masuk Adalah buku untuk mencatat surat surat masuk, dengan kolom: Nomor urut; tanggal masuk; nosurat; namaacara; tanggal acarapelaksanaan; pengirim surat (maksud surat); dan keterangan. Contoh format kolomnya: No MasukTanggal No Surat PerihalIsiSurat TanggalAcara PengirimSurat Keterangan 2 3 4 5 6 7

5. Perihal isi surat ditulis singkat dan jelas sesuai yang tertera dalam surat Kolom 6. Untuk menuliskan catatan/keterangan lain-lainterhadap surat keluar

6. Buku Kas Adalahuntukmencatathal halyang berhubungandengankeuangan.Bukukas ini dengan kolom: tanggal; uraian;debit;kredit; (disesuaikan dengan kebutuhan). Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo 7. Buku Ekspedisi Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Surat suratyang dianggappenting sebaiknyadikirimkandengan menggunakan bukuekspedisi,agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan.

5. Buku Agenda Surat Keluar Adalah buku untuk mencatat surat surat keluar, dengan kolom: Nomor urut; tanggal surat;nomor surat; tujuan; isi pokok surat; dan keterangan. Contoh format kolomnya: NomorUrut TanggalSurat SuratNo keDikirim PerihalIsiSurat Keterangan 1 2 3 4 5 6

13 KolomKeterangan:1.Untuk

KolomKeterangan:1.Untuk menuliskan nomor urut surat keluar, untuk ini sama dengan nomor dalam surat Kolom 2. Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar Kolom 3. Nomor surat (kiri atas) yang terdapat di surat Kolom 4. Kolom “Dikirim kepada” untuk alamat tujuan Kolomkeluar

menuliskannomorurutsurat masuksesuai dengannomor urutditerimanya suratoleh sekretariatan.Dalamhal ini nomorurutsurat tidak samadengan nomor dalam surat Kolom 2. Untuk menuliskan tanggal diterimanya surat masuk Kolom 3. Nomor surat yang terdapat di surat masuk Kolom 4. Perihal isi surat ditulis singkat dan jelas sesuai yang tertera dalam surat Kolom 5. Kolom “Tanggal acara” untuk tanggal pelaksanaan acara dalam surat tersebut Kolom 6. Kolom “Pengirim surat” untuk asal surat/ instansi/ organisasi pengirim surat Kolom 7. Untuk menuliskan catatan/keterangan lain lain apa yang dilaksanakan terhadap surat masuk

9. Buku Liputan Kegiatan (buku aktivitas) Adalahmerupakanbukuyangdigunakanuntuk

Contoh format kolom: No Nama Tanggal/Bulan Jumlah Hadir Ket 1 2 3 4 5 6 7 dst

Buku ekspedisi ini dengan kolom: nomor urut; nomor dan perihal surat; tanggal pengiriman; alamat penerima; paraf/tanda tangan; dan keterangan. Contoh formatkolomnya: No Nomor dan Perihal Surat Tanggal Pengiriman Alamat dan SuratTujuan Ket/Paraf

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang barang yang menjadi milik organisasi/ inventaris untuk mempermudah dalam mengontrol hak milik organisasi, diperlukan adanya catatan tentang barang barang yang dimiliki. Buku inventaris ini, dengan kolom:Nomor; nama/ jenis barang; bahan/merek; asal barang; jumlah barang; dan keteranganuntuk lebih lengkapnya ditambah dengan kolom yang lain seperti (tanggal dibeli; tanggal hilang; sisa barang, dll).

Contoh format kolom: No Nama Barang Bahan/Merk Asal Barang Jumlah Barang Keterangan

8. Buku Inventaris

10. Buku Hadir/ Presensi Buku hadir/ presensi kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan pekerjaan adalah buku daftar hadir harian. Buku ini diisi setiap anggota datang ke kantor.Buku hadir/ presensi dengankolom:nomor; namapimpinan; tanggal sebulan;jumlah kehadiran; dan keterangan.

mencatatkegiatan kegiatanyangdilaksanakan dan hendaknya dibuat setiap bulan sekali berganti. Buku liputan ini, dengan kolom: nomor Urut; tanggal; bulan dan tahun pelaksanaan; dan nama kegiatan. (Bila personal disebutkan satu persatu; nama kegiatan; pelaksanaan; tempat; dan keterangan). Contoh kolomnya: No Tgl/Bulan/Tahun Nama Kegiatan Pelaksana Tempat Keterangan

