Comptabilité des débiteurs

C O M P TA B I L I T É

D E S

D É B I T E U R S

Ouverture vers de nouveaux horizons En ces temps de mutations constantes, une pensée et une action rapides constituent les facteurs de succès d’une entreprise novatrice. La base de décisions immédiates réside dans la possibilité de disposer d’informations parfaitement à jour. Sur ce plan, la Comptabilité des débiteurs apporte une contribution décisive. Par une intégration continue du département des ventes et de la Comptabilité, la solvabilité et la manière de payer des clients sont vérifiées au moment même de l’offre ou de la facturation. La Comptabilité des débiteurs devient de ce fait un instrument de contrôle important pour le département des ventes.

L’ouverture comme première exigence Pour que tout soit clair et par conséquent sous contrôle. La Comptabilité des débiteurs ABACUS est dotée d’une interface moderne qui permet l’échange direct des données avec des programmes d’autres fournisseurs destinés aux secteurs d’activités les plus divers. Les informations sont ainsi contrôlées dès leur saisie et transmises directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité financière.

Nos développements vous permettent de progresser Depuis 20 ans, ABACUS compte au nombre des premiers fournisseurs suisses de logiciels de gestion d’entreprise. Cette expérience, de même que notre orientation constante vers les besoins des utilisateurs, constituent la clé du succès de nos produits dont l’efficacité et le plaisir d’utilisation s’affirment constamment.

3

ABACUS EST BEAUCOUP PLUS QU’UN SIMPLE LOGICIEL

Performant

ABACUS a fait ses preuves en exploitation

ABACUS met à la disposition des utilisateurs

et éprouvé

quotidienne dans les secteurs les plus divers

une hotline qui leur assure une assistance

et dans plus de 25’000 entreprises. Leurs

rapide et compétente.

Hotline

possibilités d’application universelles et leurs performances font des logiciels ABACUS des

Un programme de formation très vaste per-

instruments de travail adaptés aux entrepri-

met un apprentissage rapide et une mise en

ses de toutes tailles. Ils sont recommandés

exploitation efficace des logiciels.

Formation

et exploités par les plus grandes et les plus réputées des sociétés fiduciaires suisses.

Intégration

La structure modulaire et la possibilité d’uti-

et souplesse

liser les programmes ABACUS en installation

Les logiciels de Comptabilité ABACUS sont

Certification

contrôlés par la société KPMG quant à leur

des logiciels

respect des normes comptables en vigueur.

mono-poste ou en réseaux, permet à tout

Les partenaires distributeurs ABACUS possè-

Installation

moment une extension de leur application.

dent une grande expérience en gestion

et maintenance

L’entreprise peut donc adapter les logiciels

d’entreprise ainsi que le savoir-faire techni-

ABACUS à ses exigences croissantes.

que pour une installation et une maintenance parfaite de nos logiciels.

Customizing

Seule, la possibilité d’adapter le logiciel aux Les revendeurs qualifiés reçoivent le statut

Partenaires

domaines garantit son utilisation optimale.

de partenaires logo:

distributeurs

Les technologies

Il suffit d’un clic de souris directement dans

Ils suivent des cours obligatoires tous les

les plus modernes

la Gestion des commandes ABACUS ou la

ans, ils emploient un nombre minimum de

facturation pour ouvrir un Shop Web dans

conseillers ABACUS et ils atteignent un chif-

Internet – e-commerce simple et efficace.

fre d’affaires minimum par an avec les logi-

Echanger des transactions dans le format

ciels ABACUS.

XML avec les partenaires et réaliser du B2B.

Les partenaires software supportent en plus

PR

besoins des utilisateurs dans de nombreux

O FE SS IO N A

A

BA

CU

S

L

CU

une hotline en permanence.

BA

Le développement continu garantit la péren-

A

Développement

S

SO

FT

ER

W

N

A

RT

RE

PA

toute la palette de produits et proposent

nité de l’investissement dans le logiciel et dans la formation.

4

A B A C U S D E B I – PA R T I E I N T É G R A N T E D U C O N T R Ô L E D E G E S T I O N

Une entreprise doit pouvoir garder à tout

Traitement spécial des cours des monnaies

moment le contrôle des postes ouverts.

EURO par rapport à toutes les autres mon-

Grâce à une Comptabilité des débiteurs fai-

naies sur la base de l’interdiction du cours

sant partie intégrante du contrôle de gestion,

cross de l’UE.

la solvabilité d’un client peut en outre être

Calcul intégré des commissions

vérifiée, déjà lors de l’établissement de l’offre

Calcul automatique des intérêts moratoires

ou de la saisie de la commande.

De grandes quantités de données, par exemple 500’000 débiteurs ou plus d’un mil-

Points forts

lion de pièces comptables, peuvent être

de la Comptabilité des débiteurs

traitées en toute sécurité.

Intégration directe à la vente et à la Comptabilité financière / analytique.

Les pages suivantes présentent en détail les

Grâce à ses interfaces modernes, des pièces

possibilités multiples offertes par le logiciel

comptables et des fichiers peuvent être

de Comptabilité des débiteurs ABACUS. Les

échangés directement avec des systèmes ex-

modules de programmes optionnels sont

térieurs (échanges bilatéraux de fichiers).

décrits de manière exhaustives dans la partie

Trafic automatisé des paiements par BVR,

complémentaire figurant en annexe à cette

RD et Débit Direct

brochure:

Système de rappels avec des formulaires

Fiche technique / Configuration du système

de rappel à définir librement, frais de rappel Mandants

et BVR de rappel.

Gestion simple des données clients grâce

Divisions

à des paramètres enregistrés par défaut, des Monnaies étrangères

fonctions de copie, etc.

Formes multiples d’édition des postes

Extension des genres de documents / versements

ouverts, des relevés de comptes et des listes Traitement élargi des rappels

d’échéances, selon les critères les plus divers.

Avec AbaVision – l’élément de liaison

Transactions financières électroniques

entre ABACUS et Excel – les fichiers peuvent être présentés online à la direction sous

Commissions

diverses formes graphiques condensées offIntérêts moratoires

rant une vue d’ensemble parfaite.

Libre choix des genres de documents et de

Interfaces / Business Objects

paiements.

Générateur de rapports AbaView

Propositions de comptes et de sections pour une liaison souple avec la Comptabilité

ABACUS Tool-Kit

financière et analytique.

Comptabilisation en différentes monnaies.

Outils ABACUS

5

A B A C U S , L O G I C I E L S R É P O N D A N T À C H A Q U E

Produits externes Solutions personnalisées

Intranet Internet

Systèmes de saisie d'horaire

AbaShop E-Commerce

Gestion des commandes

Planification et gestion de la production

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité financière / Comptabilité analytique

Comptabilité des créanciers

Gestion des immobilisations

Archivage

Gestion des prestations et des projets

Ressources Humaines

Comptabilité des salaires

Facturation

Contrôle des débiteurs

Electronic Banking

Gestion des adresses

SalaireLight

CofiLight

6

I N T É G R É S E X I G E N C E

D O N N É E S

D E

B A S E

C L I E N T S

D O N N É E S

D E

B A S E

C L I E N T S

Les données de base con-

Débiteur collectif

tiennent toutes les infor-

Les débiteurs collectifs permettent une

mations nécessaires à la

gestion simple et efficace des clients avec

gestion et à la compta-

lesquels une entreprise ne traite qu’une ou

bilisation des valeurs

de rares affaires. La saisie des documents

relatives à ses clients.

inclut dans ce cas l’ensemble des informati-

Les données de base cli-

ons d’adresse du client. Le même fichier de

ents se distinguent par

base des débiteurs peut alors être utilisé

les propriétés particuliè-

pour plusieurs clients. Toutes les informa-

res suivantes:

tions relatives aux paiements ou aux rappels demeurent toutefois disponibles.

Rappels Des caractéristiques spécifiques aux rappels

Limite de crédit

destinés à chaque client peuvent être défi-

Les limites de crédit peuvent être fixées à

nies:

différents niveaux:

Adresse de rappel si elle diffère de celle

Limite de crédit dans la monnaie de base

du client

Limite de crédit pour chaque monnaie

Personne de contact correspondant à

étrangère

l’adresse de rappel

Vérification du montant débiteur par

Procédé de rappel pour les clients béné-

rapport à la limite de crédit

ficiant d’un traitement spécial

Ces limites de crédit sont vérifiées dans la

Secteur émettant le rappel, au cas où

Gestion des commandes lors de la saisie de

plusieurs employés peuvent émettre des

nouveaux documents. L’utilisateur peut défi-

rappels

nir si un dépassement de la limite provoque

Client jamais soumis aux rappels

un simple avertissement ou le blocage de la

Simple envoi de relevés de compte

saisie de nouveaux documents.

Définition d’un blocage des rappels A l’aide de ces fonctions auxiliaires, il est également possible d’envoyer des “notes personnelles” de rappel à des clients particuliers.

8

D O N N É E S

D E

B A S E

C L I E N T S

Débiteur chiffre d’affaires

Notes

Par l’affectation à un client d’un montant

Des textes d’accompagnement peuvent être

débiteur maximal, les montants dus sont

librement définis pour chaque donnée de

additionnés au montant débiteur. Pour les

base clients. Pour chacun de ces textes, l’uti-

entreprises avec succursales, les postes

lisateur peut définir s’il s’agit d’une simple

ouverts ou les montants dus peuvent être

note interne ou s’il doit figurer sur les docu-

affectés à la succursale (client) ou au groupe

ments émis. On peut ainsi indiquer par

d’entreprise (montant débiteur total).

exemple, à la saisie d’un document, que le client concerné a annoncé sa mise sous con-

Système d’information client (SIC)

cordat et que par conséquent plus aucun

Grâce au système d’information client (SIC),

document ne peut être établi en sa faveur.

les chiffres caractéristiques les plus importants tels que les postes ouverts, le chiffre

Fichier de base des adresses

d’affaires, les réductions compensatoires, la

Toutes les adresses sont enregistrées dans

limite de crédit d’un client ou le nombre de

un fichier central des adresses. Lors de l’in-

rappels peuvent être visualisés globalement.

troduction d’un nouveau client dans le

Le SIC propose ainsi à l’utilisateur une ana-

système, son adresse est comparée aux

lyse concise et claire du client directement à

adresses existantes, de manière à éviter la

l’écran. Ces chiffres peuvent également être

double saisie.

représentés sous forme graphique à l’aide Copie des données de base clients

d’Excel.

