QUIPS LTDA NIT. 901.002.884-0
DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR ESTADOS FINANCIEROS
Presentado Por: YINETH YULIANA MEJIA QUINTERO - 221762
Presentado a: ROCIO PEREZ CONTRERAS
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS CONTADURÍA PÚBLICA Ocaña, Colombia
Mayo de 2019
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CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 0001
Ocaña, mayo 23 de 2019
Señores QUIPS LIMITADA Ciudad: Ocaña, Norte de Santander
Ref.:
Convocatoria Asamblea General Ordinaria
En mi condición de Gerente de la empresa QUIPS LIMITADA , me permito convocar a la asamblea general de socios anual , que se llevará a cabo el día 27 de mayo del año 2019 , a partir de las 06:00 P: M, en el salón Barbatusco de la Universidad Francisco de Paula Santander, seccional Ocaña, conforme lo establecido en los estatutos.
El orden del día será el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Verificación del quórum. Designación de presidente y secretario de la reunión Informe de gerencia anual Informe contable anual Dictamen del revisor fiscal Propuesta para autorizar repartición de utilidades a los socios Proposiciones varias
La presente convocatoria se hace de acuerdo a las disposiciones estatutarias. En esta asamblea se sesionará y decidirá si se encuentra reunido o representado un porcentaje de la mitad más uno de los asociados de la entidad, en caso contrario será necesaria la convocatoria de una segunda reunión en la cual se entrara a deliberar válidamente con cualquier número de participantes. Las decisiones tomadas obligaran a los ausentes y disidentes. En caso de que usted no pueda asistir se puede hacer representar a través de un poder debidamente constituido y el cual deberá ser presentado al momento de iniciar la asamblea. Atentamente,
Javier Eduardo Ramírez Salazar Gerente
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INFORME DE GERENCIA ANUAL
Mediante el presente informe y dando cumplimiento a los estatutos de la sociedad y de conformidad con las normas legales vigentes (losartículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995 y la Ley 603 de 2000), presento a la Asamblea General de Socios el Informe de Gestión en donde se describen las actividades más relevantes ejecutadas durante el año 2018.
Ejecución de las actividades principales
Para el año 2018 la empresa QUIPS LTDA dedicada a la compra y venta de muebles y equipos para oficina, desarrolló su actividad principal, enfocada en ofrecer productos de alta calidad con el reto de crear los mejores espacios para la comodidad y bienestar de sus clientes. Dando cumplimiento a los objetivos de la empresa, los estados financieros arrojan datos favorables que dan a conocer el buen desarrollo de las actividades diarias y metas propuestas y alcanzadas dentro del periodo a informar.
Los ingresos totales para el año 2018 aumentaron con respecto al año 2017, lo que indica una buena gestión, relacionada principalmente con una mejora en el área comercial. Los costos aumentaron, debido al crecimiento de la compra de muebles y equipos de oficina por la demanda de los mismos, viéndose relacionada directamente con el aumento de las ventas. Todo esto por el incremento de los impuestos por los TLC (Tratados de libre comercio) y mejoras en los productos, por exigencia de los clientes y toma decisión de Gerencia. Con esto se denota de forma directa en la utilidad operacional que los logros por parte de la Gerencia fueron alcanzados. Los gastos fueron relativamente pequeños frente a la cantidad de operaciones realizadas durante el periodo.
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Inversiones, préstamos y cuentas por pagar. Viendo siempre el desarrollo y crecimiento de la empresa, se toma la decisión de invertir en Acciones ordinarias, en un Certificado de Depósito a Término Fijo (CDT), Cedula de Capitalización, Inversiones en Asociadas y Negocios Conjuntos, todo esto con el fin de darle más solvencia económica a la empresa, crear nuevos ingresos y ampliar sus relaciones en el mundo empresarial y financiero. Por el año 2018 no se realizaron préstamos o negocios por parte de los socios de la compañía o administradores. Todas las operaciones de gestión, corresponde directamente a la administración haciendo un trabajo conjunto con los clientes, proveedores y sector financiero para ejecutar las operaciones normales de la empresa. Con respecto a los resultados evidenciados anteriormente, en el presente año, las operaciones de la empresa mantendrán su curso con metas de superar las ganancias, expandirnos, mejorar la comercialización y llegar a más sitios. Por efectos de la reforma tributaria, afectara negativamente, por lo que tiene que ver directamente con los tributos que se le paga al Estado.
