Feedback online umfrage personalservice by SV Westfalia Gemen

Feedback Online-Umfrage Personalservice Personalservice

Online-Umfrage Personalservice

Liebe Beschäftigte der HRW, gerne erhalten Sie ein Feedback zu der im Januar 2017 durchgeführten OnlineUmfrage des Bereiches Personalservice. Die Daten und Fakten der Umfrage haben wir auf den nächsten Seiten für Sie zusammengefasst. Anschließend gelangen Sie zu den umgesetzten Maßnahmen.

Danke für Ihre Teilnahme.

ONLINE-UMFRAGE

PERSONALSERVICE

RÜCKLAUFQUOTE 14 %

Das gesamte Team des

Personalservice bedankt sich für das konstruktive Feedback.

Neuer Auftritt in unserem Portal. Ab sofort finden Sie viele

nützliche Informationen und Dokumente auf den neu

angelegten Seiten in unserem Portal.

PERSONALSERVICE

HRW

Daten & Fakten Die Umfrage wurde durch den Bereich Personalservice der HRW initiiert.

Befragungszeitraum: Januar 2017. Zielgruppe der Befragung: alle Beschäftigten der Rücklaufquote: 14 % (n=44).

HRW.

Zielsetzungen der Umfrage: Das Angebot des Personalservice besser an die Bedürfnisse der Steigerung desanpassen. Servicelevel des Personalservice. Beschäftigten Identifizierte Handlungsschwerpunkte: Digitalisierung, Kommunikation und Prozesse. Die Auswertung, Maßnahmenentwicklung und –umsetzung erfolgte durch das gesamteBefragung Team. Die nächste ist für Mitte 2018 geplant.

Daten & Fakten 14%

Die Umfrage wurde von den möglichen 321 Beschäftigten insgesamt 207-mal aufgerufen. Es liegen 44 ausgefüllte OnlineFragebögen vor.

Anzahl ausgefüllte Fragebögen Anzahl nicht teilgenommenen Beschäftigten

86%

Haben Sie generelle Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge zu folgenden Themenbereichen im Personalservice?

1Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte Welche Fragen wurden in der Online-Umfrage gestellt?

Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und Lehrkräfte für besondere Aufgaben

3 Lehrbeauftragte 4Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung 5 Professor*innen Reisekostensachbearbeitung für Dienstreisen 6und Fortbildungen 7 Bewerbungsmanagement 8 Arbeitszeiterfassung Generelle Anmerkungen zum Service 9des Personalbereiches

Daten & Fakten

Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und Lehrkräfte für besondere Aufgaben Lehrbeauftragte Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung Professor*innen Kategorien der Umfrage

Reisekostensachbearbeitung für Dienstreisen und Fortbildungen Bewerbungsmanagement Arbeitszeiterfassung Generelle Anmerkungen zum Service des Personalbereiches 0

Anzahl anmerkungen (Mehrfachnennungen möglich)

TIMELINE ONLINE-UMFRAGE des Personalservice im JANUAR 2017

Februar – März 2017

April – Juni 2017

Aufbereitung aller Ergebnisse in Workshops mit dem gesamten Team Personalservice

Entwicklung von Themenblöcken und Bildung von einzelnen Arbeitsgruppen

Juli 2017

Juli - August 2017

Gliederung der Einbindung Ergebnisse (z.B. anderer Bereiche Digitalisierung, bei fehlende übergreifenden Informationen, Themen unklare Prozesse…)

August – Oktober 2017 Festlegung und Umsetzung der einzelnen Maßnahmen mit dem gesamten Team

TEAM MEMBERS

Katharina Gapp Leitung Personalservice

Julian Seggebäing

Kirsten Staczan

Leonie Reymann

Anne Berg

Sabrina Funke

BewerbungsFortbildungsProfessor*innen Tarifbeschäftigte Tarifbeschäftigte management beauftragte Beamt*innen Wissenschaftlich Wissenschaftlich Hilfskräfte Hilfskräfte Servicebereich e e Lehrbeauftragte Lehrbeauftragte Beschäftigte Beschäftigte Reisekosten Reisekosten Lehrkräfte für Lehrkräfte für besondere besondere Aufgaben Aufgaben