En copiant une base de clients existante, il Classification

est possible d’ouvrir rapidement et sans

Les clients peuvent être représentés dans

erreur de nouveaux clients. Grâce à cette

plusieurs classifications à différents niveaux.

fonction de copie, il suffit normalement de

Il est donc possible d’établir des listes par

saisir uniquement l’adresse d’un nouveau

pays, par région ou par groupe de produits.

client.

9

PARTICULARITÉS

DES

DONNÉES

DE

BASE

CLIENTS

Dossiers

Gestion des commandes

Les dossiers sont des classeurs qui contien-

En ce qui concerne la gestion des comman-

nent différents documents de toute pro-

des, il est possible de définir des informa-

venance. Il est ainsi possible de classer des

tions pour la facturation avec toutes les con-

documents Excel, Word, PowerPoint ou des

ditions de vente dans les données de base

listes ABACUS par client.

clients. Une facturation individuelle est ainsi garantie pour chaque client.

Monnaies étrangères multiples par client

Office de versement

Il est possible d’établir des pièces compta-

Pour l'encaissement automatique des créan-

bles en différentes monnaies pour un même

ces par le système de recouvrement direct

client. Comme ce dernier n'est enregistré

RD des banques ou le service Débit Direct de

qu'une seule fois dans le système, on dis-

Postfinance, il est possible de définir pour

pose toujours d'une vue d'ensemble de ses

chaque client les chemins de paiement pro-

postes ouverts, tant en monnaie de base

posés lors de la saisie des pièces.

qu'en monnaies étrangères.

10

DOCUMENTS

C O M P TA B L E S

DOCUMENTS

COMPTABLES

Genres de document

Imputation online

Les genres de docu-

Pour chaque document comptable, de nom-

ment comptable per-

breuses positions réparties sur différents

mettent de distinguer

comptes, sections et / ou commandes peu-

les

affaires

vent être saisies. Les valeurs correspon-

commerciales traitées

dantes de la Comptabilité financière et ana-

dans la Comptabilité

lytique sont mises à jour automatiquement.

des débiteurs ABACUS.

Les documents peuvent être comptabilisés

Les genres de docu-

dans la COFI ABACUS de manière indivi-

diverses

ment suivants sont disponibles:

duelle ou comprimée.

Facture

Grâce à cette comptabilisation online, la

Note de crédit

tâche d’harmonisation entre la Comptabilité

Report

des débiteurs et la Comptabilité financière

Acompte

se trouve réduite au minimum.

Versement final Comptabilisation automatique Pour chaque genre de document, il est de

A l’aide d’interfaces modernes (OLE), les

plus possible de personnaliser la saisie des

documents peuvent également être passés

données dans chacun des champs. Par

directement de la Gestion des commandes à

exemple :

la Comptabilité des débiteurs ABACUS et à

Proposition de date pour le document, la

la Comptabilité financière. Dans ce cas, les

COFI et les rappels

chiffres de la comptabilité des stocks, des

Attribution d’une proposition de compte

statistiques de vente, des postes ouverts

Propositions de conditions de paiement,

ainsi que de la Comptabilité financière et

du procédé et des secteurs de rappel, etc.

analytique sont mis à jour online. Les interfaces et les traitements batch disparaissent complètement.

Le grand avantage de cette personnalisation des genres de document, réside dans le gain de temps et de fiabilité lors de la saisie

Comptabilisation avec TVA

manuelle.

Chaque position d’une facture peut être saisie avec un code de TVA différent. Des pro-

12

DOCUMENTS

COMPTABLES

positions de taux de TVA dépendants de la

décompte final correspondant sont groupés

monnaie peuvent être affectées aux comp-

sous un ”numéro d’affaires” caractéristique.

tes ainsi qu’aux bases d’articles et de clients, de sorte que les erreurs de saisie sont pra-

Corriger / extourner des documents

tiquement exclues.

Tout document peut être modifié, corrigé ou annulé aussi longtemps qu’il n’a pas été ver-

Regroupements libres

rouillé manuellement sur le plan comptable,

Six éléments de regroupement au maximum

qu’il n’a pas fait l’objet d’un paiement ou

peuvent être assignés à chaque document

qu’il n’a pas été incorporé dans un boucle-

comptable; ils pourront être utilisés pour

ment annuel ou intermédiaire ou dans un

établir des statistiques dans les extraits.

décompte définitif de TVA.

Ainsi il est, par exemple, possible d’affecter les documents à des secteurs de vente

Modifier les conditions de versement

déterminés ou à des groupes d’articles, pour

Les conditions de paiements peuvent être

établir des statistiques de chiffre d’affaires

modifiées à tout moment pour chaque fac-

sur la base de ces critères.

ture. Il est ainsi possible, par exemple, de passer pour une certaine facture de la con-

Versement en espèces

dition ”30 jours net” à des conditions stipu-

En cas de paiement comptant d’un client, ce

lant deux paiements partiels avec des délais

paiement est automatiquement enregistré

différents, avec escompte ou au net.

et le poste ouvert immédiatement équilibré.

Après les modifications, les bulletins de ver-

De cette manière, le chiffre d’affaires résul-

sement correspondants peuvent être immé-

tant des versements en espèces est lui aussi

diatement imprimés et envoyés aux clients.

inclus dans les statistiques par clients.

Etablissement du journal Acomptes / décomptes finaux

Du point de vue des techniques de révision,

Lorsque le paiement d’un acompte est conve-

toutes les écritures donnent lieu à l’établis-

nu avec un client, une demande d’acompte

sement d’un journal. Cette procédure rend

est établie. Tous les acomptes seront pris en

possible la production de justificatifs ex-

compte lors de l’établissement du décompte

haustifs, triés selon divers critères.

final. Dans le système, les acomptes et le

13

PA R T I C U L A R I T É S

D E S

D O C U M E N T S

C O M P TA B L E S

Débiteur collectif

Principe du document

Pour des clients dont le contact sera unique

Les documents peuvent être comptabilisés

ou rare, il est possible de saisir la facture

dans la Comptabilité financière ou analyti-

dans un client dénommé ‘Débiteur collectif’.

que de manière individuelle ou comprimée.

Contrairement à ce qui se fait pour un client

Dans les rapports qui peuvent être établis

normal, les données d'adresse spécifiques

par les programmes d’extraits standard

au client sont introduites lors de la saisie du

ABACUS ou sous Excel avec AbaVision, tous

document du débiteur collectif et enregist-

les chiffres des soldes peuvent être édités

rées avec le document.

jusqu’au niveau de la pièce comptable (principe du document).

Notes de crédit internes

Extension des champs de documents

Si des versements ont déjà été saisis sur un

L’extension des champs des documents

document qui doit être remplacé par un

comptables permet l’enregistrement de

nouveau document, il est possible de faire

données supplémentaires telles que la date

virer les versements déjà effectués sur un

de rappel, le secteur de rappel, le chemin de

document de remplacement (par ex. par la

paiement RD ou Débit Direct, le procédé de

comptabilisation d’un voyage auquel ces

rappel et les conditions de paiement voire,

acomptes seront affectés).

dans des cas exceptionnels, la modification de ces données pour chaque document.

14

V

E

R

S

E

M

E

N

T

S

V

E

R

S

E

M

E

N

T

S

Les postes ouverts peu-

de tels mouvements pourront être passés à

vent être équilibrés auto-

tout moment lors d’une étape ultérieure.

matiquement au moyen de BVR, RD ou Débit

Versements excédentaires

Direct. Mais les verse-

Les versements excédentaires peuvent être

ments peuvent égale-

traités selon deux variantes différentes:

ment être enregistrés

Le versement excédentaire est automa-

manuellement de ma-

tiquement imputé comme un autre ver-

nière rationnelle par le

sement. Le document demeure

biais de masques de sai-

ouvert pour le montant excédentaire.

sie très clairs.

Le versement excédentaire est automatiquement imputé et affecté au docu-

Versements individuels

ment qui est ainsi réputé acquitté.

Le mode versement individuel permet de saisir tous les genres de versement. Il est

Versements par BVR

ainsi également possible de comptabiliser,

Les BVR ou BVR+ autorisent une large auto-

outre les versements individuels, des cas

matisation du transfert des versements. Les

spéciaux tels que compensation de notes de

versements par BVR consécutifs à des rap-

crédit ou reports depuis le compte de verse-

pels groupés peuvent également être traités

ments anticipés.

sans problème.

Il est possible de saisir un versement indivi-

Pour le contrôle des versements par BVR,

duel dans n’importe quelle monnaie, égale-

l’imputation définitive des paiements peut

ment dans une autre monnaie que celle de

être précédée d’une simulation.

la facture à compenser.

Versements électroniques Versements collectifs

Lorsque le client a signé une autorisation de

Le versement collectif permet de répartir le

débit, il est possible d'imputer directement

versement d’un client entre différents docu-

sur son compte certains encaissements, tels

ments.

que des abonnements ou des taxes de main-

A cet égard, la possibilité de saisir des ver-

tenance, avec le système de recouvrement

sements sans avoir à les affecter immédiate-

direct RD des banques ou le service des

ment à des documents particuliers est très

Débit Direct de Postfinance.

utile. Les compléments d’écriture relatifs à

16

V

E

R

S

E

M

E

N

T

S

Genres de versement spéciaux

comptes de résultats spéciaux pour gains

Les transactions suivantes peuvent très

et pertes de change non réalisés.

facilement être imputées à l’aide des genres

Gains et pertes de change réalisés:

de versement spéciaux:

Dès qu’un poste ouvert en monnaie

Report de versements anticipés

étrangère est liquidé, les gains ou pertes

Versements excédentaires

de change non réalisés sont automa-

Compensation de notes de crédit

tiquement sortis des comptes spéciaux et

Compensation avec les créanciers

les gains ou pertes de change effective-

Frais bancaires

ment réalisés sont imputés.

