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GESTION DES COMMANDES


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EFFICIENCE MAXIMALE


ALE

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3 POUR LES ENTREPRISES

Préparé au changement Les exigences requises pour une entreprise augmentent sans arrêt, les besoins des clients et les situations du marché changent de façon permanente. Il est d'autant plus important, face à la concurrence, de pouvoir réagir à ces défis avec un logiciel de gestion efficient et flexible, voire de pouvoir agir pro-activement. L’application de Gestion des commandes ABACUS propose des outils performants, qui permettent une adaptation sans problème aux exigences du marché.

Intégration harmonieuse La Gestion des commandes est la pièce maîtresse du logiciel de gestion intégré ABACUS et garantit un traitement efficient des processus d'entreprise. Dans les tâches de chaque entreprise, une multitude d'étapes s'imbriquent – la Gestion des commandes reproduit des processus complexes et des structures en réseau.

Transparence au sein de l'entreprise Pour une vue claire de l'entreprise, il faut des informations à jour et pertinentes. La Gestion des commandes met à tout moment à la disposition du management l'ensemble des informations commerciales importantes – des informations plus détaillées à celles condensées au niveau de l'entreprise.

Logiciel standard particulièrement flexible La Gestion des commandes ABACUS est employée comme un instrument performant dans bon nombre de secteurs divers, grâce à sa flexibilité et son adaptabilité.


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ABACUS EST BEAUCOUP PLUS QU’UN SIMPLE LOGICIEL

Performant et ayant fait ses preuves Le logiciel ABACUS s’est avéré parfaitement efficace dans plus de 35'000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Ses aptitudes universelles et ses performances font leurs preuves au quotidien, aussi bien dans les petites que dans les grandes entreprises. Les logiciels ABACUS sont utilisés par des sociétés fiduciaires suisses renommées, qui les recommandent à leurs clients.

Intégré et flexible Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité d'opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, on peut procéder à l’extension ou à l'adaptation de l’application à tout moment. Le seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans de nombreux domaines, grâce aux fonctions Customizing, garantit une parfaite adéquation du logiciel standard.

Une technologie des plus modernes Les fonctions qui entrent également en vigueur dans la Gestion des commandes, dans le cadre du <digital erp> ABACUS, sont: > Archivage électronique de l’ensemble des documents digitaux dans l’archive / dossier

> Fonction scanner pour digitaliser les documents originaux papier, comme p. ex. les bulletins de livraison ou factures des fournisseurs, avec attribution automatique à la commande client concernée ou à la commande fournisseur.

> Fonctionnalité e-Business pour l'échange automatique avec les clients et les fournisseurs d'offres, de commandes fournisseurs, de confirmations de commande, de bulletins de livraison et de factures.


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5 Développement Des améliorations permanentes sécurisent les investissements effectués dans le logiciel et la formation.

Hotline L'assistance téléphonique ABACUS assiste l'utilisateur à tout moment, rapidement et de façon compétente.

Revendeur Les distributeurs ABACUS ayant une longue expérience offrent toutes les compétences techniques et commerciales pour lancer le logiciel avec succès et en assurer le suivi. Les revendeurs qualifiés reçoivent le statut de partenaires logo. Ils suivent chaque année des cours obligatoires et emploient un minimum de conseillers ABACUS. Les partenaires “logiciels” assurent également le suivi de toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique permanente.

Formation Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation productive des programmes.

Certification du logiciel Le respect des normes comptables en vigueur par les logiciels de comptabilité ABACUS, a été contrôlé par une entreprise de vérification des comptes renommée.


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GESTION DES COMMANDES – LE COEUR DE CHAQUE ENTREPRISE

Les exigences auxquelles doivent faire face les entreprises deviennent de plus en plus complexes et des quantités d’informations toujours plus nombreuses doivent être traitées dans un temps de plus en plus court. Les exigences quant à la qualité des informations de gestion, devant pratiquement être disponibles à tout instant, augmentent dans le même temps. Seul un logiciel intégré permet de répondre à ces exigences.

La Gestion des commandes joue pour cela un rôle central, elle contrôle donc la plupart des processus, qui affectent également des applications telles que la Facturation de prestation/projet, la GPAO, le SAV, la Comptabilité des débiteurs, des créanciers et financière avec Comptabilité analytique intégrée.

ABACUS permet d’obtenir une solution globale performante avec un haut niveau de confort d’utilisation, grâce à l’intégration complète de tous les domaines. La synergie de la Gestion des commandes avec le Shop Web intégré, la gestion des achats et des commandes fournisseurs, la gestion des stocks et de la production, la création personnelle de masques de saisie et de formulaires de commande, le soutien de processus fondés sur la pratique, également par plate-formes e-Business etc., permettent une solution professionnelle.

La Gestion des commandes ABACUS est utilisable en logiciel standard indépendamment du secteur d’activité, dispose de nombreuses fonctions de Customizing et est, grâce à son développement continu, un logiciel orienté vers l’avenir.


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7 Les pages suivantes présentent en détail les possibilités

> Vente et distribution

multiples de la Gestion des commandes ABACUS. > Achat et approvisionnement > E-Business > Gestion des stocks > Gestion des données de base > Customizing / Programmes système

Vous trouverez plus d'informations et d'options sur les pages complémentaires en annexe.

> Set de produits > Caisse > Gestion des abonnements > Gestion des lots / numéros de série > AQ: Gammes et ordres de contrôle > Saisie mobile des données (SMD) > Interfaces vente, achat, stock, données de base > Monnaies étrangères > AbaView création de rapports / Design de formulaires

Vous trouverez les configurations actuelles requises sur la

> ABACUS Tool-Kit

page d'accueil ABACUS sous le lien www.abacus.ch/links/recommandations-systeme

> Outils ABACUS


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VENTE ET DISTRIBUTION

Une gestion des commandes efficace nécessite des masques de saisie sur mesure: des programmes de saisie pouvant être personnalisés à volonté et adaptés de façon optimale aux exigences spécifiques de chaque entreprise permettent un gain de temps dans le traitement des commandes.


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9 Plusieurs adresses par commande De façon standard, trois adresses sont à disposition par commande client: > Donneur d'ordre > Adresse de livraison > Adresse de facturation

Reprise automatique de l'offre Les offres existantes peuvent automatiquement être reprises dans une commande. De même, des commandes existantes peuvent servir de modèle pour la création d'une nouvelle commande. La création d’une note de crédit est possible depuis une commande facturée par simple pression d'un bouton.

Textes Des textes d'en-tête et de pied de page pour chaque document, ainsi que des textes de position de commande offrent des possibilités multiples pour la disposition du texte.

Contrôle automatique du stock Si le module Stock est licencié, l'état du stock est vérifié et actualisé en ligne. Des aperçus de disponibilité, tenant compte des commandes fournisseurs et des commandes clients, renseignent sur les possibilités de livraison actuelles.

Planification des commandes La planification des commandes contrôle la disponibilité de stock et attribue automatiquement les quantités correspondantes aux commandes, le cas échéant.

Volume de commandes Des aperçus sur les commandes en attente et les reliquats renseignent sur le volume de commandes actuel


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VENTE ET DISTRIBUTION Données de commande avancées Un élargissement des données de commande, au moyen de champs de saisie propres à chaque entreprise, peut facilement être effectué dans la base de données.

Gestion automatique du traitement Les possibilités d’aménagement des processus sont décisives pour une utilisation efficiente d’une Gestion des commandes. Cette dernière surveille toutes les étapes du processus et contrôle l’impression des documents, ainsi que la création automatique de reliquats.

Divers documents Un nombre illimité de documents, tels que confirmation de commande, bon de livraison, facture, etc., peut être intégré dans la gestion du traitement.

Statut des commandes La gestion du traitement renseigne immédiatement sur le statut actuel d’une commande.

Divers genres de factures Une facturation immédiate, au comptant, groupée, mensuelle, d’association ou périodique peut être sélectionnée par client ou individuellement par commande. BVR et IPI prennent en charge les opérations de paiement en Suisse ou internationaux.

Intégration de la Comptabilité des débiteurs Gestion des commandes et Comptabilité des débiteurs sont entièrement connectées. Ainsi, le solde des postes ouverts dans la Gestion des commandes est par exemple affiché ou la limite de crédit vérifiée. Les factures créées sont imputées en ligne dans la Comptabilité des débiteurs et font ainsi immédiatement partie de la Comptabilité financière et de la Comptabilité analytique.


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VENTE ET DISTRIBUTION Autorisation pour la gestion du traitement Dans la gestion des traitements, il est possible de définir quel utilisateur est autorisé à déclencher quelle étape du traitement.

Système de prix / rabais flexible Des systèmes de prix et de rabais complexes peuvent être reproduits simplement et de façon claire.

> Prix et taux de rabais actuels Tous les prix et les rabais sont gérés en fonction de leur date. Ainsi, les modifications de prix et de rabais peuvent être saisies à l’avance. Grâce à la fonction justificatif de prix, il est à tout moment possible de voir avec quels prix et taux de rabais une position de commande a été saisie.

> Genres de prix gérés En plus des prix courants et des listes de prix clients, qui dépendent des groupes de référence ou des monnaies, il existe également des prix spéciaux, échelonnés ou d'action.

> Genre de rabais gérés Rabais normaux, spéciaux, d'action, échelonnés, en nature, assortis ou de commande permettent de représenter l'ensemble des conditions de vente.

Factures partielles Le fait que les factures partielles soient prises en charge dans le traitement de facturation partielle ou d'acompte offre les possibilités suivantes: > Génération automatique de factures partielles basées sur la commande > Un nombre illimité de factures partielles par commande > Déduction automatique des factures partielles émises lors de la facture finale

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VENTE ET DISTRIBUTION Commandes cadre La Gestion des commandes offre les fonctions suivantes pour la gestion et le traitement des commandes cadre: > Quantité cadre > Quantité d'appel minimale/maximale > Nombre maximum d'appels > Génération automatique des appels selon un rythme choisi > Valable du/au > Prix libre ou fixé > Rabais libre ou fixé > Indication système automatique lors de la saisie des commandes, s'il existe des commandes cadre > Gestion de plusieurs articles dans la même commande cadre > Programme d'extraits pour un aperçu clair > Archivage des commandes cadre closes

Système de gestion de l'information (MIS) Le MIS fournit à tout moment les indices et ratios actuels. Au moyen de la compression des données sur les classifications à 9 niveaux définies librement, chaque bénéficiaire d'informations obtient la transparence nécessaire. Les informations de clients, de produits et de fournisseurs donnent immédiatement les valeurs de chiffre d'affaires et de quantités. Il est possible d'affiner graduellement ces valeurs jusqu’au niveau des positions.

