BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bidang teknologi informasi dan komunikasi berkembang dengan pesat yang dipicu oleh temuan dalam bidang rekayasa material mikro elektronik . Perkembangan ini berpengaruh terhadap berbagai aspek kehidupan, bahkan perilaku dan aktivitas manusia kini banyak tergantung pada teknologi informasi dan komunikasi. Di sisi lain, masyarakat menyadari bahwa teknologi informasi sangat penting dalam peradaban manusia untuk mengatasi atau sebagain masalah derasnya arus informasi. Teknologi informasi dan kominikasi saat ini adalah bagian penting dalam manajemen informasi. Di dunia bisnis, dengan perkembangan pengetahuan yang begitu cepat ( banyak artikel baru yang dipublikasikan tiap tahun dalam jurnal) pelaku bisnis akan ketinggalan jika tidak menggunakan tools untuk mengupdate perkembangan terbaru. Selain memiliki potensi dalam memfilter data dan mengolah menjadi informasi. Teknologi informasi mampu menyimpannya dengan jumlah kapasitas jauh lebih banyak dari cara manual. Disamping itu teknologi memiliki karakteristik perkembangan yang sangat cepat. Dengan berbagai potensi yang dimilikinya adalah naif apabila manajemen informasi dan komunikasi bisnis tidak memberikan perhatian istimewa. Belakangan ini banyak mendengar kemajuan suatu usaha karena bidang teknologi informasi, telekomunikasi dan kominikasi yang begitu pesat yang berorientasi pada teknologi informasi. Dengan semakin gencarnya globalisasi dunia saat ini, maka teknologi informasi juga semakin marak dalam dunia bisnis. Bagi pelaku bisnis yang masih awam akan teknologi informasi dan komunikasi wajib mengenal dan mempelajari agar usahanya mengalami pertumbuhan dan perkembangan. Teknologi informasi dibuat untuk memudahkan para penggunanya dalam mencatat suatu transaksi, menyimpannya dalam bentuk data, mentransformasikan menjadi informasi dan menyebarkannya kepada pemakai informasi. 1
B. Rumusan Masalah a. Apa pengertian teknologi komunikasi? b. Apa saja teknologi dalam komunikasi tertulis? c. Apa saja alasan-alasan investasi teknologi informasi dan komunikasi? d. Bagaimana strategi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi? e. Apa saja hambatan komunikasi dalam memanfaatkan komputer?
C. Tujuan Makalah
Untuk mengetahui pengertian teknologi komunikasi, untuk mengetahui apa saja bentuk teknologi komunikasi, untuk mengetahui pentingnya teknologi komunikasi dalam komunikasi bisnis, untuk mengetahui hambatan komunikasi dalam memanfaatkan komputer.
2
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Teknologi Komunikasi
Teknologi komunikasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi melelui elektronik. Teknologi komunikasi mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan mengambil, memanipulasi, atau menampilkan data Teknologi komunikasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai berikut : a.
Harapan penerima pesan
Setelah mengetahui siapa penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan penerima terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas menerima pesan melaluji telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki agar pesan dikirim melalui e-mail. 3
b.
Waktu dan biaya
Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang digunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya yang relatif lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja. c.
Sifat pesan
Pesa-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan gambar tentu tidak tepat jika dikirim melalui telepon. d.
Perlunya penampilan
Teknologi yang digunakan dalam berkomunikasi seringkali dijadikan salah satu indikator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan lebih baik bila dicetak dengan printer laser di atas kertas yang bermutu. Pelaku bisnis diharapkan memiliki ketrampilan dalam memanfaatkan teknologi agar dapat berkomunikasi secara efektif. Kemampuan untuk menangani tantangan teknologi (misalnya kelebihan informasi dan keamanan data) juga sangat diperlukan. Teknologi hendaknya dipergunakan secara bijaksana. Penggunaan teknologi yang membabibuta akan merugikan perusahaan. B. Teknologi dalam Komunikasi Tertulis
Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat dikomunikasikan
secara
lisan
maupun
tertulis. Pesan-pesan
penting
biasanya
dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak dalam bentuk print-out, atau menggunakan e-mail. Penulisan dokumen dengan tangan hampir tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat ini, hampir setiap perusahaan telah menyediakan bebagai alat bantu berupa hardware dan software computer untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis. Word Processor merupakan salah satu software yang banyak digunakan sebagai pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar sebagai pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan spreadsheet, 4
gambar, atau grafik. Di samping itu, pembuatan satu dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama (sharing) dan memudahkan proses editing. Selain word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan desktop publishing, misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki kemampuan lebih tinggi dalam menggabungkan teks dengan foto atau gambar dengan tampilan yang lebih menarik dan variatif. Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat majalah, buku panduan, brosur atau poster. Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk menyiapakan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasi teks atau gambar yang sudah ada tanpa perlu melakukan pengetikan atau penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang sudah di- scan dilakukan dengan komputer. Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lalu dicetak dengan printer berwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer bisa diperintahkan untuk melakukan pencetakan ulang atau penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak, penggandaan dapat juga dilakukan dengan mesin faks. Dengan alasan efisiensi, biasanya penggandaan dalm jumlah banyak dilakukan dengan mesin fotokopi. Saat ini, sudah banyak alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner dan sekaligus fotokopi. Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada penerima pesan melalui mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks hanya mampu mengirimkan dokumen berwarna hitam-putih. Ada kalanya pencetakan dokumen tidak perlu dilakukan terlebih dahulu, tetapi dikirim langsung setelah file disimpan dalam bentuk softcopy (hardisk, floppydisk, dan compact disc) atau melalui electronic mail atau e-mail. Penerima akan membaca pesan langsung melalui komputer dan akan mencetaknya bila diperlukan. Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk internal perusahaan yang berada dalam satu lokasi tetentu. Jaringan yang berada dalam satu lokasi itu disebut Local Area Network (LAN). Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi antar lokasi yang berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan komunikasi elektronik yang 5
sangat luas dan melewati batas-batas wilayah negara yang disebut intenet. Agar dapat berkomunikasi melalui internet, diperlukan komputer, modem, saluran telepon, dan jasa layanan akses Intenet atau Intenet Service Provider (ISP).
