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Novembro chegou: é hora de organizar a confraternização da firma

O Natal ainda está longe, mas uma empresa precavida começa a planejar a festa dos funcionários agora. Especialistas ensinam como agir para fugir da "inflação" dos serviços, tão comum nesta temporada Augusto Freitas Publicação: 04/11/2012 19:00 Atualização: 04/11/2012 20:18

De acordo com a cerimonialista Tatiana Marques, o mercado cobra entre R$ 3 mil e R$ 30 mil para organizar eventos corporativos. Foto: Annaclarice Almeida/DP/D.A Press

Dois mil e doze entrou na contagem regressiva para o adeus e boa parte das empresas também já está marcando no calendário os dias que faltam para a confraternização dos funcionários. Ok, falta pouco menos de dois meses para a virada do ano e talvez você imagine que ainda é cedo para planejar a reunião festiva anual. Mas será que dezembro seria mesmo o período mais apropriado?

Bem, depende. Se sua empresa pensa em promover um evento bem organizado, mesmo com um

4/11/2012 orçamento enxuto, de modo que todo o corpo de funcionários sinta orgulho em confraternizar, a hora é agora. Pense direitinho, até shopping center inaugura decoração natalina no mês de novembro. Por que não pegar a carona e aproveitar para formatar a “confra”? Afinal, empresa é empresa.

O orçamento está apertado? Tudo bem, nada como uma boa reunião dos gestores para chegar a um valor investido que não comprometa as finanças da empresa. Lembre-se: a confraternização é o momento de comemorar os resultados, o esforço dos colaboradores pelas metas alcançadas e até as ideias futuras. “Simplicidade não precisa ser confundida com desorganização”, explica Tatiana Marques, organizadora de eventos e cerimonialista.

Para começar, uma boa dica para as empresas é escolher o local onde fará o evento coletivo. Vale bar, restaurante, casa de eventos, clube e até a própria firma. Comidas e bebidas, vai servir o que aos convidados? Também é preciso pensar em outros detalhes, como o sorteio de brindes. Até a volta para casa dos funcionários pode entrar no planejamento da festa. Sim, algumas empresas já fornecem o transporte da festa para casa - um diferencial e tanto em tempos de Lei Seca.

Os pontos são vários, mas levam a um único cuidado: tudo deve estar em perfeita sintonia com o orçamento. E mesmo a um custo menor, dá para fazer uma comemoração alegre, que agrade a todos. “Os gastos variam, mas a empresa já dispõe de um orçamento pré-aprovado pela diretoria para a confraternização e, dependendo dos resultados no ano, arredondamos o valor para mais ou menos”, confessa Vera Lins, gerente de recursos humanos da MV, empresa especializada em gestão de saúde, com cerca de 450 funcionários no Recife. Neste ano, a MV promete surpresa quanto ao local da festa. “Criamos um comitê interno para ouvir sugestões e recorremos aos estagiários para saber os locais que os grupos mais gostam”, completa Jeane Silva, analista de endomarketing da MV. Como os bares e restaurantes são disputadíssimos em dezembro, é importante lembrar que, quanto mais próximo das comemorações de fim do ano, mas caro vai se pagar pela reserva do espaço.

Quem já está com propostas para receber esse tipo de evento, aliás, não perde tempo em oferecer vantagens para fechar contrato e garantir um cofre gordo em dezembro, além de fidelizar os clientes.

O recém-inaugurado New Yorker Bar, na Ilha do Leite, já lançou seus pacotes para as festas de dezembro. Os preços por pessoa variam de R$ 40 a R$ 120. Foto: Rafael Araújo/Divulgação

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Inaugurado em outubro, um novo point na Ilha do Leite, na Zona Norte da capital pernambucana, está chamando atenção de várias empresas dispostas a realizar sua confraternização. O New Yorker Bar, do empresário norte-americano Gregory Alvarez, chegou com uma proposta de receber um mínimo de 40 e um máximo de 100 pessoas por “confra”. Dois ambientes (um climatizado), opção de banda ou DJ, bebida alcoólica ou não inclusa no pacote e cardápio variado são alguns dos atrativos do local.

