Gestion des adresses

G E S T I O N

D E S

A D R E S S E S

La diversité Disposer de nombreuses informations sans pour autant se perdre dans les détails.

S’engager à tenir une ligne droite et conséquente. Si vous pensez et travaillez ainsi, vous saurez apprécier ce logiciel.

Des ouvertures multiples Grâce à sa conception modulaire, la gestion des adresses ABACUS répond de façon optimale aussi bien aux exigences simples qu’aux tâches complexes. Ce logiciel peut être considéré autant comme une solution isolée que comme un des éléments intégré dans de la gestion d’entreprise. Cela exige des capacités d’ouverture et de communication. Une facilité d’utilisation, une structure professionnelle et droite restent toujours au premier plan. Comme partout, le principe suivant est donc également valable: Seul ce qui est simple et efficace, peut être utilisé de façon optimale.

Les solutions logiciels: l’expression d’une philosophie Etre très ouvert tout en gardant une vue d’ensemble. Un des aspects de notre travail est de parvenir rapidement et efficacement à des résultats utilisables. Le côté ludique est tout aussi important. Si le plaisir du concepteur se transmet à l’utilisateur, alors nous avons atteint notre but.

3

ABACUS

EST

BEAUCOUP

PLUS

QU’UN

SIMPLE

LOGICIEL

Performant

ABACUS a fait ses preuves en exploitation

Des employés compétents sont à disposition

et éprouvé

quotidienne dans les secteurs les plus divers

des utilisateurs.

Hotline

et dans plus de 25'000 entreprises. Leurs possibilités d’application universelles et leurs

Un programme de formation très vaste per-

performances font des logiciels ABACUS des

met un apprentissage rapide et une mise en

instruments de travail adaptés aux entrepri-

exploitation efficace des logiciels.

Formation

ses de toutes tailles. Ils sont recommandés et exploités par les plus grandes et les plus

Les logiciels de comptabilité ABACUS sont

Certification

réputées des sociétés fiduciaires suisses.

contrôlés par la société KPMG quant à leur

des logiciels

respect des normes comptables en vigueur.

Intégration et souplesse

Customizing

La structure modulaire et la possibilité d’utiliser les programmes ABACUS en installation

Les partenaires distributeurs ABACUS possè-

Installation

mono-poste ou en réseaux, permet à tout

dent une grande expérience en gestion

et maintenance

moment une extension de leur application.

d’entreprise ainsi que le savoir-faire techni-

L’entreprise peut donc adapter les logiciels

que pour une installation et une mainte-

ABACUS à ses exigences croissantes.

nance parfaite de nos logiciels.

Seule, la possibilité d’adapter le logiciel aux

Les partenaires distributeurs ABACUS possè-

Partenaires

besoins des utilisateurs dans de nombreux

dent une expérience de plusieurs années en

distributeurs

domaines garantit son utilisation optimale.

gestion d’entreprise ainsi que le savoir-faire technique nécessaires à une installation et à

Les technologies

Un seul Click de la souris permet d’ouvrir un

les plus modernes

Shop online directement depuis les logiciels

une maintenance parfaites de nos logiciels.

ABACUS gestion des commandes ou fac-

Les revendeurs qualifiés ABACUS obtiennent

turation afin d’accéder au monde E-com-

le statut d’un logo partenaire.

merce : échanger des transactions en XML avec les partenaires commerciaux et réaliser

Ils doivent suivre annuellement des cours

ainsi un marché B2B.

ABACUS, posséder un nombre minimum de spécialistes ABACUS et atteindre un certain

Développement

Le développement continu des logiciels

chiffre d’affaires avec les logiciels ABACUS.

ABACUS assure la pérennité de l’investissement à long terme.

Les SOFTWARE PARTNERS fournissent une aide sur toute la palette des logiciels ainsi qu’une hotline permanente.

4

U N E

T E C H O N O L O G I E

P O U R

U N

D E S

S E R V I C E

P L U S D E

M O D E R N E S Q U A L I T E

En utilisant les technologies les plus mo-

AbaSmart garantit une méthode de travail

dernes, la gestion des adresses ABACUS

rationnelle et simple grâce à des menus per-

garantit un maximum de prestations avec un

sonnalisés et à des traitements automatisés.

minimum d’apprentissage et de travail.

Le logiciel devient ainsi agréable et facile à utiliser.

80 % des exigences concernant un programme de gestion des adresses sont iden-

L’intégration optimale de la gestion des

tiques chez la plupart des utilisateurs, mais

adresses parmi les autres applications

les 20 % restant sont souvent très dif-

ABACUS permet de créer une base des

férents. De nombreuses solutions standard

adresses unique accessible depuis tous les

ne tiennent pas compte de cette différence

autres programmes. Une adresse saisie une

de besoin. Nous justifions cette diversité en

fois peut être à la fois une adresse client,

basant toute notre gestion des adresses sur

fournisseur et servir également à d’autres

la faculté d’adaptation. Il est alors possible

applications.

de répondre à un grand nombre d’attentes.

Les pages suivantes et l’annexe présentent L’entreprise et ses besoins en informatique

les possibilités multiples de la version de

évoluent en permanence. ABACUS a cons-

base et des options:

cience de cette réalité. Grâce à des sélecMandants

tions pointues et des possibilités de modifications, notre programme permet d’adapter

Regroupements

les données à tout moment et de les préActivités

senter d’une nouvelle manière.

Mutations globales Toutes les procédures de travail sont ainsi Pré-triage des envois en masse

rapidement optimisées avec un minimum de saisie. Pour réduire au maximum la période

Diffusion des bases des adresses

d’apprentissage du programme, nous prévalons une utilisation homogène de toutes

Interface OLE

les fonctions.

