1
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Paso 3 – Plan de Gestión Recursos del Proyecto
Lady Jhojana Unigarro Arteaga C.C 69055650 Julián Andrés Cortés Manrique C.C 1075311714 Yoli Alexandra Manrique Vidal C.C. 32713191 Jaime Alberto Vargas González C.C 94507873 Jeison Fernando Lara C.C. 1026578725 Grupo 108001_10
Tutor: William Enrique Cifuentes
Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios ECACEN Especialización en Gestión de Proyectos Año 2020
2
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Tabla de Contenido Introducción.....................................................................................................................................3 Justificación.....................................................................................................................................6 Objetivo General..............................................................................................................................6 Objetivos Específicos......................................................................................................................7 Desarrollo del Trabajo.....................................................................................................................8 1.
Plan de Gestión de los Recursos...........................................................................................8 1.1 Acta de Constitución del Proyecto.....................................................................................8 1.2 Plan de Gestión de Recursos............................................................................................13
2.
Estimación de los recursos requeridos para el proyecto.....................................................21
3.
Herramientas para la Evaluación del personal....................................................................24
4.
Estructura desglose de recursos..........................................................................................29
5.
Matriz de asignación de responsabilidades.........................................................................30
6.
Calendario de recursos........................................................................................................34
7.
Habilidades Interpersonales del equipo..............................................................................34
8.
Plan de capacitación...........................................................................................................37
Conclusiones..................................................................................................................................41 Referencias y Bibliografía.............................................................................................................42 Anexos...........................................................................................................................................43 Anexo 1......................................................................................................................................43 Anexo 2......................................................................................................................................54
3
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Índice de Tablas
Tabla 1. Acta de Constitución del Proyecto.....................................................................................8 Tabla 2 Plan de Gestión de Recursos.............................................................................................13 Tabla 3. Estimación de los Recursos Requeridos para el Proyecto...............................................21 Tabla 4 Evaluación de personal.....................................................................................................24 Tabla 5 Asignación Responsabilidades..........................................................................................31 Tabla 6. Calendario Recursos.......................................................................................................34 Tabla 7 Plan Desarrollo Habilidades.............................................................................................35 Tabla 8 Presupuesto.......................................................................................................................39 Tabla 9 Cronograma capacitación..................................................................................................40
4
Encabezado: GestiĂłn de Stakeholders
Ă?ndice de Figuras
Figura 1. Estructura Desglose de Recursos..............................................................................................29
5
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Introducción El presente trabajo presenta los diferentes componentes que conforman el plan de recurso del proyecto para la creación de una cooperativa para la comercialización de huevos de gallina, en las veredas del municipio de San Francisco, Putumayo. El plan contempla aspectos tales como: Estimación de recursos, herramientas para la evaluación del personal, la estructura desglose de recursos, la matriz de asignación de responsabilidades, el calendario de recursos, el plan para el desarrollo de habilidades del equipo de trabajo participante del proyecto y el plan de capacitación para la obtención de dichas habilidades. La creación del plan de recursos permite determinar las necesidades de materiales, equipos, personal, según las actividades planteadas para garantizar el adecuado desempeño del proyecto, cumpliendo los objetivos generales y específicos del mismo, así como los tiempos inicialmente acordados.
6
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Justificación La creación del presente plan de recursos permite al equipo de trabajo del proyecto determinar los recursos de materiales, herramientas y capacitación del personal necesarios para llevar a buen término los objetivos planteados para la creación de una cooperativa para la comercialización de huevos de gallina, en las veredas del municipio de San Francisco, Putumayo. La entrega de recursos e insumos deberá complementarse con la enseñanza para la implementación de tecnologías apropiadas en la producción, comercialización y desarrollo de las capacidades para el emprendimiento.
7
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Objetivo General El objetivo general del proyecto es: Crear una cooperativa comercializadora de huevos de gallina en las veredas del municipio de San Francisco, que busca desarrollar e incrementar el potencial productivo de los campesinos avicultores que deseen asociarse, aprovechando sus capacidades, y dando oportunidades para acumular activos al aumentar la producción de huevos para la comercialización. Objetivos Específicos Los objetivos específicos del proyecto son:
Fortalecer en la parte física y técnica a los sistemas productivos locales de gallina
de postura.
Prestar asistencia técnica y capacitación para una mejor producción y
comercialización de gallinas de postura
Generar empleo, fuentes de ahorro y seguridad alimentaria.
8
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Desarrollo del Trabajo 1.
Plan de Gestión de los Recursos
1.1 Acta de Constitución del Proyecto Tabla 1. Acta de Constitución del Proyecto ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Creación de una cooperativa para la comercialización de huevos de gallina gallus domesticus PROYECTO de las veredas del municipio de San Francisco, PATROCINADOR: PREPARADO POR:
Putumayo. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural DÍA MES Grupo 108001_10 12 Mayo William Enrique DÍA MES
AÑO 2020 AÑO
REVISADO POR: Cifuentes Elva Nelly Rojas
16 DÍA
Mayo MES
2020 AÑO
APROBADO POR: Araque 17 Mayo 2020 BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
9 El proyecto pretende crear una cooperativa comercializadora de huevos de gallina Gallus
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Domesticus de las veredas del municipio de San Francisco, Putumayo. Busca desarrollar e incrementar el potencial productivo de los campesinos avicultores que deseen asociarse, aprovechando sus capacidades, y dando oportunidades para acumular activos al aumentar la producción de huevos para la comercialización y la seguridad alimentaria con la entrega de jaulas, pie de cría e insumos que iría integralmente complementado con una capacitación en la producción técnica, comercialización y desarrollo empresarial, permitiendo la generación de empleo en el municipio. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PROPÓSITO DEL PROYECTO DE LA ORGANIZACIÓN Implementar
el
Crear una Cooperativa comercializadora de
cooperativismo como forma de huevos de gallina en las veredas del municipio de organización
para
avicultores de San Francisco.
