Service après-vente

SERVICE APRÈS-VENTE

U N É TAT D ’ E S P R I T C L I E N T

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3 C O N S T I T U E U N E P L U S - VA L U E

Service – un produit comme un autre Pour de nombreuses entreprises, le service est devenu un produit autonome, indépendant des départements fabrication et assemblage. Face à une durée de vie toujours plus courte des produits et faisant face à une concurrence croissante, le service et l’entretien ne peuvent plus être calculés dans les coûts de fabrication, mais doivent se présenter comme un produit à part entière et être vendus comme tel. Un service après-vente parfait apporte des avantages multiples et durables à une entreprise: les prestations de service sont améliorées, les coûts et l’engagement des collaborateurs sont optimisés.

Les attentes d’un SAV moderne sont grandes: les modules de gestion du matériel et du stock, de facturation, de contrôle des heures et de comptabilité doivent être intégrés dans une solution performante. La clé de la réussite dépend d’une intégration parfaite dans le système ERP.

ABACUS

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BEAUCOUP PLUS

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LOGICIEL

Performant et efficace Le logiciel ABACUS s’avère parfaitement efficace au quotidien dans plus de 35’000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Son caractère universel et ses performances font du programme ABACUS un instrument de travail adapté aux entreprises de toutes tailles. Le logiciel ABACUS est utilisé par les plus grandes et les plus renommées sociétés fiduciaires suisses qui le recommandent sans hésiter.

Intégré et flexible Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité d’opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, l’application peut être adaptée et étendue à tout moment. L’entreprise peut ainsi ajuster les logiciels ABACUS à ses exigences croissantes. Le seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans de nombreux domaines garantit une parfaite adéquation du logiciel.

Une technologie des plus moderne Fonctions qui, dans le cadre de ABACUS <digital erp>, sont également utilisées dans le Service après-vente: > Création de contrats / ordres d’intervention dans le format PDF > Attribution d’une signature digitale avec système à clé publique à tous les documents pour une sécurité optimale conforme aux prescriptions légales > Archivage électronique de l’ensemble des documents digitaux dans les archives ou dossiers > Puissant moteur de recherche AbaPilot pour effectuer des recherches ciblées des données et des documents originaux

5 Développement Des améliorations permanentes permettent de garantir les investissements effectués dans le logiciel et la formation.

Hotline ABACUS offre un service d’assistance téléphonique rapide et compétent.

Partenaires commerciaux Les distributeurs ABACUS ont plusieurs années d’expérience et possèdent tous les compétences techniques et de gestion pour installer correctement le logiciel et en assurer le suivi. Les partenaires qualifiés reçoivent le statut de partenaires “logo”. Ils suivent des stages annuels obligatoires, emploient un certain PR O FE SS

quota de conseillers ABACUS et réalisent chaque année un chiffre d’affaires

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minimum avec le logiciel ABACUS. En outre, ces partenaires assurent le suivi de toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique per-

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manente.

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Formation Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation productive des programmes.

Certification du logiciel Le logiciel financier ABACUS a été contrôlé par une importante société d’expertise comptable sur le respect des normes comptables.

NOUVELLES OPPORTUNITÉS POUR LE SERVICE APRÈS-VENTE

L’époque où les prestations de service étaient considérées comme un mal nécessaire et étaient effectuées incidemment par le département assemblage ou fabrication est bien révolue. Le service doit être compris et proposé comme une prestation de marché effective. Grâce au service après-vente, une entreprise peut se profiler face à la concurrence et se mettre en valeur.

7 Service après-vente ABACUS – varié et flexible La solution cible les petites et moyennes entreprises qui veulent gérer un service après-vente orienté vers les besoins et les attentes des clients. Les branches, dans lesquelles le Service après-vente ABACUS est utilisé, sont multiples:

> Prestataires de service (hard- et software) > Gastronomie (distributeurs automatiques d’en-cas et de café) > Bureautique (photocopieurs et imprimantes) > Lutte contre le feu > Systèmes d’alarme > Chauffage / ventilation / climatisation > Archivage des documents > Entretien des toitures > Parkings

Intégré dans ABACUS <digital erp> L’application “Service après-vente” est parfaitement intégrée dans la Gestion des commandes (vente et gestion du matériel), AbaProject (gestion des projets et des prestations) et dans la Gestion des adresses avec lesquels elle partage également les données de base et les paramètres du système.

L’imputation directe des opérations dans la Comptabilité financière et des débiteurs ainsi que dans la Comptabilité analytique répond aux exigences comptables.

S O L U T I O N S AV I N T É G R É E P O U R R É P O N D R E À T O U S L E S B E S O I N S

Grâce à la gestion structurée des informations importantes pour les services et à la préparation des fonctions soutenant les procédures, le Service après-vente (SAV) ABACUS contribue au bon fonctionnement d’une gestion des services orientée vers la clientèle. Le logiciel laisse ainsi une marge de manoeuvre pour créer des procédures de service individuelles, tout en restant simple à utiliser.

Le logiciel ABACUS soutient les principales opérations du service après-vente: > Gestion des ordres d’intervention > Gestion des contrats de service > Gestion des objets de service

9 Les pages suivantes donnent un aperçu des multiples

> Gestion des ordres d’intervention

possibilités du Service après-vente et de ses highlights.

