Archivage et signature électronique

A B A C U S A R C H I VA G E

/

S I G N AT U R E

E L E C T R O N I Q U E

ARCHIVAGE

ET

S I G N AT U R E

Archivage

ELECTRONIQUE

numérique

Les factures clients et fournisseurs, les confirmations de commande, les bons de commande, la correspondance et de nombreux autres documents mobilisent des armoires entières et des salles d’archives complètes. De plus, les documents sont stockés en plusieurs endroits et la moindre recherche prend un temps fou. ABACUS Archivage est un outil global en amont des applications, permettant le stockage et la gestion sous forme digitale de tous les extraits ABACUS et des documents originaux. Cet outil permet, par exemple, de stocker au même endroit tous les documents et tous les renseignements liés à une relation client ou fournisseur sous forme de données digitales. ABACUS garantit un archivage électronique intégral et exhaustif des extraits, documents et justificatifs. On peut également importer dans les archives ABACUS des documents issus de programmes tiers, tels que MS Office.

Efficacité

des

recherches

–

accès

en

ligne

Grâce à l’indexation automatique en texte intégral des documents archivés, la recherche de documents ou d’écritures comptables à l’aide de n’importe quel mot-clef est un jeu d’enfant.

Toutes les archives peuvent être consultées et gérées confortablement à partir du poste de travail, ce qui permet un support actif des processus d’entreprises et une augmentation considérable de la flexibilité. L’accès aux données est clairement défini et se paramètre de façon personnalisée par le biais de l’administration des utilisateurs ABACUS.

Gestion

intégrée

des

documents

L’affectation directe des documents originaux digitalisés aux transactions ou aux écritures correspondantes offre une transparence optimale des données et des informations. Il suffit de cliquer sur une opération pour afficher immédiatement le document original associé.

On dispose ainsi d’un outil systématique de consultation des pièces justificatives.

Signatures

électroniques

Les extraits sauvegardés au format PDF peuvent être dotés d’une signature électronique garantissant l’authenticité et l’inaltérabilité des données.

T O U T

E S T

A C C E S S I B L E

E N

Saisie

automatique

l’aide

d’étiquettes

des à

L I G N E

documents

code-barres

originaux

et

à

d’AbaScan

Une imprimante permet d’imprimer une étiquette à code-barres pour tous les documents papier dans les programmes de saisie respectifs. L’étiquette contient les informations relatives au document ainsi que le dossier ou l’archive correspondant. Ces informations permettent de digitaliser le document par scanner et de l’enregistrer directement dans le dossier ou l’archive correspondant grâce au programme AbaScan: une procédure rapide et efficace. Lors du scanning, le texte du document est indexé en texte intégral, afin de faciliter ultérieurement une recherche rapide du document. Les documents peuvent être consultés et imprimés même après plusieurs années.

Intégration

des

formats

tiers

ABACUS Archivage ne sert pas uniquement à sauvegarder les documents établis avec les programmes ABACUS. Il permet également d’archiver des fichiers de données issus de programmes tiers (par exemple Word ou divers formats image). ABACUS Archivage est ainsi un outil d’archivage global qui permet d’avoir “chaque chose à sa place”. Sous Word et sous Excel, une interface “Archive / Dossier” est disponible et permet d’enregistrer d’un simple clic un document directement dans le dossier ou l’archive souhaité.

Cela met un terme à de fastidieuses recherches pour retrouver l’emplacement des archives appropriées.

Caractéristiques et

signature

d’ABACUS

Archivage

électronique

> Scanning de documents externes (par exemple factures de fournisseurs, bons de livraison) et classement automatique par étiquette à code-barres dans le dossier correspondant (par exemple commandes fournisseur) > Stockage automatique par paramétrage préalable de copies du document (par exemple factures, mises en demeure, rapports) dans le dossier d’archives souhaité > Sauvegarde automatique d’une copie (par exemple bulletin de salaire) dans le dossier de la personne correspondante > Fonction Drag & Drop dans les archives pour environ 200 formats de fichiers > Les données archivées peuvent être extraites en fonction de l’année. > Pour des raisons juridiques, impossibilité de supprimer le contenu des archives. > Signature électronique conforme aux prescriptions légales

Recherche

à

l’aide

du

moteur

de

recherche

AbaPilot Possibilité de retrouver très rapidement des pièces et documents enregistrés dans les dossiers ou les archives parmi des milliers d’autres données, grâce au moteur de recherche AbaPilot et à une fonction performante de recherche en texte intégral (indexation en texte intégral). Il suffit d’entrer un terme de recherche sous forme de chiffre, de mot ou de partie de mot.

Fonction

Zoom

avant:

transparence

garantie Il est possible de remonter la trace des données ABACUS jusqu’à la source (zoom avant). Par exemple, un double clic sur la ligne d’un journal ou d’un relevé de compte ouvre automatiquement la fenêtre de saisie du document. On peut ainsi vérifier facilement les chiffres insolites et corriger les erreurs éventuelles à la source.

Lorsque le document associé a été scanné avec AbaScan, il suffit d’un clic pour y accéder.

Entrée pièce / document

Saisie dans le logiciel par exemple la Comptabilité des créanciers

Impression des codes-barres

Placer un code-barres sur une pièce / document

Avantages > Gain d’espace grâce à la suppression des archives physiques > Absence de manipulations fastidieuses pour l’archivage Scanner le document avec AbaScan

et les recherches > Organisation et classement systématique des données : “chaque chose à sa place” > Scanning des documents originaux, par exemple des factures fournisseurs > Visualisation à l’écran du document scanné > Interface “Archive / Dossier” sous Word / Excel pour

Classement dans les archives

archiver directement et simplement les documents traités > Sauvegarde automatique des documents ABACUS,

Recherche ciblée avec AbaPilot dans la base de données et les archives ABACUS

bilans, justificatifs, etc. dans les archives par paramétrage préalable Output

> Recherche facile et rapide par mot-clef à l’aide de l’indexation en texte intégral des données et du moteur de recherche AbaPilot > Gain de temps grâce à l’accès aux données en ligne

Document original d’archive; comptabilités, rapports

Données MS Office

> Support optimal des tâches et meilleure communication > Réglementation claire des droits d’accès aux données > Signature électronique des extraits au format PDF pour garantir leur authenticité

Transposition de toute une comptabilité avec les documents originaux digitalisés sur CD / DVD

Recherche de données et de documents originaux avec le moteur de recherche et le Viewer

Composants

d’ABACUS

Archivage

et

Signature

électronique

A B A C U S A R C H I VA G E OPTION ABASCAN MOTEUR DE RECHERCHE EN TEXTE INTÉGRAL ABAPILOT

ABACUS recommande les produits HP

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