Obligaciones secundarias de funcionamiento A la fecha, con relación a la propiedad intelectual, a los derechos de autor, a las licencias necesarias para el funcionamiento de la compañía, las obligaciones laborales y pago de seguridad social se encuentran al día, así mismo las declaraciones a la Cámara de Comercio, DIAN y el registro mercantil. En cumplimiento de lo indicado en el artículo 87 de la Ley 1676 de agosto 20 de 2013, la organización no obstaculizó a los proveedores en su intención de realizar alguna operación de factoring con las facturas de venta que ellos expidieron a la Sociedad durante el período.
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INFORME CONTABLE ANUAL
QUIPS LTDA ESTADO DE SITUACION FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DEL 2018
2018 871,211,641 96,500,000 206,924,813 226,302,282 16,845,009
Efectivo y equivalentes al efectivo instrumentos financieros deudores comerciales inventario Propiedad planta y equipo
$ $ $ $ $
Total activos
$ 1,417,783,745
Pasivos financieras Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar Deudas diversas impuesto a las ganancias Provisiones y contingencias
$ $ $ $ $
16,765,275 25,130,500 16,101,190 67,244,350 1,562,840
Total pasivos
$
126,804,155
Capital social Resultado del ejercicio Ganancias acumuladas
$ $ $
750,000,000 253,784,778 287,194,812
Total patrimonio
$ 1,290,979,590
Total pasivo y patrimonio
$ 1,417,783,745
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QUIPS LTDA ESTADO DE RESULTADO A 31 DE DICIEMBRE DEL 2018
ingresos de actividades ordinarias gastos de ventas y servicios Utilidad bruta
gastos de administraciรณn Utilidad operacional
Ingreso financiero Gasto de distribucion y ventas Utilidad no operacional
Gastos financieros Utilidad Antes de impuestos
2018 $ 494,435,000 -$ 223,144,141 $ 271,290,859
-$ 12,162,381 $ 259,128,478
$ -$
4,602,900 234,000
$ 263,497,378
-$
9,712,600
$ 253,784,778
QUIPS LTDA Estado de cambio en el patrimonio A31 de Diciembre de 2018
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AÑO
LTDA RESULTADOS DEL EJERCICIO CAPITAL SOCIAL GANANCIASQUIPS ACUMULADAS
2017
$ 750,000,000
2018
$ - $ $ 750,000,000 $
TOTAL
ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO $A 31 DE DICIEMBRE - DEL $ 2018 287,194,812 $ 1,037,194,812 -$ 287,194,812 $ 287,194,812 $
287,194,812 253,784,778 $ 253,784,778 253,784,778 $ 1,290,979,590
QUIPS LTDA Estado de cambio en el patrimonio A31 de Diciembre de 2018 AÑO 2018
CAPITAL SOCIAL GANANCIAS ACUMULADAS RESULTADOS DEL EJERCICIO TOTAL $ 750,000,000 $ 287,194,812 $ 253,784,778 $ 1,290,979,590 $ 750,000,000 $ 287,194,812 $ 253,784,778 $ 1,290,979,590
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QUIPS LTDA ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO A 31 DE DICIEMBRE DEL 2018
QUIPS LTDA Estado de flujo en el efectivo A 31 de Diciembre de 2018 Efectivo generado por actividades de operaciรณn Ingresos por recaudos Menos: Desembolsos por compras Gastos de administracion y ventas Impuestos pagados
$ 476,468,887 $ 158,470,000 $ 12,396,381 $ -
total desembolsos efectivo
$ 170,866,381
Total efectivo generado por las operaciones
$ 305,602,506
Efectivo utilizado por las operaciones de inversion inversiones en asociadas inversiones en negocios conjuntos
$ 22,000,000 $ 40,000,000
total efectivo utilizado
$ 62,000,000
Efectivo proporcionado por las actividades de financiaciรณn Obligaciones bancarias Pago dividendos Obligaciones a largo plazo Aportes a capital
$ 16,765,275 $ $ $ -
Total efectivo proporcionado
$ 16,765,275
Aumento del efectivo
$ 260,367,781
