Human Resources

Human Resources

Wo der Mensch

Intro

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im Vordergrund steht

Jedes Unternehmen braucht engagierte, kreative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Fähigkeiten in einer motivierenden Atmosphäre sinnvoll zu nutzen, zu fördern und entsprechend zu qualifizieren ist eine Aufgabe, welche an die Personalverantwortlichen hohe Anforderungen stellt. Entsprechend vielseitig und flexibel sollte darum die Software für die Personaladministration sein. Als perfekte Ergänzung der ABACUS Lohnbuchhaltung geht die Human Resources Software weit über das reine Zahlendenken hinaus. Damit hilft sie, die personellen Ressourcen optimal auszuschöpfen und dabei auch dem Menschen gerecht zu werden.

Beginnen, wo andere aufhören Dieses Motto und ein kompromisslos an der Praxis orientiertes Denken steht hinter allem, was von ABACUS entwickelt wird. Auch die Human Resources Software ist Ausdruck dieser Einstellung. Klar strukturiert, vielseitig und von bestechender Effizienz wird sie zum wertvollen Werkzeug in der Personalabteilung jedes Unternehmens.

ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 41‘000 Unternehmen im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS Software sowohl in Kleinbetrieben als auch im Einsatz in grösseren Unternehmen. Permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen.

A B A CUS B USINESS SO F T W A RE –

Intro

M EHR R A U M f Ü r IN d i v i d u a l i t ä t

ABACUS vi – Design the future ABACUS vi, und so auch die Human Resources Software, ist vollständig neu in InternetArchitektur entwickelt. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Skalierbarkeit und das rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von Software-as-a-Service (SaaS) aus. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen, Datenbanken und Betriebssystemen lauffähig. Das Programm kann sowohl auf Einzelplatzsystemen als auch in einer Server-Installation genutzt werden. Bei ServerInstallationen wird die Software vom Anwender via Browser gestartet. Der Zugriff erfolgt über Internet oder Intranet. Dadurch wird die standortunabhängige Nutzung der Software insbesondere bei dezentralen Unternehmensstrukturen möglich.

Moderne Technologien Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Human Resources Software zum Tragen kommen, sind: > Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Mitarbeitenden, Infor­ma­ tionen und Dokumenten, die in Mitarbeiterdossiers abgespeichert sind > Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken wie beispielsweise für den Personal­ stamm > Abfragen von Informationen via Internet und Intranet > Visualisierung der Daten durch Grafiken > Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels Rollenkonzepten Umfassender Service > Die Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent. > ABACUS Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. > Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme.

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i n t e g r i e r t e s G e s am t s y s t e m

Seite

8-11 Personaldaten

Seite

12-15 Stellen und Organigramme

Seite

16-19 Budgetierung

Seite

20-23 Konten und Gegenst채nde verwalten

Seite

26-29 Knowledge Management

Seite

30-33 Beurteilung und Zielvereinbarung

Seite

34-37 Bewerbermanagement

Seite

38 Optionen zu Human Resources

Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der ABACUS Homepage unter dem Link www.abacus.ch/links/systemempfehlungen

InHALt

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F Ü r d i e p e r s o n A l A d M i n i s t r At i o n

Mit dem ABACUS Human Resources erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares Werkzeug, mit dem die Lohnbuchhaltung sinnvoll ergänzt werden kann. Der Personalführung einer Unternehmung steht damit nicht mehr nur ein Abrechnungssystem für die Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern ein integriertes, auch die Personaladministration umfassendes Gesamtsystem.

Eine moderne Personalführung braucht Instrumente, welche die Arbeit der Personalverantwortlichen unterstützen. Ein solches Instrument steht mit dem ABACUS Human Resources zur Verfügung. Die Übersicht über den Personalbestand wird damit strukturiert, rationalisiert und wesentlich effizienter. > Workflows für die effiziente Unterstützung von Prozessen in der Personaladministration wie zum Beispiel Eintritte, Austritte, Absenzen > Anpassung der Software an die unternehmenspezifischen Anforderungen durch Maskendesign, freie Feldbezeichnungen, Erweiterungen der Datenbank, Prozessabwicklung und damit eine Reduktion des Aufwands für die Personaladministration > Gesetzliche neuerungen im Salärbereich werden sofort umgesetzt und integriert. > Jährlich wird eine neue Version ausgeliefert, die den Kunden immer die neusten technologien zur Verfügung stellt.

PERSON A LD A TEN

”Die Mitarbeitenden sind der Erfolgsfaktor unseres Unternehmens. Der flexible und sensible Umgang mit dem Personal, seinen Daten und Ressourcen gehören für mich zu den wichtigsten Elementen einer modernen Personaladministration.“

Personaldaten

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In den Personalinformationen werden alle Daten über die Mitarbeitenden er­ fasst. Diese umfassen die Stammdaten, Lohndaten, Beförderungen und Er­nennungen, Stellenbelegungen, Stellvertretungen usw.

