2people Brochure

En cloudløsning til HR og personaleledelse Glade, sunde, effektive mennesker og forretning

“Vi valgte 2people da de leverer en dynamisk HR platform som en sikker og effektiv cloudløsning i udvikling.

Grundlæggende leverer 2people et system som er let forståelig, nemt tilgængeligt, med nogle enkle løsninger/værktøjer som gør personaleledelse enkel og logisk, og hvor vi kan tilpasse skabeloner og system efter vores behov og ikke omvendt.”

Susanne Nielsen HR manager Scandic Pelagic A/S

Indhold

Historien bag løsningen

4

Dashboard & rapportering

20

Vores moduler

5

Medarbejderudvikling

23

Administration

7

Arbejdsprocesser

25

”Min virksomhed” Medarbejder & organisation

9

Tid & fravær

26

”Medarbejderprofil” Medarbejder & organisation

11

Udstyr & udlån

29

GDPR - Persondataforordning

31

Kvalifikations- & jobprofil

15

Medarbejder – Dokumentarkiv

32

Teamprofil

17

Rekruttering

33

Net2people

19

2people oversigt

34

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

3

Historien bag løsningen

2people er en effektiv HR cloudløsning, som er lavet af HR-specialister og ledere med erfaring fra mange forskellige brancher og virksomhedsstrukturer.

Vi har stor erfaring med personaleledelse/HR og kan derfor forstå jeres behov.

Med 2people får I en løsning som:

•

Kan betale sig at købe og giver et positivt resultat på bundlinjen

•

Kan bruges af små og mellemstore virksomheder

•

Er hurtigt at forstå, implementere og lære

•

Ikke er præget af så meget snak – men hurtig mulighed for handling

• Indeholder de mest rigtige og enkle værktøjer, som ledere og medarbejdere kan benytte effektivt. Herunder sikrer løsningen at kravene fra den nye EU persondataforordning overholdes

4

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Vores moduler En enkel løsning med mange muligheder

• Arbejdsprocesser

• Talentvurdering

• Medarbejdertilfredshed

• Kompetencestyring

• Sygdomssamtaler

• Organisation

•

• Ledelsesvurdering

• Intranet

• Udviklingsplaner

• Net2people

• Rekruttering

• GDPR

•

• Opgavestyring

• Læring

• Kvalifikationskatalog

• Jobbeskrivelser

• APV

• Karriereveje

• Udstyr

• Teammøder

• Certifikatstyring

• Dashboards

• MUS

• Ombord

• Rapporter

Tid & fravær

2people

|

Udlånte effekter

En cloudløsning til HR og personaleledelse

5

“2people understøtter vores onboarding meget effektivt og sikre at vi overholder GDPR.” Anders Skortstensgaard CEO & Founder Skortstensgaard

6

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Administration

Med værktøjerne i administrationsmodulet kan du selv opsætte og planlægge fremgangsmåden for MUS, sygesamtaler, Onboarding, APV osv. De værktøjer/skemaer du vil benytte til personaleledelse, kan du lave her. Du kan meget let styre, hvem der skal have adgang til hvad i 2people.

I administrationsmodulet kan du:

•

Oprette medarbejderdata

•

Ændre medarbejderdata og password

•

Designe 2people til din virksomhed gennem valg af farver og logovisning

•

Oprette firmaadresser, medarbejdergrupper mv.

• Vælge sprog, valuta, varsling af certifikatudløb, samt moduler i 2people der skal aktiveres

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

7

Administration

I administrationsmodulet kan du også:

•

Oprette grupper og rettigheder i 2people.

Løsningen har flere grundlæggende roller; leder, chef, medarbejder, personaleansvarlig og administrator. Der kan gives rettigheder i 2people efter behov

• Oprette og vedligeholde kvalifikationer, certifikater, mål og job

Knytte medarbejdere til job, opgaver og kvalifikationer

•

Oprette og vedligeholde processer, opgaver og jobbeskrivelser

8

•

•

• Uploade dokumenter i arkivet til hele organisationen (fx personalehåndbog), til en afdeling eller en enkelt medarbejder

• Oprette processer til MUS, Medarbejdertilfredshedundersøgelse, APV, sygdomsamtaler og meget andet

• Oprette dialogskemaer fx MUS, (Standard skabeloner kan benyttes)

• Tilknytte mål, startdato, deadline, Udviklingsplan, kvalifikationer, karrierevej og meget mere

Udarbejde rapporter

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

“Min virksomhed” Medarbejder & organisation

Giver dig et overblik over organisationsstrukturen i din virksomhed. Meget let adgang til informationer om mål, værdier, beskrivelse af de enkelte afdelinger samt informationer om den enkelte medarbejder og leder.