ABACUS Tool-Kit

5

L O G I C I E L S

I N T E G R E S

REPONDANT A CHAQUE EXIGENCE

Produits externes Solutions personnalisées

Intranet Internet

Systèmes de saisie d'horaire

AbaShop E-Commerce

Gestion des commandes

Planification et gestion de la production

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité financière / Comptabilité analytique

Comptabilité des créanciers

Gestion des immobilisations

Archivage

Gestion des prestations et des projets

Ressources Humaines

Comptabilité des salaires

Facturation

Contrôle des débiteurs

Electronic Banking

Gestion des adresses

SalaireLight

CofiLight

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Le programme de saisie

viation, le nom ou le code postal ou

des adresses est l’outil

d’ouvrir une liste de sélection. Trois autres

de votre travail quoti-

champs de recherche peuvent être définis à

dien. Toutes les infor-

volonté. Cela pourrait être, par exemple, la

mations et les fonctions

rue ou le numéro de téléphone.

importantes y sont reTables auxiliaires

groupées clairement.

Lors de la saisie, vous disposez de listes de est

sélection sur la plupart des champs. Des

également intégré dans la gestion des com-

erreurs de saisie sont ainsi évitées et l’uni-

mandes, la comptabilité des débiteurs, des

formité des données est également garantie

salaires et des créanciers. Chaque adresse

avec plusieurs utilisateurs.

Ce

programme

saisie dans l’un de ces programmes peut Code postal

être utilisée et complétée dans les autres.

En fonction du code postal, le programme La saisie est assistée soit par les touches de

inscrit automatiquement le nom de la ville

fonction soit par un menu. Les nouveaux

et inversement. L’index des codes postaux

utilisateurs ont donc besoin d’un minimum

suisses est livré avec le programme. Celui

de connaissances et avec plus d’expérience,

des autres pays peut être importé selon les

ils accélèrent leur rythme de travail.

besoins.

Rechercher des adresses

En plus des champs du masque de saisie, les

Le programme facilite la recherche d’une

informations complémentaires suivantes

adresse particulière. Il est en effet possible

peuvent être saisies pour chaque adresse

d’effectuer des recherches dans la base des

dans la version de base:

adresses selon le numéro d’adresse, l’abré-

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Informations complémentaires

Relations

Pour chaque adresse, il existe deux pages

Les adresses peuvent être reliées les unes

d’écran contenant des informations complé-

aux autres. Par exemple, élèves – professeur,

mentaires. Leur désignation, les valeurs par

adresses professionnelles – adresses privées

défaut et les tables de sélection peuvent

ou clients – adresse de facturation et de

être définies par l’utilisateur lui-même. Tous

livraison. Le genre et le nombre de relations

ces champs servent à la classification des

sont définissables librement.

adresses selon des critères particuliers: par ex, si une adresse est déjà celle d’un client,

Notes

la date du dernier achat effectué… Il est

Deux pages A4 peuvent être remplies de

possible d’insérer chacun de ces champs

notes pour chaque adresse et personne de

dans les listes d’adresses, les lettres et les

contact. Le bloc-notes s’utilise comme un

étiquettes.

simple traitement de texte avec des blocs de texte.

Personnes de contact L’adresse n’a pas besoin d’être saisie plu-

Extraits

sieurs fois pour les personnes juridiques

A chaque fois qu’une adresse apparaît à

(entreprises, associations) disposant de plu-

l’écran, elle peut être tout de suite imprimée

sieurs interlocuteurs. 9’999 contacts peu-

sous la forme de: une ou plusieurs étiquettes

vent être saisis pour chaque adresse avec: Intitulé

lettre standard

Fonction

fiche de base contenant des informations

Adresse WWW

complètes

Contact e-mail Numéro de téléphone

Protection des données

Bloc-notes

Pour garder une uniformité des infor-

Responsabilités

mations, il est possible de limiter la saisie et

Champs libres

la modification des adresses à quelques personnes. Tous les autres utilisateurs peuvent toujours interroger ou imprimer des adresses mais ils ne peuvent pas les modifier.

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S

Champs supplémentaires personnalisés

Copier les adresses

Ces champs supplémentaires, définis par

Il n’est pas nécessaire de saisir à chaque fois

l’utilisateur, peuvent être utilisés aussi bien

des adresses identiques. En effet, il est pos-

pour les sélections que pour les extraits. Ils

sible de copier puis de modifier une adresse

ne se différencient en aucun cas des champs

existante avec les informations supplémen-

standard déjà existants lors de l’ouverture

taires, les personnes de contact, les notes et

de la gestion des adresses.

les relations.

Annuaire téléphonique sur CD

Lettre individuelle

Avec l’intégration du CD annuaire télépho-

Dans la saisie des adresses, il est possible

nique, il est possible d’importer des adresses

d’imprimer directement une lettre pour

directement dans la gestion des adresses.

l’adresse sélectionnée. La présentation cor-

Différents champs peuvent être définis dans

recte de l’adresse résulte des données

les paramètres en tant que champs de

prédéfinies dans les définitions des pays.

recherche pour les adresses.

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E

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A

I

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S

Il existe divers program-

personnes de contact, notes) peuvent être

mes performants pour

imprimées pour un contrôle ou comme fiche

l’édition des adresses

mobile.

selon différents critères: Listes d’adresses

Etiquettes

Fiches de base des

La présentation des étiquettes est définie

adresses

selon les pays. Un adressage correct est ainsi

Etiquettes

assuré partout dans le monde. Par exemple,

Publipostage

pour les USA, le nom de la ville est imprimé

Divers listes auxiliaires pour les intitulés,

avant le code postal et pour les pays

les branches, les codes postaux, les pays,

d’Europe centrale, le code postal apparaît

etc.

en premier. Selon la réglementation de la poste, les lignes vides seront supprimées.