15 11. Buku Tamu Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang ke kantor, dengancontoh format kolomnya: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 KolomKeterangan:1.Nomor urut tamu yang datang berkunjung (no) Kolom 2. Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal) Kolom 3. Waktu pada saat tamu datang berkunjung (pukul) Kolom 4. Nama tamu (tulis dengan lengkap) Kolom 5. Alamat tamu (organisasi/instansi) yang diwakili Kolom 6. Personal/orang yang ingin ditemui tamu (bertemu dengan)Kolom 7. Tujuan/Maksud Kedatangan Kolom 8. Sudah ada perjanjian/kesepakatan bertemu/belum Kolom 9. Paraf/ tanda tangan Kolom 10. Keterangan E. DOKUMENTASI ORGANISASI 1. Pengertian Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulandanpenyimpanan dokumen dokumen organisasi Dokumen adalahsuatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen.

2. Bentuk bentuk Dokumen a. Gambar/foto b. Tulisan dan surat penting c. Benda berharga d. Surat kabar, buku, majalah dll

3. Pengelolaan Dokumen a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan inventaris. b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarahorganisasi, juga dipakai untuk menyusun laporan rutin organisasi serta tandabukti yang sah dan peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjamandokumen.

16 BAB KEANGGOTAANADMINISTRASIIII A. PENGERTIAN Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan yang meliputi: pembuatan database pimpinan Komisariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan. B. DATABASE PENGURUS 1. Pembuatan Database Pengurus berbasis Elektronik Database pengurus merupakan pendataan kepengurusan Komisariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Ahmad Dahlan dari tingkat Alumni hingga Kader Baru yang nantinya menjadi data di Komisariat Fakultas 2. Prosedur Pembuatan Database Pengurus a. Mengisi DRH semua pengurus di masing masing instansi b. DRH pengurus menjadi arsip di masing masing instansi dan kopian diserahkan ke Sekretaris Umum. c. Melengkapi database kepengurusan dalam buku induk anggota

e. Sistem nomor (Numerical Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkansusunan sesuai dengan nomor urut arsip. Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Agar perawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan:

Arsipyangtelahdisimpandankemudiandiperlukanlagiuntukdipinjam,hendaknyadilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:

2) Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi.

2. SISTEM PENGARSIPAN Beberapa sistem penyimpanan arsip:

17 BAB

ADMINISTRASIIVKEARSIPAN

1) Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak).

a. Sistem abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari A Z. b. Sistemsubjek(Subject Filing), suatu sistem penyusunanarsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi.

a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telahdisediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris).

3. PEMINJAMAN ARSIP

c. Sistem tanggal (Cronological Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat/arsip.

d. Sistem daerah (Geographical Filing), suatu sistem penyusunan arsipberdasarkan asal surat menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat.

1. PENGERTIAN Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu waktu akan digunakan. Oleh karena itu, surat menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

2) Pemusnahan arsip 3) Penyerahan arsip kepada arsip Fakultas

3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang dikemudian hari akan sangat berharga.

4. PENYUSUTAN ARSIP

b. Mengembalikan arsip ke tempat semula.

2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan.

b TataCaraPenyusutan Arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan: 1) Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari hari.

penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk:

2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidangkeuangan.

4) Usia arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara: 1) Penjilitan

c. Pengambilan arsip. Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut: a. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.

a. TujuanPenyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur

b. Penetapan batas waktu peminjaman.

19 BAB MENYURATSURATV

3. Macam dan Bentuk Surat 1) Macam macam surat: a. Menurut Jenis i. Surat Keputusan ii. Surat Mandat/Tugas iii. Surat Instruksi/Edaran iv. Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran v. Surat Penghargaan b. Menurut Wujud i. KartuPos ii. Telegram iii. Nota iv. Biasa c. Menurut Isi/Keamanan i. SangatRahasia(vital):suratyang bernilai sejarahilmiah atau memiliki nilaisangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil hasil penelitian. ii. Rahasia (Penting): surat yang dapat membantu kelancaran organisasidan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan peraturan organisasi.

A. SURAT 1. Pengertian Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

2. Fungsi Surat Urusan surat menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai: a. Alat komunikasi; b. Dokumentasi organisasi; dan c. Alat pembuktian (tanda bukti).

iv. Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dll.