> Informations clients, produits et fournisseurs Les chiffres d'affaires mensuels, représentés par quantités et par valeurs sur plusieurs années, sont à la disposition des utilisateurs. De manière simple et confortable vous pouvez zoomer sur les chiffres d’affaires mensuels pour arriver aux détails du mois et même jusqu'aux détails des positions. Les quantités et les valeurs peuvent être représentées sur un graphique 3D si nécessaire. D'autres aperçus sont disponibles: liste de toutes les positions de commandes clients et de commandes fournisseurs en attente, ainsi que les prélèvements de clients et de fournisseurs.


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VENTE ET DISTRIBUTION > Entrée de commandes, volume d'offres, sortie de commandes fournisseurs Des informations importantes, complétant les extraits de chiffres d'affaire, sont à tout moment disponibles – au moyen d'un zoom avant sur les informations détaillées: - Entrée de commandes et/ou volume d'offres par mois - Sortie de commandes fournisseurs par mois

Les quantités et les valeurs peuvent au choix être représentées sur un graphique 3D.

> Budget Les valeurs de budget peuvent être saisies par produit, par client ou par combinaison produit / client, et être exploitées par la suite.

> Informations immédiates Le MIS permet de consulter immédiatement d'autres informations telles que: - Evolution des besoins, disponibilités, réservations et reliquats par produit - Analyse ABC pour les clients, les fournisseurs, les produits - Renseignements de prix pour les demandes de clients - Aperçu des limites de crédit par client

> Gestion de l'information pour l'analyse de données L'application Gestion de l'information est l'outil idéal pour les extraits ou les analyses de données plus approfondis. Il est ainsi possible de combiner au choix divers éléments de données au moyen de Business Intelligence-Tools, sur la base des cubes de données, pour éditer des extraits précis.

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Gestion des commandes ABACUS comme outil de facturation Le module “Vente” est souvent aussi utilisé comme outil de facturation, non seulement pour les différentes applications ABACUS AbaProject, Service aprèsvente, mais également pour diverses solutions professionnelles. De nombreuses interfaces standardisées pour le traitement de données de commande externes d'un système tiers, sont également disponibles en option.


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HIGHLIGHTS Gestion du traitement La gestion du traitement permet de contrôler de façon efficiente le flux des documents et toutes les étapes de traitement d'une commande: > Impression de documents en ligne/par batch ou envoi par e-mail sous forme de PDF > Génération automatique des reliquats > Blocage/validation de commande > Exécution de programmes externes > Création d'activités d'adresse

Gestion des dossiers Tous les documents pertinents pour une commande peuvent être attribués au dossier de commande. Des copies de certains documents (p. ex., factures) seront automatiquement sauvegardées dans ce dossier selon les paramètres de la gestion du traitement. Le module optionnel “AbaScan” permet d'importer et d’attribuer des documents externes tels que commandes de client, bons de livraison signés, etc.

Masques de saisie individuels Les masques de saisie des commandes peuvent être créés individuellement pour chaque groupe d’utilisateurs et s'adapter aux besoins de l'entreprise. Les champs de saisie principaux sont placés dans le masque principal, les exceptions sont saisies dans les masques complémentaires. Des fonctions étendues individuelles et spécifiques peuvent être réalisées avec le langage Java-Script.

AbaShop e-Business AbaShop offre un accès simple et économique à l’e-business et permet d’inaugurer un nouveau réseau de distribution, tourné vers l’avenir, par lequel les clients peuvent commander 24h/24 et 7j/7. Pour plus d’informations concernant la solution e-Business d'ABACUS, veuillez vous reporter à la documentation AbaShop.


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A C H AT E T A P P R O V I S I O N N E M E N T

Avec le module optionnel “Achat”, le responsable des achats dispose d’un instrument pour une saisie, un traitement et un suivi efficients des commandes fournisseurs. Ceci permet d’assurer une disponibilité maximale avec un état de stock optimal.


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17 Gestion optimale des achats Le module d'achat tient en permanence compte des besoins en matériel des modules Vente, Production, Rapport de projet et SAV.

Commandes fournisseurs automatiques Des commandes fournisseurs peuvent être créées automatiquement d’après les propositions de commande. Une autre possibilité est de reprendre comme modèle pour de nouvelles commandes, des demandes aux fournisseurs, des commandes fournisseurs standards ou archivées.

Reprise automatique de l'appel d'offres Les appels d'offres existants peuvent être repris dans une commande fournisseur définitive. Des commandes fournisseurs existantes peuvent également être reprises comme modèles. La création d’avoirs fournisseurs est possible directement depuis une commande fournisseur facturée.

Textes Des textes d'en-tête et de bas de page pour chaque document, ainsi que les textes de positions de commande fournisseur, offrent des possibilités multiples de disposition libre du texte.

Données commandes fournisseurs étendues L'extension des données de commandes fournisseurs, grâce à des champs de saisie personnels spécifiques à chaque entreprise, est aisée dans la banque de données.

Renseignement sur la disponibilité Des aperçus de disponibilité, tenant compte de la vente, des ordres de fabrication et des commandes fournisseurs ouvertes, renseignent sur les possibilités de livraison actuelles.


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A C H AT E T A P P R O V I S I O N N E M E N T Changement de programme rapide Des menus contextuels à votre disposition sur les principaux champs de saisie, tels que numéro de fournisseur ou de produit, permettent de basculer directement dans les données de base et les programmes d'information correspondants, sans quitter le traitement en cours. Disponibilité rapide des renseignements Des aperçus de disponibilité, tenant compte des commandes en cours et des reliquats, renseignent sur le volume de commandes fournisseurs. Traitement des commandes fournisseurs Depuis l'appel d'offres jusqu'à la dissolution directe de reliquats, en passant par la planification automatique, le processus des commandes fournisseurs est ajustable individuellement à chaque entreprise. Articles saisonniers Des articles qui ne sont disponibles qu'à un certain moment de l'année peuvent être exclus de la planification automatique le reste de l’année. Divers documents La commande fournisseur, le bulletin de réception et la facture fournisseur sont créés par défaut dans la gestion du traitement. Celle-ci peut toutefois gérer un nombre illimité de documents et d’étapes de processus et peut être adaptée individuellement, tout comme les formulaires, à chaque entreprise. Gestion des dossiers Tous les documents pertinents pour une commande fournisseur peuvent être attribués au dossier de commande. Des copies de certains documents, comme p.ex. une commande de fournisseur, seront automatiquement sauvegardées dans ce dossier selon les paramètres de la gestion du traitement. Le module optionnel “AbaScan” permet d'importer et d’attribuer des documents externes, tels que bon de livraison ou facture du fournisseur. Statut de la commande fournisseur La gestion du traitement renseigne immédiatement sur le statut actuel d'une commande fournisseur et les prochaines étapes de traitement.


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A C H AT E T A P P R O V I S I O N N E M E N T Contrôle des délais de livraison Les fournisseurs en retard sont répertoriés sur une liste et une lettre de rappel leur est envoyée si nécessaire. Si l'on travaille avec les confirmations de livraison, il est possible de rappeler les positions de commandes fournisseurs non confirmées.

Imputation de stock Selon les besoins de l'entreprise, les entrées en stock peuvent être traitées séparément par valeurs et par quantités. Entrées en stock prévisionnelles Une gestion optimale des entrées en stock est obtenue, en fonction des livraisons de fournisseurs attendues. Frais d'achat Les frais de transport, d'assurance, de douane etc. peuvent être attribués à une commande fournisseur ou transmis à la Comptabilité des débiteurs en tant que document séparé. Dissolution de reliquat Après l'entrée en stock, la quantité livrée par le fournisseur peut automatiquement être répartie sur les commandes clients en attente. La répartition se fait en tenant compte des délais de livraison. Factures collectives Les livraisons isolées d'un fournisseur peuvent être regroupées en une facture collective. Données fournisseurs par article Maximum 99 fournisseurs sont définissables par article, pour lesquels entre autres les données suivantes peuvent être saisies: > Numéro d'article du fournisseur > Désignation d'article > Quantité de commande minimale > Type de fournisseur (Fournisseur A, B ou C) > Code EAN > Unité d'achat

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A C H AT E T A P P R O V I S I O N N E M E N T Pour chaque fournisseur, les conditions d'achat comportent une propre liste de prix, des prix échelonnés, des prix d'action, des prix spéciaux, des rabais, des rabais échelonnés, des rabais d'action, des rabais spéciaux et des rabais généraux par commande fournisseur. Commandes fournisseurs cadre La Gestion des commandes offre les fonctions suivantes pour la gestion et le traitement des commandes fournisseurs cadre: > Quantité minimale/maximale d'appel et nombre maximum d'appels > Génération automatique des appels selon un rythme choisi > Valable du/au > Prix et rabais libres ou fixés > Indication système automatique lors la saisie des commandes fournisseurs, s'il existe des commandes fournisseurs cadre > Gestion de plusieurs articles dans la même commande fournisseur cadre > Programme d'extraits pour un aperçu clair > Archivage des commandes fournisseurs cadre closes Intégration de la Comptabilité des créanciers Gestion des commandes et Comptabilité des créanciers sont entièrement connectées. Les sections de frais et les informations de centre de frais sont, en plus des possibilités d'attribution de compte, également prises en considération. Système de gestion de l'information (MIS) Le MIS fournit également à tout moment les indices et ratios actuels pour le service des achats. Les informations de produits et de fournisseurs renseignent immédiatement sur les valeurs du chiffre d'affaires et les quantités. Les extraits peuvent être affichés condensés par niveau de classification de produits, mais aussi pour chaque produit individuellement. L'analyse ABC est un outil simple à la disposition de l'acheteur pour la détermination des fournisseurs pouvant livrer rapidement. Gestion de l'information pour l'analyse de données L'application Gestion de l'information est l'outil idéal pour les extraits ou les analyses de données plus approfondis. Il est ainsi possible de combiner au choix divers éléments de données au moyen de Business Intelligence-Tools, sur la base des cubes de données, pour éditer des extraits précis.


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HIGHLIGHTS Stock direct Grâce à la fonction “stock direct”, un approvisionnement en fonction des commandes clients est possible, du fait que les positions de commandes clients ou d'ordre de fabrication sont directement liées à une position d'achat. Les frais d'approvisionnement exacts sont ainsi consignés dans la commande, toutes les données importantes, comme p. ex. le prix d'achat payé, étant transmis à la position de la commande.