Listes d’adresses

L’impression d’étiquettes avec une impri-

Différentes listes d’adresses correspondant

mante laser et l’adressage d’enveloppes

aux besoins habituels sont proposées par

sont également possibles.

défaut.

La définition des formats d’étiquettes (par La définition de nouvelles listes est simple.

ex. hauteur et largueur, nombre d’étiquettes

L’utilisateur peut regrouper les champs et les

à imprimer dans la largeur et dans la hau-

informations désirés en listes. Après la

teur) est superflue si l’utilisateur travaille

sauvegarde, il dispose durablement de la

avec des étiquettes du fabricant Herma,

nouvelle présentation.

Zweckform ou Rank Xerox. Les formats d’étiquettes de ces fabricants sont déjà dé-

Fiches de base des adresses

finis dans le programme d’impression des

Les indications complètes des fiches de base

étiquettes ABACUS. L’utilisateur n’a qu’à

(adresses, informations supplémentaires,

choisir le bon numéro des étiquettes voulues

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S

selon le fabricant. Il va de soi que l’utilisateur

Sélection des adresses / personnes

peut définir lui-même la hauteur, largeur,

Tous les champs des adresses, des personnes

police, etc. qui devra être utilisée.

de contact et des activités peuvent être utilisés comme critères de sélection pour

Lettre en série

définir les adresses qui doivent être im-

La création de lettres en série est basée sur

primées sur une liste ou lors d’un envoi. Les

un modèle. Ce modèle est créé dans la

sélections restent toujours enregistrées.

gestion des adresses et contient les champs

Elles n’ont donc pas besoin d’être redéfinies

de l’adresse à transférer. Par la suite, cet

à chaque nouvelle utilisation.

espace réservé sera automatiquement rempli lors de la création de la lettre. La lettre en

L’utilisateur dispose de nombreuses opérati-

série peut ainsi être directement imprimée

ons pour définir une sélection:

depuis la gestion des adresses.

plus grand que / plus petit que

L’utilisateur peut également définir libre-

plus grand ou égal

ment les champs qui devront apparaître

égal ou différent

dans la lettre.

plus petit ou égal commence par

Ordre des extraits

contient

Les extraits des adresses peuvent être triés selon les critères suivants:

Plusieurs conditions peuvent être associées

Numéro d’adresse

avec ‘et / ou’ et correctement structurées

Abréviation

par des parenthèses. Toutes ces possibilités

Nom, prénom, NPA, numéro d’adresse

permettent de sélectionner n’importe quelle

Pays / NPA / Abréviation

quantité d’adresses et de contacts.

3 critères définissables librement

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Présentation de listes

Modèles

Grâce à un générateur de liste flexible et

Les définitions des extraits peuvent être

performant, la création de listes personna-

enregistrées avec toutes les informations.

lisées devient un jeu d’enfant. L’utilisateur

L’utilisateur peut les rappeler rapidement

peut sauvegarder des extraits déjà définis

pour un besoin ultérieur. Il n’a pas besoin de

sous un nouveau nom et les modifier selon

procéder à de nouvelles définitions pour

ses besoins.

faire apparaître l’extrait souhaité.

Rechercher

Sélection avec l’assistant

Grâce à une fonction de recherche très pra-

L’utilisateur peut créer ses sélections manu-

tique, l’utilisateur peut retrouver un chiffre

ellement ou avec l’aide d’un assistant.

ou un texte dans chaque liste apparaissant à

L’utilisateur peu expérimenté peut donc

l’écran. Les chiffres et les textes trouvés

également définir des formules complexes.

seront marqués.

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S

L’option “Activités” est

Activités selon les adresses

un instrument efficace

Ce programme peut être appelé direc-

pour l’exploitation de

tement depuis le masque de saisie des

tous

adresses. N’importe quelle activité peut être

les

genres

de

contact entre les utilisa-

attribuée à une adresse, par exemple:

teurs et les clients ou

Envoyer des documents

les intéressés.

Relancer dans x jours Cotisations annuelles etc.

Cette option peut s’utiliser dans différents Activités selon les genres

domaines comme: Soutien de la vente

Ce type d’activités permet la consultation et

Gestion des abonnés

le traitement d’activités analogues, comme

Contrôle des échéances

par exemple:

Disposition de services et de véhicules

Toutes les offres

Gestion des prestations

Tous les téléphones Toutes les lettres etc.

En liaison avec la facturation AbaWorX, les activités sont également utilisées pour:

Il est ainsi possible de voir rapidement les

Création de factures périodiques

retards accumulés chez certains employés.

Compensation des cotisations

Ces retards peuvent être rapidement corrigés selon les besoins ou répartis autrement.

Il existe trois genres d’activités: Les activités par adresse

Activités selon les employés

Les activités des propres employés

Dans ce programme, les employés ont une

Les activités triées selon leur genre

liste de toutes leurs activités et peuvent avoir une idée exacte des tâches à exécuter.

L’utilisateur dispose, pour chacun de ces

Une fois exécutée, l’activité est marquée et

types d’activités, d’un programme de saisie

n’apparaît plus dans les activités en attente.

et d’édition.

Chaque employé peut lui-même indiquer

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A

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S

une nouvelle activité et l’attribuer à d’autres

sonnes concernées l’activité „Relancer dans

utilisateurs si nécessaire. Cela est particu-

30 jours“.

lièrement intéressant pour la relance des Suppression sélective d’activités

entretiens de vente.

Toutes les activités présentent un marquage Indications

indiquant si elles ont déjà été exécutées.

Pour chaque activité, les informations sui-

De temps en temps, les activités achevées

vantes peuvent être saisies:

pendant une période définie peuvent être

Adresse et contact

supprimées.

