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Introducción El siguiente trabajo consiste en la elaboración de un álbum, el cual pretende que los estudiantes reconozcan, comprendan y utilicen distintos programas de cómputo con el fin de utilizarlos para proyectos, tareas o trabajos ya sea en el colegio, universidad o trabajo. Algunos de los programas que se pueden utilizar son: Microsoft Office Word: En este programa se realizaran digitaciones de documentos comerciales; tales como cartas de diferentes estilos (semibloque, bloque, bloque extremo y AMS), además de reconocer y comprender las cartas comerciales, nos ayudara en la práctica sobre la velocidad de digitación. Microsoft Office Publisher: Se desarrolla la capacidad de crear anuncios, boletines, desplegables, tarjetas de presentación, rótulos, anuncios, entre otros. El programa es muy necesario ya que hoy en día muchas empresas necesitan hacer publicidad o promocionar algún producto. Microsoft Office Excel: Utilizares tablas, columnas, filas; las cuales nos permiten organizar de manera adecuada y estructurada, datos que nos ayudan a crear balances, gastos, información, cuentas, entre otros.

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Además, es de vital importancia en la formación de la identidad personal en cuanto a la estructura de los documentos comerciales, ya que nos permitirá ir desarrollando una formación ejecutiva para crear y digitar con elegancia y de manera estructurada, los mismos en nuestra vida cotidiana. Utilizaremos como la base primordial algunos programas de

Microsoft

Office, tales como: Word, Excel, Access y Publisher, que hoy en día son herramientas muy básicas y accesibles para preparar estos documentos. Estos programas nos permiten crear distintos documentos, por ejemplo: En Word, podemos crear cartas de cualquier estilo desde bloque extremo hasta cartas AMS; las cuales nos ayudan en muchas situaciones de la vida, además de cartas enfocadas en distintas ocasiones para una empresa o lugar de trabajo, por ejemplo, cartas comerciales, solicitudes, despedidas, referencias, memorándum, actas, e-mails y otros. En Excel, es una de las herramientas base de una empresa, ya que permite el control de

balances, gastos, ingresos, pérdidas, ganancias…, por lo

tanto, al adquirir conocimiento sobre este útil programa, ganamos experiencia y nuevas puertas se abrirán en un lugar de trabajo con solo el manejo de éste. En Access, en esta base de datos podemos almacenar información muy importante. Por ejemplo en una empresa, utilizando este programa podemos crear una recopilación de información importante ya sea para el uso personal o pequeñas empresas, se pueden organizar datos de clientes, de empleados de ventas, números telefónicos, dirección, monto, etc.

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Y por último, en Publisher, lo utilizamos para crear boletines, desplegables, para poder dar información sobre algún producto a promocionar o alguna empresa; banners, esquelas, además de tarjetas de presentación las cuales nos identifican y generan oportunidades de negocios, sirven para reforzar el contacto entre empresas y personas con la idea de dejarles una posibilidad de comunicación, también creación de rótulos, tarjetas de invitación, informes, entre otros. A continuación daremos una explicación sobre algunos documentos comerciales que podremos realizar utilizando las herramientas del programa de Word.

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LA CARTA COMERCIAL Y EL SOBRE PLANTEAMIENTO DE UNA CARTA

Se da el nombre de Correspondencia Comercial al conjunto de comunicaciones escritas relacionadas con los negocios. De esas comunicaciones, la más eficaz y la más usada es la carta comercial, la cual ha llegado a constituirse en una verdadera prolongación de la empresa. CARTA COMERCIAL:  Claridad: Esta cualidad consiste en transmitir el mensaje de manera que el lector no necesite posteriores aclaraciones.  Concisión: Se obtiene al emplear sólo las palabras indispensable para que el mensaje sea claro y completo.  Coherencia: Se logra al vincular la idea central del primer párrafo con la del segundo y así sucesivamente.  Cortesía: La carta debe reflejar una actitud amistosa, sincera y cordial hacia el receptor a fin de incrementar las buenas relaciones con él.  Corrección: Se deben evitar errores de todo tipo: ortográficos, mecanográficos, de puntuación, márgenes desiguales, división incorrecta de palabras, impresión dispareja de letras, párrafos mal balanceados, tachaduras y borrones.  Lenguaje positivo o estimulante: Consiste en emplea palabras agradables, por medio de las cuales se demuestre amabilidad y deseo de servir o de ayudar (apreciamos su amistad, deseamos servirle, agradecemos mucho su sugerencia, con mucho gusto atenderemos su petición) y evitar palabras de reproches como ( nos negamos rotundamente, usted está en un error, no accederemos de ninguna manera, está equivocado.