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ALMACENES QUIPS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2018 (Cifras expresados en miles de pesos)
NOTA DE CARÁCTER GENERAL
NOTA 1. Naturaleza Jurídica, Denominación y Objeto Social ALMACENES QUIPS LTDA , es una empresa de carácter privado que tiene la condición de mediana empresa y corresponde a una persona jurídica , dedicada a la compra y venta de muebles y equipos de oficina , es una sociedad limitada con ánimo de lucro, conformada por socios aportantes. ALMACENES QUIPS LTDA, fue registrado en la Cámara de comercio el día 30 de Noviembre de 2017 con número de matrícula 00019222 con Nit. 901 002 884- 0, proporcionado por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales. La contabilidad de los estados financieros de la empresa, se ciñe a las Normas Internacionales De Información Financiera Para Pequeñas Y Medianas Empresas (NIIF para PYMES). Decreto 3022 de 2013. NOTA 2 . Base de Presentación de los Estados Financieros El estado de situación financiera bajo NIIF se elaboró de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB). PERÍODO CONTABLE ALMACENES QUIPS LTDA preparara y presentara los estados financieros de propósito general en cada periodo contable a 31 de diciembre de cada año. MONEDA FUNCIONAL Y DE PRESENTACIÓN Las partidas incluidas en los estados financieros de la empresa QUIPS LIMITADA se expresan y valoran utilizando la moneda funcional que es el peso colombiano. NOTA 3. Principales políticas contables INSTRUMENTOS FINANCIEROS DEL ACTIVO EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO El efectivo y los equivalentes al efectivo incluyen los saldos en caja, corrientes de ahorro y corporaciones de ahorro y vivienda.
en cuentas
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INSTRUMENTOS FINANCIEROS
Este incluye los activos financieros disponibles para la venta, bonos ordinarios, certificados de depósito a término, inversiones en asociadas e inversiones en negocios conjuntos, los anteriores serán reconocidos al costo de transacción.
DEUDORES COMERCIALES Los deudores comerciales son activos financieros que representan los derechos de cobro a terceros que se derivan de la venta de muebles y equipos que realiza la empresa en razón de su objeto. Las cuentas por cobrar comerciales generalmente se formalizan a través de las facturas, que representan un derecho de cobro. Quips Ltda. maneja un plazo máximo de 60 días para la cancelación de las facturas de las ventas a crédito. Las cuentas por cobrar comerciales vencidas no generan intereses.
INVENTARIOS Los inventarios están conformados por la mercancía disponible para la venta, Quips Ltda contabiliza por el sistema de inventarios periódico. La medición de los inventarios será por el importe menor entre el costo de adquisición y el precio de venta estimado, los descuentos, rebajas y otros se encuentran contabilizados en su valor en libros.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
La Propiedad planta y equipo se valuara a su costo de adquisición menos la depreciación acumulada (método de línea recta) practicada y el importe de cualquier pérdida por deterioro de valor que hayan sufrido a lo largo de su vida útil. La base de depreciación o valor depreciable es el resultado de disminuir al costo de adquisición el valor de salvamento (valor de rescate o valor residual) que es estipulado por la gerencia de la empresa. El método de depreciación utilizado es el método de línea recta y se manejara valor residual.
PASIVOS FINANCIEROS OBLIGACIONES FINANCIERAS Los pasivos financieros incluyen instrumentos de deuda como el pagare, su medición se mide al valor neto del importe del reconocimiento inicial.