Les modules en option sont désignés comme tels dans

> Gestion des contrats

la description. > Gestion des objets > Intégration module de vente > Extraits

Vous trouverez d’autres options en annexe:

> Gestion des avoirs > Monnaies étrangères > Interfaces > AbaView Report Writer > ABACUS Tool-Kit > Outils ABACUS

Les configurations système actuelles requises sont disponibles sur la page d’accueil ABACUS www.abacus.ch/downloads dans le document “Recommandations système”.

GESTION DES ORDRES D’INTERVENTION

La gestion des ordres d’intervention permet de suivre avec efficacité les mesures de service prévues et imprévues. Elle inclut l’identification du client et de l’objet, le contrôle des prestations contractuelles, la diffusion des informations et la gestion des priorités. La gestion des interventions permet également de gérer la disponibilité des collaborateurs, l’attribution du matériel, le contrôle du travail, les avis d’achèvement et les rapports des prestations.

11 Interventions prévues et imprévues La gestion des interventions dispose de fonctions appropriées pour l’exécution des ordres de maintenance prévus et des ordres de dépannage imprévus. Des masques de saisie individuels et des workflows peuvent ainsi être définis pour les différents genres d’intervention.

Saisie rapide des ordres de dépannage Les messages de panne et d’erreur peuvent être saisis sous forme de texte rédigé dans des champs prévus spécialement à cet effet. Le collaborateur en charge de l’intervention peut, à l’aide d’une fonction, insérer des commentaires avec un horodatage. Enfin, le dossier sert à classer les messages de panne reçus sous forme de document ou les documents relatifs à l’ordre d’intervention.

Temps de réaction et de réparation Lors de la création de l’ordre d’intervention, les temps de réaction et de réparation, définis dans le contrat, seront utilisés pour la planification. Ils aident également à exécuter un ordre d’intervention conformément au contrat.

Historique Toutes les actions effectuées pendant l’intervention seront protocolées. Cet historique consigne des données comme le dernier traitement, un changement de personne en charge, l’impression de documents, des changements de statut avec une saisie des heures et de l’utilisateur. Il est ainsi possible, à tout moment, de savoir quand l’intervention a été déclenchée, qui l’a déclenchée et quelles en sont les étapes.

GESTION DES ORDRES D’INTERVENTION Attribution de la personne en charge et du profil Cette attribution permet de garantir que les ordres d’intervention seront traités par la personne compétente (personne en charge) ou par des groupes de personnes (profils des personnes en charge). Chaque personne en charge ou chaque membre d’un groupe de personnes peut ainsi voir et traiter les ordres d’intervention qui lui sont attribués.

Avis d’achèvement et saisie des prestations La durée des prestations, les pièces de rechange, les consommables, etc. peuvent être saisis directement dans l’ordre d’intervention. Si l’application AbaProject (gestion des projets / prestations) est installée, les heures saisies seront directement transmises dans le contrôle des heures de l’employé et dans le logiciel de Comptabilité des salaires.

Gestion du stock de service Si la Gestion des commandes ABACUS est installée avec la gestion du stock, il est alors possible de prélever le matériel utilisé pour l’intervention directement depuis le stock. Des lieux de stock de service peuvent être définis spécialement. Ils ne pourront alors être gérés que par le Service après-vente. Ils peuvent être fixes ou mobiles (tels que les véhicules de service). Les lieux de stock peuvent être liés à un employé ou à une adresse.

Actualiser l’historique de l’objet de service Dès que des interventions ont été effectuées pour un objet, le système actualise automatiquement l’historique de cet objet de service. Toutes les informations importantes relatives aux pannes, travaux de maintenance et réparations sont donc visibles dans l’historique.

Facturation La facturation d’un seul ordre d’intervention est possible, tout comme la facturation des prestations et du matériel dans l’application AbaProject. Dans ce dernier cas, les prestations seront transmises à AbaProject et y seront facturées avec le projet.

HIGHLIGHTS Identification des clients et des objets de service avec la recherche plein texte Dès l’appel téléphonique, le client et l’objet de service doivent pouvoir être identifiés rapidement. La recherche plein texte intégrée utilise des termes de recherche comme le nom du correspondant téléphonique, le lieu, la désignation de l’objet ou le numéro de série. Ainsi, l’ordre d’intervention peut être saisi immédiatement.

Workflow Une fois créés, les ordres d’intervention suivent un processus qui peut se composer de différentes étapes. L’utilisateur détermine, en grande partie, leur priorité d’exécution.

Les actions telles que le changement de statut, l’impression de documents, l’exécution du programme, les décisions, l’activation des temps de réaction et de réparation ainsi que la facturation peuvent être définies dans un workflow.

Contrôle des ordres d’intervention Pour que les temps de réaction et de réparation définis avec le client soient respectés et qu’aucune intervention ne soit oubliée, le système dispose d’une fonction de notification. Lorsqu’une valeur critique est atteinte, le système envoie un e-mail aux personnes responsables avec les informations sur l’ordre concerné.

Liaison automatique au contrat de service Lors de la saisie d’une prestation sur un ordre d’intervention, le système contrôle automatiquement si cette prestation est couverte par un contrat. Si c’est le cas, il propose que la position ne soit pas facturée. Le contrat couvrant la prestation sera consigné sur la position de l’ordre d’intervention. Il est ainsi possible d’évaluer la rentabilité des contrats.