Ira Timm Arbeitszeiterfass ung Einführungsprogramm Reisekosten

Das Team des Personalservice besteht aktuell aus sieben Kolleginnen und Kollegen und zeichnet sich verantwortlich für alle personellen Angelegenheiten der rund 335 Beschäftigten* der HRW ( + ca. 136 Hilfskräfte und 75 Lehrbeauftragte). *Stand: 10/2017

Um Ihnen einen schnellen Überblick über die behandelten Themenbereiche und umgesetzten Maßnahmen zu geben, können Sie über das Inhaltsverzeichnis direkt zu Ihrem Wunschthema gelangen:

1Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte INHALTSVERZEICHNIS UMGESETZTE MASSNAHMEN

Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und Lehrkräfte für besondere Aufgaben

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Formulare

- Prozesse/Informationen - Digitalisierung

Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte

Einige O-Töne aus der Befragung

„Prozesse sind mir immer noch unklar“ „Zeiterfassungsbelege aktualisieren, mit allen zur Abrechnungen notwendigen Angaben z.B. KSTR ergänzen“

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Formulare Umgesetzte Punkte

Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice wird derzeit eine Schnittstelle zwischen dem Programm zur Personalverwaltung (HIS-SVA) und dem Zeiterfassungssystem (AIDA) eingerichtet.

Nach Einrichtung der Schnittstelle soll es auch den

Hilfskräften möglich sein die Zeiterfassung über das Zeiterfassungssystem AIDA zu nutzen. Eine Darstellung der Kostenträger sowie weiterer Angaben werden dadurch in Zukunft ermöglicht. Wenn die Schnittstelle umgesetzt ist, erfolgt eine entsprechende Information. Wir haben alle Anträge für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte überarbeitet und diese stehen ab sofort als interaktive pdf-Formulare für Sie im Portal zur Verfügung. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Prozesse & Informationen Umgesetzte Punkte  Ab sofort finden Sie in unserem Portal auf einer eigenen Seite alle relevanten Informationen rund um das Thema studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte 

Ansprechpartner*innen auf einen Blick



Prozessabbildung



Übersicht über alle Beschäftigungsarten (inklusive Einstellungsvoraussetzungen und Beschäftigungsbedingungen)



Informationen zum LBV, Urlaubsanspruch, Zeiterfassung, etc.



Vorlage für ein Arbeitszeugnis

 Den Wunsch, eine Übersicht über die tatsächlichen Kosten der Hilfskräfte zu erhalten, haben wir an den Bereich Finanzen (Dez. II) weitergeleitet. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Digitalisierung

Umgesetzte Punkte

 Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice wird der Prozess „Einstellung/Weiterbeschäftigung einer studentischen oder wissenschaftlichen Hilfskraft“ über einen digitalen Workflow abgebildet werden.  Die gewünschte Möglichkeit den verschiedenen Bereichen eine Stellenübersicht der dort tätigen Hilfskräfte zur Verfügung zu stellen, werden wir mit dem Bereich IT erläutern.

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Einstellungsverfahren

- Stellenausschreibungen - Fehlende Informationen

Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und Lehrkräfte für besondere Aufgaben

- Sonstiges

O-Ton aus der Befragung

„Da die Einstellung von MA nicht das Kerngeschäft der Institute ist, ist insbesondere im Bereich AGG eine rechtliche und fachliche Unterstützung erforderlich Probleme durch mögliche Verfahrensfehler im Zuge der Personalauswah vermeiden Stichwort: ‘Umgang mit der Bewerbung von Behinderten‘“. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Einstellungsverfahren Umgesetzte Punkte Alle Informationen zu dem Thema Einstellungsverfahren finden Sie ab sofort übersichtlich zusammengefasst in unserem Portal unter dem Punkt „Einstellungsverfahren“.

Für den Umgang mit Bewerbungen von Personen mit einer Schwerbehinderung werden im Teamroom „Bewerbungsverfahren“ allgemeine Hinweise zur Verfügung gestellt.