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ACREEDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR Los acreedores comerciales son pasivos financieros que representan las obligaciones de pago a proveedores después de ocho o quince días de haberse efectuado la compra, excepto las compras en las que se otorgan descuentos por pronto pago las cuales se cancelan en el mismo momento en que se genera la factura. Las cuentas por pagar comerciales de QUIPS LTDA se reconocerán y se medirán por el monto nominal de la factura. IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS Está conformado por el valor de los gravámenes de carácter general obligatorio a favor del Estado y a cargo de la Empresa, con base en las liquidaciones privadas generadas en los diferentes períodos fiscales. INGRESOS Está constituido por los ingresos de actividades ordinarias comercio al por mayor y menor de muebles y equipos de oficina e ingresos financieros (descuentos comerciales)
GASTOS Los gastos se registran de acuerdo con la relación de causalidad con los ingresos del período que los originaron.
NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO NOTA 4. EFECTVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO $ Caja General 218.643.850 Caja Menor
1.000.000
Banco Nacional Corporaciones de Ahorr Y vivi
639.967.791
TOTAL
871.211.641
11.600.000
El saldo correspondiente a los Bancos es el tomado del extracto bancario a 31 de Diciembre de 2018.
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NOTA 5. INSTRUMENTOS FINANCIEROS INSTRUMENTOS FINANCIEROS Activos Financieros Disponibles para la venta $14.000.000 Bonos Ordinarios
500.000
CDT
20.000.000
Inversiones en Asociadas
22.000.000
Inversiones en Negocios Conjuntos
40.000.000
TOTAL
96.500.000
NOTA 6. DEUDORES COMERCIALES
DEUDORES COMERCIALES Cuentas por Cobrar $ 178.591.950 Retenci贸n en la fuente 22.727.625 Impuesto a las ventas Retenido 5.605.238 TOTAL 206.924.813 Las cuentas por cobrar corresponde al saldo que deben nuestros clientes a 31 de diciembre de 2018, producto de la comercializaci贸n de los muebles y equipos de oficina. Y la retenci贸n en la fuente son anticipos del impuesto a la Renta y Complementarios, causados en el momento de la venta ocurrida.
NOTA 7. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Muebles y Enseres $11.837.600 Equipos Procesamiento de Datos 5.600.000 Depreciaci贸n Acumulada 592.591 TOTAL 16.845.009
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La depreciación acumulada utiliza el método de línea recta dando como resultado depreciación de quipos de oficina ($240.631) y equipos de cómputo ($351.960). NOTA 8. ACREEDORES COMERCIALES
Su valor siendo $25.130.500, corresponde a la obligación que posee Quips Ltda. con los proveedores encargados de suministrar el producto para ser comercializado a nuestros clientes.
NOTA 9. DEUDAS DIVERSAS
Retención en la fuente Retención y aportes de nomina Acreedores varios TOTAL
14.428.640 581.253 1.091.297 16.101.297
La retención en la fuente es originada por las compras realizadas por la empresa QUIPS LTDA
NOTA 10. IMPUESTOS A LAS GANACIAS IVA Generado IVA Descontable TOTAL
97.353.650 - 30.109.300 67.244.350
En razón de la actividad de la empresa el saldo del impuesto a las ganancias se origina por el impuesto a las ventas generado, menos el impuesto a las ventas descontables
NOTA 11. INGRESOS
Ingresos por actividades ordinarias $494.435.000 corresponde a la remuneración recibida por la comercialización de nuestros inventarios, y los ingresos financieros $ 4.602.900 son los descuentos comerciales condicionados concedidos a los clientes por pronto pago.
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NOTA 12. GASTOS
GASTOS DE ADMINISTRACION De Personal Servicios Diversos Depreciación TOTAL GASTOS DE VENTA Transporte Fletes y Acarreos TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES Gastos Bancarios Comisiones Intereses Gastos en negocios cambio Descuentos Comerciales condicionados TOTAL
9.951.401 1.459.000 560.000 191.980 12.162.381 234.000 234.000 608.000 450.000 240.000 100.000 8.314.600 9.712.600
Como consecuencia de las actividades ordinarias de Quips Ltda. se generan una serie de gastos los cuales según su origen y dinámica se revelan en el estado de resultado.
