Aanwerving
W&S
Fase
Opvragen bijkomende gegevens
Contractflow extern
Interne klant
Email/Tel Doorsturen bijkomende gegevens
Bevordering
Directie
HR-Systemen
HRP-regio
W&S
Fase
Invullen vacature SF
Opmaken sjabloon
Nakijken gegevens
Aanvullen + verzenden verzamelnota
Contractflow intern
Email Excel lijst Stoel aanmaken
Email Directiesecretariaat
Goedkeuring bevordering
Interne mobiliteit
W&S
Fase
HRP-regio
Opmaken sjabloon
Gegevens nakijken
Deze stap NIET bij louter wijziging van werkplek (binnen zelfde instelling)
Aanvullen verzamelnota
Contractflow intern
Directie
Interne klant
HR-Systemen
Email/Tel
Email Excel lijst
Meedelen gekozen kandidaat
Email Directiesecretariaat
Stoel aanmaken
Vraag interne klant: aanwezigheden uit planning halen
Goedkeuring mutatie
Ambtshalve mutatie
W&S
Fase
Opmaken sjabloon Email
HRP-regio
Deze stap NIET bij louter wijziging van werkplek (binnen zelfde instelling)
Nakijken gegevens
Aanvullen verzamelnota
Registratie SAP
Directie
Interne klant
HR-Systemen
Email/Tel
Email Excel lijst
Trigger?
Email Directiesecretariaat
Stoel aanmaken
Vraag interne klant: aanwezigheden uit planning halen
Goedkeuring mutatie
Contractflow intern
Verlenging contract
W&S
Contract wordt verlengd
HRP-regio
Kandidaat herkoppelen aan andere vacature
NOK – functioneert slecht Aanvullen Excel ‘lopende contracten’
Interne klant
Contract wordt niet verlengd
Nakijken juridische regels verlenging
Mailbox instelling: advies voor verlenging
Aanvullen verzamelnota OK verlenging
Brengt advies uit
Contractflow intern
Procedure einde contract
NOK – maar functioneert goed
Flow mutatie of aanwerving
Opdrachthouderschap
HRP-regio
Fase
Aanvullen verzamelnota
Kennisgevingbrief medewerker
Interne klant Directie
HRP informeren
Contractflow intern
OK
Vraag stellen: email met motivatie dirteam maken
Addendum naar instelling
Email Directiesecretariaat
NOK
Goedkeuring
Einde procedure
Waarnemende functie
HRP-regio
Fase
Directie
HR-Systemen
Interne klant
Vraag stellen: email met motivatie dirteam maken
Aanvullen verzamelnota
Kennisgeving medewerker
HRP informeren OK Email Excel lijst
Stoel aanmaken Email Directiesecretariaat
Goedkeuring
NOK
Addendum mailbox instelling
Contractflow intern
Einde procedure
Contractondertekening intern Fase
HRP-regio
Continue opvolging via papieren dossier!
Admin-regio
Opmaken addendum of nieuw contract
Registratie SAP
Naam aanvullen in excel-lijst ‘opvolging contracten’
Contract in bakje regio
Map ter ondertekening directie
Getekende contracten in bakje regio
Jean-Luc brengt contracten naar directiesecretariaat
Afwerken contracten (3 indien nog niet gedigitaliseerd; 2 indien gedigitaliseerd)
Afgewerkte contracten afvinken in Excel
Ophalen contracten
Een exemplaar digitaliseren + klasseren in juridisch klassement
Interne klant
Mailbox instelling: afprinten contract
Klasseren (indien instelling die nog is gedigitaliseerd)
POST
Medewerker
Bakje (niet digitaal)
HRP
Medewerker tekent contract op eigen dienst
Ontvangst origineel contract via post
Ontvangst origineel exemplaar (postbode) + afgeven aan instelling
Postbode
Directiesecretariaat Directie
Dossier check Payroll (Danny)
Verdelen over bakjes directeurs
Verzamelnota goedgekeurd
Ondertekenen contracten
Directie
Directiesecretariaat HRP
Medewerker
Interne klant
Admin-regio
HRP-regio
W&S
Contractondertekening extern – Flow A Fase
Contractondertekening extern – Flow B Fase
Invullen vacature SF + opmaken aanstellingsnota
Opmaken sjabloon
Contractafspraak kandidaat/HIP
Contractopmaak
Jean-Luc brengt contracten naar directiesecretariaat
Contract ondertekenen in HIP
Ophalen contracten
Originele contracten in bakje directie
Directie
Directiesecretariaat
Medewerker
Interne klant
HRP
Admin-regio
HRP-regio
W&S
Procedure medisch toezicht
Verdeling over bakjes directeurs
Ondertekenen contract
Project 600 Fase
PA (Juridische cel)
W&S
Start selectieprocedrue
Afgewezen
Ontvangt oproep DIBIS
Lang wachten
Doet interne oproep + aanmaak affiches
Positief / Negatief
Stuurt aanvraag naar DIBIS en wachten op antwoord
KANDIDAAT DIENST
Contractflow
Afwachten (per trimester) Interne of externe contracten
PA moet DIBIS op de hoogte brengen
positief
Aanvraagformulier Infosessie Medisch attest
Kandidaat heeft gesprek met HR (wie van HR => moet uigewezen worden)
OK Niet geselecteerd
Doet melding + geeft uitleg op de werkvloer
NOK
TRIGGER: Attest nauwgezetheid aan PA/HRP bezorgen
Toelatingsproef
Vacature aanmaken vervanging
Afgeven (origineel getekende)
Medisch toezicht HRP
Brengt op de hoogte van de beslissing: kandidaat, HRP en WZC
Ingeven structurele afwezigheid in SAP
Directie
Negatief registratie in SAP
Ontvangt brief van Dibis
Gesprek met afgestudeerde medewerker
Medisch onderzoek
Doet melding + geeft uitleg op de werkvloer
Ontvangt formulieren ter plekke en bezorgt ze aan PA
POSTBODE naar PA
Handtekening Philippe
Klasseren attest in personeelsdossier