Employé propre Genre de l’activité

Extraits

Priorité

Les extraits des activités peuvent être

Date de début et date prévue pour l’exé-

regroupés par adresse, par genre d’activités

cution

ou par employé. Ils offrent un maximum de

Quantité et montant

flexibilité:

Remarques

La présentation peut être définie libre-

Notes

ment

Facturé

Les sélections sont fondées sur le même principe que celui des adresses. Tous les

Générer des activités

champs peuvent être limités et liés entre

Il n’est pas nécessaire d’indiquer chaque ac-

eux. Pour une utilisation efficace, des

tivité séparément. En effet, grâce à certains

sélections ad hoc supplémentaires peu-

critères de sélection, les activités peuvent

vent être définies.

être créées automatiquement. Par exemple,

L’ordre de l’extrait peut être choisi selon

après l’envoi d’une brochure publicitaire, il

le genre des activités et selon la date.

serait possible d’indiquer à toutes les per-

17

P A R T I C U L A R I T E S

D E S

A C T I V I T E S

Générer des factures

Activités terminées / non terminées

En travaillant également avec la facturation

Pendant la saisie ou le traitement des

AbaWorX, l’utilisateur peut créer automa-

activités, l’utilisateur peut faire apparaître

tiquement des factures depuis les activités.

toutes les activités ou seulement les activités

Il est donc facile d’établir toutes sortes de

en attente mais aussi toutes les activités

factures périodiques comme les abonne-

facturées.

ments, les cotisations, etc.

Modifications globales

Changer d’ordre

L’utilisateur économise beaucoup de temps

Pendant le traitement de la table des

avec les modifications globales dans les

activités, l’ordre peut être modifié et trié

activités. Par exemple, lorsqu’un employé

selon le genre des activités ou selon la date.

quitte l’entreprise, toutes ses activités sont transférées à son successeur, en une seule fois.

18

PROGRAMMES

AUXILIAIRES

/

PROGRAMMES

SYTEME

PROGRAMMES

AUXILIAIRES

/

PROGRAMMES

SYTEME

La sécurité des données

Programmes de reconstitution

et la confidentialité des

Si les données ont été endommagées suite à

informations sont pri-

une coupure de courant ou à une interrup-

mordiales.

tion du système, les programmes de recon-

ABACUS offre divers

stitution sont capables, dans la plupart des

programmes répondant

cas, de rétablir les données.

à ces deux exigences.

Sécurité de transaction Avec la version client / serveur de la gestion des adresses ABACUS, la sécurité des tranSystème de protection

sactions est mieux assurée grâce aux procé-

avec mot de passe

dures “Roll-Back”. Cela est particulièrement

Chaque utilisateur doit gérer lui-même son

utile pour les grandes quantités de données.

mot de passe. Grâce à l’administrateur du

Ainsi, lors d’une coupure de courant, il n’est

système, un nouvel utilisateur peut être

pas nécessaire de perdre du temps à recon-

attribué à un groupe d’utilisateurs n’ayant

stituer les données.

accès qu’à certaines parties de la gestion des adresses ou seulement à certains man-

Expressions variables

dants. De plus, il est également possible de

Elles permettent de créer de nouveaux

définir le menu auquel le groupe d’utilisa-

champs grâce à la combinaison de champs,

teurs a accès.

de constantes et de fonctions existantes.

Ces nouveaux champs peuvent être insérés

L’administrateur peut aussi préciser les dro-

dans des listes, sur des étiquettes et dans

its de chaque utilisateur en autorisant ou en

des lettres. Un utilisateur expérimenté peut

limitant l’accès à certaines fonctions et pos-

trier toutes les informations importantes des

sibilités:

données et établir des extraits utiles.

Définir et modifier les désignations des champs

Réplication Groupware

Saisir et modifier des adresses

Permet d’utiliser les données de la gestion

Saisir et modifier des activités

des adresses dans Outlook de Microsoft.

Cette échange des données est conçue de

20

PROGRAMMES

AUXILIAIRES

/

PROGRAMMES

SYTEME

manière non directionnelle. Cela signifie

de comparer le fichier existant des adresses

que les données sont transférées de la gesti-

avec celui à importer. L’utilisateur peut sim-

on des adresses ABACUS vers le programme

plement définir, au moyen de Drag&Drop,

Groupware concerné.

les champs qui doivent être reliés les uns aux

Avec la même attribution des champs que

autres.

l’annuaire électronique, il est possible de relier simplement entre eux quelques

Données système saisie d’adresses

champs de la gestion des adresses ABACUS

Différentes propositions peuvent être défi-

et de Outlook MS (données adresses et per-

nies dans les données du système pour un

sonnes de contact). Cela est possible grâce

déroulement optimal de la saisie des adres-

aux sélections ou aux regroupements des

ses. En règle générale, ces propositions ne

adresses dans le programme Groupware. Si

se définissent qu’une seule fois lors de l’ou-

l’utilisateur le souhaite, il est également

verture d’un mandant.

possible de procéder automatiquement à la

Par exemple, si les nouvelles adresses doi-

réplication ou au transfert des données lors

vent être saisies dans une plage numérique

de la saisie et de la mutation de certains

particulière, cela peut être précisé dans les

enregistrements dans le programme 11.

données du système de la gestion des adresses.

Interface ASCII

Il est également possible d’indiquer que le

Il existe une interface ASCII pour l’importa-

pays et la langue soient proposés automa-

tion des adresses depuis un autre système

tiquement lors de la saisie des adresses.

informatique ou pour l’échange d’adresses

Pour ne rien oublier lors de la saisie d’une

entre différents programmes de gestion des

nouvelle adresse, l’utilisateur peut préciser

adresses ABACUS.

que le programme passe directement aux pages 2 et 3 de la base des adresses pour

Les interfaces ASCII servent à l’importation

saisir d’autres informations.

et à l’exportation des données.