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G E S T I O N D E S C O N T R AT S

La fonction principale de la gestion des contrats est la vente et la gestion des prestations de service ou des accords contractuels. Il est donc possible de crĂŠer des offres de prestations qui seront ensuite reprises dans un contrat valable. Cette fonction couvre la facturation, le renouvellement, la rĂŠsiliation et lâ&#x20AC;&#x2122;archivage du contrat de service.

15 Objets de service sous contrat Diverses prestations de service peuvent être saisies dans un contrat pour un ou plusieurs objets d’un client. Chaque position de contrat se compose d’un objet et d’une prestation de service particulière. Si une telle combinaison est saisie dans les données de base des prix, le système propose le prix ou le temps de travail correspondant.

Définitions des prix Les prix des prestations de service peuvent être définis pour des combinaisons entre des types d’objets et des prestations. Cette spécificité SAV permet d’utiliser les mêmes prestations pour différents types d’objets et de définir en même temps différents prix. En plus du prix dans une monnaie déterminée, il est également possible de calculer un pourcentage de la valeur de l’objet ou d’indiquer le temps nécessaire à l’intervention en heures et minutes. Dans ce dernier cas, le temps de travail sera multiplié par le taux indiqué dans le contrat.

Offres et contrats Le système différencie les offres de contrat et les contrats actifs. Une offre peut être convertie en un nouveau contrat ou en une extension d’un contrat existant.

Définition libre pour la facturation Pour chaque contrat, il est possible de fixer une facturation avec une fréquence librement définissable (facturation annuelle, mensuelle ou trimestrielle). Le contrat sera alors facturé selon ce schéma.

Validité / durée variable La validité ou durée d’un contrat peut être définie. Sans autre mention, cette durée est valable également pour les positions du contrat. Si besoin est, il est possible d’indiquer une date de début et de fin pour chaque position du contrat. Cela peut être par exemple utile si des prestations sont ajoutées ou supprimées pendant la durée du contrat.

G E S T I O N D E S C O N T R AT S Définitions de résiliation Des définitions libres de types de résiliation avertissent l’utilisateur si une partie essaie de résilier le contrat à une période non autorisée. Les définitions concernent les préavis de résiliation, les délais de blocage et les dates de résiliation.

Imprimer les contrats et offres de contrat Avec Report Writer AbaView ou Microsoft Word, il est possible d’imprimer les véritables contrats ainsi que les offres de contrat. Grâce à l’interface Word, l’édition du contrat peut être contrôlée comme pour une lettre en série. Les documents AbaView peuvent également être présentés librement selon les besoins de l’utilisateur.

Générer des ordres de maintenance Les travaux à exécuter périodiquement peuvent être saisis dans les contrats de maintenance avec la fréquence d’exécution et le collaborateur responsable.

Des ordres de maintenance individuels ou groupés peuvent être créés automatiquement pour ces contrats. La génération peut être limitée selon le collaborateur et la période d’exécution.

Renouvellement et nouveau calcul À leur date d’expiration, les contrats peuvent être renouvelés. L’utilisateur décide si une nouvelle offre de contrat doit être proposée ou si un contrat subséquent doit être créé. Si le contrat est renouvelé, les prix peuvent également être recalculés.

Facturation du contrat Les possibilités de facturer chaque contrat séparément, d’effectuer des factures en série selon des critères de sélection bien définis comme la fréquence de facturation, la période de facturation ou le client de service font partie des nombreuses fonctions de la facturation. Si des positions doivent être ajoutées au contrat ou retirées, il est possible de les prendre en compte dans une facturation ultérieure ou une note de crédit.

HIGHLIGHTS Facturation et note de crédit au prorata Des positions de contrat ajoutées ou retirées pendant la durée du contrat peuvent être facturées ultérieurement ou créditées au jour près. Il peut s’agir de ventes complémentaires sur un contrat existant ou d’appareils défectueux qui ont été retirés. La fonction au prorata détermine le montant échu et crée une position de facturation ou de note de crédit correspondante.

Prix flexible du service Les prix pour les prestations de service dépendent directement de l’objet de service et de sa configuration. Le système accepte de telles définitions qui peuvent être utilisées pour des prix fixes ou des calculs de pourcentages de la valeur de l’objet. Une date “valable dès” est toujours incluse dans la définition des prix de service.

Contrôle des contrats Le système dispose d’une très bonne fonction de notification qui permet de ne pas perdre de vue les contrats de maintenance arrivant à expiration ou devant être exécutés. Cette fonction permet d’informer par mail les personnes responsables sur le statut du contrat. Si vous le souhaitez, les détails du contrat peuvent être envoyés par mail en format PDF. Workflow individuel Un contrat commence par une offre de contrat et se termine par son archivage. Les étapes intermédiaires à exécuter sont définies, en grande partie, par l’utilisateur. Les actions telles que le changement de statut, l’impression des documents, l’exécution du programme, les décisions, la modification du prix / renouvellement du contrat et la reprise d’une offre peuvent être définies dans un workflow.

