分會經營的八堂課

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學員手冊

分會訓練的八堂課

Course designed by:

王健強 總會資深講師 Address & other information

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©版權所有：JCI 保留所有法律權利。 作者 JCI 授權使用本出版物的所有國家組織，其 下屬地方組織和 JCI 培訓師和複製內容時，青年 商會個人會員和非會員都用於教育和培訓。在使 用過程中反映的意見和概念不一定反映的 JCI。 財務收益： 為了維護智慧財產權，沒有書面許可本刊物不得 以任何方式 - 電子，機械，影印，錄音，或其他 方式複製，存儲或以任何形式或 翻譯： 未經明確書面許可無法以其他語言翻譯出版

參考資料 所使用的出版物名稱 分會經營訓練課程 一個邁向成功的機會-新會員訓練手冊 分會領袖訓練叢書 總會章程

JCI 是一個全球性年齡在 18-40 的年輕人擁有相 同信念以創造積極的改變，在全球超過 115 個國 家和地區擁有超過 5000 個地方組織，近 20 萬名 成員。我們集體行動來提升自我與周圍的世界。 從事社會發展的國際項目，展示自己的社會責 任，並通過參與中領導和提升自我。

分會經營訓練手冊

JCI 的全球會員致力於成為更好的領導者建立一 個更美好的未來。

世界青商總會機會發展手冊

一年領導 輔導成立分會辦法 計畫發展手冊

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青商使命 (JCI MISSION) 提供發展機會促進青年人創造積極正向的改變 To provide development opportunities that empower young people to create positive change.

青商願景 (JCI VISION ) 成為領導青年積極公民的全球網絡 To be the leading global network of young active citizens.

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青商信條(JCI CREED) 我們深信 We Believe 篤信真理可使人類的生命具有意義和目的 That faith in God gives meaning and purpose to human life 人類的親愛精神沒有疆域的限制 That the brotherhood of man transcends the sovereignty of nations 經濟上的公平，應由自由的人通過自由企業的途徑獲得之 That economic justice can best be won by free men through free enterprise 健全的組織應建立在法治的精神上 That government should be of laws rather than of men 人格是世界上最大的寶藏 That earth's great treasure lies in human personality 服務人群是人生最崇高的工作 And that service to humanity is the best work of life

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分會經營的八堂課訓練 講師授課指引 （INSTRUCTIONS FOR THE TRAINER）

授課方式 「青商一小時講習會」系列的設計方式，乃方便講師根據時間的長短，調整內容，本系列每單元 課程內容完備，包括完整的講授大綱，也針對講習會的主題提供建議。 授課大綱和討論主題，可供講師挑選，找出想要訓練和安排的課程內容。 每堂課的內容也都很完備，包括授課大綱並建議討論話題。 授課大綱只是提供綱要，講師需依自己的經驗和背景決定如何訓練、如何選定問題、如何主持團 體討論，講師亦可以不採用本書所提供的授課大綱而自行準備。 授課大綱應該僅用來當作基本參考，但也可以完全探用。 講師應該把個人經驗放入訓練中，使自己的價值觀、意念、經驗得以傳授給參與訓練的學員。 若講師願意的話，可多利用海報，製作自己的投影片。 溝通技巧 要強調的是必須使參加講習會的會務執行人員投入參與訓練之中。 研討會或分組討論的方式，會使學員較為喜歡參與，且透過這種方式，也會使人記住更多重點。 既然演講的形式不易使人心改變太大，所以在此處建議的許多溝通技巧，將有助將意念烙印在學員 腦海中。 許多問題得以解決，許多想法得以激發，經常是來自於團體，而且是那些來自於個體的想法，也 常能夠對團體造成更大更多的衝擊。

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無論是多麼好的一位演說者，只要利用此處所提供的溝通技巧，意念將能有更多發揮，成為更有效 的講師，並且使學員了解他們有能力解決自己的問題。 以下說明部分講師可以使用的溝通技巧: 破冰式（ ICEBREAKER） 這是一種使聚會變得輕鬆、和善的「前導」方法。 進行方式： 1、在宣佈會議開始之後，主席指出現場的學員有大多彼此不熟識。 2、主席要求議程暫停五分鐘，每位學員向右手邊的人做自我介紹一一姓名來自 何處、嗜好、興趣等等。 3、五分鐘過後，主席繼續進行議程，邀請每位學員輪流起立介紹左手邊的學員。 達成目標: 1、打破會議的嚴肅氣氛，使較害羞的人不致陷入沈默，每個人都有展開話題的 機會。 2、使學員有機會練習站立演說。 分組組論（ DISCUSSION GROUP） 這個方法可針對某個特定的主題，展開全方位的探討。這也是獲得所有成員觀點最快的方法。 進行方式： 1、將成員分為數個小組，每組人數不超過十人。 2、每個小組選出自己的主席和發言人。 3、討論的目的一旦傳達以後，即給各組八到十分鐘討論。 4、討論時間過後，講師點各小組的發言人，針對該組的發現提出報告。 5、各小組報告過後，大家對討論的主題應能產生較清晰的概念。 6、講師針對各組發言人提出的內容，做出摘要說明。強調其中的要點，並補充 任何遺漏部分。 7、每次展開新的討論，各小組即重新選出主席和發言人。

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達成目標: 1、所有人均有機會參與討論。 2、每個人認為自己對於目標的進展有所貢獻。所有的人均能感覺得到自己的貢 獻受到認可。他們不是團體裡微不足道的一員，而是促進團體進步不可或缺 的一份子。 3、各小組的主席從領導討論中，獲得珍貴的經驗。 4、各小組的發言人透過做小組討論摘要及口頭表達，而獲得珍貴的經驗。

腦力激盪（ BRAINSTORMING） 腦力激盪無論在大小型會議裡，都是激發成員創意的有用方法。這種技巧，是在最短時裡，達成 最大量的念頭激發。產生念頭時，毋須考慮可行性。激盪念頭優先，稍後再做評論。 腦力激盪的原理很簡單，乃設定任何問題並非僅有一個標準答案；此外，許多最成功的念頭，乃 是那些初看之下毫無邏輯、滑稽、不能實行的念頭，而批評論斷和過去的經驗，往往是扼殺創意的 劊子手。批判式的評估，必須與創意激發的過程分開。 進行方式： 1、主席說明腦力激盪的目的，宣佈規則，並將主題寫在黑板上。 2、主席請學員提供想法和建議，並立刻記錄在黑板上。學員坐著，儘快提出想 法，只要主席來得及寫下來。在此階段禁止任何批評，並鼓勵所有人隨時提 出想法。 3、腦力激盪持續十分鐘的時間，或是直到無人發言為止。 4、主席感謝學員，並進行下個步驟一一評估。所有成員共同檢視所有的建議是 否適用，或是分數個小組來進行步驟。 達成目標： 1、練習以腦力激盪的方式增進創意的能力。有些人天生就是智多星，然而我們 每個人都可以經過練習，增進創造力。 2、腦力激盪可以節省研究的時間。許多有價值的念頭，經常是在十分鐘的腦力 激盪裡，創造出來的。 3、腦力激盪增進人與人之間的溝通。腦力激盪時的無拘無束，有助於增進融洽

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氣氛。 4、腦力激盪是提供沈默寡言的成員貢獻所長的最佳方式。 注意:積極正面性的思考是有必要的。 講師應該告誡學員勿使用負面性的用語，諸如「那不可行。」「這個想法 太可笑了」。這些「殺手式語言」會阻礙成員意見表達的信心與熱誠。

案例研究（ CASE STUDY） 案例研究是以書面方式敘述，含有許多問題的某一種情況。案例研究提供學員探究某種狀況、分 析其重要層面、達成各方面的結論。 進行方式： 1、將案例影印多份，參與討論者人手一份，使學員在討論前即能有充分的準備。 2、講師不應提供訊息：講師的目的是協助學員分析並釐清他們對狀況的看法。 3、講師應該讓討論保持不斷，針對問題討論，且鼓勵參與。 4、各組的人數在八到十人，以使每人有更多參與投入的空間。人數較多的組應 再分更小的小組，各組層層上報。 5、案例經過小組討論分析後，進行全組討論。 6、整個案例研究練習不應該超過二十分鐘。 達成目標： 1、學員能夠自己討論案例中出現的問題，對於各項問題的因素間之相互關連， 有更好的察覺能力。 2、討論有助於學員分辨出有相關的要素與無關緊要之要素。 3、學員將了解：透過與他人溝通的過程中，他們應從自己和從他人兩方面的觀 點來看事物。