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 Lenguaje actualizado: Deben emplearse palabras y expresiones de las que se usan actualmente en los negocios, los cuales se caracterizan por su claridad., sencillez y brevedad.

A continuación una lista de frases que ya no se deben usar y a la par la oración que las corrige:

Formas Convencionales

Formas Actualizadas

(rebuscadas y extensas)

(Sencillas y breves)

A pesar del hecho de que….

Aunque / si bien…

Acusamos recibo de su cheque….

Recibimos su cheque…

Adjunto a la presente encontrará…

Le adjuntamos.. Hemos adjuntados…

Agradeciendo anticipadamente su ayuda…

Le agradeceré su ayuda.. Estaré agradecido por su ayuda… ¿Podría usted ayudarme?

Favor de agregar su firma a….

Le ruego firmar…

A vuelta de correo….

Inmediatamente / en seguida / rápidamente / para ( fecha)

Como se expresó anteriormente….

Como hemos dicho…

Con el propósito de que se vendan….

Para que se vendan…

No estamos en condiciones de….

No podemos…

Si el señor x da su consentimiento para….

Si el señor x acepta ( o aprueba)…

Debido al hecho de que…

Ya que.. / por..

En caso de que….

Si.. / Si acaso

En el transcurso de las negociaciones….

Durante las negociaciones. Mientras negociamos.

En este momento…

Ahora / Actualmente / Hoy

En lo tocante a …

En relación con / en cuanto a/ sobre

En vista del hecho de que…

Debido a / ya que

Iniciaremos las averiguaciones necesarias…

Averiguaremos.. Investigaremos… Estamos indagando…

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Formas Convencionales

Formas Actualizadas

(rebuscadas y extensas)

(Sencillas y breves)

Juzgo conveniente que usted..

Pienso que… Creo conveniente que..

Esperamos el favor de su respuesta.

Esperamos su respuesta.

En la confianza de que usted estará en disposición de…

Esperamos que pueda

Es mi deseo ferviente participarle mi más

Muchas gracias por..

sincera gratitud por… Esperando que nos honre con su pronta

Nos dará mucho gusto recibir su respuesta..

respuesta Mucho agradeceré su valiosa orden

Agradeciendo su pedido..

Por medio de la presente nos tomamos la

Queremos informarles a usted que..

libertad de decirle que.. Attos. Afmos, y Ss. Ss.

Atentamente – cordialmente

Llega a nuestro conocimiento

Notamos../Vemos…. Observamos

Le enviamos un cheque por la cantidad de ..

Le enviamos un cheque por…

No está dentro de nuestras posibilidades…

No podemos…

Nos tomamos la libertad de enviarle..

