initiation WORD 2003

Initiation WORD 2000



Objectifs : A l'issue de la formation, les participants seront capables de : - Mettre en page un texte en fonction du support (rapport, CV…) - Réaliser un publipostage simple - Utiliser les outils WORDART

Plan de cours

Initiation WORD 2000 1 Les barres de Word 2000 : .............................................................................................. 3 La barre de titres.......................................................................................................... 3 La barre des menus ..................................................................................................... 3 Les outils de présentation................................................................................................ 4 Copier/Coller................................................................................................................ 4 La police de caractères................................................................................................ 5 Aligner le texte ............................................................................................................. 5 Mettre un titre............................................................................................................... 5 Ajouter une lettrine....................................................................................................... 5 Disposer le texte en colonnes...................................................................................... 6 En-tête de page ........................................................................................................... 6 Pied de page................................................................................................................ 6 Les options .................................................................................................................. 7 Créer un tableau .......................................................................................................... 7 Insérer une image ........................................................................................................ 8 Zones de texte ............................................................................................................. 8 Les images WORD ART .............................................................................................. 9 Protection de documents WORD ...................................................................................10 Les styles .......................................................................................................................12 Le publipostage (ou mailing) ..........................................................................................12 Les caractères spéciaux.................................................................................................14

Le logiciel Word 2000 est un logiciel de traitement de texte. Avec ce logiciel vous pouvez créer des lettres, des CV, des cartes de visite...

Les différentes parties de WORD sont présentes sur la partie gauche. Pour les personnes débutantes dans ce logiciel, je vous conseille de suivre les étapes une par une…

Les barres de Word 2000 : La barre de titres La barre de titre est la barre qui se situe tout en haut du logiciel Word

Elle est composée du nom du logiciel (Microsoft Word) et du nom du fichier. Par défaut, le nom du fichier est "Document1". Lorsque vous aurez enregistré votre fichier, le nom que vous lui aurez donné viendra se mettre à la place du titre par défaut.

La barre des menus La barre de menu de Word 2000 est standard aux autres logiciels.

Les lettres qui sont soulignées dans la barre de menu permettent de faire des raccourcis clavier. Par exemple si on appui simultanément sur la tache ALT + F, on déroule le menu Fichier ce qui équivaut à cliquer sur ce même menu. Le menu ? est l'aide en ligne du logiciel Word 2000.

Les outils de présentation Copier/Coller Le copier / coller permet de déplacer des blocs de texte sans avoir à les ressaisir. Pour réaliser cette opération, il existe 3 solutions.

1-Par le menu : Sélectionnez le mot ou le bloc de texte.

Choisissez Copier dans le menu Edition.

Placez-vous à l'endroit où vous voulez mettre le texte copié.

Choisissez Coller dans le menu Edition.

2-Par la barre d'outils : Sélectionnez le mot ou le bloc de texte.

Appuyer sur le bouton

pour copier votre texte.

Placez-vous à l'endroit où vous voulez mettre le texte copié.

Appuyer sur le bouton

pour coller votre texte.

3-Par les raccourcis : Sélectionnez le mot ou le bloc de texte.

Appuyer simultanément sur les touches CTRL + C pour copier votre texte.

Placez-vous à l'endroit où vous voulez mettre le texte copié.

Appuyer simultanément sur les touches CTRL + V pour coller votre texte La mise en forme d'un texte permet d'améliorer la lisibilité d'un texte.

La police de caractères Les polices de caractères sont les différentes formes d'écriture qui existe sur l'ordinateur.

Pour pouvoir changer cette police de caractère, il faut sélectionner le paragraphe ou la phrase et cliquer ensuite sur le menu suivant dans la barre d'outils :

ou choisir dans le menu Format, Police

Aligner le texte Ce bouton permet d'aligner votre texte sur la gauche de la page.

Ce bouton permet de centrer votre texte au milieu de la page.

Ce bouton permet d'aligner votre texte sur la droite de la page.

Ce bouton permet de justifier votre texte c'est-à-dire qu'il sera aligné autant à gauche qu’à droite.

Ou sélectionner Police dans le menu Format.

L'enrichissement de votre document permettra une meilleure visualisation de votre texte.

Vous pourrez faire une présentation plus "journalistique" avec quelques détails qui le rendront plus sympathique lors de la lecture.

Mettre un titre Saisissez un titre à votre document.

Cliquez dans le menu Format puis sur Police.

Dans les "attributs de polices", choisissez Ombré ou autres choses.

Dans l'onglet "soulignement", choisissez Double ou un autre et changez la couleur du soulignement.

N'oubliez pas de le centrer en cliquant sur le bouton suivant

.

Ajouter une lettrine Une lettrine est la première lettre d'un paragraphe. Elle est beaucoup plus grosse que les caractères classique. La lettrine est beaucoup utilisée dans les journaux.

Sélectionnez la première lettre d'un paragraphe.