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課程內容 1、分會經營與理事會成員的職責: 理事會成員對分會、對社區對會員、對青商的職責。 2、分會活動: 分會裡的機會提供以及委員會系統之運作。 3、溝通: 如何發展公共關係計畫和對內的溝通：使會員參與和積極投入的 關鍵。 4、會友參與會務: 會員的吸收、參與丶積極投入。 5、自願性社團裡的領導: 何謂領導？領袖的職責和義務。 6、計畫: 檢視並詳細討論分會的活動計畫和年度計劃。 7、財務： 檢視並詳細討論分會的財務管理系統 8、會議： 會議成功並吸引會員的秘訣；作出關鍵決策

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開幕式和課程綜覽 （OPENING AND PROGRAM REVIEW）

前言 使參加者清楚明白他們參加這個訓練的原因，這一點很重要。他們必須盡最大的努力吸收課程內 容。本堂課主要目標在詳細說明每一堂課的內容，以及各堂課對學員的期許。

授課大綱 向大家表示歡迎之意。 自我介紹。每位理事會成員自我介紹之後，他應該與團體分享自己身為分會理事成員在未來一年的 期望和計畫。 分會理事會成員必需擁有熱誠、知識、奉獻、經驗。 你必需始終抱持著熱誠和奉獻的心。 如今有機會探討知識，經驗便會隨之而來。 除非會務執行人員了解自己該做什麼，否則分會將不會成功。 國家總會可以提供協助之處:總會會刊、總會輔導理事兼執行長、講師。 講師必需經驗豐富且充分準備。 初階的訓練課程已備就緒。 使學習效果發揮最大極限的方法:參與、發問、筆記。 珍惜並把握學習的機會。

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分會經營的八堂課訓練 第一堂課

分會經營與理事會成員的職責 （LOCAL MANAGEMENT AND RESPONSIBII OF THE BOARD MEMBERS）

前言 有效率的分會經營是必需的，這也是對每位理事會成員的期望。沒有良好的組織，任何分會都無 法善用自己的資源。理事會成員必需知道自己的職責，架構必需儘可能簡單，溝通管道必需清楚簡 明。本堂在說明有效率的分會組織。

授課大綱 前言:有效率的組織對充分利用分會資源的重要性。 檢視現今的架構：認可目前的架構可以更改進，並主持一次調查：畫分權力區域：清楚明訂理事會 與常務理事會的職責範圍。

所有的主要工作職責必需分派給分會會務執行人員，沒有重疊。理事會成員和會務執行人員必需完 全清楚自己的工作職掌。

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相關用辭說明

理事會:訂定政策。指導和監督運作· 在需要之處提供支援。理事會必需規劃完善，會議主持良好、議程在會議之前即發佈，會務執行 人員於理事會做報告、會議記錄迅速發出。 常務理事會:節省例行性事物之處理時間。 會長:領導人和激勵者。發言人和公共關係指標。分會在區會、總會、世界總會中的代表。 前會長:有義務協助並支持會長。執行特別任務例如擔任輔導成立子會之主任委員或官方與非官方社 區活動之青商代表。有些分會的前會長則擔任分會法制顧問或會議時的指定法制顧問。 副會長:協助會長經營分會。監督理事。預備自己成為會長的接班人。許多分會有一位副會長，有些 則有兩位:對內者監督商業機會組和個人機會組所屬之委員會，對外者主持社區機會組和國際機會所 屬之委員會。有些分會有四位副會長，分別負責一種機會組理事。

理事:監督並協調委員會主委之間的工作，對副會長報告予以協助。理事的人數，視工作計畫和會員 人數而定。 監事:監督檢視會務、監督財務，參與活動、會議並協助執行。

秘書長:安排會議。準備並發佈議程、會議紀錄、報告。負責協調以及保存紀錄，確認開會場地已安 排妥當。 財務長:保存財務報表。寄發會費催繳通知單等等。準備預算並檢視支出。準備每季的財務報表以及 年度財務結算。 法制顧問：在理事會中協助會長解釋會章、會議規範，統籌、規劃、協調、公關。

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分會經營的八堂課訓練 第二堂課

分會活動 （LOCAL ACTIVITIES）

前言

許多分會毫無目標地月復一月運作會務，這是因為沒有真正地知道: （a）需要在社區及社會裡做什麼； （b）會員的希望: （c）分會的需要。 這類的分會總是有事要做，然而到了年底，可以展現的努力成果卻十分有限。 本堂課的目的，在說明對社區的服務，此外，最重要的是分會協助會員準備和執行已計畫好的活動 計畫。 計畫必需完善建立，以使所有的會員投入，實現分會的目標。四大機會和委員會系統必需有效的建 立並執行。

授課大綱 成功並非偶然發生，而是來自於完善的規劃。成功的分會所提供的計畫，能夠滿足分會的需求、會 友的興趣·社區或社會的需要。

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1、年度活動計畫 年度活動計畫探討分會的需求、會友的興趣社區或社會的需要。而理事會所籌畫的年度計畫，係能 滿足這三方面的需求。 年度活動計畫探討的內容如下： A. 分會的需求:財務:社交活動；會議；會員的吸收與新會員講習訓練；會刊:公共關係；在區會、 總會、世界總會的參與。 B.會友的興趣:舉辦性質多樣的活動（以滿足各年齡層團體和不同興趣者的需要），特殊才藝活動； 舉辦有助於個人成長。社區發展、提供訓練機會、促進對國際的參與等之有價值的活動。 C.社區或社會的需要:這方面的活動，是使青商會與各處林立的社團或聯誼會有所區別的關鍵。 社區或社會的需要，可以透過調查、社區舉辦的會議、媒體、與他人交談、學術研究各方面去發 掘。 年度活動計畫所籌備的計畫必需:不致使會友的負擔過重，活動期間不要拖得太長，留意經費資源是 否足夠，計畫毋須求大卻有挑戰性，各項活動期間適當分配於整個年度裡，留些時間以防緊急的活 動臨時舉辦，活動靈活有彈性，有多樣性變化，無論新會友或資深會友，都能引起他們的興趣。 活動由理事會審核，接著送交會員大會通過，會員大會通過後要印製成書面文件，發給所有會友以 及有興趣了解的社會大眾。常務理事會必需做持續的追蹤。 2、青商會四大機會和委員會系統 所謂的「委員會系統」首次在 1940 年組織而成。這個系統十分有效，尤其在大分會或五十人以上之 分會。而小分會由於主委人手不足，無法獲益。 1974 年 JCI 長期發展委員會另外提議「活動領域」，目標仍是相同，但在架構上略有改變。基本 上，所有的委員會可歸類於三種領域:分會、個人、社區。 1979 年 JCI 長期發展委員會將青商會的宗旨:「提供青年人機會，發展領導力、社會責任、友誼， 以創造積極正面的改變、進而對地球共同體的進展，有所貢獻—關鍵字眼在於「機會」。 於是，「活動」這個字改成「機會」，並且加上第四種領域:國際。

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經 JCI 長期發展委員會建議後，架構如下， 由於每個分會不盡相同，以下僅供參考： A.個人領域之機會（個人機會組） 提供會員機會，透過訓練課程發掘個人的潛力。 委員會:才能發展委員會 訓練委員會 會務執行人員訓練委員會（人才培訓委員會） B.社區領域之機會（社區機會組） 透過實地去解決的經驗，培養會友敏銳察知社會問題以及社區動力的知識。 委員會:青商會工作主題委員會 社區發展委員會 經濟事務委員會 關懷兒童委員會 政府與公民事務委員會 C.國際領域之機會（國際機會組） 提供會友機會，對於促進全人類的親愛、了解、合作上，有所貢獻。 委員會:國際事務委員會 姊妹會促進委員會 世界青商關係委員會 D.商業領域之機會（商業機會組） 來自不同行業的會友，藉由參與會務的認識，交換彼此的工作經驗，增進會友與會友之間行業的 聯誼，及經濟事務的研討與商業資訊的交換，提昇彼此間個人商業機會的擴展。 委員會:商業交流委員會 商業資訊編輯委員會 公共關係委員會 17

