E-Business

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Web-Shop Elektronischer Dokumentenaustausch E-Rechnung Web-Ticketing

EFFIZIENZVORTEILE

”ABACUS E-Business gewährleistet einen medienbruchfreien und hochautomatisierten Daten­ austausch mit Geschäftspartnern – rund um die Uhr, an sieben Tagen pro Woche.“

D A N K M O D E R N E R D AT E N K O M M U N I K AT I O N

Das ABACUS E-Business ermöglicht Unternehmen von der elektronischen Daten­ kommunikation über das Internet zu profitieren. Die E-Commerce-Lösung Aba­ Shop bietet eine Plattform, um Produkte im Web zu präsentieren und zu ver­­ kaufen. Mit der Standardlösung AbaNet lassen sich elektronische Doku­­mente wie beispielsweise Bestellungen oder E-Rechnungen mit Kunden und Lieferanten austauschen und automatisch verarbeiten.

Mit der weiteren E-Business Anwendung ”Web-Ticketing“ können Kun­­den auch ausserhalb der Geschäftszeiten Störungsmeldungen über das Inter­ net erfassen, woraus das System automatisch einen Serviceauftrag erstellt. ABACUS E-Business gewährleistet einen medienbruchfreien und hochautomatisierten Datenaustausch mit Geschäftspartnern – rund um die Uhr, an sieben Tagen pro Woche.

24/7

E-COMMERCE MIT INTEGRIERTEM WEB-SHOP Die Web-Shop-Lösung AbaShop ist nahtlos in das Modul ABACUS Auftrags­be­­ar­ bei­ tung integriert. Das bedeutet, die Produktstammdaten inkl. Gruppierung, Preise, Bezeichnungen, Bilder sowie die Lagerdaten werden automatisch von der Auf­­trags­bearbeitungssoftware in den AbaShop übertragen und alle Änderungen wie Preisanpassungen, Lagerbestände, neue Bilder und Beschreibungen werden automatisch aktualisiert.

Praxisbeispiel AbaShop von Leomat AG auf Basis der Standardsoftware (Gestaltung durch Media Division GmbH)

Umfassende Shop-Funktionalitäten > Kundenspezifische Produktsortimente, Preise und Rabatte in mehreren Währungen > Produktvarianten wie Farbe, Grösse, Stoffqualität, Design etc. für die Ab­­bil­­­dung von Produkten mit verschiedenen Ausprägungen > Zubehörartikel für Cross-Selling > Einkaufslisten für regelmässige Shopper > Verschiedene Zahlungsarten wie Rechnung, Nachnahme, Kreditkarte, Postcard, Paypal > Versandkostenberechnung mit umfangreichen Regeln und Definitionen > Benutzerkreis einschränkbar auf bestimmte Kunden wie z.B. Wiederverkäufer oder Mit­­­­­­arbeitende > Volltextsuche über sämtliche Produktdaten > Beliebige Dateianhänge pro Produkt wie PDF, Audio und Video > Auch als Download-Plattform für Dateien wie PDF, MP3 etc. verwendbar > Integration der Social-Media-Plattformen Facebook, Twitter und Google+ > Integration von Google Webmaster Tools und Google Analytics > Benutzerfreundliche URL, Suchmaschinenoptimierung, Subdomains und SSL > Regelmässige Bereitstellung von Produktdaten für das Google Merchant Center und Preisvergleichsportale oder zum Erstellen einer Sitemap in HTML oder XML > Mehrere Benutzersprachen > Anpassungsmöglichkeiten von einfacher Konfiguration bis zur komplexen Individual­ programmierung

HIGHLIGHTS > Responsive Design für flexible Webseitenanzeige auf mobilen Endgeräten

Auf der technologischen Basis von HTML5 und CSS3 lassen sich die AbaShop-Web­­­­ seiten dynamisch gemäss den Eigenschaften des Endgeräts, wie Typ (PC, Tablet, Smartphone) und Bildschirmauflösung darstellen. Gleichzeitig ist die Bedien­oberfläche so vorbereitet, dass sie sich mittels Maus oder Touch komfortabel bedienen lässt.

> Shop-Design

Das Design des AbaShop ist frei gestaltbar – z.B. im Corporate Design des Un­­ter­neh­ mens – und kann auch in die bestehende Firmen-Website eingebettet werden. Die Umsetzung anspruchsvoller Shop-Designs ist durch AbaShop-zertifizierte Vertriebs­ partner oder Webdesigner sichergestellt.