C. Alasan-alasan Investasi Teknologi Informasi dan Komunikasi a. Adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif dalam
dunia bisnis yang semakin gencar b. Mengurangi biaya dan penggunaan lebih efisien c. Meningkatkat fleksibilitas dan tanggapan
Alasan perusahaan menerapkan teknologi informasi pada bidang pemasaran yaitu : 1. Teknologi informasi memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai bagian yang
berbeda dalam organisasi dan menyediakan banyak informasi ke manager. Sebagai contoh sistem informasi eksekutif (executive Information System atau EIS) mempengaruhi aliran informasi secara vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah di antara departemen dan devisi yang berbeda. 2. Teknologi informasi juga mempengaruhi proses pengembangan strategi pemasaran
karena teknologi informasi memberikan lebih banyak informasi ke manager melalui sistem pengambilan keputusan (decision Support System atau DSS) 3. Teknologi informasi mempengaruhi antarmuka-antarmuka organisasi dengan lingkungan
seperti pelaggan dan pemasok. Sistem antar organisasi yang dilengkapi dengan pertukaran data elektronik (EDI) menciptakan hubungan yang lebih dekat antara organisasi dan pemasok, memfasilitasi manajemen sediaan yang lebih efisien dan memungkinkan pendekatan tepat waktu dalam melakukan pemesanan kembali.
6
D. Komputer Personal dan Komunikasi Bisnis 1. Komputer
Kini manusia hidup di dalam era informasi dan orang yang mampu menguasai teknologi informasi akan memenangkan persainganbisnis yang semakin ketat dari waktu ke waktu. Informasi adalah kekuatan (power). Kecepatan dan efesiensi dalam komunikasi bisnis juga ditentukan oleh kemampuan suatu organisasi dalam mengakses dan memanfaatkan informasi. Berbagai bentuk transaksi yang terjadi dalam kehidupan bisnis sehari-hari tak dapat dilepaskan dari keberadaan teknologi komputer. Jutaan lembar saham yang diperjualbelikan melalui bursa saham nasional dan internasional tak dapat dilepaskan dengan pemanfaatan teknologi komputer. Di samping itu, miliaran transaksi telah terjadi diberbagai bisnis ritel/eceran mulai ari took makanan, pakaian, buku-buku sampai pada keperluan elektronika juga menggunakan teknologi computer sebagai alat bantu pemrosesan transaksi bisnis mereka. Bagian costumer service yang sibuk melakukan komunikasi dengan para calon pelanggan maupun pelanggan tetap setiap harinya juga tak dapat dilepaskan dengan keberadaan teknologi komputer. Pendek kata, pemanfaatan teknologi komputer telah memberikan andil yang besar bagi kelancaran kegiatan bisnis para pelaku bisnis. Komputer bukan sekedar digunakan untuk pemrosesan surat-menyurat, tetapi juga berfungsi sebagai sarana untuk melakukan komunikasi dengan pihak lain baik di dalam negeri maupun luar negeri, seperti pengiriman faksimil, electronic mail (e-mail)dan teleconferencing. Untuk mengirimkan faksimile, e-mail, dan teleconferencing, tentu diperlukan peralatan khusus disamping computer, seperti modem, Ethernet card, saluran telepon, dan penyedia jasa internet. 1. Komputer Jinjing
Seiring berjalannya waktu, kini mulai banyak masyarakat pengguna computer menentukan pilihan computer ke computer jinjing atau yang lebih dikenal masyarakt sebagai computer laptop, notebook, atau netbook. Komputer jinjing ini memang dilihat 7
dari sisi ukuran maupun beratnya memang lebih kecil, lebih ringan dan lebih praktis dibandingkan dengan computer desktop yang ukurannya besar dan cukup berat. 2. Personal Digital Assistant (PDA)
PDA (Personal Digital Assistant) dirancang untuk membantu tugas para manager dan eksekutif yang berkaitan dengan penyediaan informasi personal. PDA dikenal sebagai computer saku atau pocket PC, karena tampilan fisiknya lebih kecil mungil seukuran saku. Dalam perkembangan terkini PDA digunakan sebagai sarana komunikasi nirkabel, tetapi juga sebagai media akses ke internet. 3. Ponsel Cerdas (smartphone)
