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E-Shop Échange électronique de documents E-facture WebTicketing

GAINS D'EFFICACITÉ

”ABACUS E-Business garantit une transmission des données avec ses partenaires commerciaux sans interruption de communication et hautement automatisée – 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.”

G R Â C E À U N E C O M M U N I C AT I O N M O D E R N E D E S D O N N É E S

ABACUS E-Business permet aux entreprises de bénéficier de la communication électronique des données via Internet. La solution e-Commerce AbaShop offre une plateforme pour présenter et vendre ses produits sur Internet. Avec la solution standard AbaNet, il est possible d’échanger des documents électroniques tels que les commandes ou les e-factures avec les clients et fournisseurs, et de les traiter automatiquement.

L’application E-Business ”WebTicketing” permet aux clients de saisir des messages de panne via Internet en dehors des heures de bureau, à partir desquels le système crée automatiquement un ordre d’intervention. ABACUS E-Business garantit une transmission des données avec ses partenaires commerciaux sans interruption de communication et hautement automatisée – 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

24/7

E - C O M M E R C E AV E C E - S H O P I N T É G R É La solution e-Shop AbaShop est parfaitement intégrée dans le module Ges­ tion des commandes ABACUS. Cela signifie que les données de base du produit (dont le regroupement, les prix, les désignations, les photos et les données de stock) sont transmises automatiquement du logiciel de Gestion des commandes dans AbaShop. En outre, toutes les modifications telles que les ajustements de prix, quantités en stock, nouvelles photos et descriptions sont automatiquement actu­a­ lisées.

Exemple pratique AbaShop de Marcel Blanc

Fonctionnalités complètes du shop > Assortiments de produits propres au client, prix et rabais en plusieurs monnaies > Variantes de produits telles que la couleur, la taille, la qualité du tissu, le design etc. pour la représentation des produits avec différentes propriétés > Articles accessoires pour les ventes additionnelles > Listes d’achats pour les acheteurs réguliers > Divers modes de paiement tels que facture, contre-remboursement, cartes de crédit, Postcard et Paypal > Calcul des frais de port en fonction de nombreuses règles et définitions > Possibilité de limiter le cercle des utilisateurs à certains clients, p. ex. aux revendeurs ou aux employés > Recherche plein texte dans toutes les données de produits > Toutes sortes d’annexes pour chaque produit au format PDF, audio et vidéo > Également utilisable comme plateforme de téléchargement pour des fichiers tels que PDF, MP3 etc. > Intégration des plateformes de médias sociaux tels que Facebook, Twitter et Google+ > Intégration de Google Webmaster Tools et Google Analytics > URL conviviale, optimisation du moteur de recherche, sous-domaines et SSL > Mise à disposition régulière de données de produits pour le Google Merchant Center et les portails de comparaison de prix ou la création d’un sitemap au format HTML ou XML > Plusieurs langues d’utilisateur > Possibilités d’adaptation au choix: de la configuration simple à une programmation individuelle complexe

HIGHLIGHTS > Responsive Design pour une flexibilité des annonces de pages Web sur les appa­­reils mobiles

Sur la base des technologies HTML5 et CSS3, les pages Web AbaShop peuvent être affi­­chées de façon dynamique conformément aux propriétés de l'appareil, telles que son type (PC, tablette, smartphone) ou la résolution d’écran. Dans le même temps, l’interface utilisateur est facile à utiliser à l’aide de la souris ou de l’écran tactile.

> Design du shop

Le design de l’AbaShop est personnalisable (il peut être adapté au Corporate Design de l’entreprise) et peut également être intégré au site Web existant de l’entreprise. La réalisation de conceptions graphiques de haut niveau est garantie par des revendeurs ou des graphistes Web certifiés AbaShop.

> Afficher le statut de commande actuel Dans la Gestion des commandes, il est possible d’ajouter des mises à jour statut à n’im­­porte quel endroit dans la gestion du traitement de commande. Les mises à jour statut sont publiées automatiquement sur AbaShop pour le client lors de l’exécution de la commande et, à la demande, lui sont également envoyées par e-mail. Ainsi, le client du shop est informé à tout instant du statut de traitement actuel de la commande. > Prêt pour l’avenir

AbaShop intègre les dernières évolutions dans le domaine de l’e-commerce. La solution est ainsi préparée de façon optimale aux achats en ligne de plus en plus mobiles et aux liens toujours plus étroits avec les plateformes de médias sociaux et autres sys­­tèmes web.