Grunddaten Lohnbuchhaltung Die Grunddaten der Lohnbuchhaltung umfassen die Personalstammdaten, Personal­ lohndaten, Personallisten und Stammblätter. Diese Daten werden auf einer Zeitachse geführt, was dem Anwender ermöglicht, vorgängig Stammdaten für den Folgemonat oder das Folgejahr zu erfassen respektive anzupassen. > Personalstammdaten Die Personalstammdaten umfassen die für die Lohnabrechnung notwendigen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum usw. Sie beinhalten auch diverse nationale Informationen wie Sozialversicherungsnummer, SUVA/UVGCode etc. Der Stamm kann durch fakultative Informationen wie Telefon, Zivilstand, Beruf usw. ergänzt werden. Im Personalstamm besteht die Möglichkeit, beliebige zusätzliche Daten­felder in unbeschränkter Anzahl zu definieren. Diese können sich auf den Beruf, die Funktion, die Adresse usw. beziehen. > Personallohndaten In den Personallohndaten werden die Daten wie Monatslohn, Stundenansatz, Fix­ spesen usw. erfasst. Für die Erfassung stehen beliebig viele frei beschriftbare Felder zur Verfügung. Die Lohndaten werden auf einer Zeitachse geführt, was bedeutet, dass sie bereits für das Folgejahr erfasst werden können. Die Lohndaten dienen im Weiteren auch als Grundlage zur Berechnung der Budgets. > Personallisten Die Auswertung des Personalstammes erfolgt über eine Vielzahl von Listen, die im Standardumfang des Programms Human Resources integriert sind.

PERSON A LD A TEN

Beförderungen und Ernennungen Beförderungen und Ernennungen können zentral eingegeben und bezeichnet werden.

Pro Mitarbeiter kann jeweils erfasst werden, auf welches Datum welche Beförderung bzw. Ernennung erfolgte. Ein Zusatztext steht zur Kommentierung dieser Angaben zur Verfügung.

Stellenbelegung Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Stellen zugeordnet werden. Hierbei wird jeweils das Antrittsdatum und die Belegung in Prozent angegeben, zum Beispiel zur Verwaltung von Shared Jobs. Durch das Erfassen von Antritts- und Austrittsdatum ist pro Stelle und pro Mitarbeiter eine History über die Stellenbelegungen verfügbar. Für die Aus­­wertung der Stellenbelegung stehen verschiedene Standardlisten zur Verfügung: > Stellenbelegung pro Mitarbeiter > Offene Stellen und Überbelegungen > Fluktuationsrate Wird das Austrittsdatum für einen Mitarbeiter im Personalstamm erfasst, werden die aktuell belegten Stellen automatisch quittiert.

Mitarbeiterfoto im Personalstamm Im Personalstamm kann für jeden Mitarbeiter das Passfoto abgelegt werden. Wird der Mitarbeiter im Personalstamm aufgerufen, erscheint automatisch sein Bild. Es kann beispielsweise für Stammblätter, Visitenkarten und Organigramme verwendet werden.

Personaldaten 11

HIGHLIGHTS > Dossier Zu den Mitarbeitenden gehörende Dokumente wie Lohnabrechnungen, Arbeits­ verträge, Ausbildungsvereinbarungen usw. lassen sich in die elektronischen Dossiers ablegen und bei Bedarf anzeigen und ausdrucken. > Zugriffsschutz Grösste Aufmerksamkeit wird in der Human Resources Software der Vertraulichkeit der Informationen und damit der Sicherheit der Daten beigemessen. Einerseits kann genau definiert werden, auf welche Programmteile ein Benutzer Zugriff hat. Anderer­ seits kann pro Benutzer festgelegt werden, über welche Mitarbeitenden er Infor­ma­ tionen abfragen darf – beispielsweise, dass ein Abteilungsleiter nur Daten von Mitar­ bei­ tenden seiner Abteilung einsehen kann. Dabei wird zwischen den Lese- und Schreibrechten unterschieden. > Zusätzliche Adressen Für jeden Mitarbeiter lassen sich zusätzliche Adressen erfassen und hinterlegen: die Notfalladresse, eine Hausarztadresse, ein Zweitwohnsitz, ein allfälliger Vormund usw.

Diese Adressen stehen für die Lohnabrechnung oder Informationsschreiben zur Verfügung. > Notizen Mitarbeitergespräche, Personalentscheide und Memos können auf dem Mitarbeiter­ dossier als Notizen hinterlegt werden, lassen sich nach Typen ordnen und helfen die Übersicht zu wahren. Ergänzend können auch Dokumente, wie beispielsweise E-Mails, angehängt werden.

Stellen und O r g a n i g r amm e

”In einem modern organisierten Unter­ nehmen ist es unerlässlich, stets den Überblick über die Stellen­beschreibungen, Funktionen und den Auslastungsgrad zu behalten.“

Stellen und Organigramme 13

Ein zentraler Aspekt in jedem Unternehmen ist die Bewirtschaftung der Stellen.

Das Programm Human Resources erlaubt das Auswerten von Vakanzen und Überbelegungen, die Pflege der Stellenbeschreibungen und die Darstellung der Stellenpläne in grafischer Form.

Stellenorganisation Stellen sind ein organisatorischer Begriff und entsprechen in der Regel einem Arbeitsplatz.

Für die Beschreibung der zu verrichtenden Tätigkeiten, resp. der Funktionen und Stellen, stehen Textbausteine zur Verfügung. Die Stellenbeschreibung lässt sich ausdrucken oder alternativ auch in einem beliebigen Format ins elektronische Dossier der Stelle ablegen.

Im Stellenpensum kann mit einem Prozentwert angegeben werden, ob es sich um eine Vollzeitstelle, eine Teilzeitstelle oder um einen Stellenpool handelt. Durch das Erfassen des Antritts- wie auch des Austrittsdatums des Mitarbeiters ist pro Stelle eine Historie über die Belegung verfügbar.

