Issuu on Google+

Aanwerving

W&S

Fase

Opvragen bijkomende gegevens

Contractflow extern

Interne klant

Email/Tel Doorsturen bijkomende gegevens


Bevordering

Directie

HR-Systemen

HRP-regio

W&S

Fase

Invullen vacature SF

Opmaken sjabloon

Email

Nakijken gegevens

Aanvullen + verzenden verzamelnota

Contractflow intern

Email Excel lijst Stoel aanmaken

Email Directiesecretariaat

Goedkeuring bevordering


Interne mobiliteit

W&S

Fase

HRP-regio

Opmaken sjabloon

Email

Gegevens nakijken

Deze stap NIET bij louter wijziging van werkplek (binnen zelfde instelling)

Aanvullen verzamelnota

Contractflow intern

Directie

Interne klant

HR-Systemen

Email/Tel

Email Excel lijst

Meedelen gekozen kandidaat

Email

Email Directiesecretariaat

Stoel aanmaken

Vraag interne klant: aanwezigheden uit planning halen

Goedkeuring mutatie


Ambtshalve mutatie

W&S

Fase

Opmaken sjabloon Email

HRP-regio

Deze stap NIET bij louter wijziging van werkplek (binnen zelfde instelling)

Nakijken gegevens

Aanvullen verzamelnota

Registratie SAP

Directie

Interne klant

HR-Systemen

Email/Tel

Email Excel lijst

Trigger?

Email

Email Directiesecretariaat

Stoel aanmaken

Vraag interne klant: aanwezigheden uit planning halen

Goedkeuring mutatie

Contractflow intern


Verlenging contract

W&S

Contract wordt verlengd

HRP-regio

Kandidaat herkoppelen aan andere vacature

NOK – functioneert slecht Aanvullen Excel ‘lopende contracten’

Interne klant

Contract wordt niet verlengd

Nakijken juridische regels verlenging

Mailbox instelling: advies voor verlenging

Email

Aanvullen verzamelnota OK verlenging

Brengt advies uit

Contractflow intern

Procedure einde contract

NOK – maar functioneert goed

Flow mutatie of aanwerving


Opdrachthouderschap

HRP-regio

Fase

Aanvullen verzamelnota

Kennisgevingbrief medewerker

Interne klant Directie

Email

HRP informeren

Contractflow intern

OK

Email

Vraag stellen: email met motivatie dirteam maken

Addendum naar instelling

Email Directiesecretariaat

NOK

Goedkeuring

Einde procedure


Waarnemende functie

HRP-regio

Fase

Directie

HR-Systemen

Interne klant

Email

Vraag stellen: email met motivatie dirteam maken

Email

Aanvullen verzamelnota

Kennisgeving medewerker

HRP informeren OK Email Excel lijst

Stoel aanmaken Email Directiesecretariaat

Goedkeuring

NOK

Addendum mailbox instelling

Contractflow intern

Einde procedure


Contractondertekening intern Fase

HRP-regio

Continue opvolging via papieren dossier!

Admin-regio

Opmaken addendum of nieuw contract

Registratie SAP

Naam aanvullen in excel-lijst ‘opvolging contracten’

Contract in bakje regio

Map ter ondertekening directie

Getekende contracten in bakje regio

Jean-Luc brengt contracten naar directiesecretariaat

Afwerken contracten (3 indien nog niet gedigitaliseerd; 2 indien gedigitaliseerd)

Afgewerkte contracten afvinken in Excel

Ophalen contracten

Een exemplaar digitaliseren + klasseren in juridisch klassement

Interne klant

Email

Mailbox instelling: afprinten contract

Klasseren (indien instelling die nog is gedigitaliseerd)

POST

Medewerker

Bakje (niet digitaal)

HRP

Medewerker tekent contract op eigen dienst

Ontvangst origineel contract via post

Ontvangst origineel exemplaar (postbode) + afgeven aan instelling

Postbode

Directiesecretariaat Directie

Dossier check Payroll (Danny)

Verdelen over bakjes directeurs

Verzamelnota goedgekeurd

Ondertekenen contracten


Directie

Directiesecretariaat HRP

Medewerker

Interne klant

Admin-regio

HRP-regio

W&S

Contractondertekening extern – Flow A Fase


Contractondertekening extern – Flow B Fase

Invullen vacature SF + opmaken aanstellingsnota

Opmaken sjabloon

Contractafspraak kandidaat/HIP

Contractopmaak

Jean-Luc brengt contracten naar directiesecretariaat

Contract ondertekenen in HIP

Ophalen contracten

Originele contracten in bakje directie

Directie

Directiesecretariaat

Medewerker

Interne klant

HRP

Admin-regio

HRP-regio

W&S

Procedure medisch toezicht

Verdeling over bakjes directeurs

Ondertekenen contract


Project 600 Fase

PA (Juridische cel)

W&S

Start selectieprocedrue

Afgewezen

Ontvangt oproep DIBIS

Lang wachten

Doet interne oproep + aanmaak affiches

Positief / Negatief

Stuurt aanvraag naar DIBIS en wachten op antwoord

KANDIDAAT DIENST

Contractflow

Afwachten (per trimester) Interne of externe contracten

PA moet DIBIS op de hoogte brengen

positief

Aanvraagformulier Infosessie Medisch attest

Kandidaat heeft gesprek met HR (wie van HR => moet uigewezen worden)

OK Niet geselecteerd

Doet melding + geeft uitleg op de werkvloer

NOK

TRIGGER: Attest nauwgezetheid aan PA/HRP bezorgen

Toelatingsproef

Vacature aanmaken vervanging

Afgeven (origineel getekende)

Medisch toezicht HRP

Brengt op de hoogte van de beslissing: kandidaat, HRP en WZC

Ingeven structurele afwezigheid in SAP

Mail

Directie

Negatief registratie in SAP

Ontvangt brief van Dibis

Gesprek met afgestudeerde medewerker

Medisch onderzoek

Doet melding + geeft uitleg op de werkvloer

Ontvangt formulieren ter plekke en bezorgt ze aan PA

POSTBODE naar PA

Handtekening Philippe

Klasseren attest in personeelsdossier


Instroomprocessen hr