Como fazer Eventos e Congressos

I NTRODUÇÃO Os eventos são uma estratégia cada vez mais presente na vida das organizações e das igrejas. Importados do mundo educacional e empresarial, têm diversas modalidades que são escolhidas de acordo com as necessidades e os objetivos a que se propõem. Muitas vezes as organizações e igrejas, no intuito de promover atividades, se perdem quanto aos objetivos e qualidade destes e aí - como diz um pastor já bem experiente nos seus mais de 70 anos de idade – “é-vento”, vira uma atividade sem propósitos definidos, sem avaliação e sem crítica.

São as necessidades e os propósitos que irão definir exatamente como um evento deve ser feito. Mesmo no mundo evangélico, os eventos têm se tornado uma prioridade não somente para o despertamento e edificação pessoal, mas também para criar relacionamentos e expandir redes de contato entre líderes.

Quantas histórias eles nos trazem! No entanto, organizar um evento não é uma tarefa fácil. É necessário disposição, dedicação e compromisso. Você precisa entrar nesta jornada tendo clareza dos sonhos que Deus colocou em seu coração.

Selecionamos muitas dicas e orientações para auxiliá-lo neste trabalho. O mais importante é você ter a convicção que Deus está no controle de todas as coisas. Coloque seu sonho, seu projeto e seus alvos diante do Senhor em oração. Descanse Nele e Ele tudo fará!!!

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P RÓPOSITOS Antes de montarmos um planejamento ou sairmos em busca de um lugar para realizarmos um congresso, é necessário termos bem definidos os sete propósitos básicos que ele pode alcançar.

São eles: a) Unidade: Levar uma organização, uma igreja local ou uma denominação a se fortalecer e estabelecer unidade entre seus próprios membros ou entre estes e os de outras igrejas, denominações ou organizações. b) Comunhão: Levar as pessoas a fortalecerem seus relacionamentos, propiciando atividades em grupo (pequenos, médios ou grandes) e/ou mensagens interativas que permitam aos congressistas maior entrosamento e conhecimento uns dos outros. c) Evangelismo: A distância de casa e a quebra da rotina auxiliam os congressistas a terem momentos especiais com o Senhor Jesus e a imergirem na Sua palavra, vindo a aceitá-lo como Senhor e Salvador de suas vidas. Além disso, o evento pode visar ao evangelismo em um ou em vários locais da cidade onde está sendo realizado o congresso, de modo que todos os congressistas se envolvam. d) Avivamento: Levar as pessoas a uma imersão na palavra e na oração para viverem uma vida de santificação e avivamento. e) Ensino: Levar as pessoas a conhecerem mais a palavra e focarem em um assunto específico como finanças, mordomia do

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corpo, mordomia da natureza, casamento, namoro ou até mesmo aprofundamento em conhecimento teológico. f) Capacitação: Levar especialistas ou líderes em determinadas áreas para troca de experiências e capacitação. g) Motivação: Levar as pessoas a perceberem que podem fazer muito mais para o Reino se estiverem na direção correta.

Por esses motivos, é consenso entre a maioria dos líderes, pastores, diretores executivos de organizações cristãs e educadores cristãos que os eventos podem contribuir significativamente para a edificação, capacitação, despertamento e restauração de vidas.

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T IPOS DE E VENTOS Os eventos podem ser caracterizados como pequenos (até aproximadamente 200 pessoas), médios (entre 200 e 500 pessoas) e grandes (acima de 500 pessoas). Além disso, podem ser fixos (realizados mais ou menos na mesma data ou no mesmo espaço de tempo, como a cada dois anos), móveis (variam de acordo com a necessidade sem ter um prazo específico) ou esporádicos (acontecem de forma extraordinária).

Se o seu desejo é tornar seu evento fixo no calendário de sua organização, é preciso investir muito na primeira edição a fim de que o próprio público alvo ou a liderança de sua organização sinta a necessidade de mantê-lo no calendário. Muitas vezes é melhor aumentar o espaço de tempo entre o primeiro e o segundo para garantir uma maior qualidade do que promover vários eventos em sequência sem que haja tempo hábil para o devido planejamento, preparação e obtenção de recursos.

Em nosso trabalho junto à Juventude do Paraná, por exemplo, realizávamos um congresso estadual focado nos jovens a cada dois anos intercalando com um evento para adolescentes. Desse modo, tínhamos em um ano um congresso voltado para os jovens e outro para os adolescentes, o que fazia que tivéssemos mais tempo na elaboração, escolha de preletores, divulgações específicas, bem como que o próprio público alvo esperasse com mais ansiedade a realização dos aludidos congressos.

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Outro ponto importante é compreender que tipo de evento se quer realizar. Após levantar as necessidades e os propósitos que se quer alcançar, aí sim se deve definir o tipo. Não se deve tomar a decisão baseada na experiência de outras organizações. Não é porque um determinado congresso ou evento foi bem sucedido em uma determinada organização que você também precisa realizar um.

