VlexPlan

Semiramis inside

Business-Software Gesunde Prozesse f端r Ihr Objekt-Management

VLEXgroup – Die Branchen-Spezialisten Mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von leistungsstarken Systemen für die Variantenfertigung und den technischen Großhandel sowie unsere 80 Mitarbeiter sind die tragende Basis für unseren Erfolg am Markt.

Ein Schlüssel für viele Türen!

In Deutschland wird bereits jede vierte Tür mit Unter-

Mit welchen Herausforderungen sind Fertiger und Auftraggeber konfrontiert?

stützung unserer ERP-Software hergestellt. Das macht

Bislang wird noch bei den meisten Produzenten von

uns nicht nur zu einem der führenden Branchenspezi-

Bauelementen und speziell bei der Türenherstellung

alisten, sondern auch sehr stolz und verpflichtet uns,

und im technischen Großhandel im Rahmen der Aus-

Herausforderungen und Problemstellungen im gesam-

schreibungs-, Angebots- und Auftragsabwicklung sowie

ten Prozess der Türenherstellung zu erkennen und als

der Verwaltung weitgehend ohne eine effektive und vor

Softwarelieferant pragmatische Lösungsansätze zu

allem durchgängige Systemunterstützung gearbeitet.

bieten. Mit dieser Philosophie bewegen wir uns stets

Die Auftragsabwicklung der kundenspezifischen Projekte

eng „am Puls“ unserer Kunden.

umfasst in der Regel sämtliche Prozessschritte von

Wir stehen für praxisbewährte Business Software im Mittelstand.

der Beschaffung über die Produktion und Lieferung bis zur Montage.

Aufgrund der Komplexität solcher Projekte, wie zum Beispiel bei der Tür- und Zargenkonfiguration, kommt es häufig zu Fehlern, Verwechslungen und Nachbearbeitungen durch Änderungen der Artikelkonfiguration.

Die für uns zu lösende Herausforderung bei der Entwicklung einer durchgängig softwaregestützten Lösung lag daher nicht nur in der Schaffung einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit der erfassten Konfigurationen in Bezug auf durchgeführte Änderungen, Bestellungen und Montagen, sondern auch im effektiven Management und der übergreifenden Steuerung sämtlicher projektrelevanter Prozesse.

VlexPlan - das süße Früchtchen begann zu wachsen.

Aktivieren Sie Ihre Potenziale!

Das rechnet sich für Sie kurzfristig. Garantiert.

Wie sieht die Lösung aus?.

Neben dem Funktionsbereich Projektplanung bildet

VlexPlan wurde in Zusammenarbeit mit dem E/D/E

VlexPlan auch den kompletten Beschaffungsprozess

und engem Schulterschluss mit der Türenindustrie zur

inkl. Status- und Änderungsverwaltung ab.

Unterstützung komplexer Bau- und Sanierungsobjekte entwickelt. Entstanden ist eine umfassende, leistungsfähige und hochmoderne Softwarelösung auf Basis unserer über 30-jährigen ERP-Branchenerfahrung für die komplexen Anforderungen von Objekteuren, Architekten, Händlern und Türenherstellern.

Modern einfach, einfach modern!

Die Lösung ist ergonomisch, selbsterklärend und auch von jedem IT-Anwender schnell zu erlernen. Dank der JAVA- und Internettechnologie basierenden Entwicklung ist VlexPlan hochgradig flexibel, plattform- und datenbankunabhängig und kann über einen Browser

Mit VlexPlan wird die Erfassung, die Abwicklung und das Änderungs-Management für alle am Prozess beteiligten Organisationen deutlich vereinfacht. So werden etwa Aufträge in standardisierter, elektronischer Form in verschiedene Ausgabeformate (Papier, XML, E-Mail, etc.) aufbereitet und an Industrie und Handel weitergeleitet. Mittels einer Auftragsimport-Funktionalität erlaubt VlexPlan auch die direkte Übermittlung in vorhandene ERP-Systeme.

von jedem Standort aus bedient werden.

Welche Vorteile bieten sich durch VlexPlan?

Neben den spürbaren Einsparungen bei Prozesskosten und deutlich reduzierten Bearbeitungszeiten wird mit Hilfe von VlexPlan der Ressourceneinsatz bei den beteiligten Marktakteuren und in allen Bearbeitungsschritten optimiert. Damit sorgen wir für effiziente Prozesse, einen durchgängigen Informationsfluss und eine professionelle Abwicklung Ihrer Projektvorhaben.