En effektiv løsning hvor du kan:

Du kan også:

• Søge efter en bestemt afdeling, kollega, jobtitel

• Se kontaktdata på en konkret medarbejder

•

Tilknytte leder og medarbejdere

•

Tilknytte værdier, forretningsmål, teammål

Finde ansættelsesdata/systemdata/ persondata på en konkret medarbejder (alt efter din rolle)

•

Grafisk hurtigt se hvor en bestemt medarbejder er tilknyttet

•

2people

|

• Oprette afdeling og team med beskrivelser og adresse

Oprette og se dokumentation fra Afdelings-/teammøder

•

• Se kvalifikationsmatch-up på afdelings-/teamniveau

En cloudløsning til HR og personaleledelse

9

“Vi valgte 2people fordi det er et meget brugervenligt system, som stadig bliver udviklet og udvidet. 2people er et system, der tilpasser sig til forretningen, i stedet for at forretningen skal tilpasse sig til systemet. Vi kan kun anbefale 2people - vi er virkelig blevet bekræftet i hvor brugervenligt det er, for når man først får fingrene i det, så er der flow i det.”

Mette Godsk Hjortnæs HR-partner Mortalin

10

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

“Medarbejderprofil” Medarbejder & organisation

På den enkelte medarbejder finder du meget hurtigt de nødvendige data, dokumenter, kvalifikationer, certifikater mv. Det nedbringer meget effektivt administrationstiden på personalet.

En effektiv løsning hvor du har:

•

Personoplysninger og kontaktdata

•

Arbejdsrelaterede oplysninger

•

Systemoplysninger

•

Mulighed for at lave dine egne felter, som selvfølgelig kan indgå i lister og i din onboarding

•

Stedfortræder til den enkelte medarbejder/leder for en bestemt periode

•

Tilgang til alle dokumenter knyttet på den enkelte medarbejder

•

Liste over udleverede effekter fx mobiltelefon, bærbar computer, mv.

•

Kvalifikationer, uddannelser/kurser og certifikater med udløbsdato

•

Påmindelser om fx lønforhandling

•

Notater om den enkelte medarbejder

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

11

“Medarbejderprofil” Medarbejder & organisation

Medarbejderdata og informationer generelt: • Der kan laves en detaljeret liste/rapport over oplysningerne tilknyttet den enkelte medarbejder, som krævet i den nye EU persondataforordning. Denne rapport kan printes.

• Data og dokumenter kan sættes til automatisk sletning efter en valgt periode

• Medarbejderen godkender at virksomheden registrerer løsningens data i orienterings-/samtykkeerklæring

12

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

“Vi valgte 2people fordi de taler et sprog som vi kan forstå. 2people er let at bruge, løsningen er meget logisk, - uanset om vi benytter udvikling/handlingsplan, MUS, opgavestyring eller opbygningen af vores ombordproces. Vi benytter 2people både til forretnings- og medarbejderudvikling. Løsningen kan i den grad bruges til vores virksomhed.”

Claus Egholm Indehaver Kjellerup VVS

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

13

“Jeg er stødt på mange systemer, der lover det samme; lette skræddersyede løsninger, som er meget brugervenlige, og til overkommelige priser. Jeg oplever dog, at der altid er mindst ét af kriterierne, der ikke er opfyldt. Altså, indtil jeg blev introduceret til 2people. Det er så tæt på en skræddersyet løsning, i forhold til, hvad langt de fleste virksomheder har brug for. Det er brugerintuitivt og med absolut overkommelige priser. Jeg kan kun give min varmeste anbefaling til 2people.”

Karen Mørkholt HR-ansvarlig Revision Limfjorden

14

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Kvalifikations- & jobprofil

2people kan give dig et overblik over dine medarbejderes nuværende jobindhold.

Det sker ved hjælp af redskaber som er lette at gå til, og som præsenterer resultaterne på en enkel og forståelig måde. I 2people kan du desuden planlægge nye processer og dermed også fremtidens kvalifikationer i din virksomhed.