Stellenzuordnungen Die Stellenzuordnung kann entweder aus Sicht der Stelle oder aus Sicht des Mitarbeiters erfolgen. Wird eine Stelle ausgewählt, sind alle Mitarbeitenden ersichtlich, welche diese Stelle besetzen. Dies ist insbesondere bei der Verwendung von Stellenpools nützlich.

Wird ein Mitarbeiter selektiert, wird sofort ersichtlich, welche Stellen der Mitarbeiter im Unter­nehmen inne hat und welche Funktionen er ausübt.

Auswertungen Stellen Für Informationen über die Stellen stehen verschiedene Listen zur Verfügung, wie die Stellenstammblätter, welche sämtliche Informationen einer Stelle enthalten, oder Listen in Journalform, die der Übersicht dienen. So ist zum Beispiel auch eine Liste über die Stellenbelegung und Vakanzen sowie eine Überbelegungsliste im Programm enthalten.

S t e l l e n u n d O r g a n i g r amm e

Organigramm – Organisation Ein Organigramm ist die grafische Übersicht des Stellenplans. Sobald ein Unternehmen eine gewisse Grösse überschreitet, wird es notwendig, die Darstellung in mehrere Ele­ mente aufzuteilen. Die Organisation eines Unternehmens kann deshalb über mehrere Or­­­­­ ganigramme verteilt abgebildet werden. Dabei werden einem Hauptorganigramm meh­­­­­­­rere Suborganigramme zugeordnet, die zum Beispiel einen Geschäftsbereich, einen Betrieb oder eine Abteilung widerspiegeln. Das Hauptorganigramm selber dient dann der Grobübersicht, respektive ist eine Totalisierung der Suborganigramme. Wurde zum Bei­ spiel ein Organigramm nach Abteilungen aufgebaut, sind auf dem Hauptorgani­gramm alle Abteilungen inklusive der Anzahl Stellenprozente der einzelnen Abteilungen ersichtlich.

Direktes Bearbeiten der Stammdaten aus Organigramm Sollen die Stammdaten eines Elements bearbeitet werden, wird durch Anklicken eines Daten­­bankfeldes direkt aus dem Organigramm der Stellenstamm gestartet. Die Stellen­ definition lässt sich so bequem anpassen oder man kann auch via Stellenzuordnung direkt in den Per­sonalstamm auf den Inhaber der Stelle wechseln.

Gestaltungselemente des Organigramms Die Organigramme können beliebig gestaltet werden. Elemente wie Schriftgrösse und Schriftart, Farbe, Rahmentyp und Elementform lassen sich frei definieren, genauso wie auch die Verbindungen zwischen den Elementen mit Linien, Pfeilen usw. Die in den Or­­ ga­­ni­­grammen verwendeten Elemente können verschoben und beliebig platziert werden.

Linien und Pfeile werden dabei automatisch angepasst, so dass keinerlei Verbin­dungen verloren gehen.

Organigramme drucken Beim Drucken wird der Anwender durch einen Assistenten unterstützt. Ausdrucke lassen sich mit entsprechendem Druckertreiber bis zum Format A1 erstellen, so dass auch für ein Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitenden ein Organigramm gedruckt werden kann. Neben dem Ausdruck ist auch die Speicherung im HTML-Format möglich, was eine Platzierung des Organigramms im Intranet oder Internet ermöglicht.

Stellen und Organigramme 15

HIGHLIGHTS > Stellenstamm Der Stellenstamm ist ähnlich dem Personalstamm aufgebaut. Besonders wichtig bei den Stellen ist, dass auch Lohnwerte und andere Berechnungselemente hinterlegt wer­­den können. Dies ermöglicht die Budgetierung von vakanten Stellen. Dabei kann auch aufgezeigt werden, was ein Zielgehalt für eine bestimmte Stelle sein sollte und welche Abweichung sich daraus zum effektiven Gehalt des Mitarbeiters ergibt, der diese Stelle besetzt. Im Stellenstamm besteht zudem die Möglichkeit, beliebige zusätzliche Datenfelder in unbeschränkter Anzahl zu definieren. > Stellenbeschreibung / Dossiers

Eine Stellenbeschreibung lässt sich auf jeder Stelle hinterlegen. Sind ähnliche Stellen vorhanden, können die Beschreibungen auch aus mehreren Funktionsbeschreibungen flexibel zusammengesetzt werden. Zu den Stellen gehören auch Dokumente wie Regle­­­ mente, Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Checklisten usw. Diese lassen sich in Dossiers, welche pro Stelle geführt werden, elektronisch ablegen und können so entsprechend über einen beliebigen Zeitraum aufbewahrt werden.

> Inhalt Organigramm

Ein Organigramm setzt sich aus verschiedenen einzelnen Elementen zusammen. Diese repräsentieren die Stellen. Der Inhalt der Elemente kann frei definiert werden und er­­ gibt sich aus verschiedenen Feldern. Diese können direkt dem Personal- oder Stel­len­­­­­ stamm sowie den dazugehörigen Adressen entnommen werden. Auf Grund dieser Verknüpfungen werden Änderungen der Stammdaten automatisch in den Organi­ grammen nachgeführt. Dies kann beispielsweise eine Veränderung des Beschäf­ ti­ gungs­­ grades, eine Anpassung des Stellenpensums oder der Stellenwechsel eines Mitarbeiters sein. Innerhalb eines Elementes können mit den funktionalen Feldern auch Werte wie der Headcount oder das Total aller Stellenprozente einer Organi­ sationseinheit berechnet werden. Ein besonderes Highlight ist auch, dass direkt im Stellenorganigramm angezeigt werden kann, welche Mitarbeitenden die Stelle besetzen. Der Zugriff auf die Mitarbeiterfotos machen die Organigramme persönlicher.