Le enviamos…

Será nuestro vivo empeño servir a…

Trataremos de servir a…

La compañía ya mencionada…

Esta (esa) compañía…

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PARTES DE LA CARTA COMERCIAL La distribución de las partes de una carta debe ser lo más artística posible, y el conjunto ha de resultar armonioso y simétrico. Los cuatro márgenes tienen que ser del mismo ancho para que la carta quede enmarcada dentro de ellos.  Membrete: Inscripción impresa en los sobres y en el papel de escribir, la cual contiene el nombre, la dirección y las calidades de una persona o compañía, generalmente va al lado izquierdo o en el centro del papel en la parte superior.  Localidad y fecha: La localidad es el nombre del lugar de donde se expide la carta. Entre la localidad y la fecha se escribe coma. La fecha consta de día mes y año, debe escribirse sin abreviaturas y sin representar los meses con números arábigos. Ejemplo: Alajuela, 9 de junio del 2005.  Referencia: Contiene el temo o asunto de la carta, o algún dato que facilite el archivo de correspondencia.  Dirección: Consta del nombre y de la dirección completa del destinatario. Si este posee título o desempeña algún cargo, también debe indicarse.. Se distribuye en dos o más líneas a espacio sencillo, junto al margen izquierdo. Los nombres de las ciudades deben mecanografiarse completos, separados con una coma del nombre del estado o provincia. Ejemplo. San José, Costa Rica. Ninguna dirección debe sobrepasar el centro de la página.  Saludo: Expresión de cortesía que sirve para establecer comunicación con el receptor. Se escribe debajo de la dirección, dejando unas líneas. Si en la carta se sigue el sistema de puntuación mixta, el saludo va seguido de dos puntos, si se sigue la puntuación abierta, no lleva ningún signo.

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 Introducción: Frase o párrafo amable y sencillo con que se inicia la carta. En su redacción se recomienda el uso de gerundio (esperando, deseando, saludándolo) y en vez de ellos, emplear verbos en forma personal ( espero, esperamos, deseo, deseamos , lo saludo, lo saludamos) La carta puede iniciarse tan bien sin esa frase cortés de introducción, refiriéndose directamente al asunto de que trata. a. b. c. d. e. f.

Me complace comunicarle que.. Tengo el gusto de informarle que.. Me agrada saber que.. Nos satisface corresponder a.. Recibí su atenta carta de.. Les rogamos que tenga la bondad de..

 Texto: El texto o contenido de la carta no ha de ser muy extenso. Se recomienda que la carta no tenga más de cuatro párrafos. Normalmente el texto se escribe a espacio sencillo, dejando doble espacio entre un párrafo y otro. Las cartas breves se pueden escribirse a doble espacio y al inicio de cada párrafo se4 deja una sangría de 5 espacios. Si una carta requiere más de una página se debe escribir en la siguiente “página 2, Lic. Rafael García Moreno, 6 de junio del 2005.”  Despedida: Frase cortés o párrafo sencillo con que termina la carta.. Debe escribirse sin abreviatura. Se mecanografía en línea aparte, separada por dos espacios del texto de la carta. Actualmente se prefieren las despedidas breves y sencillas: Respetuosamente, Atentamente, Esperamos sus gratas noticias, Les saludamos atentamente, Su amigo de siempre. En la puntuación mixta, la frase de despedida termina con una coma y en la puntuación abierta, no lleva ningún signo.  Antefirma y firma: La antefirma está constituida por el nombre de la compañía, empresa o institución, o por el nombre del cargo de la persona que suscribe la carta. Va antes de la firma y separada de la despedida por dos espacios. La firma debe ser manuscrita. Debajo de ella se mecanografía el nombre completo del firmante, y a la par de éste o debajo se agrega el nombre del cargo cuando no se ha indicado en la antefirma. 8


 Dirección del remitente: Cuando el papel no lleva membrete, la dirección del firmante puede escribirse al final de la carta, encabezada con las palabras. “ Su casa:” o “ Dirección”:  Inclusos o anexos: Indicación de los documentos que acompañan la carta. Se mecanografía varias líneas hacia abajo del bloque de la firma, junto al margen izquierdo. a. Anexos (3) b. Inclusos: c. Anexos (2) - Recibo

- 2 facturas

-Catálogo -Letra por..

- Catalogo – Nueva lista de precios.

