Cele patru etape antreprenoriale ale cabinetului stomatologic

Similar majorității afacerilor, cabinetele stomatologice trec printr-o serie de etape de la copilărie până la maturitate Indiferent dacă un medic deschide un nou cabinet sau achiziționează unul existent cu performanțe slabe, cabinetul va experimenta o serie de patru „etape antreprenoriale”. Proprietarii ar trebui să poată identifica stadiul actual al propriului cabinet și să anticipeze pașii necesari pentru a trece la stadiul următor.

Anumite principii generale sunt comune fiecărei etape antreprenoriale. Primul constă în faptul că faza inițială a fiecărei etape este de obicei cea mai ușoară și mai plăcută, întrucât cabinetul este pregătit să avanseze și a făcut anumiți pași care îi permit să funcționeze mai lin, cu mai puțină frustrare și cu o mai mare satisfacție.

Al doilea principiu comun derivă din faptul că multe cabinete așteaptă mult prea mult pentru a trece la etapa următoare, iar amânarea presupune venituri pierdute și câștiguri care s-ar fi putut acumula și, de asemenea, creează niveluri mai ridicate de frustrare, ceea ce conduce la următorul principiu.

Al treilea principiu se manifestă în faptul că la sfârșitul fiecărei etape, cabinetele încep să devină copleșite, depășind sistemele și structura operațională de bază. Acest lucru duce la defectarea sistemelor, ceea ce poate genera niveluri și mai mari de stres și frustrare. Realizarea pașilor necesari pentru a trece în etapa următoare reprezintă adesea cheia tranziției cabinetului de la condițiile stresante și frustrante înapoi la un mediu mai ușor și mai plăcut. Al patrulea principiu constă în faptul că, deși cele mai multe cabinete stomatologice vor ajunge în cele din urmă la stadiul 3, din păcate doar un număr mic este capabil să intre și să susțină etapa 4, care este stadiul cel mai plin de satisfacții financiare și mai plăcut în care se poate practica activitatea stomatologică.

ETAPA 1: STARTUP

Indiferent dacă un cabinet este nou-nouț sau unul nou-achiziționat, în sensul acestui articol este considerat un „startup”, adică definiția generală a etapei 1. Etapa 1 are trei caracteristici:

Munca grea. Deși lansarea unei afaceri este faza de „muncă grea”, în general nu este neplăcută, deoarece există un nivel ridicat de motivație și entuziasm. Startup-urile trebuie să-și supravegheze cheltuielile; astfel, în etapa 1 atât medicul, cât și membrii echipei poartă multe pălării, efectuând o varietate de sarcini, deoarece de obicei cabinetul nu poate angaja toate posturile de personal care se reflectă într-un cabinet mai matur.

Haos. Deși de obicei se descurajează „haosul” într-un cabinet stomatologic, nu este cazul și într-o operațiune de lansare. Atunci când haosul este controlat și nu este expus pacienților, este acceptabil în etapa 1, întrucât cabinetul are ferestre libere în program și sistemele încă nu sunt neapărat complet implementate. Aceasta înseamnă că respectivul cabinet poate fi flexibil (mai puțin ri- gid), capabil să accepte urgențe sau pacienți care solicită tratament în aceeași zi. Totuși, o astfel de flexibilitate poate deveni haotică. Cu toate acestea, haosul care apare în etapa 1 este normal în majoritatea afacerilor antreprenoriale.

O mentalitate slabă. Deși poate construi o locație frumoasă și poate dobândi cea mai recentă tehnologie, un cabinet funcționează adesea „deficitar” în etapa 1 în ceea ce privește operațiunile de zi cu zi, personalul și inventarul de consumabile. Cabinetul poate fi deschis doar în anumite zile ale săptămânii, deoarece medicul stomatolog poate lucra și în altă parte pentru a suplimenta veniturile. Acest lucru se schimbă treptat pe măsură ce cabinetul devine mai aglomerat.

În ultima parte a primei etape, cabinetul devine copleșit, deoarece aceste trei caracteristici încep să nu mai funcționeze fără probleme. Haosul crește și personalul devine suprasolicitat. Aceasta indică faptul că respectivul cabinet este pregătit să treacă în etapa 2.