“Já temos cinco propostas de confraternização fechadas e temos espaço para mais, agora somente às segundas e quartas-feiras, até dezembro. Quem escolher o New Yorker terá total flexibilidade no formato do evento, escolha do cardápio, tempo de festa e espaço. Os valores variam entre R$ 50 e R$ 120 por pessoa”, destaca Tiago Ferraz, gerente do estabelecimento.

Tendência de profissionalização Definir a confraternização de fim de ano não é tarefa das mais simples para as empresas. Ao contrário, é negócio complexo. Setores diferentes, formações profissionais variadas, hierarquia.

Some a isso algo pessoal: gostos distintos. Afinal, o local que você curte pode não agradar ao seu chefe ou colega.

Sendo assim, existe uma tendência, ainda que pequena, de profissionalizar esse tipo de festa em terras nordestinas. De acordo com Tatiana Marques, atualmente o mercado cobra entre R$ 3 mil e R$ 30 mil para organizar eventos desse porte. Se o orçamento permitir, por que não deixar a organização com quem sabe? Ela fala com a experiência de 20 anos no segmento.

“Mas para isso é imprescindível que o setor de recursos humanos da empresa esteja em sintonia com aquela escolhida para organizar o evento. Existe coisa melhor que um bom cachorro-quente com refrigerante? Dá para fazer uma boa confraternização de forma simples. Confraternização não é despesa, é investimento”, defende Tatiana. É claro que, se a empresa tem capacidade para organizar a festa, pode muito bem dar conta do recado. Se preferir uma ajuda profissional, melhor ainda. Parte-se do princípio, obviamente, de que o valor gasto na festa depende do que se tem em caixa. “Uma equipe com representantes de cada setor pode ajudar na definição do evento. O importante é valorizar os colaboradores”, pontua Vera Lins, da MV.

PLANEJE A FESTA E APROVEITE O CLIMA ORÇAMENTO | O ideal é que a empresa defina uma quantia para a confraternização previamente.

Algumas estabelecem o valor no planejamento anual, mas se isto não ocorreu uma solução é realizar uma reunião entre a diretoria para definir quanto será gasto. Calcule os custos, inclusive, por pessoa CALENDÁRIO | As festas de confraternização se tornaram eventos disputados pelas empresas quando realizadas fora do ambiente de trabalho. Estabeleça o dia de modo que todos ou grande parte dos funcionários participem. Se preciso, somente nesta possibilidade, crie mais de um grupo sem esquecer o orçamento LOCAL | Fuja do ambiente de trabalho. Para a maioria dos consultores de recursos humanos, é mais saudável que a festa seja realizada fora da empresa, como em bares, restaurantes, clubes ou receptivos. Dessa forma, a ideia de confraternizar se fortalece e os funcionários ficam mais à vontade TAMANHO | Lembre-se, a confraternização não precisa ser um megaevento. Crie um meio termo e estabeleça um limite tendo a prerrogativa básica de que o tamanho da festa está diretamente

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ligado ao número de funcionários. Defina até que ponto a festa é bancada pela empresa, isso evita exageros e desperdício

CARDÁPIO | Conheça as opções de locais do mercado e, diante delas, escolha a que mais lhe agrada. Uma votação interna pode ajudá-lo na definição. Feito isso, estabeleça que comidas serão servidas e a quantidade, tudo dentro do orçamento. Faça o mesmo em relação às bebidas PAGAMENTO | Barganhe. Nunca é demais tentar um abatimento com o estabelecimento escolhidodiante do número de funcionários e do tipo de festa, com ou sem a inclusão de comidas, bebidas, petiscos, etc. Parte dos locais solicita um percentual do valor antes do evento, portanto, acompanhe os gastos da festa RESERVAS | A festa foi um sucesso, todos gostaram e no fim você percebe que o dinheiro destinado não foi gasto totalmente. O que fazer? Uma boa sugestão é guardar o valor restante para uma festa futura. Dessa forma, você pode gastar menos depois ou ainda incrementar ainda mais a próxima confraternização Fonte: consultores de recursos humanos

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