Betriebswirtschaft/Controlling

Nutzenbetrachtung auf den Punkt gebracht! »» Optimierung und Beschleunigung der gesamten

Vertrieb

Produktion

Einkauf

Logistik

Auftragsbearbeitung »» Reduzierung der Rückfragen durch fehlerfreie,

Produzent

plausibilitätsgeprüfte Konfigurationen »» Effektivitätssteigerung

durch

Verringerung

der

Fehler- und Ausschussquote

Variantenlogik

»» flexible Reaktionsmöglichkeit, Dokumentation und Nachverfolgbarkeit sämtlicher Änderungen »» einheitliches, transparentes und effizientes Bestell-

Großhandel, Objekteure, Architekten

wesen »» umfassende

Herzstück der Lösung ist ein regelbasierter Produktkonfigurator, dessen Ergebnisse in einem Projektwerkzeug dargestellt und gesteuert werden können.

Auswertungsmöglichkeiten

dank

objektbasierter Konfiguration »» zeitnahe Rechnungsstellung und Leistungsfakturierung

So funktioniert‘s!

Rundum-Service von der individuellen Beratung bis hin zur endgültigen Ausführung und Abwicklung.

Prozess- und Funktionsbeschreibung

Abbildung Projekt

Ein Bau- oder Sanierungsprojekt wird über die An-

»»Struktur

dingungen, Start- und Endtermin, VerantwortlichkeiAnschluss kann die Struktur des Gebäudes in Form jeweils zugehörigen Türelementen festgelegt werden.

Die Türelemente können dabei entweder als Standardartikel oder als konfigurierbare Artikel erfasst werden. Zusätzlich können Anwender individuelle Bezeichnungen und Termine im System hinterlegen.

Dokumenten-Management Sämtliche im Rahmen eines Projektes benötigten Dokumente können über die Anwendung „DokumentenManagement“ dem jeweiligen Projekt zugeordnet und beliebig verknüpft werden. Möglich ist dies sowohl für extern erzeugte Dokumente wie Leistungsverzeichnisse, Baupläne, etc. als auch für alle in VlexPlan erzeugten Dokumente. Somit sind alle notwendigen Informationen jederzeit zentral aus der Anwendung in Echtzeit abrufbar.

Konfiguration Basierend auf der Projektstruktur und der Türenliste im Positionsteil der Anwendung „Projekte“ wird die Konfiguration der benötigten Türelemente durchgeführt.

Hierzu können die Merkmale Merkmalsausprägungen, Konfigurationsregeln und Konfigurationsschritte individuell festgelegt werden. Diese bestimmen dann den Ablauf des Konfigurationsdialogs. Eine Konfiguration kann einer oder auch mehreren Positionen eines Projektes zugewiesen werden.

»»Termine »»Türenliste

Konfiguration »»Merkmale »»Ausprägungen »»Regelwerk »»Dialog

Beschaffung »»Anfrage »»Angebot »»Auftrag »»Bestellung

Statusverfolgung

von Grundriss, Geschossen oder Bereichen mit den

Dokumenten-Management

ten und Kosten werden im Projektkopf definiert. Im

»»Verantwortlichkeiten Projekt - Bestellungen - Änderungen - Liefertermine

Informationen bezüglich des Projektes wie Rahmenbe-

Baupläne - Leistungsverzeichnis - Preisblätter - Verträge

wendung „Projekte“ in VlexPlan angelegt. Allgemeine

Wir wissen genau, worüber wir reden.