建議分會針對上述各委員會，委派一位主委，負責協調委員會所屬各項工作計畫，並向各機會組 的輔導理事做報告。

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四大領域機會：

領域

機會概述

個人機會

社區機會

國際機會

商業機會

經由個人機會發 從參與社區活動 透過國際合作讓 了解會友需求幫 展充實個人潛能 中培養會友社區 會友的信念實現 助會友事業成長 實力 領袖 演說技巧

領導技巧

中小企業加研討 聯合國工作主題 會 關懷兒童 社區問題辯論 世界傑出青年 慈善募款 國際活動交流 市政座談 國際會議交流 公共設施改進研 國際文化交流 討

溝通技巧

藝文活動推展

國際青商日

效率百分百計劃

心智發展

社區表揚活動

UNICEF

建商業資訊網路

時間管理

市政志工服務

IBN

行業聯誼發展

會議技巧

救濟活動

亞太大會

政府 B.O.T 案

管理技巧

社區運動會

世界大會

全球共濟會概念

環保跳蚤市場

ICC

認養公園

AIESEC

寫作技巧 先鋒領導 計劃技巧 活動技巧

內容概述

分會發展計劃 商業團隊建立 預算決算能力 商業風險評估 商業成長計畫 計劃執行能力

認養社區活動中 NothingButnets 心

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相關用辭說明: 委員會主委:協調所屬委員會之活動。監督活動總幹事的運作並幫忙協調。所屬委員會的活動進行推 廣。研讀所收到的資料向理事會進行建議。對於所屬委會的委員予以鼓勵。 活動總幹事:負責特定的工作計畫。對委員會主委做報告。對於參與計畫的工作人員予以鼓勵。藉著 舉辦工作計畫，提供機會給所有的工作人員，發展領導力。協助工作人員了解其工作職掌，並鼓勵 他們學習團隊運作。 會員:即為整個團隊。透過例行性會議和委員會議，可以了解會員的看法。應該儘量把握所有的機會 參與工作計畫 3.青商會活動計畫流程 世界各地的青商會，舉辦各種的活動計畫，以便予會員機會，為社區或社會提供建設性的服務，並 藉著舉辦活動的實際情境中，發展會員的領導能力。 舉辦成功的活動計畫的最佳方式，是依照青商會活動計畫流程的五個步驟進行 A.調查 詳細的社區調查，是找出社區需求的最佳方法。調查表的設計，應包括關於社區問題和需求。分會 應該設定幾個訪問的住宅區、行人密集的交通要處，或是多人光顧的商業店家。 B.分析 在調查以後，分會將調查結果加以分析。分析結果應以邏輯方式排列，並加以研究，使社區需求能 夠以優先順序列表排出。 C 計畫 依據社區需求優先順序表，分會選擇數個活動計畫。每個活動計畫分別組成一個總幹事與籌備委員 會。無論活動計畫屬於直接行動性質或是屬於拋磚引玉性質，該籌備委員會均可決定活動的目的， 開始計畫寫成行動文字、目標、策略、行動步驟必需清楚書面，而且籌備委員會的每位成員均能明 瞭。 D 執行 在此階段，計畫逐步實施，所有的工作人員均忙於執行所分擔的職責。行動的層面牽涉到的重要技 巧諸如授權、監督、溝通、人力管理、公共演說以及各種其他技巧。

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E、檢討評估與紀錄 籌備委員會如果按照以上四個步驟執行，最後步驟當然就是執行檢討評估。沒有進行檢討評估，活 動就等於沒有真正完成。會友、社會大眾、甚至也許社區領袖或某些團體會想要知道活動計畫的成 果。

活動企劃經驗補充 一個分會或是一個會員如何在外顯中給人感覺有良好的印象及行事作風很有效率，這方面可以由每 個工作計畫的執行結果中顯示出來，沒有一位活動主委，願意計畫出失敗的工作主題或執行了不好 的活動。但無論如何，並不是所有的主委都能保證每個計劃都能有絕對成功的機會。 青商會的活動就是為了提供會員們機會，針對： 1. 為社區做些有價值的事 2. 透過實際的參與來發展其領導能力

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活動企劃的步驟 一、 調查 1. 活動的目的是什麼?

2. 什麼是須完成的目標?

3. 活動符合真正的需求和達到價值?

4. 有任何方法可掌握到需求嗎?

5. 人們從活動中獲得他們所想要的?

6. 所有數據都了解或計劃僅是基於假設?

7. 評估成本是否恰當?而收入有多少知道嗎?

8. 會員其他的需要評估的數據是什麼? 二、分析 1. 該活動是否涵蓋了能力的訓練、社區的發展和分會的擴展?

2. 有無足夠的人力能完成該活動?

3. 在其他的分會是否辦過類似活動?有無研讀其結果及報告?

4. 是否需要特殊的技術?有沒有人具有此技術?

5. 有更好的活動可供選擇或修改嗎?

6. 活動可在適當時間內完成嗎?

7. 活動會和其他分會或社區活動衝突嗎?

8. 需要什麼樣的材料和資源?

三、計劃 活動負責人須選出委員會成員，他應該找出一個能力相當平均的小組，集合熱誠、有特 殊技能和經驗的會員。委員會組織不要大應該小一點，使每個委員都盡量參與各項活動。每 個委員都應該分擔一份責任。 第一次委員會議應該是活動前的準備會議，主席應該引導委員們一步一步地把活動仔細 地思考過，他應該努力使委員們對工作產生熱誠，幫助他們對工作產生構想，預測他們很可 能遭遇的各種問題。 計畫一定要有計畫案，計畫案就像一個活動的藍圖:所以一定要詳細規劃列出主要項目的 內容，計畫越周詳，夥伴們執行起來越清楚，也不容易出問題，我們通常寧可多花一點時間做 一份周詳的計畫案，也不要多花時間來處理問題。 記得計畫永遠不會太好，計畫也永遠不會太早。 計畫永遠改不上變化，所以任何計畫都要有雨天備傘方案。

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四、執行 在此步驟前所有調查和計畫都是為執行而準備，因此活動成功與否，多半仰賴主委本身能力及是 否能使他的委員盡力也就是能否使分會會員全力以赴，他的鬥志會注入整個活動，使會員自始自終 都充滿熱誠和興趣，許多的參與者都會以此活動的好壞來衡量分會，更加對組織產生認同，使團隊 更健全。 基本原則是: 1.

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所有參與者對於他們活動目標都要有清晰的概念。 個人努力都恰如其分且相互呼應。 參與者要分工合作。 使每個人都了解活動進度。 所有參與者都必須知道並了解活動價值。 主席對小組每一成員的努力和進度都應該有很大的關切。

當委員會設計完成並依計劃執行之後，主委應該把進度執行要點記錄下來，要如期完成必須舉行定 期的委員會，讓委員們能報告自上一次會議以來的進展，並且研討目前的一切活動。

五、檢討評估 1. 活動結束，要感謝每位在活動中盡過力的人。 2. 要舉行委員會檢討活動，這樣才可以找出怎麼做得更好的方法。 3. 在最後報告中，要報告你與會員從活動中得到甚麼感想。

六、紀錄 活動進行中應有完整的記錄，包括:文字、拍照、攝錄影等記錄，分類存檔於年度終了，出 版分會年鑑及分會青商史，並可成為活動之參考。 1. 結案報告 2. 申請獎勵 3. 申請參議員（參議員積分證明） 23

活動 準備關於分會活動的案例研究。 將學員分四組進行，每一組分別集中代表研究四大機會組中的其中之一組。 第一步 是以腦力激盪的方法，找出幾個活動計畫的想法。 第二步 是針對所挑選的活動計畫，設計一份年度活動計畫表。 後記 

年度活動計畫表難免因財務預算的限制而有所修正。此外分會、總會、世界總會的活動，以及 地方政府的支持程度，都會影響計畫表需要做調整。

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理事會應該檢視年度活動計畫表的內容，並視需要做修正。理事會應該確認年度活動計畫表是 可實行的，針對社區的需要，具有多樣性，吸引會友的興趣，符合預算的要求，時間安排有彈 性，可插入額外的活動。理事會應該每個月檢視一次，並視需要做調整。



理事會通過之後，便應將年度計畫送交會員大會通過，然後印製成書面文件，分發給分會每位 會友。

分會經營的八堂課訓練 24

第三堂課

溝通 （ COMMUNICATIONS）

前言 本堂課的目的在導正學員的心態，能重視良好的對內與對外的溝通系統，使會員與社會都能隨時 保持溝通。 青商會地方分會十分仰賴社區與社會的支持。這種支持，來自於舉辦高價值的社區活動，並透過 良好的公共關係傳達，使青商會藉此獲得良好的名望。良好的公共關係能夠協助分會擴展，並使會 員以青商為榮。