> Aktuellen Auftragsstatus anzeigen

In der Auftragsbearbeitung lassen sich in der Ablaufsteuerung des Auftrags an beliebigen Stellen sogenannte Status-Updates einfügen. Die Status-Updates werden bei der Abarbeitung des Auftrages automatisch für den Kunden auf AbaShop publiziert sowie auf Wunsch dem Kunden zusätzlich als E-Mail zugestellt. Der Shop-Kunde ist somit je­­der­­zeit über den aktuellen Verarbeitungsstatus des Auftrags informiert.

> Bereit für die Zukunft Mit AbaShop werden die aktuellsten Entwicklungen im Bereich des E-Commerce ein­­­gebunden. Die Lösung ist somit optimal vorbereitet auf das zunehmend mobilere Shop­ pingverhalten und die immer engere Verlinkung mit Social-Media-Plattformen und weiteren Web-Systemen.

E L E K T R O N I S C H E R D O K U M E N T E N A U S TA U S C H ( E D I )

ABACUS E-Business ermöglicht den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Kunde und Lieferant und ist nahtlos in das Softwaremodul Auftragsbearbeitung integ­­ riert. Aus der Ablaufsteuerung des Kundenauftrags oder der Lieferantenbestellung wer­­ den Dokumente wie Angebotsanfragen, Angebote, Bestellungen, Auftrags­bestäti­gun­gen, Lieferscheine und Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, sondern automatisch als elektronisches Dokument erstellt und mittels dem ABACUS E-Business-Netzwerk AbaNet an den Empfänger übermittelt. Schickt ein Kunde seine Bestellung als elektronisches Dokument, wird dieses automatisch als Auftrag in die Auftragsbearbeitung eingelesen.

Medienbrüche werden beim Datenaustausch via E-Business vermieden, Papier wird aus dem Prozess eliminiert und Daten brauchen nicht mehr manuell erfasst zu werden.

Gleich­­­­­zeitig lassen sich so auch Fehlerfassungen vermeiden. Sachbearbeiter im Verkauf oder Einkauf müssen sich nicht mehr darum kümmern.

Der Weg zum papierlosen Dokumentenaustausch Der Versand von E-Rechnungen hat definitiv an Schwung gewonnen: 2014 wurde schweiz­­­weit die 20-Millionen-Grenze der online versandten E-Rechnungen überschritten und im Jahr 2015 hat allein die ABACUS E-Business Plattform AbaNet 2.5 Millionen E-Dokumente verteilt. Jedes Unternehmen, das Rechnungen empfängt, in der Kreditoren­ software weiterverarbeitet oder Rechnungen mit der Auftragsbearbeitung erstellt und versendet, kann mit dem ABACUS E-Business seine Administration mit Hilfe der E-Rech­ nung weiter automatisieren und damit eine Effizienzsteigerung erreichen.

E-Business-Netzwerke Das ABACUS E-Business-Netzwerk AbaNet bietet Anschlüsse an verschiedene andere E-Business-Netzwerke wie PayNet, PostFinance, STEPcom, Conextrade von Swisscom IT Services sowie GS1-zertifizierte EDI-Netzwerke. Mit diesen Anschlüssen ist gleichzeitig die Konvertierung der übermittelten elektronischen Dokumente ins Empfängerformat gewährleistet. So werden Bestellungen beispielsweise aus einem SAP-System automatisch auf der E-Business Plattform ins ABACUS Format konvertiert.

E-RECHNUNGSVERSAND Da bereits viele Geschäfts- und Privatkunden E-Rechnungen empfangen, ist der Gedanke naheliegend, Rechnungen den Kunden elektronisch zuzustellen. ABACUS E-Business stellt die Rechnungen aus der Auftragsbearbeitungssoftware den Privat- oder Geschäftskunden als E-Rechnung zu. Die Vorteile für den Rechnungs­ steller liegen auf der Hand: Anstelle eines Ausdrucks auf Papier wird die Rech­­ nung in die E-Business-Outbox abgelegt und von dort automatisch an den Kun­­den versendet. Damit lässt sich nicht nur Zeit sparen, sondern auch Papier, die Ver­­ packung und die Frankierung.

