Iberical vett primeros pasos

Iberical Software

PRIMEROS PASOS Software de Gestiรณn Integral

IBERICAL SOFTWARE info@iberical.com

Iberical Software

Introducción ¡Bienvenido al amplio grupo de profesionales que utilizan Iberical día a día!

Nuestros usuarios suman ya cientos en todo el mundo, con una aplicación informática de alta calidad, velocidad y eficiencia, que funciona en dos idiomas.

Te recomendamos leer atentamente esta guía para nuevos usuarios. Si lo haces podrás aprender rápidamente el funcionamiento básico del sistema y comenzar a utilizarlo ahora mismo.

A partir de los aspectos fundamentales que aquí aprendas, podrás seguir perfeccionándote en el manejo de Iberical, mediante la utilización de los vídeo-tutoriales que el programa trae incorporados.

¿Para qué sirve Iberical?

Con Iberical, podrás maximizar tus resultados, logrando: Contacto más estrecho con tus clientes, lo cual te asegurará mayores ingresos tanto en el seguimiento y refuerzo de la relación, como en la realización de campañas de comunicación para dar a conocer tus servicios y productos a potenciales interesados.

Aumento de tu eficiencia profesional, multiplicando tu velocidad de gestión y liberándote de tediosas tareas administrativas.

Alto grado de personalización, brindándote la posibilidad de adaptar el programa a tus necesidades exactas de trabajo.

Optimización en la estrategia de tu negocio, facilitándote las herramientas necesarias para evaluar resultados pasados y presentes, a fin de proyectar tus actividades futuras y maximizar tus resultados.

Mantener organizada tu agenda diaria y el registro de tus trabajos.

Trabajar desde cualquier Tablet Windows o PC, con o sin conexión a internet.

Gratuidad y Actualizaciones La copia que has instalado te permite utilizar Iberical sin limitación de tiempo.

No obstante, sólo contiene una pequeña parte de la funcionalidad que Iberical incluye en sus ediciones completas. De esta manera, observarás que muchos módulos están marcados con un símbolo de inhabilitación , indicando así que sólo se encuentran presentes en las versiones de pago de nuestra aplicación.

Si bien Iberical en su versión completa permite trabajar a alta velocidad y prestaciones en entorno multi-centro, la versión gratuita está limitada para su uso en un solo pc.

Nuestra empresa está involucrada en un proceso de mejora continua. Frecuentemente ponemos a disposición de nuestros usuarios actualizaciones que comprenden mejoras.

1|Página

Iberical Software

Estas actualizaciones están también disponibles para la versión gratuita. Tu puedes descargar nuevamente y en cualquier momento la versión gratuita de nuestra web y aplicarla a tu pc. Para hacerlo debes únicamente ejecutar el instalador descargado. En ningún caso debes desinstalar previamente la copia inicial de Iberical, ya que podrías perder tus datos.

Ayuda La ayuda del sistema incluye video-tutoriales, que son accesibles si estás conectado a internet.

Existen vídeos básicos, que explican la funcionalidad a aprender inicialmente, y vídeos avanzados, que abordan funcionalidad más amplia y potente.

En la versión gratuita sólo son accesibles los videos básicos.

Encontrarás el acceso a los vídeos en el menú Ayuda, como se aprecia en la siguiente imagen:

Conociendo el Menú principal El acceso a los diferentes módulos es muy rápido y sencillo, se puede acceder con el ratón pulsando cualquier título del menú (Fichas, Finanzas, etc.) y luego al desplegarse los módulos de ese grupo hacer clic sobre el módulo específico que desees abrir.

Bajo el menú, puedes encontrar una barra de herramientas con botones que permiten acceder a cada módulo directamente.

Cada módulo que selecciones se abrirá en una nueva pestaña. Esto te permitirá trabajar en modo multi-tarea ya que podrás trabajar en varias cosas a la vez y moverte de una a otra simplemente seleccionando la pestaña correspondiente. Por ejemplo, puedes mantener abiertas fichas de clientes a la vez que generas una factura y consultas un historial.