講授大綱

1.對內的溝通 會員的良好溝通網路，能增加他們的參與，產生認同和歸屬感，以及對即將來到的事件有所認知。 達成良好的對內溝通有好幾個方法: A.分會的刊物:公共關係委員會發行一份會刊或會訊。文字風格、格式、預算、廣告、郵費都必需加 以考慮。 B.報告事項:每次會議中，規劃一段時間供會務報告事項。報告事項應該簡明扼要、事前有充分準 備、熱誠、涵蓋分會所有即將要辦的事項或活動。 C.公告欄:公告欄可置放在開會場地裡。展示邀請函、年度計畫、最新的刊物、會友商業名錄、表揚 與獎勵、特殊事項。

D.特殊消息之傳單:可準備特殊的廣告傳單來宣傳特殊的活動。內容必需簡單扼要、有趣、設計精美 且僅限定於特殊活動使用。

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E.會議紀錄:會員大會的紀錄應印製成書面提供給每位會員。。如果無法寄給他們，即應張貼在公告 欄上，決議內容應節錄編入會刊中。 2 對外的溝通和公共關係 引用某個公共關係欠佳的案例，導引至這個主題，利用自己親身的例子，或是請現場的學員舉例。 良好的公共關很重要，因那意味著公眾的鼎力支持，讓會員以自己身為青商會員為榮，並有助於分 會的擴展。 分會的整體形象，來自於完善的規劃且付諸執行的活動計畫、主持良好的會議以及良好的分會會 刊。 遇有特殊事件時，公共關係委員會必需透過新聞發佈、照片等等。將事件公諸於媒體，讓大眾得 知。 與媒體保持良好接觸的技巧如下: A.在適當時間與正確的媒體記者會面，切勿在接近截稿時間時，佔用他們的時間。 B.將媒體所要求的所有訊息完全送達，而且要迅速確實。 C.確信你提供的內容具有新聞價值，值得媒體注意。 D.只要有可能的機會，與媒體記者做私下的接觸，新聞稿文章內容需簡明扼要 E.對媒體要保持坦誠，所提供的必需全都是事實。 F.如果有可能隨機贈送會內小紀念品。

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分會經營的八堂課訓練 第四堂課

會友參與會務 （MEMBERSHIP INVOLVEMENT）

前言

本堂課將討論會擴技巧、輔導成立子會、會員零流失、使會員參與會務並保持積極投入，是本訓 練課程的重要課程之一。

授課大綱 1.會員的招募 任何一個分會都需要不斷致力於新會員的吸收。由於會員已屆超齡的限制、失去吸引力、沒有多餘 的時間等等因素，因此吸收新會員，可以避免人力資源的短缺、注入新的思維、使分會洋溢新人的 熱誠與動力。 會員擴展委員會是必需設立的，以針對會員招募做策略的規劃。 策略必需盡可能的簡單，使每位會友均有能邀約一位朋友來參加，或者舉辨一次內容紮實的會員招 募性質的活動。 會員加入青商會之後，應即刻舉辦一次新會員講習會，青商會有一個極棒的關於新會員的講習會 「 一個邁向成功的機會-新會員講習會課程 」。這個課程說明青商會的起源和歷史，協助新會友開 始注意社區的問題也介紹腦力激盪的方法，可以在短時間裡激發各種想法，再進一步篩選出最好的 想法。另外這個課程也說明青商會活動計畫流程，最後新會友可選擇加入一個可由他們自己發揮的 工作計畫。

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即使分會不擬採用這個『一個邁向成功的機會-屬於總會辦理的新會員講習會』課程，仍要舉辦分會 屬於自己文化特質的新會友講習會課程。因這對於會友未來投入會務活動與否，有極大的影響。 引入的方式必需正式，且讓新會友留下深刻的印象，使會友感覺到以加入青商會為榮的榮譽感。 屬於新會員的資料袋應準備妥當，資料袋提供分會的歷史活動、會友名錄、章程、會議規範資料、 會員名牌、青商別針等基本資料、、於重大活動時由會長親自贈送。 2.會友參與會務 使會友願意繼續留在青商會的成功關鍵，是讓他們親自參與會務，除非新會友已投入活動中，且青 商會仍對現有的會友保持吸引力，否則任何吸收新會員的活動都是枉然。 新會友活動力不強，通常是因為太多項因素，其他事項占據了太多他的時間，會議太多或太少，活 動計畫無關緊要，委員會的工作和領導太弱。有時他們甚至沒有人邀請加入，或是被要求太多。 為了使新會友參與會務，在新會友講習會結束以後，必需為他們安排鄭重的引入。新會員接到參加 會議的邀請，並且受到歡迎，被指派加入某項工作計畫的籌備，而且擔任重要任務，使他們的付出 能獲得肯定等等。 為使所有的會友在會裡保持積極投入；分會必需考慮到他們的興趣；會友的期許若有所改變，必需 謹記在心；確認會友保持參與在有價值且有興趣的活動中，不會超過負荷，獲得分會的肯定，分擔 分會的職責。 分會必需定期舉辦會友的意見調查，以了解他們的興趣、進步程度、個人目標、會友不滿的議題。 3.輔導成立子會 輔導成立子會也極重要，地方產生更多的分會，能促進更深厚的公共關係，也能對青商組織有更強 的支持力。其他社區團體也從分會在社區發展上，感受到更多的協助，增進更高的生活水準。 有更多的分會和會員，整個國家總會將能更強壯並有更好的服務。 首先必需指派一位總幹事，然後組成一個籌備委員會。該委員會選出某個有潛力的村鎮或社區，適 合輔導成立子會，接著即可開始規劃。 了解國家總會對輔導成立子會上，所訂的規則，是很重要的。 欲對輔導成立子會有更進一步的了解，可洽青商會總會索取青商會輔導成立子會相關資料， 28

如何建立一個有永續影響力的地方組織 憑藉這樣堅強的菁英領導團體，你能夠加強分會和社區內的組織結構，並導入世界青商會的積極 公民運作框架模式作為指導國際青年商會社區運動的基本結構 。 青商的深度影響力策略方案是根據青商運動這一百年來的實踐和對於世界各地方基層組織的深 入發展實踐經驗所制定出來。在影響力策略中所列出的這五個構建社會基礎行動步驟。透過夥伴組 織共享社區基礎，使社區能確保永續良性存在。 通過青商這樣深入發展地方菁英夥伴組織，提供滿足以社區需求為基礎的行動解決方案，青商 將不僅吸引直接參與協助該活動項目的優秀地區人士，也建立了一個有永續影響力的地方組織。 通過分享的承諾，充分運用青商積極公民框架來實現年輕人在社區的永續影響力。發揮你的激 情，這樣的行動過程和良性互動的結果將讓你的青商會組織在社區人們的心目中擁有積極正向永續 的影響地位。

我們的哲學就是創造更好的世界，找出變更好的差異化作為，身為積極的地球公民，我們可以找 出不拘泥於政府政策的社會實踐方向。青商會員挑戰身邊社區發展的目標。這些量身定制的策略項 目提供青商成員戰略規劃方向，創造性地解決他們的社區的問題。 青商會員設法活出我們的口號 Be Better-追求卓越。我們對社會挑戰批判，並找出代表我們社 區解決方案的一部分。我們尋求更好的解決方案，以建立更好的社區，共創美好的未來。

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要做積極的公民，作為全球公民，我們每個人都有權利和責任及共同的目標。通過積極的公民的 框架制定我們的社會責任意識，努力在全球實現這些目標，造福社區。 我們的創始人亨利．葛森宓(Henry Giessenbier)就是個積極的地球公民。他 1914 年採取的遠 景至今仍吸引年輕人跟隨他。 全球的青商會員都明白在世界各地採取行動，在他們的社區團結一致解決問題，在青商運動中 產生全球性的影響力。 一年一任的領導者原則是青商的核心價值，在青商組織中對青商會友提供領導機會。給他 一年大放異彩的機會，讓他一年帶領產生一年的影響。 請大家務必了解這些工具，以「積極公民框架」來協助支援你的努力方向，讓你的社區實現青 商的策略產生永續的影響力。