Beschaffung

Statusverfolgung

Der Beschaffungsprozess kann direkt gestartet wer-

VlexPlan sorgt für eine durchgängige Darstellung des

den, wenn eine Position einen Standardartikel oder

aktuellen Projektstatus sowie aller im Projekt erzeug-

einen vollständig konfigurierten Artikel enthält. Be-

ten Belege, Dokumente oder sonstigen Verknüpfun-

schaffungsanfragen können für eine oder mehrere

gen. Diese werden in der aktuellen Anwendung in Form

Positionen innerhalb eines Projektes individuell er-

einer durchgängigen Belegkette hinterlegt - ob für die

zeugt und an die ausgewählten Hersteller übermittelt

Beschaffungsanfrage, das Beschaffungsangebot, den

werden. Die Ausgabe kann per Ausdruck, Fax oder

Auftrag oder die Bestellung. Durch die Attribute „er-

E-Mail erfolgen. Nach Rückmeldung der Lieferanten

fasst“, „vollständig erfasst“, „freigegeben“, „bestellt“

und Eingabe der Angebotspreise werden die Beschaf-

und „geliefert“ bei den unterschiedlichen Belegarten

fungsanfragen in Beschaffungsangebote umgewan-

bleiben alle Stati transparent und nachvollziehbar. So

delt, die nach Annahme automatisch in Beschaffungs-

wird etwa bei der Änderung einer Bestellposition auto-

aufträge und Bestellungen überführt werden können.

matisch eine Bestelländerung erzeugt und die Belegkette erhält einen aktuellen Statusvermerk.

Die Überwachung aller Beschaffungsaktivitäten erfolgt über das Beschaffungscockpit, um eine lückenlose Änderungsverwaltung für den gesamten Beschaffungsprozess sicherzustellen. Alle Beschaffungsbelege des Projektes können inklusive Status und Termin auf Kopf- wie auch auf Positionsebene angezeigt werden.

Aus dem Cockpit heraus kann direkt in die jeweiligen Belege verzweigt und eine Änderung, wie z.B. eine Terminverschiebung, vorgenommen werden.

Was Sie erwarten dürfen.

Rasche Einführung

Easy Handling - zufriedene und weniger

Dank Plattformunabhängigkeit und schnell erlernba-

„gestresste“ Benutzer

rer Benutzeroberfläche entfallen aufwendige Einführungsphasen und das System kann sofort eingesetzt werden.

Die Software kann als lokale Installation und auch über das Internet (Portal) angewendet werden.

Aufwendige Listen und die Verwendung von verschiedenen Anwendungen gehören der Vergangenheit an.

Einfach, schnell und übersichtlich – für eine maximale Benutzerfreundlichkeit.

Komplexität der Türvariation beherrschen

Produktivitätssteigerung

Der innovative Produktkonfigurator ermöglicht die Um-

Durch Prozessoptimierung und gleichzeitige Reduzie-

setzung verschiedenster Tür- und Zargenvariationen

rung der Fehlerquellen wird der Auftragsdurchsatz

im Handumdrehen. Dank innovativer, webbasierender

und die Produktivität gesteigert.

Technologie zu jeder Zeit und an jedem Arbeitsplatz.

Geringeres Fehlerrisiko

Konfiguration at it´s best

Der Einsatz innovativer Technologien und die plausibili-

Durchgängige

tätsgeprüften Konfigurationen minimieren Fehlerquel-

schnelle und sichere Produktion. Regeln, Merkmale

len und steigern die Prozessqualität.

und spezielle Ausprägungen können festgelegt, jeder-

Konfigurationen

ermöglichen

zeit angepasst und automatisiert werden.

eine

Das E/D/E (Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler

Bei der Recherche nach geeigneten Lösungspartnern

GmbH) ist Europas größter Einkaufs- und Marketing-

sind wir auf einen ERP-Anbieter gestoßen, der sich

verbund für rund 1.400 mittelständische Unterneh-

schon seit vielen Jahren erfolgreich in der Türenin-

men. Als Dachorganisation unterstützen wir unsere

dustrie und im Bauelementegroßhandel engagiert.

Mitglieder aber nicht nur in Sachen Marketing und

Wir freuen uns mit der VLEXgroup - vormals SWING

strategischem Einkauf, sondern entwickeln mit unse-

und update - einen Partner gefunden zu haben, der

ren 40 Spezialisten-Teams auch neue Konzepte, um

sich dieser Herausforderung angenommen hat. Die

die Wertschöpfung unserer Mitglieder zu fördern.

Türenindustrie, die VLEXgroup, Objekteure und das

Wir sehen uns in diesem Sinne als ein Katalysator,

E/D/E haben daher mit der Entwicklung von VlexPlan

um für unser Klientel Ideen und Lösungen nachhaltig

gemeinsam die notwendige Basis geschaffen mit dem

voran zu treiben.