Commissions Comme un schéma d’imputation est affecté

Défalcation automatique

à chaque mode de versement, les comptes

des postes ouverts

corrects sont automatiquement utilisés pour

Tous les postes ouverts, comme par exem-

le passage des écritures au bilan ou au

ple, d'un montant inférieur à 50.-- francs,

compte de résultats.

peuvent être rassemblés dans une liste et liquidés automatiquement.

Ventilation des réductions sur créances Les réductions sur créances telles que les

Corriger / extourner des versements

escomptes, les rabais ou les pertes sur débi-

Toutes les données relatives à un versement

teurs sont automatiquement ventilées selon

peuvent être corrigées ou annulées, aussi

les codes de TVA utilisés dans la facture, les

longtemps que les écritures correspon-

sections ou les commandes / projets. Mais

dantes n’ont pas été verrouillées manuelle-

elles peuvent également être affectées à

ment et qu’un bouclement intermédiaire ou

une section définie à cet effet.

annuel, voire le décompte TVA définitif, n’ont pas été établis.

Gains et pertes de change ABACUS permet de distinguer entre gains

Etablissement du journal

de change réalisés et non réalisés.

Du point de vue des techniques de révision,

Gains et pertes de change non réalisés:

tous les versements donnent lieu à l’établis-

Les postes ouverts en monnaies étrangè-

sement d’un journal. Cette procédure rend

res peuvent être évalués par date critère

possible la production de justificatifs ex-

avec un cours indicatif. Les différences de

haustifs, triés selon divers critères.

change sont comptabilisées sur des

17

P A R T I C U L A R I T É S

D E S

V E R S E M E N T S

Versements anticipés

RD et Débit Direct

Les versements anticipés sont imputés au

Au cas où un client conteste un versement

moyen d’un genre de versement particulier

déjà effectué par RD ou DD, il est possible à

et possèdent, comme toutes les autres

tout moment, bien que le versement soit

opérations, leurs propres numéros de docu-

déjà imputé, d’annuler l’opération et de

ment. Les versements anticipés sont enre-

rétablir le poste ouvert correspondant.

gistrés avec un code TVA de manière à apparaître dans le décompte TVA.

Compléter les versements collectifs

Filtre de recherche

La saisie d’un versement peut être enre-

Différents critères de recherche permettent

gistrée comme versement collectif. Seuls le

de retrouver facilement les documents lors

client et le montant du versement seront

de l’enregistrement des versements. Il est

indiqués. Puis le versement collectif sera

ainsi possible, par exemple, de rechercher les

réparti sur les documents ouverts.

documents relatifs à des débiteurs collectifs, d’après l'abréviation de leur nom ou le numéro postal de leur adresse de facturation.

18

R

A

P

P

E

L

S

R

A

P

P

E

L

S

Le rappel constant des

Autant de cycles de rappel que nécessaire

échéances compte au

Libre mutation des propositions de rappel

nombre des tâches de

Statistique des rappels

contrôle

primordiales

qui permettent d’assu-

Texte des rappels

rer l’approvisionnement

Les textes des rappels peuvent être définis

de l’entreprise en liqui-

librement pour chaque étape de rappel et

dités. Comme ce travail

dans chaque langue. Chaque client reçoit

de rappel constitue éga-

automatiquement ces rappels dans la langue définie dans ses données de base.

lement une partie très personnalisée des relations commerciales avec la clientèle, il doit pouvoir être adapté très spécifique-

Blocage des rappels

ment aux secteurs d’activités et à la person-

Il est possible de bloquer les rappels, durant

nalité des clients.

une certaine période, pour certains documents ou certains clients. Les documents ou

Les tâches de rappel se distinguent par les

les clients pour lesquels aucun rappel ne

particularités suivantes:

sera émis peuvent être surveillés au moyen d’une liste particulière.

Autant de procédés de rappel que nécessaire pour le contrôle de leur déroulement

Frais de rappel

Autant d’étapes que nécessaire pour

Les frais de rappel peuvent être définis pour

chaque procédé de rappel

chaque étape de rappel et dans chaque

Rappels séparés par secteurs de rappel

monnaie. Si le rappel est émis au moyen

Textes des rappels dans la langue de cor-

d’un BVR, un nouveau numéro de référence

respondance du client pour chaque

BVR est automatiquement défini et enre-

étape de rappel

gistré. Les frais de rappel et la TVA corres-

Montant minimal donnant lieu à un rappel

pondante, ne sont comptabilisés dans la

Frais de rappel

Comptabilité financière qu’au moment de

Relevés de compte, rappels isolés ou

leur versement.

groupés avec BVR Définition libre par client des intervalles

Responsables

entre les rappels

Pour chaque facture, il est possible de défi-

Blocage des rappels pour certains clients

nir un destinataire responsable, par exemple

ou certains documents

un chef de projet. Avant l’envoi des rappels,

20

R

A

P

P

E

L

S

il est possible d’émettre une liste séparée

sure ainsi qu’un client ne reçoit qu’un rap-

des rappels par responsable, en vue d’un

pel au cours d’une période déterminée.

contrôle.

Jours de carence Relevé de compte

Les jours de carence permettent de prendre

A la place d’un rappel, il est possible d’en-

en compte le temps de traitement des

voyer un extrait de compte au client. Un

encaissements. Il est possible de définir les

extrait de compte contient les documents

jours de carence par niveau de rappel.

échus ainsi que les documents non échus.

Adresse de rappel Traitements des rappels

Lorsque les rappels ne doivent pas être

De nombreuses propositions de rappels peu-

expédiés au client, il est possible de définir

vent être établies et traitées chaque jour

pour chaque document une adresse de

pour l’ensemble de l’entreprise ou pour cer-

destination différente.

tains de ses secteurs de rappel. Chaque proposition de rappel peut être traitée manu-

Secteurs de rappel

ellement, pour en retirer certains documents

Les secteurs de rappels sont utiles lorsque,

ou encore pour visualiser les documents qui

chez un mandant, plusieurs unités organisa-

ne doivent pas faire l’objet d’un rappel.

tionnelles sont chargées du traitement des rappels. Le secteur de rappel peut corre-

Modifier les niveaux de rappel

spondre, par exemple, à une division (filiale,

Un programme spécial permet de modifier

succursale) ou à une organisation de vente.

manuellement la définition des niveaux de

Le rappel se fait alors selon différents sec-

rappel pour chaque document. Si une factu-

teurs.

re a par erreur donné lieu à un rappel, il est possible ainsi de rétablir l’ordre correct de

Statistique des rappels

ces niveaux.

Toutes les informations de rappel concernant un document ou un client peuvent être

Intervalle entre les rappels

exploitées. La direction, le personnel res-

L’intervalle entre les rappels fixe le nombre

ponsable et aussi l’organe de contrôle ob-

de jours qui doit s’écouler entre deux rap-

tiennent ainsi une vue d’ensemble rapide

pels successifs adressés au client. On s’as-

sur les activités de rappel de l’entreprise.

21

P A R T I C U L A R I T É S

D E S

R A P P E L S

Traiter la proposition de rappel

Rappels individuels / collectifs

Les propositions de rappel peuvent être

Pour chaque niveau de rappel, on détermine

traitées individuellement, par exemple, en

si l’on établira des rappels individuels ou

effaçant certains documents pour ce traite-

collectifs. Les frais de rappels et les BVR

ment de rappel ou, au contraire, en y faisant

peuvent également être traités dans le cadre

figurer des documents pour lesquels il

de regroupements de rappels.

n’était pas prévu de rappel au cours de ce traitement.

Classer les rappels dans des dossiers

Envoyer des rappels par e-mail

Les rappels peuvent être automatiquement

Il est possible d’envoyer des rappels directe-

archivés dans le débiteur concerné lors de

ment par e-mail. Les frais d’envois disparais-

l’impression.

sent.

22

E

X

T

R

A

I

T

S

E

X

T

R

A

I

T

S

La vue d’ensemble des

une liste détaillée ou consolidée des postes

postes ouverts venant à

ouverts selon tous les critères de regrou-

échéance est assurée,

pement: projets, sections, responsables,

même lorsqu'ils sont

monnaies étrangères, etc.

très nombreux, grâce à des listes définissables

Liste détaillée des PO

librement.

La liste détaillée des PO fournit toutes les informations relatives à un poste ouvert, comme les versements déjà effectués, les

Ordre de la liste des PO

passages en compte, etc.

La liste de PO peut être triée selon les criListe des échéances

tères suivants : Clients

La liste des échéances apporte une vue

Classification

d’ensemble idéale sur les factures émises.

Sections de frais

Elle a la même fonction que la liste des PO.

Responsables

Un rapport hebdomadaire sur le passé et l’a-

Secteurs de rappel

venir est en plus possible. La liste des

Genres de document

échéances fournit la base d’une planificati-

Divisions

on complète des liquidités.

Affaires Récapitulations Présentation de la liste des PO

Bien entendu, des récapitulations de tous

L'utilisateur peut librement personnaliser la

les éléments de regroupement sont affi-

liste des PO grâce à différents éléments de

chées dans toutes les listes standard, ce qui

mise en page. Il peut ainsi n’imprimer que

permet une visualisation rapide des chiffres

les données qui sont importantes pour le

les plus importants tout en réduisant au

contrôle des postes ouverts.

minimum la consommation de papier.

Liste des soldes des PO

Relevés de comptes internes

Cette liste présente les postes ouverts par

Les relevés de comptes sont établis selon un

client ou par entreprise. Elle offre l'avantage

classement par dates COFI, dates ou

de fournir instantanément, quelque soit le

numéros des factures, en combinaison avec

nombre de pièces comptables enregistrées,

de multiples possibilités de présentation.

24

E

X

T

R

A

I

T

S

Relevés de comptes externes

aux clients, tels que le chiffre d’affaires, les

Les relevés de comptes externes, sous forme

limites de crédit, le numéro de téléphone,

de lettres de confirmation de soldes, peu-

etc.

vent être envoyés directement aux clients.