Contudo, antes de entrarmos no levantamento das necessidades e dos propósitos para a escolha do tipo de evento, vamos apresentar alguns que cremos podem ser utilizados nas igrejas.

Segue abaixo uma descrição de diversas espécies de eventos, de acordo com CESCA (1997), STOPPA (1999), ANDRADE (2002) e mais alguns realizados na maioria das Igrejas: Acampamento: proposta de evento que objetiva o aprofundamento em temas específicos, relacionamentos e o lazer e suas manisfestacões, abrangendo o âmbito físico (através de esportes, por exemplo), intelectual (desenvolvimento de alguma área de conhecimento específica), vivencial (dinâmicas de vivência em grupos) e social (promoção de relacionamento com o próximo).

Stoppa (1999) afirma que o acampamento deve ser desenvolvido com base em um alvo principal de promoção de tempo hábil de descanso, de divertimento e de desenvolvimento. No acampamento tem-se um contato mais direto com a natureza, haja vista que o acampamento sempre é realizado com barracas. No caso de acampamentos cristãos, o acampamento facilita uma abordagem espiritual mais integral, mais completa da espiritualidade (relacionamento com Deus, consigo mesmo, com o próximo e com a natureza).

Acantonamento: a proposta do acantonamento é a mesma do acampamento, o que os diferencia é o local onde se dorme. Nos acantonamentos se opta por dormir em algum alojamento ou 6

quartos existente no local onde está se realizando a atividade ao invés das barracas. A abrangência do trabalho como um todo é a mesma, apenas o local onde se passa a noite é que diferencia essas duas propostas.

Acampadentro: O acampadentro é usualmente limitado a um período mais curto de duração, já que a instalação, na maioria dos casos, é feita na própria igreja a fim de que o encontro seja mais “informal”. O acampadentro pode visar às mesmas abordagens do acantonamento. Porém, tende-se a enfatizar um único objetivo como, por exemplo, a comunhão.

Retiro: O retiro, como o próprio nome já diz, busca retirar as pessoas, geográfica e emocionalmente, de suas vidas habituais, a fim de que reflitam e aprendam de forma profunda e especial sobre um determinado assunto e que estejam sensiveis à voz de Deus.

A meditação e o retiro prolongado são as coisas mais antigas da humanidade.

Pela complexidade e variedade de atividades que podem ser realizadas em um acampamento ou retiro, temos na série COMO FAZER o livro “Como fazer Acampamentos e Retiros”, 2010, A.D. Santos Editora, Curitiba/Paraná.

Congresso: É o evento mais conhecido por organizações e igrejas. O congresso é muito procurado por nele ser possível conter muitas outras atividades que poderiam ser feitas em eventos exclusivos para elas. As atividades que geralmente têm existido nos congressos são: mesas-redondas, conferências, simpósios, palestras, comissões, painéis, cursos, entre outras. Os congressos podem ser regionais, nacionais e internacionais. É um evento bastante abrangente e traz certa dificuldade na fixação de um único foco.

Convenção: É promovida por organizações e igrejas denominacionais. A convenção visa à integração das pessoas pertencentes a uma mesma organização e tem como foco a motivação cole7

tiva, integração, capacitação, avaliação ou apresentação de diretrizes e metas da organização. Há uma exposição maior de assuntos por várias pessoas com a presença de um coordenador.

Como as convenções são reuniões fechadas, que têm por objetivo conclusões específicas, é comum dentro de uma convenção existir um seminário aberto ao público ou mesmo um culto assim.

Seminário: Consiste em uma exposição oral para participantes que possuam algum conhecimento prévio do assunto a ser debatido. A dinâmica do seminário divide-se em três momentos: a fase de exposição, a de discussão e a de conclusão. A informação tem normalmente uma única fonte – o orador ou expositor – e, por consequência, pode apresentar certo viés. Usualmente, o orador é um expert no assunto que está sendo exposto.

Simpósio: É um derivado da mesa-redonda, possuindo como característica o fato de ser de alto nível, com a participação de aspectos diferentes de determinados assuntos e sempre com a presença de um coordenador. A diferença fundamental entre o simpósio e a mesa-redonda é que no primeiro os expositores não debatem entre si os temas apresentados. As perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados diretamente ao participante da plateia. O tema geralmente é mais científico. Seu objetivo principal é realizar um intercâmbio de informações.

Debate: Discussão entre dois ou mais oradores que defendem opiniões divergentes. Um moderador coordena os trabalhos e observa o cumprimento das regras estabelecidas. As perguntas podem ser feitas pelo moderador, por um debatedor para outro ou por pessoas especialmente convidadas para esse fim. Pode ser aberto ao público ou transmitido pela mídia, mas, em geral, não há participação do público nas audiências. Por isso tem sido substituído pela mesa-redonda e pelo painel, exceto no segmento político em que é frequente, principalmente, em período eleitoral.