Budgetierung

”Für die verschiedenen Budget­ varianten brauchen wir ein flexibles Lohnabrechnungs­­­system, das uns für alle Anforderungen den nötigen Spielraum lässt.“

BudGetierung 17

Im Lohn- und Gehaltsbereich existiert eine Vielzahl von Budgetpraktiken: komplizierte Einkommensveränderungen per Jahres- oder Monatsende, die Planung und Bewilligung der Lohnkosten eines zukünftigen Kalenderjahres, monatliche oder projektbezogene Budgetierung benötigter Mitarbeiter mit entsprechender Lohnsumme usw. Auch dass mehrere Varianten von Budgets erstellt werden ­müssen, gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Budget basiert auf Lohnarten Das Budget basiert grundsätzlich auf der Definition des Lohnartenstamms. Dies hat einerseits den Vorteil, dass Anpassungen gewisser Lohnarten automatisch auch bei allen Budgetberechnungen berücksichtigt werden. Andererseits stimmt auch die Kontierung für die Verbuchung des Budgets mit jener der Lohnarten überein. Selbstverständlich lassen sich auch Lohnarten definieren, die ausschliesslich für die Budgetierung verwendet werden.

Vorbudgets Das Programm bietet eine Funktion, mit der Vorbudgets erstellt werden können. So lässt sich beispielsweise eine Lohnerhöhung vorbudgetieren. Diese Vorbudgets, respektive de­­ ren Resultate, können anschliessend für die eigentliche Budgetierung verwendet werden.

Budgetierung

Budget berechnen Die automatische Berechnung des Budgets rechnet alle relevanten Mitarbeitende oder Stellen aufgrund der Stammdaten selbständig in einem Abrechnungslauf ab. Vakante Stellen werden automatisch berücksichtigt. Die Be­­ rechnung kann beliebig oft und in mehreren Varianten durchgeführt werden. Falls notwendig, kann das Budget individuell pro Mitarbeiter manuell angepasst werden.

Budgetjournale Mehrere Auswertungen erlauben eine effiziente Kontrolle und Dokumentation der budgetierten Daten. Dabei können verschiedene Ebenen via Mitarbeiter-, Kostenstellen- oder Abteilungsstufe ausgewertet werden.

Zugriffskonzept Ein ausgeklügeltes Zugriffskonzept ist in allen Bereichen der Budgetprogramme integriert. Auf diese Weise können alle Abteilungen oder Kostenstellenverantwortlichen un­ ab­ hängig voneinander budgetieren. Gleichzeitig ist aber sichergestellt, dass Zahlen anderer Abteilungen nicht eingesehen werden können.

BudGetierung 19

HIGHLIGHTS > Budgetprozess

Budgetprozesse sind oft komplex und ein optimaler Prozess des einen Unternehmens ist für andere Unternehmen in der gleichen Form ungeeignet. Darum kann der Prozess mit Hilfe verschiedener Bausteine flexibel nach dem Baukastenprinzip definiert werden. Dabei lassen sich auch mehrere Bewilligungsstufen einbauen. Mit­tels einer Ab­­ lauf­­ steuerung kann dann der optimal auf das Unternehmen zugeschnittene Prozess definiert werden.

> Budgetvarianten Durch verschiedene Budgetvarianten lassen sich mehrere voneinander unabhängige Budgets ausarbeiten, um diese zum Beispiel dem Management vorzulegen. So kann ein Budget mit einer Personalaufstockung und ein zweites Budget mit einer Personal­ reduktion erstellt werden. Auch sind beliebig viele Simulationsläufe möglich.

> Rollendes Budget – Forecast-Funktionen Neben den Budgetvarianten stehen auch rollende Budgets für Forecasts zur Verfügung.

Dies erlaubt zum Beispiel quartalsweise einen Abgleich zwischen den Ist-Werten und dem Budget vorzunehmen. Entspricht das Ergebnis des Abgleichs nicht dem ge­­ wünschten Resultat, können rechtzeitig Massnahmen getroffen und die restlichen Quartale entsprechend nachbudgetiert werden. Das Originalbudget wird davon nicht beeinflusst.

Konten und Gegenstände v e r wa l t e n

”Vielen Mitarbeitern werden Gegen­stände zur Verfügung gestellt oder Konten für sie geführt. Die Human Resources Software hilft mir ohne grossen Aufwand den Überblick zu behalten.“

Konten und gegenstände 21

Stunden oder Tage, aber auch Gegenstände wie Schlüssel, Parkplätze usw. – die Human Resources Software erlaubt die Führung von Konten für die Ver­wal­tung von Geldern, Mengen und Gegenständen.

Konten führen Auf jedes Konto kann grundsätzlich manuell gebucht werden. Ausserdem besteht die Möglichkeit, automatisiert Lohnarten aus der Lohnbuchhaltung direkt auf Konten zu buchen. Für jedes Konto können beliebige Felder definiert und geführt werden. Ausser­ dem lassen sich auch vertragliche Vereinbarungen, Notizen usw. direkt auf den Konten hinterlegen.

Konten abfragen Eine Saldoliste erlaubt die beliebige Ausgabe der Saldi pro Journal, Konto und Kalen­ derjahr. Analoge Selektionen sind auch bei der Ausgabe der Kontoblätter möglich. Die Kontoauszüge und -abschlussbelege können in einer Kurzform oder in Briefform erstellt werden.