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GESTION DES OBJETS

Toujours savoir, quoi, quand, oĂš, quelle configuration, chez quel client, quels contrats de service, avec quelles prestations et pour quelle durĂŠe. Toutes ces informations sont fournies rapidement et simplement dans la gestion des objets de service.

19 Clients du service Chaque objet de service est attribué à un client. Si une adresse existe déjà dans le système, elle peut être simplement activée en tant que client de service. Les nouvelles adresses de clients peuvent être directement saisies dans le programme.

Lieux Plusieurs lieux peuvent être attribués à un client de service pour avoir, par exemple, une structure de filiales. Des personnes de contact peuvent être attribuées à chaque client et lieu. Les lieux postaux indiquent où se trouvent les objets de service du client. Cette information est nécessaire pour la localisation et l’exécution de l’ordre d’intervention.

Emplacements de l’objet Les emplacements divisent un lieu en espaces plus petits. Chaque objet de service peut être attribué à un emplacement. La structure des emplacements est hiérarchique et peut avoir plusieurs niveaux. Les emplacements peuvent, mais ne doivent pas, être définis.

Nombreuses données sur les objets de service Un objet de service est clairement identifié par son numéro, son ID (clé de recherche), sa désignation ou son numéro de série. De nombreuses autres données peuvent être également gérées pour décrire l’objet de service.

Liaison aux articles Un objet de service est lié à la donnée de base des articles. Des liaisons entre la gestion du matériel / du stock et le Service après-vente peuvent être créées.

GESTION DES OBJETS Structure de l’installation / arborescence des objets Les objets de service peuvent être placés dans une arborescence détaillée.

Cette structure à plusieurs niveaux se forme à partir de différents types d’objet avec leurs propriétés. L’objet de service représente le niveau le plus bas de la hiérarchie.

L’objet d’installation regroupe par exemple plusieurs objets de service d’une installation. Une structure permet de garder une vue d’ensemble des objets et de simplifier les extraits.

Données individuelles et design des masques La base des objets peut être étendue et personnalisée. En plus des types de champs normaux, d’autres champs de texte rédigé peuvent être définis et utilisés. Le design personnalisé des masques permet d’adapter le masque de saisie aux besoins de l’utilisateur.

Dossier pour la gestion des documents Il est possible d’attribuer des images, des documents PDF, Word, Excel ou tout autre document à chaque niveau de la structure des objets. Les enregistrements se trouvant dans les dossiers peuvent être affichés à tout moment dans un aperçu (pour les types de fichier normaux) ou dans le programme d’origine.

Contrats et facturation Pour chaque objet, les contrats en cours seront affichés sous forme de tableau avec indication des prestations contractuelles, de la durée du contrat et des facturations effectuées. Un simple lien permet de passer directement au contrat ou au traitement de facturation.

HIGHLIGHTS Historique de l’objet comme système d’information Les informations les plus importantes d’un objet se trouvent dans son historique. Il regroupe toutes les activités relatives à l’objet. Par exemple, il indique qu’il y a eu une panne et précise comment elle a été réparée.

Données des objets sur l’axe temporel Les propriétés d’un objet (ex.: la version du logiciel, l’état, etc.) peuvent être modifiées au cours du temps, le propriétaire ou le client peut changer. Afin que l’historique de l’objet ne soit pas perdu, ces changements seront gérés sur un axe temporel.

Structure variable de l’objet La structure en arborescence des objets permet d’organiser les objets de service selon leur fonction et de les représenter de un à neuf niveaux. Une vue d’ensemble claire est donc toujours possible même avec un grand nombre d’objets. De plus, les différents niveaux peuvent être utilisés dans les extraits comme critère de regroupement. Établir un ordre d’intervention ad hoc La gestion des objets contient de nombreuses informations qui peuvent être importantes lors d’un entretien avec le client, par exemple lors d’un message de panne. À l’aide d’une fonction spéciale, qui peut être également effectuée via une touche du clavier, il est possible de saisir un ordre d’intervention directement pour l’objet choisi avec toutes les indications nécessaires. Il suffit ensuite de le compléter et de le déclencher.

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MODULE DE VENTE – GESTION DES COMMANDES INTÉGRÉE

Dès la vente d’appareils, de logiciels ou de tout autre bien de consommation, les bases du service après-vente devraient être posées. L’option “Intégration vente” relie parfaitement le module de vente de la Gestion des commandes ABACUS à l’application Service après-vente.

23 Génération automatique des objets Les articles de la base des produits peuvent être marqués de façon à ce qu’un objet de service soit automatiquement créé dans la base des objets du client lors d’une vente. Un assistant peut, au choix, aider l’utilisateur dans cette tâche. Cette fonction permet d’éviter une saisie manuelle ultérieure de l’objet et l’attribution au client.

> Définition flexible de transfert Grâce à une définition flexible pour le transfert des valeurs de champ, il est possible de déterminer quelles données de la commande client seront copiées dans quels champs de la base des objets de service. Des informations individuelles sur un objet de service, comme un numéro de série, seront directement transférées de la commande client dans les données de base des objets. Les paramètres peuvent être définis séparément pour la commande client, la commande de projet et la commande de caisse. Certaines données de base comme la liaison aux articles, la quantité ou le numéro de série seront automatiquement transférées.