ÉCHANGE ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (EDI)

ABACUS E-Business permet l’échange électronique de documents entre clients et fournisseurs et est parfaitement intégré dans le logiciel Gestion des commandes. Depuis la gestion du traitement de la commande client ou de la commande fournisseur, les documents tels que les appels d’offres, offres, commandes, confirmations de commande, bons de livraison et factures ne sont plus imprimés, mais sont créés automatiquement sous forme de documents électroniques, puis transmis au destinataire via AbaNet, le réseau d’ABACUS E-Business. Si un client envoie sa commande sous forme de document électronique, celle-ci est automatiquement importée dans la Gestion des commandes.

La transmission des données via E-Business empêche les interruptions de communication, le papier est éliminé du processus et les données ne doivent plus être saisies manuellement. Dans le même temps, cela évite les erreurs de saisie. Les employés du service vente ou achat ne doivent plus s’en occuper.

La voie de l’échange de documents sans papier Les e-factures font définitivement partie des procédures commerciales: en 2014, la barre des 20 millions de factures envoyées par voie électronique a été dépassée en Suisse. En 2015, 2,5 millions d’e-documents ont été distribués par la seule plateforme AbaNet d’ABACUS E-Business. Si votre entreprise traite ses factures dans le logiciel des Créanciers ou les crée et les envoie dans la Gestion des commandes, elle peut automatiser ses procédures grâce à la facturation électronique dans ABACUS E-Business et gagner ainsi en efficacité.

Réseaux E-Business AbaNet, le réseau d’ABACUS E-Business, offre une connexion à plusieurs autres réseaux E-Business tels que PayNet, Postfinance, STEPcom, Conextrade de Swisscom IT Services, ainsi qu’aux réseaux EDI certifiés GS1. Ces connexions garantissent la conversion des documents transmis par voie électronique dans le format destinataire. Ainsi, les commandes provenant d’un système SAP sont par exemple converties automatiquement dans le format ABACUS sur la plateforme E-Business.

ENVOI DES E-FACTURES Comme de nombreux clients commerciaux et privés réceptionnent déjà des e-factures, l’idée de remettre les factures par voie électronique aux clients s’impose. ABACUS E-Business transmet les factures aux clients commerciaux et privés sous forme d’e-facture depuis le logiciel de Gestion des commandes. Les avantages pour l’émetteur de factures sont évidents: au lieu d’une impression sur papier, la facture est classée dans l’outbox E-Business et envoyée automatiquement au client. Vous n’économisez pas que du temps, mais aussi du papier, l’emballage et l’affranchissement.

Échange de documents électroniques avec les clients

Via les réseaux E-Business L’envoi peut être effectué via l’un des réseaux très répandus de votre choix. La condition préalable est toutefois qu’un destinataire se soit connecté à l’un de ces fournisseurs d’accès en tant que participant e-facture. Dans ABACUS E-Business, le client concerné est muni de son numéro de participant, le logiciel lui remettra dorénavant la facture sous forme électronique. Soit le destinataire reçoit l’e-facture dans son propre système ERP pour un traitement ultérieur automatique, soit elle lui est remise sur le portail E-Banking où il peut payer d’un simple clic via son compte bancaire.

Via e-mail En guise d’alternative à l’envoi des factures via un portail E-Business, l’option AbaNet­ WebAccess est disponible. Avec cette variante, un lien de téléchargement de la facture est envoyé au client uniquement par e-mail. ABACUS signe les e-factures et les notes de crédit électroniques conformément à la législation. Pour faciliter le paiement de ces e-fac­­tures, celles-ci peuvent aussi être transmises directement au portail E-Banking de l’étab­­lissement financier où elles peuvent être validées en quelques clics pour le paiement.