Die Information über Eintritte/Austritte von Beschäftigten finden ab sofort alle Zugangsberechtigten (z.B. Assistenzen, Bereich IT, Gebäudemanagement etc.) in dem neu eingerichteten Teamroom „ Eintritte/Austritte“. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Stellenausschreibungen Umgesetzte Punkte

 Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice wird der Prozess „Stellenbesetzungsverfahren“ über einen digitalen Workflow abgebildet und somit transparent gemacht werden. Die Digitalisierung dieses Prozesses wird voraussichtlich Anfang des Jahres 2018 abgeschlossen sein.

 In dem Formular „Antrag auf Stellenbesetzung“ sollen Terminvorschläge von den einstellenden Bereichen für die geplanten Vorstellungsgespräche eingetragen werden, um einen reibungslosen und schnellen Einstellungsprozess zu gewährleisten. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Fehlende Informationen Umgesetzte Punkte

 Alle relevanten Informationen für wissenschaftliche Mitarbeiter/-innen und deren Befristungsmöglichkeiten finden Sie ab sofort in unserem Portal unter der Rubrik „wissenschaftliche Mitarbeiter/-innen“.

 Eine Übersicht über die Zuständigkeiten im Personalservice finden Sie auf unseren neu gestalteten Seiten im Portal. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Sonstiges Umgesetzte Punkte  Der geäußerte Wunsch, die Drittmittelinfrastruktur zu verbessern (fehlende Übersichten) und eine Stellenübersicht zur Verfügung zu stellen, wurde dem zuständigen Bereich Finanzen – Personalkostenmanagement (Dez. II) mitgeteilt, der eine mögliche Umsetzung prüft.  Den wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen stehen 25 % ihrer Arbeitszeit für die persönliche Weiterqualifikation zur Verfügung. Aktuell besteht keine Möglichkeit die Einhaltung dieser Regelung zu prüfen, eine Lösung soll in einem gemeinsamen Prozess zwischen Präsidium und dem Bereich Personalentwicklung erarbeitet werden.  Eine rechtzeitige Übermittlung von Personaldaten an das LBV kann nur dann gewährleistet werden, wenn der/die Beschäftigte die Unterlagen bis spätestens fünf Arbeitstage vor dem 10ten des jeweiligen Monats im Personalservice einreicht. Ein Hinweis dazu befindet sich im Anschreiben zur Einstellung. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Sonstiges Umgesetzte Punkte

 Eine Wiedervorlage für die automatische Höhergruppierungen nach einer dreijährigen einschlägigen Berufserfahrung für wissenschaftliche Mitarbeiter/innen im Ingenieurbereich wurde durch den Personalservice eingerichtet.  Alle derzeit im Personalservice in Nutzung befindlichen Anträge wurden aktualisiert und als interaktive pdf-Formulare auf den entsprechenden Seiten in unserem Portal hinterlegt. Zudem haben wir die Seiten im Portal zu allen Themenbereichen aktualisiert. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Prozesse/ Informationen - Digitalisierung

Lehrbeauftragte

Einige O-Töne aus der Befragung

„Information in den Fachbereich geben, ob der Lehrbeauftragte den Lehrauftrag angenommen hat“ „Prozesse sind immer noch unklar“

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Prozesse & Informationen Umgesetzte Punkte  Auf unseren neuangelegten Serviceseiten im Portal ist der Prozess der Beantragung/Erteilung eines Lehrauftrags mit allen möglichen Varianten abgebildet. Zudem haben wir alle relevanten Vordrucke und Muster (Anträge, Richtlinien, etc.) in einer Dokumentenbox auf der Serviceseite „Lehrbeauftragte“ für Sie hinterlegt.  Der Teamroom „Lehrbeauftragte“ wurde für alle mitwirkenden Mitarbeiter*innen freigegeben. Hier ist einsehbar, wann ein Lehrauftrag durch den Personalservice erteilt und ob dieser bereits durch den*die Lehrbeauftragte*n bestätigt wurde. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Digitalisierung Umgesetzte Punkte

 Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice werden wir Lehraufträge künftig über einen digitalen Workflow bearbeiten. Hier kann der*die entsprechende Mitarbeiter*in jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand (Genehmigung, Erteilungund Abrechnung) einsehen. Eine Info zur Umsetzung folgt.  Gerne können Sie die in unserem Portal ausgefüllten pdf-Formulare bereits jetzt mit einer digitalen Unterschrift versehen und uns per Mail zukommen lassen. Eine Versendung per Hauspost ist nicht mehr erforderlich. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Einstellungsverfahren - Probezeit - Vertragsänderungen - Sonstiges

Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung

O-Ton aus der Befragung

„Eigentlich keine direkte Frage, weil ich weiß, dass es einfach nicht schn erledigt werden kann (aufgrund von Personalmangel), aber es wäre schön, wenn rechtzeitig über die Austritte/Einstellungen von Mitarbeitern informiert werden könnte“

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Einstellungsverfahren Umgesetzte Punkte  Alle Informationen zu dem Thema Einstellungsverfahren finden Sie ab sofort übersichtlich zusammengefasst in unserem Portal unter dem Punkt „Einstellungsverfahren“.

 Eine Information über Eintritte/Austritte von Beschäftigten finden ab sofort alle Zugangsberechtigten (z.B. Assistenzen, Bereich IT, Gebäudemanagement etc.) in dem neu eingerichteten Teamroom „Eintritte/Austritte“.

 Die zuständigen Bereiche Einkauf und Gebäudemanagement (Dez. II) haben wir bezüglich des „Einstellungsverfahrens“ auf die Schwierigkeiten bei den Themen „Erstausstattung“ und „Transpondervergabe“ aufmerksam gemacht.

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Probezeit Umgesetzte Punkte

 Ein Gespräch mit Mitarbeiter/-innen zum Probezeitende ist obligatorisch, dennoch haben wir in das Anschreiben an die Vorgesetzten zur Probezeitabfrage einen entsprechenden Hinweis integriert.

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Vertragsänderungen Umgesetzte Punkte

 Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice wird der Prozess „Personalmaßnahme/ Vertragsänderungen“ über einen digitalen Workflow abgebildet und somit transparent gemacht werden. Die Digitalisierung dieses Prozesses wird voraussichtlich Anfang des Jahres 2018 abgeschlossen sein. Eine entsprechende Information durch den Personalservice erfolgt nach der Umsetzung.

 Die Bereiche und Institute werden dazu angehalten, mögliche Vertragsverlängerungen rechtzeitig vor Ablauf des Vertrages dem Personalservice mitzuteilen. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Sonstiges Umgesetzte Punkte  Alle derzeit im Personalservice in Nutzung befindlichen Anträge wurden aktualisiert und als interaktive pdf-Formulare auf den entsprechenden Seiten in unserem Portal hinterlegt. Zudem haben wir die Seiten im Portal zu allen Themenbereichen aktualisiert.  Gerne können Sie Ihre Anträge mit einer digitalen Unterschrift versehen und uns per Mail zukommen lassen. Eine Zusendung per Hauspost ist nicht mehr erforderlich.  Wir haben den Bereich Personalentwicklung über den Wunsch informiert, dass sich Mitarbeiter/-innen Informationen über das Thema „Karriereperspektiven“ wünschen.  Wir haben den Bereich Finanzen (Dez. II) darüber informiert, dass der Wunsch besteht, das Formular „Bewirtungsbeleg“ als pdf–Formular zur Verfügung zu stellen. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Fehlende Informationen - Berufungsverfahren - Deputate

Professor*innen

Einige O-Töne aus der Befragung

„alles bestens; ich wünschte mir allerdings eine Art Kontoauszug zu den geleisteten Deputaten, damit ich weiß, was mein aktueller Stand aufsummiert ist. A Prof stelle ich zwar einen Antrag auf Deputatsanerkennung, aber ich weiß nicht, w tatsächlich davon im Personalservice eingetragen ist“ zurück „Beratung zur Beihilfe an der HRW“zum INHALTSVERZEICHNIS

