גיליון אלקטרוני EXCEL - מבוא הגיליון האלקטרוני משמש לעיבוד מספרים .הוא מאפשר לנו להציג את הנתונים בצורה גרפית ,ומאפשר לבצע חישובים שונים בקלות רבה .כמו כן ניתן לערוך שינויים בנתונים, ולראות את תוצאות השינויים באופן מידי (הן בצורה מספרית והן בצורה גרפית) .בנוסף, הגליון האלקטרוני מאפשר לנתח את התוצאות ולהסיק מסקנות . כל סטודנט יכול להשתמש בגליון אלקטרוני לצרכים שונים ובמהלך הקורס נראה דוגמאות רבות לכך .כמו כן ניתן לשלב את הגליון בכל מקצוע הנלמד בית הספר . בשעורים הבאים ב - Excel,נצא מתוך הנחה שהמשתמשים מכירים עבודה ב - Windowsוב( - Wordלפחות מספר שעורים ראשונים ).
הפעלת תוכנתExcel אפשר להפעיל את תוכנת Excelבאחת מ 2 -שיטות :
לבחור בלחצן התחל ,תוכניות ואח"כ לבחורMicrosoft Excel
ללחוץ לחיצה כפולה על סמל Officeבשולחן העבודה ,ואח"כ לחיצה כפולה על סמל Microsoft ExcelבחלוןOffice.
עם הפעלת התוכנה ,נפתח חלון Excel,הדומה במבנהו לכל חלון אחר .
חלוןExcel גליון העבודה ממלא את רוב החלון .הוא ערוך ברשת של עמודות ושורות .בכל גליון 252 עמודות המסומנות בסדר אלפביתי מ - Aעד IVו 25,552 -שורות ממוספרות במספרים (כמובן שאין צורך להשתמש בכל השורות !). מפגש של שורה ועמודה נקרא תא ) זהו מלבן קטן בגליון( כתובת התא כוללת את האות המציינת את העמודה ,ואת המספר המציין את השורה שבה נמצא התא .למשל ,תא G14הינו התא בעמודה Gבשורה .41בכל תא ניתן לכתוב מספר ,נוסחה או טקסט . התא הפעיל -התא שעמו עובדים -מסומן ע"י גבול עבה (G14בדוגמא) .כל כתיבה או פקודה תשפיע על התא הפעיל .כתובת התא הפעיל מופיעה בצד שמאל של שורות הנוסחאות . בשורת הכותרת של החלון כתוב "שם הקובץ - Microsoft Excel ".בשלב ראשון עדיין אין שם לקובץ ,ולכן כתוב Book1. שורת הנוסחאות -משמשת להזנת ערכים או עריכה של התא הפעיל (פרוט בהמשך ). תיבת שם -כאן כתובה הכתובת של התא הפעיל . לחצן ערוך נוסחה -מיועד לעריכת נוסחאות (שעור ). 2 חלון המסמך -כל השטח שבמרכז החלון .השטח בנוי מתאים . לשונית גליון -לחיצה על לשונית כלשהי ,מעבירה אותנו לגליון המתאים( יש לכך חשיבות רק אם עובדים עם מספר גיליונות ).
הכנסת נתונים ברגע שמתחילים להקיש נתונים ,כל מה שהקשנו מופיע גם בתא הפעיל וגם בשורת הנוסחאות .בזמן הכנסת נתונים ,שורת הנוסחאות נראית כך:
עם סיום הקשת הנתונים בתא ,יש ללחוץ על הסימן להודיע על אישור הכנסת הנתונים .
או להקיש על Enter ,כדי
כל עוד לא אישרנו את הכנסת הנתונים ,אפשר להתחרט ע"י לחיצה על )במקרה כזה ,כל הנתונים שהקלדנו לתא הנוכחי – נמחקים ( יש מספר דרכים לאשר את הכנסת הנתונים : הקשה על Enter -התא שלמטה הופך להיות התא הפעיל (נוח מאד כאשר מכניסים נתונים בעמודה) הקשה על חץ שמאלה -התא משמאל הופך להיות התא הפעיל (נוח מאד כאשר מכניסים נתונים בשורה( הקשה על חץ ימינה או למעלה -התא המתאים הופך להיות התא הפעיל. לחיצה על הסימן -
התא שבו הוכנסו הנתונים נשאר התא הפעיל .