Contoh Format Lengkap : Contoh Format Tidak Lengkap : Akses Laman E-Database : *WAJIB menggunakan Email UAD atau Adxxxxxx1900xxxxx@Webmail.uad.ac.id Melakukan pendataan lengkap sesuai format yang telah disediakan pada laman E Database Melakukan Konfirmasi Personal kepada Sekretaris Umum dengan melampirkan ScreenShot Nomor surat yang diisi lengkap pada format yang disediakan Setelah Konfirmasi dilakukan baru dapat mengajukan Tanda tangan dan Revisi Proposal, Surat dan LPJ ke Pimpinan Harian Dapat mengakses E Database Surat Keluar PK IMM FEB UAD pada laman : https://s.id/Indekssurat

c. Isi surat

a. Surat menyurat LKM (Ormawa) mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk lurus, kecuali surat surat khusus seperti: keputusan, mandat, perjanjian, instruksi/edaran (masing masing contoh dapat dilihat pada macam macamsurat tujuan).

2) Bentuk Surat

iii. Biasa: surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah, dll.

4. Alur Komisariat IMM FEB UAD

b. Surat resmi harus menggunakan bahasa indonesia yang sesuai dengan EYD (ejaan yang disempurnakan), sederhana, objektif dan mudah dipahami.

Pengelolaan Nomor Surat

21 5. Pengelolaan surat a. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Penulisan dalam buku ekspedisi 10) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan) 11) Penempelan prangko (jika lewat pos) 12) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat pos b. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian agendaris 2) Masuk pada staf sekretaris 3) Penelitian/pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) 5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat surat penting yang tidak mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemprosesan surat dan pengarsipan surat 6. Kode dan Indeks Surat a. Kode surat (asal keluar surat) 1. Wilayah Aceh : I 2. Wilayah Sumatra Utara : II 3. Wilayah Sumatra Barat : III 4. Wilayah Jambi : IV 5. Wilayah Riau : V 6. Wilayah Bengkulu : VI 7. Wilayah Sumatra Selatan : VII 8. Wilayah Lampung : VIII 9. Wilayah DKI Jakarta : IX 10. Wilayah Jawa Barat : X 11. Wilayah Jawa Tengah : XI 12. Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta : XII 13. Wilayah Jawa Timur : XIII

22 14. Wilayah Bali : XIV 15. Wilayah Nusa Tenggara Barat : XV 16. Wilayah Nusa Tenggara Timur : XVI 17. Wilayah Kalimantan Barat : XVII 18. Wilayah Kalimantan Tengah : XVIII 19. Wilayah Kalimantan Selatan : XIX 20. Wilayah Kalimantan Timur : XX 21. Wilayah Sulawesi Utara : XXI 22. Wilayah Sulawesi Tengah : XXII 23. Wilayah Sulawesi Selatan : XXIII 24. Wilayah Maluku : XXIV 25. Wilayah Sulawesi Tenggara : XXV 26. Wilayah Papua : XXVI 27. Wilayah Maluku Utara : XXVII 28. Wilayah Banten : XXVIII 29. Wilayah Gorontalo : XXIX 30. Wilayah Kepulauan Riau : XXX 31. Wilayah Papua Barat : XXXI 32. Wilayah Kalimantan Utara : XXXII 33. Wilayah Sulawesi Barat : XXXIII 34. Wilayah Bangka Belitung : XXXIV

23 b. Indeks Surat (tujuan surat) 1. Hubungan Kelembagaan • Organisasi intemal IMM A • Muhammadiyah dan Ortom B • Lembaga Amal Usaha Muhamadiyah C • Pemerintahan D • Instansi swasta dan profesi E • Organisasi sosial politik F • Organisasi kemasyamkatau dan sosial masyarakat G • Organisasi kepemudaan dan kemahasiswaan H • Hubungan luar negeri I • Lain lain J 2. Urusan unman • Pengesahan (Pengangkatan, Penugasan, Pelimpahan, Perjanjian dll) 1 • Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, Musyawarah. dll) 2 • Laporan (Tahunan, Triwulan. Bulanan, dll) 3 • Instmksi, Panggilan 4 • Maklumat, Pengumuman, Tuntunan 5 • Perlengkapan dan Hak Milik 6 1 Pengesahan 2 Permusyawaratan 3 Laporan 4 Instruksi, panggilan, seruan 5 Maklumat, Pengumuman, Tuntutan, Pedoman 6 Perlengkapan dan Hak milik 7 Usaha Keuangan 8 Pendataan 9 Keorganisasian