> Classement structuré Lorsque l’inventaire du client est classé dans une structure complexe, le système classe automatiquement et au bon endroit les nouveaux objets de service. L’utilisateur n’a pas besoin d’intervenir.

MODULE DE VENTE – GESTION DES COMMANDES INTÉGRÉE Vendre directement les prestations de service Les prestations de service peuvent être proposées et vendues en même temps que la vente de produits commerciaux. L’intégration permet d’établir automatiquement des offres de contrat à partir d’offres de vente et des contrats à partir de commandes client. Les frais pour la première période de facturation du contrat seront facturés directement dans le cadre de la commande client.

HIGHLIGHTS Assistant pour l’option “Intégration vente” Selon la configuration, l’assistant crée les données de base des clients service, les lieux, les objets et les contrats en cinq étapes. L’utilisateur peut encore modifier la désignation et le classement des objets dans la structure des objets.

Établissement et extension automatique du contrat Les prestations de service peuvent être proposées et vendues en même temps que les produits commerciaux. Le système établit alors en arrière-plan une offre de contrat ou un contrat. Il est également possible d’étendre des contrats existants avec la vente d’autres produits.

Facturation du contrat via la commande client Pour que le client ne reçoive pas deux factures pour l’article acquis et pour les frais du contrat de service, il est possible de les facturer ensemble. Les frais contractuels seront facturés séparément dès la période suivante.

Transfert des numéros de série Les numéros de série peuvent être traités dans le système dès l’imputation du stock de la Gestion des commandes lors d’une entrée ou d’une sortie de stock. Si un article avec un numéro de série ou de lot devient un objet de service, cette référence est alors attribuée à l’objet. Il est donc possible de retrouver à tout moment la provenance d’un numéro de série ou de lot et de retracer son historique.

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EXTRAITS

Pour que l’activité de service puisse être gérée de manière optimale, le programme propose des extraits personnalisables. Combinés à des critères de sélection riches et variés, ils permettent d’établir des listes et des ratios pertinents. La multitude de données contenue dans le programme “Service après-vente” devient une source d’information précieuse.

27 Listes des contrats Il est possible d’afficher divers extraits sur les contrats et offres de contrat: contrats à facturer, contrats à exécuter, contrats arrivant à expiration et tous les contrats ou offres de contrat actifs. Ces extraits peuvent être préparés à une date particulière et par client.

Listes des objets Tous les objets de service d’un client ou les détails sur un objet particulier peuvent être imprimés sous forme de listes. Des modèles portant sur les objets de service, les dates et les clients peuvent être utilisés pour des extraits sélectifs.

Présentation libre Tous les extraits peuvent être adaptés aux besoins individuels à l’aide du Report Writer. Des informations supplémentaires peuvent ainsi être ajoutées ou des données inutiles peuvent être retirées. Une adaptation des extraits au Corporate Design de l’entreprise est également possible.

Tri et sélection individualisés Des indices et sélections librement définissables ou des critères de filtre permettent à l’utilisateur de personnaliser facilement ses listes quant à l’ordre d’affichage des données.

HIGHLIGHTS

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Contrats arrivant à expiration Cet extrait montre tous les contrats arrivant à expiration dans une période définie. Il peut être également utilisé comme base pour le renouvellement du contrat.

Ordres d’intervention à exécuter Sur la base des fréquences de maintenance indiquées dans le contrat, cet extrait montre tous les travaux à exécuter pour une période définie.

Répartition des produits À l’aide des objets de service saisis dans le système, un extrait peut être établi sur la répartition et le nombre d’objets. Le numéro de l’article sert de critère de sélection. La liste affiche alors un total par article. Il est donc possible de retrouver où un type particulier d’appareil est installé.

Objets de service par client L’extrait montre en détail, en fonction de la date et par client, tous les objets de service installés avec indication du lieu et de l’emplacement de l’objet. Cet extrait donne un aperçu rapide des installations d’un client.

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LOGICIELS INTÉGRÉS POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS

Interfaces standards

Produits tiers / Solutions individuelles

Programmes de messagerie Intranet, Internet

Systèmes de saisie des heures

Moteur de recherche Syst. de notification Scanning des rapports

E-Commerce

E-Business EBPP

Gestion des commandes

Gestion de la production

Gestion de projets / prestations

Service après-vente / SAV

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité des créanciers

Comptabilité financière / analytique

Gestion des adresses / CRM

Electronic Banking

Comptabilité des immobilisations

Comptabilité des salaires

Ressources Humaines

Archivage / Signature électronique

Gestion de l’information

Workflow

Ge st io n de s av oi rs

GESTION DES AVOIRS

L’option “Avoirs” comprend les fonctions suivantes: > Différents types d’avoirs: paiement anticipé, prestations convenues et plafond des coûts > Avoir en montant et en quantité > Délimitation comptable correcte > Prélèvement par SAV et AbaProject avec affichage du reste de l’avoir > Notification sur les avoirs arrivant à expiration et sur les avoirs utilisés partiellement > Programme d’extrait et de contrôle Montants et quantités Pour couvrir les différents besoins, l’option permet de définir aussi bien des quantités que des montants relatifs aux avoirs. Une unité (heures, pièces, etc.) définit les avoirs en quantité. L’avoir sera alors géré dans cette unité. L’avoir en montant sera défini et géré dans la monnaie indiquée dans le contrat.