 Iniciales identificadores: Iniciales de quien dicta la carta y de quién la mecanografía. Generalmente se anotan junto al margen izquierdo, separadas por dos o más espacios del bloque de la firma. Puede presentarse de alguna de las siguientes maneras. a. Iniciales de quien dicta la carta: Mayúsculas Iniciales de quien la mecanografía: minúsculas ( RF/md) b. Iniciales de quien dicta: mayúscula. Iniciales de quien redacta: Mayúscula. Iniciales de quien copia: minúsculas ( CRF:ARJ:nt) c. Todo con letras mayúsculas o todo con minúsculas: RF/MD ef/md ap/lj/mr  Anotaciones de copias al carbón: Con esta anotación se indica la distribución que se hace de copias de la carta. Se mecanografía a espacio sencillo, en el tope del margen izquierdo, dos líneas hacia debajo de la última anotación ( bloques de la firma, iniciales identificadoras o anexos). Puede indicarse de alguna de las siguiente maneras: ( cc, ccp, c.p., copia para: , cp)  Posdata ( después de la fecha), post scriptum ( después de la fima), nota bene ( notese bien): Estas indicaciones se utilizan cuando se desea agregar alguna información importante a una carta que ya está terminada. Actualmente suelen sustituirse con la palabra NOTA. 9


PLANEAMIENTO. El planeamiento de una carta comercial no puede improvisarse. Su éxito depende, en gran medida, del tiempo que el redactor dedique a su planeamiento y de los cuidados que tenga en su preparación.

Recomendaciones:  Determine claramente el objetivo que pretende alcanzar con la carta: informar, vender, solicitar, reclamar, etcétera  Reflexione sobre lo que podría escribir para alcanzar el objetivo  Anote todas las ideas, en el mismo orden en que se le vayan presentando en la mente.  Clasifique y ordene lógicamente las ideas. (empiece por las que sean de más interés para el destinatario.)  Elabore un borrador de la carta  Corrija el borrador  Lea varias veces lo escrito para comprobar si reúne las cualidades de la carta comercial: Claridad, concisión, cortesía y corrección. NORMAS DE PUNTUACIÓN Existen tres sistemas generales de puntuación:   

Puntuación Abierta Puntuación cerrada Puntuación mixta ( la más usada)

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Puntuación Abierta: No lleva signo de puntuación después de la línea de la fecha ni al final de las líneas de la dirección ( a menos que termine con abreviatura)

Puntuación Cerrada: Lleva punto al final de la línea de la fecha. Usa coma después de cada línea de la dirección y punto en la última. Emplea dos puntos después del saludo, coma después de la frase de despedida y coma al final de cada línea del bloque de la firma ( menos en la última, que lleva punto).

Puntuación Mixta No lleva signo después de la fecha ni al final de las líneas del bloque de la dirección. Emplea dos puntos después del saludo. Utiliza como al final de la despedida. Elimina los signos al final de las líneas del bloque de la firma.

ESTILOS DE PRESENTACIÓN CARTA COMERCIAL

CARTA EN BLOQUE EXTREMO O TOTAL Todas las líneas (desde la fecha hasta la Firma), las iniciales de identificación, los anexos y las copias al carbón se alinean a la izquierda, junto al margen. Es decir no existe sangría en ninguna de sus partes. En este estilo de carta por lo general se emplea la puntuación abierta pero puede emplearse también la mixta. Las líneas de cada párrafo se mecanografía a espacio sencillo, y se deja doble espacio entre párrafo.

Ejemplo:

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Megan Corp. Telf: 2256-5689

02 de octubre de 2012 CTPSS-89-2012

Sra. Ana Ruth Villanueva L. Dpto. De Relaciones Públicas AVICOLA MONSERRAT S.A. Panamá Estimada señora: Con relación a la cotización solicitada por usted, me permito detallar el costo y lo que incluye el servicio:      

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El costo total para 20 personas es de ¢65.000.00.Este costo incluye: instalaciones, saloneras y el 13% de impuestos. Esperamos ofrecerles nuevamente nuestros mejores servicios, ya que estamos para servirle. Atentamente,

Rolando Araya Coto Gerente de Ventas MHN Copia: D/Archivo 34

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CARTA EN ESTILO SEMIBLOQUE La línea de la fecha se escribe hacia la derecha del centro del papel, o termina en el tope del margen derecho. La dirección y el saludo van junto al margen izquierdo. Loas párrafos del mensaje llevan una sangría de cinco a diez espacios. La frase de despedida y el bloque de la firma se alinean con la fecha. La línea del asunto puede mecanografiarse con mayúsculas, dos líneas hacia abajo del saludo, centrarse en la hoja. De preferencia se emplea la Puntuación Mixta, aunque también puede usarse la Abierta. Ejemplo:

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CARTA EN ESTILO BLOQUE Tiene las características de la carta en bloque total pero con las siguientes variaciones. La fecha se escribe en la misma línea del inicio, del bloque de la dirección, del centro hacia la derecha. Las líneas de la firma empiezan en el margen izquierdo, y a la par, en el margen derecho, se mecanografían las iniciales de identificación (las de quien dictó la carta, con mayúsculas y en la misma línea del firmante; las del mecanógrafo, debajo de las anteriores y con minúsculas)

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CARTA EN ESTILO SIMPLIFICADO La fecha y todas las líneas de la carta empiezan junto al margen izquierdo. Se suprime el saludo y, en el espacio que le corresponde, se mecanografía el asunto con letras mayúsculas. En la primera línea del mensaje se escribe un vocativo para establecer comunicación con el destinatario. Se omite la frase de despedida. El nombre de la persona que firma la carta se mecanografía con letras mayúsculas, cinco espacios hacia debajo de la última línea del mensaje. En cuanto a las iniciales de identificación, suele llevar sólo las de la mecanógrafa, alineadas a la izquierda. Siempre utiliza la Puntuación Abierta.

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¿Qué es el Memorando?

El “memo” como se le llama familiarmente, es un mensaje empresarial interno que se origina en la oficina de un ejecutivo de variado nivel jerárquico. Predomina el memorando que envía un jefe a sus subalternos para coordinar actividades, programas, campañas, viajes; para dar instrucciones, informes, comunicar decisiones, anunciar cambios e innovaciones en el trabajo, etc. Las partes básicas del memorando son: 

Membrete: conformado por la razón social de la empresa.

Nombre del mensaje: la palabra MEMORANDO se puede colocar en el centro o al lado izquierdo de la hoja.

Numero: es importante porque permite ubicar y archivar el documento. Se ubica de acuerdo con el estilo.

Encabezamiento: incluye el destinatario, remitente, asunto y fecha. “Para” ó “A” antecede al nombre del destinatario; “De” sucede al nombre y cargo del remitente y “Asunto” se refiere a un resumen de la comunicación.

Texto

o

cuerpo

del

memorando:

debe

empezar

a

cuatro

interlineaciones del encabezamiento y a espacio simple. Entre cada párrafo se deja doble espacio. 

Saludo y despedida: por lo general no lleva; sin embargo, es apropiado hacerlo.

Firma del remitente: representa el respaldo personal de lo expresado en el memorando.

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Ejemplo:

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Conclusión

El trabajo realizado resaltó las más importantes herramientas que posee Microsoft Office a la hora de crear documentos comerciales. Se utilizó el programa de Word, para crear una mayor perspectiva y una mejor visión acerca de la elaboración de archivos y documentos comerciales. Se resaltaron distintos ejemplos acerca de cada programa utilizado por ejemplo: en Word los diferentes estilos de cartas. También se diseñaron memorandos con el fin de profundizar sus conceptos y detalles que poseen éstas. Además, cuando ustedes se animen a digitar documentos comerciales, estarán en rumbados hacia un mundo de creatividad para desarrollar más la habilidad a la hora de digitar un texto o cualquier documento que necesiten utilizar en su mundo laboral o vida cotidiana. Que gran impacto me dejará el saber, que nuestras propias ideas pueden ser plasmadas en un documento, en el cual, ustedes tendrán la libertad de realizarlo, tomando en cuenta las reglas establecidas en la estructura de cada carta o memorando y así, dejar sus huellas en cada trabajo que haga, impregnándolo con su estilo propio y muy exclusivo, que los distinguirá como excelente ejecutivos, haciendo trabajos sobrios, que los hará resaltar de los demás.

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Bibliografía Técnicas Mecanográficas de Computación. San José, C. R.: EUNED

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Secretariado Ejecutivo  

Estructura de los Documentos Comerciales