Power point presentation of ibu prita kg

Membangun Komunikasi Internal yang Effektif

Oleh:

Prita Kemal Gani, MBA, MICPR, APR

§ § §

Ketua Umum Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia

President ASEAN Public Relations Network

Founder & Director The London School of Public Relations-Jakarta

*LATAR BELAKANG

1) • Komunikasi internal

•

memegang peranan penting dalam menjaga keharmonisan suatu lembaga/institusi.

Sementara itu staf/pegawai merupakan salah satu aset terpenting bagi lembaga/ institusi.

• The hardest part of leading an organization is having a vision.

• The second hardest part is sharing that vision

*LATAR BELAKANG

2) Komunikasi internal yang dikelola dengan baik akan meminimalkan gap antara manajemen dengan pegawai dan meminimalkan munculnya rumor internal yang merugikan. Di samping itu komunikasi internal yang efektif membangun solidaritas antar pegawai, menumbuhkan rasa memiliki dan menumbuhkan motivasi bagi pegawai.

• • • • • • • •

Meeting

Memo

Checklist

Email Group

POP Messager

Group WA

Group BB

Audivisual Materials

* Terms of conditions by administration

* DAMPAK NEGATIF

1)

Lemahnya komunikasi internal berakibat : " Munculnya gap/kesenjangan informasi. " Pegawai kurang memiliki ‘sense of belonging’ (rasa saling memiliki). " Berpotensi memunculkan rasa saling ?dak percaya. " Secara umum dapat menurunkan produk?vitas kerja.

o One way communication, information by :

• Email Blash

• Posters

• Bulletin

• Announcement

o No employee engagement.

* DAMPAK NEGATIF

2. Lemahnya komunikasi internal berakibat :

" Komunikasi selentingan akan menjadi dominan dalam organisasi.

" Informasi yang belum tentu akurat dapat menyebar dengan cepat melalui interaksi dari mulut ke mulut.

" Banyak menjadi rumor atau gosip.

" Hal tersebut cenderung mempengaruhi institusi.

o Communication Audit

• Employee perception

• Supervisor/Major perception

• Management perception

• Suppliers/Vendors perception

• Media perception

• Public Auditory/Figure perception

• Government perception

*FAKTOR KEBERHASILAN

Keberhasilan Komunikasi Internal

ditentukan oleh:

1.  Sistem komunikasi dalam organisasi

2.  Hubungan interpersonal.

SISTEM KOMUNIKASI

DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI EFEKTIF

Sistem Komunikasi Internal yang Efektif :

• Saluran komunikasi & bagan organisasi diketahui secara jelas oleh semua orang.

• Lini komunikasi harus langsung dan sependek mungkin.

• Pejabat mempunyai kompetensi komunikasi yang memadai.

• Penggunaan media komunikasi yang tepat.

• Semua komunikasi formal harus disahkan.

• • • • • • •

Organizational structure.

Job description.

Assisment.

Appointmant.

Content.

Media of communication.

Authorization.

ARAH ALIRAN KOMUNIKASI

Komunikasi Internal :

• Komunikasi ke bawah.

• Komunikasi ke atas.

• Komunikasi horizontal.

• Komunikasi informal, pribadi atau selentingan.

Atasan

Teman sesama jabatan

Bawahan

ALIRAN KOMUNIKASI

Komunikasi ke bawah (downward communication)

komunikasi berlangsung ketika atasan mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini antara lain pemberian atau penyampaian instruksi kerja, penyampaian mengenai peraturanperaturan yang berlaku dan lain-lain.

ALIRAN KOMUNIKASI

Masalah dalam komunikasi ke bawah :

Adanya perbedaan frame of reference dan field of experience antara atasan dan bawahan menjadikan terjadinya misperception yang akhirnya berkembang menjadi miscommunication.

o Coaching

• Training

• Touch

• Pool of talents

ALIRAN KOMUNIKASI

Komunikasi ke bawah yang efek9f : • Atasan hendaknya dapat memberikan informasi yang dibutuhkan bawahan.

• Atasan hendaknya dapat membentuk kepercayaan sehingga terbentuk komunikasi yang terbuka sehingga mempermudah kesepakatan antara atasan dan bawahan.

• Memo

• Checklist

• Notulen rapat

ALIRAN KOMUNIKASI

Komunikasi ke atas (upward communication)

Terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi arus komunikasi ini antara lain adalah penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang telah dilaksanakan, penyampaian informasi tentang masalah-masalah dalam pekerjaan dan lain-lain.

Atasan

• Mission accomplished

• Challenges

• Solution

• Alternative

Bawahan

ALIRAN KOMUNIKASI

Masalah dalam Komunikasi ke atas :

• Overload informasi pada atasan menjadikannya sulit untuk menjadi pendengar yang baik bagi bawahan.

• Kekhawatiran bawahan akan dianggap tidak mampu oleh atasannya sehingga mereka cenderung membicarakan tentang masalah pekerjaannya terhadap rekan sejawat.

ALIRAN KOMUNIKASI

Masalah dalam komunikasi ke atas :

• Pesan yang menyangkut ketidakpuasan bawahan seringkali tidak ditanggapi oleh atasan.