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活動 將團體分成數個討論小組，請他們解決下列的情況（至少討論一題）: A.分會共有六十位會友，但參加會議時往往少於三十人欲改善這種情況，你會怎 麼做？ B.分會每年有二十位新會友加入，可是每年的會友人數卻保持在不到五十人欲使 會友人數增加到八十人，你會怎麼做？ C.分會有一連串的活動舉辦，看起來人人好像有事可做，然而完成工作的大部分 是理事會成員，因會友好像對這些工作計畫完全不感到有興趣，應該如何處理 這種情況？

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分會經營的八堂課訓練 第五堂課

自願性社團裡的領導 （LEADERSHIP IN VOLUNTARY ORGANIZATIONS）

前言 無論大小分會，都需要領導，尤其對分會理事更是重要，且攸關全年度會務的成敗。 對於自願性加入社團者之激勵，並非藉著薪水、宣傳、權力等等。而唯有藉著有效且成功的領導方 見其功。

授課大綱 領導一門藝術，要影響他人以達成一種特定目標；以激勵自己與他人；以獲得團體最大的支持與努 力；以看見並認可某個問題的存在，並進而規劃解決之道；以將一般的眼界和表達提升至更高的層 次；以使人們願意去做平常不會做的事。 領導是經驗、信心、計畫、目標設定的結果，而且這裡所有的特質，都是可以發展獲得的。 最為人所知的三種領導風格是獨裁式、放任式、民主式。 每種風格有其特點，領袖必需知道於何時使用哪種風格。 1. 獨裁式:有效率的領袖於事前完善規劃所有事項，並為每件事情擔負責任與背負信用。 這類型的領袖較重視系統和流程，心裡有事也不會說出來。 領袖可帶來良好的成果，然而團體太倚賴領袖，缺乏個人的信心。 團體能力不足或情況混亂的時候，可以使用這種領導風格。

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2 放任式:這種領導風格使人們照自己的方式做事，而且領袖聆聽多於發言。 這種領袖對部屬絕對的信任，並且相信人是自我激勵，毋須任何外在鼓勵來推動工作。 他對於工作截止日期和最後成果十分寬容。 具有高度的激勵、經驗、技巧的團體，可以使用這種技巧。 3.民主式:這類型的領袖視團體為一個單位，彼此分擔責任。他關懷團體，也關心成員的需求。 這種領袖協助團體設定自己的目標，不將自己成為事事的重心。他信任部屬、靈活， 對團體的感受保持敞開的心靈。 領袖的職責，是根據人和狀況的不同，改變領導風格。 領袖必需覺察自己的所處狀況，並接受因職責所帶來的束縛。他必需為成員和組織負起責任。 領袖必需有充分的準備；具有行動計畫表和對未來的遠見；確認所有的成員均投入參與，而且各人 的職責和表現要求均已清楚陳述與了解；學習對人的掌握、授權、負責任:在表現和行為上，以身作 則。 領袖的職責: 1.鼓勵成員提供意見和解決方案。 2.鼓勵建設性的批評，以尋求最佳的解決方案。 3.對部屬的能力有信心能夠迎接團體的挑戰。 4.善於聆聽，並保留自己的意見，直到聽過其他人的意見。 5.避免導引團體做決定；在要求成員做決定之前，鼓勵各種不同的意見發表。 領袖的功能 領導的功能因團體的不同而有所改變，端視該組織的目標而定，然而應用的原則都是相同。領袖的 功能，是協助成員： 1.訂定宗旨或使命，並轉換成實際明確的目標。 2.為團體不同的活動，清楚決定職責。 3.指導計畫流程，給每位成員有貢獻的機會。 4.配合宗旨和目的，每日執行相關的事務和計畫。 5.維持行動，計畫有所改變時，指導成員，檢視成員的努力與成果。

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分會經營的八堂課訓練 第六堂課

計畫 （PLANNING）

前言 分會有效地做計劃，十分重要，因為在自願性的社裡，溝通可能不易，會員需要倚賴逐步規劃清楚 的工作計劃，作為指導。

授課大綱 1.工作計畫 欲經營成功像青商會這類自願性的社團，「計劃」是關鍵因素。 計畫流程的存在，是為了持續地協助分會設計出預期的結果，以及策略行動步驟，以追求所想要的 成果。 為了激起會員對青商會的獻身，計畫流程必需有每位會員的參與。 計畫的構成，是於「現在」評估未來應該做什麼，以有效地實行組織的需要。 有了適當的計畫，分會可以從容行事，除非是缺乏運氣或環境欠佳。 計畫是以實際的期望基礎之下，執行活動。一份工作計畫（行動計畫）不是一份活動表，活動表只 能表達要做什麼、何時做。

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一份工作計畫必需能回答下列問題: A.為什麼這個組織存在？——宗旨或使命 使命是組織存在的緣由。 使命表達了組織所做的事以及如何執行的方法。青商會所屬分會的使命，必需相關於青商會的使 命，然而並非全面翻版。每個分會是獨一無二的，有屬於自己的成立宗旨與使命，以下是青商會的 使命「提供發展機會創造青年人積極正向的改變」 B.哪裡是組織所要致力之處？——主要成果範圍 如今使命已建立，即能容易指引分會方向和所做的事，以完成使命。使工作更容易進行·使命應該 被分進「主要成果範圍」中，協助組織和會務執行人員決定應該投注多少的時間、才能、精力、金 錢。「主要成果範圍」顯示要把基本注意集中在何處，而且必需辨識出有意義的成果在哪裡，而非 活動。 均衡發展的分會，其主要成果範圍的一些例子如:財務和管理，會務執行人員的表現，成長和發展， 訓練，課程，公共關係，會議，溝通，對會員的服務，國際化，計畫。 C.什麼是我們要做的？——目標 目標形成決定執行什麼活動的基礎，也協助建立評估活動執行的程度高低目標。必需反映出進步程 度，而且必需積極正面。 目標是欲達致的成果之陳述，必需以「為了」開頭，再接上某個行動或可以成就的動詞。目標必需 清楚、可達成的、可以衡量的。 D 誰將負責？——負責的會務執行人員 每個目標必需清楚標示誰將負責行動與成就的協調。負責人也許是在位的會務執行人員或某位特定 的人物，負責發展策略，並針對每個策略指派新的職責。 E.何時應該開始與完成？——活動完成日期 目標也必需標示成果完成的日期（或執行期間）使成果得以如期完成。

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F.多少費用需要投入？——財務預算 目標也必需標示分會願意花費的最極限投資--金錢、時間、或是兩者兼具。 在成長和發展的主要成果範圍裡，具有策略和行動步驟的目標範例如下: 目標 為了在年底使會友 人數達到一百名

負責人 機會輔導理事

完成日 十一月

費用 10000 元

G.哪種方式可以拿來使用？——策略 把目標細分成數個較小的策略，也就是成就目標時所要採取的主要行動，而且必需標示出負責人、 完成日、費用。 上述的目標，其策略範例如下: 策略 負責人 完成日 費用 成立會員招募委員會 會員擴展委員會主委 二月 無 設計並印製三千份邀 會員擴展委員會主委 三月 15000 元 請社會人士加入的宣 傳小冊 H.如何才能使每個策略圓滿完成？——行動步驟 決定每個策略的內容，應該如何逐步完成。行動步驟就是成就策略時所要採取的細部動作。 上述的第二個策略，其行動步驟範例如下： 行動步驟 宣傳小冊的版面設計 印刷廠估價

負責人 王小明 李大同

完成日 三月 15 日 三月 20 日

費用 3000 元 無

理事會成必需確認計畫是可達成的，而且明白易懂，每位會友都能了解。每個會友都必需要有一份 分會工作計畫的內容。

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上述流程完成之後，便將行動平均分配在年度行事中，可以下列的步驟進行 A.確認每個人都有事可做，但不要成為會友的重擔。 B.不要讓活動的時間拖延太長；讓活動計畫雖小卻有挑戰性。 C.隨時謹記有多少財務和人力資源可以使用。 D.活動分配在全年度的行事曆中，要留些空檔，以防臨時活動的發生。 E.安排活動時要有多樣性，而且靈活。 分會發展工作計畫時，應該採取下列步驟： A.完成工作計畫之草案。 會長和秘書長負責準備下年度活動計畫草案，請理事會共同集思廣益。 B.草案送交理事會審查。 由理事會討論草案內容，若有必要，即做修正。 C.將正式提案送交會員大會。 正式提案送交會員大會，若有必要，即在年度會員大會裡做修正。 D.新年度的理事會以會員大會所做的修正，調整工作計畫。 將最後定稿的工作計畫印製成書面文字，發給分會每位會友。 E 理事會成員準備所屬的計畫。 每一位新年度的理事會在接到負責的任務之後，依據目標的不同，準備一份工作計畫。 F 審核每個工作計畫。 上任後第一個月裡，理事會審核每位會務執行人員的工作計畫。然後定出所有活動的費用和完成 日。 G.設計全年度的活動行事曆。 秘書長將全年度的活動分配在行事曆上，發給所有會友，上面有完成日和任務負責人 H.上屬依據各任務的進度，加以監督與追蹤。 此時為採取行動的時刻，每位會務執行人員的上屬，應該追蹤下屬的進度，確認每件任務均依照計 畫與時間表完成。通常會長監督常務理事會成員，副會長監督理事，理事監督委員會主委，委員會 主委監督活動總幹事。