ETAPA 2: CREȘTERE

Etapa 2 este o etapă de creștere, iar dezvoltarea va avea loc adesea mai repede decât în prima etapă. În această a doua etapă, cabinetul accelerează adesea rapid, decolând ca o rachetă, cu niveluri anuale de creștere de 20% sau mai mult, timp de câțiva ani. Această creștere este diferită de cea din prima etapă, care prezintă procente mari de creștere, însă cu mai puțini pacienți și cu un număr mai mic de proceduri (până la sfârșitul etapei 1). Cele trei caracteristici principale ale etapei 2 sunt următoarele:

Personal suplimentar. În etapa 2, se realizează depășirea haosului și a sentimentului de copleșire specifice stadiului tardiv din prima etapă, prin adăugarea de personal suplimentar și realinierea fișelor posturilor. Se instituie angajarea unei echipe mai bazate atât la recepție, cât și în activitatea clinică. Se pot suplimenta ore sau zile în jurul igienei dentare, permițând medicului stomatolog să se concentreze mai mult pe procedurile clinice specifice. Pe măsură ce se adaugă posturi noi, este necesară implementarea instruirii, iar aceasta introduce evoluția timpurie a sistemelor de cabinet care permit o eficiență mai bună.

Delegare. Cabinetul trece acum de la faza de „muncă grea” observată în etapa 1 spre începutul unui proces de delegare. Stomatologul coordonator și echipa inițială pot delega sarcini noilor membri ai echipei, permițând tuturor să se concentreze asupra celor mai importante responsabilități. De exemplu, un membru separat al personalului poate fi necesar pentru a gestiona doar programările și apelurile telefonice, spre deosebire de procesarea asigurărilor și a încasărilor. Pe parcursul etapei 2, cabinetul va continua să crească, iar noii membri ai personalului vor putea absorbi și gestiona multe dintre responsabilitățile suplimentare.

Venituri. Veniturile cabinetului cresc în etapa 2 într-un ritm mai rapid decât în orice altă etapă. Deși veniturile totale vor fi mai mari în etapele ulterioare, rata de creștere din etapa 2 va fi intensă. Pe măsură ce veniturile cresc, cabinetul poate investi în tehnologii suplimentare sau în noi angajări de personal pentru a crea un flux operațional mai fluid.

În partea tardivă a etapei 2, sistemele cabinetului devin din ce în ce mai puțin definite, iar cabinetul devine din nou copleșit. În acest moment, adăugarea de personal suplimentar nu va mai fi suficientă pentru a ajuta cabinetul să funcționeze corect sau să atingă următorul nivel de performanță.

ETAPA 3: MATURITATE

Etapa 3 înseamnă venituri mai mari și reprezintă și ultima etapă la care vor ajunge majoritatea cabinetelor. Acesta este stadiul de maturitate în care cabinetele dentare au o creștere mai lentă, încep să atingă un platou sau scad ușor. În etapa 3, cabinetul începe să se blocheze într-un anumit tip de operațiuni zilnice. Aceasta poate fi o sabie cu două tăișuri, deoarece sistemele care funcționează bine în prima parte a etapei 3 vor limita probabil viitoarea creștere din segmentele ulterioare ale acestei faze. În etapa 3 sunt notabile trei caracteristici:

Pilot automat. Medicul și echipa operează adesea pe „pilot automat”, iar impulsul constant pentru schimbare sau inovație scade. Acest lucru nu este neapărat un lucru rău în prima parte a etapei 3, deoarece cabinetul atinge un nivel puternic de producție și venituri. Factorii externi, cum ar fi nivelurile schimbătoare ale rambursărilor de asigurări, selecția planurilor de asigurare și economia generală globală afectează puternic cabinetul. În general, cabinetul funcționează într-o manieră consistentă de pe o zi pe alta, dar fără obiective specifice de creștere.