• Bawahan cenderung menyembunyikan pikiran mereka dan enggan menyampaikan pesan yang negatif.

ALIRAN KOMUNIKASI

Komunikasi horizontal (horizontal communica/on), komunikasi berlangsung di antara para pegawai/pejabat yang memiliki kedudukan setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini yaitu melakukan koordinasi tugas, saling berbagi informasi dan lain-­‐lain.

• Coordination

• Cooperation

• Sharing information

ALIRAN KOMUNIKASI

Komunikasi informal, pribadi atau selentingan

Komunikasi yang terjadi bila pegawai berkomunikasi satu sama lain tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi. Informasi informal ini muncul dari interaksi antara orang-orang, maka informasi ini banyak berbentuk selentingan (grapevine).

• Gosip • Rumors

KEBUTUHAN INFORMASI

Informasi dasar tentang organisasi yg wajib diketahui seluruh jajaran staf/pegawai :

• Visi & misi organisasi/institusi.

• Nilai-nilai yang ingin dibangun & dikembangkan organisasi/institusi.

• Tujuan organisasi/institusi & langkah-langkah untuk mencapai tujuan.

• Perkembangan dan informasi tentang aturan-aturan pemerintah, undang-undang, dll.

KEBUTUHAN INFORMASI

§ Informasi tentang pekerjaan:

• Standard operating procedure

(standar prosedur operasional)

• Manual bekerja, dll.

§ Informasi tentang pribadi:

• Prospek pengembangan karir.

• Kebijakan kepegawaian, dll.

Manual Book : • SOP • Work Instruc?on • Scheme of Works

• • • •

Fool of talent Career Paths The Dog and The Dont Terms & condi?on

Menyampaikan Pesan/Informasi

Seorang atasan menggunakan waktunya yang terbanyak untuk menyampaikan dan menerima pesan.

Dalam arena komunikasi yang sangat menarik ini, maka faktor yang paling kritis adalah :

KEJUJURAN dan FEEDBACK, apabila tujuan Anda adalah mendapatkan kemajuan dalam bekerja dan kejelasan informasi seperti yang diharapkan.

You want believe the message if you don’t believe the messanger

Mendapatkan Informasi

u Bawahan hanya dapat bekerja dengan baik, benar dan

mandiri apabila mereka cukup mendapatkan informasi yang dibutuhkannya dari atasan masing-masing. Ini adalah faktor kritis dalam organisasi yang perlu dibenahi oleh atasan.

u Demikian pula atasan hanya dapat segera mengambil keputusan, menentukan target/arahan, menentukan kebijakan berdasarkan kecukupan informasi dan data yang disuplai oleh bawahan.

u Masing-masing harus mampu dengan segera menentukan informasi apa yang dibutuhkan.

u Semua perubahan terhadap informasi tersebut, secara cepat harus segera dikomunikasikan dengan transparan.

• • • • •

Coading Mentoring Guidance Supervision Nurturingz

• Research base • Decision makingz • Update informa?on • Revision • Addi?onal informa?on

Untuk Dapat Dimengerti

u Perlu kejelasan dari pesan yang disampaikan antara lain dengan mengecek apakah : a. Objec?ves atau tujuan sudah jelas dan benar. b. Kejelasan dari apa yang akan disampaikan. c. Kejelasan dari cara berbicara/bahasa ataupun media komunikasi yang tepat. d. Bahasa tubuh yang ?dak kontradik?f/berlawanan dengan pesan tersebut. e. Si penerima sudah menolak/?dak menerima pesan tersebut dari awal atau telah mempunyai prejudice sendiri.

Perlu mendapatkan respon dan feedback dari lawan bicara, misalnya meminta mengulang kembali atau menanyakan opini, dan meluruskan misinterprestasi yang ada.

Memberikan Feedback

§ Feedback adalah hal penting untuk mengetahui respons apakah kita memahami orang atau sebaliknya.

§ Feedback walaupun negatif, dalam organisasi harus dilakukan, karena jika kita hindari maka berarti kita melakukan hal yang disebut sebagai Bad Management.

Please share with me what do you think.

Memberikan Feedback

u Untuk negatif feedback lakukan dengan hati-hati dengan mengikuti aturan ini untuk menghindari konflik/antagonism.

a. Tunjukkan pengertian Anda mengenai masalah yang terjadi dan alasan-alasannya.

b. Tunjukkan jalan bagaimana situasi yang buruk atau performance yang buruk atau sikap laku yang negatif dapat diperbaiki.

c. Gunakan pertanyaan bukan sangkaan, agar staf tahu apa yang anda pikirkan dan mengapa (menjelaskan situasi Anda).

d. Tunjukkan dengan mengekspresikan opini negatif Anda secara jujur, namun harus dengan cara dan sikap yang positif.

e. Yang paling utama, jauhkanlah feedback negatif ini dari emosi Anda, sehingga Anda tidak mengarah kepada personal dan melakukan secara objektif.

• • • • • •

Empathy Encouragement Apprecia?on Registra?ons Correc?on Change & Opportunity Case study

Twitter : @Prita_KG

FB

: Prita Kemal Gani

Instagram : pritakemalgani

LinkInd : Prita Kemal Gani

Thank You