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I.提供檢討評估與建議，供下一年度參考。 會長與監督者，應每個月檢討許估進度，並提供行動或目標方面的建議，供下一年度參考。 1.草擬下一年度的工作計畫 如今又回到了第一個步驟，藉著適度利用檢討評估與建議，下一年度的工作計劃會更容易草擬·每 個人必需知道誰負責草擬計畫，才能將建議提供給他做參考。 2.策略規劃 每個分會應該都要有四到五年的長程計畫，並於每年做檢討、補充或更新。分會草擬年度工作計畫 時應該以策略規劃作為參考。 策略規劃應由長期發展委員會準備以及檢討。 策略規劃應該建立在對未來的前瞻之上，是將會影響組織所有的層面。而且策略規劃的有效度，端 視於對外在和內在環境的評估是否精確且持續不斷。 策略規劃將導出組織的未來形象，並勾勒出一個具體的遠見，要為成功地實踐其使命。策略規劃牽 涉到優先順序的決定，以及實踐遠見所需要採取的步驟。

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活動 將學員分成數個小組，請他們利用次頁的表格，發展一個工作計畫。計畫中需包含下列內容: A.分會的宗旨或使命。 B.主要成果範圍。 C.一個主要成果範圍之下，至少有三個目標。 D.一個目標之下，至少有兩個到三個策略。 E.一個策略之下至少有兩個到三個行動步驟。 目標、策略、行動步驟必需分別標示出負責人、完成日、費用。

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分會名稱: 分會之宗旨 主要成果範圍:

目標/策略/行動步驟

負責人

完成日

費用

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分會經營的八堂課訓練 第七堂課

財務 （FINANCES）

前言 分會擁有健全的財務基礎，其基本目標會更容易達成，本堂課將探討良好的預算和財務控制之原 則，如何避免問題發生，並提供分會會務執行人員優良的財務訓練。

授課大綱 牽涉到財務預算預備的人通常是財務長、會長、財務委員會成員，然而分會理事會所有成員都有控 制預算的責任，讓收入和支出穩定均衡，青商會基本上採取零基預算模式。 良好的分會財務控制，所採取的基本步驟如下： 1.預算準備期間: A.委員會主委和理事會成員依照工作計畫內容標示出財務所需。 B.財務長評估經常性費用和準備金。 C.財務長評估保守的收入。 D.最後的結果必需收支相抵才符合零基預算精神。 2.預算的審核: A.草案送交理事會審核。 B.理事會修改財務預算，修正後通過。 C.提案送交會員大會審核。 D.會員大會修正後通過。

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3.反覆檢視預算 A.財務長每週反覆檢算，每個月準備一份報告，提到理事會。報告中包括現今的 狀況以及下個月的收支計畫。 B.理事會每個月檢視預算，以及未來的預算表。 C.理事會於必要時做預算上的修正。 4.財務報表: A.財務長必需有一本專記收入帳和另一本記支出帳的本子。 B.所有付款必需以支票付款由會長和財務長簽署。 C.財務長每個月必需準備一份報告，包括現金帳，上個月付款明細，下個月預備 付款之計畫明細。 5.預算控制 A.所有的工作計畫必需包括一份財務預算或結算表 B.所有預算必需即刻審視，以確認是否在原來預期的範圍裡，或是超過預算。 C.財務長必需密切注意政府對社團組織的賦稅規定。

活動計劃的基礎-人家說萬事具備只欠東風 財源是支持活動計劃的基礎——分辨充分預算與零基預算之差別 財務來源 1.年度預算經費。 2.特定來源:政府支援、委託辦理、協辦、贊助單位之經費補助。 3.使用者付費:註冊費收入。 4.財源開發

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財開的方向        

廣告 贊助 義賣 權利金 抽成 紀念品 消耗品開發 成立事業體(財團法人)

財開的條件      

完整、可行、可信的計劃 滿足對方的需求 具社會性 具新聞性 本身具有良好的公共關係 具有高度的執行力

財開的原則        

非強迫性 善意的 要對外財開 不要對內財開 不是分攤費用 要利己 要利他 要利會

財務預算表編制注意事項  採量入為出或量出為入來製作  收入支出是否明確(摘要說明要詳細)  固定費用與變動費用分析  預算科目(項目)之選擇應明確易懂  表頭與編表者.核覆者應簽名蓋章以示負責 43

財務之執行與控制-確實依照預算科目動支預算     

管制 核准 動支 單據 結帳

財務之控制-預算不足時之處理  財源再開發  動支預備金  取消後續計劃或部分計劃 財務之執行與控制          

收支事項之歸納 單據 分類 分科 登錄 製表 結帳 收支分析 收支處理 完成結算表

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分會經營的八堂課訓練 第八堂課

會議 （MEETINGS）

前言 成功的分會，在會議舉行時有踴躍的出席率，這是因為會議受到良好的規劃與主持，氣氛愉悅，且 達成團體目標。 所有的會議，無論是理事會、工作計畫籌備會、分會會議，欲達到效率，就必需做事前的規劃。 本堂課程將指出青商會會議中可能會犯的錯誤。在會議中應該進行之事項，並顯示分會欲改善會議 品質，易如反掌。

授課大綱 良好的會議應存在於分會所有的活動之中·良好的會議將會: 1 使活動計畫的參與者增加。 2 有助於訓練新會員，並使他們逐漸產生認同。 3 鼓勵個別的會員加入。 4 激發熱誠。 5 提供領導上的訓練。 理事會成員必需規劃良好的會議，而首先需了解分會會議的目的： 1.討論並主持分會事務。 2.針對分會的工作計畫，反覆檢視其進度 3.規劃未來的活動

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4.激起會友對分會活動的興趣。 5.使會員彼此保持接觸也與分會保持接觸。 6.透過正式的訓練和實際的經驗，提供領導上的訓練。 7.透過演說者或其他方式，提供會友公民教育。 8.提供交流的機會。 理事會和工作計畫籌備委員會具有不同的目標。 會議必需事前妥善規劃而且必需包括:

1.良好的議程 2.良好的演說者 3.良好的場地。 4.良好的食物 5.良好的設施 會議必需昭告大眾所知，並且針對演講者、議程的主要重點、學習的機會、特別引人之處廣為宣 傳。 關於會議方面，各分會有不同的規則和程序。通常會員例行出席的會議每個月舉行一次（月例 會），期間常務理事會和理事會分別舉行一次。委員會和工作計畫籌備會，視方便和需要，自行訂 定會議時間。 月例會通常有三種類型: 1 晚餐聚會: 這類型會議愉悅、富教育性質、會員彼此交流。這種聚會提供多樣性的內容，以吸引大多數會友的 興趣。每個月舉行一次這種類型的會議時，內容通常包括: A.四大機會組的理事，針對其輔導的部分進行簡短的報告，說明上個月所舉辦的 活動。 B.未來一個月的大致計畫。 C.晚餐。 D.一位擔任演講的來賓，針對當前會友有興趣的熟門或爭議性話題，進行演說。 46

E.當月表揚事項。 F.宣佈事項，散會。 2.一般事務性之會議: 大部分分會經營的議案，需要會員的審核通過者，即採用此種會議。這種會議的好處，是讓會友有 更多機會練習演說和做決定。此種會議通常一個月兩次，議程內容通常包括: A.上次會議的討論事項與決議事項之紀錄。 B.理事會成員的報告。 C.工作計畫之報告。 D.前一次議案之任何議題。 E.新的議案。 F.訓練課程。 G.一般性議題。 H.宣佈事項、散會。