Listes personnalisées Décompte de TVA

Cette fonction permet à l'utilisateur de per-

Le décompte TVA peut être établi pour la

sonnaliser lui-même ses listes. Il peut non

Comptabilité des débiteurs seule ou de

seulement définir le contenu et le format

manière centralisée pour tous les program-

des colonnes, mais également l'ordre de tri

mes liés à la Comptabilité financière. Pour le

des lignes.

contrôle de la TVA, une liste permet la vérification des codes et des comptes de TVA

Modèles

utilisés ainsi que des valeurs de TVA cal-

Les modèles de listes offrent une aide effi-

culées et comptabilisées.

cace pour assurer une présentation uniforme des rapports. Dans chaque programme

Extraits à l’aide d’Excel

d’impression, les listes peuvent être mémo-

Grâce à AbaVision, les données de la

risées avec leurs éléments de présentation

Comptabilité des débiteurs peuvent être

pour servir de modèles.

exploitées directement dans Excel. Il est

Tous les modèles d’un mandant peuvent

ainsi possible d’extraire des soldes, consoli-

être copiés dans d’autres mandants de la

dés ou individuellement, tels que chiffre

Comptabilités des débiteurs.

d’affaires, postes ouverts, etc. Ces chiffres peuvent également être représentés sous

Formats d’édition

forme graphique au moyen des fonctions

Les extraits peuvent être enregistrés dans

habituelles d’Excel.

différents formats:

Il est naturellement possible d'importer le

- PDF (Portable Document Format)

résultat dans Microsoft Word afin d'appor-

- HTML (Hypertext Markup Language)

ter, par exemple, des commentaires ou des

- RT F (Rich Text Format)

corrections.

- ASCII (American Standard Code for Information Interchange)

Listes des clients

- ADF (ABACUS Document Format)

Les listes de clients prédéfinies contiennent toutes les informations essentielles relatives

25

P A R T I C U L A R I T É S

D E S

E X T R A I T S

Listes rétroactives des PO et échéances

Système d’information clients

Toutes les listes des PO et des échéances

La présentation claire des chiffres d’affaires

peuvent être établies de manière rétro-

mensuels et annuels est un instrument de

active, mais également future, sur la base

gestion important. Dans le SIC, il est ainsi

d’une date déterminée. Elles peuvent pré-

possible, par exemple, de présenter graphi-

senter au choix toutes les pièces comp-

quement une comparaison des chiffres d’af-

tables, les PO par client seulement ou le

faires avec le client de votre choix.

total général.

Quatre intervalles d’échéance

AbaVision – une image vaut mieux

définissables librement

qu’un long discours

Pour la liste des échéances, quatre inter-

AbaVision offre des possibilités illimitées de

valles sont à disposition. Le système effectue

représenter dans Excel, sous forme con-

une recherche dans toutes les factures et

densée ou graphique, les données des dif-

leur affecte des échéances sur la base des

férents programmes ABACUS. L'association

conditions de versement effectives ou sur la

d'Excel et d'AbaVision forme une solution

base des habitudes de versement antérieu-

de Management Information System (MIS)

res du client.

complète et intégrée.

26

D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S

S Y S T È M E

D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S

S Y S T È M E

Comptabilisation COFI

Regroupement au niveau des comptes

Les documents comp-

Pour certains comptes comme les pertes sur

tables et les versements

débiteurs, les versements anticipés ou les

sont imputés directe-

frais de rappels, les mouvements provenant

ment dans la Comptabi-

de la Comptabilité des débiteurs peuvent

lité financière ABACUS

être imputés individuellement. On peut par

avec les possibilités de

conséquent voir immédiatement quel client

regroupement suivan-

a déclenché une écriture sur le compte cor-

tes:

respondant de la Comptabilité financière.

Regroupement mensuel

Imputation indirecte

Regroupement quotidien

Les données comptables peuvent être trans-

Aucun regroupement

mises par fichier ASCII, de la Comptabilité des débiteurs à une Comptabilité financière

Dans les entreprises traitant une multitude

ABACUS ou à un programme tiers.

de documents, les factures ou les versements sont virés dans les comptes du bilan

Conditions de versement

ou du compte de résultat sous forme com-

Deux types différents de conditions de ver-

primée, afin d'éviter la génération d'une

sement sont mis à disposition pour la sur-

masse d'écritures nuisible pour la trans-

veillance automatique des délais de verse-

parence des journaux et des extraits de

ment net ou avec escompte.

compte. Dans ce but, l'utilisateur dispose Conditions de versement standard

des fonctions suivantes:

La condition de versement standard contient le délai de versement net ainsi que trois

Afficher les détails dans les relevés de comptes

tables d’escomptes avec différents pourcen-

Bien que les pièces ou les versements soient

tages et délais de versement en jours.

imputés sous forme comprimée dans la Versements partiels

COFI, les mouvements de la Comptabilité des débiteurs peuvent être visualisés de

La condition de versement partiel contient

manière détaillée dans les relevés de comp-

jusqu’à 99 niveaux. Pour chaque condition

tes ou les décomptes par sections / centres

de versement partiel, il est possible d’in-

de frais.

diquer le délai de versement net, la part en pourcent du versement partiel ainsi qu’un escompte avec un délais de versement en jour et en pourcentage.

28

D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S

S Y S T È M E

Plages numériques

débiteurs, selon les prescriptions du droit

Les numéros de clients ou de pièces comp-

suisse. Sa présentation correspond à la for-

tables peuvent être attribués manuellement

mule de décompte de l’Administration

ou automatiquement. De plus, des plages

fédérale des contributions (AFC).

numériques spéciales peuvent être réservées pour l’interface ou le traitement interactif. Il

Taux TVA

est ainsi possible de voir immédiatement si

Pour chaque code TVA, il est possible de

une pièce comptable a été saisie manuelle-

définir le taux de TVA en fonction de la

ment ou si elle a été lue par l’interface.

date. Ainsi, il est possible de continuer à utiliser les codes de TVA existants même lors-

Propositions de compte

qu’il y a des changements du taux de TVA.

La table d’imputation associée aux proposi-

En raison de la date d'imputation, le taux de

tions de comptes est destinée à l’imputation

TVA correct est proposé automatiquement.

automatique des factures et des réductions

Pour les prestations facturées et reportées

de versements, par exemple sur le compte

dans le temps, il est possible de modifier le

collectif des débiteurs ou sur le compte des

taux TVA proposé.

escomptes et rabais. A l’intérieur de la même proposition de comptes, plusieurs

Périodes comptables

comptes différents peuvent être définis par

Les programmes de bouclement annuel per-

monnaie ou division.

mettent de libérer le nombre désiré d’exercices à imputer. Il est donc possible de

TVA

procéder à des bouclements mensuels ou

Les paramètres relatifs à la TVA, tels que la

annuels pour les périodes définies, de

méthode de décompte convenue ou perçue,

manière à ce qu’aucune opération ne soit

la périodicité de ces décomptes et la table

plus possible pour ces périodes.

des codes TVA sont gérés de manière centralisée. Le décompte TVA et sa vérification

Autorisation d’accès

peuvent également être établis à un niveau

Pour chaque utilisateur, il est possible de

centralisé pour la Comptabilités financière,

définir les rubriques des menus et les man-

débiteurs et créanciers, ou de manière

dants de la Comptabilité des débiteurs aux-

décentralisée dans la seule Comptabilité des

quels l’accès est autorisé.

29

PA R T I C U L A R I T É S D E S D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E

Programmes de mise à jour

Système de protection par mots de passe

Depuis les premières versions, ABACUS offre

La gestion des utilisateurs permet une adap-

une mise à jour automatique des données

tation aux structures hiérarchiques de l’entre-

de base et des données de mouvement,

prise. Grâce à ce modèle multi-niveaux, des

ainsi que des rapports individuels sur les ver-

structures complexes peuvent ainsi être

sions les plus récentes. Cette procédure

reproduites, de manière à autoriser ou à in-

garantit une protection maximale des inve-

terdire efficacement l’accès à des données

stissements consentis pour la formation du

précises.

personnel et l’adaptation des logiciels.

Sauvegarde des données

Contrôle de la TVA

Grâce au programme de sauvegarde inté-

A l’aide de la liste de contrôle de la TVA, il

gré, des copies de sécurité de l’ensemble

est possible de vérifier rapidement et pré-

des données peuvent être aisément réa-

cisément que les codes de TVA corrects ont

lisées, puis réintroduites dans le système. Un

été utilisés sur les différents postes du bilan

mécanisme de compression condense les

ou du compte de résultats.

fichiers à un huitième de leur taille effective.

30

FIC HE TE CH NI QU E

F I C H E

T E C H N I Q U E / C O N F I G U R A T I O N

S Y S T È M E

Mandants Nombre maximum

9’999 mandants

Numéro de mandant

4 caractères numériques

Désignation du mandant

30 caractères alphanumériques

Données de base clients Numéro de client

11 caractères numériques

Numéro de l’adresse

10 caractères numériques

Abréviation

16 caractères alphanumériques

ID du client / match code

16 caractères alphanumériques

Nom du client

30 caractères alphanumériques

Comptes / sections Comptes

11 caractères numériques

Charges par nature

11 caractères numériques

Sections / centre de frais

11 caractères numériques

Documents comptables Numéro du document

10 caractères numériques

Nombre de caractères

9’999 par document

Affaire commerciale

8 caractères numériques

Division

6 caractères numériques

Remarques

30 caractères alphanumériques

Référence de la pièce

27 caractères alphanumériques

Texte de la position

30 caractères alphanumériques

Solde en monnaie de base

999’999’999’999.99 (12/2 caractères)

Solde en monnaie étrangère

999’999’999’999.99 (12/2 caractères)

Cours de la monnaie étrangère

9999.99999999 (4/8 caractères)

Données de base générales Numéro de l’entreprise

4 caractères numériques

Conditions de versements

6 caractères numériques

Secteur de rappel

6 caractères numériques

Regroupement de sections

8 caractères numériques

Regroupement de pièces

10 caractères numériques

Regroupement de pièces

10 caractères alphanumériques

Genres de document

4 caractères alphanumériques

Genres de versement

4 caractères alphanumériques

Genres de rappel

4 caractères alphanumériques

Procédé de rappel

4 caractères alphanumériques

Classification

9’999

Propositions de comptes

12 caractères

Exercices comptables Imputation du nombre désiré d’exercices Enregistrement du journal pour le nombre désiré d’exercices Enregistrement des soldes pour le nombre désiré d’exercices

Conditions système (minimum requis) Installation utilisateur individuel (PC)

Pentium III 256 MB mémoire vive

Système d’exploitation supporté

Microsoft Windows 2000 Pro (SP 4), Windows XP Pro (SP1) / XP Home (SP1)

Installation réseau (serveur)

Pentium IV 512 MB mémoire vive Carte réseau 100 MB (switch)

Système d’exploitation supporté

Microsoft Windows 2000 Server (SP 4), Windows Server 2003, Windows Server 2003 Small Business Server Microsoft Windows Terminal Server 2000 / 2003 Citrix MetaFrame XP 1.0 (FR 3) SuSE Linux v7.x, avec Samba v2.2.8a Novell Netware 5.1 (services ABACUS exclus, comme par ex. AbaPilot, AbaSearch, etc.)