Las pestañas pueden cerrarse individualmente o bien todas a la vez con el botón puedes encontrar a la derecha de ellas.

que

Iberical tiene una doble interfaz convencional/táctil. Puedes utilizar el botón de cambio de interfaz para cambiar de una a otra. La interfaz convencional es la predeterminada, y es más idónea para trabajar con el ratón. Por el contrario, la táctil está más adaptada al uso de tabletas Windows.

2|Página

Iberical Software

Trabajando con Fichas En el menú, selecciona el grupo “Fichas”, y luego “Clientes”.

Se abrirá el módulo de Clientes, como se ve en la imagen a continuación.

El módulo está compuesto por un cuadro de búsqueda, un listado, y botones bajo el mismo.

La mayoría de los módulos del programa tienen una estructura similar cuando los abres. Por lo tanto una vez que aprendas a trabajar con esta estructura, casi todos los módulos serán fácilmente comprensibles.

Veamos las distintas partes:

El cuadro de búsqueda rápida: En la imagen arriba, muestra el mensaje “Buscar Cliente”, para indicar que en ese espacio puedes introducir los datos del cliente que deseas encontrar.

En la búsqueda puedes utilizar asteriscos antes, dentro o después del texto.

Por ejemplo…

Si introduces Rosa* (o Rosa, ya que el sistema siempre añade un asterisco al final), y luego pulsas Intro (o el botón de la lupa), Iberical listará sólo los registros que comiencen con el texto “Rosa”.

En éste caso, sólo el Cliente “Rosas Cabrera, Virginia” cumpliría ese criterio.

Si introduces un asterisco al principio y buscas *Diego, el sistema listará todos los clientes cuyo nombre sea “Diego”.

3|Página

Iberical Software

Lo mismo aplicaría si introduces un asterisco en mitad de la palabra. Si buscas Es*Concepción, Iberical devolverá todos los registros de clientes cuyo apellido comience con “Es” y su nombre sea “Concepción”.

Este botón te permite cambiar el criterio de búsqueda. Cada vez que lo pulses, el criterio cambiará hasta que terminen las opciones y entonces vuelva al primer criterio.

Así puedes cambiar a búsquedas por teléfono, dirección, etc. Pruébalo.

El listado y sus botones Pinchando con el ratón la cabecera de una columna, puedes reordenarla por esa columna.

Doble clic sobre un ítem del listado, abrirá la ficha correspondiente.

Para cualquier otra operación con el listado, necesitarás utilizar los botones que hay bajo el mismo.

Del lado de la derecha verás los siguientes:

Estos botones permiten cambiar la página del listado.

En el centro: Permite conocer la cantidad de registros listados.

Muestra una referencia de los colores utilizados en el listado. Hay muchos listados con ítems de distinto color, y cada color indica un estado determinado que se puede averiguar pulsando este botón. Si lo pulsas ahora, verás que una ventana te indicará que los registros en negro son los normales, en gris los inactivos, y en rojo los clientes deudores.

A la izquierda:

Estos son los botones de operación.

Botón azul: Permite abrir la ficha seleccionada del listado. El resultado es el mismo que hacer doble clic sobre un ítem directamente.

Botón verde: Permite crear un nuevo registro.

Botón rojo: Permite eliminar un registro. Sólo los registros de clientes y productos/servicios son recuperables luego de la eliminación (debido a motivos de seguridad).

Botón de configuración: Se trata de una característica muy potente, ya que te permite…   

Crear filtros Crear distintos niveles de ordenamiento Seleccionar columnas visibles y sus anchos

También podrás guardar los criterios que elijas, de forma que el listado se muestre siempre así cuando lo vea cualquiera que ingrese al programa con tu mismo usuario.

4|Página

Iberical Software

La explicación detallada de su uso está más allá de esta guía, pero tú puedes experimentar por ti mismo.

Botón de impresión: Te permite diseñar listados para impresión o para exportación a Excel.

Puedes elegir de una a cuatro columnas para tu listado. También puedes seleccionar el tipo de listado (“datos únicamente” se utiliza para crear un listado exportable a Excel).