Austausch von elektronischen Dokumenten mit mit Kunden Austausch von elektronischen Dokumenten Kunden ABACUS Business Software Service-/ Vertragsmanagement

Leistungs-/ Projektabrechnung

Serviceauftrag

Rechnungsdaten

Kunden

E-Business-Netzwerke

Kunde B2B ABACUS Business Software

Bestellung Lieferschein Rechnung Gutschrift

E-Business Netzwerke Auftragsbearbeitung Verkauf

Kunde B2B

Offerte Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung Gutschrift

anderes ERP-System

ABACUS E-Business Netzwerk

Aufträge / Offerten Projektaufträge

Bestellung Lieferschein Rechnung Gutschrift

Anfrage Bestellung

Endkunde B2C Online-Banking E-Rechnung

E-Business In-/Outbox

Rechnung Gutschrift

Rechnung Gutschrift E-Mail mit Link

Endkunde B2C E-Mail

NEST / IS-E Gemeinden & Werke

AbaImmo Immobilienbewirtschaftung

AbaNet-Portal

Via E-Business-Netzwerke Der Versand kann wahlweise über die weit verbreiteten Netzwerke erfolgen. Voraus­set­ zung ist jedoch, dass sich ein Empfänger als E-Rechnungsteilnehmer mit einem dieser Pro­­­vider verbunden hat. Im ABACUS E-Business wird der betreffende Kunde als E-Busi­ ness-Teilnehmer mit seiner Teilnehmernummer versehen, womit ihm die Software fortan die Rechnung elektronisch zustellt. Der Empfänger erhält die E-Rechnung entweder in seinem eigenen ERP-System zur automatischen Weiterverarbeitung oder auf das E-Ban­k­ ing-Portal zugestellt, wo er sie mit einem Mausklick über sein Bankkonto bezahlen kann.

Via E-Mail Als Alternative zum Versand von Rechnungen via ein E-Business-Portal steht sozusagen als Einstiegsvariante die Option AbaNetWebAccess zur Verfügung. Bei dieser Variante wird dem Kunden lediglich via E-Mail ein Link für das Herunterladen der Rechnung zu­­ gestellt. ABACUS signiert dabei die E-Rechnungen und auch E-Gutschriften gesetzeskon­ form. Für eine komfortable Bezahlung solcher E-Rechnungen lassen sich diese auch direkt ins E-Banking Portal des Finanzinstituts übertragen, wo sie bequem mit wenigen Mausklicks für die Zahlung freigegeben werden können.

Ablage der versandten E-Rechnung Nach dem Versand einer E-Rechnung legt die Software diese inklusive digitaler Signatur automatisch in dem definierten Auftrags- oder Debitorenbelegdossier ab. Somit ist die gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen sichergestellt und die Aufbewahrung einer Papierkopie ist überflüssig.

E-RECHNUNGSEMPFANG ABACUS E-Business nimmt die Rechnungen der Lieferanten als E-Rechnung ent­ gegen und erstellt automatisch die entsprechende Kreditorenbuchung. In der Schweiz gibt es heute bereits viele Unternehmen, welche die Rechnung elektronisch zu­ ­stel­ len können. Alle Unternehmen, welche an den meistverbreiteten E-Business-Netzwerken angeschlossen sind und die E-Rechnung anbieten, sind auf der Seite www.edirectory.ch aufgeführt. Er­­hält ein Unternehmen von einem Lieferanten regelmässig Rechnungen, lohnt sich grund­­ sätzlich die Überlegung, E-Rechnungen einzusetzen.

Austausch vonvon elektronischen Dokumenten mit Lieferanten Austausch elektronischen Dokumenten mit Lieferanten ABACUS Business Software

Lieferant

Bestellung Lieferschein Rechnung Gutschrift

Auftragsbearbeitung Einkauf Bestellungen/Anfragen, Projektbestellungen

Anfrage Bestellung

Lieferanten

E-Business-Netzwerke

Auftra Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung

ABACUS Business Software

E-Business Netzwerke ABACUS E-Business Netzwerk

E-Business In-/Outbox Bestellung Lieferschein Rechnung Gutschrift

Kreditorenbuchhaltung

Rechnung Gutschrift

KreditorenInbox

AbaScan Papierrechnungen

Lieferant anderes ERP-System

Bestellung Lieferschein Rechnung Gutschrift

ScanCenter

AbaImmo

Lieferant Papierrechnung Per Post P

Immobilienbewirtschaftung

Automatische Erstellung der Kreditorenbuchung Da die E-Rechnung die detaillierten Rechnungsinformationen in strukturierter und ma­­schi­ ­nenlesbarer Form enthält, kann sie das System vollständig automatisch verarbei­ten. Das System ist in der Lage selbständig die entsprechende Kreditorenbuchung in­­klusive aller einzelnen Rech­­nungspositionen zu erstellen. Falls gewünscht, lässt sich die Verar­beitung mit zusätzlichen Regeln versehen. Zum Beispiel kann aufgrund von Rechnungs­infor­ma­ tionen mit Hilfe von Mappingfunktionen die Kontierung gesteuert oder ein bestimmter Visumsverantwortlicher zugeordnet werden. Falls in der Kreditorenbuchhaltung der Vi­­sums­ prozess aktiv ist, wird der vom E-Business erzeugte Kreditorenbeleg automatisch dem zu­­ständigen Verantwort­lichen in seine Visums-Inbox gelegt.

