Centro Educativo Runawal Balam ya “CERBY”
Nombres: Fredy Josué xicay salpor, miqueas ventura, yensi Eduardo quino mes. Grado: quinto perito contador. Curso: catalogación de archivo Tema: como archivar documentos Ciclo escolar: 2018
INTRODUCCIÓN El trabajo que presento a continuación habla sobre el orden que debe de hacerse en una empresa, se explicara más adelante la definición de cada título. Se hablara un poco sobre como archivar bien los documentos. En fin en este trabajo hablaremos de las dos formas de archivar los documentos de una empresa y para los seres humanos que viven en sociedad.
¿Qué es un sistema de archivo por asuntos? Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombre de personas, compañías, o lugares. Se emplean guías divisionarias para los asuntos que se consideren como una división del conjunto, y las guías auxiliares o subguías para conceptos que representen sub-divisiones. Consiste en guardar papeles o materiales, siguiendo las indicaciones de su clasificación en expedientes, cajas o muebles especiales, dispuestos conforme al orden del cuadro clasificador. Por ejemplo:
Los principales encabezamientos de un archivo por asuntos en una tienda de muebles son: * Aparatos de uso domestico * Muebles de alcoba. Clases de archivos por asuntos Las principales clases de archivo por asuntos son un combinación de asunto, asunto alfabético y asunto numérico. Hay 3 diferentes tipos de archivo, que son: * Archivos por asunto combinados. Un archivo por asuntos combinado contiene encabezamientos por materias combinados con encabezamientos de nombres de individuos o compañías. Esta clase de archivo por asuntos se utiliza cuando
hay relativamente poco material para ser organizado por asuntos. * Archivo alfabético por asuntos. Los archivos alfabéticos por asuntos son semejantes a los alfabéticos de correspondencia, excepto que todos los encabezamientos se refieren a cosas en vez de personas y empresas. Hay 2 clases de arreglo para los archivos alfabéticos por asuntos: enciclopédico y de diccionario. Un archivo por asuntos con arreglo de enciclopedia tiene títulos importantes ordenados alfabéticamente, los cuales a su vez tienen divisiones y subdivisiones ordenadas alfabéticamente. Por ejemplo: Los encabezamientos enumerados a continuación podrían estar entre los títulos, divisiones y
subdivisiones en los archivos por asuntos de Proveedores de Víveres al Por Mayor. COMO ARCHIVAR DOCUMENTOS POR FECHA
La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales. La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar
inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes. COMO ARCHIVAR DOCUMENTOS POR NOMBRE Metodo alfabético (Sistema directo). Este método consiste en la ordenación de los documentos en riguroso orden alfabético, no habiendo necesidad de Índice. Para ello es necesario observar las regelas de alfabetización.
NOMBRES Anne Marie Menten Yolanda Ramos Severiano Amarilla Eddy Vandersmissen Jorge Martinez
SE ARCHIVA Amarilla, Severiano Martinez, Jorge Menten, Anne Marie Ramos, Yolanda Vandersmissen, Eddy
Apellidos. Cuando los apellidos de dos o mĂĄs personas son diferentes, el orden alfabĂŠtico de los nombres se determina por los apellidos solamente.
Nombres Elva Ramos Celso Ochoa Anne-Marie Menten
Se archiva Menten, AnneMarie Ochoa, Celso Ramos, Elva
conclusiÓN
1. nuestra conclusión es que al archivar adecuadamente es muy eficiente, para cuando nos piden un documento, y estÁ archivado adecuadamente es mÁs rÁpido de buscar entre toda la papelería de una empresa. 2. Al archivar la Correspondencia son muy importante para nosotras las personas, ya que nos permite establecer un orden para que pueda encontrarse. 3. Al ordenar los documentos es una actividad de vital importancia para las empresas
ya que permite la facilidad de buscar documentos importantes y tambiĂŠn se ve adecuadamente cuando estĂĄ ordenado. 4. Es muy importante elaborar un lugar para archivar los documentos tanto como guardarlos en carpetas, y guardarlos en una habitaciĂłn
Recomendación Para las empresas o entes si no lo tiene debidamente ordenado como lo dice este texto, deberían ordenarlo para que no haiga confusiones entre documentos. Archivarlos en fólderes y carpetas por fecha, nombre, asunto y otros y también puede ser por lugares geográficos como: Departamentos, aldeas, caseríos, barrios entre otras, para que tengan un mayor orden dentro de las empresas.
BibliografÃa Por membrete https://prezi.com/qwjcn1s5hgat/procedimientos-paraarchivar-documentos/
por asunto y fecha file:///G:/HARD/MANUAL%20DE%20ARCHIVO%20Y%20CO RRESPONDENCIA%20PARA%20LA%20INSTITUCION%20EDU CATIVA%20COINSPETROL%20by%20Jonathan%20Barrios%2 0-%20issuu.html