Mejoramiento
los San Francisco, que busca desarrollar e incrementar el
potencial
productivo
de
los
campesinos
e avicultores que deseen asociarse, aprovechando sus
innovación de la producción y capacidades, y dando oportunidades para acumular comercialización de huevos de activos al aumentar la producción de huevos para la gallina.
comercialización.
OBJETIVOS DEL PROYECTO Fortalecer en la parte física y técnica a los sistemas productivos locales de
gallina de postura. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
Adquisidor de pie de cría, jaulas e insumos de alimentación, sanidad así como
asistencia técnica a las familias beneficiadas.
Capacitar a los productores en las últimas tecnologías usadas para la mejor cría
y comercialización.
10
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Montaje de las jaulas acorde a los requerimientos de la parte interesada.
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL 1. Manejo técnico de las gallinas de postura: a.
Crianza de gallinas de postura (cría, recría, postura)
b. Tipos y líneas de gallinas de postura c.
Instalaciones para gallinas de postura
d. Sanidad:
Enfermedades Infecciosas
Enfermedades Parasitarias
Enfermedades Carenciales
e.
Alimentación
2. Mercadeo: a. Calidad de producto b. Mejoramiento de la demanda c. Oferta y publicidad 3. Desarrollo empresarial: a. Desarrollo de capital b. Uso de créditos c. Liderazgo EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES Fase I: Gestión del proyecto Proceso de iniciación: Gestión de integración: Acta de constitución del proyecto. Gestión de comunicaciones:
11
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Registro de interesados. Fase II: Inicio Fase III: Organización y Preparación
Identificación y Socialización Planeación Formalización y legalización Levante y engorde. Producción de huevos.
Fase IV: Ejecución de actividades
Almacenamiento, Empaque y Despacho. Comercialización y ventas.
Fase V: Finalización
Contabilidad y Finanzas. Continuidad de operaciones.
INTERESADOS CLAVES INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS 1. Director del proyecto. 1. Financiadores. 2. Equipo de proyecto. 3. Accionistas.
2. Proveedores. 3. Clientes. 4. Campesinos 5. Gobierno
RIESGOS 1. Demora en la adquisición de insumos y pie de cría 2. Demora en el montaje de las jaulas. 3. problemas con el financiamiento del patrocinador. 4. Problemas en la conformación de la cooperativa. 5. Problemas en las capacitaciones. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO Aprobación del financiamiento del proyecto.
El inicio de la etapa de implementación debe darse, a más tardar, un mes y
medio después de haber iniciado el proyecto.
El personal que trabajará en el montaje de las jaulas deben estar 100%
capacitados, una semana antes del inicio del montaje.
12 La fase de implementación y arranque del proyecto, durará 1 mes, tiempo que
Encabezado: Gestión de Stakeholders
corresponde al periodo de la conformación de la cooperativa.
Conformación y legalización de la cooperativa.
Capacitar a los asociados.
Apertura de mercados para la comercialización.
Revisión por parte de los interesados. PRESUPUESTO DEL PROYECTO El costo del proyecto será asumido en un 100% por el Patrocinador ($ 1.999.681.325). GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO EQUIPO DE TRABAJO: Grupo 108001_10 AUTORIZACIÓN ACTA PATROCINADOR: el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural a través de su ministro. AUTORIDAD ASIGNADA: el Municipio de San Francisco a través de su alcaldesa María Elena Lara.
1.2 Plan de Gestión de Recursos Tabla 2 Plan de Gestión de Recursos Plan de Gestión de Recursos En el presente plan de gestión de recursos se contempla el presupuesto asignado para el desarrollo del proyecto, la descripción del personal necesario, las actividades necesarias para su desarrollo, y los costos administrativos para su funcionamiento. Creación de una cooperativa para la comercialización Proyecto:
de huevos de gallina gallus domesticus de las veredas del municipio de San Francisco, Putumayo. Ministerio de Agricultura y
Patrocinador: preparado por:
12/05/2020 Desarrollo Rural. Grupo 108001_10
12/05/2020
revisado por:
William Enrique Cifuentes
13 16/05/2020
aprobado por:
Elva Nelly Rojas Araque
17/05/2020
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Requerimientos de Personal A continuación, los requerimientos de recursos humanos para este proyecto: Gerente del proyecto, contador, ingeniero agropecuario, tecnólogo agroforestal, gestor de empresas agropecuarias, tecnólogo agrario, tecnólogo agropecuario, zootecnista. Asignación Previa El costo del proyecto será asumido en un 100% por el Patrocinador $ 1.999.681.325. (Mil novecientos noventa y nueve millones seiscientos ochenta y un mil trescientos veinticinco pesos moneda corriente). Rubro presupuestal: 1205202001 Recursos propios C.D.P: 020 del 13/05/2020 Adquisiciones El desarrollo del proyecto requiere la realización de programas de capacitación, realización de entrevistas, realización de exámenes de laboratorio, elaboración protocolos prácticos para mantenimiento, aseo y conservación de los equipos y estructuras, realización de visitas de seguimiento. Definición de Roles y Actividades en el Proyecto Rol Gerente de Proyecto
Autoridad Dirección
Responsabilidad
Dirigir y liderar el desarrollo
del proyecto, cumpliendo con los estándares y condiciones pactadas en la propuesta. El Gerente del Proyecto será
Competencias
Liderazgo. Responsabilidad Asertividad. Trabajo en
equipo. Trabajo bajo
responsable de la ejecución y
presión. Disciplina
entrega del proyecto. Reportar directamente al
laboral. Capacidad para
14
Encabezado: Gestión de Stakeholders
equipo todas las comunicaciones e informaciones nuevas y vitales para la ejecución del proyecto. Informará cada fin de semana sobre el estado y rendimiento del trabajo. Responsable por definir el personal que integra el equipo de proyecto de su organización y gestión. Supervisa el correcto
transmitir ideas.