Konten verzinsen Die Konten können nach verschiedenen Zinsformeln und -methoden verzinst werden.

Unterstützt werden neben den gültigen Verzinsungsformeln auch pauschale Saldo­ ver­ zinsungen (BVG). Zur Kontrolle stehen folgende Listen zur Verfügung: > Zinsnachweisliste > Zinskontrollliste Konten-Mitarbeiter-Verbindung Konten werden in der Regel mit einem Mitarbeiter verbunden, da sie einen direkten Bezug zu diesem haben. Deshalb sind die Konten ebenfalls in den Personalstamm integriert und können dort jederzeit eingesehen und bebucht werden. Ähnlich wie bei einem Fibu-Konto ist ein entsprechender Kontoauszug vorhanden, in dem sämtliche Buchungen und auch der entsprechende Saldo aufgeführt sind.

K o n t e n u n d G e g e n s t ä n d e v e r wa l t e n

Die flexible Definition erlaubt es, die Konten für verschiedenste Anwendungsbereiche einzusetzen. So können zum Beispiel Mitarbeiterdarlehen geführt werden, eine Ferien­ kontrolle ist möglich oder auch ein BVG-Konto kann entsprechend verwaltet werden.

Konten auf anderen Ebenen Konten können auf sehr unterschiedlichen Ebenen geführt werden. Es ist zum Beispiel möglich ein Konto auch auf Abteilungsebene zu verwalten. Auf diese Weise lässt sich für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar eine Abteilungskasse und Ähnliches führen. Gerade die Tatsache, dass solche Konten ausserhalb der Finanzbuchhaltung geführt werden können, ermöglicht optimale Lösungen.

Gegenstände definieren Der Begriff der Gegenstände ist sehr weit gefächert. So können denn auch Gegenstände, respektive die notwendigen Definitionen der Gegenstände sehr unterschiedlich sein. Für alle Gegenstände lassen sich beliebige Felder definieren: Bezeichnungen, Ablaufdaten, Benutzungsgebühren, Grössenangaben, Seriennummern, Rückgabebedin­ gun­ gen usw.

Auch vertragliche Vereinbarungen, Dokumente, Notizen oder Bilder können für jeden Gegenstand hinterlegt werden. Existieren von einem Gegenstand mehrere Exemplare, wird der Gegenstand unter Angabe der Anzahl nur einmal erfasst.

Gegenstände-Historie Für bestimmte Gegenstände ist es notwendig eine Historie zu führen, um zum Beispiel jederzeit nachvollziehen zu können, welchen Weg ein Gegenstand zurückgelegt hat oder wer zu welchem Zeitpunkt eine Zugriffsberechtigung hatte.

Konten und gegenstände 23

HIGHLIGHTS > Verbindung von Gegenständen und Mitarbeitern

Gegenstände werden in der Regel mit Mitarbeitenden verbunden, da sie auch di­­rekt an diese abgegeben werden. Entsprechende Eingabefelder können dafür direkt im Personalstamm verwendet werden. Für die Informationsabfrage stehen zwei Sichten zur Verfügung. Zum Einen sieht man auf einen Blick, welche Mitarbeitende welche Gegenstände erhalten haben und zum Anderen kann auch ermittelt werden, welche Mitarbeitende einen bestimmten Gegenstand, zum Beispiel ein Handy, erhalten haben.

> Verzinsung von Konten und effizientes Bearbeiten mehrerer Gegenstände Das Programm bietet die Möglichkeit, Zinsläufe für alle Konten oder Kontentypen über alle Mitarbeitende oder auch nur eine Auswahl davon durchzuführen. So können zum Beispiel am Jahresende Ver­­zinsungen auf Mitarbeiterdarlehen inklusive den entsprechenden Zins­ buchungen effizient und automatisiert erstellt werden. Aber auch Ge­ gen­­­ stände lassen sich auf einfache Weise mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zu­­ordnen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn zum Beispiel eine ganze Abteilung mit neuer Arbeits­kleidung ausgerüstet wird. > Konten mit Lohnarten verknüpfen Errechnete Resultate einer Lohnart werden aus der Lohnbuchhaltung direkt auf ein entsprechendes Konto des Mitarbeiters verbucht. Zusätzlich ist die Gegen­ stands­ ver­ wal­ tung mit der Lohnbuchhaltung so verknüpfbar, dass Benutzungs- und Depot­ gebühren direkt vom Gehalt eines Mitarbeiters abgezogen werden können.

A B A CUS H u ma n R e s o u r c e s

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d i e B e t r i e b s k l i ma - S o f t wa r e

Knowledge ma n a g e m e n t

”Bei der optimalen Nutzung und Weiter­ entwicklung von Know-how leistet ABACUS Human Resources wertvolle Dienste.“

Knowledge management 27

Die Kenntnisse jedes Einzelnen sind so individuell wie seine Per­ sön­ lichkeit.

Wissen wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert – so wie auch der Erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Doch ihre optimale Nutzung und kon­tinuierliche Weiterentwicklung von Know-how stellt zusätzliche Anforde­run­ gen ans Unternehmen und an die Flexibilität der eingesetzten Business Software.