Planification des achats La planification automatique des achats peut s’effectuer selon les besoins ou selon la consommation. Selon les besoins, elle prend en compte les commandes fournisseurs ouvertes, les ordres de fabrication, les quantités de commande, les quantités minimales en stock et les quantités négatives. Il est possible de créer des appels d'offres, des commandes fournisseurs et des ordres GPAO depuis les déclarations de besoins. Selon la consommation, les chiffres dans le passé servent à évaluer les besoins futurs.

Dissolution automatique des reliquats Des positions de commandes dont la quantité livrable est inférieure à la quantité commandée, peuvent être répertoriés dans une liste selon différents critères (p.ex. numéro de produit, date de livraison, information d’utilisateur). Le système propose plusieurs possibilités de dissolution des reliquats, en fonction de la situation de stock actuelle.

Dossier électronique pour documents originaux Tous les documents pertinents pour une commande fournisseur peuvent être attribués au dossier de commande d'achat. Une copie de la commande fournisseur sera automatiquement sauvegardée dans ce dossier selon les paramètres de la gestion du traitement. Le module optionnel “AbaScan” permet d'importer / d’attribuer des documents externes, tels que bon de livraison et facture du fournisseur.

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E-BUSINESS

La Gestion des commandes ABACUS permet aux entreprises un commerce électronique et un échange de données aisés. La solution e-Commerce AbaShop propose une plateforme pour présenter et vendre ses produits sur internet. L'application e-Business standard AbaNet permet un échange électronique de documents avec clients et fournisseurs et un traitement automatique.

L'e-Business d'ABACUS garantit un commerce avec ses partenaires commerciaux via internet, sans interruption et particulièrement automatisé – 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.


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23 E-Commerce avec Shop Web intégré AbaShop est parfaitement intégré dans le logiciel de Gestion des commandes. Les données de base des produits, incluant classification, prix, désignations, ainsi que données de stock, peuvent facilement être transférées depuis la Gestion des commandes vers l'AbaShop; l'actualisation des données de produits est également possible par un simple clic de souris. Les commandes entrées sur le shop sont automatiquement transmises à la Gestion des commandes, où elles seront traitées.

Fonctionnalités du Shop > Prix et rabais spécifiques aux clients > Variantes de produits telles que coloris, tailles, designs, etc. > Articles accessoires pour les ventes additionnelles > Liste d'achats pour les acheteurs réguliers > Divers modes de paiement tels que facture, contre remboursement, cartes de crédit et Postcard > Calcul des frais de port en fonction de nombreuses règles et définitions > Présentation libre de l'AbaShop sur la page internet de l'entreprise, intégré sans transition > Possibilité de limiter le cercle des utilisateurs à certains clients, p. ex. aux revendeurs ou aux employés internes > Assortiment de produits en fonction des clients > Plusieurs monnaies > Recherche plein texte dans toutes les données de produits > Egalement utilisable comme plateforme de téléchargement pour des fichiers tels que PDF, MP3 etc.

Conception graphique du Shop Le design de l'AbaShop est personnalisable – également en respectant l'identité graphique de l'entreprise. La réalisation de conceptions graphiques de haut niveau est garantie par des revendeurs ou des graphistes Web certifiés AbaShop.


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E-BUSINESS Hébergement Shop AbaShop est hébergé sur la grappe de serveurs AbacusCity. L'AbaShop est relié au logiciel de Gestion des commandes, installé localement dans l'entreprise, au moyen d'une connexion Internet classique.

Communicateur e-Business Des documents créés dans la Gestion des commandes peuvent être transmis par voie électronique aux partenaires commerciaux au moyen du programme “Communicateur e-Business”. Le document PDF est composé, d'une part de la partie visuelle pour l'utilisateur, d'autre part d'un fichier XML, dans lequel les données du document sont mémorisées structurées et peuvent être lues et traitées par le système du destinataire. Le Communicateur e-Business est aussi responsable de la réception de documents électroniques, qu'il réceptionne, contrôle et traite ensuite. Tous les documents peuvent être envoyés ou réceptionnés par divers médias: avec le réseau ABACUS AbaNet, par e-mail ou FTP.

Réseau e-Business AbaNet Le réseau ABACUS AbaNet offre une connexion à divers réseaux d'e-Business tels que PayNet, Postfinance, Conextrade de Swisscom IT Services, ainsi qu’aux réseaux EDI certifiés GS1. Grâce à ces connexions, la conversion des documents transmis par voie électronique est garantie. Les factures électroniques sont entièrement intégrées via PayNet ou yellowbill.

Fonctionnalité e-Business L'établissement, la transmission et le traitement de tous les documents commerciaux électroniques tels qu’offre, commande fournisseur, confirmation de commande, bon de livraison, facture etc. font partie des fonctions standards e-Business d'ABACUS. Formules et tables d'expression offrent la possibilité de doter les documents électroniques d'une logique supplémentaire et de les traiter.

Intégré dans la Gestion des commandes Les documents électroniques sont créés directement depuis la gestion du traitement de la commande ou de la commande fournisseur. Dans la gestion du traitement, les documents devant être transmis au communicateur e-Business sont définis. L'employé du service vente ou achat ne doit pas s'en occuper.


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HIGHLIGHTS Variantes de produits dans l'AbaShop Les produits avec diverses caractéristiques sont facilement représentés grâce aux variantes de produits. Les variantes aux choix disponibles par produit sont présentées au client du shop. Il est ainsi possible de proposer dans l'e-Shop par exemple des produits du secteur du textile ou des articles de sport, tels que maillots de supporter de divers coloris, tailles et annotations, ou dans le secteur du mobilier, des meubles de divers coloris ou dimensions.

Règles d'expédition pour les commandes Shop Grâce à de nombreuses règles d'expédition, l'AbaShop offre la possibilité de tenir compte aussi bien des divers modes d'expédition que des distances géographiques. Le système calcule, selon le mode d'expédition et l'adresse de livraison choisis, les frais de port exacts, qui seront ensuite transmis pour facturation à la commande dans la Gestion des commandes.

Envoi de documents avec l'e-Business Tous les documents traités dans la Gestion des commandes et prêts à être expédiés, sont consignés dans la boîte d'envoi du Communicateur e-Business. L'utilisateur peut lancer l'envoi des documents avec la fonction “télécharger”. Une autre alternative possible est la gestion automatique des téléchargements (upload/download), selon une fréquence définie.

Réseaux e-Business Divers réseaux, supportés dans le standard de la solution e-Business ABACUS AbaNet, sont disponibles dans le programme “Configuration e-Business”. La connexion à un réseau supplémentaire s’effectue facilement et permet une multitude de nouvelles relations commerciales potentielles.

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GESTION DE STOCK

Avoir des articles en stock a ses coûts. Une gestion de stock efficiente ne permet pas seulement de faire des économies, elle donne également des renseignements sur la disponibilité d'un article à une date précise, ce qui garantit d'excellentes possibilités de livraison.

La gestion de stock de la Gestion de commandes a une fonction centrale pour tous les modules ayant des effets sur le stock, tels que Vente, Achat, Production, SAV et Facturation de prestations/projets.


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27 Lieux de stock et emplacements La gestion de stock prend en charge le multi-stockage, c'est-à-dire que chaque article peut être géré sur un nombre infini de lieux de stock et d'emplacements. Gestion de lots/numéros de série Le module en option “Gestion de lots / numéros de série” ajoute la dimension de lots ou de numéros de série dans la gestion de stock. Pour plus de détails, reportez vous à la fiche d'options. Gestion des quantités en stock Les quantités en stock, réservées, commandées et disponibles sont actualisées en ligne depuis les modules d’achat, de vente et de production intégrés. Toutes les quantités sont gérées par article et par lieu de stock/emplacement. Planification des besoins / disponibilité Les entrées et sorties de stock étant gérées par date, il est possible de consulter la disponibilité en fonction de l'état de stock actuel ou en tenant compte des mouvements de stock futurs. Unités de mesure Différentes unités d'achat, de stock et de vente sont automatiquement converties en unités correspondantes par des facteurs de conversion. Mouvements de stock manuels Pour tous les mouvements de stock ne provenant ni de l'Achat ni de la Vente, il est possible d'effectuer des mouvements de stock manuels telles qu'entrées, sorties ou transferts. Evaluations de stock L’évaluation de quantités en stock peut s’effectuer à tout moment ou de façon rétroactive pour une date donnée. Les critères d’évaluation disponibles sont: prix d'achat moyen, dernier ou plus bas prix d'achat, prix de vente et prix d'évaluation.


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GESTION DE STOCK Journal de stock Des extraits relatifs aux entrées, sorties et corrections d'inventaires par article et lieu de stock/emplacement peuvent être établis pour une période au choix. Correction valeur de stock Le programme “Correction des valeurs de stock”, avec lequel les prix de stock d'un article, p.ex. le prix de revient moyen, peuvent être modifiés manuellement pour les quantités en stock et la différence imputée en COFI, complète le vaste programme d'inventaire. Listes de comptage pour l'inventaire Triées selon la sélection d’inventaire déterminée, elles forment la base de l’inventaire normal ou permanent. Le programme de saisie de l’inventaire propose automatiquement les positions d’articles à saisir. Interface d'inventaire La liste de comptage peut également être éditée comme fichier d'interface puis chargée plus tard, par exemple avec des appareils SMD. Imputation de l'inventaire Les écarts de valeurs, dues à des pertes ou des réévaluations, peuvent à la demande être directement imputés dans la Comptabilité financière. Listes d'écarts La quantité en stock est comparée à la quantité comptée et les écarts peuvent être revus. Evaluation d'inventaire Les inventaires définitivement imputés au niveau des quantités peuvent être évalués selon les critères suivants: selon le prix d'achat moyen, le dernier ou le plus bas prix d'achat, ainsi que le prix d’évaluation. Les indications de prix peuvent être réévaluées à tout moment jusqu’à l’imputation. Indices de stock La quantité en stock moyenne, la durée de stockage, le taux de rotation et les analyses ABC sont une source d'informations précieuses pour la planification de stock.


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HIGHLIGHTS Informations de stock Dans la base d'articles, la saisie de commandes clients ou fournisseurs, ainsi que dans les ordres de fabrication, l'utilisateur obtient à tout moment les valeurs de stock actuelles par lieu de stock/emplacement, telles que le stock disponible, les quantités réservées pour les clients ou pour la production, les quantités commandées auprès de fournisseurs, de sous-traitants ou de la production, etc.