Si l’abréviation, qui est utilisée par exemple

En vue d’une exportation, il est possible de

comme critère de tri pour l’édition de listes,

définir les champs à exporter depuis la gesti-

ne se compose pas du nom et du prénom,

on des adresses ABACUS et à préparer pour

l’utilisateur peut reprendre le nouveau

un traitement ultérieur dans Excel.

champ souhaité dans la liste des expressions

Pour l’importation d’adresses, il est possible

variables.

21

P A R T I C U L A R I T E S A U X I L I A I R E S

/

D E S

P R O G R A M M E S

P R O G R A M M E S

S Y T E M E

Configurer l’annuaire téléphonique CD

Sauvegarde des données

Cette fonction permet de définir toutes les

Les programmes de copie permettent de

informations importantes et de travailler

sauvegarder facilement des données ou de

avec le CD de l’annuaire téléphonique.

les recharger, si nécessaire. Lors de la sauve-

L’utilisateur détermine les champs sur les-

garde, les données sont comprimées à un

quels la recherche doit s’effectuer et les

huitième de leur volume.

champs qui doivent être repris dans la gestion des adresses.

Générateur de listes AbaView

Tables extensibles

Si l’utilisateur désire un extrait spécial, le

La définition libre de 255 champs dans le

programme AbaView (option) lui permet

domaine des adresses, des activités et des

d’accéder à toutes les données adresses

personnes de contacts permet au program-

importantes et lui donne la possibilité de

me de gestion des adresses de s’adapter aux

définir ses propres extraits. Ce générateur

exigences de l’entreprise. Ces champs peu-

de liste permet, par exemple, d’exécuter ses

vent être également utilisés pour les sélec-

propres calculs, d’afficher n’importe quels

tions et les extraits.

totaux et sous-totaux et de définir sa propre clé.

22

FIC HE TE CH NI QU E

F I C H E

T E C H N I Q U E

/

E X I G E N C E S

S Y S T E M E

Mandants Nombre de mandants

9’999 mandants

Numéro de mandant

4 positions numériques.

Nom du mandant

30 positions

Adresses Nombre maximal d’adresses

Aucune limite

Numéro d’adresse

10 positions numériques.

Abréviation

16 positions alphanumériques

Titre

25 positions alphanumériques

Nom

50 positions alphanumériques

Prénom

30 positions alphanumériques

Complément

50 positions alphanumériques

Ligne d'adresse 1

50 positions alphanumériques

Ligne d'adresse 2

50 positions alphanumériques

Pays

4 positions alphanumériques

Code postal

10 positions alphanumériques

Ville

50 positions alphanumériques

Branche

4 positions alphanumériques

Nom intitulé

50 positions alphanumériques

Téléphone 1

20 positions alphanumériques

Téléphone 2

20 positions alphanumériques

Portable

20 positions alphanumériques

E-Mail

65 positions alphanumériques

Adresse internet

65 positions alphanumériques

Fax

20 positions alphanumériques

Remarque

40 positions alphanumériques

Champs libres

2 x 3 positions alphanumériques

Date

1

Bloc-notes

4 KB par adresse (texte libre sur env. 2 pages A4)

Champs d’adresse à désigner librement Champs texte

4 x 30 positions alphanumériques

Champs info

6 x 12 positions alphanumériques

Champs code

4 x 1 position alphanumérique

Chiffres

4 x 8/4 positions numériques

Date

2

Champs oui / non

24

Intitulés Nombre maximal

99 positions numériques.

Intitulé

30 positions numériques.

Texte d’intitulé

50 positions numériques.

Personnes de contact Nombre maximal

9'999 par adresse

Nom

20 positions alphanumériques

Prénom

15 positions alphanumériques

Fonction

20 positions alphanumériques

Initiales

4 positions alphanumériques

Nom intitulé

20 positions alphanumériques

Titre

25 positions alphanumériques

Téléphone 1

20 positions alphanumériques

Téléphone 2

20 positions alphanumériques

Fax

20 positions alphanumériques

Portable

20 positions alphanumériques

Remarque

40 positions alphanumériques

Bloc-notes

4 KB par adresse (texte libre sur env. 2 pages A4)

Champs libres

2 x 3 positions alphanumériques

E-Mail

65 positions alphanumériques

Adresse internet

65 positions alphanumériques

Date

1

Tables extensibles Fichier adresse

255 champs supplémentaires à définir librement alphanumérique 255 caractères, numérique 8.4 caractères, date, oui / non

Fichier personnes de contact

255 champs supplémentaires à définir librement alphanumérique 255 caractères, numérique 8.4 caractères, date, oui / non

Fichier activités

255 champs supplémentaires à définir librement alphanumérique 255 caractères, numérique 8.4 caractères, date, oui / non

Exigences système Processeur

Pentium III ou IV

Système d’exploitation

Windows NT4, min. Service Pack 6a Windows 2000, à partir Service Pack 2 Windows XP

Réseau

Windows NT4 Serveur, min. Service Pack 6a Windows 2000, min. Service Pack 2 SuSE Linux à partir V 7.0 avec Samba à partir V 2.1 (File Server)

ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les exigences système et la taille des données pour les nouvelles versions des programmes.

M AN DA NT S

O

P

T

I

O

N

A

D

R

E

S

S

E

S

:

M

A

La version de base de la

Genres d'activités

gestion des adresses

Genres de liaisons

supporte

deux

Genres de sélections

dants

(entreprises).

L’option

“Mandants”

man-

N

D

A

N

T

S

Genres de regroupements

permet de gérer jusqu’à

Cette fonction de copie est destinée aux entrepri-

9'999 mandants.

ses comptant plusieurs filiales décentralisées qui gèrent elles-mêmes une gestion des adresses. Lors

Chaque utilisateur peut

de l’ouverture de la gestion des adresses de cha-

facilement définir lui-

que filiale, on peut choisir un mandant modèle

même

nouveaux

dont on reprend sélectivement l’ensemble des

mandants. A l’aide des fonctions standardisées de

de

données de base. On évite ainsi de devoir

copie, les données de base existantes peuvent

paramétrer individuellement chaque filiale.