Felder frei definieren für den Aufbau der Wissensdatenbank Im Knowledge Management können beliebige Ausprägungen von Wissen – Aus- und Weiterbildungen, interne und externe Kurse oder bestimmte Fähigkeiten – geführt ­werden. Darin enthaltene Informationen können je nach Betrieb und Branche sehr unterschiedlich sein. Darum kann für jede Ausprägung eine beliebige Anzahl von Feldern hinter­legt werden. Mögliche Felder, zum Beispiel für die ”Weiterbildung”, können sein: > Begonnen am > Beendet am > Arbeitgeberkosten > Verpflichtung in Monaten oder Franken > Status der Weiterbildung (geplant, in Ausbildung, abgeschlossen) > Beliebige weitere Informationsfelder Dank der übersichtlichen Darstellung erfolgt die Eingabe und Pflege der Aus- und ­Wei­ter­­­­bildungen einfach und zielgerichtet. Pro Eintrag können individuelle Bemerkun­gen im Notizblock hinterlegt, sowie Ausbildungsvereinbarungen im Dossier gespeichert ­werden.

K n o w l e d g e ma n a g e m e n t

Wissen strukturieren Für die Strukturierung des Wissens und die effiziente Suche nach erfassten Aus- und Weiterbildungen können beliebig viele Gruppierungen definiert werden: Beispielsweise eine Gruppierung nach Bereich (Informatik, Wirtschaft etc.) und eine zweite Gruppierung nach Stufe (FH, Universität usw.). Für die schnelle Suche nach einzelnen Ausbildungen lassen sich auch zwei oder mehrere Gruppierungen kombinieren.

Dies ermöglicht zum Beispiel auch eine Unterscheidung zwischen effektiven Ausbildungen und Kursen oder internen Ausbildungen. So können in der einen Gruppierung Aus­ bil­ dungen wie Lehre, Fachhochschulabschluss usw. geführt werden und in einer anderen Gruppe interne Kurse. Zudem lassen sich auch periodische Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass zum Beispiel jeder Mitarbeiter im Zweijahresrhythmus einen Sanitätskurs belegt hat.

Bildungsstand auswerten Das im Personalstamm erfasste Wissen kann nach verschiedenen Aspekten und Selek­ tions­­ kriterien ausgewertet werden. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Bildungslücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und sorgt für die notwendige Transparenz im Personalbereich.

Knowledge management 29

HIGHLIGHTS > Verpflichtung Mit einem definierbaren Feld lässt sich die Verpflichtungsdauer eines Mitarbeiters auto­­ matisch berechnen. Dazu erscheint ein separates Fenster, in dem die Dauer in Jahren, Monaten und Tagen erfasst werden kann. Der Endtermin wird dadurch automatisch berechnet. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit der Direkterfassung.

Beim Austritt des Mitarbeiters erscheint eine Warnung, falls für diesen noch eine laufende Ver­pflichtung besteht. > Massenzuweisung / Massenänderung

Mit der Massenzuweisung kann mehreren Mitarbeitenden in einem einzigen Arbeits­ schritt eine Ausbildung oder ein Kurs zugeordnet werden. Die Massenänderung ermöglicht die zeitsparende Anpassung und Änderung vorhandener Daten – beispielsweise bei der Erfassung von Verschiebungsdaten oder der Statusänderung nach Absolvierung des Kurses.

> Zugriff auf andere Datenbankfelder Bei der Felddefinition kann auf ausgewählte ABACUS Datenbankfelder direkt zugegriffen werden. Dadurch ist die Aktualität der Daten stets gewährleistet und eine Doppel­erfassung entfällt. Um zum Beispiel die Institute den Aus- und Weiterbildungen zuzuordnen, können die gewünschten Informationen direkt von der Adressdatenbank verwendet werden. Mit der gewohnten Suchhilfe ist ein schneller Zugriff auf den gewünschten Anbieter gewährleistet. > Suche nach Aus- und Weiterbildungen

Mit Schlüsselwörtern wird die Suche nach einer bestimmten Weiterbildung in Stamm­ datenprogrammen und Auswertungen erleichtert: Wird nach dem Schlüsselwort ”Buch­­­­haltung“ gesucht, werden sämtliche Weiterbildungen wie ”Buchhalter FA“ oder ”Eidg. dipl. Buchhalter / Controller“ angezeigt, auf denen das Schlüsselwort hinterlegt ist und es erscheinen alle Mitarbeitende, für welche dieses Schlüsselwort erfasst wurde.

Beurteilung und Z i e l v e r e i n ba r u n g

”Jede Persönlichkeit ist einzigartig und speziell. Ein Beurteilungs- und Ziel­vereinbarungs­system wie dasjenige des ABACUS Human Resources trägt dieser Tatsache Rechnung.“

Beurteilung UND ZIELVEREINBARUNG 31

Unterschiedliche Sichtweisen bei der Beur­teilung der Mitarbeitenden durch den Vorgesetzten und den Mitarbeiter selbst sollten sich in einem Beurtei­lungs- und Ziel­ verein­ barungssystem

widerspiegeln,

ohne

die

Strukturen

des

Human

Resources Prozesses in Frage zu stellen oder die Einheit und Vergleichbarkeit der Informationen zu gefährden.

Beurteilungsbogen Jede Beurteilung und Zielvereinbarung eines Mitarbeiters erfolgt nach festgelegten Kriterien. Dabei ist der Aufbau der Beurteilungsbogen in vielen Fällen identisch, damit die Vergleichbarkeit mit anderen Mitarbeitenden möglich ist. Haben bestimmte Berufsgruppen oder Abteilungen unterschiedliche Anforderungen an den Beruf und somit auch unterschiedliche Anforderungen an den Beurteilungsbogen, können beliebig viele und unterschiedliche Beurteilungsbogen definiert werden. Sie sind vollkommen frei gestaltbar. Es stehen dafür freie Felder, Gewichtungen, Zielerreichungsdefinitionen und Skalierungen zur Verfügung. Die Beurteilungsbogen werden anschliessend den einzelnen Mitarbeitenden oder Mitarbeitergruppen zugewiesen.