Paiement anticipé avec délimitation comptable Le type classique de l’avoir est le paiement anticipé. Le client paie à l’avance pour une prestation de service et utilise l’avoir sur une période définie.

L’avoir sera défini et facturé dans le contrat. Lorsque l’avoir se présente sous la forme d’un paiement anticipé, le montant facturé sera imputé sur un compte de paiement anticipé. Par conséquent, l’écriture de produit sera seulement effectuée lors du prélèvement de l’avoir. Charges et produits sont ainsi correctement délimités.

Prélèvement de l’avoir Le prélèvement de l’avoir peut s’effectuer dans le programme Service après-vente ou lors de la saisie dans le programme AbaProject. Lors du prélèvement, l’utilisateur verra s’afficher le reste de l’avoir. Si le reste du montant est insuffisant pour couvrir les prestations effectuées, l’avoir peut être à découvert ou la partie non couverte peut être facturée séparément.

Notifications Les notifications automatiques par e-mail garantissent que les avoirs arrivant à expiration et les avoirs presque utilisés puissent être reconnus à temps. Le seuil de tolérance peut être contrôlé. À partir de quel moment doiton informer sur l’état de l’avoir (par ex. 95% de l’avoir est utilisé).

Extraits Un programme de contrôle autorisant les écritures de correction et un rapport permettent d’afficher chaque avoir avec ses prélèvements et ses rajouts. Lors de la création du rapport, les données peuvent être extraites de manière sélective selon l’avoir, le client et la période.

M on na ie s ét ra ng èr es

MONNAIES ÉTRANGÈRES

L’option “Monnaies étrangères” permet de saisir les spécifications du service, contrats de service et ordres d’intervention dans différentes monnaies.

Table des monnaies étrangères Dans la table des monnaies étrangères centralisée pour toutes les applications ABACUS sont définies plus de 150 monnaies étrangères selon leur code ISO. Table des cours La table des cours contient les cours d’imputation et d’évaluation liés à la date du jour pour toutes les monnaies actives.

Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun d’eux ou de manière centralisée pour tous les mandants. En plus des cours globaux d’imputation et d’évaluation, il est également possible de définir des cours d’évaluation spécifiques aux débiteurs, créanciers, actifs, passifs et au compte de résultat.

Spécifications du service Les définitions de prix pour les prestations de service peuvent être gérées dans différentes monnaies. Le prix d’une prestation peut donc être indiqué séparément dans chaque monnaie.

Contrats et ordres d’intervention La monnaie du client est automatiquement reprise et enregistrée lors de la saisie d’un contrat ou d’un ordre d’intervention. Lors de la détermination du prix des prestations de service sur le contrat ou l’ordre d’intervention, le prix sera automatiquement recherché et repris dans la monnaie correspondante. Si aucun prix n’est trouvé dans la monnaie du client, le programme convertit le prix dans la monnaie du contrat ou de l’ordre d’intervention. Pour la conversion, le programme utilise un cours de change des monnaies étrangères défini dans le contrat ou l’ordre d’intervention.

In te rf ac es

INTERFACES

L’interface AbaConnect du Service après-vente permet d’importer et d’exporter les données sur les clients, les objets de service, les ordres d’intervention et les contrats.

Les fonctions suivantes sont disponibles: > Interface fichier dans le format XML > Interface WebService via HTTP/SOAP (Simple Object Access Protocol) Mode de fonctionnement Une définition d’interface sera préparée avec un mappage standard pour les différents types de données (clients de service, objets de service, interventions et contrats). Les champs de la base de données pouvant être importés et exportés sont définis dans le mappage, ainsi que les actions autorisées (importation et/ou exportation). Les mappages peuvent être copiés et adaptés aux besoins des clients. L’échange des données s’effectue dans le format XML. Interface fichier L’interface fichier se prête à l’échange simple de données car elle est très facile à utiliser. Cette interface exporte et importe les fichiers XML dont la structure doit correspondre à un des mappages existants.

WebService L’interface WebService peut être utilisée pour la connexion professionnelle de systèmes externes ou périphériques en vue d’échanger des données. Les interfaces d’AbaConnect peuvent ainsi être utilisées directement avec les protocoles HTTP et SOAP. Cette technologie permet à une application étrangère d’utiliser les interfaces AbaConnect sans qu’une programmation soit nécessaire.

Données des clients de service Cette interface permet d’importer et d’exporter les données relatives aux clients de service, aux lieux et emplacements des objets.

Données des objets de service Toutes les données relatives aux objets de service peuvent être importées et exportées, y compris la structure de l’objet et les données de l’axe temporel.

Contrats Cette interface est disponible pour l’exportation des données contractuelles avec les positions.

Ordres d’intervention Cette interface est disponible pour l’exportation et l’importation des données relatives aux ordres d’intervention avec les positions.

Ab aV ie w Re po rt W rit er

ABAVIEW REPORT WRITER / DESIGNER DE FORMULAIRES AbaView est un générateur de formulaires et de rapports disposant de multiples fonctions. AbaView permet de créer des listes personnalisées dans tous les programmes ABACUS, excepté la Comptabilité financière.