Sisteme. De cele mai multe ori, etapa 3 se cristalizează atunci când cabinetele încep să implementeze sisteme noi. Astfel de sisteme vor permite adesea un salt de creștere timp de câțiva ani, pe măsură ce își îmbunătățesc setul de abilități, activitatea zilnică și performanța echipei. Utilizarea conștientă a sistemelor din partea echipei are un efect direct asupra producției financiare generale și a veniturilor cabinetului. Sistemele trebuie să fie clar definite și utilizabile de către echipă, astfel încât să poată menține un nivel mai ridicat de performanță. Într-un cabinet stomatologic există multe sisteme importante. Exemplele includ programarea, managementul financiar, productivitatea igienei, experiența noului pacient și multe altele. Sistemele sunt esențiale și atunci când se adaugă noi membri ai personalului care ar putea să nu aibă același set de abilități sau experiență ca membrii anteriori ai echipei.

Asociați. Pe măsură ce cabinetul evoluează și devine mai aglomerat, se poate lua în considerare adăugarea unui asociat. Șansele de reușită ale asociaților sunt optimizate atunci când cabinetul are deja sisteme excelente pentru a-i sprijini atunci când aceștia se alătură.

După cum s-a menționat mai devreme, etapa 3 este de obicei ultima etapă atinsă de majoritatea cabinetelor stomatologice. Deținerea unui cabinet matur, de succes este o realizare lăudabilă, însă mai există o etapă care poate propulsa un cabinet la un nivel și mai ridicat de recompensă financiară și satisfacție.

ETAPA 4: LEADERSHIP

Caracterizat de un lider puternic din partea medicului sau a proprietarilor, stadiul 4 este atins doar de un număr mic de cabinete. Este etapa cea mai satisfăcătoare și profitabilă din punct de vedere financiar, deoarece cabinetul tinde să ruleze cu mare eficiență și foarte puține rateuri sau haos. În cea mai mare parte munca este ușoară, plăcută și fără efort. În etapa 4 ies în evidență trei caracteristici:

Conducerea. Până la etapa 4, medicul dentist coordonator devine un lider clar, ajutând toți membrii echipei să se ridice la cel mai înalt nivel de potențial. Membrii echipei pot performa la un nivel superior dacă li se oferă îndrumarea, mentoratul și mediul de formare care le va permite să atingă toate obiectivele.

Delegare extremă. În această etapă, medicii dentiști au adesea o toleranță scăzută pentru a se ocupa cu orice altceva decât ceea ce fac ei cel mai bine, adică stomatologia. Datorită unei delegări bine precizată și testată, ei devin acum capabili să trateze eficient toți pacienții pe întreg parcursul zilei conform regizării asistenților dentari și să plece la timp. În acest interval, echipa este capabilă să funcționeze la un nivel optim și să își atingă adevăratul potențial de performanță.

Financiar. Din punct de vedere financiar, cabinetele din etapa 4 prestează de obicei în procentele superioare ale cabinetelor stomatologice. Acestea construiesc baze mari de pacienți, atrag pacienți noi și au un nivel ridicat de acceptare a cazurilor. Sistemele lor operaționale se îmbunătățesc continuu și sunt capabile să gestioneze un volum mare de tratamente cu excelență în operațiuni și eficiență. Acest proces de îmbunătățire continuă nu este accidental, ci o consecință naturală, intenționată a modului în care funcționează cabinetul.

Concluzii

Deși acest articol a clasificat patru etape antreprenoriale ale cabinetelor stomatologice, există întotdeauna excepții de la fiecare categorisire. Cu toate acestea, autorul a descoperit că majoritatea cabinetelor trece prin primele trei etape și o minoritate poate continua până la etapa 4. Proprietarii de cabinete ar trebui să încerce identificarea stadiului în care se află propriul lor cabinet, să îl evalueze pe baza caracteristicilor notate mai sus și să stabilească modificările ce se impun pentru a pregăti intrarea în următoarea etapă.

--------------

Despre autor:

Roger P. Levin, DDS CEO and Founder, Levin Group, Inc. (levingroup.com), a practice management consulting firm that has worked with more than 30,000 dental practices

The Four Entrepreneurial Stages of Dental Practice by Roger P. Levin, DDS. Originally published in Compendium of Continuing Education in Dentistry 43(9) Oct 2022. © 2022 AEGIS Publications, LLC. All rights reserved. Reprinted with permission of the publishers.