être reprises pour les nouveaux mandants.

Passage d’un mandant à un autre Reprise des données de base

Tous les mandants sont présentés dans une liste

Lors de l’ouverture d’une nouvelle gestion d’a-

triée par numéros ou par noms. L’utilisateur peut

dresses, les données de base suivantes d’un man-

rechercher rapidement un mandant selon ces

dant existant peuvent être reprises:

deux critères, ce qui est très appréciable lorsque

Branche OFIAMT

de nombreux mandants sont activés.

Branche du mandant

Le passage d’un mandant à un autre s’effectue

Intitulés

simplement et rapidement après un contrôle du

Eléments de texte

droit d’accès.

Définitions de champs Présentation de listes

RE GR OU PE M EN TS

O P T I O N

A D R E S S E S :

R E G R O U P E M E N T S

Lors d’une utilisation

Trier librement des regroupements

intensive de la gestion

L’ordre des regroupements peut se définir libre-

des adresses, l’option

ment et s’établir sur les champs de différents

“Regroupements” offre

fichiers. Les expressions variables qui se composent

plusieurs

possibilités

de différents champs ou parties de champs avec

pour augmenter l’effica-

des formules, peuvent également servir de champs

cité d’exploitation des

de tri.

adresses: Traiter plus rapide-

Regroupements hiérarchiques

ment les envois

Grâce aux regroupements hiérarchiques, une nou-

Exploiter des groupes de travail et des équipes

velle dimension de regroupements existe. Par

de projet

exemple, plusieurs regroupements existants peu-

Trier librement des extraits

vent être réunis dans une classification hiérarchi-

Insérer des sélections

que fonctionnant selon le "principe top down " (Suisse, cantons, villes, etc.). L’utilisation de cette

Accélération des envois

structure arborescente permet une présentation

L’avantage principal de cette option est le traite-

claire et transparente.

ment plus rapide des envois. A l’aide d’une seule sélection, les adresses sont regroupées. Par la suite,

Importer un regroupement

tous les extraits nécessaires s’établissent rapide-

A l’aide d’une interface, il est possible de constitu-

ment via le regroupement. Lors d’un tel regrou-

er une sélection d’adresses en dehors de la gestion

pement, l’utilisateur peut à chaque fois

des adresses et de l’importer via un fichier ASCII.

introduire différentes adresses

Cette possibilité est judicieuse lorsque, par exem-

supprimer des adresses

ple, le chiffre d’affaires détermine l’appartenance

et renouveler un envoi identique ultérieurement.

d’une adresse à l’envoi de Noël. Au lieu de sélectionner les adresses selon une liste, il est possible

Exploitation des groupes de travail

d’éditer tous les choix obtenus par le programme

Les équipes de projet, les groupes de travail et aut-

de calcul du chiffre d’affaires et des les importer

res groupes avec peu de membres sont un autre

dans la gestion des adresses.

exemple de l’utilisation de l’option “regroupements”. Comme il n’est pas nécessaire d’effectuer à chaque fois des recherches dans toute la base des adresses, l’impression est alors accélérée.

M UT AT IO NS GL OB AL ES

O P T I O N

A D R E S S E S :

M U T A T I O N S

G L O B A L E S

Si les données n’ont pas

Toutes les adresses à supprimer sont présentées

été

dans une liste ce qui peut éviter des erreurs de

saisies

correcte-

ment, un gros travail de

suppression.

réorganisation est alors nécessaire.

Rechercher des adresses en double

Pour effectuer efficace-

L’utilisateur dispose d’un filtre pour reconnaître

ment une réorganisati-

les adresses saisies deux fois. Ce filtre recherche

on, l’utilisateur peut se

les adresses identiques en fonction de certains

servir

mutations

paramètres. Les adresses peuvent être décelées et

globales qui permettent

des

supprimées individuellement ou, lors de grosses

d’attribuer à un champ

quantités, éliminées automatiquement.

le contenu d’un autre, Gestion des adresses par champs

un texte ou une combinaison.

Certains champs apparaissent dans une table et Supprimer globalement

peuvent y être traiter très efficacement. Avec les

Les adresses qui ne sont plus utilisées n’ont pas

mutations globales, cela permet de retravailler

besoin

complètement la base des adresses sans trop

d’être

supprimées

tout

de

suite.

L’utilisateur peut les désactiver et les effacer périodiquement après une sauvegarde des données.

d’effort.

PR ETR IA GE EN VO IS EN M AS SE

OPTION

ADRESSES:

PRE-TRIAGE

DES

ENVOIS

EN

MASSE

Economiser les frais

Le triage selon la circonscription est actualisé à

de port par le pré-

chaque fois que les adresses sont modifiées

triage des envois

depuis le dernier envoi.

Si les envois sont déjà triés en liasses, la Poste

Triage

propose des tarifs inté-

Dans un premier temps, toutes les adresses sont

ressants pour l’envoi de

triées selon le code postal, la circonscription et la

journaux et magazines

rue puis la distribution selon les circonscriptions

périodiques ainsi que

de la Poste est effectuée.

pour les envois en nombre. Le but de la Poste est de diminuer la charge de travail engendrée par la

Etiquettes d’adresses

distribution des envois. La Poste gagne du temps

Le format des étiquettes peut se définir librement.

lorsque le client dépose les envois en liasses déjà

En plus de l’adresse, l’étiquette peut contenir la

triés par bureaux de poste ou par circonscription.

circonscription et le genre d’envoi. Un marquage est fait sur la dernière étiquette d’une liasse (par

Préparation nécessaire

exemple un étoile).