AbaView pour le Service après-vente AbaView peut être utilisé dans le Service après-vente aussi bien pour la présentation des documents externes (documents des clients) que pour des extraits personnalisés. Les documents peuvent être adaptés aux besoins des clients, au niveau de leur contenu et de l’identité visuelle de l’entreprise.

Exemples pour les deux types de document: Documents externes

Extraits personnels

> Contrats et offres de contrat

> Fiches d’inventaires clients

> Ordres d’intervention

> Fiche de base des employés

> Ordres de maintenance

> Extraits de contrat

> Avis de visite

> Extraits d’avoir

> Notifications clients (e-mail, poste) Structure des documents Elle définit la présentation et l’édition d’un document. Le document se divise en sections. Des textes standards sont définis dans chaque section contenant les champs à éditer.

Les sections suivantes se distinguent: > L’en-tête de rapport, qui contient les données relatives aux adresses, aux clients et les informations sur les contrats et ordres d’intervention > L’en-tête de page, qui est utilisée à partir de la deuxième page et qui peut contenir les mêmes informations que l’en-tête de rapport > Le détail, qui contient les données des positions comme le produit, la quantité, l’unité, le prix, le rabais et les textes > Le total, qui sera édité à la fin du dernier détail et qui contient des informations comme le montant du contrat ou le rabais total > Le pied de page, qui sera édité sur les documents de plusieurs pages et jusqu’à la dernière page > Le pied de page du rapport, qui termine le document et qui contient, par ex., les lignes pour la signature ou les conditions contractuelles Plus de 30 tables Plus de 30 tables peuvent être utilisées pour les documents et les extraits dans le Service après-vente. Ci-dessous, un petit extrait du catalogue des tables du Service après-vente: > Données de base des objets de service (fixe ou selon la date)

> Facturations des contrats et ordres d’intervention > Définitions de la modification / renouvellement du prix

> Structure de l’objet

> Définitions de résiliation

> Ordres d’intervention (en-tête et positions)

> Workflow des contrats et ordres d’intervention

> Prix des services

> Contrats et offres de contrat (en-tête et positions)

> Définitions des avoirs et écritures d’avoir

> Clients de service, lieux et emplacements des objets

Relations Grâce aux relations entre les tables, AbaView peut utiliser des données provenant de différentes tables et de différentes applications dans un rapport. De nouvelles relations peuvent être créées ou des relations existantes peuvent être modifiées.

Sélection des données Les données à éditer peuvent être sélectionnées selon des critères librement définissables. Il est possible d’associer plusieurs critères de sélection à l’aide d’opérateurs logiques comme “ET” et “OU”.

Fonctions de présentation En plus d’éléments de présentation tels que les illustrations, le tramage, les titres de colonnes et les fonctions d’encadrement automatique, différents éléments de mise en page peuvent être utilisés comme l’en-tête / pied de page, le détail, le titre / total à n’importe quel niveau et des textes standards librement définissables.

La présentation dispose des fonctions suivantes: > Polices Truetype et polices d’imprimantes

> Attributs des polices (gras, italique, etc.)

> Supprimer, insérer, déplacer des champs

> Utilisation d’expressions complexes

> Agrandir, réduire la taille des champs

> Champs de somme au choix

> Renommer les champs

> Tous les types de tabulateurs

> Utilisation de variables système comme

> Éléments graphiques comme les lignes, numéro de page,

date du jour etc.

rectangle ou ellipse

Formats de fichiers supportés Les formats de fichiers suivants peuvent être traités et combinés les uns aux autres: > Tables ABACUS

> ANSI, ASCII

> Pervasive.SQL

> xFlex

> Source des données ODBC

> dBase

> ADO

> Paradox

> BDE

> Lotus 1-2-3

> Fichier SQL

> DIF, SYLK

Formats d’édition supportés L’édition des données peut s’effectuer dans les formats suivants: > Rapport AbaView

> Excel 4

> PDF

> ODBC

> ADF

> BDE

> xFlex

> ADO

> RTF

> dBase

> HTML

> Paradox

> XML

> Lotus 1-2-3

> ANSI, ASCII

> DIF

> Microsoft Excel

> Windows Meta File

AB AC US o To l-K it

ABACUS

TOOL-KIT

ABACUS Tool-Kit est le système de base des applications ABACUS. Pour compléter la convivialité et l’efficacité des programmes, ABACUS Tool-Kit vous permet de bénéficier des technologies les plus modernes: Système de menus ABACUS Avec l’AbaMenu moderne, les programmes ABACUS disposent d’un menu principal qui permet un passage facile et rapide d’une application à l’autre ou à un programme tiers. > Un choix de programmes en fonction du mandant Par mandant, seules les applications ABACUS ouvertes dans le mandant concerné sont affichées dans le menu avec les programmes correspondants. > Un choix de programmes en fonction de l’utilisateur L’AbaMenu n’affiche à l’utilisateur que les programmes pour lesquels il possède les droits d’accès. > Menus de programme en fonction des rôles Un ou plusieurs rôles peuvent être attribués à un utilisateur. Ils définissent les programmes à afficher, lorsque l’utilisateur ouvre sa session. Il a ainsi le choix entre les divers programmes dont il a besoin pour effectuer les tâches prévues par le rôle sélectionné. > Fonction QuickSearch Des programmes, ainsi que des données émanant des bases de données ABACUS peuvent être recherchés et interrogés à l’aide de mots-clés. > Recherche dans des manuels Il est possible de rechercher online dans les manuels au moyen de mots-clés. > Favoris Les programmes les plus utilisés peuvent être mémorisés par l’utilisateur sous ses favoris. > Gestion des dossiers Cette fonction permet d’archiver automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents originaux tels que p. ex. bons de livraison, factures ou également documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver, consulter et présenter ces documents.