Aperçu des besoins Une représentation de l’aperçu des besoins indique clairement les entrées et sorties de stock prévues pour un article, à savoir quelles quantités sont réservées pour quels clients, et de quels fournisseurs des livraisons sont attendues. Les colonnes de soldes affichent les quantités disponibles réelles et planifiées à une date précise.

Stock bloqué Chaque lieu de stock/emplacement peut être défini comme un “Stock bloqué”, les articles qui s’y trouvent sont alors bloqués à la vente, l'achat, pour la production ou le module de service. Des cas pratiques sont les stocks pour la réparation ou les pièces de rechange, les stocks de contrôle qualité à l'entrée de marchandise etc. Des prélèvements de stock sans autorisation ne sont plus possibles.

Inventaire permanent avec sélections L'inventaire permanent permet d'inventorier ensemble les articles et lieux de stock/emplacements sélectionnés, au travers de produits et sélections de stock au choix. Les possibilités suivantes sont disponibles pour l'établissement individuel d'une telle sélection: > Numéro de produit de/à > Lieu de stock/emplacement de/à > Définition libre de sélections de produits

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GESTION DES DONNEES DE BASE

Des données de base complètes et adaptées aux besoins de l’entreprise sont une condition nécessaire pour un bon fonctionnement du logiciel de Gestion des commandes. L'entretien permanent des données de base est le travail de l'utilisateur; des programmes et masques de saisie confortables et simples l'aident dans cette tâche.


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31 Types de produits La base de produits est divisée en types de produits “Articles” (proposition par défaut), “Prestations”, “Majorations” et “Divers”. Critères de recherche d'article Les principaux critères de recherche et d’identification à votre disposition sont le numéro d'article, le terme de recherche, la désignation technique, le numéro EAN, la clé de recherche individuelle et le numéro d'article du fournisseur. Les clés individuelles de recherche peuvent être définies par chaque utilisateur selon ses propres besoins. Classification d'articles Les articles peuvent être regroupés en 3 niveaux. De plus, vous pouvez déterminer des classifications individuelles alternatives, de 9 niveaux maximum. Elles permettent de retrouver rapidement un numéro d’article dans la hiérarchie de classification et sont la base d’extraits comprimés pour le MIS. Langues étrangères Les descriptions d'articles peuvent être sauvegardées dans un nombre indéfini de langues. Objets / Dossiers Images, fichiers Word, tableaux Excel, etc. complètent les données de produits. Prix En plus des prix courants, un nombre indéfini de listes de prix alternatives peut être géré par article. Devise et soumission à la TVA peuvent être définies par liste de prix. Des routines de modification automatiques permettent d’établir de nouvelles listes de prix à une date définie, selon une modification proportionnelle, un montant déterminé ou au moyen d'un schéma de calcul. Unités Les unités d’achat, de stock, de vente, de prix et d’emballage sont reliées les unes aux autres par des facteurs de conversion. Le tableau des unités permet de définir de façon très simple des liaisons complexes.


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GESTION DES DONNEES DE BASE Données de produits/d'achat Un maximum de 99 fournisseurs, avec leurs données de base correspondantes, peut être affecté à chaque produit. Produits de remplacement, accessoires ou de choix Plusieurs produits de remplacement, ainsi qu'une liste de produits accessoires ou de choix, peuvent être définis pour chaque produit. Lors de l’enregistrement du produit dans une commande, les produits accessoires sont proposés automatiquement. Base de clients, de fournisseurs Toutes les adresses et informations requises dans les différents programmes sont enregistrées à un niveau central et sont disponibles dans toutes les applications ABACUS. Il existe de nombreuses classifications à plusieurs niveaux pour les clients et les fournisseurs, particulièrement importantes pour les programmes d'évaluation et les statistiques. Adresses de livraison et de facturation Les adresses de livraison et de facturation sont fixement reliées à une adresse de client. Des listes d’aperçus correspondantes sont disponibles dans la saisie de commande. Limite de crédit Un mécanisme d'avertissement ou de blocage peut être défini pour chaque client. Notes Des notes consignées dans la base des clients ou des fournisseurs, informant l'employé sur leurs particularités importantes, sont automatiquement affichées lors de la saisie de commandes clients et fournisseurs. Design des masques, extension de base de données et programmation de scripts Des masques de saisie personnalisables, des champs libres supplémentaires et des fonctions étendues par le biais de programmation Java-Script permettent de répondre aux besoins individuels de chaque utilisateur.


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HIGHLIGHTS Conditions de vente et d'achat Un système de conditions flexible permet d’adapter les prix et rabais à pratiquement toutes les conditions possibles dans la pratique. Toutes les conditions sont gérées avec une date d'effet “valable à partir de”. Des mécanismes de détermination de prix et de rabais spécifiques peuvent être définis au moyen de schémas de prix et de rabais.

Calculation Tables de calculation définissables pour les articles, les prestations et les composés. Elles servent de base pour la calculation proprement dite. En plus des données de base telles que le total d'article et le total de prestation, des majorations, réductions et sous-totaux peuvent être ajoutés au choix. Le résultat calculé peut être être retranscrit sur l'article.

Variantes de produits En option, il est possible de travailler avec des variantes dans la base de produits. Celles-ci offrent la possibilité de gérer un article à diverses exécutions et caractéristiques. Un maximum de 10 dimensions, avec un nombre illimité de valeurs par dimension, peut être géré par article. Des exemples classiques de variantes de produits sont des articles tels que t-shirts et chaussures, qui peuvent être gérés par tailles et coloris.

Représentants Dans la base de représentants, vous pouvez saisir un nombre illimité de représentants. Le système de rétribution permet de choisir entre un simple taux de commission au niveau du représentant et un système complexe de commissions tenant compte des clients et des produits. Le décompte des commissions est réalisé au moyen du module optionnel “Commission” dans la Comptabilité de débiteurs.

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CUSTOMIZING / PROGRAMMES SYSTEME

Au vu de toutes les possibilités offertes par la Gestion des commandes, le Customizing n’est pas qu’un simple slogan. L'adaptation des logiciels aux exigences de l’entreprise est une nécessité pour un système de Gestion des commandes performant et moderne. Des programmes de réorganisation correspondants sont également indispensables pour l'entretien d'un système aussi varié et complet.


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35 Customizing Le Customizing comprend une multitude de possibilités de définition et s'articule autour des domaines généralités, vente, achat, stock, données de base, production, MIS, ainsi que programmes d'aide et de système.

Données générales de mandants Le domaine “Généralités” permet de définir les données générales de mandants telles que la devise de base, le code langue, les unités, les tables, les textes standards etc.

Documents clients et fournisseurs Il est possible de définir un nombre illimité de documents clients et fournisseurs dans les domaines “Vente” et “Achat” et de les intégrer ensuite dans la gestion du traitement. Divers paramètres tels que rapport à utiliser, plage numérique, genre d'impression, nombre d'exemplaires, textes d'en-tête et de bas de page fixes, peuvent être déterminés par document.

Paramétrages divers De nombreux autres paramétrages peuvent être effectués, tels que: > Règles d'arrondi, p.ex. arrondi de position de commande > Règles d'attribution des comptes, p.ex. méthode d'attribution des comptes à la vente > Règles d'actions, p.ex. dissolution automatique des reliquats > Valeurs de gestion et propositions, p.ex. numéro de gestion du traitement pour les commandes

Design des masques Grâce au design de masques, l'administrateur du système dispose d'un outil performant pour adapter les masques de saisie et de traitement aux besoins des utilisateurs. Il est possible de définir plusieurs jeux de masques par programme et de les attribuer à une catégorie d'utilisateurs. Par exemple, la catégorie d'utilisateurs “Vente nationale” pourra avoir un autre jeu de masques que la catégorie “Vente export”, pour la saisie et le traitement des commandes clients.


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CUSTOMIZING / PROGRAMMES SYSTÈME Tables extensibles Grâce aux tables extensibles, il est possible de compléter les données de base des produits avec un nombre infini de champs de saisie individuels.

Compléments de programmes avec programmes scriptes Pour répondre aux exigences et besoins spécifiques des entreprises, les fonctionnalités de la Gestion des commandes peuvent être étendues au moyen de scriptes en langage Java.

Valeurs par défaut Les valeurs par défaut sont une aide précieuse lors de la saisie de nouvelles données de base. Les numéros d'article, de compte, les groupements et bien d'autres données peuvent être définis grâce à des valeurs par défaut et permettent une saisie rapide et rationnelle des données de base.

De plus, la proposition de copie d'article peut particulièrement faciliter les travaux quotidiens de saisie, du fait quelle permet de reprendre des articles existants dans un nouvel article.

Droit des utilisateurs Les utilisateurs forment la base du système de droit des utilisateurs, grâce au mot de passe qu'ils ont eux mêmes mémorisé. Pour réduire le temps nécessaire à la gestion, les utilisateurs sont regroupés dans des catégories auxquelles les droits sont attribués. Il est possible de limiter les droits à certains mandants et à certaines parties de la Gestion des commandes, même jusqu'au niveau des positions dans le menu.

De plus, il est également possible d'attribuer des rôles à un utilisateur, par lesquels il est automatiquement autorisé à utiliser des programmes définis. Des informations complémentaires concernant la gestion des utilisateurs et des rôles sont disponibles sur la feuille jointe ABACUS Tool-Kit.


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HIGHLIGHTS Modifications globales En plus des divers programmes de réorganisation, un programme de modifications globales des données de base produits est également disponible, pour effectuer simplement des modifications en masse. L'ensemble des champs de la base de produits est disponible et peut être modifié par simples entrées de valeur ou à l'aide de formules.

Unité de mesure Un nombre illimité d'unités de mesure, utilisables dans la base de produits, ainsi que dans les domaines Vente, Achat et Production, peut être défini. Pour la combinaison de plusieurs unités de mesure, il est possible de mémoriser des facteurs de conversion, dont le système tient compte pour le calcul de prix et de quantité. L'on peut ainsi représenter des combinaisons complexes telles que “Fût de 50 litres”, “Pack de 10” ou un article “Exemplaire unique”.

Gestion du traitement La création de documents et chaque étape de traitement pour l'Achat, la Vente et la Production peuvent être adaptées aux procédures individuelles de chaque entreprise. Il est de ce fait possible de définir un nombre indéfini de gestions du traitement pour chaque domaine. L'on peut ainsi p.ex. choisir dans la commande client la gestion de traitement adaptée au processus choisi. De nombreuses actions pré-définies sont disponibles par défaut.

Phase de test Avant le démarrage productif de la Gestion des commandes, il est possible d'effectuer tous les tests avec les données productives, après saisie des données de base. L'utilisateur a ainsi un environnement de test proche de la réalité. “Réinitialiser après phase de test” supprime tous les fichiers de mouvement dans les traitements de test.