24 10 Kaderisasi 11 Hikmah 12 Keilmuan 13 Sosial kemasyarakatan 14 Ekonomi dan Kewirausahaan 15 Keimmawatian 16 Dakwah 17 Media 18 Seni Budaya dan Olahraga 19 Lain lain

25 Contoh : Surat kepada PC IMM Djazman Alkindi, hal perkaderan dari Komisariat IMM FEB UAD Nomor : 001/ A l0/ XXI/2022 Keretangan : 001 : Nomor Urut Surat Yang Dibuat A : Hubungan kelembagaan intern IMM 10 : Urusan Kaderisasi XXI : Kode Wilayah 2022 : Tahun Pembuatan Surat Contoh Surat Panitia Pelaksana: Surat Kegiatan Komisariat IMM FEB UAD, Hal Pengabdian Nomor:Masyarakat001/PANPEL BAKSOS/A 15/XXI/2022 001Keterangan::Nomor Urut Surat Yang Dibuat PANPEL BAKSOS : Nama Kegiatan A : Hubungan Kelembagaan Internal IMM 15 : Kode Surat Sosial Pemberdayaan Masyarakat XXI : Kode Wilayah NTT 2022 : Tahun Pembatan Surat Penomoran surat panitia dimulai dari 001 dan nomor surat dibuat sendiri oleh panitia pelaksana dan memberikan laporan pertangungjawaban kepada pimpinannya. 7. Contoh Kop surat • Contoh KOP Surat IMM FEBDPP/DPD/PC/KORKOM/PKUAD *) IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH Sekretariat : (Jalan, Telepon, Faks, Kode/Kab*, Provinsi, Kode Pos, E mail,Wbsite) Assalamualaikum Wr.Wb Logo organisasi

26 Jalan ........Kab./Kota .....Provinsi ...... Kode Pos ..... Jalan ........Kab./Kota .....Provinsi Kode Pos Jalan ........Kab./Kota .....Provinsi ...... Kode Pos ..... • Contoh KOP Surat Kepanitiaan Besar KEPANITIAN BESAR IKATAN MAHASISWA FAKULTASMUHAMMADIYAHEKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AHMADDAHLAN Telp : ..................... Fax. : e mail : ..................... • Contoh KOPSurat Diaspora Kader (NAMA IKATANBIDANG)MAHASISWA MUHAMMADIYAH FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITASAHMAD TelpDAHLAN: ..................... Website : e mail : ..................... • Contoh KOP Surat BADAN USAHA MILIK IKATAN (BUMI) BADAN USAHA MILIK IKATAN IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS. UNIVERSITAS AHMAD DAHLANTelp : Fax. : ..................... Website : e mail : ..................... Assalamualaikum Wr.Wb Logo IMM Logo Kepanitian Logo organisasi Logo organisasi Logo BUMI

d) Kalimat “Bismillah” (ditulis lengkap dengan huruf arab) dengan posisi center.

Contoh:

a) Nama organisasi tidak disingkat dan dalam bahasa indonesia dengan jenis huruf kapitalTimes New Roman size 14 dan tebal. (alignt text left sebelah kanan logo) i. PK/Panpel/Kesekretariatan ii. Ikatan MahasiswaMuhammadiyah iii. Fakultas Ekonomi danBisnis iv. Unibersitas Ahmad Dahlan

c) Logo Organisasi terletak dibagian kiri dari poin a, sudut bagian bawah logosejajar dengan tepi kiri surat.

menjadibahasa

2. Nama kota tempat pembuatan surat tidak perlu dibuat karena sudah ada di kop surat.

3. Tanggal pembuatan surat ditulis dua macam.

Contohnya: Tanggal, bulan,tahunHijriah Tanggal,bulan, tahun Miladiyah Salam Pembuka: Assalamualaikum w. w. ditulis tanpa dimiringkan karena sudah baku dan tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Isi surat: a. Pembuka b. Penjabaran dari perihal surat c. Penutup Salam Penutup Mencantumkan NIM atau NIA di bawah nama dan tanda tangan Untuk seluruh tulisan menggunakan huruf Times New Roman size 12 Tatacaratembusan: memberikan surat pemberitahuan keinstansi/organisasi diatasnya IMM Fakultasmemberikan surat ke BEM Fakultas BEM Fakultas memberikan surat ke IMM Fakultas Penggunaan “atas nama” tetap dengan nama yang ditandatangani a.n. Ketua Umum Sekretaris Umum Nama NIM

10.

b) Alamat sekretariat ditulis lengkap dengan Times New Roman size 12 didalamkotak persegi panjang dibawah nama organisasi.