Beurteilungsprozesse Um unterschiedliche Beurteilungsprozesse mit der Software zu unterstützen, stehen verschiedenste Möglichkeiten zur Verfügung. Normalerweise ist der Prozess auf einer Jah­ res­­­­beurteilung aufgebaut. Selbstverständlich lassen sich auch abweichende Periodizitäten für einzelne Mitarbeitende oder auch Berufsgruppen definieren.

B e u r t e i l u n g u n d Z i e l v e r e i n ba r u n g

Integrierte PDF-Technologie Anstatt den Beurteilungsbogen auszudrucken, kann er auch als PDF-Formular erstellt werden. Dieses kann dann vom Vorgesetzten, losgelöst von der ABACUS Software, ausgefüllt werden. Die Personalabteilung übernimmt anschliessend den Beurteilungsbogen dank einer speziellen PDF-Technologie automatisch in die HR-Software. Die Daten und Informationen stehen so für alle Auswertungen und Vergleiche mit anderen Mitar­ beitenden zur Verfügung.

Beurteilung und Zielvereinbarung auswerten Die im Personalstamm erfassten Beurteilungen und Ziele können mit einer Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden. Das strukturierte, übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Lücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und sorgt für die notwendige Transparenz.

Zudem können für das Mitarbeitergespräch leere Beurteilungs- oder Ziel­verein­barungs­ bogen gedruckt werden.

Beurteilung UND ZIELVEREINBARUNG 33

HIGHLIGHTS > Berechnete Felder Für die automatische Weiterberechnung von Werten kann in einem Feld auch eine Formel hinterlegt werden. Bei der Definition dieser Formel lassen sich bestehende Fel­ der, Operatoren oder Funktionen verwenden. So können zum Beispiel Gewichtungs­ faktoren in Beurteilungen integriert oder der Zielerreichungsgrad errechnet werden. > Vergleichbarkeit Verschiedene Auswertungen erlauben es, Mitarbeitende, die anhand des gleichen Beur­tei­lungs­bogens beurteilt wurden, miteinander zu vergleichen. Wird in den Beur­ teilungs­ skalen mit Zahlen gearbeitet, können Durchschnittswerte errechnet und so Abwei­chungen einzelner Mitarbeitender analysiert werden. > Freie Gestaltung der Programmmasken Die Darstellung der Informationsfelder in der Programmmaske kann in Form von Ab­­schnitten, Spalten oder Zeilen erfolgen. Die Reihenfolge der Felder lässt sich individuell bestimmen. Damit werden die benötigten Informationen für die Beurteilung und Ziel­vereinbarung der Mitarbeitenden bedürfnisgerecht in den Stammdaten und Aus­ wertungen festgelegt. Fehlende oder überflüssige Felder in einer Maske gehören der Vergangenheit an.

B e w e r b e r ma n a g e m e n t

”Das Bewerbermanagement der ABACUS Human Resources Software ü ­ berlässt nichts dem Zufall und unterstützt mich als Personalverantwortlichen in jeder Phase optimal.“

Bewerbermanagement 35

Das Hauptaugenmerk des Bewerbermanagements liegt auf der einfachen und effizienten Verwaltung der Bewerber und Stellenausschreibungen. Die einzelnen Phasen einer Rekrutierung von der Ausschreibung einer offenen Stelle bis zur definitiven Einstellung eines Interessenten können abgebildet werden.

Erfassung der Bewerber Die Personalien eines Interessenten werden in den Stammdaten erfasst. Um Mehrfach­ erfassungen desselben Kandidaten zu vermeiden, vergleicht das System den Namen und den Vornamen der Interessenten mit dem Bewerber- und Personalstamm. Wird eine Übereinstimmung gefunden, besteht die Möglichkeit, die Erfassung fortzusetzen oder die bestehenden Daten zu bearbeiten. Jeder Bewerbung lässt sich ein frei definierbarer Status (pendent, zurückgestellt, abgelehnt) zuweisen. Im Bewerberstamm und in der Bewerberübersicht kann nach diesem Status selektiert werden.

Bewerbungen via Internet Im Bewerberstamm sind flexible Online-Schnittstellen enthalten. Werden beispielsweise auf der Homepage Stelleninserate platziert, können eingehende Bewerbungen mit sämtlichen Informationen, Arbeitszeugnissen und Fotos automatisch in den Bewerberstamm übernommen werden.

B e w e r b e r ma n a g e m e n t

Bewerberübersicht Die Übersicht über sämtliche Bewerbungen kann individuell angepasst werden.

Ge­ wünschte Informationen wie Bewerbungsstatus, Klassierung und offene Rückmel­ dungen können angezeigt und als Filter verwendet werden. Davon ausgehend können Massenaktionen wie Eingangsbestätigungen ausgelöst werden. Terminierte Aktionen werden aufgelistet und dienen dem Sachbearbeiter zur effizienten Planung.