Exigences générales

Adobe Acrobat Reader 6.0 SP2 Résolution de l’écran 1024 x 768 Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 Lecteur CD-ROM

ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les conditions système et la taille des données pour les nouvelles versions de ses programmes.

MA ND AN TS

O

P

T

I

O

N

D

E

B

I

:

M

A

N

D

A

N

T

S

La version de base de la

gèrent elles-mêmes une Comptabilité des débi-

Comptabilité des débi-

teurs. Lors de l’ouverture de la Comptabilité des

teurs supporte deux

débiteurs de chaque filiale, on peut choisir un

mandants (entreprises).

mandant modèle dont on reprend sélectivement

L’option

“Mandants”

l’ensemble des données de base. On évite ainsi de

permet de gérer jusqu’à

devoir paramétrer individuellement chaque filiale.

9'999 mandants.

Passage d’un mandant à l’autre Chaque utilisateur peut

Tous les mandants sont présentés dans une liste

facilement définir lui-

triée par numéros ou par noms. L’utilisateur peut

même de nouveaux mandants. A l’aide des fonc-

rechercher rapidement un mandant selon ces

tions standardisées de copie, les données de base

deux critères, ce qui est très appréciable lorsque

et de mouvement existantes peuvent être reprises

de nombreux mandants sont activés.

pour les nouveaux mandants.

Le passage d’un mandant à un autre s’effectue simplement et rapidement après un contrôle du

Reprise des données de base

droit d’accès.

Lors de l’ouverture d’une nouvelle Comptabilité des débiteurs, les données de base suivantes d’un mandant existant peuvent être reprises:

Sécurité des transactions

Conditions de versements

La version Client / Serveur du logiciel augmente la

Propositions de comptes

sécurité des transactions grâce à l’intégration des

Genres de documents et de versements

procédures “Roll-Back”. Ceci est particulièrement

Genres et procédés de rappels

utile en présence de grands volumes de données,

Données de base clients

car en cas de coupures de courant, les reconstitu-

Données des mouvements

tions peuvent prendre beaucoup de temps.

Le fichier d’un mandant existant peut à tout

Cette fonction de copie est destinée aux entrepri-

moment être converti du format ABACUS au for-

ses comptant plusieurs filiales décentralisées qui

mat client / serveur.

DI VI SIO NS

O

P

T

I

O

N

D

E

B

I

:

D

I

V

I

S

I

O

N

S

L’option ”Divisions” per-

Succursales ou entreprises secondaires

met de reproduire dans

Les sociétés possédant des succursales ou des ent-

le logiciel ABACUS des

reprises secondaires peuvent définir une division

structures organisation-

pour chacune de ces entités et établir ainsi un

nelles complexes respec-

bilan et un compte de résultat par division. Bien

tant les prescriptions

entendu, un bilan ou un compte de résultats peut

légales. Par exemple, le

également être établis au niveau du mandant, ce

bilan, le compte de

qui correspond pratiquement à une consolidation

résultats ainsi que le dé-

automatique.

compte TVA sont établis au niveau de la division.

Comptabilité analytique

La division peut être définie comme une entité de

L’analytique peut être effectuée de manière

bilan autonome. ABACUS permet dans ce cas de

centralisée sur plusieurs entités légalement indé-

distinguer entre les divisions internes et externes:

pendantes, c’est-à-dire des divisions, ce qui rend possible une surveillance globale des sections et

Divisions internes

des commandes.

Les divisions internes représentent des entités indépendantes au niveau du bilan (filiales, entre-

Clients et fournisseurs

prises secondaires), pour lesquelles un bilan et un

Les adresses des clients et des fournisseurs sont

compte de résultats séparés doivent être établis.

gérées de manière centralisée. Les listes de PO et d’échéances, de même que les listes de chiffre

Divisions externes

d’affaires peuvent être établies séparément pour

Les divisions externes sont des entreprises pour

chaque division ou pour chaque mandant, ce qui

lesquelles la comptabilité n’est pas tenue à l’in-

donne une meilleure vision des relations avec les

térieur du mandant. Elles appartiennent cepen-

clients et les fournisseurs.

dant à la structure organisationnelle (groupe), pour laquelle les flux intercompany doivent être

Transaction financière

définis.

L’ensemble du transfert des versements pour les versements par BVR dans la Comptabilité des débi-

Chaque division interne peut gérer des échanges

teurs, de la planification des versements dans la

avec un nombre quelconque de divisions externes

Comptabilité des créanciers et des versements des

ou avec d’autres divisions internes. Ces échanges

salaires, peut être traité de manière centralisée.

internes au groupe sont représentés sous forme

Cette méthode permet une planification claire des

d’une liste détaillée, qui sert de base à la consoli-

liquidités et contribue à réduire les frais du trans-

dation au niveau supérieur direct du groupe.

fert des versements

Données de base centralisées

Les plans comptables et de sections sont gérés de

Le mandant reste le niveau supérieur dans la hiér-

manière centralisée. Un compte ou une section

archie. Les données de base existantes à ce niveau

peut toutefois être attribué de façon fixe à une

sont valables pour toutes les divisions. La mainte-

division afin que les écritures comptabilisées lui

nance centralisée de ces données garantit une uni-

soient directement affectées.

formité des informations.

Comptabilité des débiteurs Exemples de données de base gérées de manière

Une division est affectée à chaque facture émise.

centralisée:

Cette division sera toujours reprise lors de l'en-

Exercices comptables

caissement de la facture.

Monnaie de base pour la comptabilité Table des devises étrangères

Comptabilité des créanciers

Table des cours

Une division doit être indiquée dans l'en-tête de

Codes de TVA

la facture en plus des différentes divisions qui

Méthode TVA (convenue / reçue)

peuvent être utilisées pour comptabiliser les frais.

Plan comptable et plan des sections

Lors du paiement de la facture, la division men-

Données de base des employés, clients, four-

tionnée dans son en-tête sera toujours utilisée

nisseurs

pour sa comptabilisation.

Banques des employés, clients, fournisseurs Données nationales pour la Comptabilité des

Affiliation

salaires

Cette situation est également prise en compte

Données de base des composants salaires

dans la structure en divisions. Lorsque plusieurs

Table des salaires (allocations familiales,

Comptabilités indépendantes sont tenues pour

impôts à la source)

des divisions au sein d’un mandant, il est possible

Bases des immobilisations

de définir s’il y a affiliation pour chacune de ces

Bases des adresses

divisions. Ceci exerce une incidence d’une part

Conditions de versement

sur le décompte TVA et d’autre part sur le code

Rappels

TVA proposé lors de la saisie des écritures.

Planification des versements Protection par mots de passe

Extraits

etc.

Les extraits suivants peuvent être établis séparément par division ou globalement par mandant:

Imputation avec divisions

Listes des postes ouverts

Dans un jeu d’écritures, la même division doit

Listes des échéances

toujours être utilisée au débit et au crédit pour

Journaux

assurer la concordance des extraits au niveau du

Extraits de comptes

bilan et du compte de résultats.

Listes des chiffres d’affaires

MO NN AI ES ÉT RA NG ÈR ES

O P T I O N

D E B I :

M O N N A I E S

É T R A N G È R E S

L’option „Monnaies ét-

Imputation en monnaies étrangères

rangères“ permet la sai-

Lors de l’imputation en monnaies étrangères, les

sie de clients et de

montants sont affichés dans ces monnaies ainsi

documents dans dif-

que dans la monnaie de base. Le montant en mon-

férentes monnaies.

naie de base est automatiquement déterminé sur la base du montant en monnaie étrangère. Les versements peuvent être enregistrés dans n’importe quelle monnaie étrangère. Il est ainsi possible

Tables des devises étrangères

pour une facture libellée en livres anglaises de

Dans la table des monnaies étrangères centralisée

comptabiliser le versement en dollars ou en Euro.

pour toutes les applications ABACUS sont définies plus de 150 monnaies étrangères selon leur code

Gains et pertes de change

ISO.

ABACUS permet de distinguer entre gains de change réalisés et non réalisés.

Table des cours La table des cours contient les cours d’imputation

Gains et pertes de change non réalisés

et de valorisation liés à la date du jour pour tou-

Les postes ouverts en monnaies étrangères peu-

tes les monnaies actives. Si le système gère plu-

vent être évalués par date critère avec un cours

sieurs mandants, la table des cours peut être

indicatif. Les différences de change sont compta-

définie pour chacun d’eux ou de manière centra-

bilisées sur des comptes de résultats spéciaux

lisée pour tous les mandants.

pour gains et pertes de change non réalisés.

En plus des cours globaux d’imputation et de valorisation, il est également possible de définir

Gains et pertes de change réalisés

des cours de valorisation spécifiques aux secteurs

Dès qu’un poste ouvert en monnaie étrangère est

des actifs, des passifs, du compte de résultats, des

liquidé, les gains ou pertes de change non réalisés

débiteurs et des créanciers.

sont automatiquement sortis des comptes spéciaux et les gains ou pertes de change effective-

Données de base clients

ment réalisés sont imputés.

Un client peut être tenu en plusieurs devises.

Dans ce cas, il est possible d’éviter les saisies mul-

Extraits

tiples pour les clients travaillant dans plusieurs

Les journaux, relevés de comptes, listes des postes

monnaies. Les chiffres d’affaires sont définis dans

ouverts ou des échéances peuvent être imprimés

chacune de ces monnaies ainsi que de manière

en monnaie de base ou en monnaies étrangères.

globale dans la monnaie de base. Pour chaque monnaie, l’utilisateur peut définir un risque de change (limite de crédit).