27 8. Bagian surat 1. Kop Surat, terdiri dari:

28 Jalan ........Kab./Kota .....Provinsi Kode Pos 8. Contoh contoh surat • Contoh Surat Keputusan:(PimpinanKomisariat*)IkatanMahasiswaMuhammadiyahFakultasEkonomidanBisnis UNIVERSITAS AHMAD DAHLANTelp : Fax. : ..................... Website : e mail : ..................... SURAT KEPUTUSAN Nomor:TENTANG (PK IMM*) Universitas Ahmad Dahlan setelah: 1.Menimbang:……………………………………………………………………………. 3.2. ……………………………………………………………………………. 2.1.Mengingat: …….……………………………………………………………………… Memperhatikan: …….MEMUTUSKAN Menetapkan: ……………………………………………………………………………. KEDUA:PERTAMA: Ditetapkan di : Pada Bertepatantanggal......................................HtanggalM (ttd Ketua Umum/Sekretaris Umum*) Logo organisasi

29 Jalan ........Kab./Kota .....Provinsi ...... Kode Pos ..... • Contoh Surat Penghargaan/Sertifikat: (PK IMM FEB*) UNIVERSITAS AHMAD DAHLANTelp : eWebsiteFax......................::.....................mail: Nomor:..............................................................FIKATPENGHARGAAN/SERTI(PKIMMFEB*) Diberikan kepada: Nama : ............................................................................................. Tempat/ Tanggal Lahir : Fakultas/Jurusan/Angkatan : ............................................................................................. Alamat : Utusan : ............................................................................................. Sebagai bukti keikutsertaan dalam yang diselenggarakan pada: hari/tanggal : ............................................................................................ tempat : Semoga Allah meridhoinya. Pada tanggal H Bertepatan tanggal M (Ketua Umum/Sekretaris Umum*) (Ketua Panitia) ……………………………. ……………………… NIM …………… NIM …………… Tembusan: ……………. * Pilih salah satu Logo organisasi

30 .................................................ISISURAT Jalan ........Kab./Kota .....Provinsi Kode Pos • Contoh Surat Undangan dari Panitia (PK IMM FEB*) UNIVERSITAS AHMADDAHLAN Telp : ..................... Fax. : ..................... Website : e mail : ..................... Nomor : ..................... Lampiran : Perihal : ..................... Yth. ………………………. .……………………….. HM Assalamualaikum w. Demikian.........................................................................................................................................................................................................................w.................................................................................................................................................................................. Billahifisabililhaq Fastabiqul Khoirot Wassalamualaikum w. w. Panitia Pelaksana, (Ketua Panitia) (Sekretaris Panitia) …………………. ………………………… NIM NIM Mengetahui, Umum/Sekretaris(KetuaUmum*) ……………………………. NIM/NIA Tembusan : …………………………… * Pilih salah satu Logo organisasi

31 ..................................................................................................ISISURAT Jalan ........Kab./Kota .....Provinsi Kode Pos • Contoh Surat Undangan dari Instansi (ORMAWA*) (PK IMM FEB*) UNIVERSITAS AHMADDAHLAN Telp : ..................... Fax. : ..................... Website : e mail : ..................... Nomor : Lampiran : ..................... Perihal : Yth. ……………………… .……………………… H ………………………. M Assalamualaikum w. ................................................w. Demikian...................................................................................................................................................................................................... ………………. Billahifisabililhaq Fastabiqul Khoirot Wassalamualaikum w. w. (Ketua Umum/Sekretaris Umum *) NIM/NIA Logo organisasi

C. TUJUAN Sebagai panduan proposal yang digunakan di Pimpinan Komisariat IMM FEB UAD dalam pembuatan proposal. (berlaku mulai periode 2022 selanjutnya).

32 BAB VI PANDUANPROPOSAL

A. PENGERTIAN Proposal kegiatan merupakan rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Berasal dari kata Propositum yang berarti menampilkan ke muka, membayangkan, mengajukan, mengusulkan.