Dans le menu Format, choisissez Lettrine.

Choisissez ensuite la position de votre lettrine.

Disposer le texte en colonnes Pour pouvoir mettre votre texte sur 2 ou plusieurs colonnes, il suffit de sélectionner votre document et ensuite il faut cliquer sur le menu Outils puis Colonnes. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Grâce à cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir le nombre de colonne que vous voulez, la largeur des colonnes mais aussi si les colonnes doivent apparaître sur tout le document.

En-tête de page Pour créer un en-tête, choisissez En-tête et pied de page dans le menu Affichage. Une zone apparaît entourée de pointillés. Dans cette zone, saisissez votre en-tête. Il sera automatiquement reporté sur les pages suivantes. Dans l'en-tête, vous pouvez aussi appliquer des mises en forme.

Pied de page

Pour créer un pied de page, il faut faire exactement la même chose que pour l'en-tête.

Généralement dans un pied de page, on note le numéro de la page. Pour créer automatiquement un numéro qui s'incrémente automatiquement à chaque page cliquez sur le bouton suivant

dans la barre d'outils "En-tête et pied de page".

Les options Après avoir tapé votre texte, il peut arriver que vous ayez commis des fautes d'orthographe ou de grammaire. Le logiciel Word 2000, vous permet de corriger ces fautes. Tous les mots ou groupe de mots souligné en rouge correspondent à une faute d'orthographe et les mots ou groupe de mots soulignés en vert correspondent à une faute de grammaire. Pour corriger ces fautes, vous avez deux solutions : Cliquez sur le bouton

pour corriger les fautes de grammaire ou d'orthographe. Lorsque

Word rencontre une faute, il ouvre une boîte de dialogue et vous explique où se situe la faute. Dans cette boîte de dialogue, se trouve une partie suggestion avec la correction de la faute. Si vous êtes d'accord avec sa correction, cliquez sur remplacer sinon cliquer sur ignorer.

Cliquez droit sur le mot souligné en rouge. Word propose alors un ou plusieurs mot correspondant à votre mot. Choisissez le mot qui convient pour remplacer le mot erroné.

Créer un tableau Les tableaux permettent une présentation différentes des éléments contenus dans votre texte. Dans des tableaux, vous pouvez faire ressortir des statistiques ou des éléments qui peuvent être qu'affiché sous forme de ligne et de colonne.

Pour créer un tableau, cliquez sur le menu Tableau puis Insérer et ensuite Tableau. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Choisissez dans la partie "Taille du tableau", le nombre de colonne et de ligne que vous voulez afficher et valider par OK. Si vous voulez voir les propriétés du tableau, sélectionnez votre tableau puis cliquez dans le menu Tableau, Propriété du tableau.

Insérer une image Souvent, une image dans un texte vient renforcer la présentation de ce dernier et permet de mieux l'illustrer. Cela peut être une image ou un schéma… … pour Insérer une image 1- A partir du fichier : Placez-vous à l'endroit où vous voulez mettre l'image.

Sélectionnez Images dans le menu Insertion puis A partir du fichier.

Rechercher votre image et cliquer sur le bouton Insérer.

2- Images de la bibliothèque : Placez-vous à l'endroit où vous voulez mettre l'image.

Sélectionnez Images dans le menu Insertion puis Images de la bibliothèque.

Rechercher votre image et double cliquer dessus pour l'insérer.

Propriétés de l'image Cliquez sur votre image puis clic droit dessus. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez Format de l'image. La boîte de dialogue qui apparaît permet de changer les propriétés de l'image (taille, habillage, contour ...)

Zones de texte Les zones de textes sont des zones où vous pouvez insérer du texte ou des images mais qui doivent être placer à un endroit particulier de la feuille. La zone de texte ne change pas

la mise en forme de la feuille mais place juste un cadre dans la feuille. Pour insérer une zone de texte, cliquez dans le menu Insertion puis Zone de texte ou cliquer sur le bouton dans la barre d'outils dessin. Généralement cette barre d'outils se situe en bas

suivant de l'écran.

Dessinez ensuite votre zone de texte en cliquant, tenant cliquer et en se déplaçant sur l'écran. Une fois votre zone de texte dessinée, vous pouvez soit y mettre du texte, soit une image. Pour avoir les propriétés de la zone de texte, sélectionnez celle-ci puis clic droit dessus et enfin Format de la zone de texte. Les propriétés de la zone de texte sont les mêmes que le tableaux.

Les images WORD ART Une image Word Art est une image d'un titre par exemple sous une forme et style différent que ceux que l'on peut saisir. Pour créer un dessin Word Art, il suffit de choisir dans le menu Insertion puis Images et Word Art ou de cliquer sur le bouton suivant dans la barre d'outils Dessin. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Choisissez ensuite une image et saisissez votre texte puis mettez le en forme.