Fehlende Informationen Umgesetzte Punkte  Alle Informationen zu dem Thema Beihilfe finden Sie ab sofort in unserem Portal.  Informationen zu den Themen „Besoldung und Versorgung“ finden Sie ab sofort in unserem Portal.  Die Information über Eintritte/Austritte von Beschäftigten finden ab sofort alle Zugangsberechtigten (z.B. Assistenzen, Bereich IT, Gebäudemanagement etc.) in dem neu eingerichteten Teamroom „Eintritte/Austritte“.  Informationen zu den Themen Elternzeit und Mutterschutz finden Sie ab sofort in unserem Portal. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Berufungsverfahren Umgesetzte Punkte  Die formelle Prüfung der Einstellungsvoraussetzungen eines Bewerbers/ einer Bewerberin für eine FH-Professur nach dem Hochschulgesetz wird der Berufungskommission im Vorfeld zur Verfügung gestellt.  Der/Die Berufungsbeauftragte des Personalservice wird alle Sitzungen der Berufungskommissionen begleiten und für Fragen zur Verfügung stehen.  Ab sofort stellen wir den Berufungskommsionsmitgliedern eine Checkliste/Arbeitshilfe zur besseren Darstellung des Berufungsprozesses zur Verfügung.  Am 01.07.2017 ist an der HRW eine neue Berufungsordnung in Kraft getreten. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Deputate Umgesetzte Punkte  Ab dem Sommersemester 2018 erhält jede*r Professor*in eine detaillierte Übersicht über ihr/sein Deputatskonto. Diese Übersicht wird dann regelmäßig je Semester zur Verfügung gestellt.

 Das Präsidium entscheidet voraussichtlich bis Ende 2017, wie mit den bis dato entstandenen Über- und Unterdeputaten verfahren wird. Eine Information hierzu wird durch das Präsidium/ den Personalservice erfolgen.

 Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice wird der Prozess „Lehrdeputate“ über einen digitalen Workflow abgebildet werden.

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Formulare

- Digitalisierung

Reisekostensachbearbeitun g für Dienstreisen und Fortbildungen

Einige O-Töne aus der Befragung

„Formulare regelmäßig aktualisieren und überprüfen“ „Kontodaten als Pflichtangabe bei jeder Reisekostenabrechnung?“ „Information an alle Beschäftigten, wenn neue Formulare eingestellt wu „Einführung eines digitalen Systems von Beantragung über Genehmigungsprozess bis zur Abrechnung“ zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Formulare Umgesetzte Punkte Auf unseren neu angelegten Service-Seiten im Portal finden Sie alle Informationen zu den Themen Dienstreisen/Reisekostenabrechnungen. Die Anträge wurden überarbeitet und stehen ab sofort als interaktive pdf-Formulare für Sie im Portal zur Verfügung. Hinweis: Bitte achten Sie darauf, die Formulare immer mit dem Internet Explorer zu öffnen. Der bestehende Wunsch, dass nicht bei jedem Antrag das Feld „Bankverbindung“ neu ausfüllen zu müssen, haben wir an den zuständigen Bereich Finanzen (Dez. II) weitergeleitet. Gleiches gilt für den Wunsch nach einer individuellen Zuordnung der Überweisungen. Reisekostenabrechnungen werden innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Eingang im Personalservice bearbeitet (sofern keine Rückfragen bestehen oder Belege fehlen). Sobald sich zukünftig ein Formular ändert, wird es hierzu eine Meldung in den Hochschulnews geben. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Digitalisierung Umgesetzte Punkte

 Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice sollen die Prozesse „Beantragung einer Dienstreise“ und „Abrechnung einer Dienstreise“ künftig über einen digitalen Workflow abgebildet werden. Hier können Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand (Prüfung, Genehmigung und Abrechnung) einsehen. Sobald dieser umgesetzt wurde, erfolgt eine entsprechende Information.  Gerne können Sie Ihre Anträge mit einer digitalen Unterschrift versehen und uns per Mail zukommen lassen. Eine Versendung per Hauspost kann zukünftig entfallen.