Istilah smartphone bukanlah hal yang baru. Smartphone yang beredar di masyarakat bukanlah ponsel biasa yang hanya dapat digunakan untuk berkomunikasi melalui telepon. Smartphone ini memiliki berbagai fasilitas yang cukup lengkap dan canggih yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan pribadi oleh penggunanya. Kecanggihan atau kemampuan tingkat tinggi yang ada pada smartphone ini mencakup antara lain : kemampuan untuk browsing internet, surat elektronik (e-mail), kamera digital resolusi tinggi, fasilitas layar sentuh, GPS (global positioning system), WiFi, WiMax, Jaringan komunikasi 3G maupun 4G, keypad QWERTY, penjelajah foto, pemutar audio, pemutar video, perekam video, koneksi jejaring sosial, (seperti facebook, twitter, myspace, dan sejenisnya), serta software untuk membuat dan membaca dokumen. Oleh karena itu, meskipun tampilan secara fisik kecil dan ringan, namun smartphone memiliki kemampuan fungsional sebagaimana sebuah komputer personal.
E. Strategi Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi a. Strategi Biaya, yaitu menjadikan produsen dengan biaya yang rendah, memberikan
harga yang lebih murah terhadap pelanggan, menurunkan biaya dari pemasok, atau meningkatkan biaya pesaing untuk tetap bertahan di industri
8
b. Strategi diferensiasi, yaitu mengembangkan cara-cara untuk membedakan produk/jasa
yang dihasilkan perusahaan terhadap pesaing sehingga pelanggan menggunakan produk/jasa karena adanya manfaat atau fitur yang unik c. Strategi inovasi, yaitu memperkanalkan produk/jasa yang unik, atau membuat
perubahan yang radikal dalam proses bisnis yang menyebabkan perubahan-erubahan yang mendasar dalam pengelolaan bisnis. d. Strategi pertumbuhan, yaitu dengan mengembangkan kapasitas produksi secara
signifikan, melakukan ekspansi ke dalam pemasaran global, melakukan diversifikasi produk/jasa baru, atau mengintegrasikan ke dalam produk/jasa yang terkait. e. Strategi aliansi, yaitu membentuk hubungan dan aliansi bisnis yang baru dengan
pelanggan, pemasok, pesaing dan lain.
F.
Hambatan Komunikasi Dalam Memanfaatan Komputer Telah dikemukakan bahwa komputer mampu mempercepat penyelesaian pekerjaan, atau tugas-tugas kantor sehari-hari secara efektif dan efisien. Namun, jumlah para produsen computer baik untuk hardware maupun software-nya yang semakin banyak seringkali menimbulkan masalah. Contoh sederhananya adalah ketidakcocokan suatu program aplikasi dengan sistem computer yang ada. Ketidaksesuaian tersebut dapat menghambat proses penyelesaian tugas. Ada kemungkinan suatu data dapat dibaca dengan menggunakan program aplikasi tertentu, tetapi tidak dapat dibaca oleh program aplikasi lainnya.
BAB III PENUTUP
A.
Kesimpulan 9
Teknologi komunikasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi melelui elektronik. Teknologi komunikasi mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan mengambil, memanipulasi, atau menampilkan data Teknologi komunikasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Teknologi komunikasi itu sangat penting dalam komunikasi bisnis. Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam praktek komunikasi bisnis telah memberikan hasil yang positif terhadap dunia bisnis dimana para pelakunya dapat bersaing dengan para competitor dan dapat diterima oleh pasar secara global. Peran dari teknologi informasi dan komunikasi bisnis dapat menintegrasikan semua proses bisnis. Dalam teknologi informasi dan komunikasi, perusahaan mampu menerapkan berbagai startegi yang diterapkan.
B.
Saran Dengan makalah ini penulis berharap dapat bermanfaat kepada mahsiswa yang
ingin mengetahui tentang hal-hal yang menyangkut teknologi komunikasi. Namun penulis menyadari dalam penulisan makalah ini masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran dari teman-teman dan khususnya dari dosen pembimbing selalu kami harapkan sebagai motivasi untuk menjadi lebih baik lagi
10
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis edisi keempat, Jakarta : , Erlangga http://tugas-komunikasi-bisnis.blogspot.com/2012/06/teknologi-komunikasi-bisnis.html
11