I kan gennemføre: • Planlægning og oprettelse af virksomhedens kerneprocesser

• Matche kvalifikationer som opgaven kræver til de kvalifikationer som medarbejderen eller teamet rent faktisk har

• Planlægning, oprettelse, og ændring af virksomhedens opgaver

• Planlægning og oprettelse af de ønskede og krævede kvalifikationer og certifikater på opgaverne

• Matche kvalifikationer som henholdsvis jobbet og medarbejdergruppe kræver

• Jobbeskrivelser med registrering af: ansvarlig person, udførende person, udførselsinterval, prioritet, forbedrings forslag, automatisk/manuel udførsel

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

15

“Jeg er forelsket i 2peoples system ift. aftaler mellem leder og medarbejder – super troværdigt og vi er ude over meninger og opfattelser. 2people er altid lydhør for forslag og der er altid hjælp at hente, når man har brug for det.

Med 2people kan jeg arbejde strategisk med kompetenceudvikling og med trivsel & så kan jeg sikrer klare aftaler mellem leder og medarbejder.”

Henriette Nørgaard HR & Procesansvarlig AB electric A/S

16

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Teamprofil

Et modul der sikrer at du har styr på data og informationer om teamet.

Det sikrer at din virksomheds teams løser de rette opgaver, på den rette måde.

Et effektivt redskab som indeholder:

•

Overblik over teams med billede og kontaktoplysninger

• Skabeloner og dokumenter som teamet benytter for opgavernes udførsel

•

Se og opret en team handlingsplan

•

Se og opret et teammøde/tavlemøde med teammedlemmer

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

17

Teamprofil

For team/tavlemøderne er der mulighed for at:

•

Se og oprette en agenda

•

Se eller oprette referat/fokusområder

•

Se eller uploade dokumenter

•

Se eller lave lister med ideer og udfordringer

• Se eller oprette en udviklingsplan med ansvarlig person, prioritet, status, startdato, deadline, mv.

18

•

Følge op på teamet

•

Registrere mødedeltagelse

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Net2people

Et interaktivt intranet til effektiv udveksling af informationer. I kan sende beskeder, dokumenter, videoer til grupper og enkelte medarbejdere.

Et sted at fortælle ”den gode historie” på en lækker måde.

Et effektivt modul som giver mulighed for:

•

At dele nyheder og viden

•

At sende og dele videoer og billeder

•

At chatte

At foretage effektive søgninger ved hjælp af tags, både i beskeder, nyheder og chats

•

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

19

Dashboard & rapportering

Her får du et super hurtigt overblik over de informationer, opgaver, og ikke mindst mennesker, som betyder noget for dig.

Et overblik og en rapportering på:

•

Forretnings-, team- og dine mål

•

Dine opgaver med deadline og status

•

Dine teammedlemmer med kontaktdata

Beskeder fx ”dit certifikat eller din medarbejders certifikat udløber om en måned”

•

• 2people leverer en række rapporter som kan benyttes generelt for at træffe de rette beslutninger

20

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

“2people giver først og fremmest en tryghed fordi løsningen understøtter GDPR. Medarbejderdata og dokumenter (alle slags) er lette at finde og slettes som vi har besluttet.

Alt hvad vi ønsker at gennemføre med og for vores medarbejdere kan gennemføres i løsningen på en super let måde.”

Per Rasmussen Direktør Bedemand Per Rasmussen

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

21

“Med 2peoples cloudløsning giver det totalt mening at bruge ressourcer på MUS og andre HR processer, som udvikler min forretning og medarbejderne.

Vi har benyttet 2people i flere årshjul og det har været en kæmpe støtte. 2people benyttes både af mig og mine medarbejdere.

Jeg kan kun anbefale 2people.”

Peter Toft CEO Toft-Care

22

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Medarbejderudvikling

2people sikrer at I på en effektiv måde kan få planlagt jeres fælles fremtid i din virksomhed.

Du kan få helt styr på de målsætninger og tilhørende aftaler som medarbejder og leder laver for fremtiden. Det er ikke kun MUS-processen, som 2people understøtter effektivt.

2people understøtter også mål/resultatstyring, ombordsamtaler, sygesamtaler, APV, medarbejdertilfredshedsundersøgelse mv.