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Bewerbungsverfahren

- Stellenausschreibungen - Berufungsverfahren

Bewerbungsmanagement

Einige O-Töne aus der Befragung

„Es sollte einen Raum geben, der barrierefrei für alle zugänglich ist, der die Vorstellungsgespräche genutzt wird. Dieser sollte idealerweise auf d EG sein, so dass man nicht noch den längeren und umständlicheren Weg im Fahr hat “ „Die Auswahl der Portale sollte gemeinsam mit den Instituten erfolgen, zielgruppenspezifische Vorschläge sind gewünscht, jedoch können die Institute zurück zum INHALTSVERZEICHNIS ggf. Plattformen nennen, die ggf. ein besseres Bewerberfeld ermögliche

Bewerbungsverfahren Umgesetzte Punkte  Die Darstellung der einzelnen Verfahren in unserem Teamroom „Bewerbungsverfahren“ ist leider nur in der „Listenansicht“ möglich. Eine übersichtlichere Darstellung können wir auf Grund der technischen Gegebenheiten nicht einrichten. Ab sofort werden wir die abgeschlossenen Stellenbesetzungsverfahren immer zeitnah aus dem Teamroom entfernen, um mit den vorhandenen Möglichkeiten dennoch etwas mehr Übersichtlichkeit zu schaffen.  Durch die Umstellung auf das „Online-Bewerbungsmanagement“ ist eine zeitnahe Kommunikation mit den Bewerber*innen möglich. Zudem bietet das Portal allen Beteiligten an einem Einstellungsverfahren die Möglichkeit einer zeitnahen parallelen Sichtung der Bewerbungsunterlagen. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Bewerbungsverfahren Umgesetzte Punkte  Bewerber*innen können sich bei der Hochschule Ruhr West unter karriere@hs-ruhrwest.de online bewerben. Alle über das zentrale Mailpostfach eingegangenen Bewerbungen erhalten eine automatische Eingangsbestätigung.  Die Verpflichtung einen barrierefreien Raum für Vorstellungsgespräche zur Verfügung zu stellen sind den zuständigen Bereichen bekannt. Entsprechende Räumlichkeiten wurden dem Personalservice bis dato noch nicht zugewiesen.

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Stellenausschreibungen Umgesetzte Punkte  In dem Formular „Antrag auf Stellenbesetzung“ haben Sie die Möglichkeit, die Portale/Medien in denen die Stellenausschreibung veröffentlicht werden soll, anzugeben. Terminvorschläge für die Vorstellungsgespräche können ebenfalls dort eingetragen werden. Benötigen Sie Unterstützung bei der Wahl der Portale oder haben Sie generelle Rückfragen, können Sie sich natürlich gerne an uns wenden.  Bei der Suche nach Hilfskräften unterstützen wir Sie gerne durch die Veröffentlichungen der Stellenausschreibungen in Moodle oder auf der HRWHomepage. Ein zentrales Hochschulverzeichnis für Hilfskräfte ist nicht vorgesehen. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Berufungsverfahren Umgesetzte Punkte

 Ab sofort steht den Berufungskommsionsmitgliedern eine Checkliste/Arbeitshilfe zur besseren Darstellung des Berufungsprozesses zur Verfügung.  Die formelle Prüfung der Einstellungsvoraussetzungen eines Bewerbers/einer Bewerberin für eine FH-Professur nach dem Hochschulgesetz wird der Berufungskommission im Vorfeld zur Verfügung gestellt.

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte - Informationen - Bearbeitung

