Historia del archivo, Iniciativa de cero papel
Julieth Paola Mosquera Cuadro
Paralelo
Profesora Gloria ﾃ］gel Gil
Instituto Metropolitano De Educaciﾃｳn IME Convenio IME-SENA Asistencia Administrativa Medellﾃｭn 25 De Noviembre Dﾃｩ 2012
HISTORIA DEL ARCHIVO El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura, Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados. Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada. Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos. El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios empleados. En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los Arcadios y los babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura uniforme A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles. Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos En Ur, el archivero era además inspector de canales. Se crean depósitos especiales para los archivos Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto. También se colocaban en nichos independientes Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla. Los documentos normalmente eran de acceso restringido Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa. Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Ia simSumus, el primer archivero del que tenemos noticia.
INICIATIVA DEL CERO PAPEL El Archivo General de la Nación suscribió el Convenio 000446 con el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el objetivo de aunar esfuerzos que conlleven al adecuado diseño, desarrollo, implantación y puesta en marcha de proyectos y soluciones que se generen en el marco de la iniciativa “Cero Papel en la Administración Pública” La iniciativa “Cero Papel en la Administración Pública”, a cargo de la Estrategia Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, propende por el establecimiento de lineamientos para hacer más eficientes y efectivos los trámites y eliminar el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan a los ciudadanos; está alineada con los principios de eficiencia, eficacia, transparencia y prosperidad social del Buen Gobierno y con los objetivos del Plan Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), de contribuir a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y más participativo. El Archivo General de la Nación (AGN), como ente rector de la política archivística en el País, a través de la firma de este Convenio Interadministrativo de Asociación, prestará asistencia para implementar soluciones técnicas, tecnológicas y de formación desde la perspectiva archivística, y avanzará de manera directa en el diseño e implementación de lineamientos, soluciones y ajustes normativos relacionados con la gestión de documentos electrónicos de archivo, necesarios para lograr la reducción en el consumo de papel y su sustitución por soportes electrónicos. El reto, que responde a la necesidad imperante de que las entidades públicas optimicen su interacción con los ciudadanos, el flujo adecuado de la información a nivel interno y externo mediante el uso de las TIC, y que puedan mantener y garantizar que los documentos generados en soporte papel o electrónico mantengan su integridad y autenticidad en el tiempo, entre otras, es fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación en un entorno electrónico, lo que necesariamente implica garantizar el buen uso y aprovechamiento de las TIC. Con la suscripción de este Convenio, el AGN contribuirá en la construcción de una administración pública moderna, un sector productivo más competitivo, y una comunidad más informada y con mejores instrumentos para la participación, fortaleciendo así los principios, derechos y deberes constitucionales
HISTORIA DEL ARCHIVO
INICIATIVA DEL CERO PAPEL
La historia del archivo, como vemos en el texto tiene sus inicio con la civilización del hombre. Podemos decir que nace con la humanidad, puesto que desde las primeras comunidades o impulsos de civilización, se ha sentido la necesidad de guardarhacer memorias, (quizás sin tener conciencia de ello), “Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura”. Ahora bien si analizamos de manera contenida no solo desde la aparición de la escritura sino también, con otras formas, en este caso también el dibujo que los primitivos utilizaban, las herramientas y huellas que iban impregnando a su paso para comunicarse y conservar el recuerdo que luego pasaría hacer historia, la cual hoy nos hace participe de un pasado. Gracias a todos estos documentos, conocemos no solo historia sino también como se había organizado la humanidad, en la antigüedad, ya que esto también abarcaba campos: políticos económicos, religiosos y culturales y muchos más aspectos importantes de la época. Los archivos y documentos, estaban a cargo de los escribas, puesto que ellos eran os dirigentes en los grandes templos, estos documentos tienen acceso restringidos puestos que solo podían ser visto por sus productores, oficiales de la administración con autorización privada.
Lo que esta proponiendo El Archivo General de la Nación con el Convenio 000446 a el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Es un proyecto que garantice mayor y mejor seguridad a todo el programa de documentación, con el propósito de que haya muchas mas seguridad en los archivos llámese institucional, gubernamental, nacional etc. Pero que además de eso también el acceso sea mucho más eficiente al proponer el método TIC. El Archivo General de la Nación (AGN), prestará asistencia para implementar soluciones técnicas, tecnológicas y de formación desde la perspectiva archivística, prestando una mejor calidad de servicio archivista, contribuirá en la construcción de una administración pública moderna, un sector productivo más competitivo, y una comunidad más informada y con mejores instrumentos para la participación, fortaleciendo así los principios, derechos y deberes constitucionales.