Voor de formele aanstelling van de nieuwe medewerker gebruikt u de self service Nieuwe arbeids- of betaalde stageovereenkomst aanmaken. De nieuwe collega krijgt dan automatisch een e-mail met het verzoek zijn persoons- en contactgegevens in een digitaal formulier in te vullen. Tegelijkertijd legt u de gegevens over de functie en de primaire arbeidsvoorwaarden vast. De P&O-adviseur en de controller van uw faculteit of dienst controleren het digitale formulier. Uiteindelijk krijgt uw leidinggevende de aanstelling ter goedkeuring voorgelegd. Betreft het een buitenlandse medewerker, dan komt automatisch International Office in beeld. Na ontvangst van de benodigde vergunningen gaat het proces verder; vaak kan de nieuwe medewerker dan pas naar Nederland afreizen. De arbeidsovereenkomst en de begeleidende documenten worden automatisch gearchiveerd in het digitale personeelsdossier van de nieuwe medewerker. De benoeming van hoogleraren, decanen en directeuren wijkt af van de werving en selectie van andere medewerkers. De benoemingsprocedure voor hoogleraren vindt u op VUnet.
De doorlooptijd van een nieuwe arbeidsovereenkomst bedraagt gemiddeld vier weken voor Nederlandse medewerkers, maar kan een stuk sneller als alle betrokkenen bijtijds meewerken aan het digitale proces. De procedure voor buitenlandse medewerkers duurt langer vanwege de benodigde vergunningen en start u daarom ook eerder op.
INWERKEN
Met een inwerkprogramma vindt een nieuwe medewerker snel zijn weg in de organisatie. Het programma vermeldt bijvoorbeeld wie specifieke taken aan hem uitlegt, met wie hij een kennismakingsgesprek heeft, wie hem begeleidt tijdens de inwerkperiode, wat er van hem wordt verwacht en hoe de inwerkperiode wordt afgesloten. Als u een vervanger heeft die de nieuwe medewerker onder zijn hoede neemt, moet deze vervanger uiteraard tijdig weten wat zijn rol als mentor inhoudt. Het secretariaat kunt u vragen ervoor te zorgen dat de fysieke ĂŠn digitale werkplek voor de nieuwe medewerker zijn ingericht en dat iemand hem wegwijs maakt in de systemen van de VU. Het kan zijn dat uw dienst of faculteit dit anders heeft georganiseerd.
De VU organiseert acht keer per jaar een bijeenkomst voor nieuwe medewerkers om hen te laten kennismaken met het profiel, de organisatie en historie van de VU. Zij krijgen ook een rondleiding over de campus. De nieuwe medewerker wordt bij indiensttreding automatisch uitgenodigd om de introductiebijeenkomst bij te wonen.
VU IS VERDER KIJKEN - 11
2. WERVINDG, SELECTIE EN IN DIENST
IN DIENST TREDEN