funcionamiento del proyecto. Controla la información de gastos del proyecto Dirige y aprueba el proceso de adquisición para la contratación de terceros. Su trabajo finalizará con la ejecución del 100% del proyecto. Toma de decisiones Firma de aprobaciones y Contador
Financiera
cambios Control sobre producto vendido e inventario disponible. Generación y cobro de
Integridad Objetividad Competencia
facturas. Cronograma de pago a
profesional Confidencialidad Comportamiento
proveedores. Cronograma de pago a
profesional.
15
Encabezado: Gestión de Stakeholders
empleados y socios de la cooperativa. Selección de proveedores. Recepción de requerimientos de insumos y materiales. Recepción de requerimientos de servicio por terceros. Emisión de órdenes de compra. Recepción de productos adquiridos (insumos y materiales). Recepción de servicios por Ingeniero Agropecuario
Apoyo
terceros. Capacitación del personal
Proponer
técnico en sistemas integrales de
alternativas de gestión
producción, instalaciones
para la agricultura y
agropecuarias, buenas técnicas
medio ambiente,
agrícolas y pecuarias,
evaluándolos desde una
aprovechamiento de residuos
perspectiva económica,
orgánicos.
ambiental y social. Gestionar la producción de bienes y servicios de la agricultura y medio ambiente. Resolver eficientemente
16
Encabezado: Gestión de Stakeholders
problemas de la agricultura y el medio Tecnólogo Agroforestal
Apoyo
Asistir y diagnosticar áreas
ambiente. Adoptar,
del sector agropecuario y silvícola
implementar y evaluar
para dar solución a diversos
sistemas mejorados de
problemas que en él se presentan. Manejar con sentido de
producción agrícola,
liderazgo sistemas mejorados de producción agrícola, pecuaria y forestal para cada región del país. Adoptar e implementar tecnologías que sean competitivas y de beneficio a las comunidades mediante la actividad agroforestal, teniendo en cuenta sostenibilidad económica, social y ambiental. Planificar y aprovechar sosteniblemente recursos locales, regionales, y nacionales a través de sistemas agroforestales. Prestar capacitación técnica, extensión comunitaria para la creación, asimilación y desarrollo de tecnologías que sean competitivas
pecuaria y forestal, con el fin de satisfacer las necesidades propias del proyecto.
17
Encabezado: Gestión de Stakeholders
(económica, social y ambiental) y de beneficio a las comunidades. Conformación de la cooperativa mediante escritura pública. Elaboración y aprobación de estatutos. Nombramiento de los órganos Gestor
de administración y vigilancia. Solicitud de permisos para
de
Empresas
Apoyo
Agropecuarias
operación como granja avícula de postura y/o levante, según resolución
Agrario
Apoyo
Interpretar y
analizar diversos procesos administrativos y empresariales. Identificar, explicitar y resolver problemas con
003651 del instituto Colombiano
autonomía y creatividad. Procesar,
Agropecuario (ICA). Planteamiento de posibles
organizar y comunicar
soluciones. Sondeo de mercado y Tecnólogo
proyecciones de ventas. Capacitación del personal
informaciones múltiples.
Gestar la
administrativo en administración de
cooperativa en el sector;
fincas, comercialización y mercadeo
planear, dirigir, controlar
de huevos, formulación y gestión de
y evaluar proyectos
proyectos agropecuarios. Adecuación de galpones o
agropecuarios. Participar en
naves para la tenencia de aves. Organización de bodegas para
grupos de trabajo. Ejecutar
almacenamiento de huevos. Adecuación oficina de la
programas de instrucción
18
Encabezado: Gestión de Stakeholders
cooperativa. Distribución dentro de los galpones. Verificación condición de las
agropecuaria en centros o comunidades.
pollitas. Aplicación esquema de vacunas cría y engorde de las aves durante un periodo de 15 semanas. Control constante de
Zootecnista
Caracteriza Planea Diseña Implementa Hace seguimiento
temperatura acorde al cronograma de
a planes, programas que
crianza. Despique de las pollitas a los
contribuyan al desarrollo
Apoyo 7 días y a las 6 semanas. Control de peso de las aves desde la 6 semana. Plan de alimentación e hidratación diaria de las gallinas. Plan de limpieza y desinfección del galpón. Recolección y limpieza diaria
sostenible del proyecto en genética y mejoramiento, reproducción, salud preventiva, nutrición y alimentación animal.
de huevos. Clasificación de los huevos.