Ablage der empfangenen E-Rechnung Gleichzeitig mit dem automatischen Erstellen der Kreditorenbuchung wird die vom Lie­­fe­ ranten zugestellte und digital signierte Rechnung ins Dossier des Kreditorenbelegs abgelegt, womit die mehrwertsteuerkonforme Ablage unter Einhaltung der gesetzlichen Vor­­ gaben sichergestellt ist.

Abgelegte E-Rechnungen einfach finden Mit der elektronischen Ablage der E-Rechnung führt das System automatisch auch eine Texterkennung durch und alle Rechnungsangaben werden gespeichert. Mit Hilfe der Voll­ textsuche AbaSearch kann deshalb nach allen auf der Rechnung aufgeführten Details ­ ge­­sucht werden.

W E B - T I C K E T I N G : S E R V I C E - / S U P P O R TA N F R A G E N ÜBER DIE WEBSEITE MELDEN Mit der neusten E-Business Anwendung, dem Web-Ticketing, steht für Serviceund Sup­port­­organisationen eine Lösung zur Verfügung, mit welcher die Kunden auch ausserhalb der Geschäftszeiten Störungsmeldungen und Supportanfragen via Internet erfassen kön­­ nen. Diese können einem Pikettdienst automatisch als Serviceauftrag auf das mobile Gerät weitergeleitet werden.

Störungsmeldung jederzeit und einfach erfassen Die ABACUS Applikation Service- und Vertragsmanagement lässt sich mit dem WebTicketing erweitern, indem das Modul E-Business integriert wird. Dadurch ist es möglich, die Serviceobjekte auf der Plattform AbaShop aufzuführen. Wenn sich der Kunde auf AbaShop einloggt, kann er die bei ihm installierten Serviceobjekte wie Geräte, Software­ lizenzen o. ä. anwählen und dazu ein Ticket lösen. Dieses kann mit Anhängen wie Bil­dern, Screenshots, Dokumenten etc. ergänzt werden.

Serviceauftrag überwachen Die erfassten Störungsmeldungen werden an die Applikation Service- und Vertrags­ma­­nage­ ment gesendet, in welcher automatisch ein Serviceauftrag angelegt wird. Dieser kann ­­ einem Service-/Support-Mitarbeitenden entweder automatisch oder manuell zu­­geordnet werden. Der Kunde erhält ein E-Mail mit einem Link zugestellt, mit welchem er den ak­­tu­ellen Status des Serviceauftrages jederzeit auf dem Portal überwachen kann. So ist der Kunde beispielsweise informiert, wenn ein Servicetechniker eingeplant ist oder durch wen das Ticket gerade bearbeitet wird. Zu jedem Status kann dem Kunden auch ein Dokument mit Informationen zur Verfügung gestellt werden, wie beispielsweise, wann der Servicetechniker eintrifft oder der Lie­­fer­­termin für ein Ersatzteil.

Effizienter Service als Wettbewerbsvorteil Service wird immer wichtiger und Unternehmen bietet sich die Möglichkeit, sich über die Serviceabteilung von der Konkurrenz abzuheben. Eine schnelle Reaktionszeit ist die Basis für zufriedene Servicekunden. Mit dem Web-Ticketing sind Servicekunden in der Lage während 7x24 Stunden eine Störungsmeldung zu erfassen, unerheblich ob sie dies am PC oder über ein Smartphone machen. Aus dem Web-Ticket erstellt das ABACUS Ser­­ vice- und Vertragsmanagementprogramm selbständig einen Serviceauftrag, der dem zu­­ ständigen Servicemitarbeiter auf sein mobiles Gerät weitergeleitet wird. So kann der Service-Kunde schneller zur Störungsbehebung bedient werden. Durch diesen Auto­ma­ tismus lassen sich administrative Kosten für die Erfassung der Aufträge einsparen.

www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research SA, CH-2501 Bienne/Biel www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Business Solutions AG, CH-8800 Thalwil www.abacus-solutions.ch info@abacus-solutions.ch ABACUS Business Solutions GmbH, D-80336 München www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de

Ecknauer + Schoch ASW / APD.500.05.2016

ABACUS Research AG, CH-9300 Wittenbach-St.Gallen