B. SASARAN PANDUAN Kemampuan membuat proposal kegiatan merupakan salah satu pokok rencana kegiatan yang perlu diberikan kepada pengurus organisasi. Oleh karena itu, bagi seluruh organisasi wajib membuat proposal kegiatan saat penyelenggaraan kegiatan. Hal ini bertujuan agar seluruh Pimpinan Komisariat IMM FEB UAD mengetahui sistem administrasi organisasi tentang penulisan proposal.

D. KELENGKAPAN

PROPOSAL Dalam pengajuan proposal kegiatan kepada LPSI harus dilengkapi dengan lampiran lampiran kegiatan tersebut yang akan dijelaskan di selanjutnya.

33 PROPOSAL….. Bidang Logo IMM FEB UAD IMM FEB UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN 20… E. ALUR PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN Alur pengajuan untuk IMM FEB UAD Pembuatan proposal & kelengkapannyaoleh sekretaris kegiatan dengan dibantu bendahara kegiatan & disepakatiketua kegiatan Pengesahan oleh sekretaris dan ketua kegiatan Diajukan dan pengesahan ke Umum/PimpinanSekretaris Harian Penyerahan proposal ke LPSI serta ke pihak pihak yang ditembusi beserta memintatanda bukti telah menyerahkan proposal Diajukan ke UniversitasKomisariatKoordinator Alur pengajuan proposal untuk Badan Usaha Milik Ikatan Pembuatan proposal & kelengkapannyaoleh sekretaris kegiatan dengan dibantu bendahara kegiatan & disepakatiketua kegiatan Pengesahan oleh Bidang terkait yang Menaungi Diajukan SekretarispengesahandankeUmum Penyerahan proposal ke Korkom serta ke pihak pihak yang ditembusi beserta meminta tanda bukti telah menyerahkan proposal F. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL Dalam penulisan proposal kegiatan, poin poin yang harus ada dalam proposal antara lain: a. Halaman Muka (Cover) Pada cover harus tercantum judul proposal, nama Bidang ,lambang Ikatan (jika ada lambang kegiatan maka dicantumkan), dan nama Ikatan(Lembaga KegiatanMahasiswa) 20…. 20….

menulis

C. Nama Kegiatan (mencantumkan Tema Kegiatan)

G. Waktu dan TempatPelaksanaan Susunan Panitia I. Susunan Acara Rancangan Anggaran K. Penutup L. Pengesahan Poin poin di atas perlu disesuaikan dengan jenis proposal yang diajukan. Kalau memang tidak perlu, tidak ditulis. Contohnya, proposal pengajuan baju dinas, maka tidak perlu susunan panitia, susunan acara dll yang memang sekiranya tidak perlu.

34 b. Isi Proposal Isi proposal meliputi: A. Latar Belakang B. Landasan Kegiatan (jika ada dicantumkan)

maka

D. Maksud dan Tujuan Kegiatan E. Sasaran Kegiatan F. Peserta Kegiatan (Jika Ada)

B. TUJUAN Sebagai pertanggungjawaban dari proposal yang digunakan di setiap PK IMM FEB dalam pembuatanproposal.

A. PENGERTIAN Laporan pertanggungjawaban kegiatan merupakan laporan pertanggungjawaban yang dibuat masing masing oleh Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Bidang, LSO dan Panitia Pelaksana yang mengenai segala aktivitas pelaksaan kegiatan yaitu capaian kegiatan tentang keberhasilan suatu kegiatan yang dilaksanakan dan realisasi anggaran jugadisertakansesuai denganrancangan kegiatan sertadalamrealisasi anggaran iniditulis secara rinci pada setiap kegiatan yang telah dilaksanakan dan disertakandengan lampiran bukti buktikegiatan (surat surat, presensi kehadiran, dokumentasi dan nota notakegiatan).

35 BABVII PANDUAN PERTANGGUNGJAWABANLAPORAN(LPJ)

C. KELENGKAPAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Dalam pertanggungjawaban kegiatan kepada LPSI harus dilengkapi dengan lampiran lampiran kegiatan tersebut yang akan dijelaskan di selanjutnya.