Les données normales des adresses suffisent au pré-triage jusqu’au niveau des bureaux de poste.

Etiquette sur les liasses

Si les liasses doivent être triées jusqu’à la circon-

Chaque liasse contient un feuillet où le code

scription, celle-ci peut être indiquée selon le fichi-

postal, la circonscription et le nombre d’exemplai-

er de la Poste ou inscrite automatiquement grâce

res sont indiqués.

à une comparaison électronique. Cela est utile

Une étiquette peut aussi être éditée à la place d’un

pour les publications locales lorsque la plupart

feuillet. Elle sera ensuite collée sur un feuillet.

des destinataires habite la même ville.

Protocole Travail de l’ordinateur

Un protocole est donné lors de la livraison de

Comparaison avec le fichier des circonscripti-

l’envoi, le remboursement des frais de port y est

ons de la Poste

calculé.

DI FF US IO N BA SE S D’ AD RE SS ES

OPTION

ADRESSES:

DIFFUSION

DES

BASES

DES

ADRESSES

Cette option permet aux

les est possible. Par exemple, la maison mère peut

entreprises ayant des

transmettre de temps à autre la base complète des

filiales ou des collabora-

adresses aux collaborateurs externes, tandis que

teurs externes d’avoir

ces derniers ne peuvent renvoyer que certains

une gestion des adresses

champs de sélection.

sur différents systèmes informatiques comparer

et

de

périodique-

Importer des données L’importation des données se fait en trois étapes:

ment la base des adres-

Importer toutes les données

ses.

Trier selon la date Enregistrer dans la base de données

Exporter les données Lors de l’exportation des adresses, l’utilisateur dis-

Lors de plusieurs mutations à plusieurs endroits, la

pose des limitations suivantes:

dernière mutation effectuée est aussi la dernière enregistrée.

Période Seules les nouvelles saisies et les modifications

Pendant l’importation, les modifications seront

d’une période définie sont transférées.

inscrites dans un protocole qui pourra être contrôlé à l’écran ou édité.

Fichiers L’utilisateur peut définir si les adresses, les person-

Activités distribuées

nes de contact, les liaisons, les notes et les autres

Si l’option “Activités” est installée, les activités

données de base (par ex. les branches ou les inti-

peuvent également être échangées entre les dif-

tulés) doivent être échangés.

férents ordinateurs ou mandants. Cela est intéressant, par exemple, pour les collaborateurs exter-

Champs

nes. La veille d’une visite client, le collaborateur

A l’intérieur des fichiers, seuls certains champs

externe peut transférer sur son ordinateur porta-

peuvent aussi être transmis.

ble les activités nécessaires et après sa visite, il peut retransmettre les nouvelles informations dans

Grâce à ces indications, une délimitation exacte des compétences entre la maison mère et les filia-

le système principal.

IN TE RF AC E OL E

O P T I O N

A D R E S S E S :

I N T E R F A C E

O L E

L’interface OLE permet

faces ne sont donc plus nécessaires. Avec une

l’intégration d’un pro-

intégration online, c’est à dire un traitement

gramme étranger dans

direct, les informations du programme étranger

la gestion des adresses

peuvent être déjà contrôlées pendant leur saisie.

ABACUS. Les saisies et

On évite ainsi les saisies multiples d’adresses ou les

les modifications d’a-

erreurs de saisie.

dresses sont alors effectuées online pour les

La dernière version de l’interface OLE se trouve sur

deux programmes. Les

la homepage d’ABACUS www.abacus.ch

traitements des inter-

AB AC US TO OL -K IT

A

B

A

C

U

S

T

O

O

L

Le Tool-Kit ABACUS (ATK) est le Runtime de base

AbaVision

des applications ABACUS. Les appplications ABA-

AbaVision est un Add-

CUS qui ont déjà fait leurs preuves des milliers de

On, qui sert à la complè-

fois et qui se distinguent par une convivialité et

te intégration d’Excel

une efficacité évidentes, se complètent par la plus

dans le logiciel ABA-

moderne des technologies au service de votre

CUS. Les Business Ob-

succès :

jects d’ABACUS consti-

-

K

I

T

tuent la base pour l’utiABACUS Explorer :

lisation d’Excel en tant ABACUS Explorer est le

que système d’informa-

noyau principal des ap-

tion de gestion et per-

plications ABACUS, qui

mettent l’accès on-line

intègre les importantes

jusqu’au

fonctions suivantes :

transactions.

niveau

des

Internet Explorer La complète intégration

On ne doit plus transférer manuellement les infor-

de Microsoft Internet

mations saisies dans le logiciel financier vers

Explorer dans le menu

Microsoft Office et inversement. Grâce à la nou-

principal d’ABACUS per-

velle intégration bi-directionnelle, on peut enregi-

met l’accès direct au

strer p.ex. des budgets en Excel ou en ABACUS.

World Wide Web.

Les données sont toujours actualisées automa-

E-mail

tiquement.

ABACUS Explorer permet d’envoyer directement des E-mails depuis les applications ABACUS avec des documents attachés tels que, bilans, extrait de comptes etc. aussi en format PDF. Gestion des dossiers

Avantages de l’utilisation d’AbaVision : Réalisation d’un système d’information de gestion avantageux et flexible avec Excel et ABACUS

La gestion des dossiers sécurisée par un mot de

Nouvelles possibilités pour la préparation, la

passe, permet l’archivage automatique de tous les

présentation et l’échange des données et des

extraits ABACUS, les documents WORD, les rap-

informations

ports EXCEL etc. et leur affichage instantané.

Suppression de la redondance des données entre Excel et ABACUS, grâce à l’actualisation automatique des tableaux Excel. Ceci permet une réduction du nombre de sources d’erreur lors de saisies manuelles et de transferts.