Finalmente, si lo deseas, también puedes guardar la configuración para tu usuario.

Botón de Más Operaciones: su contenido varía en cada listado. En el módulo de Clientes donde estás ahora, te permite por ejemplo realizar un par de operaciones, como recuperar fichas que hubieran sido eliminadas previamente.

Creando un nuevo cliente Pulsa el botón Crear, para crear una nueva ficha de cliente.

Como muestra la imagen, verás que del lado derecho de la pantalla se abre la ficha.

Los campos que tienen un asterisco rojo, son obligatorios.

Para avanzar de un campo a otro, puedes utilizar la tecla TAB, o el ratón.

Luego de introducir los datos (por ejemplo puedes añadir el nombre del cliente y su teléfono –campo visible más abajo-), SIEMPRE debes pulsar el botón Guardar.

Una vez guardado el registro, ya será visible en el listado de la izquierda.

También podrás utilizar los botones que hay en la parte superior de la ficha, y que en cada módulo son diferentes. En el caso de la ficha del cliente, por ejemplo, te permiten: imprimir una 5|Página

Iberical Software

tarjeta de fidelización, definir a qué segmentos de mercado pertenece este cliente, abrir un mapa con la ubicación del domicilio del cliente, crear información multimedia para ese cliente (adjuntar documentos, imágenes, vídeos, etc.), crear documentos Word personalizados, saltar al punto de ventas para facturarle, abrir el libro de facturación para observar las facturas relacionadas con él.

Si haces doble clic sobre diferentes clientes, verás que se abren diferentes pestañas abajo.

Al igual que ocurre con los módulos, esto te permite trabajar en varias cosas a la vez, manteniendo abiertas las fichas de varios clientes y saltando con facilidad de uno a otro.

¿Cómo proceder con un cliente?

Si el cliente es alguien que probablemente sea ocasional y puede que no regrese, podemos facturar directamente sin necesidad de crearle una ficha. En este caso, se puede abrir el módulo de Punto de Ventas (en el grupo Finanzas), y facturar dejando sin completar la pestaña “Cliente” del mismo.

De lo contrario, la primera acción a realizar es crear una ficha de cliente, de la manera que se explica en la sección anterior de este documento.

Con el cliente creado, ya puedes añadir pacientes, consultas, vacunas, o facturar, entre otras acciones. Para hacerlo, basta con pulsar alguno de los botones de la barra de herramientas de la ficha.

Veamos por ejemplo cómo añadir un paciente. Pulsa el botón de paciente en la barra de herramientas de la ficha.

Al abrirse el módulo de pacientes, pulsa el botón Crear para añadir una nueva ficha.

Completa al menos los campos obligatorios, y luego guarda los cambios.

Desde aquí, tienes enlaces directos para crear nuevas consultas, vacunaciones, citas de agenda, adjuntar archivos multimedia, y más.

6|Página

Iberical Software

Si continuáramos creando una consulta (pulsa el enlace señalado en azul), simplemente tendríamos que completar los campos con los datos de la misma, y luego guardar los cambios.

Iberical también permite crear plantillas reutilizables para textos y formatos que se utilicen comúnmente.

Existen muchas acciones que se pueden realizar sobre una consulta, tales como impresión, adjuntar análisis en PDF, ajuntar imágenes, apuntar próximas citas, consultar la facturación.

En Iberical se pueden crear distintos tipos de consultas, aunque los tipos de consultas de especialidad, análisis y hospitalización, sólo están disponibles en la versión completa de Iberical.

Vacunaciones Incluir una vacunación es igualmente sencillo. Vuelve a la ficha del paciente abierta (pulsa la pestaña correspondiente), y esta vez selecciona el enlace a vacunaciones.

7|Página

Iberical Software

En el listado de Vacunaciones, pulsa el botón Crear.

Completa los campos señalados en rojo, y luego el botón Guardar.