2. Estimación de los Recursos Requeridos para el Proyecto La técnica utilizada para estimación de datos es Análisis de datos, ya que identificamos, analizamos alternativas de recursos para diferentes actividades, donde es directamente proporcional a costo-beneficio.
19
Encabezado: Gestión de Stakeholders Tabla 3. Estimación de los Recursos Requeridos para el Proyecto GRUPO DE CÓD.
RECURSO
CARACTERÍSTICA
CANTIDAD
DISPONIBILIDAD
PROCESO
Profesionales, Gerente R001
especializados en
Inicio
1 del proyecto
100%
Gestión de proyectos. Especialista en
Organización y R002
Gerencia de Contador
preparación
1
100%
4
100%
1
50%
1
100%
proyecto y Gerencia financiera Especialista en
Organización y R003
Ingeniero
gestión de
Gestor de
proyectos Especialista en
empresas
Derecho
Preparación Organización y R004 Preparación R005
agropecuarias Administrativo Organización y Tecnólogo Experiencia Preparación
Agroforestal
certificada de 2 años en capacitaciones de personal técnico, personal técnico en sistemas integrales de producción,
20
Encabezado: Gestión de Stakeholders
instalaciones agropecuarias, buenas técnicas agrícolas y pecuarias, aprovechamiento de residuos orgánicos Experiencia certificada de 2 años en capacitación de personal administrativo en administración de Ejecución de
Tecnólogo
Actividades
Agrario
R006
fincas, comercialización y mercadeo de huevos, formulación y gestión de proyectos agropecuarios.
3
100%
21
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Experiencia certificada de Ejecución de R007
mínimo 1 año en Zootecnista
Actividades
1
100%
1
100%
6
100%
4
100%
manejo de producciones avícola 5 metros x 10
R008
Material
Oficina metros De batería de larga duración,
R009
Material
Portátiles RAM 4gb y disco duro de 1 TB RAM de 4 gb y
R010
Material
Pc Mesa disco duro de 1 TB
3. Herramientas para la Evaluación del personal. Tabla 4 Evaluación de personal FORMATO DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL UNIDAD/DPTO.------------------------------------------------ÁREA/SERV.-----------------EVALUADO----------------------------------------------------------------------------------------PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO-----------------EVALUADOR-------------------------------------------------------------------------------------FECHA DE LA EVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------En qué grado cree usted que el trabajador tiene desarrollada las competencias que se presentan a continuación. - Marque con una X el número que refleja su opinión
22
Encabezado: Gestión de Stakeholders
INSTRUCCIONES 1.
Antes de iniciar la evaluación del personal a su cargo, lea bien las instrucciones, si tiene
duda consulte con el personal responsable de la
Unidad de Personal.
2.
Lea bien el contenido de la competencia y comportamiento a evaluar.
3.
En forma objetiva y de conciencia asigne el puntaje correspondiente.
4.
Recuerde que, en la escala para ser utilizada por el evaluador, cada puntaje corresponde a
un nivel que va de Muy bajo a Muy alto.
5.
Muy bajo
:1
---Inferior.- Rendimiento laboral no aceptable.
Bajo
:2
---Inferior al promedio. - Rendimiento laboral regular.
Moderado
:3
---Promedio. - Rendimiento laboral bueno.
Alto
:4
---Superior al promedio. - Rendimiento laboral muy bueno.
Muy Alto
:5
---Superior. - Rendimiento laboral excelente.
En el espacio relacionado a comentarios, es necesario que anote lo adicional que usted
quiere remarcar. 6.
Los formatos de evaluación deben hacerse en duplicado, y deben estar firmadas por el
evaluador y el ratificador (Jefe del evaluador), si es necesario agregar algún comentario general a la evaluación. 7.
No se olvide firmar todas las hojas de evaluación.
8.
La entrega de los formatos de evaluación, es con documento dirigido a la Dirección
correspondiente, bajo responsabilidad Funcional como máximo a los dos (02) días de recepcionado el formato.
ÁREA DEL
MUY
BAJO
MODERAD
ALTO
MUY
PUNTAJE
23
Encabezado: Gestión de Stakeholders
BAJ DESEMPEÑO ORIENTACIÓN DE RESULTADOS Termina su trabajo oportunamente Cumple con las tareas que se le encomienda Realiza un volumen adecuado de trabajo CALIDAD No comete errores en el trabajo Hace uso racional de los recursos No Requiere de supervisión frecuente Se muestra profesional en el trabajo Se muestra respetuoso y amable en el trato RELACIONES INTERPERSONALE S Se muestra cortés con el personal y con
O O 1
2
3
ALTO 4
5
Encabezado: Gestión de Stakeholders
sus compañeros Brinda una adecuada orientación a sus compañeros. Evita los conflictos dentro del trabajo INICIATIVA Muestra nuevas ideas para mejorar los procesos Se muestra asequible al cambio Se anticipa a las dificultades Tiene gran capacidad para resolver problemas TRABAJO EN EQUIPO Muestra aptitud para integrarse al equipo Se identifica fácilmente con los objetivos del equipo ORGANIZACIÓN Planifica sus actividades Hace uso de indicadores Se preocupa por
24
25
Encabezado: Gestión de Stakeholders
alcanzar las metas PUNTAJE TOTAL: Firma del evaluador
Comentarios
El diligenciamiento del presente formato, para los miembros del equipo del proyecto, se encuentra en el anexo 1. 4.