Ziel, auf hochmoderner technologischer Basis eine standardisierte Branchensoftware zu entwickeln, die

Bereits seit einiger Zeit beschäftigen wir uns im

die Abwicklung im Objektgeschäft mit Bauelementen

Fachbereich „Bauelemente“ mit der Optimierung der

nicht nur stark vereinfacht, sondern schlicht hilft,

Zusammenarbeit von Türenindustrie und ihren Groß-

Geld zu sparen.

händlern, Verarbeitern, Planern und Architekten.

Großer Handlungsbedarf wurde insbesondere in der

Klaus Tillmann

elektronischen Projektabwicklung identifiziert, da es

Fachbereichsleiter Bauelemente E/D/E

im Objektgeschäft mit Türen und Toren zwischen den Marktteilnehmern kein standardisiertes, IT-gestütztes Werkzeug für einen durchgängigen Datenfluss gibt.

Der breite Einsatz von Excel führt allzu oft zu Mehrfacherfassungen der Ausschreibungen, Projekte und Angebote, zu Konfigurationsfehlern, Verwechslungen und Nachbearbeitungen. Die mangelenden Reakti-

Semiramis inside

onsmöglichkeiten und die fehlende Historie bei Veränderungen in Bezug auf Beschaffung, Produktion, Lieferung und Montage erschweren die Abwicklung zudem.

Wir sind Ihr IT-Vitaminspezialist powered by

VLEXgroup – Das Team nahe am Kunden

Hard- und Software-Komponenten. Die Optimierung betrieblicher Prozessketten ist im Einführungsprozess ein zentraler Bestandteil für eine erfolgreiche und zukunftsweisende IT-Unternehmensstrategie. Ein umfangreiches Partnernetzwerk sowie weitere Serviceleistungen runden das Portfolio ab und sichern den IT-Projekterfolg.

Als »Semiramis inside«-Partner repräsentieren die Unternehmen der VLEXgroup das Thema der Variantenfertigung wie kein Anderer. Eine Lösung, die alle für ein erfolgreiches IT-Projekt notwendigen Voraussetzungen vereint: Die Unternehmen der VLEXgroup blicken auf eine mehr als 30-jährige Erfolgsgeschichte zurück. Mit insgesamt fünf Lokationen in Achim (Niedersachsen),

»» Umfangreiche Projekterfahrung im Bereich der Bauelemente,

Dürnau (Baden-Württemberg), Kulmbach (Bayern),

»» die Kompetenz und das Verständnis für Geschäfts-

Rheineck (Schweiz) und Sursee (Schweiz) sowie mehr

prozesse im Umfeld von Türen, Tore, Zargen, Bau-

als 450 Bestandskunden – auch mit internationaler

beschlägen oder ähnlichen variantenreichen Pro-

Präsenz – zählt die VLEXgroup zu den führenden Her-

dukten,

stellern von Varianten-ERP im deutschsprachigen Mittelstand.

Die VLEXgroup unterstützt ihre Kunden bei der Auswahl, Beschaffung und Installation aller notwendigen

»» sowie modernste und zukunftsfähige Technologie.

Es ist Zeit für reife Entscheidungen!

Mit VlexPlan haben Sie das richtige Werkzeug!

Wollen Sie ... im globalen Wettbewerb gut aufgestellt sein Ihre Prozesse optimieren und Kosten senken Kundenbindung durch individuelle Produkte die Komplexität Ihrer Artikelvielfalt beherrschen Ihren Daten-/Verwaltungsaufwand minimieren variantenbezogene Kalkulation und Preisbildung Flexibilität und Transparenz in Ihren Abläufen kollaborative Integration Ihrer Wertschöpfungskette Software-Partner, die sich auskennen

... dann erwarten Sie: VlexPlan - Semiramis inside, die Business Software für Ihr gesamtes Objekt-Management eine technologisch führende und zukunftsweisende Business-Software mit Perspektive ein Team, das Sie durch langjährige Erfahrung zum Erfolg führt Easy Handling für zufriedene Benutzer projektbezogene Services und Dienstleistungen ein IT-Produktportfolio, das keine Wünsche offen lässt Software, die Sie begeistern wird

Fordern Sie weitere Informationen oder ein Beratungsgespräch an unter: info@vlexplan.com oder www.vlexplan.com

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Albert-Schweitzer-Straße 16 95326 Kulmbach Telefon +49 92 21 - 8 95 11 - 00 Telefax +49 92 21 - 8 95 11 - 11 info@vlexplus.com www.vlexplan.com

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