3.午餐聚會: 通常在大型都會區才會舉行這種會議，亦即會員因來往不便或距離遙遠，以致時間不夠或設施不 足，而無法在週末或晚上舉行會議。這樣的會議時間不長，因此議程必需直接切入重點，並授權給 理事會以管理分會事務。議程可以包括: A.討論並決定當前與未來活動的主要議題。 B.應該由所有會友共同討論之新議案。 C.宣佈事項，散會。

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無論會友接受的是哪一種類型的會議，以下是必需考慮的基本事項：

1.通知: 必需以信件或電話通知會友即將來到的會議時間。可郵寄一張簡短的通知給所有的會友，上面有 吸引人的介紹和討論議題。需要做報告的會務執行人員必需事前通知，並說明希望他報告的方向 或內容。 2.議程: 除了少數的例外，會長和秘書長應該準備一份議程，於會議開始以前發給會友。如此將節省時 間，神益於討論有結果。 3.會議紀錄: 秘書長應負責保存紀錄，並將前一次的會議決議事項加以摘要，印成書面，於每次會議開始時發 給會友。若有分會要求，議程上的第一件事應該是「通過上次會議紀錄」。 4.會議長度: 如果會長主持得宜，大部分的會議應該在兩個小時之內結束。如果對理事會成員、委員會主委、 活動總幹事有足夠的授權，會議議程應該僅僅包括主要議案以及短暫的訓練講習。

5.追蹤: 會議之後幾天，秘書長應將會議決議內容，以清楚的指示寫下，並通知所有接受任務或負責的成 員。

活動 將學員分成數個小組，請各組以十分鐘的時間討論出一份有吸引力的分會月例會內容。

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附錄 JCI 影響戰略 前言 隨著 JCI 繼續存在於這個不斷變化的世界中,重要的是我們的組織也必須適應這些變化並不斷發 展。儘管 JCI 的使命和願景將始終保持不變,但是我們必須制定新的目標和戰略,以推動我們走向未 來。JCI 將成為一個聯合社會各界力量以產生可持續影響的組織。為了實現這一長期目標並擴大我 們的影響,JCI 必須持續培力年輕人並鼓勵他們參與,使他們能夠幫助所在社群實現可持續影響。 JCI 影響戰略概述在存在 JCI 和不存在 JCI 的社群可以實施的關鍵步驟,以實現可持續影響。 這一影響戰略遵循以需求為中心、以社群為基礎的方式。透過與社群建立相關性並融入社群,這些可 持續的 JCI 地方組織將以此為基礎,聯合社會各界力量實現可持續影響。 執行五步行動計畫擴大我們的影響 無論您是決定面向不存在 JCI 的社群,還是面向 JCI 所在的社群,幫助社群實現可持續影響的過程將 根據您所面對的社群而有所不同。但是您可以遵循一個一般性流程來指導您的工作並確保您建立的 JCI 地方組織具有影響力並在未來長期存續。這些步驟包括: 1. 確定社群 確定您是要面向不存在 JCI 的社群,還是要面向 JCI 已經存在的社群,以使組織更加具有影響力和可 持續性。為了實現持久的影響,我們必須審慎分析和瞭解社群的需求。因此這一步需要積極公民對社 群內部和外部進行分析,準備應對社群所面臨的最大挑戰。 2. 融入社群 使社群實現可持續影響需要年輕積極公民和社群的支持。要找到這樣的資源,您必須融入社群,發現 可以幫助您與潛在 JCI 成員和支持來源建立關係的利益相關者。與社會各界人士會面,以發現年輕的 社群領導者,並開始建立能夠產生可持續影響的關係。 3. 鼓勵年輕的社群領導者參與 使社群實現可持續的影響需要一個充滿激情的核心團隊,可以確保在社群不會失去動力。這些「年輕 的社群領導者」將是建立和發展組織的基礎。這些積極進取的領導者可以帶來新的視角和新的力量, 鼓勵和培力其他年輕積極公民加入。

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4. 聯合積極公民 一個強大組織的基礎建立起來以後,現在就該與年輕領導者一道宣傳能夠創造積極變化的機會了。鼓 勵您的領導者以一帶五,每人發展五位積極公民,並通過鼓舞人心的培力活動激勵他們採取行動,滿足 社群需求,產生可持續的影響。 5. 建立有影響力的地方組織 憑藉強大、堅定的領導者和一群充滿激情的成員,您將能夠在社群和國際青年商會運動中加強您的地 方組織。使用積極公民框架作為指導,這些權能兼備的年輕人將能夠聯合社會各界力量,在他們的社 群產生可持續影響。

結語 在我們的核心信念的指導下,世界各地的 JCI 會員都認識到他們對產生可持續影響和確保人類安全 的責任。確保人類安全和全球發展的能力始於本地社群,始於 JCI 和年輕積極公民幫助本地社群實現 可持續影響。通過發展 JCI 地方組織,為社群問題提供基於需求的有意義的行動和解決方案,JCI 不 但可以吸引那些得到專案直接援助的人士,而且還可以吸引那些有志於加入一個能夠真正產生可持續 影響的組織的人士。持續與您社群的年輕人交流,傳達您對通過 JCI 積極公民框架實現可持續影響的 承諾。您的激情、行動和成果將使您的組織脫穎而出,使 JCI 成為一個能夠聯合社會各界力量產生 可持續影響的組織。 根據 2014-2018 年 JCI 戰略計畫的定義,人類安全是指對個人人權的保護,同時確保每個個人及其社 群的社會、經濟和環境機遇、發展與福祉。

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18 - 40歲

JCI培育年輕人 25 - 32歲

年輕 精力充沛 思想開明 願意探索新想法 善於交際 技能 知識 激情

25 - 32 18歲 - JCI會員年齡 - 40歲

至少8年長期承諾 有興趣制定有效的專案 對可持續組織感興趣 靈活 定居 沒有大的家庭負擔 樂於接受新機會

確定社群 確定您是否要面向JCI所在的某個社群，或是JCI不存在的社群，以產生 可 持續影響。為了實現持久的影響，我們必須分析和瞭解社群的需 求。因此 這一步需要積極公民對社群內部和外部進行分析，準備應對 社群所面臨的 最大挑戰。

與社群利益相關者建立關係 使社群實現可持續影響需要年輕的積極公民和社群支持。要找到這樣的 資 源，您必須融入社群，確定可以幫助您與年輕領導者和支持來源建 立關係 的利益相關者。與各界人士會面，著手建立能夠帶來持續影響 的關係。

鼓勵社群領導者參與 使社群實現可持續的影響需要一個充滿激情的核心團隊，可以 確保在社群不會失去動力。這些「年輕的社群領導者」將是建

權能兼備的年輕人

JCI會員

影響

五 步 行動 計畫 以幫助社群實現可持續影響

立和發展組織的基礎。這些積極進取的領導者可以帶來新的視 角和新的力量 ，鼓勵和培育其他年輕積極公民加入。 聯合積極公民 一個強大組織的基礎建立起來以後，現在就該與年輕領導者一道宣 傳能夠創造積極變化的機會了。鼓勵您的領導者以一帶五，每人發

一位積極公民

展五位積極公民，並通過培力活動激勵他們採取行動，產生可持續 影響。

建立有影響力的地方組織

5位年輕領導者

憑藉強大、堅定的領導者和一群充滿激情的成員，您將能夠在社群 和國際青年商會運動中加強您的地方組織。使用 JCI積極公民框架 作為指導，這些權能兼備的年輕人將能夠採取行動，聯合社會各界 力量，在他們的社群產生可持續影響。

使社群能夠實現影響 世界各地的JCI成員都認識到他們對產生可持續影響的責任

基本

。確保全球發展的能力始於本地社群。通過發展JCI地方組 織，為社群問題提供基於需求的有意義的行動和解決方案 ，JCI不但可以吸引那些得到專案直接援助的人士，而且還