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Exposição: Exibição pública de produtos artísticos, industriais, técnicos ou científicos, em painéis ou estandes, com o objetivo de demonstração e divulgação, promovida por empresa ou entidade que estabelece sua filosofia, não havendo autonomia para os expositores, embora alguns tenham um objetivo mercadológico.

Excursão: Grupo de pessoas que viajam com objetivo científico, cultural ou de lazer.

Mesa-redonda: É uma reunião do tipo clássico, preparada e conduzida por um coordenador que funciona como moderador, orientando a discussão para que ela se mantenha sempre em torno do tema principal. Os expositores têm um tempo limitado para apresentar suas ideias e para o debate posterior. Normalmente, a mesa-redonda está inserida em eventos mais abrangentes como os congressos. É utilizada quando o assunto ainda não está consolidado e suscita discussões. Ideal para quem quer ter várias visões diferentes sobre um determinado tema.

Painel de Debates: Outro tipo de reunião derivado da mesa-redonda. A diferença é que no painel os expositores debatem entre si o assunto da pauta, cabendo ao público assistente funcionar somente como espectador. Outra distinção: no painel, os debatedores são especialistas renomados nos meios em que atuam, o que não acontece necessariamente na mesa-redonda. Além do presidente, o painel poderá ter um coordenador e um moderador.

Fórum: Reunião que tem como objetivo conseguir a efetiva participação de um público numeroso, que deve ser motivado.

Tem se tornado uma forma bastante comum, principalmente pela necessidade crescente de sensibilizar a opinião pública para certos problemas sociais. As igrejas têm perdido essa oportunidade de ouvir seus membros e formar visão a partir da opinião das bases.

Conferência: Consiste sempre em duas partes: o auditório e os expositores. Estes podem discorrer sobre um assunto previa9

mente escolhido e de seu amplo conhecimento. Ao final deste período, respondem a perguntas formuladas pelo auditório. A conferência visa a um público específico que demonstra familiaridade com o assunto abordado.

Workshop: Tem como objetivo detalhar, aprofundar um determinado assunto de maneira mais prática. Normalmente possui um moderador e um ou dois expositores. A dinâmica da sessão divide-se em três momentos: exposição, discussão em grupos ou equipe e conclusão. Geralmente, está atrelado a uma conferência em que são discutidos outros assuntos relacionados ao tema do workshop.

Assembleia: Reunião deliberativa em que os membros debatem assuntos de importância para a sua comunidade. As conclusões desses encontros, submetidas á votação, podem ser transformadas em recomendações ou decisões soberanas tomadas em assembleia, registradas em atas ou anais. Além das assembleias utilizadas nas Igrejas, pode haver assembleias técnico-científicas, empresariais, de partidos políticos ou de sindicatos.

Campeonato: Conjunto de jogos ou disputas de uma mesma modalidade, entre vários times ou jogadores, em que o ganhador recebe o título de campeão. Normalmente utilizado para gerar comunhão e lazer entre igrejas e pessoas.

Concílio: Assembleia de pastores e líderes para avaliar e ordenar novos candidatos a pastores. Assembleia de líderes religiosos em que se tratam assuntos dogmáticos ou disciplinares.

Conclave: Assembleia de cardeais para eleição do Papa.

Reunião de dirigentes da igreja para discutir temas de ordem ética moral, cujas conclusões aprovadas podem ser adotadas.

Concurso: Evento de caráter competitivo em qualquer área de interesse. Exemplo: leitura bíblica, arrecadação de alimentos, 10

etc. Segue as regras estabelecidas pelos organizadores que escolhem os vencedores.

Desfile: Evento expositivo realizado para apresentar, geralmente, produtos ligados à moda. Muito utilizado em grandes bazares de arrecadação de fundos para mostrar roupas e produtos que estão à venda. Há também várias outras modalidades de desfiles, como militares, cívicos, esportivos, de carnaval, de automóveis, etc.

Encontro: Reunião com o objetivo de expor trabalhos, estudos, experiências relevantes, gerar crescimento e comunhão. Não tem a necessidade de chegar a conclusões e pode ser a primeira fase para um evento mais estruturado.

Entrevista coletiva: Encontro no qual o entrevistado representa uma organização e faz uma breve exposição sobre determinado assunto de seu conhecimento em destaque no momento. Em seguida, coloca-se à disposição para perguntas formuladas pelos jornalistas e/ou representantes dos órgãos convidados que também recebem material informativo impresso, especialmente preparado para a ocasião.

Feira: Exibição para comercializar e demonstrar produtos.