או על Esc
הנתונים באקסל אפשר להכניס 5סוגי נתונים :
טקסט נתונים מספריים נוסחאות
טקסט בעברית ,בד"כ מוצמד לצד ימין. טקסט באנגלית -מוצמד לשמאל . מספרים -מוצמדים בד"כ לימין .
כאשר כותבים בתא מסוים טקסט ארוך ,אזי הטקסט גולש לתאים סמוכים ריקים .
אם התא הסמוך מכיל נתונים ,אזי הטקסט הארוך "מקוצץ" ,ורואים רק חלק ממנו. (בהמשך נלמד איך להרחיב את העמודות כדי שיהיה מקום לטקסט ארוך)
מספרים ארוכים ,אקסל בד"כ מציגה בצורה מדעית .מספרים בעלי ספרות רבות אחרי הנקודה העשרונית ,בד"כ מעוגלים לפחות מקומות עשרוניים .אקסל גם מנסה להרחיב את העמודות באופן אוטומטי ,כדי שיהיה מספיק מקום למספר . אם אין מקום להציג את המספר( ,באף אחת מהדרכים הנ"ל) ,אזי אקסל מציינת #### במקום המספר ,כדי לציין שאין מקום להציג את המספר . בדוגמא הבאה אפשר לראות את אותו מספר ( )1,544,444,444ב 5 -צורות שונות !
בדוגמא הבאה אפשר לראות את אותו מספר ( )1.678251גם כשאין מקום לכל הספרות !
יש לציין שגם במקרה שלא רואים בתאים את מלוא הנתונים ,אקסל "זוכרת" את הנתונים במלואם ,וכאשר תהיה אפשרות לראות אותם במלואם -נוכל לראות זאת .
ניקוי תאים יש לבחור את התאים שאותם רוצים לנקות (למחוק) .לאחר מכן אפשר למחוק את תוכנם באחת מ 5 -דרכים:
הקשה על מקשDelete.
תפריט עריכה ,אפשרות נקה ,אפשרות תוכן( .אפשר לבחור באפשרות עיצובים ואז ימחקו רק העיצובים של התאים ,או לבחור באפשרות הכל -ואז ימחקו גםהתוכן וגם העיצובים)
בעזרת הסמן .יש להביא אותו אל הריבוע השחור הקטן בפינת הקטע הנבחר (נקודת אחיזה למילוי ).בעת הצבעה על נקודת האחיזה למילוי ,המצביע משתנה לצלב שחור ( +).יש לגרור את הסמן כלפי מעלה ,על כל האזור שנבחר .פעולה זו מוחקת את האזור שנבחר כמו מחיקת לוח .
שינוי רוחב עמודה כדי לשנות רוחב של עמודה יש לבצע את 2הפעולות הבאות: . 1.להביא את הסמן לגבול של כותרת העמודה (למשל :אם רוצים לשנות רוחב עמודה B,יש להביא את הסמן לגבול בין עמודה Bועמודה ( Cצורת העכבר משתנה לחץ דו- ראשי. .2.לגרור את גבול העמודה לרוחב הרצוי .
אם מעונינים שהרוחב יקבע באופן אוטומטי כך שיתאים לנתונים הקיימים ,ויהיה מקום לכל הנתונים ,יש ללחוץ לחיצה כפולה על גבול העמודה .
אפשרות אחרת לשינוי רוחב העמודה הינה ע"י תפריט עיצוב ,אפשרות עמודה , אפשרות רוחב ….
אם רוצים לשנות רוחב של מספר עמודות ,אפשר לבחור מראש את אותן עמודות ,ולבצע את שינוי הרוחב עבור כולן ביחד .
שינוי גובה שורה כדי לשנות גובה של שורה יש לבצע את 2הפעולות הבאות: 1.להביא את הסמן לגבול של כותרת השורה (אם רוצים לשנות גובה שורה 30,יש להביא את הסמן לגבול בין שורה 54ושורה .) 54צורת העכבר משתנה לחץ דו-ראשי. 2.לגרור את גבול השורה לגובה הרצוי .