IN TE RF AC ES

O

P

T

I

O

N

D

E

B

I

:

I

N

T

E

R

F

A

C

E

S

Les interfaces permet-

Interface ASCII II (base clients)

tent la lecture de fi-

L’interface ASCII II permet la reprise de nouveaux

chiers de base clients,

clients, les mutations ou la suppression des

de documents et de ver-

données relatives à un client, en provenance d’un

sements.

système tiers.

Pour l’exportation des données vers des systè-

Interface ASCII III (versements)

mes tiers, le générateur

L’interface ASCII III permet la reprise des informa-

de rapports AbaView

tions de versements provenant d’un système tiers.

constitue un outil idéal avec ses fichiers d’exportation définissables libre-

Mode de fonctionnement de l’interface OLE

ment.

L’interface OLE relie directement les programmes tiers aux programmes ABACUS. Les traitements

Mode de fonctionnement de l’interface ASCII

des interfaces ne sont donc plus nécessaires. Les

Les données ASCII en provenance du programme

factures, versements et données de base clients

tiers sont écrites dans un fichier qui répond aux

sont transmis online aux deux programmes. Grâce

exigences de l’interface ASCII ABACUS. Ensuite,

au traitement direct des données introduites dans

ce fichier ASCII est introduit dans la Comptabilité

le programme tiers, celles-ci peuvent être con-

des débiteurs.

trôlées dès leur saisie. On évite ainsi des erreurs de saisie telles que l’utilisation d’un compte ou

Tous les contrôles de plausibilité sont exécutés

d’une section.

automatiquement par le système au moment du transfert. Toutes les opérations qui ne peuvent

La Comptabilité des débiteurs ABACUS constitue

pas être effectuées correctement sont écrites dans

ainsi, pour les programmes tiers également, un

un protocole, avec indication de l’erreur détectée.

instrument clé pour le controlling des ventes.

Interface ASCII I (documents)

Afin que l’interface OLE puisse être employée, il

L’interface ASCII I permet la lecture de toutes les

faut que les programmes tiers soient de véritables

pièces comptables (factures, notes de crédit, re-

applications Windows 32 bits.

ports, versements, acomptes et décomptes finaux).

Business Object – Données de base clients

Business Object – Versements

Permet l'échange automatique des données de

Permet de transmettre directement les avis de pai-

base clients. Les mutations ou les nouvelles ent-

ements à une application tierce, afin que les

rées peuvent être saisies soit dans un programme

informations sur les postes ouverts ou les paie-

tiers, soit dans la Comptabilité des débiteurs ABA-

ments encaissés soient immédiatement mises à la

CUS.

disposition de la vente.

Business Object – Documents

Descriptions des interfaces

Dès que des documents sont établis, ils sont auto-

Pour les clients ou les entreprises partenaires

matiquement transférés dans la Comptabilité des

d’ABACUS, la description de la dernière version

débiteurs et financière ABACUS. Les données sont

des interfaces est disponible sur Internet à l’a-

échangées online, sans interfaces, afin que le trai-

dresse http://www.abacus.ch

tement en Comptabilité financière et analytique soit toujours basé sur des chiffres actualisés.

EN CA ISS EM EN TS ÉL EC TR ON IQ UE S

O P T I O N

D E B I

:

E N C A I S S E M E N T S

É L E C T R O N I Q U E S

Cette option permet

compte bancaire ou postal il faut effectuer le

d'effectuer le recouvre-

prélèvement. Pour déclencher ces prélèvements

ment automatique des

automatiques, on génère un ordre de recouvre-

créances au moyen des

ment avec lequel les versements sont auto-

systèmes suivants :

matiquement imputés et transmis sous forme

RD (recouvrement di-

électronique à la banque.

rect des banques) Débit Direct de Post-

Si une banque extourne un prélèvement qui ne

finance (DD)

peut pas être effectué, le versement correspon-

Paiement de postes

dant peut être extourné à tout moment dans la

ouverts négatifs

Comptabilité des débiteurs.

RD et Débit Direct

Les avis de paiement de la Poste seront à nouveau

Lorsqu'une facture peut être encaissée par recou-

importés avec les charges effectives pour qu’au-

vrement direct RD ou Débit Direct, elle est saisie

cune extourne d’ordres de versement non réalisés

avec un chemin de paiement qui indique sur quel

ne soit nécessaire.

CO MM ISS IO NS

O

P

T

I

O

N

D

E

B

I

:

C

O

M

M

I

S

S

I

O

N

S

Les commissions peu-

Versement

vent être calculées auto-

La commission se présente sous la forme d’une

matiquement grâce à

liste. Il est possible de définir la monnaie des com-

l’option ‘Représentants‘.

missions indépendamment de la monnaie du document. Il est possible de définir le versement

Groupe de

indépendamment de la monnaie du document.

représentants Le groupe de représen-

Rythme de décompte

tants permet d'attribuer

La périodicité pour le calcul des commissions peut

globalement le taux de commission selon la ma-

être définie librement.

trice de commissions. On peut ainsi fixer un taux pour l'ensemble d'un groupe au lieu de devoir le

Attribution d'un montant saisi

fixer séparément pour chaque représentant.

Pour la saisie de documents, le montant de la commission peut être indiqué comme suit:

Groupes d’articles

Aucune saisie manuelle des montants:

Les groupes d’articles sont des données accessi-

Le montant de la commission, qui est calculé

bles. Lorsque la Gestion des commandes est uti-

automatiquement, ne peut pas être modifié.

lisée, il est possible d’attribuer les groupes d’ar-

Montant indiqué manuellement:

ticles à chaque article.

Le montant de la commission, qui est calculé

Dans la Gestion des commandes, le calcul de la

automatiquement, peut être modifié.

commission se fait au niveau de l’article. Sans la

Montant minimal:

GECO, le calcul se fait uniquement au niveau du

Si le montant de la commission, qui est calculé

groupe d’articles.

automatiquement, est inférieur au montant minimal, ce dernier est alors proposé.

Représentants

Montant maximal:

Le représentant est la base pour la répartition des

Si le montant de la commission, qui est calculé

commissions déterminées pour une ou plusieurs

automatiquement, est supérieur au montant

(max.10) personnes bénéficiaires. Un représen-

maximal, ce dernier est alors proposé.

tant peut être rattaché à un groupe d’articles. Un

Montant fixe:

représentant contient soit un ou plusieurs grou-

Au montant de la commission calculé automa-

pe(s) de bénéficiaires de commissions. Dans ce

tiquement s’ajoute un montant fixe.

cas, le bénéficiaire de la commission n’est pas visible lors de la saisie. Cela permet ainsi d’assurer la

Méthode de calcul

confidentialité.

La méthode de calcul des commissions peut être effectuée selon la méthode des prestations convenues (lors de l’émission de la facture) ou selon la méthode de prestations reçues (paiement).

Genre d’imputation COFI

tant négatif. Les comptes / sections seront

Les variantes suivantes sont disponibles:

repris du document comptable.

1. Pas d’imputation 2. Imputation nette:

6. Comptabilisation brute avec correction sur la partie débit :

Le montant du document est réduit aux com-

La commission sera imputée avec un montant

missions dues.

positif sur un compte et des sections fixes, ceci

3. Imputation brute avec un compte et des sections de la Comptabilité analytique fixes:

indépendamment du compte mentionné dans le document comptable.

La commission est toujours comptabilisée comme un montant négatif sur un compte et

Risque de ducroire (seulement avec la

des sections fixes, ceci indépendamment du

méthode de la prestation convenue)

compte mentionné sur le document compta-

Les diminutions de gains (escompte, rabais, perte)

ble.

peuvent être supportées par l’entreprise ou par le

4. Comptabilisation brute avec correction des cré-

bénéficiaire de la commission.

dits: La commission sera imputée en tant que mon-

Définition de clés

tant négatif sur un compte fixe. Les sections

Le calcul de la commission peut s’effectuer au

de la Comptabilité analytique seront reprises

niveau du groupe de clients / client, du groupe

du document comptable.

d'articles / article, du groupe de prestations / pre-

5. Comptabilisation brute avec correction sur la partie crédit : La commission sera imputée en tant que mon-

station ou du groupe de représentants / représentant.

TS ERE INT MO S IRE TO RA

O P T I O N

D E B I

:

I N T E R E T S

M O R A T O I R E S

Cette option permet de

Prendre en considération les jours de carence sig-

calculer un intérêt mo-

nifie que les jours effectifs de retard sont réduits

ratoire par document.

aux jours de carence. Un intérêt négatif peut être

Les éléments suivants

calculé pour les documents qui ont été payés

sont déterminants pour

avant la date d’échéance. Le taux d’intérêt est le

la bonification des inté-

même que celui pour les documents payés après

rêts de documents:

la date d’échéance.

Pour chaque document liquidé, un intérêt

Procédé de bonification des intérêts

moratoire est calculé en

En principe, le procédé d’une bonification des

fonction des conditions de versement et des versements enregistrés.

En option, il est également possible de tenir

intérêts est identique au procédé des rappels: Création du traitement de bonification des intérêts

compte des notes de crédit ou des factures com-

La date du traitement de bonification des intérêts

portant un montant négatif.

détermine jusqu’à quelle date limite les docu-

L’intérêt moratoire à prendre en compte peut

ments doivent être pris en compte. Une date de

être défini pour chaque monnaie dans une table

traitement pour la bonification des intérêts au

des intérêts.

31.12 signifie que tous les documents liquidés

L’intérêt moratoire calculé peut être sélectionné manuellement pour chaque document.

avec une date COFI inférieure au 31.12. et qui n’ont pas encore été pris en compte dans un traitement antérieur, seront pris en compte dans ce

Calcul de l’intérêt moratoire La différence entre la date d’échéance du docu-

traitement.

Traiter la proposition de bonification des

ment et l’entrée du versement produit le nombre

intérêts

de jours de retard. L’intérêt moratoire est calculé

Après avoir identifié les documents sur lesquels

en fonction de la date de versement, sur la base

des intérêts sont à rapporter, chaque poste est

des postes ouverts. Bien entendu, les conditions

présenté dans une liste. Chaque poste peut être

de paiement partiel comme les fluctuations

encore une fois contrôlé et bloqué ou libéré pour

d’intérêt sont intégralement prises en compte.

la bonification des intérêts.