Classement de l’e-facture envoyée Après avoir été envoyée, l'e-facture est automatiquement classée, signature numérique incluse, dans le dossier commande ou document débiteur. Cela garantit un archivage des factures conforme à la loi et évite de devoir conserver une copie papier.

RÉCEPTION DES E-FACTURES ABACUS E-Business reçoit les factures des fournisseurs en tant qu’e-factures et crée automatiquement l’écriture des créanciers correspondante. En Suisse, il existe aujourd’hui déjà de nombreuses entreprises pouvant délivrer des factures électroniques. Toutes les entreprises connectées aux réseaux E-Business les plus répandus et qui proposent des e-factures sont répertoriées sur la page www.edirectory.ch.

Si une entreprise reçoit régulièrement des factures de la part d’un fournisseur, il est en principe utile d’envisager l’utilisation des e-factures.

Échange de documents électroniques avec les fournisseurs

Création automatique de l’écriture créanciers Comme l’e-facture contient les informations détaillées de la facture sous forme structurée et pouvant faire l’objet d’une lecture optique, le système peut entièrement la traiter de manière automatique. Il est en mesure de créer seul l’écriture créanciers correspondante, avec toutes les positions de la facture. Sur demande, le traitement peut être doté de règles supplémentaires. Par exemple, en fonction des informations du document, l’attribution des comptes peut être gérée ou un responsable visa particulier peut être attribué à l’aide de fonctions de mappage. Si la procédure de visa est active dans la Compta­bilité des créanciers, le document créé par E-Business est envoyé automatiquement dans l’inbox visa de la personne responsable.

Classement de l’e-facture reçue Simultanément à la création automatique de l’écriture créanciers, la facture transmise par le fournisseur et munie d’une signature numérique est placée dans le dossier du document créancier, où le classement conforme aux règles de TVA est effectué en accord avec la législation.

Retrouver facilement les e-factures classées Avec le classement électronique de l’e-facture, le système procède automatiquement à la reconnaissance de texte et toutes les informations indiquées sur la facture sont enregistrées. Il est donc possible de rechercher tous les détails de la facture à l’aide de la re­­ cherche plein texte AbaSearch.

WEBTICKETING: S I G N A L E R L E S PA N N E S V I A L E S I T E W E B WebTicketing, la dernière application E-Business, permet aux clients de saisir des messages de panne ou des demandes de support via Internet en dehors des heures de bureau. Ils sont automatiquement transmis sous forme d’ordre d’intervention au service de piquet, sur l’appareil mobile.

Saisir un message de panne facilement et à tout instant L’application ABACUS Service après-vente peut être étendue avec la fonction Web­ Ticketing en intégrant le module E-Business. Les objets de service sont ainsi gérés sur la plateforme AbaShop. Lorsque le client se connecte à AbaShop, il choisit ses objets de service comme les appareils, les licences de logiciel, etc. et génère un ticket. Il peut y joindre des photos, captures d’écran, documents, etc.

Contrôler un ordre d’intervention Les messages de panne saisis sont envoyés au programme Service après-vente, dans lequel un ordre d’intervention est créé automatiquement. Ce dernier peut être attribué automatiquement ou manuellement à un employé du service ou du support. Le client reçoit un e-mail avec un lien lui permettant de surveiller à tout instant le statut actuel de l’ordre d’intervention sur le portail. Le client est par exemple informé lorsque l’intervention d’un technicien de service est planifiée. Il peut également savoir par qui le ticket vient d’être modifié. Quel que soit le statut, il est possible de mettre à disposition du client un document contenant des informations telles que le moment d’intervention du technicien de service ou la date de livraison d’une pièce de rechange.

L’efficacité du service, un avantage concurrentiel Le service est de plus en plus important et une entreprise peut se démarquer de la con­­ currence via son département service. La satisfaction des clients repose sur un temps de réaction rapide. Avec le WebTicketing, les clients peuvent saisir un message de panne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, via leur ordinateur ou leur smartphone. À partir du ticket Web, le programme de Service après-vente ABACUS crée de façon autonome un ordre d’intervention qui est transmis à l’employé de service responsable, sur son appareil mobile. Le client bénéficie ainsi d’un dépannage plus rapide. Cette procédure permet d’économiser les coûts administratifs de la saisie des activités.

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