אפשרות נוספת לשינוי גובה השורה הינה ע"י תפריט עיצוב ,אפשרות שורה , אפשרות גובה ….
אם רוצים לשנות גובה של מספר שורות ,אפשר לבחור מראש את אותן שורות, ולבצע את שינוי הגובה עבור כולן ביחד .
מרכוז כותרות כאשר כותבים כותרת לטבלה ,בד"כ מעונינים שהכותרת תהיה במרכז של כל העמודות בטבלה. יש אפשרות פשוטה מאד לבצע זאת: כותבים את הכותרת בתא הימני ביותר (עבור עברית ,או בשמאלי עבור אנגלית) ,ואח"כ מסמנים את התא ואת כל התאים הסמוכים שבהם הכותרת תהיה ממורכזת ,ולוחצים על לחצן "מזג ומרכז
".
עיצוב תאים Excelמאפשרת דרכים רבות לעיצוב ,במטרה לקבל גליון ברור ונאה .העיצוב אינו משנה כלל את תוכן התאים ,אלא רק את הצורה. לפני העיצוב ,יש לסמן את התאים אותם רוצים לעצב .ולבחור בתפריט עיצוב ,אפשרות תאים… נפתח חלון ובו כרטיסיות רבות לעיצוב.
עיצוב מספר בכרטיסיית מספר ,יש לבחור את הקטגוריה מספר .בצד שמאל של החלון ,אפשר לבחור כרצוננו:
כמה ספרות יוצגו מימין לנקודה העשרונית (בחירה כל שהיא ,משפיעה על התצוגה בלבד ,ולא משנה את המספר המקורי(
האם יסומן פסיק לציון אלפים ( 4,444לעומת (. 4444
כיצד יוצגו מספרים שליליים .לדוגמא :אפשר לבחור בצבע אדום ,ואז כל המספרים השליליים יבלטו באדום.
אפשר כמובן לבחור בקטגוריה אחרת כגון מטבע ,תאריך ,אחוזים ,שבר וכד '.בכל קטגוריה יש אפשרויות מעט שונות .למשל ,במטבע -אפשר לבחור את סוג המטבע( שקלים ,דולרים וכד '). שימו לב שגם בסרגל כלים "עיצוב ",יש מספר לחצנים שניתן להשתמש בהם בעיצוב המספר:
בחירת קטגוריה טקסט בחלון "עיצוב תאים" ,תגרום לכך שכל מה שייכתב בתאים ,אפילו נוסחא ,יוצג כטקסט ,בדיוק כפי שהוקלד .
עיצוב גופן אפשר לשנות את עיצוב הגופן ע"י הלחצנים המוכרים שבסרגל כלים "עיצוב".
כמו כן ניתן לעצב את הגופן ע"י תפריט עיצוב ,תאים …,כרטיסיית גופן . האפשרויות בחלון זה דומות מאד לעיצוב גופן ב - Word. (צריך כמובן לסמן מראש את התאים שאותם רוצים לעצב)
יישור כרטיסיית יישור בחלון עיצוב תאים ,מאפשרת לקבוע את מיקום הטקסט בתוך התאים .יש לסמן את התאים ,ואח"כ לקבוע את היישור . יישור אופקי -האם הטקסט יוצמד לימין התא ,לשמאלו או למרכז( וכד') .המיקום נקבע לכל תא בפני עצמו . יישור אנכי -האם הטקסט יכתב בחלק העליון ,מרכזי או תחתון בתא . כיוון -אפשר לשנות את כיוון הכתיבה לכיוון אנכי ,או כיוון אלכסוני .את הזווית בכיוון אלכסוני ניתן לקבוע במדויק (מעלות) ,או לגרור את קו הטקסט לזווית הרצויה .
גלישת טקסט -גלישת הטקסט לשורות רבות בתא .מספר השורות תלוי באורך הטקסט וברוחב התא .
מזג תאים -מיזוג מספר תאים לתא אחד ( ראה מרכוז כותרות למעלה ).