Lors de l’établissement du traitement de l’intérêt

Liste des intérêts moratoires

moratoire, les paramètres suivants peuvent être

Cette liste présente les documents par client avec

définis:

les informations nécessaires pour le calcul de la

Prendre en considération les jours de carence

bonification des intérêts. Cette liste peut être

Prendre en considération les notes de crédit

envoyée au client avec la facture pour les intérêts

Prendre en considération les montants négatifs

moratoires.

des documents Autoriser les intérêts négatifs

Taux des intérêts moratoires Il est possible de définir le taux des intérêts moratoires à la date d’échéance et par monnaie.

TR AI TE M EN T EL AR GI DE S RA PP EL S

O P T I O N

D E B I

:

T R A I T E M E N T

E L A R G I

D E S

Les fonctions suivantes

Listes des rappels

ne peuvent être utilisées

Journal des versements

que par le biais de l’op-

Extraits de comptes

tion ”Traitement élargi

Listes des chiffres d’affaires

des rappels” :

Listes des clients

R A P P E L S

Rappels avec BVR

Exemple de secteurs de rappel multiples:

Cette fonction permet

La comptabilité d'une entreprise de construction,

l’établissement des rap-

de sa gravière et de sa cimenterie est organisée en

pels avec BVR, tant indi-

trois divisions. Grâce aux secteurs de rappel, il est

viduels que collectifs.

possible d'établir les rappels de chaque division sur des formulaires différents et portant leur

Secteurs de rappel

adresse respective.

Les secteurs de rappel sont utilisés, si au sein de l’entreprise plusieurs personnes ou organes sont

Plusieurs procédés de rappel

responsables des rappels.

Dans la version de base de la Comptabilité des débiteurs ABACUS, le procédé de rappel peut être

Le secteur de rappel peut correspondre, par

défini librement.

exemple, à une section, une voie de distribution,

Il est nécessaire de disposer de plusieurs procédés

une organisation de vente ou une division. Le

de rappel si les étapes de rappel successives impli-

contrôle des rappels est alors effectué séparé-

quent différents montants minimaux donnant lieu

ment, par secteur de rappel.

à un rappel, différents frais de rappel, intérêts ou textes de rappel.

L’attribution des secteurs de rappel est effectuée dans la base clients afin qu’ils puissent être pro-

Exemple de plusieurs procédés de rappel:

posés lors de la saisie de documents.

Aucune taxe de rappel n’est calculée pour les clients occasionnels, car ces taxes sont très diffici-

Les listes suivantes peuvent être éditées dans

les à recouvrir. Pour les clients attitrés par contre,

l’ordre des secteurs de rappel:

on calcule des taxes de rappel qui sont constam-

Liste des postes ouverts

ment actualisées jusqu’à ce que le poste ouvert du

Liste des échéances

client soit compensé.

Journaux de documents

N SIO EN EXT M CU DO DE ES NR GE / TS EN TS EN SEM VER

OPTION DEBI : EXTENSION DES GENRES DE DOCUMENTS / VERSEMENTS

Dans la version de base

Exemple de règles de saisie de champs obliga-

de la Comptabilité des

toires : La définition libre des genres de docu-

débiteurs ABACUS, un

ments permet de fixer des règles de saisie pour

seul genre de document

chaque champ de données. On peut ainsi régler la

peut être saisi par type

saisie des différentes dates comme suit :

de document comptable (facture, note de crédit,

Date du document DEBI:

rapport, etc.). Si vous

La date du dernier document doit toujours être

désirez disposer de plu-

proposée.

sieurs genres de documents par type, il vous faut activer l’option ‘Genre documents et versements élargis’.

Date du document COFI: La date proposée est celle choisie pour le document COFI.

Constitution d’un document comptable Un document est composé d'une en-tête de

Date de rappel:

document et d'au moins une position de docu-

La date de rappel proposée doit toujours être la

ment.

date du document DEBI plus 5 jours.

Dans l'en-tête de document, on retrouve les infor-

Champs facultatifs

mations qui sont valables pour l'ensemble du

Lors de la comptabilisation, les "champs faculta-

document, comme la date du document, la mon-

tifs" suivants sont pris ou non en compte selon

naie, le numéro du document, etc.

l'organisation de l'entreprise et l'importance de la Comptabilité des débiteurs et, en conséquence,

Dans la position du document, on trouve en pre-

réglés sur le genre de document:

mier lieu les données pour la comptabilisation de

Procédé de rappel

cette position, comme le compte, la section de

Secteur de rappel

frais, le code TVA, le montant, etc. Vous pouvez

Division

saisir jusqu'à 9999 positions pour chaque docu-

Conditions de versement

ment.

Groupes de sections de frais Responsable

Champs obligatoires d’un document

N° BVR

La saisie efficace de documents dépend princi-

Regroupements libres

palement des propositions utilisables pour la sai-

Affaires

sie des "champs obligatoires" d'un document:

Voies de débit

Champs concernés :

Champs de saisie en-tête document

Numéro de document Date du document DEBI Date COFI Proposition de compte Monnaie

Champs de saisie position de document

Vous pouvez effectuer la saisie de ces "champs

pel différents sont utilisés. Pour que les proposi-

facultatifs" manuellement ou automatiquement.

tions correctes soient présentées lors de la saisie

Les éléments de définition suivants sont disponi-

des documents pour chacun de ces secteurs, deux

bles sur le genre de document pour la saisie des

genres de documents pour le type ”facture” ont

"champs facultatifs":

dû être définis.

Proposition du / de

Responsables

client, entrée possible

L’option ”extension des genres de documents et

client, entrée obligatoire

de versements” permet également la gestion des

client, aucune entrée

responsables.

l’entreprise, entrée possible l’entreprise, entrée obligatoire

Exemple de gestion des responsables:

l’entreprise, aucune entrée

L’entreprise comprend trois secteurs de produc-

genre de document, entrée possible

tion différents, dirigés par trois chefs de secteur.

genre de document, entrée obligatoire

Pour que les journaux, relevés de compte, listes

genre de document, aucune entrée

de PO, etc. puissent être établis pour chacun d'eux, chaque document porte le nom de la per-

Exemple de plusieurs genres de document

sonne concernée (responsable).

par type de document

Le responsable peut en principe être associé à la

Une entreprise produit des articles en plastique et

base client en guise de proposition, la proposition

des aménagements de cuisine. Pour chaque sec-

pouvant là aussi être exceptionnellement modi-

teur de produit, des conditions de versements,

fiée lors de la saisie des documents.

des regroupements libres et des procédés de rap-

GÉ NÉ RA TE UR DE RA PP OR TS AB AV IEW

O P T I O N

D E B I :

G É N É R AT E U R

D E

R A P P O R T S

A B AV I E W

La solution pour pra-

des liens entre les tables issues de différentes

tiquement tous les ex-

bases de données peuvent être créés. Des tables

traits s’appelle AbaView.

ABACUS peuvent être ainsi établies sans conversi-

AbaView est un généra-

on préalable des données.

teur de RAPPORTS qui répond à presque toutes

Sélection des données

les exigences et qui

Les données à extraire peuvent être sélectionnées

offre des fonctions va-

selon des critères définissables librement. Il est

riées pour les débutants,

possible d’associer plusieurs critères à l’aide

les personnes avancées

d’opérateurs logiques comme „ET” et „OU”.

et les professionnels. AbaView n’a pas seulement

Pour augmenter la convivialité d’utilisation des

été conçu pour répondre aux exigences de la

rapports, l’utilisateur peut créer des masques de

Comptabilité des débiteurs mais également pour

saisie personnalisés pendant la définition du rap-

permettre d’éditer les extraits de toutes les appli-

port. L’utilisateur choisit un extrait depuis l’envi-

cations ABACUS et même des programmes tiers.

ronnement ABACUS habituel, sélectionne les données souhaitées et obtient le document désiré

Base de données

sans se préoccuper du fonctionnement d’AbaView.

Dans la Comptabilité des débiteurs, il est possible de lier les différentes bases de données pour les

Fonctions de présentation

extraits:

En plus d’éléments de présentation tels que les

En-tête des documents

illustrations, le tramage, les titres de colonnes à

Positions des documents

choix et les fonctions d’encadrement automa-

Versements

tique, différents éléments de mise en page peu-

Données de base clients

vent être utilisés:

Base des adresses etc.

En-tête et pied de pages de rapports Titres de colonnes et totalisations aux niveaux

Clé d’accès personnalisée

désirés

AbaView peut utiliser les clés des index de fichiers

Positions de détail

ABACUS ou générer des index temporaires lors-

Eléments de texte définis par l’utilisateur pou-

que c’est nécessaire.

vant être reliés les uns aux autres par des conditions définissables librement

Liens Les liens définis entre les fichiers ABACUS peu-

Contrôle des sauts de pages et des pages orphelines.

vent être traités. Des menus permettent d’établir

De très simples traductions de tous les textes

de nouveaux liens ou de supprimer ceux qui exis-

constants des rapports dans différentes langues,

tent déjà. Il est donc possible de présenter des

sans avoir à établir différents rapports. Selon le

données en provenance de différents program-

paramétrage, il est même possible d’éditer cha-

mes ABACUS dans un même rapport. De même,

que page d’un rapport dans une autre langue.

La présentation peut également être adaptée avec

BDE – Borland Database Engine

les fonctions suivantes:

ABACUS Business Objects

Polices de caractères TrueType et polices d’imprimantes Attributs de police (différentes tailles, gras, italique, etc.)

Champs de direction (à gauche, à droite, centré)

ASCII (diverses variations) Lotus 1-2-3 DBase Paradox DIF SYLK

Effacer / insérer / déplacer des champs Agrandir / réduire la taille des champs

Formats de sortie supportés

Définitions d’expressions

Les données peuvent être sorties dans les formats

Changement des noms de champs

suivants :

Lignes libres pour titres et totaux

Imprimante

Champs somme au choix, où la position hori-

Fichier d’impression

zontale peut être reliée avec le champ d’origine Titres des colonnes inscrits automatiquement dans plusieurs langues Utilisation de variables système telles que numéros de pages, date, etc.