Aktionen: Schritt für Schritt zum Ziel Mit den so genannten ”Aktionen“ werden die einzelnen Schritte bei der Bearbeitung einer Bewerbung abgebildet. Dies sind zum Beispiel die Eingangsbestätigung der Bewer­ bungs­­­unterlagen oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Sobald der Sachbearbeiter einen Vorgang fertig bearbeitet hat, markiert er diesen als ”erledigt”. Aktivi­täten können auch mit einem Status und einem Seriendokument verknüpft werden. Ist beispielsweise die Aktivität ”Eingangsbestätigung“ erledigt, wird auf der Be­­werbung automatisch der Status ”pendent“ gesetzt und das Seriendokument ”Eingangs­bestätigung“ ausgedruckt.

Aktionen eignen sich besonders auch für Massenverarbeitungen. Durch immer mehr Blindbewerbungen müssen viele Absagebriefe versendet werden. Die Aktionen ermög­ lichen es, die Bewerber gleichzeitig zu bearbeiten und Absagebriefe serienmässig zu verschicken.

Bewerber qualifizieren Bewerber, die in die engere Wahl kommen, sollen beurteilt werden können. Dazu lassen sich Kriterien bestimmen und gewichten. Die Beurteilung kann dabei von mehreren Personen eingesehen und wenn nötig ergänzt werden. Somit lässt sich der geeignete Kandidat für die zu besetzende Stelle ermitteln.

Bewerbermanagement 37

HIGHLIGHTS > Expresserfassung

Um den Aufwand für die Erfassung der Bewerber möglichst gering zu halten, müssen für Interessenten, die nach einer ersten Selektion nicht für die ausgeschriebene offene Stelle geeignet sind, nur einige wenige Mussfelder ausgefüllt werden. Die Maske der Expresserfassung beschränkt sich aus diesem Grund auf die Angaben Name, Vorname, Adresse und Geschlecht. Nach der Erfassung kann ein Barcode gedruckt werden, damit die Bewerbungsunterlagen in der Masse eingescannt werden können.

> Bewerber-Inbox

Beurteilungen von Bewerber-Dossiers werden von Linienvorgesetzten in der BewerberInbox vorgenommen. Die Bewerbungsunterlagen können dort eingesehen und kommentiert werden. Die Beurteilungsformulare sind frei definierbar, damit je nach Art der Beurteilung die gewünschte Rückmeldung eingeholt werden kann.

> Dossierverwaltung

In den Dossiers werden die zum Bewerber gehörenden Dokumente wie der Lebens­ lauf, die Zeugnisse oder die Korrespondenz in elektronischer Form abgelegt. Diese können jederzeit schnell und gezielt aufgerufen und dargestellt werden.

> Bewerber in Personalstamm übernehmen

Wird ein Bewerber angestellt, werden die Daten per Mausklick in den Personalstamm der Lohnbuchhaltung übernommen. Dabei werden sämtliche Informationen des Bewerbers auf den neuen Mitarbeiter übertragen. Nach der Übernahme werden die Daten des neuen Mitarbeiters, falls gewünscht, aus dem Bewerberstamm gelöscht.

O p t i o n e n z u r A B A CUS H u ma n r e s o u r c e s s o f t wa r e

Die ABACUS Human Resources Software ist als modulares Gesamtsystem aufgebaut und lässt sich damit entsprechend jeder Unternehmensgrösse und Anfor­ derung beliebig skalieren: > Grundversion > Optionale Module: - Mandanten - Kostenstellen - Schnittstellen - Budget - Bewerber - Konto / Gegenstände - Stellen - Knowledge-Management, Beurteilungen - Organigramme - AbaReport Die detaillierten Beschreibungen dieser kostenpflichtigen Optionen sind verfügbar auf: www.abacus.ch/links/human-ressources Die ABACUS Lohnbuchhaltung integriert mit der Human Resources Software Dieses integrierte Gesamtsystem unterstützt effizient alle Prozesse im Bereich der Per­ sonal­­administration.

Die Lohnbuchhaltungssoftware bietet Funktionen wie: > Personalstamm > Lohnarten > Lohnverarbeitung > Gesetzliche Abrechnungen > Kostenstellen > Fibu-Verbuchungsmatrix > Fremdwährungen > Auswertungen / Dokumente und Formulare / Zugriffschutz > Geschäftsbereiche > Electronic Banking Weiterführende Informationen zur Lohnbuchhaltung sind in der separaten Dokumentation enthalten.

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integrierte soFtWAre FÜr Alle AnsprÜche

Finanzbuchhaltung

Anlagen-

Electronic

Kostenrechnung

buchhaltung

Banking

Debitorenbuchhaltung

CRM

Stammdaten

Kreditorenbuchhaltung

AbaBau Technische Bauprogramme

Service- und Vertragsmanagement

Lohnbuchhaltung Human Resources

AbaImmo Immobilienbewirtschaftung

Projektabrechnung

Auftragsbearbeitung Fakturierung

Produktionsplanung und -steuerung

Leistungs- und

E-Business

AbaSmart iPad App

Archivierung AbaScan

Informationsmanagement

Business Prozess Engine Workflow

AbaReport – Report Writer

AbaSearch – Suchmaschine

AbaNotify – Meldesystem

SmartJob – Automatisierung von Abläufen

AbaAudit – DatenbankÜberwachungssystem

AbaConnect Standardschnittstellen

Adobe

Intranet / Internet

E-Mail-Programme

Fremdprodukte / Individuallösungen

Microsoft Office

Zeiterfassungssysteme

CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, Business Software CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions GmbH D-80336 M端nchen, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

Ecknauer + Schoch ASW / OS 300-05.15

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software