גבול לתאים
כרטיסיית גבול ,בחלון עיצוב תאים ,מאפשרת להוסיף קווי גבול לתאים .קו הגבול יכול להיות בצבעים שונים ובסגנונות שונים .כמו כן ניתן להוסיף רק חלק מקווי הגבול ,וכן לקבוע חלק מקווי הגבול בצבע וסגנון שונה משאר קווי הגבול. דוגמאות לקווי גבול :
דוגמא : כיצד מכינים גבול כנ"ל ? 1.מסמנים תאים . 2.תפריט עיצוב ,תאים כרטיסיית גבול . 3.בוחרים צבע וסגנון( בצד שמאל של החלון ).
4.לחיצה על מתאר( בחלק עליון של החלון) ,תצבע את המסגרת החיצונית בצבע ובסגנון שבחרנו .
5.בוחרים צבע וסגנון חדשים . 6.לחיצה על פנימי( -בחלק עליון של החלון ),תצבע את הקווים הפנימיים.
אם רוצים להדגיש רק חלק מהקווים ,צריך לסמן בתוך הטבלה רק חלק מהתאים ,ולקבוע על איזה גבול יחול הצבע החדש . לדוגמא : 7.מסמנים את השורה הראשונה בטבלה הנ"ל . 8.בוחרים סגנון וצבע . 9.לוחצים על אחד מקווי הגבול, בחלק הימני של החלון .
צללית לתאים להוספת צללית לתאים יש לבחור כרטיסיית תבניות בחלון עיצוב תאים . יש לבחור צבע ואפשר גם להוסיף תבנית . בעזרת הגבולות והצלליות ניתן לעצב טבלאות יפות ומגוונות
.
דוגמאות לצלליות (בשילוב עם גבולות):
עיצוב אוטומטי של טבלה Excelמאפשרת לנו לעצב טבלאות באופן אוטומטי ,לפי עיצובים המוכנים מראש . כל שעלינו לעשות הוא לסמן את הטבלה שלנו ,ואח"כ לבחור בתפריט עיצוב ,עיצוב אוטומטי .בחלון הנפתח נבחר את עצוב הטבלה כרצוננו( .העיצוב שבחרנו יחול על הטבלה עם הנתונים שלנו !!). עיצוב אוטומטי חוסך לנו את עיצוב התאים כולו (גבולות ,צלליות ,גופן ,יישור וכד '). לחצן אפשרויות מאפשר לנו לקבוע איזה רכיבים של העיצוב האוטומטי יחולו על הטבלה (גופן ,יישור, מספר וכד ').
סיכום אוטומטי יש אפשרות קלה מאד לבצע סיכום של קבוצת מספרים . 1.כותבים את המספרים בשורה או בעמודה , 2.מסמנים את התא שאחרי רשימת המספרים (למטה או משמאל) ,ולוחצים לחיצה כפולה על לחצן "סיכום אוטומטי
".
שימו לב שבתא המסומן כתובה תוצאת הסיכום ,ואילו בשורת הנוסחאות כתובה הנוסחה של סיכום . הנוסחה ) =SUM(B2:B5משמעותה ,סיכום של תאים מ - B2עד B5.אפשר לבדוק שהסיכום הוא אכן של כל המספרים שרצינו לסכם. אם מעונינים שתוצאת הסיכום תיכתב במקום אחר ,ולאו דווקא סמוך לרשימת המספרים: 1.יש לסמן את התא שבו יהיה הסיכום ,וללחוץ לחיצה שמאלית על" סיכום אוטומטי( "לא לחיצה כפולה) .הנוסחה )(=SUMנכתבת בתא ,ללא ציון התאים שאותם מסכמים . 2.לאחר מכן יש לציין את התאים שאותם רוצים לסכם .אפשר לעשות זאת ע"י כתיבה ידנית ,או ע"י סימון התאים שרוצים לסכם (כותבים B2:B5,ז.א .מתא B2עד תא ( B5. 3.לבסוף יש להקיש על Enter.כל עוד לא הקשנו על Enterאו אישור ,אפשר לשנות את תחום המספרים שאותם רוצים לסכם.
לפעמים כאשר לוחצים על" סיכום אוטומטי ", Excelמציעה לסכם תחום תאים השונה מזה הרצוי לנו. גם במקרה זה ניתן לשנות את תחום התאים כרצוננו .לפני הקשת Enterלאישור הפעולה ,יש להגדיר מחדש את תחום התאים (באופן ידני -להקליד תחום חדש ,או לסמן תחום חדש בעזרת העכבר).