Accès On-line aux données ABACUS

AbaSmart: menus à la carte

Au sein d’un menu individualisé, toutes les appli-

AbaSmart permet de

cations ABACUS et externes peuvent interférer,

structurer et d’adapter

compte tenu des habitudes de travail de l’em-

le

ployé.

programme

aux

besoins individuels des utilisateurs. Cet outil

La création de menus AbaSmart est très simple,

offre

nouvelle

grâce à la technique “Drag & Drop”. Chaque

dimension de convivia-

une

nouveau menu utilisateur peut être enregistré et

lité aux logiciels comp-

conservé pour de futures utilisations. Ces menus

tables.

peuvent également être copiés et mis à disposition d’autres utilisateurs.

Menus individuels L’administrateur programmes

des

Autostart: déroulements automatiques

(Master)

Plusieurs rubriques AbaSmart peuvent être trai-

structure les écrans lui-

tées et démarées automatiquement, rubrique

même, sur la base des

après rubrique. Ceci permet d’automatiser des

positions de menu stan-

déroulements de programmes d’une certaine

dard

complexité, sans que l’utilisateur n’ait à interve-

ABACUS,

n’af-

fichant que les rubriques de programmes effectivement nécessaires

nir.

Processus préliminaire

au genre de travail de l’employé (User).

Le processus préliminaire sert à la definition des

- nombre indéfini de menus individualisés

paramètres tels que, la période ou la division à

- nombre indéfini de rubriques par menu indivi-

extraire qui sont necessaires à la préparation des

dualisé

données. Il permet aussi de déterminer le format

- ordre libre des rubriques

des extraits (impression ADF, RTF, HTM, PDF, CSV

- désignation libre des rubriques

et XLS).

- protection par mots de passe, par menu individualisé - menus élaborés librement compte tenu de la suite logique des tâches

AB AC US TO OL S

A

B

A

C

U

S

Archivage

T

O

O

L

S

Scanning et archivage de documents originaux En plus de la gestion des

L’option AbaScan permet de scanner chaque

dossiers, gratuitement à

document sous forme de papier tel que bons de

votre disposition dans le

livraison, factures des fournisseurs ou dessins de

cadre du ABACUS Tool

l’atelier. Les documents ainsi digitalisés peuvent

Kit, le module ABACUS

ensuite être classés dans l’archive voulue. Les

d’archivage vous propo-

documents scannés sont également automatique-

se un classement élec-

ment indexés selon les textes complets, ce qui

tronique complet des

permet une recherche rapide avec AbaSearch.

évaluations et documents créés dans les dif-

Intégralité et immuabilité

férents programmes ABACUS ou dans des pro-

Tous les extraits, documents et données enregi-

grammes externes.

strés dans les archives ne peuvent pas être modifiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les

Intégration parfaite dans les logiciels ABACUS

modifier de façon sélective.

L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression

Cryptage et droit d'accès

d’une évaluation, une copie du document peut

Les données sont sauvegardées chiffrées et le

automatiquement être enregistrée dans les archi-

droit d’accès est réglé de telle manière, que seul

ves correspondantes. Les décomptes TVA, bilans

un utilisateur autorisé puisse voir les informations

etc. sont automatiquement archivés par le systè-

et que personne ne puisse effacer les données des

me, indépendamment de l’utilisateur créant l’ex-

archives.

trait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des

La sécurité est, de plus, assurée par un mot de

données est donc garantie.

passe pour chaque archive ainsi que par les droits d’accès de la gestion des utilisateurs.

Archivage depuis les programmes Office L’intégration de l’archivage ABACUS dans les pro-

Recherche d’informations confortable

grammes Microsoft Office permet de sauvegarder

Grâce à un système de texte complet et d’indexa-

des documents Word, des tables Excel et des

tion performante, vous pouvez retrouver rapide-

exposés PowerPoint depuis l’entourage Office

ment le document voulu parmi des milliers de

directement dans les archives ABACUS.

données. Ce système vous offre: - une recherche selon des fragments de mots - une combinaison de différents éléments de texte

AbaPilot :

Scanning de rapport

Système de navigation et de recherche

Des rapports de travail écrit à la main, peuvent être

Grâce à AbaPilot, l’utili-

scannés avec le module

sateur ABACUS autorisé

de scanning de rapport

accède rapidement et

AbaForm d’ABACUS et

directement à toutes les

les données seront auto-

données et informati-

matiquement traitées.

ons, sauvegardées dans les logiciels ABACUS.

Grâce à son intégration parfaite dans les logi-

La saisie d’un terme de

ciels ABACUS, le module

recherche provoque l’af-

de scanning de rapport peut être utilisé comme

fichage de tous les enregistrements correspon-

outil de saisie pour la comptabilité des salaires, les

dants et y inclus tous les documents, les informa-

décomptes de prestation / de projet, la gestion

tions et données (Word, Excel, documents

des adresses et la gestion des commandes.

scannés).

Le temps gagné par l’automatisation et la suppression de fautes de saisie forment son utilité

Un clique de la souris suffit pour afficher les infor-

principale. Les données de base des autres appli-

mations détaillées concernant l’enregistrement.

cations p.ex. AbaProject, sont à la disposition de

En plus, le système permet même de démarrer

l’utilisateur pour un contrôle de la plausibilité.

directement l’application ABACUS appropriée

Elles ont ainsi une influence directe sur la saisie

permettant de modifier des données si nécessaire.

avec AbaForm.

AbaForm peut aussi être utilisé avec les solutions

Vous devez être en possession de la licence du système de recherche AbaSearch et celui-ci doit avoir été installé, pour qu’AbaPilot puisse être utilisé.

spécifiques tel que SORBA.

Ziegeleistrasse 12, 9302 Kronbühl-Saint Gall Tél. 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00, www.abacus.ch

Ecknauer+Schoch ASW/CA-200-09.03

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