María Rocío Cañizares Contador
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DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL Ocaña, 27 de mayo de 2019
Señores Asamblea General QUIPS LIMITADA Ciudad: Ocaña, Norte de Santander
ASUNTO:
DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA POR EL AÑO 2018.
En calidad de Revisor Fiscal, he examinado el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2018; y el Estado Integral de Resultados, o de Ingresos y Egresos, de la persona jurídica denominada “QUIPS LIMITDA.”, por el período de enero 1º a diciembre 31 del mismo año, junto con sus correspondientes Notas o Revelaciones a los Estados Financieros, que hacen parte integral de los mismos y son necesarias para el análisis y entendimiento de las cifras. Los Estados Financieros son responsabilidad del Contador y /o administrador, quien los prepara conforme a las directrices de las Orientaciones Profesionales y Técnicas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, para las sociedades limitadas, junto con el Manual de Políticas contables.
Una de mis funciones como Revisor Fiscal consiste en examinar los Estados Financieros y expresar una opinión sobre ellos, con base en mi auditoria.
Realicé mi trabajo acorde a las Normas de Auditoria y de Aseguramiento de la Información de General Aceptación, las cuales requieren que ésta se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre la situación financiera del ente económico.
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Una auditoria incluye el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas informativas o revelaciones en los estados financieros; también incluye la evaluación de las normas o principios de contabilidad utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros.
Considero que mi auditoria proporciona una base razonable para expresar mi opinión, por consiguiente: DICTAMINO, que los estados financieros arriba mencionados, tomados fielmente de los libros oficiales de contabilidad, presentan de manera parcial
razonabilidad ante la
situación financiera de ““la empresa QUIPS LIMITADA” a 31 de diciembre de 2018, de conformidad con Normas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados de manera uniforme con los del año anterior. Además, en mi opinión, la gerencia y el área financiera han llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica contable; las operaciones registradas en los libros, los comprobantes de cuentas y los libros oficiales, en su caso, se llevan y se conservan debidamente.
La junta Directiva y el Gerente , han observado las medidas adecuadas de control interno y de conservación y custodia de sus bienes y de los de terceros que pueden estar en su poder, atendiendo de forma oportuna las recomendaciones que sobre el particular ha emitido el suscrito revisor fiscal.
Referente a la concordancia entre el informe de gestión de la administración y los Estados Financieros dictaminados, de conformidad con lo establecido en la Ley 222 de 1995, ésta se cumple adecuadamente.
De otra parte, constate que QUIPS LIMITADA ha cumplido el recaudo de la retención en la fuente sobre los bienes y servicios recibidos, aplicando en forma adecuada las bases y tarifas vigentes y presentando de manera oportuna las declaraciones tributarias con pago, así como los
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reportes de información tributaria exógena en medios magnéticos a la DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas.
En el curso del año y en forma periódica, he informado a la administradora y a la Junta Directiva sobre los principales comentarios y sugerencias derivados de mi revisión.
Sin embargo debo expresar mi DICTAMEN CON SALVEDAD , en razón de que los estados financieros muestran un resultado del ejercicio ANTES de reserva legal y cálculo de impuesto a la renta; mostrando así una utilidad a repartir ante los asociados inequívoca, de manera que solicito a la mayor brevedad al área administrativa y contable , se sirva solicitar al operador del sistema contable (EAS) , levantar el comprobante de cierre del año 2018 y realizar internamente los cálculos pertinentes de la reserva legal e impuesto de la renta , como lo determina el Articulo 452 del código de comercio y el articulo 240 del estatuto tributario , modificado por la Ley 1819 de 2016.
Una vez sea efectué los ajustes considerados quedará evidenciada y plenamente reconocida la utilidad del ejercicio 2018 y así de esa manera proceder a repartir las utilidades ante los asociados.
REVISOR NATHALI LOHANA NUÑEZ VEGA
TARJETA PROFESIONAL TP6532789