Af Jan Rene Rasmussen, arkitekt, jarera@gladsaxe.dk og Jesper Nicolaisen, kommunkationsmedarbejder, jesnic@gladsaxe.dk
Digital post skal tid og penge Alle danskere skal have en digital postkasse i 2014, så al korrespondance mellem borger og kommune kan ske digitalt. Borgerservice har allerede gode erfaringer med at sende post digitalt og ser med sindsro frem til den øgede digitale brevudveksling. Klokken nærmer sig ti denne snedæk kede tirsdag formiddag og kommunens it-superbrugere og afdelingsledere er samlet i Byrådssalen for at høre om den digitale post, som fra november 2014 skal erstatte al korrespondance mellem kommunen og borgerne. Og størrelser som meta-data, cvrnumre, p-numre, auto-journalisering fyger rundt i Byrådssalen, som sneen udenfor, mens de to digital post-guider Charlotte Bønni Bravo fra Byrådssekre tariatet og Pia van Acker fra Kommu nikationsafdelingen, på pædagogisk vis forklarer det hele til deltagerne. Også det mest oplagte, nemlig hvorfor kom munikation via digital post adskiller sig fra e-mails: – I skal tænke, som var en e-mail et åbent postkort, som alle kan læse, og
16 Broen 1 • Marts 2013
digital post som et almindeligt lukket brev, slår Pia van Acker fast overfor de mange fremmødte.
Et naturligt digitalt skridt Digital sagsbehandling og borgernes selvbetjening via gladsaxe.dk leder helt naturligt frem til det næste trin, den digitale post. Alle borgere har i slutningen af 2014 en digital postkasse på borger.dk, hvor borgeren via NemID kan åbne sin digitale postkasse med mulighed for at modtage og sende post. For den enkelte medarbejder bety der det, at den gængse arbejdsgang med at printe et brev ud, putte det i en konvolut, frankere og så sende brevet, afløses af, at brevet sendes digitalt til KMD i Ballerup. Helt automatisk finder journalsystemet ProFile ud af om mod
tageren har en digital postkasse eller om brevet skal printes og sendes med almindelig post. Den store forskel for brugeren er at man skal finde modta gerens cvr- eller cpr-nummer i stedet for dennes adresse – og det er vel at mærke kun første gang – herefter lig ger det hele i systemet.
Skal gøre mere af det samme Linda Lasota, teamleder i Borgerser vice, er en af frontløberne. Ifølge Linda Lasota bliver breve om for eksempel børnebidrag allerede i dag sendt som digital post til de borgere, der har en digital postkasse. Derfor er medar bejderne allerede sporet ind på den digitale brevudveksling. – I borgerservice har vi i årevis arbejdet målrettet mod de digitale selv betjeningsløsninger og udrulningen af den digitale post er blot endnu et skridt i denne retning. Så det er allerede noget vi gør i dag, nu skal vi bare gøre det endnu mere og have endnu mere fokus på at gøre det digitalt, fortæller Linda Lasota.
Borgerne kan se fornuften Erfaringerne i Borgerservice er, at langt de fleste borgere da også kan se fornuf ten i de nye digitale løsninger.