Estructura Desglose de Recursos.
La estructura de desglose de recursos es una representación jerárquica de los recursos por categorías de recursos incluyen, el personal, los materiales y los equipos, en el grafico a continuación se representa la estructura de desglose de recursos para el presente proyecto de acuerdo al PMBOK.
26
Encabezado: Gestión de Stakeholders Figura 1. Estructura Desglose de Recursos
5. Matriz de Asignación de Responsabilidades. Según el PMI (2017), una de las claves para la gestión de recursos del equipo del proyecto, consiste en individuos que tienen asignados roles y responsabilidades, quienes deberán trabajar en conjunto para lograr un objetivo común del proyecto. El director del proyecto debería invertir esfuerzos adecuados en la adquisición, gestión, motivación y empoderamiento del equipo del proyecto, donde la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto es beneficiosa. Por otro lado, existen diversos formatos para documentar y comunicar los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo, uno de ellos es mediante la matriz de asignación de responsabilidades (tabla X), en el cual se usó un diagrama RACI (tabla x) que por sus nombres en inglés, define tipos de responsabilidades a cada uno de los integrantes del equipo del proyecto, según las actividades del mismo.
R= Responsible
A = Accountable
C = Consult
I = Inform
Persona
Persona con
Persona a la que
responsable de
responsabilidad
se consulta sobre la
se debe informar
ejecutar la tarea
última sobre la
actividad
sobre la actividad
Persona a la que
27
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Actividad
Tabla 5 Asignación Responsabilidades
RACI
Nombre/Rol Lady J. /líder
Julián A. /
Yoli M./ Líder
Jaime
Jeison
gestión del
Jefe funcional
de gestión de
A. /Líder
F./Administrador
conocimiento
de soporte
estándares
de
de recursos
proyecto Actividad Creación de la
R
I
A
C
I
I
C
A
R
C
A
R
I
C
C
A
C
R
I
A
cooperativa Organización del personal del proyecto Crear el acta de constitución Planificar la línea base del alcance
28
Encabezado: Gesti贸n de Stakeholders
Desarrollar el Plan de gesti贸n de Riesgo, de involucramiento de los interesados
C
A
I
R
I
I
C
A
R
C
A
C
I
A
R
R
A
C
I
A
y el Plan de gesti贸n de cambios y Configuraciones Gestionar los documentos del proyecto Formular los Factores ambientales y Activos de los procesos de la organizaci贸n) Determinar las expectativas de la comunidad frente
29
Encabezado: Gestión de Stakeholders
a la implementación de soluciones nuevas. Realizar el análisis del involucramiento de los interesados
C
A
I
R
A
A
R
I
A
C
R
A
I
C
R
en el proceso de la comercialización de los huevos. Definir el nivel de adopción social de la comercialización de los huevos de gallina. Realizar los pagos de profesional y
30
Encabezado: Gestión de Stakeholders
técnicos del proyecto.
6.
Calendario de Recursos
Tabla 6. Calendario Recursos
DURACIÓ FASES FASE I FASE II FASE III FASE IV FASE V
TERMINAD INICIO
N 4 SEMANAS 4 SEMANAS 4 SEMANAS 4 SEMANAS 4 SEMANAS
SEMANA 1 SEMANA 5 SEMANA 9 SEMANA 13 SEMANA 17
COSTO O SEMANA 4 SEMANA 8 SEMANA 12 SEMANA 16 SEMANA 20
$ 399.939.265,0 $ 399.939.265,0 $ 399.939.265,0 $ 399.939.265,0 $ 399.939.265,0
7. Habilidades Interpersonales del Equipo. Las habilidades interpersonales del equipo y que se requieren para el correcto desarrollo del presente proyecto, incluyen aspecto tales como: Gestión de conflictos, Influencia, Motivación, Negociación y Desarrollo del espíritu de equipo. Para obtener dichos aspectos, se plantea el siguiente plan desarrollo de habilidades.
Tabla 7 Plan Desarrollo Habilidades
PLAN DESARROLLO HABILIDADES PERSONALES Etapa Descripción Objetivo de la etapa Registro Autoevaluación El profesional Identificar intereses y Formato realizara el
competencias del agrado
diligenciamiento del
del profesional para su
Autoevaluación
31
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Etapa
PLAN DESARROLLO HABILIDADES PERSONALES Descripción Objetivo de la etapa formato de desarrollo y capacitación autoevaluación. Según lo Establecer en cada
Registro
consignado en el
persona su nivel de
formato de
habilidad en los aspectos:
autoevaluación, el
Técnico.
registro del trabajo
Social.
desarrollado y las
Aptitudes (talentos,
observaciones de su
habilidad para hacer o
jefe inmediato se
aprender).