AbaVision AbaVision est un complément intégrant entièrement les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En s’appuyant sur les Business Objects d’ABACUS (ABO), Excel devient un véritable Management Informations System (MIS) avec un accès online aux transactions et écritures comptables.

Il n’est plus nécessaire de transmettre les informations du logiciel financier vers Microsoft Office et vice versa.

Grâce à cette nouvelle intégration bidirectionnelle (deux voies de communication), on peut, par exemple, établir son budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les données seront toujours mises à jour automatiquement.

Utilisation pratique pour les utilisateurs d’AbaVision: > Possibilité de réaliser un système de gestion de l’information (MIS) avantageux et souple avec Excel et ABACUS > Nouvelles possibilités de préparation, d’affichage et d’échange de données et d’informations > Suppression des redondances entre Excel et ABACUS par la mise à jour automatique des feuilles de calcul Excel. Les sources d’erreurs survenant à la saisie ou à la transmission sont ainsi évitées > Accès online aux données ABACUS

O ut ils AB AC US

OUTILS ABACUS

Archivage En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à votre disposition dans le cadre de l’ABACUS Tool-Kit, le module “Archivage ABACUS” vous propose un classement électronique complet des extraits et documents créés dans les différents programmes ABACUS ou dans des programmes externes. > Directement intégré dans le logiciel ABACUS L’Archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression d’un rapport, une copie électronique du document peut automatiquement être sauvegardée dans l’archive correspondante. Des décomptes de TVA définitifs, des bilans, des décomptes de salaire etc. sont ainsi directement archivés, indépendamment de l’utilisateur qui a édité l’extrait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des données est donc garantie. > Archivage depuis les programmes Office L’intégration de l’archivage ABACUS dans les programmes Microsoft Office offre la possibilité d’enregistrer des documents Word, des tables Excel et des présentations PowerPoint directement depuis l’environnement Office dans les archives ABACUS. > Numérisation et archivage de documents originaux Le module en option AbaScan permet de digitaliser tous les documents dont les originaux sont sur papier, tels que bons de livraison, factures de fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les documents ainsi digitalisés peuvent alors être enregistrés dans l’archive souhaitée. Ces documents sont également dotés automatiquement d’une indexation plein texte permettant une recherche rapide au moyen du moteur de recherche AbaSearch. > Complet et invariable Tous les extraits, documents et données sauvegardés dans des archives sont enregistrés de façon invariable.

Vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier de façon sélective. > Codage et droits d’accès Les données sont codées lors de l’enregistrement et l’accès aux données est réglé de façon à ce que seules les personnes autorisées puissent consulter les informations et que personne ne puisse supprimer des données archivées.

La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de passe pour chaque archive et par les droits d’accès de la gestion des utilisateurs. > Recherche aisée d’informations Un moteur performant de recherche plein texte permet de retrouver le document souhaité, même parmi des milliers d’autres, après un court instant. Ce système vous offre également: - une recherche de fragments de mots - une combinaison de différents éléments de texte

AbaPilot: Système de navigation et de recherche Avec AbaPilot, l’utilisateur ABACUS dispose d’un accès rapide et direct à toutes les données et informations enregistrées dans le logiciel ABACUS. Lors de la saisie d’un terme de recherche, tous les enregistrements correspondants sont affichés avec toutes les informations, données et tous les documents associés (Word, Excel, originaux digitalisés).

Un clic de la souris suffit à afficher des informations détaillées sur les enregistrements. Dans le cas de données ABACUS, le programme de saisie ABACUS correspondant peut être lancé directement afin de pouvoir éventuellement modifier les données.

AbaNotify: Système d’information et de notification AbaNotify permet à toutes les personnes l’envoi par e-mail planifié dans le temps ou la sauvegarde de listes ABACUS ou de rapports AbaView. La préparation de listes et de rapports peut être faite par responsable d’objet, avec envoi ou sauvegarde. Divers formats de fichiers, comme PDF, XLS, DOC, HTML, TXT sont supportés.

Le programme signale immédiatement les évènements tels que création, modification ou suppression d’un enregistrement.

L’exportation et le regroupement de modifications de base de données sous les formats XML, HTML, TXT, DAT sont possibles.

AbaNotify peut reprendre divers automatismes propres aux applications, comme le contrôle des allocations expirées, les permis de séjour ou le contrôle des prochains anniversaires dans la Comptabilité des salaires. Si des modifications sont effectuées sur des données salariales délicates, AbaNotify peut également les notifier.

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch info@abacus.ch

Ecknauer + Schoch ASW / OS 200-9.09

ABACUS Research SA, Business Software En Budron H14, CH-1052 Mont-sur-Lausanne Téléphone 021 654 25 25, Fax 021 654 25 20 www.abacus.ch info@abacus.ch