2people sikrer: • At du kan lave talentvurderinger og følge/planlægge udviklingen ud fra disse

• At du meget hurtigt kan udarbejde de helt rigtige dialogskemaer og undersøgelser som I vil benytte

• At I kan lave udviklingsprocesserne præcist så de giver mening for jeres forretning

• At udsendelse af dialogskemaerne og undersøgelser sker effektivt til rette tid og person

•

Alle processer kan følges tæt og dermed hjælpes på vej

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

23

Medarbejderudvikling

Du får en lang række muligheder: Adgang til igangværende undersøgelser fx medarbejdertilfredshedsundersøgelse

•

• Til dialogskemaer kan følgende tilknyttes og dermed blive en del af samtalen:

- Målsætninger på forretnings-, afdelings og medarbejderniveau - Karrierevej - Kvalifikationer - Jobbeskrivelse - Rapport fra forrige trin i processen (fx resultat af APV-undersøgelse som danner udgangspunkt for aftaler/actions) - Udviklingsplan - Aftaler/actions

24

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

• Adgang til udviklingsplaner for hele organisationen, for afdeling/team eller for enkelte personer

• Se fremdrift i udviklingsplanerne på hele organisationen, afdelingen eller den enkelte medarbejder

• Se resultatet af undersøgelser og evalueringer med et enkelt klik

• Adgang til planlagte og igangværende dialoger - MUS, GRUS, opfølgningssamtaler mm.

Arbejdsprocesser Fx. on- og offboarding

Understøt arbejdsprocesserne i jeres virksomhed, og sæt strøm til alle dine tjeklister, så opgaverne sendes afsted til rette personer og afdelinger til tiden.

Arbejdsprocesserne er meget lette at opsætte, hvilket betyder at I selv kan gøre det, og dermed spare tid og penge.

Et effektivt værktøj til:

•

On- og offboarding præcist som I vil gennemføre disse

•

Godkendelse af handlinger - fx en personaleanmodning

•

At oprette formularer som skal udfyldes i processen

•

At følge gennemførslen af opgaver i processen

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

25

Tid & fravær

Der kan gennemføres tids- og fraværshåndtering i systemet.

Smid alle de regneark væk, hvor I holder styr på ferie- og sygdomsregistreringer, og få styr på det i et system. Hold styr på flextid og overarbejde. Kort sagt få sat strøm til tids- og fraværshåndtering i et simpelt og hurtigt opsat system.

Sæt systemet op på 10 min. for en ny medarbejdergruppe.

26

•

Få overblik over ferieønsker

•

Sygdomsregistrering og opfølgning

•

Registrering af tidsforbrug

•

Godkendelse af tidsregistreringen

•

Overblik over egen sygdom og ferie

•

Udtræk rapporter

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

“I Viborg FF er VFF2people blevet en central del af vores kommunikation og indsamling af data i forbindelse med vores Akademi. Data i 2people kan opsummeres og sammenlignes på tværs af årgange. Det giver os en unik mulighed for at følge spillerens udvikling og sammenligne med talenter fra tidligere årgange.”

Palle Nielsen Team Manager Viborg FF

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

27

“Jeg anvender bl.a. 2people til forsvarlig arkivering af personaledokumenter, medarbejderudviklingsværktøjer, APV undersøgelser, osv.

Værktøjet betyder, at jeg har ét system, som indeholder alt det jeg som HR konsulent har brug for ifm. optimal personalehåndtering” Tina Nedergaard HR konsulent Ymer Technology ApS

28

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Udstyr & udlån

I modulet kan I holde styr på udlån af alt udstyr til medarbejdere og afdelinger, herunder hvem der administrerer udstyret.

• Udstyrshåndtering

•

Oprettelse af udstyr

•

Oprettelse af grupper

•

Varsling ved udløb på certifikat på konkret udstyr

•

Historik på udstyret

•

Ansvarlige for udstyret

•

Rapportering

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

29

“2people er meget brugervenligt og et ideelt system til hele vores HR og meget mere. Vi bruger 2people til MUS, ombordsamtaler, jobbeskrivelser og selvfølgelig til understøttelsen af GDPR, vi er meget tilfredse med hele systemet. Som ejerleder kan jeg kun anbefale 2people, et helt igennem fantastisk ledelsesværktøj.”

Steffen Vestergaard Salgschef Vestergaard Huse

30

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

GDPR - Persondataforordning

2people gør det meget lettere at overholde kravene fra den nye persondataforordning GDPR. • Som administrator kan du oprette og ændre jeres orienterings-/ samtykkeerklæring, som efterfølgende kan accepteres ved det næste login i 2people, som medarbejderen foretager.