establece el nivel de
Actitud (perspectiva,
habilidad de la
sentimientos, forma de
persona. Se establecen
pensar). Alinear los habilidades
cuáles son las
del profesional con las
habilidades que
necesidades de la
requiere la
organización, desde el
estratégico de la
organización, para el
punto de vista de
organización
correcto desempeño
cumplimiento de metas del
del cargo asignado Establecer un
negocio o área de trabajo Definir los temas de
desarrollo de
programa de
crecimiento a desarrollar
habilidades
capacitación o
para cada profesional,
Determinar
Evaluación del
nivel de habilidad
personal
Establecer Plan
Habilidades requeridas por la organización
Generar plan
Plan de capacitación
32
Encabezado: Gestiรณn de Stakeholders
Etapa
PLAN DESARROLLO HABILIDADES PERSONALES Descripciรณn Objetivo de la etapa asignaciรณn de nuevas estableciendo su forma de responsabilidades adquisiciรณn (capacitaciรณn, que permitan el educaciรณn formal o no crecimiento del formal, entrenamiento, etc.) profesional Se realiza Comprobar la
Registro
seguimiento al
adquisiciรณn de las
Certificados de
desarrollo de las
habilidades planeadas e
capacitaciรณn o
habilidades de cada
identificar nuevas
entrenamiento
profesional, segรบn el
habilidades para desarrollar
retroalimentaciรณn
plan de capacitaciรณn
durante el siguiente ciclo de del jefe inmediato
establecido.
capacitaciรณn.
Seguimiento y evaluaciรณn desarrollo de habilidades
El formato de autoevaluaciรณn para desarrollar la etapa 1 se encuentra en el anexo 2 8. Plan de Capacitaciรณn. Los resultados de la ejecuciรณn del proyecto dependen en gran medida del desarrollo que se haga en los equipos de trabajo y en la potencializaciรณn de sus habilidades y conocimientos, razรณn por la cual la creaciรณn de la Cooperativa Para La Comercializaciรณn De Huevos De Gallina desarrolla su plan de capacitaciรณn bajo los criterios que a continuaciรณn se detallan. 8.1 Alcance: El presente plan de capacitaciรณn aplica para todo el personal de la cooperativa. 8.2. Fines: El plan de capacitaciรณn busca contribuir a: โ
Elevar el rendimiento de los colaboradores, por medio del desarrollo de capacidades que
aporten a que den su 100%
Encabezado: Gestión de Stakeholders
33
●
Contribuir al trabajo colaborativo entre toda la estructura.
●
Contribuir a la retención del personal durante todo el proyecto, generando un desarrollo
profesional por medio de la entrega de conocimiento. ●
Contribuir a la seguridad y salud en el trabajo, minimizando riesgo de accidentes y
aforados durante la ejecución del proyecto. 8.3 Objetivos: ●
General: Preparar al personal para la ejecución de sus labores, brindando los
conocimientos necesarios para esto. ●
Específicos: ● Desarrollar capacidades necesarias en el personal para promover el aporte diferencial en el desarrollo de sus actividades. ● Mantener un conocimiento actualizado y a la vanguardia de lo requerido durante el desarrollo del proyecto.
8.4 Meta: ●
Capacitar el 100% del personal de planta de la Cooperativa Comercializadora.
8.5 Tipos de capacitación: ●
Intuitiva: Esta capacitación se dará al ingreso del personal, y busca brindar al
colaborador las herramientas necesarias para que conozca la compañía, las funciones y expectativas de su cargo, ayudando a que su proceso de adaptación sea más fácil. ●
Preventiva: Esta capacitación se dará durante el periodo de desarrollo del proyecto, y
busca actualizar a los colaboradores en temas estratégicos que aportaran a los resultados. 8.6. Temas de capacitación: ●
Cultura organizacional
34
Encabezado: Gestión de Stakeholders
●
Clima Laboral
●
Gestión del cambio
●
Manejo del tiempo
●
Innovación
8.7 Recursos: ●
Humanos: Las capacitaciones serán dadas por consultores externos, quienes entregaran
todos los recursos didácticos necesarios para su desarrollo. ●
Financiamiento: Los recursos de financiamiento del plan de capacitación serán propios
de la Cooperativa Comercializadora.
8.8 Presupuesto: A continuación, se detalla el presupuesto que será destinado al plan de capacitación del personal. Tabla 8 Presupuesto
DETALLE
CANT.
COSTO UNITARIO
Cartilla “Cultura
COSTO TOTAL
30
$11.500
$354.000
1
$500.000
$500.000
1
$500.000
$500.000
organizacional” Honorarios capacitación Cultura organizacional Honorarios
35
Encabezado: Gestión de Stakeholders
capacitación Clima Laboral Honorarios
1
$500.000
$500.000
1
$500.000
$500.000
4
$180.000
$720.000
4
$250.000
$1.000.00
capacitación Gestión del cambio Honorarios capacitación Innovación Refrigerios por capacitación Salón de capacitación Imprevistos
0 N/A
$200.000
TOTAL
$200.000
$4.274.000
8.9 Cronograma de ejecución: A continuación, se detalla el cronograma del plan de capacitación planteado. Tabla 9 Cronograma capacitación
ACTIVIDAD Inducción institucional
Feb
Mar
Abr
May
X
X
X
X
de ingreso Gestión del cambio Cultura Organizacional Clima Laboral
X X X
36
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Estrategias para la
X
innovación
8.10 Video ejemplo capacitación: Se desarrolla un video a manera de ejemplo, sobre uno de los temas a desarrollar durante la actividad de clima organizacional; el tema del video es “CAPACITACION SOBRE EL MANEJO DEL ESTRÉS”; el cual puede ser visto en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=NnCV9ml8c2o
Conclusiones La elaboración del presente plan de recursos, permite al equipo del proyecto establecer aspectos tales como: Recursos de personal necesario para la ejecución de cada una de las etapas del proyecto; definiendo sus perfiles, según las necesidades a cubrir. Plan para el desarrollo de habilidades del personal, así como un plan de capacitación orientado a fortalecer los aspectos identificados mediante la evaluación del personal y autoevaluación de habilidades. Se estableció una matriz de responsabilidades para el equipo del proyecto, según cada una de las etapas del mismo, definiendo así el grado de intervención para cada uno de los integrantes. Identificación de recursos de personal y su dedicación dentro del proyecto, según su rol en cada una de las etapas del mismo; de forma tal que se cubran las necesidades y se pueda dar cabal cumplimiento a los tiempos establecidos. Se determinaron los recursos económicos, para cada una de las etapas y su distribución a lo largo de cada semana de ejecución de actividades.