Embora possa ser aberta ao público em geral, normalmente, é direcionada para um seguimento específico do mercado, que ali encontra atualização, possibilidades de melhores negócios e contatos com outros representantes do setor. Pode ser comercial, industrial ou promocional.

Festival: Evento artístico-cultural, composto de apresentações previamente selecionadas, com o objetivo de competição, divulgação ou promoção comercial. Tem frequência variável e pode acontecer em ambientes abertos ou fechados.

Festa: Evento cívico, religioso, comemorativo ou de homenagem que tem por objetivo gerar a comunhão de pessoas ou a 11

comemoração de um fato ou data. As festas podem ser temáticas como, por exemplo, festa do chocolate, festa italiana, etc. Normalmente as comidas são preparadas de acordo com o tema da festa, seja a comemoração de um aniversário ou a homenagem a uma pessoa específica.

Jornada: Realizada periodicamente para a discussão de temas que não foram ou que não serão debatidos, normalmente, em um congresso. Possui a estrutura desse tipo de evento, em escala menor, já que é realizada em grupos menores.

Lançamento de pedra fundamental: Solenidade que marca o início de uma construção. Geralmente de grande porte, usada de estratégia para sua divulgação e registro para posteridade.

Lançamento de livro: Apresentação de obra literária com a presença do autor para autografá-la, complementada ou não por um coquetel. Objetiva a divulgação e a venda para um público segmentado. Como antigamente acontecia à noite, era chamada de noite de Autógrafos.

Leilão: Venda pública de produtos a quem oferecer o maior lance, a partir de um valor determinado chamado lance mínimo.

Conta com a presença de um leiloeiro oficial e de um público convidado.

Mostra: É o evento expositivo que, excepcionalmente, circula por diversas cidades ou locais, podendo ser visto em vários locais com a mesma forma e conteúdo. É parecida com a exposição, mas sem o objetivo de venda e, frequentemente, tem finalidade de divulgação histórica.

Oficina: Evento semelhante ao workshop, porém voltando para a área educacional, para a apresentação de novas técnicas e capacitação de pessoas em diversas áreas.

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Olimpíada: Conjunto de jogos de várias modalidades, em âmbito local, nacional, internacional ou mundial. Pode ser realizada através de diversas modalidades esportivas, culturais e sociais. Muitas igrejas realizam este evento para gerar comunhão em seus jovens e adolescentes.

Palestra: Apresentação de um tema predeterminado a um grupo pequeno, que já possui questões sobre o assunto. É menos formal que a conferência, mas exige a presença de um coordenador para apresentar o palestrante e fazer a seleção das perguntas elaboradas pela plateia. Pode-se organizar um ciclo de palestras.

Road show: Apresentação itinerante, montada em um ônibus ou carreta, feita por uma empresa, governo ou entidade.

Roda de negócios: Encontro promovido com o objetivo de formalizar negócios e concretizar parcerias empresariais. Para tanto, aproxima fornecedores e compradores e disponibiliza uma linha de crédito especial.

Salão: Demonstração pública de produtos de um setor, sem objetivos mercadológicos imediatos, menos amplo e abrangente que a feira.

Semana: Acontecimento com sete dias de duração, na área acadêmica ou organizacional, para discutir ou promover um tema específico.

Show: Apresentação artística de entretenimento a um público alvo. Faz parte da programação de diversos tipos de eventos.

Show-casing: Exposição de produtos em vitrines fechadas, sem a presença dos expositores, nas quais a informação se dá de forma informatizada e por meio de folhetos informativos.

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Teleconferência ou vídeo conferência: Conferência feita por meio de telefonia, televisão e computador, permitindo a participação de pessoas que estão em locais diferentes e distantes.

Torneio: Evento competitivo de uma determinada modalidade esportiva. Segue as normas de organização da federação ou de um regulamento específico da modalidade.

Vernissage: Abertura de exposição de artes plásticas. O termo francês vem dos artistas boêmios que, no século XIX, ao terminar uma obra com verniz, convidavam os amigos para apreciá-la, enquanto degustavam uma taça de vinho.

Visita: Evento para um segmento e número de pessoas limitado, com o objetivo de mostrar as instalações, os serviços, equipamentos, sistemas e recursos de uma instituição, de acordo com o interesse de quem visita ou é visitado.

Cursos: Consiste no detalhamento de determinado assunto ou conjunto de temas com o foco de “treinar” ou “ensinar a fazer”. É composto de exposições de pessoas normalmente com formação acadêmica que procuram passar seu conhecimento aos participantes. O foco está mais na teoria que na prática, porém não a exclui. É indicado para pessoas que têm baixo ou nenhum conhecimento sobre o assunto, com exceção dos cursos de especialização, cujo objetivo é o aperfeiçoamento daqueles que já dominam o assunto.

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