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LOGICIELS INTÉGRÉS POUR RÉPONDRE À TOUS LES BESOINS

Interfaces standard

Produits tiers / Solutions individuelles

Programmes de messagerie Intranet, Internet

Systèmes de saisie des heures

Moteur de recherche Syst. de notification Scanning des rapports

E-Commerce

E-Business EBPP

Gestion des commandes

Gestion de la production

Gestion de projets / prestations

Service après-vente / SAV

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité des créanciers

Comptabilité financière / analytique

Gestion des adresses / CRM

Electronic Banking

Comptabilité des immobilisations

Comptabilité des salaires

Ressources Humaines

Archivage / Signature électronique

Gestion de l’information

Workflow


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Se e td pr od ui ts

SET DE PRODUITS

Ce module optionnel permet la définition de sets de produits. Un set de vente et/ou d’achat contient un nombre illimité d’articles et de prestations. Les sets pré-définis dans la base d’articles peuvent être modifiés individuellement par commande lors de la saisie des commandes. Détail de set Les sets de produits sont pré-définis dans la base d’articles et comportent également, en plus des données propres du set de produits, une nomenclature composée d’articles, prestations et leurs quantités. Définitions de set Les définitions de set fixent d’une part la façon d’effectuer les imputations de stock, d’autre part les consignes pour la détermination des prix et rabais. Au choix, il est possible d’effectuer les imputations de stock, tout comme la détermination des prix et rabais, sur le set de produits lui-même ou au niveau des positions de set subordonnées. Génération automatique de positions Un set de produits est traité comme un article dans la saisie des commandes. Lors de la sauvegarde d’un article set, tout le détail du set est automatiquement repris dans la commande. Adaptation individuelle Chaque position de set peut être modifiée ou supprimée après la reprise de celui-ci dans une commande client ou fournisseur. Il est bien entendu également possible de compléter un set avec de nouvelles positions. Edition de sets dans les formulaires L’édition de sets de produits dans les formulaires est flexible et personnalisable. L’édition peut être composée individuellement au moyen de toutes les données à disposition. L’on peut ainsi par exemple uniquement imprimer les articles set, ou seulement les positions de set subordonnées, mais aussi les deux. Domaines d’utilisation Contrairement aux composés / nomenclatures de la GPAO, les sets de produit ne sont en règle générale pas fabriqués. Après reprise dans une commande, les articles et prestations subordonnés permettent de représenter un détail de nomenclature à un niveau. L’option set de produit est de plus en plus utilisée, lorsqu’il s’agit de facturer un produit composé de plusieurs positions individuelles assemblées ou assorties. La définition de set peut aussi comporter une variante de base de set de produits, pouvant être adaptée par commande si nécessaire. Le contrôle de stock pouvant au choix être effectué sur le détail du set, une gestion aisée des reliquats est possible pour les pièces individuelles manquantes.


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Ca iss e

CAISSE

Le module optionnel “Caisse” offre la possibilité de vendre marchandises et prestations par le biais d’un terminal de caisse PC. La caisse représente en principe une variante à la saisie et au traitement habituels de commandes clients. Par conséquent, tous les processus de la caisse sont entièrement intégrés dans la Gestion des commandes, à savoir les quantités en stock sont automatiquement actualisées en ligne. De même, tous les mouvements comptables seront, sur demande, transmis aux applications financières ABACUS. L’option “Caisse” s’illustre par une saisie simple et efficiente des ventes. Le système exécute un maximum de fonctions automatiquement, afin de proposer à l’utilisateur une opération de caisse rapide. Intégré dans l’exploitation de marchandises Le module en option “Caisse” est entièrement intégré dans la gestion des marchandises GECO: > Vaste base de produits > Base d’adresses et de débiteurs > Gestion de stock en ligne avec multi-stockage > Gestion des commandes en ligne > Gestion de rabais et de prix variée > Statistiques de vente et de caisse étendues > Création directe de bons de livraison et de factures (vente à crédit) > Paiement de commandes facturées Intégré dans les applications financières Le module en option “Caisse” est également entièrement intégré dans les applications financières: > Base de comptes et de sections de frais > Comptabilisation automatique des frais et produits > Contrôle des limites de crédit des clients > Transfert des ventes à crédit dans les postes ouverts de la Comptabilité des débiteurs > TVA intégrée


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Fonctions de caisse Gestion de 99 terminaux de caisse PC ainsi qu’un nombre illimité d’utilisateurs de caisse. Cette option offre les fonctions suivantes: > Supporte le lecteur de code-barres > Prise en charge de lecteurs de code-barres > Définition libre de l’affichage sur l’écran client > Définition libre du bon de caisse > Contrôle de caisse immédiat à tout instant > Prélèvements et versements de caisse > Décompte automatique de caisse > Nombre illimité de monnaies étrangères > Masque individuel de saisie de positions > Suspension ou suppression des ventes au comptant saisies > Certifié pour terminaux de paiement intégrés Modes de paiement Dans les données de base de la caisse, vous pouvez définir un nombre illimité de modes de paiement qui pourront être sélectionnés lors de l’opération de caisse elle-même, par exemple : > Paiement au comptant en toutes monnaies > Vente à crédit > Avoir > EC-direct > PC-direct > Eurocard > Visa > American Express > Autres cartes Les ventes au comptant sont regroupées par mode de paiement lors du décompte de caisse et transférées dans la comptabilité avec l’imputation pré-définie.


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Ge st io n de s ab on ne m en ts

GESTION DES ABONNEMENTS Le module en option “Gestion des abonnements” permet de réaliser des facturations périodiques de façon simple et efficace. Des applications typiques que l’on trouve en pratique sont par exemple : > Prestations de services > Articles > Abonnements > Consommation compteur > Divers Sélection de facturation La sélection est la base de la création de factures périodiques. Elle comporte des indications sur: > Périodicité - date définie librement - facturation mensuelle - facturation trimestrielle - facturation semestrielle - facturation annuelle - selon un modèle > Positions Un nombre illimité de positions à générer automatiquement par facture. > Clients Les variantes de saisie suivantes sont disponibles: - clients / groupes de clients de / à - saisie manuelle des clients - groupement d’adresses (la Gestion d’adresses est alors requise) Adaptation individuelle d’un abonnement Chaque abonnement peut être modifié par l’utilisateur: > Attribution libre d’autres positions à facturer par client > Modèles pour le flux de documents > Adaptation des données d’en-têtes de commandes Masques individuels d’abonnement Les masques de saisie des abonnements sont personnalisables par groupes d’utilisateurs. Pour la saisie de données d’abonnement différentes, il est possible d’attribuer un jeu de masques individuel à un abonnement et de l’adapter à ses besoins.


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Création de commandes La gestion des abonnements crée des commandes clients en fonction des consignes de l’abonnement. Ces commandes sont traitées selon les paramètres de la gestion du traitement. Facturation répétitive Après la création des commandes, les données de facturation sont déterminées selon la périodicité. En cas de facturation d’index compteurs, la valeur “à” est automatiquement reportée comme valeur “de”. Mise à jour des abonnements Les modifications se limitent à: > Suppression de clients > Saisie de nouveaux clients > Suppression de positions de facturation > Saisie de nouvelles positions de facturation > Modifications globales Des modifications de prix et de rabais peuvent être prises en compte automatiquement.


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Lo ts um /n ér os de sé rie

GESTION DES LOTS / NUMÉROS DE SÉRIE

La gestion de lots / numéros de série permet de définir un niveau supplémentaire par article et par stock pour gérer les informations concernant les lots et les numéros de série. Parfois les entreprises utilisent également les termes de charge ou de batch. Cette option permet de gérer trois variantes : > Lots > Numéros de série à l’entrée en stock > Numéros de série à la sortie de stock Le lot diffère du numéro de série à l’entrée en stock dans le sens où chaque lot comprend une quantité illimitée, alors que le numéro de série est toujours attribué à une quantité égale à 1. Données de base de lots / numéros de série Sur la base de produits, l’on détermine dans la section “lots / numéros de série” si l’article est géré par lots / numéros de série, ainsi que la variante appliquée à cet article. Lorsque la variante est définie, il faut ensuite sélectionner le tri : > par lots / numéros de série > par date d’entrée (FiFo) > par date d’expiration Toutes les listes de sélection sont classées selon le tri défini et les prélèvements sont effectués selon cet ordre, si le prélèvement de lots / numéros de série est réglé sur automatique. Les données de base comportent également des indications telles que la date d’expiration, le délai de consommation, l’attribution automatique de lots / numéros de série, le prélèvement automatique, les conditions de garantie, etc. La saisie des lots / numéros de série proprement dits s’effectue dans les programmes de saisie de commande vente, achat et production.


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Mouvements de lots / numéros de série Lorsqu’un article est soumis à l’attribution de lot / numéro de série, ceci est pris en compte dans tous les programmes de saisie de commande: > Entrées Selon la configuration, le lot / numéro de série est saisi manuellement lors de l’entrée en stock ou bien attribué automatiquement par le système. Les entrées proviennent des programmes achat, ordre GPAO, entrées en stock manuelles, transferts de stock et inventaire. > Sorties Selon la configuration, le lot / numéro de série est choisi manuellement lors de la sortie de stock ou bien attribué automatiquement par le système. La position de sortie, p. ex. une position de commande, peut se voir attribuer un nombre illimité de numéros de lots / de série; le système compare néanmoins la quantité totale du numéro de lot / de série avec la quantité de la position. Les sorties proviennent des programmes vente, ordre GPAO, sorties de stock manuelles et transferts de stock. > Edition sur des documents Les lots / numéros de série peuvent être imprimés, selon le format défini individuellement, sur tous les documents souhaités tels que bon de livraison, facture, etc.. Traçabilité de lots/numéros de série Un numéro de lot ou de série est unique et univoque. Afin d’assurer à tout moment cette caractéristique, un numéro consécutif, ayant en règle générale la valeur 0, est ajouté au numéro de lot / de série. Si toutefois une entrée en stock provenant d’une note de crédit de client devait avoir lieu, l’entrée en stock sera enregistrée avec le numéro de lot / de série d’origine, mais avec un numéro de séquence portant la valeur 1. Ce mécanisme permet une traçablité intégrale de tous les mouvements, même en cas d’entrées et de sorties répétées d’un même lot / numéro de série. Lots / numéros de série en production En cas de fabrication d’un produit avec nomenclature, comprenant des articles soumis aux numéros de lots ou de série, ces derniers peuvent être pré-réservés dans l’ordre de fabrication. Après la fabrication, les lots ou articles avec numéros de série utilisés pourront être attribués de façon effective à la pièce produite. Ainsi, un suivi sans faille des cas d’emploi est garanti. Pour plus de détails concernant la GPAO ABACUS, veuillez vous reporter à la documentation séparée.