Protection de documents WORD Si vous voulez que personne ne puisse lire votre document Word, il faut le protéger par un mot de passe. Pour pouvoir réaliser cela, il faut aller dans le menu Outils puis Protéger le document. La fenêtre suivante s'ouvre alors :

ATTENTION : Après avoir validé, une deuxième fenêtre apparaît vous demandant de ressaisir le mot de passe. Retapez alors le même mot de passe. Vous pouvez mettre jusqu'à 15 caractères dans votre mot de passe. Par contre, respecter la casse (majuscule, minuscule) Word la respecte.

Prenez soin de prendre un mot de passe que vous pouvez vous souvenir (nom enfants, conjoint, ami, village...), car si vous l'oubliez, en fonction de la protection que vous avez mis sur votre document Word, vous n'y aurait peut être plus accès.

Il existe 3 types de protection : La protection pour modification. Cette protection permet de voir ce qui a été rajouté au document Word. Les rajouts sont écrits et soulignés en rouge. Vous ne pouvez pas enlever la couleur et le soulignement.

La protection pour commentaire. Cette protection permet de lire le document Word mais ne permet pas de le modifier.

La protection pour les formulaires permet d'éviter de changer la saisie d'un formulaire.

Pour protéger un document Word a l'ouverture de ce fichier, il faut préciser à Word que le fichier aura un mot de passe, lors de l'enregistrement. Pour cela, cliquer sur le menu Fichier puis sur Enregistrer sous... La fenêtre Enregistrer sous apparaît alors. Dans le outil de la boîte de dialogue Enregistrer sous..., cliquez sur Option Générale. Dans la zone "Mot de passe", saisissez un mot de passe puis cliquez sur OK. Vous pouvez mettre un mot de passe pour la lecture mais aussi pour l'écriture. Lorsque vous voudrez réouvrir votre fichier, la fenêtre suivante s'ouvrira :

Dans les 3 premiers cas, pour pouvoir enlever la protection, il faut aller dans le menu Outils puis Oter la protection. Enfin, il suffit de ressaisir le mot de passe qui enlèvera définitivement le mot de passe.

Dans le quatrième cas, il faut réenregistrer son fichier mais en supprimant le mot de passe que l'on a mis dans Option Générale du menu Enregistrer sous...

Les styles Une feuille de style permet de recopier le "style" d'un document sur un autre texte. Le style correspond à toutes les transformations que vous avez pu apporter à une partie du texte et englobe à la fois les polices, les attributs de police, les tailles, les couleurs, les tabulations, etc... La barre de menu feuille de style est la suivante. Elle se situe généralement en haut à gauche.

Le style d'un document peut très bien s'appliquer à tout votre document ou seulement à un paragraphe.

Le publipostage (ou mailing) Le publipostage permet de créer une lettre type sous Word 2000. Par exemple, vous êtes commerçants et vous voulez envoyer à votre clientèle le catalogue de votre produit avec une lettre de présentation. La lettre est la même pour chaque client.

Premièrement vous devez avoir une base de données sur vos clients. Elle peut être développée sous EXCEL ou ACCESS par exemple.

Deuxièmement ouvrez votre document Word 2000. Allez ensuite dans le menu Outils puis Publipostage. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Troisièmement cliquez ensuite sur le bouton "Créer" et choisissez ensuite "Lettre Type".

Word vous demande alors si vous voulez créer votre lettre type sur le document que vous avez ouvert précédemment ou sur un autre document. Choisissez le document actif.

Quatrièmement cliquez sur le bouton "Obtenir les données" et choisissez "Ouvrir la source des données". Au préalable, il faut avoir construit sa base de données. Vous pouvez la construire avec le logiciel EXCEL 2000 ou ACCESS 2000. Cherchez et ouvrez votre base de donnée. Word nous dit alors qu'il n'a trouvé aucun champ de fusion. Ne vous inquiétez pas c'est normal. Par contre la barre d'outils "PUBLIPOSTAGE" a été rajoute par Word. Ensuite cliquez sur le bouton "Insérer un champs de fusion" pour avoir l'image suivante :

Cinquièmement, cliquez sur le bouton "ABC", le premier élément de votre base de donnée apparaît. Pour passer d'un élément à l'autre, cliquez sur les boutons suivant :

Les caractères spéciaux Il vous est sans doute arrivé de vous demander, comment faire certains signe comme le téléphone ou le V pour la racine carrée... Tous ces caractères sont possibles sous Word 2000. Pour cela, il suffit de cliquer sur le menu Insertion puis Caractères Spéciaux. C'est dans la police de caractère Wingdings que vous trouverez le plus de symbole. Je vous propose une liste non exhaustive.

Voici une liste de raccourcis clavier les plus utilisĂŠs :

Tout public

5 jours

Toute personne débutante amenée à utiliser un ordinateur. Ce stage ne nécessite des pré-requis quand au bon fonctionnement de l’environnement WINDOWS.

Apprendre à utiliser WORD 2000 dans la rédaction/Présentation d’un document.