Des champs RTF et autres champs de données

ADF – ABACUS Document Format HTML – HyperText Markup Language DHTML – Dynamic HTML RTF – Rich Text Format WMF – Windows Meta File XML – Extensible Markup Language

de base de plusieurs lignes peuvent être simple-

ASCII / ANSI (diverses variations)

ment introduits.

Excel 4 Lettre en série Word

Définition des rapports

Lettre en série WinWord

Pendant la définition du rapport, le résultat actu-

Lettre en série WordPerfect

el du rapport apparaît continuellement dans la

Lettre en série WordStar

fenêtre d’aperçu, sans interrompre ou empêcher le travail en cours. L’utilisateur n’est donc pas

Via ODBC, ADO ou BDE, il est possible d’accéder

obligé d’imprimer des tests et gagne du temps

à toutes les bases de données habituelles et à

dans le travail de présentation du rapport.

d’autres sources de données. Il est en particulier possible d’accéder online à MS Access, MS SQL-

Formats de fichiers supportés

Server, Oracle, Informix, Sybase, dBase et

Les formats de fichiers suivants peuvent être

Paradox.

traités et combinés les uns aux autres : Dataflex Pervasive.SQL (autrefois Btrieve) ODBC ADO – ActivX Data Objects

AB AC US TO OL -K IT

A

B

A

C

U

S

T

O

O

L

-

K

I

T

ABACUS Tool Kit est le système de base des appli-

Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits d’accès

cations ABACUS. Pour compléter la convivialité et

nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver,

l’efficacité des programmes, ABACUS Tool Kit

consulter et présenter ces documents.

vous permet de bénéficier des technologies les plus modernes:

AbaVision AbaVision est un complément intégrant entière-

ABACUS Explorer: Système de menus ABACUS

ment les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En

ABACUS Explorer gère

s’appuyant sur les Business Objects d’ABACUS

le menu principal qui

(ABO), Excel devient un véritable Management

permet un passage faci-

Informations System (MIS) avec un accès online

le et rapide d’une appli-

aux transactions et écritures comptables.

cation ABACUS à l’autre (ou à un programme

La transmission fastidieuse des informations d’un

tiers) ainsi que le mo-

logiciel financier vers Microsoft Office et vice

dule de gestion des uti-

versa fait partie du passé. Grâce à cette nouvelle

lisateurs. Ce tableau de

intégration bidirectionnelle (deux voies de com-

bord des logiciels ABA-

munication), on peut, par exemple, établir son

CUS intègre également

budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les

d’autres fonctions importantes:

données seront toujours mises à jour automatiquement.

Internet Explorer L’intégration harmonieuse de Microsoft Internet

Utilisation pratique d’AbaVision:

Explorer dans le menu principal ABACUS permet

Possibilité de réaliser un Management Infor-

un accès direct au World Wide Web.

mations System (MIS) avantageux et souple avec Excel et ABACUS.

E-mail

Nouvelles possibilités de préparation, d’affich-

La fonction Internet Mail est également intégrée

age et d’échange de données et d’informati-

à ABACUS Explorer, si bien que des messages

ons.

électroniques (rappels, relevés de compte, etc.)

Suppression des redondances entre Excel et

peuvent être envoyés directement à partir des

ABACUS par la mise à jour automatique des

applications ABACUS.

feuilles de calcul Excel. Les sources d’erreurs survenant à la saisie ou à la transmission sont

Gestion des dossiers Cette fonction permet de stocker automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents

ainsi évitées.

Accès online aux données ABACUS.

Archivage

Un menu utilisateur peut contenir des program-

Cette fonction (module payant) permet d’archiver

mes provenant de toutes les applications ABA-

automatiquement tous les extraits ABACUS, les

CUS, ce qui permet un meilleur support et une

documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des

meilleure représentation des procédures intégrées

droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile

de travail.

de retrouver et de consulter ces documents grâce à AbaShow.

Grâce au procédé “Drag & Drop”, la création de menus AbaSmart est un jeu d’enfant. Les menus

AbaSmart: Menus à la carte

de l’utilisateur sont ensuite enregistrés et sont dès

Avec AbaSmart, les logiciels ABACUS peu-

lors à sa disposition. Ils peuvent en outre être

vent être adaptés aux procédures de tra-

copiés et transmis à d’autres utilisateurs

vail individuelles et aux besoins de leurs

AbaSmart.

utilisateurs, ce qui autorise des méthodes de travail efficaces. Avec AbaSmart, la convivialité atteint de nouvelles dimensions.

Menus personnalisés

Autostart: enchaînement automatique Plusieurs positions de menus AbaSmart peuvent être automatiquement lancées et successivement

L’utilisateur peut utiliser AbaSmart pour

exécutées. Il est ainsi possible d’automatiser des

créer ses propres menus, avec les fonc-

procédures complètes indiquant plusieurs applica-

tions qu’il utilise dans les menus de toutes

tions, sans que l’utilisateur ait à lancer manuelle-

les applications ABACUS. Il peut ainsi

ment les programmes correspondants.

adapter son environnement de travail à ses besoins, ainsi qu’à la complexité des différentes tâches qui lui incombent.

Processus préliminaire La sélection obligatoire pour préparer les données (ex.: pour quelle période ou pour quelle division

- Nombre illimité de menus

doit être créé l’extrait) peut être définie dans le

- Nombre illimité de rubriques (programmes) par

processus préliminaire. Il est également possible

menu - Ordre des rubriques aux choix - Nom des rubriques au choix - Mot de passe par menu AbaSmart - Menus adaptés à l’utilisateur et à ses procédures de travail

de préciser le format d’édition (ADF, RTF HTM, PDF, CSV et XLS).

OU TIL B S A AC US

A

B

A

C

U

S

Archivage

T

O

O

L

S

d’une indexation texte plein permettant une En plus de la gestion de

recherche rapide au moyen du moteur de re-

dossier qui fait partie de

cherche AbaSearch.

l’ABACUS Tool-Kit, le module Archivage ABA-

Outil code barre

CUS offre un classement

L’option “Outil code barre“ offre la possibilité

électronique

complet

d’imprimer une étiquette code barre pour chaque

des états et documents

document. Cette étiquette est apposée sur le

créés avec les différents

document original et grâce aux informations con-

programmes

tenues sur cette étiquette, le document sera enre-

ABACUS

ou encore avec des programmes externes.

gistré dans la bonne archive ou le bon dossier (p. ex. : les fournisseurs).

Directement intégré dans le logiciel ABACUS L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans

Complet et invariable

les programmes ABACUS. Lors de l’impression

Tous les extraits, documents et données enregi-

d’un rapport, une copie électronique du docu-

strés dans les archives ne peuvent pas être modi-

ment peut automatiquement être sauvegardée

fiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les

dans les archives correspondantes. Des décomp-

modifier de façon sélective.

tes de TVA définitifs, des bilans, etc. sont ainsi directement archivés, indépendamment de l’utili-

Codage et droits d’accès

sateur qui a sorti l’extrait. Simplicité et sécurité –

Les données sont codées lors de l’enregistrement

l’intégrité des données est donc garantie.

et l’accès aux données est réglé de façon à ce que seules les personnes autorisées puissent consulter

Archivage depuis les programmes Office

les informations et que personne ne puisse sup-

L’intégration de l’archivage ABACUS dans les pro-

primer des données des archives.

grammes Microsoft Office offre la possibilité

La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de

d’enregistrer des documents Word, des tables

passe pour chaque archive et par les droits

Excel et des présentations PowerPoint directe-

d’accès de la gestion des utilisateurs.

ment depuis l’environnement Office dans les archives ABACUS.

Recherche confortable d’informations Grâce à ce système de recherche performant,

Scanner et archiver des documents originaux

vous pouvez retrouver rapidement le document

Le module en option AbaScan permet de digitali-

voulu parmi des milliers de données. Ce système

ser tous les documents dont les originaux sont sur

vous offre:

papier, tels que bons de livraison, factures de

- une recherche selon des fragments de mots

fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les docu-

- une combinaison de différents éléments de texte

ments ainsi digitalisés peuvent alors être enregistrés dans les archives concernées. Ces documents sont également dotés automatiquement

AbaPilot :

Rapport Scanning

Système de navigation et de recherche

Le module AbaForm ABACUS

Avec AbaPilot, l’utilisa-

Rapport Scanning digitalise

teur ABACUS dispose

des rapports de travail écrits

d’un accès rapide et di-

à la main et les données sont

rect à toutes les données

traitées automatiquement.

et informations enregistrées dans le logiciel

L’intégration complète du

ABACUS.

module de Rapport Scanning

La saisie d’un terme de

dans le logiciel ABACUS per-

recherche provoque l’af-

met

fichage de tous les enre-

module de saisie pour la

gistrements correspondants y compris toutes les

Comptabilité des salaires,

informations, données et documents (Word,

AbaProject avec les décomp-

Excel, documents scannés).

tes de prestations / projets, la Gestion des adres-

de

l’utiliser

comme

ses et la Gestion des commandes.

Un clic de la souris affiche toutes les informations

Les avantages principaux: gagner du temps au

détaillées. En plus, le système permet même de

moyen de l’automatisation et éviter des erreurs

démarrer directement l’application ABACUS

lors de la saisie manuelle. Les données de base

appropriée qui offre la possibilité de modifier les

des applications en aval, telle qu’AbaProject par

données.

exemple, sont disponibles online et effectuent des contrôles directs de plausibilité qui sont actifs lors

Pour pouvoir utiliser AbaPilot, vous devez avoir

de la saisie de données avec AbaForm.

une licence pour le moteur de recherche AbaSearch et l’installer.

AbaForm peut également être utilisé avec des solutions métier comme SORBA.

Ziegeleistrasse 12, 9302 Kronbühl-St. Gallen Tel. 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00, www.abacus.ch

ABACUS Research SA Av. de la Gare 20, 1003 Lausanne Tél. 021 340 72 17, Fax 021 340 72 19, www.abacus.ch

Ecknauer+Schoch ASW/01.05/500f

ABACUS Research AG