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As su ra nc e qu al ité

ASSURANCE QUALITÉ

Des standards de qualité et de sécurité élevés ont de plus en plus d’importance dans la fabrication. L’assurance qualité n’est pas seulement un thème d’actualité pour les produits pharmaceutiques ou alimentaires, elle joue de plus en plus un rôle central dans des secteurs tels que la vente, les prestations de service ou l’entretien. L’option “Assurance qualité” offre un instrument pour le contrôle de qualité lors de l’entrée en stock de produits gérés avec des numéros de lot ou de série. Ces fonctions peuvent être utilisées aussi bien lors de réceptions de marchandise achetée que d’entrée depuis la fabrication. Spécifications Les spécifications correspondantes doivent être fixées pour chaque produit dans les données de base. Il s’agit là de profils d’exigence produit, qui peuvent contenir une description des propriétés ainsi que des directives et des limites. Il est possible d’attribuer à chaque spécification une place de contrôle et un moyen de contrôle, gérables depuis des tables définissables librement. Pour chaque spécification, il est possible de définir si elle doit être satisfaite en tant que critère obligatoire pour la libération. Gammes de contrôle Une gamme de contrôle regroupe toutes les spécifications importantes pour un contrôle de produit. Une gamme de contrôle se compose de données d’en-tête et de données de position. Les données d’en-tête contiennent des informations générales telles que le descriptif de la gamme de contrôle, l’indicateur “inactif” ou une date de début de validité. Si à la libération d’un ordre de contrôle, un transfert de stock doit être effectué – par exemple d’un lieu de stock bloqué à un lieu de stock de vente – il est possible de définir une proposition de lieu de stock/emplacement. Les positions représentent la gamme de contrôle et correspondent aux spécifications définies, reprises dans les données de position. Les spécifications peuvent bien entendu être adaptées par position de contrôle. Données de base des produits – Définitions AQ Dans les données de base des produits, il est possible de déterminer dans les informations de lots / numéros de série, si un contrôle de la qualité doit être exigé lors de l’entrée en stock. Pour le contrôle, une proposition de gamme de contrôle est attribuée au produit. Ordre de contrôle par lots / numéros de série Lors d’une entrée en stock émanant d’une commande fournisseur, d’un ordre de fabrication ou d’un retour client, les numéros de lots / de séries correspondants sont saisis et imputés. S’il s’agit d’un article soumis à l’AQ, le système crée en même temps un ordre de contrôle en fonction de la gamme de contrôle enregistrée.


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En quarantaine Les lots / numéros de série enregistrés recoivent le statut “en quarantaine”, qui est maintenu jusqu’à ce que l’ordre de contrôle soit clos et toutes les positions de contrôle confirmées par un OK. La libération des lots / numéros de série a lieu avec la clôture de l’ordre de contrôle, dans la mesure où tous les résultats du contrôle sont positifs. Gestion du traitement de l’ordre de contrôle Le traitement d’un ordre de contrôle est fixé par la gestion du traitement, les actions/étapes suivantes peuvent être définies: Action

Description

Imprimer ordre de contrôle

Imprime un ordre de contrôle avec le Générateur de rapports AbaView

Défalquer quantité de contrôle

Une quantité de contrôle peut être fixée pour le contrôle. Ceci est indispensable, si une quantité partielle du produit est utilisée ou détruite lors du contrôle. L’action “défalquer quantité de contrôle” crée automatiquement l’imputation de stock correspondante.

Transfert de stock

Si un stock de transfert est défini sur l’ordre de contrôle, le lot / numéro de série sera transféré, après contrôle positif, du lieu de stock/emplacement actuel à celui figurant sur l’en-tête de l’ordre de contrôle, p.ex. le stock de vente ou de production.

Transférer quantité échantillon

Si nécessaire, il est possible de définir une quantité échantillon, ainsi qu’un lieu de stock/emplacement, sur l’en-tête de l’ordre de contrôle. L’action “transférer quantité échantillon” crée un transfert de stock correspondant, à savoir une quantité partielle du lot est transférée sur le stock échantillon.

Imprimer procès-verbal d’essai

Imprime un rapport de test avec le Générateur de rapports AbaView

Bloquer / libérer des lots

Cette action est en générale définie comme la dernière étape de travail. Cette action vérifie les résultats de contrôle saisis et les visas existants. S’il devait manquer un OK pour une position de contrôle ou un visa, l’ordre de contrôle ne peut être clos. La libération des lots / numéros de série est seulement possible, si tous les résultats de contrôle et visas sont positifs. Dans le cas contraire, les lots / numéros de série seront bloqués et seulement libérés par un nouvel ordre de contrôle.

Nouveau test Dans les données de base produits, il est possible de définir un délai en jours à l’expiration duquel le contrôle d’un lot ou d’un numéro de série devra être répété. Ceci est particulièrement important pour les produits avec date de péremption.


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Sa isi e m ob ile de s do nn ée s

SAISIE MOBILE DES DONNEES (SMD)

La saisie mobile des données (SMD) permet de simplifier des transactions existantes dans les domaines vente, achat, stock, etc. L’add-on se compose en principe de trois éléments: > Le terminal portable de SMD pour la saisie optique des données > Le logiciel de base de SMD sur le terminal portable de SMD pour le traitement des données > Les interfaces de SMD pour le transfert des données entre la GECO, respectivement le PC, et le terminal portable de SMD Terminaux portables de SMD L’Add-on SMD est compatible avec les appareils de saisie mobile des données de la marque DENSO. Chaque terminal portable de SMD en cours d’utilisation reçoit un numéro d’appareil unique qui est toujours transmis avec les données. Ceci permet de garantir sans difficultés un usage multi-utilisateurs. Logiciel de base SMD Le logiciel de base SMD contient pour l’essentiel les fonctions de base suivantes: > Saisie d’une ou plusieurs commandes > Saisie d’une ou plusieurs commandes de projet > Transfert des données de commande du PC au terminal portable SMD pour la préparation des positions de commande > Saisie d’une ou plusieurs commandes fournisseurs > Saisie d’entrées, sorties ou transferts de stock > Saisie aléatoire de positions d’inventaires > Transfert d’une liste de comptage d’inventaire du PC au terminal portable de SMD pour l’inventaire contrôlé > Transfert de données du terminal portable de SMD au PC et du PC au terminal portable de SMD Customizing Chaque terminal portable de SMD est adaptable aux exigences de l’entreprise au niveau du logiciel, car des masques de saisie spécifiques sont disponibles pour le paramétrage des domaines vente, achat et inventaire. Ainsi, il est par exemple possible de définir si certains champs de données sont activés pour la saisie et si une saisie est obligatoire ou facultative dans ces champs.


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Exemple de Customizing dans la pratique Dans une quincaillerie, les articles désirés sont prélevés dans le stock avec le client, saisis en même temps avec le terminal portable de SMD, puis transférés dans le traitement des commandes par la station de transmission. L’utilisateur n’aura plus qu’à saisir ou à sélectionner l’adresse du client et à lancer l’impression du bon de livraison ou de la facture. Saisie optique avec codes-barres La plus grande utilité de la saisie de données au moyen du terminal portable de SMD est la saisie optique des données. Des informations comme les numéros de produits, l’identification du stock, les numéros de lots etc. peuvent être saisies plus rapidement, et surtout sans erreur de frappe, par la lecture du code-barres. Afin de permettre la saisie simultanée de plusieurs informations, le logiciel de SMD peut être configuré avec des dits “séparateurs de champs”, afin que plusieurs champs de données contenus dans le code-barres puissent être lus en même temps, par exemple le numéro de produit, le lieu de stock et l’emplacement. Transfert de données du terminal portable SMD vers le PC Le transfert des données saisies dans le terminal portable de SMD vers la Gestion des commandes s’effectue au moyen d’une station de transmission optique reliée au PC. Le traitement des données d’interface est réalisé ensuite, en fonction du domaine d’application, dans les divers programmes de la Gestion des commandes tels que la saisie de commandes clients ou fournisseurs ou bien la saisie d’inventaire. Dans tous les cas, le terminal portable de SMD génère les fichiers d’interface ASCII standards correspondants, qui seront automatiquement traités par le logiciel ABACUS. Les enregistrements d’interface contenant une erreur seront consignés dans un protocole, comme lors du chargement de fichiers “normaux” d’interface ASCII.

Programmation et distribution: Spirig Systems GmbH St. Gallerstrasse 31 CH-9470 Buchs SG Téléphone 081 740 40 80 info@spirig-systems.ch www.spirig-systems.ch


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In te rf ac e de ve nt e

INTERFACE DE VENTE

L’interface de vente prend en charge les fonctions suivantes: > Importation et exportation de données de commandes - Commandes - Offres - Commandes de projet - Offres de projet - Factures partielles > Interface OLE Importation de données de commandes La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de commandes provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement dans la commande peut également être chargé au moyen de l’interface. Les options d’importation suivantes sont prises en charge: > Reprendre date de commande, de livraison et de détermination du prix depuis - l’interface - la saisie manuelle > Reporter la gestion du traitement depuis - l’interface - le client resp. Customizer GECO - la saisie manuelle > Prix / rabais - selon l’interface - effectuer la détermination de prix / rabais Exportation de données de commandes En cas de gestion des commandes décentralisée, les données de commande saisies peuvent être exportées avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système externe. La sélection des données de commande s’effectue selon les critères suivants: > Numéro de commande > Date de commande > Numéro de client


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Les données de commandes peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines partiels suivants sont alors pris en compte: > Données d’adresse des clients > Données d’adresse du lieu de livraison > Données d’adresse du lieu de facturation > Données de produits > Champs individuels utilisateur en-tête de commande / positions > Champs individuels utilisateur adresse > Numéro de commande L’exportation des données est effectuée par ligne au format ASCII et chaque champ est représenté sur une ligne séparée avec le nom du fichier et le numéro de champ. La structure des données et de l’interface est décrite dans la documentation d’interface. Format d’interface variable Des propres modèles d’interface ASCII pour l’importation ou l’exportation permettent de convertir des données depuis des systèmes externes au format ABACUS ou bien de convertir les données ABACUS dans un format externe. Simulation Avant de lancer un traitement d’interface définitif, tout le processus de chargement peut être simulé. En cas d’irrégularités, les erreurs sont consignées dans un fichier protocole. Traitements préliminaire et ultérieur L’importation et l’exportation peuvent être effectuées avec un traitement individuel préliminaire et / ou ultérieur. Celui-ci peut s’effectuer en démarrant un programme propre, un traitement batch ou bien un script. Par exemple, le fichier interface chargé est copié dans un répertoire de sauvegarde au moment du traitement ultérieur. Interface OLE L’interface OLE peut par exemple être intégrée dans des propres routines de programme. Elle prend en charge les fonctions suivantes: > Saisie d’une nouvelle commande / position de commande > Sélection de commande / position de commande > Modification de commande / position de commande > Enregistrement de commande / position de commande > Suppression de commande / position de commande