37
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Referencias y Bibliografía Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK(R) Guide–Sixth Edition / Agile Practice Guide Bundle (Pmbok Guide) (Sixth Edition Ed.). Pennsylvania, EEUU: Project Management Institute. Lerma, H. (2009). Metodología de la investigación, propuesta, anteproyecto y proyecto. Cuarta edición. P 123-155. Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login? url=https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2969/login.aspx? direct=true&db=e000xww&AN=483354&lang=es&site=ehost-live Plan Desarrollo Profesional. (S. f.). Recuperado 9 de junio de 2020, de https://blog.edenred.es/plan-de-desarrollo-profesional-ejemplo/
38
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Anexos Anexo 1 FORMATO DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL UNIDAD/DPTO.: Neiva, Huila
_______ÁREA/SERV.------------------
EVALUADO Jaime A Vargas_______________________________________ PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO-----------------EVALUADOR-------------------------------------------------------------------------------------FECHA DE LA EVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------MUY
ÁREA DEL
MODERAD BAJO
BAJO 1
DESEMPEÑO
MUY ALTO
O 2
3
ALTO 5
4
PUNTAJE
ORIENTACIÓN DE RESULTADOS Termina su trabajo oportunamente Cumple con tareas
que
se
X
4
X
4
X
4
X
4
las le
encomienda Realiza un volumen adecuado de trabajo CALIDAD No comete errores en el trabajo Hace uso racional de X los recursos
5
39
Encabezado: Gestión de Stakeholders
No
Requiere
de X
5
X
5
X
5
X
5
X
5
X
5
X
5
supervisión frecuente Se muestra profesional en el trabajo Se muestra respetuoso y amable en el trato RELACIONES INTERPERSONALE S Se
muestra
cortés
con el personal y con sus compañeros Brinda una adecuada orientación
a
sus
compañeros. Evita los conflictos dentro del trabajo INICIATIVA Muestra nuevas ideas para
mejorar
los
procesos Se muestra asequible X
4
X
4
X
4
al cambio Se anticipa a las dificultades Tiene gran capacidad para resolver problemas
40
Encabezado: Gestiรณn de Stakeholders
TRABAJO EN EQUIPO Muestra aptitud para X
5
X
5
integrarse al equipo Se identifica fรกcilmente
con
los
objetivos del equipo ORGANIZACIร N Planifica actividades Hace uso indicadores Se preocupa
sus X
4
X
4
de por X
5
alcanzar las metas PUNTAJE TOTAL:
Firma del evaluador
91
Comentarios
41
Encabezado: Gestión de Stakeholders
FORMATO DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL UNIDAD/DPTO. SAN FRANCISCO/PUTUMAYO
ÁREA/SERV.------------------
EVALUADO LADY JHOJANA UNIGARRO ARTEAGA PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO-----------------EVALUADOR-------------------------------------------------------------------------------------FECHA DE LA EVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------MUY
ÁREA DEL
MODERAD BAJO
BAJO 1
DESEMPEÑO
MUY ALTO
O 2
3
4
ALTO 5
PUNTAJE
ORIENTACIÓN DE RESULTADOS Termina su trabajo oportunamente Cumple con tareas
que
se
X
4
X
4
X
4
las le
encomienda Realiza un volumen adecuado de trabajo CALIDAD
42
Encabezado: Gestión de Stakeholders
No comete errores en X
4
el trabajo Hace uso racional de X los recursos No Requiere
5
de X
4
supervisión frecuente Se muestra X
5
X
5
X
5
X
5
X
5
X
5
profesional en el trabajo Se muestra respetuoso y amable en el trato RELACIONES INTERPERSONALE S Se
muestra
cortés
con el personal y con sus compañeros Brinda una adecuada orientación
a
sus
compañeros. Evita los conflictos dentro del trabajo INICIATIVA Muestra nuevas ideas para
mejorar
los
procesos Se muestra asequible X al cambio
4
43
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Se anticipa a las X
5
X
5
X
5
dificultades Tiene gran capacidad para resolver problemas TRABAJO EN EQUIPO Muestra aptitud para integrarse al equipo Se identifica fácilmente
con
los
X
4
objetivos del equipo ORGANIZACIÓN Planifica actividades Hace uso indicadores Se preocupa
sus X
5
X
5
X
5
de por
alcanzar las metas PUNTAJE TOTAL:
93
Firma del evaluador Comentarios FORMATO DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL UNIDAD/DPTO. NEIVA/HUILA
ÁREA/SERV.------------------
EVALUADO JULIÁN ANDRÉS CORTES MANRIQUE PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO-----------------EVALUADOR-------------------------------------------------------------------------------------FECHA DE LA EVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------ÁREA DEL