36 D. ALUR PENGAJUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Alur pengajuan untuk IMM FEB UAD Pembuatan LPJ & kelengkapannyaoleh sekretaris kegiatan dengan dibantu bendahara kegiatan & disepakatiketua kegiatan Pengesahan oleh sekretaris dan ketua kegiatan Diajukan dan pengesahan ke Ketua Umum & Sekretaris Umum Penyerahan LPJ ke LPSI diarsipkantelahbesertasertaPenyerahan(Pengesahan)LPJkeLPSImemintatandabuktimenyerahkanLPJdanLPJ(copy) Diajukan KoordinatorpengesahandankeKomisariat

20… E. SISTEMATIKA PENULISAN LPJ KEGIATAN Dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban kegiatan, poin poin yang harus ada di dalamnya adalah: a. Halaman Muka (Cover) Pada cover harus tercantum judul proposal, nama Bidang, lambang Ikatan (jika ada lambang kegiatan maka dicantumkan), dan nama Ikatan(Lembaga KegiatanMahasiswa) 20 b. Isi Laporan Pertanggungjawaban Isi laporan pertanggungjawaban adalah daftar isi, analisis SWOT kegiatan, laporan pertanggungjawaban masing masing badan pengurus dan lampiran (foto foto selama kegiatan, perangkat kepanitiaan seperti, surat surat, notulensi rapat kepanitiaan, notulensi acara/materi, daftar peserta, name tag, sertifikat, publikasi, undangan, dll). Laporan pertanggungjawaban badan pengurus mencakup: I. Badan Pengurus Harian (Ketua, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum) Isi laporan meliputi pendahuluan, poin poin di dalam proposal, pandangan umum ketua panitia (evaluasi kegiatan dan kepanitiaan), kendala, evaluasi diri dan tim, saran, dan rekomendasi. Khusus untuk bendahara juga mencantumkan laporan keuangan selama masa kepengurusan berlangsung. No atauDepartemenbiro Program Pemasukan nPengeluara Saldo 1 Subsidikampus Rp1.000.000, Rp1.000.000, 2 Konsumsi ......... Rp 200.000, Rp ...................800.000, Total II. Bidang Kepanitian Isi laporan meliputi tahap persiapan (mencantumkan hal hal yang terjadi pada saat persiapan kegiatan, mulai dari rapat persiapan dan keputusan keputusan yang diambil pada saat persisapan kegiatan; disusun secara kronologis), tahap pelaksanaan (mencantumkan hal hal yang terjadi padasaat pelaksanaan kegiatan; disusun secara kronologis, berdasarkan waktu) dan evaluasi kegiatan (kendala, keberhasilan kegiatan, evaluasi diri dan tim, saran, dan rekomendasi).

UNIVERSITASLogoBidangIMMFEBPKIMMFEBAHMADDAHLAN

37 PERTANGGUNGJAWABAN…..

LAPORAN

20….

38 Isi Laporan Pertanggungjawaban meliputi: A. Latar Belakang B. Landasan Kegiatan C. Nama Kegiatan D. Maksud dan Tujuan Kegiatan E. Sasaran Kegiatan F. Peserta Kegiatan (Jika Ada) G. Waktu danTempat Pelaksanaan H. Evaluasi I. Bentuk Kegiatan J. Susunan Panitia K. Susunan Acara L. Realisasi Anggaran M. Penutup N. Pengesahan O. Lampiran 1) Fotokopi slip pengambilan dana 2) Nota nota 3) Foto kegiatan Poin poin di atas perlu disesuaikan dengan jenis proposal yang diajukan. Kalau memang tidak perlu, maka tidak ditulis. Contohnya, proposal pengajuan baju dinas, maka tidak perlu menulis susunan panitia, susunan acara dll yang memang sekiranya tidak perlu.

39 • Contoh Lembar Pengesahan PKIMM FEB menggunakan PANITIA KOPSURAT Yogyakarta, LEMBAR PENGESAHAN Panitia Pelaksana, Ketua Panitia Nama NIM Sekretaris Panitia Nama NIM Mengetahui, Ketua Umum ..... Nama NIM KorkomKetua…… Nama NIM Menyetujui, Pembina NIP/NIYNama

40 BAB PENUTUPVIII Pedoman ini dibuat untuk mengatur keseragaman di dalam menjalankan administrasi dan kesekretariatan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Fakultas ekonomi dan Bisnis di lingkungan Lembaga Kegiatan Mahasiswa Universitas Ahmad Dahlan.