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In te rf ac e ac ha t

I N T E R F A C E A C H AT

L’interface achat prend en charge les fonctions suivantes: > Importation et exportation de données de commandes fournisseurs - Commandes fournisseurs - Appels d’offres - Commandes fournisseurs de projet - Frais d’achat - Frais d’achat de projet > Interface OLE Importation de données de commandes fournisseurs La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de commandes fournisseurs provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement dans la commande fournisseur peut également être chargé au moyen de l’interface. Les options d’importation suivantes sont prises en charge: > Reprendre date de commande fournisseur et de détermination du prix depuis - l’interface - la saisie manuelle > Reporter la gestion du traitement depuis - l’interface - le fournisseur resp. Customizer GECO - la saisie manuelle > Prix / rabais - selon l’interface - effectuer la détermination de prix / rabais > Divers - effectuer automatiquement la confirmation des quantités - rechercher les positions sans numéro de position - rechercher des fournisseurs si aucun n’est défini Exportation de données de commandes fournisseurs En cas de gestion des commandes décentralisée, les données de commandes fournisseurs saisies peuvent être exportées avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système externe. La sélection des données de commande fournisseur s’effectue selon les critères suivants: > Numéro de commande fournisseur > Date de commande fournisseur > Numéro du fournisseur


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Les données de commandes fournisseurs peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines partiels suivants sont alors pris en compte: > Données d’adresse du fournisseur > Données d’adresse du lieu de livraison > Données d’adresse du lieu de facturation > Données de produits > Champs individuels utilisateur en-tête de commande fournisseur / positions > Champs individuels utilisateur adresse > Numéro de commande fournisseur L’exportation des données est effectuée au format ASCII par lignes et chaque champ est représenté sur une ligne séparée avec le nom du fichier et le numéro de champ. La structure des données et de l’interface est décrite dans la documentation d’interface. Format d’interface variable Des propres modèles d’interface ASCII pour l’importation ou l’exportation permettent de convertir des données depuis des systèmes externes au format ABACUS ou bien de convertir les données ABACUS dans un format externe. Simulation Avant de lancer un traitement d’interface définitif, tout le processus de chargement peut être simulé. En cas d’irrégularités, les erreurs sont consignées dans un fichier protocole. Traitements préliminaire et ultérieur L’importation et l’exportation peuvent être effectuées avec un traitement individuel préliminaire et / ou ultérieur. Celui-ci peut s’effectuer en démarrant un programme propre, un traitement batch ou bien un script. Par exemple, le fichier interface chargé est copié dans un répertoire de sauvegarde au moment du traitement ultérieur. Interface OLE L’interface OLE peut par exemple être intégrée dans des propres routines de programme. Elle prend en charge les fonctions suivantes: > Saisie d’une nouvelle commande fournisseur / position de commande fournisseur > Sélectionner commande fournisseur / position de commande fournisseur > Modifier commande fournisseur / position de commande fournisseur > Enregistrer commande fournisseur / position de commande fournisseur > Supprimer commande fournisseur / position de commande fournisseur


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In te rf ac e st oc k

INTERFACE STOCK

L’interface stock prend en charge les fonctions suivantes: > Importation et exportation de mouvements de stock - Entrées en stock - Sorties de stock - Transferts de stock > Importation et exportation de données d’inventaire Importation de mouvements de stock La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de stock provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être saisi manuellement comme entrée en stock, sortie de stock ou transfert de stock peut également être chargé au moyen de l’interface. Les options d’importation suivantes sont prises en charge: > Prix / rabais - selon l’interface - redéfinir les prix - redéfinir les prix, si le champ “Prix après détermination du prix” affiche la valeur zéro dans l’interface. > Options générales - clôture de mouvements de stock après importation - créer attribution de stock si elle n’existe pas encore pour ce produit > Transfert / Sortie de stock - ignorer numéro de séquence du lot Exportation de mouvements de stock En cas de gestion des commandes décentralisée, les mouvements de stock saisis peuvent être exportés avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système externe. L’exportation des données est effectuée par ligne au format ASCII et chaque champ est représenté sur une ligne séparée avec le nom du fichier et le numéro de champ. La structure des données et de l’interface est décrite dans la documentation des interfaces.


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Simulation Avant de lancer un traitement d’interface définitif, tout le processus de chargement peut être simulé. En cas d’irrégularités, les erreurs sont consignées dans un fichier protocole. Traitements préliminaire et ultérieur L’importation et l’exportation peuvent être effectués avec un traitement individuel préliminaire et / ou ultérieur. Celui-ci peut s’effectuer en démarrant un programme propre, un traitement batch ou bien un script. Par exemple, le fichier interface chargé est copié dans un répertoire de sauvegarde au moment du traitement ultérieur. Importation de données d’inventaire La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données d’inventaire provenant d’un système externe. En principe, chaque champ qui peut être rempli manuellement dans la saisie de commande fournisseur peut également être chargé au moyen de l’interface. Des données saisies au moyen d’un terminal portable de saisie de données (CMD) peuvent être chargées dans un inventaire au moyen d’une fonction d’importation. Exportation de données d’inventaire Charge les données d’inventaire dans un fichier ASCII. Ce fichier peut par exemple être chargé dans un terminal portable de saisie des données (CMD) et permet ainsi un inventaire guidé. L’exportation des données s’effectue au format ASCII. La structure des données et de l’interface est décrite dans la documentation des interfaces. Format d’interface variable Des propres modèles d’interface ASCII pour l’importation ou l’exportation permettent de convertir des données depuis des systèmes externes au format ABACUS ou bien de convertir les données ABACUS dans un format externe.


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In te rf ac e Do nn ée s de ba se

INTERFACE DONNÉES DE BASE

L’interface données de base prend en charge les fonctions suivantes: > Importation et exportation de données de produit > Interface OLE Importation de données de base des produits La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de base de produits provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement dans la base de produit peut également être chargé au moyen de l’interface. Les données de base des produits peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines partiels suivants sont alors pris en compte: > Données de base produits > Descriptions de vente > Textes de vente > Attributions de stock > Données d’achat > Prix d’achat / rabais > Prix de vente / rabais > Objets > Classifications > etc. Exportation de données de base des produits Si la base de produits est gérée et actualisée de façon centrale au sein d’une entreprise avec des succursales, la fonction exportation permet de transférer les fichiers dans les différentes gestions des commandes. La sélection des données de base des produits s’effectue selon les critères suivants: > Numéro de produit > Terme de recherche > Désignation technique > Classification standard > Sélection de produit


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Les données de base des produits peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines partiels suivants sont alors pris en compte: > Numéro de produit > Descriptions de vente > Textes de vente > Attributions de stock > Données d’achat > Prix d’achat / rabais > Prix de vente / rabais > Objets > Classifications > etc. L’exportation des données est effectuée par ligne au format ASCII et chaque champ est représenté sur une ligne séparée avec le nom du fichier et le numéro de champ. La structure des données et de l’interface est décrite dans la documentation d’interface. Format d’interface variable Des propres modèles d’interface ASCII pour l’importation ou l’exportation permettent de convertir des données depuis des systèmes externes au format ABACUS ou bien de convertir les données ABACUS dans un format externe. Simulation Avant de lancer un traitement d’interface définitif, tout le processus de chargement peut être simulé. En cas d’irrégularités, les erreurs sont consignées dans un fichier protocole. Traitements préliminaire et ultérieur L’importation et l’exportation peuvent être effectuées avec un traitement individuel préliminaire et / ou ultérieur. Celui-ci peut s’effectuer en démarrant un programme propre, un traitement batch ou bien un script. Par exemple, le fichier interface chargé est copié dans un répertoire de sauvegarde au moment du traitement ultérieur. Interface OLE L’interface OLE peut par exemple être intégrée dans des propres routines de programme. Elle prend en charge les fonctions suivantes: > Saisir un nouveau produit > Copier un produit > Sélectionner un produit > Modifier un produit > Enregistrer un produit > Supprimer un produit ou une partie de celui-ci


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M on na ie s ét ra ng èr es

MONNAIES ÉTRANGÈRES

Le module en option “Monnaies étrangères” permet de gérer des clients et des fournisseurs dans différentes devises, en plus de la monnaie de base. Le traitement de commandes clients et fournisseurs prend automatiquement en compte la devise correspondante. Listes de prix en monnaie étrangère Parallèlement à la liste de prix en monnaie de base, 9’999 listes de prix alternatives peuvent être gérées dans différentes devises. Conversion automatique des prix Une commande ou une commande fournisseur est toujours ouverte dans la devise du client respectivement du fournisseur. Pour la saisie de commandes, les prix sont automatiquement convertis depuis la devise de la liste de prix dans la devise du client. Réévaluation automatique Vous pouvez insérer l’action “recalculer la monnaie étrangère” à tout moment de la gestion du traitement Les prix sont ainsi automatiquement recalculés avec le cours actuel de la devise provenant du tableau de cours de change. Table centrale des monnaies étrangères Dans le tableau de monnaies étrangères, géré de façon centrale pour toutes les applications ABACUS, plus de 70 devises sont déjà prédéfinies. L’intégration dans la Comptabilité financière par la Comptabilité des débiteurs et des créanciers prend en compte des comptes de pertes ou bénéfices de change qui peuvent être définis individuellement pour chaque devise. Table des cours La table des cours de change gère les cours comptabilisés et cours d’évaluation pour toutes les monnaies étrangères actives. Les cours de change peuvent être définis en fonction de la date et proposés à l’utilisateur selon la date de commande client ou fournisseur. Le développement du cours de change s’appuie sur des cours historiques. En plus des cours d’imputation et d’évaluation globaux, il est également possible de saisir des cours d’imputation et d’évaluation propres à la Gestion des commandes.