循環

可以吸引那些有志於加入一個能夠真正產生可持續影響的 組織的人士。您的激情、行動和成果將使您的組織脫穎而

巡巡

出，使JCI成為一個能夠聯合社會各界力量產生可持續影響 的組織。

25位權能兼備的年輕人

建立有影響力的 地方組織

51

分會會議之查檢表 會議開始前： □會議的目的是否明確界定？ □議程是否已規劃並寫成書面文字？ □前幾次的會議紀錄是否已準備好並寄給會友？ □會務執行人員是否了解他們被期待報告哪些會務？ □會議通知上是否載明時間、地點並已寄發給會友？ □邀請發表演說的來賓是否已經接洽並已確認下列議題: □涵蓋的主題？ □演說的時間限制？ □來賓抵達會場時，負責迎接招待的人員？ □對來賓的介紹和引言內容是否準備妥當？ □餐點是否已安排，包括菜單、註冊費用、上菜的時間等等？ □視聽設備與麥克風是否已安排妥當？ □是否有一位負責人員隨時為講師提供任何支援？ □會議場地是否已經訂妥？場地佈置，包括桌上的佈置等等？ □給講師的紀念品是否已備妥？ □感謝獎牌（或感謝狀）是否已經安排妥當？ □會中是否需要邀請新聞媒體探訪？並且是否已邀請妥當？ □是否需要製作名牌？而且是否已經備妥？ □是否已準備青商會旗？ □議事槌、講台、主席桌、旗幟等等是否已經準備好並且放置妥當？ □是否需要其他佈置？

52

會議進行中: □會議是否準時開始？ □會務執行人員是否已準備好會務報告？ □發表演說的來賓是否已準備就緒？ □紀念品、感謝牌或感謝狀是否已準備好並隨手即可取得？ □議程和其他所需文件是否身攜帶？ □是否能與所有出席會議的會友，保持眼神上的接觸？ □是否已對於會友的出席，致上你的謝意？ □你是否已進行議程上所有的項目？ □每位會友是否均有機會表達並提供意見？ □所有的決議是否均以民主的方式完成？ □你是否已宣佈下次會議的日期、地點、時間、主題？ □你是否能夠準時宣佈散會？

會議結束後: □是否已寄發感謝函？ □是否告知媒體會中討論並通過的相關議題？ □是否已準備會議記錄？ □所有決議和任務指派是否已確認，並有後續追蹤？ □會中所決議事項，是否有採取任何行動？ □決議內容是否已摘記下來並寄發給所有會友？ □所有的付款是否均已完成？

查檢人員簽名

53

參考範本-工作計劃書

工 作 計 劃 書

活動名稱: 總幹事: 主辦： 協辦：

54

一、 執行計劃表

名

稱

目

的

執行大綱

負 責 人

日

期

預 算

55

二、工作計劃表

計 劃 名 稱

目

的

預估參與人數

預估成效

社 區 利 益

計劃重點敘述

初 步 調 查 分 析 要 點

56

三、主要的目標

計 劃 目 的

預定開始的日期 預定完成的日期

列出主要的目標

預 期 的 結 果

促 銷 及 宣 傳

特別資源需求

預 估 收 入 預 估 支 出 57

四、預算表

收

總

入

收

支

結

算

實

際

入 出

提 總

預

撥 支

出

餘

58

五、工作組織表

主 要 系 統

支 援 系 統

59

六、組織工作摘要表

日 期

工

作

摘

要

60

七、計劃完成報告

計劃名稱

計劃摘要

承辦單位 目

標

工

摘 作

要 概 述 摘 要

成

效

建議事項

計劃開始日期 計劃完成日期 參加計劃人數 義務工作人員 預估收入 預估支出 總幹事簽名：

秘書長簽名：

實際收入 實際支出 財務長簽名：

會長簽名：

61

您是哪一種會員 在全球的青商會員中，最常聽到的抱怨是：「我不知道應該怎麼做，我在青商會中得不到什麼，我 不想擔任分會長，我在青商會花掉太多的錢，青商會的事辦不完，開會時間太長又無聊，天天開 會，我的辛勞誰知道？青商會中有很多小派系，訓練的老套叫人受夠了。」 您也有這些問題或成見嗎？或者您是在庸人自擾嗎？ 您在青商會的情形如何？您是哪種會員？ 請詳閱下面的問題，並以數字填寫適當的答案： 5：經常如此 4：時常如此 3：有時如此

1. 我定期出席會員大會．．．．．．．．．．．．．．（ ） 2. 我是個守時的人．．．．．．．．．．．．．．．．（ ） 3. 開會前我先做準備－閱讀會議記錄、報告．．．．．（ ） 4. 我踴躍參加各項會議－提出議案、發表意見等．．．（ ） 5. 我主動參加單項活動．．．．．．．．．．．．．．（ ） 6. 我主持單項活動．．．．．．．．．．．．．．．．（ ） 7. 我邀請新人參加青商會．．．．．．．．．．．．．（ ） 8. 我出席全國大會．．．．．．．．．．．．．．．．（ ） 9. 我按時繳交會費．．．．．．．．．．．．．．．．（ ） 10. 我主動拜訪其他分會．．．．．．．．．．．．．．（ 11. 我常常參加訓練講習會．．．．．．．．．．．．．（ 12. 我閱讀分會及總會刊物．．．．．．．．．．．．．（ 13. 我與青商會友有深厚交往．．．．．．．．．．．．（ 14. 我未來將挑戰青商會的各項職務．．．．．．．．．（ 15. 我遵奉青商信念並實踐它．．．．．．．．．．．．（ 16. 我訂定目標並努力去做．．．．．．．．．．．．．（ 17. 我參加青商亞太地區會議．．．．．．．．．．．．（ 18. 我參加青商會世界大會．．．．．．．．．．．．．（ 19. 我計劃的參加我的青商活動．．．．．．．．．．．（ 20. 我參加青商有個人預算．．．．．．．．．．．．．（ 21. 我做事有榮譽心，不為榮譽而工作．．．．．．．．（ 22. 我為新的計劃提供建議案．．．．．．．．．．．．（ 23. 我期望做事獲得正向的效果．．．．．．．．．．．（

2：很少如此

1：從未如此

） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） ） 62

24.

我尊重擔任青商職務的人．．．．．．．．．．．．（

）

25.

26.

27.

28.

29.

我維護青商會的好形象．．．．．．．．．．．．．（ 我信守承諾．．．．．．．．．．．．．．．．．．（ 我實踐在青商會所學的東西．．．．．．．．．．．（ 我接受積極正向的批評．．．．．．．．．．．．．（ 我對青商會有歸屬感．．．．．．．．．．．．．．（

） ） ） ） ）

總計 ．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．（

）

145 分 : 您是青商會的狂熱者。 110-91 分 : 您是位優秀的青商會員。您對解決青商會的問題常有貢獻，而不會製造問題，請保持您的效 率，並以您自己做為其他青商會員的榜樣，對他們您要有耐心，並多鼓勵他們。 90-109 分 : 您是位普通會員。可供您去發展的地方很多，請在您較少或從未參加的活動多加注意，並力 求改進。 70-89 分 : 您在青商生涯中，可供您求進步的範圍甚多，請您特別留意您從來很少參加的青商活動，應 該經常去參加。 低於 70 分 : 您已錯失了很多青商良機，您須多參與，青商會是個充滿機會的組織，請記住：在青商會付 出多少，便能獲得多少。 您有兩項選擇>馬上離開青商或者是去請教分會積極正向會務人員或資深會員。

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課程結束，學員應該感受到可以隨意且舒適地提供積極的想法，使訓練課程與分會活動更加豐 富。這的確並非一段消極的時光，而是解決和進步的時光，真的為你感到高興。 理事會輝煌的一年，就在眼前，分會會員有極高的期許，並且願意奉獻時間、精力、才能、金 錢，他們也希望自己的領導者也是如此。 訓練課程結束之際，我希望您可以舉行一場能鼓舞學員精神並具有激勵效果的小演說。 以下的重點可以用在演說之中: 1.分會學員上完課後將個人的委身與奉獻於青商會是最必要的，因為付出與收穫將成正比。 2.團隊的精神才能鼓舞團隊達到成就目標。 3.會務執行人員只有一年的時間，卻需要完成許多事情，故當即刻開始行動。 4.有些目標也許不會達成，可讓下一年度的會務執行人員繼續努力。 5.尊重分會的規則和政策。自始至終支持會長，並追隨理事會成員的方向。 6.會員將視理事會成員為仿效的模範。因此以身作則應該是主要的依循標準。 7.目標可定在:好好完成一項工作，並以此為榮。 8.會務幹部始終要感謝會友給自己機會，成為分會領導者。 9. 總會和世界總會抱著極高的期望，而且只要一提出，即會隨時提供協助，接著進行簡單的檢討評 估，以書面或口頭方式均可，以供下一年度舉行訓練課程時作為改進。

青商是一種寶山，看你拿到哪張藏寶圖，挖寶的路線如何？

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課程總講師: 王健強 總會資深講師

手機:0953618038

電郵:chiangkao@gmail.com

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