OPDRACHTHOUDERSCHAP Fase
Contractflow
Stelt vraag + maakt nota + informeert HRP
OK
DIRECTIE
HRP
DIENST
PA
Zet op verzamelnota
Keurt goed op Dirteam
BEVORDERING
PA
W&S
Fase
Vacature invullen + opmaak sjabloon (onboarding)
Gegevens nakijken – opmaken verzamelnota DT
Contractflow intern
Directie
OK?
Goedkeuren nota
onboarding
Maakt ad account aan en email
Maakt contract aan onboarding
LIJN
onboarding
HR‐ informaties ystemen
Medewerker
Controleert registraties in SAP
Vult afdeling, werkrooster en kostenplaats
Verdeling contracten 3 of 2 afh digitalisering
Scant 1 ex in en 1 in dos
Tel en mail bevesiging afspraak en link onboarding
Via HRP (uitdovend)
onboarding Print verlofkaart
Jean‐Luc brengt
Maakt stoel aan in SAP
Vult documenten aan
Onboarding of fysiek meebrengen
Directiesecre tariaat
2 getekende contracten in bakje
Verdeelt over bakjes directeurs
IRECTIE
HR‐Infopunt
Maakt verlofkaart aan
Registreert in SAP
Tel en mail met link
PAYROLL
HRP/ REGIO
ICT
Directie tekent contract op dag van dirteam
Jean‐Luc brengt
Kandidaat tekent contract/ vervolledigt onboarding
Welke tool?
Check en aanvulling docs
Klasseert als no gedigit (uitdo
&S
Contractonderte
tractondertekening intern
Fa
Trigger: sjabloon (of onboarding),
Fase
iesecreta iaat
HRP
Medewerker
LIJN
PA ADMIN
PA REGIO
W&S
aat
Fa
Trigger: sjabloon (of onboarding), uitgezonderd bij verlengingen... Mail
Maakt addendum of nieuw contract+ naam in Excel aanvullen
in bakje regio + maakt mapje klaar
Jean�Luc haalt contracten op uit bakje en brengt naar directiesecretariaat
Mail naar Lijn (HRP in cc)
Opgehaald door Jean�Luc
Maakt contracten op (3 als er nog niet gedigitaliseerd wordt, 2 als er wel al gedigitaliseerd is)
1 exemplaar digitaliseren en klasseren in juridisch klassement
Onderbrengen in klassement (als het een instelling is die nog niet gedigitaliseerd is)
Print contract
Ontvangt opgestuurd contract
Tekent contract
Exemplaar ontvangen bij HRP (geeft origineel aan instelling)
POSTBODE
Verdeling over
rbrengen in ment (als het stelling is die og niet taliseerd is)
Fase
DIRECTIE
Directiesecreta riaat
riaat
Verdeling over bakjes directeurs
Ondertekenen
Verlenging contracten
Fase
W&s
Verlenging contracten
Lijn
PA
Opmaak Excellijst aflopende contracten
Checkt juridisch spelregels van verlenging
Fase
Herkoppelt aan andere vacature
NOK, maar functioneert goed Voert procedure einde contract NOK, functioneert slecht Checkt juridische spelregels van verlenging
Mail + link
Vraagt advies
Beslissing
OK
Brengt advies uit
Vult nota dirteam aan
Contractflow
Sjabloon (+ onboarding)
Email met vraag om aanwezigheden uit planning te halen
(SF) Mail en/of telefoon
Ontvangt pasje van de overheid
Laat weten welke kandidaat
HRP 1 : ontvangende instelling volgt op HRP 2: de vetrekkende instelling vraagt alle documenten op
FAI
Directie
Directiesecret ariaat
HRP
De Lijn
Medewerker
PA-regio
WS
Interne mobiliteit
Vraagt pasje thuiszorg aan overheid
Advies pasje
Vult nota dirteam aan
E
Keurt de mutatie goed
FAI
W&S
Aanwerving
Fase
Aanstellingsnota (onboarding)
Start Procedure contractonderteken ing extern
Contractflow
W& Lijn
Vraagt gegeve aan de lijn
Aanstellingsnota (onboarding)
Vraagt gegevens op aan de lijn
Start Procedure contractonderteken ing extern
Contractflow
Contractondertekening (externen) Fase
W&S
Mail Opmaak aanstellingsnota
Procedure medisch toezicht
Contractopmaak Kandidaat komt contract tekenen (+ onboarding)
Legt originele contracten in bakje directie
PA ADMIN
Mail/telefoon
PA REGIO
Papieren dossier + mail onboarding
Registreert in SAP en maakt verlofkaarten aan
Kopie en dossier naar PA
Verdeelt contracten (3 als er nog niet gedigitaliseerd wordt, 2 als er wel al gedigitaliseerd is)
1 exemplaar wordt ingescand en geklasseerd in juridisch dossier
PAYROLL
Mail of telefoon of onboarding
fysiek gebracht door W&S
Controleert de registraties in SAP
LIJN
Onderbrengen in klassement (als het een instelling is die nog niet is gedigitaliseerd)
Ontvangt opgestuurd contract
Maakt afspraak en brengt docs in orde
Exemplaar ontvangen bij HRP (geeft origineel aan instelling)
DIRECTIE
Directiesecretaria at
HRP
Medewerker
Opgehaald door Jean�Luc
Verdeling over bakjes directeurs
Directie tekent contract
DIRECTIE
Directie tekent contract
Grootste probleem: tijd bij Directie: wanneer wordt er getekend? Men is het contract lang kwijt. OPLOSSING: contracten eerst door directie laten tekenen voor de kandidaat. Maar, dan moet er wel een noodprocedure voorzien worden als er nog een fout in het contract staat. (Paraf zetten vooraf? Wat met startdatum/opzeg?) Opmaak B�flow voor uitzonderlijke gevallen (last minute ingeven in SAP)
PA (Juridische cel)
W&S
Project 600
Afgewezen
Ontvangt oproep DIBIS
Lang wachten
Doet interne oproep + aanmaak affiches
Ontvangt brief van Dibis
Positief / Negatief
Stuurt aanvraag naar DIBIS en wachten op antwoord
DIENST
KANDIDAAT
edisch ezicht
Negatief
positief
Aanvraagformulier Infosessie Medisch attest
Kandidaat heeft gesprek met HR (wie van HR => moet uigewezen worden)
Doet melding + geeft uitleg op de werkvloer Afgeven (origineel getekende)
Medisch onderzoek
Niet geselecteerd
NOK
Toelatingsproef
Brengt op d hoogte van d beslissing: kandidaat, H en WZC
Fase
Start selectieprocedrue
Gesprek met afgestudeerde medewerker
Negatief registratie in SAP
Brengt op de hoogte van de beslissing: kandidaat, HRP en WZC
Contractflow
Afwachten (per trimester) Interne of externe contracten Ingeven structurele afwezigheid in SAP
PA moet DIBIS op de hoogte brengen
itief
TRIGGER: Attest nauwgezetheid aan PA/HRP bezorgen
OK
roef
Vacature aanmaken vervanging
Klasseren attest in personeelsdossier
Medisch toezicht HRP Directie
Medisch onderzoek
Doet melding + geeft uitleg op de werkvloer
Ontvangt formulieren ter plekke en bezorgt ze aan PA
Handtekening Philippe
POSTBODE naar PA