Una vez incluida la nueva vacunación, podrá verse en el listado de la izquierda, y a partir de la misma se podrán crear certificados, recordatorios, y enviar avisos de revacunación personalizados si es que utilizas la versión completa de Iberical. También podrás saltar directamente a facturación para iniciar el proceso de ventas. El acceso a estas acciones está disponible en la barra de herramientas de la ficha de vacunación.

Necesitarás crear nuevas vacunas, para que las mismas estén disponibles en el listado para selección (señalado en verde en la imagen más arriba).

Para hacerlo, debes abrir el módulo de Productos y Servicios, y pulsar el botón Crear.

En la ficha del Producto, completa primero los campos obligatorios. Luego mueve la ficha hacia abajo (ver imagen), y completa el campo “Frecuencia” con la cantidad de días que debería haber entre una aplicación y la siguiente de esta vacuna.

Finalmente, guarda los cambios.

8|Página

Iberical Software

Repite la operación, desde la pulsación del botón Crear, para cada vacuna que necesites incluir en el sistema.

Generando una Venta Las ventas se crean en el módulo de Punto de Ventas y se consultan en el módulo Libro de Facturación.

Para crear una venta, abre el módulo de Punto de Ventas.

Se abrirá la interfaz convencional de ventas, desde donde puedes crear presupuestos, facturas y albaranes (conocidos con distintos nombres https://es.wikipedia.org/wiki/Albarán).

Puedes utilizar este botón (lo verás arriba a la derecha) para alternar el tipo de documento a generar.

El módulo está dividido en cuatro partes:

Ítems: Aquí incluirás todos los productos y servicios a facturar (o presupuestar) al cliente.

Pagos: Te permite incluir pagos parciales o totales, fragmentados o íntegros, y de distintos tipos.

9|Página

Iberical Software

Cliente: La persona o entidad a la cual le facturas. Déjalo vacío para el caso de clientes sin ficha.

Notas: Cualquier anotación adicional que se desee incluir en el documento.

Añadiendo ítems Pulsa el botón Nuevo para añadir un ítem al listado. En la nueva ventana que se abrirá, busca y selecciona el producto o servicio deseado.

Ahora pulsa el botón Guardar para añadir el ítem al listado. El mismo podrá luego ser modificado o eliminado si así lo desearas.

Repite la operación por cada ítem que desees añadir al listado.

En cualquier momento puedes modificar un ítem listado simplemente seleccionándolo y modificando y guardando los datos del mismo en el panel derecho.

De la misma manera puedes eliminar un ítem seleccionándolo y luego pulsando el botón Eliminar del listado.

Añadiendo pagos Un documento puede incluir un pago íntegro, uno parcial, o puede permanecer impago.

También es posible fragmentar los pagos por fechas y por tipos de pago (efectivo, tarjeta, etc.).

La manera más rápida de añadir pagos es a través de los botones de pago automático (en rojo).

Al pulsar por ejemplo el de efectivo, se incluirá automáticamente un pago íntegro por esa forma de pago.

Para realizar pagos parciales por fechas o formas de pago, utiliza el panel lateral (en verde).

10 | P á g i n a

Iberical Software

El procedimiento de modificación o eliminación de pagos es similar al de ítems.

Es importante tener en cuenta que la modificación o eliminación de un pago, modificará consecuentemente la caja del día en cuestión.

Añadiendo un cliente En caso de querer añadir un cliente, pasa a la sección Cliente y pulsa el botón de cambio.

Recuerda que si lo dejas vacío el sistema interpreta que se trata de un cliente sin ficha.

Incluyendo notas Puedes incluir notas en el documento pasando a la sección Notas y escribiendo libremente el texto en el campo correspondiente. El sistema también permite crear y reutilizar plantillas.

Una vez finalizados todos estos pasos, estás listo para emitir el documento.

Generación del documento Existen dos botones para tal fin. Son los botones de Confirmación.

Los encontrarás en el extremo superior derecho de la pantalla.

Los dos generan el mismo resultado final, pero el primero de ellos permite modificar datos generales del documento previamente a emitirlo (tales como número, fecha, serie, empleado, etc.).

Pulsa cualquiera de ellos y el documento se generará.