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Ab aV ie w /D es ig n de fo rm ul

ai s re

G E N E R AT E U R D E R A P P O R T S A B AV I E W / DESIGN DE FORMULAIRES AbaView est un générateur de formulaires et de rapports disposant de multiples fonctions. AbaView permet de créer des listes personnalisées dans tous les programmes ABACUS, exceptée la Comptabilité financière. Plus de 120 bases de données Plus de 120 bases de données peuvent être utilisées pour les extraits dans la Gestion des commandes. Ci-dessous, un petit extrait du catalogue des données de la Gestion des commande: > Base de fournisseurs et de clients

> Statistiques de vente et d’achat

> Base des adresses

> Base des articles et des prix

> En-tête et positions de commande

> Quantités et mouvements de stock

> En-tête et positions de commande fournisseur

> Numéros de lot / de série

Clé d’accès propre AbaView peut utiliser les clés des fichiers ABACUS ou générer des index temporaires si nécessaire. Relations Il est possible de traiter les liens définis entre les fichiers ABACUS. Des menus permettent de créer de nouvelles relations ou de supprimer celles qui existent déjà. Il est ainsi possible d’éditer des données en provenance de différents programmes ABACUS dans un seul rapport. Sélection des données Les données à éditer peuvent être sélectionnées selon des critères librement définissables. Il est possible d’associer plusieurs critères à l’aide d’opérateurs logiques comme “ET” et “OU”. Pour augmenter la convivialité d’utilisation des rapports, l’utilisateur peut créer ses propres masques de saisie pendant la définition du rapport. L’utilisateur choisit un extrait depuis l’environnement ABACUS habituel, sélectionne les données souhaitées et obtient le document désiré sans se préoccuper du fonctionnement d’AbaView. Fonctions de présentation En plus des éléments de présentation tels que des images, des dégradés, des titres de colonnes définis librement et des fonctions d’encadrement automatique, différents blocs de rapports sont disponibles: > En-tête et pied de page du rapport > Titres de colonnes et totalisations à tous les niveaux > Positions détaillées > Blocs de textes propres à l’utilisateur, reliés entre eux La présentation dispose des fonctions suivantes: > Attributs des polices

> Polices Truetype et polices d’imprimantes

> Agrandir/réduire la taille des champs

> Supprimer/insérer/déplacer des champs

> Renommer les champs

> Définitions d’expressions

> Champs de sommes au choix

> Lignes libres pour titres et totaux

> Utilisation de variables système telles que numéros de pages, date, etc.


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Designer de formulaires avec AbaView AbaView permet de créer n’importe quel document (confirmation de commande, bon de préparation, bon de livraison, facture) relatif aux différents domaines de la vente, l’achat, le stock. L’apparence du document est aussi personnalisée que l’image de l’entreprise. Grâce à AbaView, tous les documents peuvent être créés sur mesure et répondre aux exigences des clients. Structure du formulaire Elle définit la présentation et l’édition d’un formulaire. Le formulaire se divise en sections. Des textes standards sont définis dans chaque section contenant les champs à éditer. Les sections suivantes se distinguent: > L’en-tête de rapport comprend les données d’adresses, les informations sur le client, ainsi que des données concernant la commande client ou fournisseur > L’en-tête de la page apparaît à partir de la deuxième page du document et peut contenir les mêmes informations que l’en-tête de rapport. > Le détail contient les données de position comme le numéro d’article, les quantités, les prix, les rabais et les textes. > Le total est édité en dernier et contient les informations relatives au montant de la TVA, aux rabais et aux valeurs de la commande. > Le pied de page est édité jusqu’à la dernière page, sur les documents de plusieurs pages > Le pied de page du rapport termine le document et contient, par exemple, le bulletin de versement. Formats de fichiers supportés Les formats de fichiers suivants peuvent être traités et combinés les uns aux autres: > Dtaflex

> Pervasive.SQL

> ODBC

> ADO – ActivX Data Objects

> BDE – Borland Database Engine

> ASCII

Formats d’édition supportés L’édition des données peut s’effectuer dans les formats suivants: > Report

> xFlex

> ODBC

> ADO

> BDE

> ADF

> RTF

> Fichier d’impression

> HTML

> ADF

> XML

> Anciens formats:

> Windows Meta File

- Excel 4

> ANSI

- dBase

> ASCII

- Paradox

> Microsoft Excel

- Lotus 1-1-3

> Formats lettre en série

- DIF


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AB AC US o To l-K it

ABACUS TOOL-KIT

ABACUS Tool-Kit est le système de base des applications ABACUS. Pour compléter la convivialité et l’efficacité des programmes, ABACUS Tool Kit vous permet de bénéficier des technologies les plus modernes: Système de menus ABACUS Avec l’AbaMenu moderne, les programmes ABACUS disposent d’un menu principal, qui permet un passage facile et rapide d’une application à l’autre ou à un programme tiers. > Un choix de programme en fonction du mandant Par mandant, seules les applications ABACUS ouvertes dans le mandants concerné sont affichées dans le menu avec les programmes correspondants. > Un choix de programme en fonction de l’utilisateur L’AbaMenu n’affiche à l’utilisateur que les programmes pour lesquels il possède les droits d’accès nécessaires. > Menus de programme en fonction des rôles Un ou plusieurs rôles peuvent être attribués à un utilisateur. Il définissent les programmes à afficher, lorsque l’utilisateur ouvre sa session. Il a ainsi le choix entre les divers programmes dont il a besoin pour effectuer les tâches prévues par le rôle sélectionné. > Fonction QuickSearch Des programmes, ainsi que des données émanant des bases de données ABACUS peuvent être recherchés et interrogés à l’aide de mots-clés. > Recherche dans des manuels Il est possible de rechercher online dans les manuels au moyen de mots-clés. > Favoris Les programmes les plus utilisés peuvent être mémorisés par l’utilisateur sous ses favoris. > Gestion des dossiers Cette fonction permet d’archiver automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents originaux tels que p. ex. bulletins de livraison, factures ou également documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver, consulter et présenter ces documents.


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AbaVision AbaVision est un complément intégrant entièrement les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En s’appuyant sur les Business Objects d’ABACUS (ABO), Excel devient un véritable Management Informations System (MIS) avec un accès online aux transactions et écritures comptables. La transmission fastidieuse des informations d’un logiciel financier vers Microsoft Office et vice versa fait partie du passé. Grâce à cette nouvelle intégration bidirectionnelle (deux voies de communication), on peut, par exemple, établir son budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les données seront toujours mises à jour automatiquement. Utilisation pratique pour les utilisateurs d’AbaVision: > Possibilité de réaliser un système de gestion de l’information (MIS) avantageux et souple avec Excel et ABACUS. > Nouvelles possibilités de préparation, d’affichage et d’échange de données et d’informations. > Suppression des redondances entre Excel et ABACUS par la mise à jour automatique des feuilles de calcul Excel. Les sources d’erreurs survenant à la saisie ou à la transmission sont ainsi évitées. > Accès online aux données ABACUS


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O ut ils AB AC US

OUTILS ABACUS

Archivage En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à votre disposition dans le cadre de l’ABACUS Tool Kit, le module ABACUS d’archivage vous propose un classement électronique complet des extraits et documents créés dans les différents programmes ABACUS ou dans des programmes externes. > Directement intégré dans le logiciel ABACUS: L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression d’un rapport, une copie électronique du document peut automatiquement être sauvegardée dans l’archive correspondante. Des décomptes de TVA définitifs, des bilans, des décomptes de salaire etc. sont ainsi directement archivés, indépendamment de l’utilisateur qui a édité l’extrait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des données est donc garantie. > Archivage depuis les programmes Office L’intégration de l’archivage ABACUS dans les programmes Microsoft Office offre la possibilité d’enregistrer des documents Word, des tables Excel et des présentations PowerPoint directement depuis l’environnement Office dans les archives ABACUS. > Numérisation et archivage de documents originaux Le module en option AbaScan permet de digitaliser tous les documents dont les originaux sont sur papier, tels que bons de livraison, factures de fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les documents ainsi digitalisés peuvent alors être enregistrés dans l’archive souhaitée. Ces documents sont également dotés automatiquement d’une indexation plein texte permettant une recherche rapide au moyen du moteur de recherche AbaSearch. > Complet et invariable Tous les extraits, documents et données sauvegardés dans des archives sont enregistrés de façon invariable. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier de façon sélective. > Codage et droits d’accès Les données sont codées lors de l’enregistrement et l’accès aux données est réglé de façon à ce que seules les personnes autorisées puissent consulter les informations et que personne ne puisse supprimer des données des archives. La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de passe pour chaque archive et par les droits d’accès de la gestion des utilisateurs. > Recherche aisée d’informations Un moteur performant de recherche plein texte permet de retrouver le document souhaité, même parmi des milliers d’autres, après un court instant. Ce système vous offre également: - une recherche de fragments de mots - une combinaison de différents éléments de texte


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AbaPilot: Système de navigation et de recherche Avec AbaPilot, l’utilisateur ABACUS dispose d’un accès rapide et direct à toutes les données et informations enregistrées dans le logiciel ABACUS. Lors de la saisie d’un terme de recherche, tous les enregistrements correspondants sont affichés avec toutes les informations, données et tous les documents associés (Word, Excel, originaux digitalisés). Un clic de la souris suffit pour afficher des informations détaillées sur les enregistrements. Dans le cas de données ABACUS, le programme de saisie ABACUS correspondant peut être lancé directement afin d’éditer le document au besoin. AbaNotify: Système d’information et de notification AbaNotify permet à toutes les personnes l’envoi par e-mail planifié dans le temps ou la sauvegarde de listes ABACUS ou de rapports AbaView. La préparation de listes et de rapports peut être faite par responsable d’objet, avec envoi ou sauvegarde. Divers formats de fichiers, comme PDF, XLS, DOC, HTML, TXT sont pris en charge. Le programme informe immédiatement en cas d’évènements tels que création, modification ou suppression d’un enregistrement. L’exportation et le regroupement de modifications de base de données sous les formats XML, HTML, TXT, DAT est possible. AbaNotify peut reprendre divers automatismes propres aux applications, comme p.ex. avis en cas de modifications de champs définis, tels que changement de prix dans la base de produits. Une notification à la direction des ventes peut également se faire au moyen d’AbaNotify, si un montant d’offre ou de commande est dépassé.


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ABACUS Research SA, Business Software En Budron H14, CH-1052 Mont-sur-Lausanne Téléphone 021 654 25 25, Fax 021 654 25 20 www.abacus.ch info@abacus.ch ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. Gallen Telefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch info@abacus.ch

Ecknauer + Schoch ASW / scho 300 f-05.09

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Gestion des commandes