MUY
BAJ
MODERAD
ALTO
MUY
PUNTAJE
44
Encabezado: Gestión de Stakeholders
BAJ DESEMPEÑO
O
O
ALTO
O 1
2
3
4
5
ORIENTACIÓN DE RESULTADOS Termina su trabajo X
4
X
4
oportunamente Cumple con las tareas que se le encomienda Realiza un volumen X
5
adecuado de trabajo CALIDAD No comete errores en X
4
X
4
el trabajo Hace uso racional de los recursos No Requiere de X
5
X
5
X
5
supervisión frecuente Se muestra profesional en el trabajo Se muestra respetuoso y amable en el trato RELACIONES INTERPERSONALE S Se muestra cortés con el personal y con
X
4
45
Encabezado: Gestión de Stakeholders
sus compañeros Brinda una adecuada orientación a sus
X
4
compañeros. Evita los conflictos X
5
X
5
dentro del trabajo INICIATIVA Muestra nuevas ideas para mejorar los procesos Se muestra asequible X
4
al cambio Se anticipa a las X
5
X
5
X
5
dificultades Tiene gran capacidad para resolver problemas TRABAJO EN EQUIPO Muestra aptitud para integrarse al equipo Se identifica fácilmente con los
X
4
X
4
objetivos del equipo ORGANIZACIÓN Planifica sus actividades Hace uso de indicadores Se preocupa por
X
5
X
5
Encabezado: Gestiรณn de Stakeholders
46
alcanzar las metas PUNTAJE TOTAL:
91
UNIDAD/DPTO. NEIVA HUILA----------------------------------ร REA/SERV.-----------------EVALUADO YOLI ALEXANDRA MANRIQUE VIDAL-------------------------------------
47
Encabezado: Gestión de Stakeholders
PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO-----------------EVALUADOR-------------------------------------------------------------------------------------FECHA DE LA EVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------ÁREA DEL DESEMPEÑO ORIENTACIÓN DE RESULTADOS Termina su trabajo oportunamente
MUY BAJ O
BAJ O
MODERAD O
ALTO
MUY ALTO
1
2
3
4
5
X
Cumple con las tareas que se le encomienda Realiza un volumen adecuado de trabajo
PUNTAJE
4 X
5
X
4
X
4
CALIDAD No comete errores en el trabajo Hace uso racional de los recursos
X
5
No Requiere de supervisión frecuente
X
5
Se muestra profesional en el trabajo
X
5
Se muestra respetuoso y amable en el trato
X
4
X
4
X
4
RELACIONES INTERPERSONALE S Se muestra cortés con el personal y con sus compañeros Brinda una adecuada orientación a sus
48
Encabezado: Gestión de Stakeholders
compañeros. Evita los conflictos dentro del trabajo
X
5
X
5
INICIATIVA Muestra nuevas ideas para mejorar los procesos Se muestra asequible al cambio
X
Se anticipa dificultades
X
a
las
Tiene gran capacidad para resolver problemas
4
X
5
Muestra aptitud para integrarse al equipo
X
5
Se identifica fácilmente con los objetivos del equipo
X
5
TRABAJO EN EQUIPO
ORGANIZACIÓN Planifica actividades
sus
X
4
Hace uso de indicadores
X
5
Se preocupa alcanzar las metas
X
5
por
PUNTAJE TOTAL: Firma del evaluador
87 Comentarios
49
Encabezado: Gestión de Stakeholders
Anexo 2 AUTOEVALUACIÓN PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES PERSONALES Nombre Cargo Actual Fecha 1. El desarrollo de habilidades personales y profesional comienza por autoevaluar y comprender tus aspiraciones, fortalezas, intereses y áreas a mejorar. Defínelas aquí: Aspiraciones Fortalezas Intereses
Áreas a mejorar
2. Según los resultados de la tabla anterior, ¿cuáles son las competencias que deseas desarrollar? 3. analizar qué posibilidades laborales pueden abrirse en función del estudio previo (aspiraciones, fortalezas, intereses, áreas a mejorar y competencias a desarrollar) Posibilidad 1: Requisitos para conseguirlo:
Posibilidad 2: Requisitos para conseguirlo:
Posibilidad 3: Requisitos para conseguirlo: 4. Decisión; considera la viabilidad de cada opción y decide cuál se adecúa más en función de tus competencias y estudio Opción seleccionada: 5. En función de la opción seleccionada, define los objetivos a trabajar:
50
Encabezado: Gestión de Stakeholders
AUTOEVALUACIÓN PARA EL DESARROLLO DE HABILIDADES PERSONALES Objetivo 1 Pasos para alcanzar el objetivo 1: Objetivo 2 Pasos para alcanzar el objetivo 2: Objetivo 3 Pasos para alcanzar el objetivo 3:
6. Establece un plan de acción para alcanzar los objetivos Competencia a ¿Cómo Fecha inicio Fecha final desarrollar desarrollarlas?
Formadores y/o proveedores
7. Indicar la forma de evaluación del plan de acción (ejemplo: certificado, diploma, examen, entrevista, informe, etc.)
Encabezado: Gestiรณn de Stakeholders
51