Arbeitszeiterfassung

Einige O-Töne aus der Befragung

„Zeitnahe Freischaltung von Arbeitszeit außerhalb der Rahmenarbeitsze „Eine telefonische Krankmeldung ist morgens 7.30 Uhr bis 8.30 Uhr oft möglich, da niemand zu erreichen ist.“ „ Gleittage sollten wie Urlaubstage vom AIDA selbst berechnet werden“ „ Projektzeiten in AIDA erfassen können“ „AIDA auch für studentische Hilfskräfte“ zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Informationen Umgesetzte Punkte  Auf unseren neuangelegten Serviceseiten im Portal finden Sie alle Informationen zu den Themen Arbeitszeit und Krankmeldung.  Die Freischaltung von Arbeitszeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit in dem Zeiterfassungssystem „AIDA“ erfolgt innerhalb von 10 Arbeitstagen.  Wir haben für Sie eine Serviceadresse zur Krankmeldung eingerichtet: krankmeldung@hs-ruhrwest.de. Diese ist bitte vorrangig für eine Krankmeldung per Mail zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie hier. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Bearbeitung Umgesetzte Punkte  Den Jahreskalender in dem Zeiterfassungssystem „AIDA“ können Sie wie gewohnt ohne Fehlermeldung nutzen.  Sie werden zukünftig eine aus dem Zeiterfassungssystem „AIDA“ automatisch generierte Mail erhalten, die Sie auf Ihre aktuell verfügbaren Gleittage hinweist.  Im Zuge des Projektes „Digitalisierung“ im Personalservice wird derzeit eine Schnittstelle zwischen dem Programm zur Personalverwaltung (HIS-SVA) und dem Zeiterfassungssystem (AIDA) eingerichtet.

Nach Einrichtung der Schnittstelle soll es auch den

INHALTSVERZEICHNIS – Umgesetzte Punkte

- Einführungsveranstaltung für neue Beschäftigte der HRW - Prozesse/Informationen - Digitalisierung

Generelle Anmerkungen zum Service des Personalbereiches

Einige O-Töne aus der Befragung

„Ich fände es schön, wenn die Präsentationen zum Einführungsprogram noch verschickt würden“ „Übersicht im Intranet wer für was zuständig ist“ „Planbare Sprechstunden in Bottrop“ „Wird es eine Information über die Ergebnisse und abgeleiteten Maßnah geben?“ zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Einführungsveranstaltung Umgesetzte Punkte  Wie gewünscht, wird das Einführungsprogramm für neue Beschäftigte weiterhin regelmäßig stattfinden (dies wie bisher auf freiwilliger Basis).  Die im Rahmen der Einführungsveranstaltung weitergegeben Informationen und genutzten Präsentationen sind ab sofort zum Nachlesen in unserem Portal hinterlegt.  Zusätzliche umfangreiche Informationen zu Themen rund um Ihr Beschäftigungsverhältnis haben wir ab sofort für Sie in unserem Portal hinterlegt. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Prozesse & Informationen Umgesetzte Punkte  Alle Serviceseiten des Personalbereiches haben wir umfangreich aufgearbeitet und ergänzt (z.B.) 

Übersicht über die Zuständigkeiten der einzelnen Kolleg*innen



Alle Formulare sind ab sofort als interaktive pdf-Dateien hinterlegt. Gerne können Sie uns diese immer per Mail mit Ihrer digitalen Unterschrift zukommen lassen (der Versandt per Hauspost entfällt hierdurch)

 Persönlich ansprechbar sind wir zu regelmäßigen Sprechstunden am Standort Bottrop. Die Termine werden dem Fachbereich vorab per Mail mitgeteilt.  Wir haben für Sie eine Serviceadresse zur Krankmeldung eingerichtet: krankmeldung@hs-ruhrwest.de. Diese ist bitte vorrangig für eine Krankmeldung per Mail zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie hier. zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Digitalisierung Umgesetzte Punkte

 Im Zuge des Prjektes „Digitalisierung“ im Personalservice sollen möglichst alle Prozesse des Bereiches über einen digitalen Workflow abgebildet werden. Der Auftrag zur Umsetzung der digitalen Prozesse „Antrag auf Besetzung einer Stelle“ sowie „Antrag Vertragsveränderung/Personalmaßnahme“ wurde bereits erteilt. Die Einführung soll bis Anfang 2018 abgeschlossen sein. Wir werden Sie hierüber gerne informieren.

zurück zum INHALTSVERZEICHNIS

Anne Berg

Sabrina Funke

Katharina Gapp

Leonie Reymann

Julian Seggebäing

Kirsten Staczan

Ira Timm

Unsere Servicezeiten: MO – DO 09 – 16 Uhr