Gestión y Organización de los Proyectos de Formación

FOREM‐A

GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS PROYECTOS DE FORMACIÓN.

Curso Gestión de la Formación 55/02 | Otilia Árbol Valverde

CURSO GESTIÓN DE LA FORMACIÓN

Nº 55/02

MÓDULO II: Gestión y organización de los Proyectos de Formación.

2.1.-Concepto y Características de un Proyecto.

El proyecto en general, podría definirse como una acción específica, generalmente original y nueva, que estructura metodológica y progresivamente una idea, con la intención de hacerla realidad en el futuro de forma controlada y eficiente (Alvarez, M. y Santos M., 1996).

La idea de proyecto tiene su raíz en EE.UU. en los años 40 y 50 en la industria del armamento aeroespacial, como un nuevo modelo de gestión. La primera experiencia de proyecto management corresponde al "Manhattan Projet", que desarrolló la primera bomba atómica.

Una de las características inherentes al concepto de proyecto es la discontinuidad. Un proyecto tiene, por definición, un comienzo y un final predeterminados y se trata de una actividad específica que no tiene carácter repetitivo.

Todo proyecto se compone de las siguientes fases: • Fase I: Planificación.

• Fase II: Programación • Fase III: Puesta en marcha, ejecución y control.

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Fase IV: Evaluación.

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Fase I: Planificación.

Es probablemente la fase de mayor importancia de todo proyecto. Es en esta fase donde se determina qué debe hacerse y si se puede hacer (factibilidad del proyecto). Los apartados de mayor significación son los siguientes: • Esquema preliminar: en primer lugar incluye los objetivos, así como las estimaciones preliminares de los recursos, capacidades necesarias para las tareas, prioridades, plazos, presupuestos, responsabilidades, efectos y problemas, etc.

• Respaldo de la autoridad superior: en todos los proyectos (sean unipersonales, grandes o complejos) es esencial contar con el respaldo superior expreso.

• Análisis de la viabilidad: se trata de saber si la idea de la concepción del proyecto es viable y si el resto de las condiciones de ejecución son razonables y aconsejan que dicha idea se transforme en proyecto.

En una empresa, lo normal será que un proyecto se lleve a cabo si la rentabilidad de la inversión es interesante. En el caso de otras instituciones, la rentabilidad económica no será una meta en muchos casos, pero de todas formas es necesario su análisis a fin de conocer si sus beneficios son superiores a los costes que implica, la técnica más utilizada es la que se conoce como análisis coste/beneficio.

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• Las personas: a continuación se detallan las personas que generalmente participan en un proyecto y sus respectivos roles:

PERSONA ROL Jerarquía de El nombre grupal de todas las personas que proyecto participan oficialmente en el proyecto Director de proyecto/ comité de conducción

Grupo de control de calidad/ supervisión Jefe de proyecto Equipo del proyecto Equipo central

Persona o personas con el conocimiento y autoridad necesarios para que el proyecto funcione. Son los "dueños" del proyecto, es decir, son responsables de sus consecuencias. Interviene a nivel estratégico más que a nivel táctico u operativo Por lo general un grupo asesor formado para cubrir el tiempo de duración del proyecto

La persona responsable del proyecto en un nivel táctico u operativo Personas seleccionadas para efectuar el trabajo del proyecto debido a sus cualificaciones.

Personas que asisten al director de proyecto de manera muy cercana

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Fase II: Programación. En esta fase se examinan en profundidad las tareas, los recursos, los efectos y las necesidades del proyecto.

Los puntos más destacables serán: • Ordenar lógicamente las tareas: una vez identificada las tareas es necesario darles una secuencialización, discriminando aquellas tareas relativas a la dirección del proyecto y aquellas tareas relativas al contenido del trabajo real del proyecto.

• Estimar las necesidades de recursos: se trata de verificar la estimación de los requerimientos con respecto a capacidades técnicas, tiempo, equipamiento y recursos financieros a la luz de la información adicional que se tiene en este momento.

• Identificar la jerarquía del proyecto: a fin de aclarar quién puede tomar una determinada decisión.

• Supervisar y controlar: el control sólo es posible si se ha hecho una definición de los objetivos del proyecto con claridad y concreción suficientes.

• Normas de procedimiento: los miembros del equipo deben saber cuáles son las normas grupales que se espera que cumplan.

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• Programación de las tareas: en esta fase se programan el contenido del trabajo y los recursos del proyecto.

Fase III: Puesta en marcha, ejecución y control.

La persona o el equipo encargado del proyecto llevan adelante el trabajo de acuerdo con el plan establecido. Al poner en práctica el plan del proyecto, supervisarlo y controlarlo, la jerarquía del proyecto se asegura que los resultados finales sean los esperados con los objetivos fijados. Los elementos a tener en cuenta serán los siguientes: • Puesta en marcha: si bien el programa está definido y aprobado, éste tiene que poder ser flexible a fin de poder adaptarse ágilmente a los cambios que indefectiblemente aparecerán en la ejecución del proyecto.

• Supervisar y controlar: es necesario considerar la supervisión y el control como un proceso continuo durante todo el transcurso del proyecto mediante comprobaciones del progreso realizado en relación con el plan, y el modo de aplicar medidas a tiempo. Es recomendable supervisar y controlar los siguientes apartados: 1. Costes con arreglo al presupuesto y a la aportación de los fondos.

2. Los cambios introducidos y su repercusión en proyecto y la organización.

3. La calidad del trabajo desarrollado.

4. La capacidad para cumplir con los plazos previstos.

5. La disponibilidad de los recursos.

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• Organización de reuniones: son una parte importante dentro de la vida de los proyectos, es conveniente conocer las técnicas de conducción de reuniones para que éstas sean eficaces.

• Redacción de informes: es beneficioso establecer criterios definidos en cuanto a su elaboración. Si existe un formato preestablecido, resultará más fácil la coordinación de la información.

• Fijar una estrategia de comunicación: es útil definir qué se necesita comunicar, a quién, cuándo, dónde y por qué medio.

Fase IV: Evaluación. Es la fase final del proyecto. Sus aspectos constitutivos son: • El informe final: al completarse el proyecto, el jefe del mismo presenta el informe final al director general del proyecto. Si bien en su aspecto formal es similar a los informes de gestión normales, contiene una evaluación global del mismo y además recomendaciones para acciones futuras, más allá de los alcances del actual proyecto.

• El análisis posterior al proyecto: engloba la totalidad del mismo, y normalmente se hace en base a cuestionarios que se envían a todas las personas implicadas en el proyecto. Se analiza el proyecto por etapas, relacionando las respuestas y comentarios con los elementos constitutivos del proyecto. El propósito del análisis es aprender de la experiencia del proyecto.

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