TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACIÓN
ARAGON PARRA YENIFER GRUPO 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I
INTRODUCCIÓN
Conocer y distinguir que es Ciencia de la Información y el papel que debe cumplir dentro del marco de la enseñanza y la investigación, siendo un recurso para el aprendizaje, la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la información como un soporte de pertenencia, calidad e integridad al conocimiento, basándose en el análisis y estudio de los principios y procedimientos del almacenamiento de documentos, buscando garantizar su consulta y conservación según los parámetros por los cuales se rige el archivo y de tal manera comprender cuál es el papel que desempeña el profesional en ciencia de la información y la documentación, bibliotecología y archivística.
GESTIÓN DOCUMENTAL Sistema de información producto de una actividad humana reflejada en su administración, sede la producción tramite, almacenamiento y conservación de la información, la cual se debe valorar al igual que el soporte documental y utilizada para generar de esta manera conocimiento, es decir producción de nueva información de manera constante transformando en algunos casos sus características de forma y fondo teniendo como objetivo principal la autenticidad, veracidad, consulta y accesibilidad de la información.
DOCUMENTO Cualquier elemento material en el cual se registra información de forma que puede conservarse y transmitirse DOCUMENTO DE ARCHIVO Documento realizado en razón del desempeño de las funciones de gran importancia administrativa, legal, científica, económica, histórica y cultural
LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
LEY 594 DE 200 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
TITULO III CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS TITULO IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS TITULO X DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN TITULO XI CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS TITULO XII ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES
LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21
TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
Poner al servicio de la Comunidad y de los Servidores Públicos los recursos informáticos de la Administración Central Permitir una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y servicios de la institución Regular el manejo de organización del sistema de administración de documentos y archivos Asegurar que los archivos sean centros información útiles para la administración y conservación de la información Garantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportuna Normalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final (eliminación o conservación) Suministrar a los clientes sistemas integrales en gestión documental
ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Administrativos: examinar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: análisis de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: la plataforma del de todo el proceso en general desde su inicio; y que se encuentran estipulados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la
gestión de documentos: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN. Las Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental siendo estas la principal herramientas para el proceso archivístico básico que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades y deben ser elaborarlas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental de determinada empresa.
PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS. Es importante la organización documental para poder implementar servicios enfocados en la organización, sistematización y clasificación de la información, la formación de colecciones documentales en medios tanto impresos como electrónicos; la organización de sistemas bibliotecarios y la gestión de servicios para el uso de información de libros, revistas y otros medios de publicación, brindando las herramientas para organizar en forma técnica los archivos de determinada entidad, identificando series, unidades archivísticas y tipologías documentales, teniendo como ventajas:
Estructuración: La información es catalogada y etiquetada en el origen, almacenándose en estructuras lógicas que permitan la referenciación, búsqueda y relación de la información. Seguridad: La información no pertenece a los usuarios sino que pertenece al sistema, pudiendo aplicar efectivamente políticas de seguridad planificadas por la organización. Trazabilidad: Todas las acciones realizadas sobre la información son registradas, El sistema salva automáticamente las distintas versiones del documento, por lo que siempre es posible recuperar la información borrada o modificada. Colaboración: Todos los documentos son de uso común, con las restricciones que los perfiles y políticas de seguridad establezcan, evitando los efectos isla y potenciando la colaboración en los cambios y mejoras desarrolladas en la información, los formatos de documentos y los procesos.
Consolidación: La información reside en una capa abstracta del sistema compuesta por repositorios. Las organizaciones poseen el total de la información, lo que habilita el respaldo consolidado de toda la información, su copia, traslado, etc. asegurando la integridad en el proceso. Poseer toda la información en el mismo sistema va a permitir alimentar estadísticas, mediciones y análisis consolidados. Vigencia: Toda la información es susceptible de caducar o expirar, momento en el cual, la información deja de ser publicada pero no es eliminada del sistema. Esto va a permitir clarificar los repositorios donde el usuario debe buscar la información, evitando que se mezcle la información importante y actual con la obsoleta. La información considerada obsoleta puede volver a publicarse en caso de ser necesaria.
“CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” EN SU MARCO LEGAL DICE QUE “PARA QUE EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PUEDA SER GESTIONADO DE MANERA APROPIADA, ES NECESARIO QUE LA ENTIDAD RESPONDA Y CUMPLA CON LAS DIFERENTES NORMAS PROFERIDAS POR LA ENTIDAD, Y POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ASÍ COMO LAS DEMÁS NORMAS APLICABLES A LA ENTIDAD.”
NORMA
EXPLICACIÓN
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
los particulares pueden, verbigracia, conocer la forma como están organizadas las entidades públicas, su naturaleza jurídica, sus funciones o la manera como se tramitan y deciden los diversos asuntos de las misma
Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos.33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.
conjunto de normas destinadas a proteger el responsable, correcto y honesto ejercicio de la medicina y a su vez garantizar a la comunidad en general el cumplimiento de los principios sobre los cuales descansa una adecuada relación médico – paciente.
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la Corrupción administrativa.
La protección de la integridad del sistema financiero como finalidad imperiosa y la posibilidad de establecer la reserva de información sobre transacciones sospechosas aún frente a quien ha efectuado o intenta efectuar este tipo de operaciones. Exequibles
Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.
Considerando que la justicia es un valor superior consagrado en la Constitución Política que debe guiar la acción del Estado y está llamada a garantizar la efectividad de los derechos fundamentales, dentro del marco del Estado Social y Democrático de Derecho, y a lograr la convivencia pacífica entre los colombianos, y que dada la trascendencia de su misión debe generar responsabilidad de quienes están encargados de ejercerla
Ley 951 de 2005. “por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”.
Establece la rendición de cuentas en cuanto a la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano al finalizar la administración a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones.
LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS.
El derecho de acceso a la información es un derecho fundamental reconocido a nivel internacional como tal debido a la naturaleza representativa de los gobiernos democráticos; es un derecho esencial para promover la transparencia de las instituciones públicas y para fomentar la participación ciudadana en la toma de decisiones. Además las Administraciones Públicas se financian con fondos procedentes de los contribuyentes y su misión principal consiste en servir a los ciudadanos por lo que toda la información que generan y poseen pertenece a la ciudadanía. El deber fundamental de los ciudadanos es salvaguardar la integridad de los documentos bajo su cuidado y custodia. Para cumplir con esta tarea deben considerarse los legítimos, aunque a veces conflictivos, derechos e intereses de la institución que ofrece el servicio, así como de los dueños, de los protagonistas de los documentos y de los usuarios del pasado, presente y futuro. Sin importar de dónde venga, el archivista debe resistir cualquier tipo de presión que pretenda manipular evidencias o distorsionar los hechos.
CONCLUSIร N
en conclusiรณn se puede definir la importancia de comprender el enfoque de Ciencia de la Informaciรณn y los procesos que se deben seguir para la conservaciรณn de la documentaciรณn buscando su mejoramiento continuo desde su producciรณn hasta su disposiciรณn final, orientado a la organizaciรณn, sistematizaciรณn y clasificaciรณn de la informaciรณn bibliogrรกfica; la formaciรณn de colecciones documentales en medios tanto impresos como electrรณnicos, dispuesta a orienta y capacitar en las actividades bรกsicas que se desarrollan en los archivos, desde cรณmo elaborarlo hasta cรณmo aplicarlo en la bรบsqueda y conservaciรณn de la informaciรณn.
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/: (Consultado el 06 de Mayo 2012)
SERVINPRO.Disponible en: http://www.servinpro.cl/gestion.html (Consultado el 07 de Mayo 2012)