• 2people fjerner alt medarbejderdata efter endt ansættelse og efter det antal dage I beslutter.

• På den enkelte medarbejdersprofil kan det markeres, at lige præcist denne medarbejder ikke skal slettes.

• Der kan sættes udløbsdato på samtlige dokumenter, og medarbejderen har selv adgang til data og dokumenter på sig selv.

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

31

Medarbejder - Dokumentarkiv

Et arkiv der gør det nemt og rigtig hurtigt at finde de rette dokumenter, med den meget effektive søgefunktion og metode til arkivering.

Et effektivt dokumentarkiv som indeholder: • Skabeloner som kan benyttes af hele organisationen eller af en enkelt afdeling/team

• Dokumenter som er aktuelle for hele organisationen eller for en enkelt afdeling

• Dokumenter vedrørende den enkelte medarbejder, Ansættelseskontrakt mm

32

•

Meget effektiv søgning med brug af tags

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

Rekruttering

Med rekrutteringsmodulet i 2people får du et effektivt redskab til rekruttering af nye medarbejdere. Modulet giver dig et overblik over hele rekrutteringsprocessen, samt konkrete redskaber og funktioner, der hjælper dig hele vejen igennem processen.

Du får:

•

Mulighed for at dele dine jobopslag til de rette medier både ekstern og internt

•

Automatisk mailkorrespondance igennem hele rekrutteringsprocessen

•

Behandling, vurdering og udvælgelse af ansøgere også i ansættelsesudvalg

•

Direkte onboarding og oprettelse i medarbejderprofil og meget meget mere

2people

|

En cloudløsning til HR og personaleledelse

33

2people oversigt

1

2

3

4

5

6

Overblik

Medarbejder- & organisationsprofil

Administration

Medarbejder udvikling

Jobprofil

Net2people

• Dine opgaver

• Medarbejder stamdata

• Registrering

• Medarbejder/ lederundersøgelse

• Jobbeskrivelser

• Intranet

• Målsætninger

• Chat

• Beskeder

• Medarbejder arkiv

• Dit team/afdeling

• Organisations diagram

• Jobprofiler med tilhørende opgaver og kvalifikationskrav

34

2people

|

• Medarbejder/ lederundersøgelser • Skabeloner ansættelsesretlige, APV, MUS mv.

• Målsætninger • Udviklingsplaner

• Jobbeskrivelser

• MUS og opfølgnings samtaler

• Autorisationsgrp.

• Ombord samtaler

• Rettigheder

• Sygdomssamtaler

• Kvalifikation/ certifikatkatalog

• APV møder • Kursusevalueringer

En cloudløsning til HR og personaleledelse

• Beskeder

• Video • Opgaveprofiler med • Billeder kvalifikationskrav, • Lukkede og samt ansvarlige og åbne grupper udførende medarbejdere • Karriereveje med kvalifikationer

7

8

9

10

11

12

Team- og afdelingsværktøj

Tid & Fravær

Arbejds processer

Dokumenter

Notifikationer

Rekruttering

• Kvalifikations match-up på team/afdelingen

• Definér tids- og fraværsarter

• On- og offboarding

• Strukturel dokument håndtering

• Notifikationer via e-mail og sms

• Jobannoncer på hjemmeside og jobportal

• Medarbejder dokumenter

• På opgaver

• Afdelings/team og virksomheds dokumenter

• På remindere

• Understøttelse af team/ afdelingsmøder

• Definér tidsgrupper med forskellige regler

• Dokumentarkiv

• Feriehåndtering og opsparing

• Billedgalleri

• Ferieønsker • Sygdomsregistrering og opfølgning • Alloker tid til forskellige aktiviteter

• Allokering af opgaverne i arbejdsprocessen • Hvem, hvor og hvornår skal opgaver løses • Overblik over alle arbejdsprocesser • Proces- og godkendelsesstyring

• Effektiv Søgefunktion via tags

• Ved deadlines • På processer • Ved sletning af dokumenter • På målsætninger • Mødeindkaldelser • Certifikatudløb • Sygesamtaler

• Vurdering og selektion af ansøgere/ kandidater • Automatisk korrespondance efter dit valg • Videoansøgning og jobpræsentation • Direkte onboarding

2people +45 60 55 69 44 2people.com