Si el documento es una factura, además de generarse la misma también se generará internamente un albarán, ya que éste último es el comprobante básico de la venta, independientemente de que hubiera factura o no.

Verás en la pantalla la presentación preliminar, la cual podrás imprimir, exportar o enviar por email, etc.

Existe la posibilidad de configurar el sistema para que el documento se imprima directamente al generarse, y también para emitirlo en determinado tamaño (carta, esquela o ticket).

11 | P á g i n a

Iberical Software

Los documentos son totalmente personalizables. Pueden cambiarse casi todos sus elementos y disposición, incluyendo logo, formato, texto, etc.

Finalmente, es importante mencionar que Iberical tiene una doble interfaz de facturación. La interfaz predeterminada es la convencional, pero también existe una táctil especialmente útil para los puntos de atención al público. Es posible alternar entre ellas pulsando el botón Otros (abajo a la derecha) y luego Cambiar Interfaz.

Consulta y modificación de ventas El módulo Libro de Facturación, te permitirá:     

Buscar albaranes, facturas o presupuestos existentes.

Modificar albaranes, facturas y presupuestos.

Imprimir albaranes, facturas o presupuestos en diferentes formatos.

Crear albaranes a partir de presupuestos.

Crear facturas a partir de albaranes.

Para acceder al Libro de Facturación, selecciona el módulo del menú.

Tres botones te permiten cambiar al listado de presupuestos, albaranes o facturas.

El listado predeterminado es el de albaranes, pero el sistema puede ser configurado para mostrar siempre el último utilizado (Configuración > Opciones > Dispositivos > Inicio > recordar submódulo).

Cómo modificar un documento Para modificar un documento, primero selecciona el mismo en el listado.

Luego pulsa el botón azul Actualizar.

Se abrirá el documento en modo modificación.

Puedes cambiar todo lo que desees, pero al terminar recuerda confirmar el documento.

De esta manera puedes por ejemplo añadir pagos a un albarán pendiente, además de realizar correcciones.

Ten en cuenta que si cambias los ítems, también probablemente debas cambiar los pagos, y que al ser cambiados éstos, la caja del día de los pagos se verá actualizada automáticamente.

Para imprimir un documento Simplemente selecciona el documento a imprimir y luego alguno de los botones de formato.

12 | P á g i n a

Iberical Software

Para imprimir en tu impresora, la misma debe estar funcionando ya en Windows y también debe estar configurada dentro del programa (Configuración, Opciones, Dispositivos, Impresoras).

Recuerda  Debes utilizar el botón Guardar de cada ficha para que tus datos persistan.  Existen vídeo-tutoriales, a los cuales puedes acceder desde el grupo Ayuda.  Puedes actualizar Iberical acudiendo a nuestra web www.iberical.com y descargando un nuevo instalador, toda vez que lo desees. Nosotros frecuentemente introducimos cambios y mejoras, algunas de las cuales también están disponibles para la edición gratuita.

Antes de comenzar a trabajar Deberás eliminar los datos de prueba (clientes, pacientes, productos y servicios, proveedores y empleados).

Luego deberás proceder a añadir sus propios proveedores, productos/servicios y empleados.

También puedes cambiar los datos de tu negocio a través del menú Configuración > Sucursales, y seleccionando la sucursal.

Por último, crear fichas para tus clientes. Practica añadiendo algunas.

13 | P á g i n a

Iberical Software

Consideraciones finales Iberical es una aplicación informática extremadamente completa que le permitirá realizar desde las tareas más sencillas hasta las más complejas.

No te dejes engañar por la simplicidad de lo que has visto a través de estas páginas. Existe una inmensa cantidad de funcionalidad oculta, módulos y combinaciones disponibles en las ediciones completas.

Incluso la versión gratuita contiene funciones no explicadas en este documento, a fin de facilitar la introducción del usuario novel al programa. Consulta el manual de usuario y explora otras funcionalidades.

Agradecemos tu atención e interés en utilizar nuestro producto.

Un cordial saludo, EL EQUIPO IBERICAL

14 | P á g i n a